PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG và KINH NGHIỆM TRIỂN KHAI ERP tại CÔNG TY cổ PHẦN sữa VIỆT NAM VINAMILK

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH -    - TIỂU LUẬN MƠN THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ ĐỀ TÀI: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG VÀ KINH NGHIỆM TRIỂN KHAI ERP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SỮA VIỆT NAM VINAMILK Họ tên Mã sinh viên : Lê Như Hiểu : 1512230031 Lớp : TMA306(2-1617).1_LT Giảng viên hướng dẫn : ThS Nguyễn Thị Hồng Vân LỜI MỞ ĐẦU CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ THUYẾT 1.1 Khái niệm ERP 1.2 Thành phần ERP 1.3 Chức ERP 1.4 Lịch sử đời phát triển ERP 1.5 Hệ thống kế hoạch hóa nguồn lực ERP 10 1.6 Các yếu tố định để triển khai ERP thành công 11 CHƯƠNG PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG, KINH NGHIỆM TRIỂN KHAI VÀ NHẬN XÉT ERP CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN SỮA VIỆT NAM VINAMILK 13 2.1 Giới thiệu công ty 13 2.2 Hoạt động công ty trước triển khai ERP 13 2.3 Hoạt động công ty sau áp dụng ERP 14 2.3.1 Thực trạng việc triển khai ERP vinamilk 14 2.3.1.1 Thực trạng công nghệ 14 2.3.1.2 Thực trạng quy trình 18 2.3.1.3 Thực trạng nhân lực 19 2.3.1.4 Thực trạng ngân sách 20 CHƯƠNG NHẬN XÉT VỀ VIỆC TRIỂN KHAI ERP CỦA VINAMILK21 3.1 Thành công đạt 21 3.2 Một vài hạn chế 21 3.3 Kinh nghiệm triển khai 22 3.3.1 Khó khăn 22 3.3.2 Lý thành công 23 KÊT LUẬN 24 Tiểu luận môn Thương mại Điện tử Page LỜI MỞ ĐẦU Môi trường kinh doanh đại với áp lực cạnh tranh ngày gia tăng buộc doanh nghiệp ln tìm kiếm giải pháp cung cấp sản phẩm dịch vụ tới khách hàng nhanh hơn, rẻ hơn, tốt đối thủ Để vươn tới mục tiêu này, doanh nghiệp nỗ lực hoàn thiện công tác quản lý để sử dụng hiệu nguồn lực trình sản xuất kinh doanh Với trợ giúp công nghệ thông tin, doanh nghiệp có cơng cụ hữu hiệu hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp Việc áp dụng phần mềm ngày trở nên phổ biến thiết yếu với doanh nghiệp Chúng xin giới thiệu ứng dụng công nghệ thông tin nhiều nhà quản lý quan tâm việc điều hành cơng ty mà khơng doanh nghiệp vận dụng Nhưng chưa hiểu hiểu đủ nên chưa phát huy tác dụng vốn có nó, chí gặp nhiều khó khăn Đó ERP (Enterprise Resource Planning) – Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp Đây phương tiện đại, sử dụng công nghệ thông tin để quản lý tất nguồn lực doanh nghiệp (nhân lực, tài chính, phương tiện tư liệu sản xuất ) Ngồi chức quản lý, ERP đảm nhận ln nhiệm vụ phân tích, kiểm tra thực trạng sử dụng nguồn lực với mức độ cập nhật phù hợp theo yêu cầu nhà quản lý Vậy với tính ưu việt đem lại kết cho doanh nghiệp? Vận dụng gọi hợp lý? Và doanh nghiệp Việt Nam vận dụng thành cơng hay chưa? Nếu chưa doanh nghiệp cần phải làm để vận dụng thành cơng hệ thống này? Chúng ta tìm hiểu ứng dụng ERP công ty cổ phần sữa Việt Nam Vinamilk để hiểu thêm vai trò Tiểu luận môn Thương mại Điện tử Page CHƯƠNG 1.1   CƠ SỞ LÝ THUYẾT Khái niệm ERP Ý nghĩa E, R P thuật ngữ ERP E: Interprise (Doanh nghiệp) R: Resource (Tài nguyên) Trong CNTT, tài nguyên PM, phần cứng hay liệu thuộc hệ thống mà truy cập sử dụng Ứng dụng ERP vào quản trị DN đòi hỏi DN phải biến nguồn lực thành tài nguyên  P: Planning (Hoạch định), kế hoạch khái niệm quen thuộc quản trị kinh doanh Điều cần quan tâm hệ ERP hỗ trợ DN lên kế hoạch nào? ERP thuật ngữ dùng liên quan đến hoạt động doanh nghiệp, phần mềm máy tính hỗ trợ thực qui trình xử lý cách tự động hoá, để giúp cho doanh nghiệp quản lý hoạt động then chốt Mục tiêu tổng quát hệ thống đảm bảo nguồn lực thích hợp doanh nghiệp nhân lực, vật tư, máy móc tiền bạc có sẵn với số lượng đủ cần, cách sử dụng công cụ hoạch định lên kế hoạch Một phần mềm ERP phần mềm máy tính cho phép công ty cung cấp tổng hợp số liệu nhiều hoạt động riêng rẽ khác để đạt mục tiêu Đặt điểm bật ERP hệ thống phần mềm sống mở rộng phát triển theo thời gian theo loại hình doanh nghiệp mà không làm ảnh hưởng đến cấu trúc chương trình Tiểu luận mơn Thương mại Điện tử Page Một hệ thống ERP mơ tả qua sơ đồ sau Tiểu luận môn Thương mại Điện tử Page 1.2 Thành phần ERP Hệ thống ERP thiết kế theo kiểu phân hệ Những phân hệ chức chia thích hợp với hoạt động kinh doanh chuyên biệt tài kế tốn, sản xuất phân phối Những phân hệ khác thêm vào hệ thống lõi Ví dụ: Một doanh nghiệp cần phân hệ bán hàng mạnh để giúp họ trì hội bán hàng, liệu nhân viên bán hàng, liệu thống kê bán hàng, Đáp ứng yêu cầu thường SFA (Sales Force Automation) - phân hệ mà tất thông tin bán hàng tiếp thị lưu giữ, cập nhật cách nhanh chóng phân tích ➢ Financials – Kế tốn tài Oracle cung cấp cho doanh nghiệp tồn tranh tình hình tài minh cho phép kiểm sốt tòan giao dịch nghiệp vụ, giúp tăng tốc độ khai thác thơng tin tính minh bạch báo cáo tài từ độ tăng hiệu hoạt động doanh nghiệp Doanh nghiệp đóng sổ cuối kì nhanh hơn, định xác dựa số liệu tức hệ thống cung cấp, góp phần làm giảm chi phí vận hành doanh nghiệp Các phân hệ Oracle Financials General Legder, Account Receipables, Account Payables, Assets… ➢ Procurement – Quản lí mua hàng Tiểu luận mơn Thương mại Điện tử Page Oracle Procurement gồm phân hệ thiết kế nhằm quản lí hiệu việc mua sắm hàng hóa, dịch vụ đa dạng phức tạp Các phân hệ quản lí mua sắm cho phép doanh nghiệp quản lí u cầu mau sắm tòan doanh nghiệp, công tác mua sắm, quản lý lựa chọn nhà cung cấp Các phân hệ quản lí mau sắm gồm: Purchasing Intelligence, iProcurementm, Sourcing, iSupplier Portal ➢ Logistics- Cung ứng Oracle Logistics hỗ trợ quản lí tòan quy trình cung ứng, từ quản lý kho đến vận chuyển trả lại hàng cho phân hệ Inventory Management, Mobile Supply Chain, Supply Chain Intelligence, Transportation, Warehouse Management,… ➢ Oracle Fulfillment – Quản lí bán hàng Oracle Order Fulfillment cho phép quản lí quy trình bán hàng mềm dỏe, cung cấp số liệu kịp thời, góp phần tăng khả thực hạn đơn hàng khách hàng, tự động hóa quy trình từ bán hàng đến thu tiền, góp phần làm giảm chi phí bán hàng gồm Oracle Management, configurator, Advanced Pricing, iStore, Supply Chain Intelligence… ➢ Manufacturing – Quản lí sản xuất Oracle Manufacturing giúp tối ưu hóa lực sản xuất, từ khâu nguyên liệu đến thành phẩm cuối Hỗ trợ mội trường sản xuất lắp ráp giản đơn (Discrete Manufacturing) mội trường sản xuất chế biến phức tạp (Process Manufacturing), Oracle Manufacturing giúp cải tiến kiểm sốt quy trình sản xuất tốt Các phân hệ Quản lí sản xuất MDS, MPS, MRP, BOM/Formula, WIP,… ➢ Human Resources – Quản Trị nhân Các phân hệ Quản trị nhân Oracle giúp doanh nghiệp quản lý hiệu nguồn nhân lực Oracle cung cấp cơng cụ để gắn người lao động với mục tiêu tổ chức, hỗ trợ tất nghiệp vụ quản lý nhân viên, tuyển dụng, đào tạo, lương…Các phân hệ gồm Human Resources, Payroll, Trianning Administration, Self-service HR, HR Intelligence, Time & Labor, Advance Benefits, iLearning, iRecruitment ➢ Project – Quản lý dự án Oracle Projects giúp cải tiến công tác quản lí dự án, cung cấp thơng tin phù hợp cho người lien quan, từ doanh nghiệp điều phối dự án nhịp nhàng, tối ưu hóa việc dụng nguồn lực, định kịp thời Các phân hệ gồm Projects Tiểu luận môn Thương mại Điện tử Page Billing, Projects Costing, Project Intelligence, Project Resource Mgmt, Project Contracts, Project Collaboration… ➢ Planning & Schedule – Lập kế hoạch Oracle Planning & Scheduling gồm phân hệ hỗ trợ việc lập kế hoạch cung ứng kế hoạch sản xuất Các phân hệ gồm Supply Chain Planning, Adv Supply Chain Planning, Demand Planning, Global Order Promising, Mfg.Scheduling, Inventory Optimization, Collaborative Planning, Supply Chain Intelligence ➢ Intelligence – Báo Cáo Phân Tích Oracle E-Business Intelligence ứng dụng lập báo cáo phân tích nhằm đem lại thơng tin kịp thời, xác cho cấp lãnh đạo, cán quản lý vá tác nghiệp Oracle E-Business Intelligence đựơv tích hợp sẵn giải pháp Oracle nên giảm thiểu đáng kể công sức triển khai ➢ Maintenance Management – Quản lí bảo dưỡng Các phân hệ Oracle Enterprise Asset Management OracleMaintenance, Repair, and Overhaul hỗ trợ doanh nghiệp chủ động việc lên kế hoạch thực tu, bảo dưỡng thiết bị, nhà xưởng, máy móc, xe cộ…Công tác tu, bảo dưỡng thực tốt giúp tăng tuổi thọ tài sản, đãm bảo tính an tồn độ tin cậy cảu máy móc, thiết bị Ngồi phân hệ ERP trên, doanh nghiệp triển khai mở rộng ERP với việc triển khai CRM (Customer Relationship Management - Quản lí quan hệ khách hàng) SCM (Supply Chain Planning - Quản lí dây chuyền cung ứng) 1.3 Chức ERP Chức hệ thống ERP thường hiểu quy trình kinh doanh thơng thường Một vài chức hệ thống ERP tính lương, mua sắm, phải thu phải trả, sổ cái, kiểm soát hàng tồn kho, quản trị nhân sự, thiết kế sản phẩm, quản lý đơn hàng, hoạch định nguyên vật liệu, hoạch định sản xuất, kế hoạch sản xuất, quản lý chất lượng, bảo trì kho hàng • ERP tính tốn dự báo khả phát sinh trình điều hành sản xuất kinh doanh DN Chẳng hạn, ERP giúp nhà máy tính xác kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu (NVL) cho đơn hàng dựa tổng nhu cầu NVL, tiến độ, suất, khả cung ứng Cách cho phép DN có đủ vật tư sản xuất không để lượng tồn kho lớn gây đọng vốn Tiểu luận môn Thương mại Điện tử Page • ERP hỗ trợ lên kế hoạch trước nội dung công việc, nghiệp vụ cần sản xuất kinh doanh Chẳng hạn, hoạch định sách giá, chiết khấu, kiểu mua hàng giúp tính tốn phương án mua ngun liệu, tính mơ hình sản xuất tối ưu Cách giảm thiểu sai sót xử lý nghiệp vụ • ERP tạo liên kết văn phòng cơng ty-đơn vị thành viên, phòng ban-phòng ban nội phòng ban, hình thành quy trình, trình tự xử lý nghiệp vụ để thành viên cơng ty tn theo Bên cạnh đó, tính dây chuyền phức tạp hệ thống ERP, doanh nghiệp cung cấp giải pháp ERP hỗ trợ khách hàng thông qua dịch vụ tư vấn, thiết kế theo đặc thù doanh nghiệp ERP (Enterprise Resource Planning) thuật ngữ dùng liên quan đến hoạt động doanh nghiệp, phần mềm máy tính hỗ trợ thực qui trình xử lý cách tự động hoá, để giúp cho doanh nghiệp quản lý hoạt động then chốt, bao gồm: kế tốn, phân tích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, hoạch định quản lý sản xuất, quản lý quan hệ với khách hàng, quản lý nhân sự, theo dõi đơn hàng, quản lý bán hàng, v.v Mục tiêu tổng quát hệ thống đảm bảo nguồn lực thích hợp doanh nghiệp nhân lực, vật tư, máy móc tiền bạc có sẵn với số lượng đủ cần, cách sử dụng công cụ hoạch định lên kế hoạch Một phần mềm ERP phần mềm máy tính cho phép công ty cung cấp tổng hợp số liệu nhiều hoạt động riêng rẽ khác để đạt mục tiêu Đặt điểm bật ERP hệ thống phần mềm sống mở rộng phát triển theo thời gian theo loại hình doanh nghiệp mà khơng làm ảnh hưởng đến cấu trúc chương trình 1.4 Lịch sử đời phát triển ERP Khái niệm ERP có từ năm 60 Hồi ERP đóng vai trò hệ thống hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu cho sản xuất kinh doanh Kể từ tới nay, hệ thống ERP mở rộng chức vai trò quản lý doanh nghiệp với giai đoạn sau: Giai đoạn 1: Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu (MRP-Material Requiements Planning) Ra đời từ năm 60 với mục tiêu nhằm nâng cao hiệu công việc quản lý nguyên vật liệu mà cụ thể tìm phương thức xử lý đơn đặt hàng nguyên vật liệu thành phần cách tốt với câu hỏi như: - Sản xuất gì? - Để sản xuất cần gì? Tiểu luận mơn Thương mại Điện tử Page - Hiện có tay gì? - Những cần phải có để sản xuất? Giai đoạn 2: Closed-loop MRP Ở giai đoạn không đơn hoạch định nguyên vật liệu, hệ thống có loạt chức nhiệm vụ khác Hệ thống cung cấp công cụ nhằm độ ưu tiên khả cung ứng nguyên vật liệu đồng thời hỗ trợ việc lập kế hoạch nguyên vật liệu việc thực kế hoạch Sau thực kế hoạch, hệ thống có khả nhận liệu, dự trù phản hồi ngược trở lại với kế hoạch Sau cần thiết kế hoạch sửa đổi có điều kiện thay đổi theo hiệu lực độ ưu tiên Giai đoạn 3: Hoạch định nguồn lực sản xuất – Manufacturing Resource Planning (MRPII) Hoạch định cho sản xuất kết trực mở rộng giai đoạn Closed-Loop MRP Đây phương thức hoạch định tài ngun cơng ty, nhà máy sản xuất có hiệu Ở giai đoạn hệ thống việc hoạch định tới đơn vị,lập kế hoạch tài có khả mơ khả cung ứng nhằm trả lời câu hỏi : sẽ… nếu” Hệ thống có nhiều chức liên kết với chặt chẽ: lập kế hoạch kinh doanh, lập kế hoạch hoạt động bán hàng, kế hoạch sản xuất, kế hoạch tổng thể, hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu, hoạch định khả cung ứng hỗ trợ thực khả cung ứng nguyên vật liệu Kết chức tích hợp thể qua báo cáo tài kế hoạch kinh doanh, báo cáo cam kết mua hàng, ngân quỹ, dự báo kho hàng,… Giai đoạn 4a: Hoạch định nguồn nhân lực doanh nghiệp - Enterprise Resource Planning (ERP) Đây giai đoạn cuối trình phát triển ERP Về ERP giống quy trình kinh doanh phạm vi ngày rộng lớn hơn, quản lí hiệu doanh nghiệp có nhiều đơn vị, phòng ban Hệ thống tài tích hợp chặt chẽ Các cơng cụ dây chuyền cung ứng cho phép hỗ trợ công ty kinh doanh đa quốc gia, … Mục tiêu ERP: Giảm chi phí đạt hiệu kinh doanh thơng qua tích hợp quy trình nghiệp vụ Với phát triển Internet, ERP tiếp tục phát triển: Giai đoạn 4b: Inter-Enterprise Co-operation Mục tiêu: tăng hiệu thông qua hợp tác dựa dây chuyền cung ứng (SCM) Tiểu luận môn Thương mại Điện tử Page Khái niệm Dây chuyền cung cấp (Supply Chain) định nghĩa trình từ doanh nghiệp tìm kiếm mua nguyên vật liệu cần thiết, sản xuất sản phẩm, đưa sản phẩm đến tay khách hàng Nói chung hệ thống phần mềm SCM phục vụ công việc từ lập kế hoạch mua nguyên vật liệu, lựa chọn nhà cung cấp, đưa quy trình theo nhà cung cấp phải tuân thủ việc cung cấp nguyên vật liệu cho doanh nghiệp, lập kế hoạch cho lượng hàng sản xuất, quản lý trình giao hàng bao gồm quản lý kho lịch giao hàng, quản lý hàng trả lại hỗ trợ khách hàng việc nhận hàng SCM họ PM khó chuẩn hố định nghĩa hệ PM quản lý; phần mềm SCM nhắm vào khâu dây chuyền cung cấp, hệ thống quản lý bưu kiện UPS Federal Express tập trung theo dõi bưu kiện chúng từ điểm trung chuyển qua điểm trung chuyển khác; phần mềm mua hàng General Electric tập trung vào việc đưa yêu cầu phụ kiện GE lên mạng tổ chức cho nhà cung cấp khắp giới đấu thầu cung cấp Hệ thống ERP thơng thường cung cấp nhiều tính SCM Các nhà sản xuất phần mềm SCM phân tán thường tập trung xây dựng sản phẩm chuyên sâu cho khâu dây chuyền cung cấp Giai đoạn 4c: Collaborative Business Mục tiêu: Giá trị tạo thông qua cộng tác cộng đồng kinh doanh 1.5 Hệ thống kế hoạch hóa nguồn lực ERP Khi cố gắng máy tính hóa qui trình kinh doanh, nhiều doanh nghiệp triển khai hệ thống thông tin dựa nhu cầu cá biệt trình kinh doanh đặc thù Trong nhiều trường hợp, điều dẫn đến hình thành hệ thống tách biệt, gây khó khăn cho việc chia sẻ thơng tin, truyền tin xun suốt q trình kinh doanh Cần thiết lập hệ thống kế hoạch hóa nguồn lực Vì mà ERP đời ERP bố gói phần mềm module máy tính tự động hóa tác nghiệp đội ngũ nhân viên doanh nghiệp bao trùm gần tất q trình kinh doanh nhằm mục đích nâng cao hiệu hoạt động hiệu quản lý toàn diện DN ERP phần mềm cá biệt hóa cho doanh nghiệp mà hệ thống phổ cập, xây dựng từ thực tiễn kinh doanh tốt Do áp dụng Tiểu luận môn Thương mại Điện tử Page 10 phần mềm, doanh nghiệp nên thay đổi qui trình kinh doanh cho phù hợp với phần mềm tận dụng ưu việt hệ thống Điểm phân biệt việc ứng dụng ERP so với áp dụng nhiều phần mềm quản lý cho chức kế tốn, tài chính, nhân sự… tính tích hợp ERP phần mềm module thực chức tương tự phần mềm quản lý rời rạc, module có mối quan hệ chặt chẽ với phận thể ERP phần mềm mô quản lý hoạt động DN theo qui trình Tùy thuộc vào điều kiện cụ thể mà doanh nghiệp không thiết phải triển khai hệ thống module Quá trình kinh doanh doanh nghiệp khác hệ thống ERP có khả tích hợp chúng vào ứng dụng sử dụng sở liệu chung. > dễ dàng chia sẻ thông tin, cải thiện truyền thông 1.6 Các yếu tố định để triển khai ERP thành công Bao gồm yếu tố : • Nguồn nhân lực Tiểu luận mơn Thương mại Điện tử Page 11 • Qui trình • Công nghệ • Đầu tư 1.6.1 Nguồn nhân lực: + Quán triệt tư tưởng từ cấp lãnh đạo đến nhân viên thừa hành + Lãnh đạo phải có tầm nhìn, chiến lược rõ ràng Nhân viên phải người có lực + Tinh thần đồn kết, phối hợp thực mục tiêu chung + Thiết lập chế giám sát, kiểm tra thực cách chặt chẽ 1.6.2 Qui trình: + Thực khảo sát, mơ tả qui trình doanh nghiệp trước đưa vào triển khai ERP + Áp dụng qui trình chuẩn ERP vào việc ứng dụng Qui trình nghiên cứu áp dụng rộng rãi nên tự ý thay đổi + Lựa chọn nhà cung cấp phần mềm đáng tin cậy 1.6.3 Công nghệ: + Lựa chọn ERP phù hợp với DN (cơ sở hạ tầng, trình độ cơng nghệ….) + Lựa chọn nhà cung cấp phần mềm ERP cho đảm bảo việc hướng dẫn triển khai, qui trình triển khai nhanh chóng, tiến độ + Giảm thiểu chi phí bảo trì bảo dưỡng 1.6.4 Ngân sách: + Lựa chọn ERP có khả đáp ứng nhu cầu doanh nghiệp vòng 3-5 năm mà vừa đáp ứng lực khoản ngân sách đầu tư + Thực phân tích, đánh giá hiệu đầu tư cách chi tiết, nghiêm túc trước đầu tư vào hệ thống ERP Tiểu luận môn Thương mại Điện tử Page 12 CHƯƠNG PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG, KINH NGHIỆM TRIỂN KHAI VÀ NHẬN XÉT ERP CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN SỮA VIỆT NAM VINAMILK 2.1 Giới thiệu công ty Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam Vinamilk (Vietnam Dairy Products Joint Stock Company) công ty sản xuất kinh doanh sữa sản phẩm từ sữa thiết bị máy móc liên quan Việt Nam số quốc gia giới Theo thống kê Chương trình Phát triển Liên Hiệp Quốc, công ty lớn thứ 15 Việt Nam vào năm 2007 Vinamilk doanh nghiệp hàng đầu ngành công nghiệp chế biến sữa, chiếm lĩnh 75% thị phần sữa Việt Nam Ngoài việc phân phối mạnh nước với mạng lưới 183 nhà phân phối gần 94000 điểm bán hàng phủ 64 tỉnh thành, sản phẩm Vinamilk xuất sang nhiều nước Mỹ, Pháp, Canada, Ba Lan, Đức, khu vực Trung Đông, Đông Nam Á, Sau 30 năm mắt người tiêu dùng, đến Vinamilk xây dựng nhà máy, xí nghiệp xây dựng thêm nhà máy với đa dạng sản phẩm, Vinamilk có 200 mặt hàng sữa tiệt trùng, trùng sản phẩm làm từ sữa Qua 38 năm xây dựng phát triển thương hiệu Vinamilk trở nên quen thuộc với người tiêu dùng nước sau 38 năm không ngừng đổi phát triển Vinamilk tiếp tục khẳng định với tinh thần ln cải tiến, sáng tạo, tìm hướng để công ty ngày lớn mạnh Luôn sáng tạo, đẩy mạnh ứng dụng công nghiệm đại vào q trình sản xuất, ln đem đến cho người tiêu dùng sản phẩm chất lượng tin cậy Với tầm nhìn “Trở thành biểu tượng niềm tin hàng đầu Việt Nam sản phẩm dinh dưỡng sức khỏe phục vụ sống người” Vinamilk ln cố gắng nỗ lực làm tốt vai trò trách nhiệm xã hội 2.2 Hoạt động công ty trước triển khai ERP Công ty cổ phần sữa Việt Nam (Vinamilk) doanh nghiệp lớn ngành công nghiệp sản xuất sữa Việt Nam Chiếm khoảng 80% thị phần nước hướng thị trường giới việc xuất sản phẩm Vinamilk sang nước khu vực Trung Đông, Ba Lan, Đức, Đông Nam Á Với mạng lưới nhà phân phối rộng khắp Vì mà quy trình sản xuất máy tổ chức Vinamilk vô phức tạp Khi doanh nghiệp chưa ứng dụng ERP hoạt động cơng ty cơng ty gặp phải số khó khăn sau: Tiểu luận mơn Thương mại Điện tử Page 13 • Quy trình quản lý hàng hóa đầu vào đầu hồn tồn thủ cơng, điều dẫn đến số hậu lượng hàng tồn kho nhiều sản phẩm đầu lại tiêu thụ chậm hay việc sử dụng máy móc công nhân chưa đạt hết công suất… tất điều gây tốn trình sản xuất Vinamilk, trực tiếp ảnh hưởng đến lợi nhuận cơng ty • Việc kiểm sốt q trình sản xuất, xử lý đơn đặt hàng, hạch tốn chi phí chưa đồng dẫn đến việc gia tăng chi phí sản xuất, chi phí lưu kho, hàng tồn kho • Trong hạch tốn, kế tốn thủ cơng Vinamilk thường gặp phải sai sót mà nhân viên thường mắc phải Với hạch toán theo kiểu thủ công, cán quản lý Vinamilk khơng dễ dàng kiểm tra bước tốn quy trình Lượng giấy tờ phải lưu trữ lớn, nhiều trường hợp tránh khỏi việc mát hư hại • Hệ thống thơng tin phân phối Vinamilk chủ yếu thực Công ty đại lý  Từ lý cụ thể này, Vinamilk tìm giải pháp khắc phục cách có hiệu tình trạng việc sử dụng hệ thống thông tin hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP 2.3 Hoạt động công ty sau áp dụng ERP 2.3.1 Thực trạng việc triển khai ERP vinamilk Để đáp ứng nhu cầu ngày cao người tiêu dùng, thời gian qua, Vinamilk không ngừng đổi công nghệ, đầu tư dây chuyền máy móc thiết bị đại, nâng cao công tác quản lý chất lượng sản phẩm Năm 1999, Vinamilk áp dụng thành công Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 9002 áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế 9001:2000 - phiên giới Bên cạnh đó, Vinamilk tập trung đầu tư mạnh vào cơng nghệ thông tin ứng dụng thành công phần mềm quản trị doanh nghiệp tổng thể ERP Oracle EBS 11i, phần mềm SAP CRM (Hệ quản trị quan hệ khách hàng) BI (Hệ thống thông tin báo cáo) 2.3.1.1 • Thực trạng cơng nghệ Ứng dụng ERP trình phân phối Vinamilk Tiểu luận môn Thương mại Điện tử Page 14 Quản lý kênh phân phối thách thức doanh nghiệp Hệ thống vận hành có hiệu khơng giúp quy trình quản lý chặt chẽ, cung cấp dịch vụ rộng khắp, kịp thời mà cách tiếp cận người tiêu dùng nhanh nhằm tạo ưu cạnh tranh doanh nghiệp thị trường Nhờ ứng dụng CNTT, Vinamilk quản lý có hiệu kênh phân phối sản phẩm Vinamilk ứng dụng đồng thời ba giải pháp ERP quốc tế Oracle, SAP Microsoft Làm để làm chủ tích hợp ba giải pháp này? • Thay đổi quy trình phân phối Vinamilk số doanh nghiệp Việt Nam ứng dụng giải pháp quản trị mối quan hệ với khách hàng (Customer Relationship Management-CRM) SAP Đây dự án giai đoạn hai việc triển khai ERP công ty Sau tám tháng, dự án ERP giai đoạn hai nghiệm thu phần lõi (SAP CRM) sau triển khai đến 40 nhà phân phối dự kiến tất nhà phân phối khác tích hợp vào hệ thống Theo bà Mai Kiều Liên, Tổng giám đốc Vinamilk, với nỗ lực đầu tư trang bị hệ thống SAP CRM, Vinamilk mong muốn có cơng cụ hỗ trợ nhân viên công việc, cho phép mạng phân phối Vinamilk nước kết nối thơng tin với trung tâm hai tình online offline Thơng tin tập trung giúp Vinamilk đưa xử lý kịp thời hỗ trợ xác việc lập kế Tiểu luận môn Thương mại Điện tử Page 15 hoạch Việc thu thập quản lý thông tin bán hàng đại lý để đáp ứng kịp thời, đem lại thỏa mãn cho khách hàng cấp độ cao - Trước có hệ thống SAP CRM : Thơng tin phân phối Vinamilk chủ yếu tập hợp theo dạng thủ cơng cơng ty đại lý • Hiện nay: Hệ thống thông tin báo cáo định phục vụ ban lãnh đạo (Business Intelligence-BI) thiết lập trung tâm để quản lý kênh phân phối bán hàng chương trình khuyến mại Các nhà phân phối kết nối trực tiếp vào hệ thống qua đường truyền Internet sử dụng chương trình SAP, kết nối theo hình thức offline sử dụng phần mềm Solomon Microsoft Riêng đại lý sử dụng phần mềm FPT phát triển cho PDA để ghi nhận giao dịch Các nhân viên bán hàng sử dụng PDA kết nối với hệ thống nhà phân phối để cập nhật thơng tin Chương trình giúp CRM hóa hệ thống kênh phân phối cơng ty qua phần mềm ứng dụng Quá trình hỗ trợ nhân viên nâng cao lực, tính chun nghiệp khả nắm bắt thơng tin thị trường tốt nhờ sử dụng thông tin chia sẻ toàn hệ thống.Vinamilk quản lý xuyên suốt sách giá, khuyến hệ thống phân phối Trong đó, đối tượng quan trọng doanh nghiệp khách hàng đầu cuối hưởng lợi nhờ chất lượng dịch vụ ngày cải thiện Theo ông Trần Nguyên Sơn, Giám đốc Công nghệ thông tin (CNTT) Vinamilk, hệ thống đáp ứng yêu cầu đặt công ty xây dựng dự án Sau triển khai vận hành 48 nhà phân phối, Vinamilk mở rộng hệ thống đến toàn 187 nhà phân phối vào cuối tháng 7-2008 • Ứng dụng EPR kế tốn Tiểu luận mơn Thương mại Điện tử Page 16 Trong hạch tốn, kế tốn thủ cơng Vinamilk thường gặp phải sai sót mà nhân viên thường mắc phải Với hạch toán theo kiểu thủ công, cán quản lý Vinamilk không dễ dàng kiểm tra bước tốn quy trình Từ lý cụ thể này, Vinamilk tìm giải pháp khắc phục cách có hiệu tình trạng việc sử dụng hệ thống thông tin hoạch địnhnguồn lực doanh nghiệp ERP (Mơ hình ứng dụng ERP ngành dịch vụ Ngân Hàng) Với hệ thống máy chủ chạy phần mềm SAP CRM trung tâm, sở liệu quản lý tập trung (Master Data), tích hợp theo chuẩn số liệu ngày từ nhà phân phối, từ hệ thống máy PDA cầm tay di động từ nhân viên bán hàng Một hệ thống thông tin tập trung báo cáo tình trạng kho, hàng, doanh thu, công nợ nhà phân phối Trên sở đó, nhân viên trung tâm phân tích tình hình tiêu thụ hàng để đưa hướng xử lý, tiêu lên kế hoạch phân phối hàng xác Tiểu luận môn Thương mại Điện tử Page 17 Hệ thống SAP xây dựng tảng công nghệ SAP NetWeaver Tại Vinamilk, NetWeaver tích hợp thơng tin từ hệ thống ERP sử dụng Oracle EBS với hệ thống Solomon sử dụng nhà phân phối ứng dụng PDA cho nhân viên bán hàng Ba ứng dụng NetWeaver tích hợp thành hệ thống (Business Warehouse-BW) để phục vụ cho hệ thống báo cáo thơng minh, giúp ban lãnh đạo có thơng tin xác trực tuyến tình hình hoạt động kinh doanh toàn quốc 2.3.1.2 Thực trạng quy trình Hệ thống ERP sử dụng giải pháp Oracle E Business Suite Oracle Pythis cung cấp bắt đầu triển khai từ 15/3/2005 gồm phân hệ tài kế tốn, quản lý mua sắm - quản lý bán hàng, quản lý sản xuất phân tích kết hoạt động (Business Intelligence - BI) Công việc chuyển giao cơng nghệ diễn tồn cơng ty cổ phần Sữa Việt Nam - Vinamilk với 13 địa điểm, bao gồm trụ sở TP.HCM, xí nghiệp kho vận chi nhánh, nhà máy toàn quốc Quá trình triển khai ERP Vinamilk thực chất trải qua đợt Vì thế, tồn cơng ty Vinamilk có tình trạng nơi sử dụng ERP, nơi chưa có ERP nên phát sinh vấn đề hệ thống báo cáo, điều hành công ty Bên cạnh phân hệ ERP chính, Vinamilk tiếp nhận hệ thống phần mềm trích xuất liệu thông minh BI (Business Intelligence) cho phân hệ Pythis phải lập trình 300 biểu mẫu báo cáo theo quy trình Vinamilk Đây tài sản trí Tiểu luận mơn Thương mại Điện tử Page 18 tuệ lớn thu từ dự án Việc chia nhỏ q trình giúp cơng ty tiếp cận hệ thống dễ dàng hơn, bên liên quan giải vấn đề phát sinh, giúp cho đợt mở rộng thêm qui mô, áp dụng thêm công nghệ kĩ thuật giảm thiểu rủi ro, suôn sẻ thành công Thực việc khảo sát mơ tả qui trình : Phòng CNTT Vinamilk thành lập với 26 nhân viên chia thành nhiều nhóm: nhóm hỗ trợ máy tính, nhóm mạng, nhóm máy chủ- sở liệu, nhóm lập trình nhóm hỗ trợ Solomon (Solomon phần mềm microsoft) Qui trình triển khai ERP tuân theo qui trình chuẩn ERP áp dụng rộng rãi doanh nghiệp sản xuất-thương mại giúp đỡ tận tình nhà triển khai Pythis, công ty tư vấn độc lập KPMG, nhà cung cấp giải pháp Oracle đặc biệt tạo điều kiện tối đa từ ban lãnh đạo Vinamilk Ông Nguyễn An Nhân, tổng giám đốc Pythis tâm sự: “Hệ thống phần mềm triển khai 13 địa điểm cách xa Giao diện phần mềm toàn tiếng Anh, điều quan trọng cho nhân viên công ty sử dụng hiểu để vận hành? Rồi thì, thứ phải huấn luyện, đào tạo khơng nhiều, có xáo trộn đội ngũ nhân viên Vinamilk…” Trước bối cảnh đó, phía Pythis thành lập đội dự án 20 tư vấn nghiệp vụ tư vấn kỹ thuật “làm việc với cường độ cao suốt năm trời với dự án” 2.3.1.3 Thực trạng nhân lực Vinamilk có quán triệt tư tưởng từ cấp lãnh đạo tới nhân viên thừa hành tâm thay đổi giai đoạn đầu giai đoạn vô khó khăn Nhưng nhà quản trị nhân viên vượt qua thử thách, kiên trì thực mục tiêu Cơng ty có phương án triển khai nhằm đào tạo nguồn nhân lực vận hành hệ thống cách cử nhóm người có trình độ, có lực đào tạo, huấn luyện Cấp lãnh đạo tạo nguồn động lực ,niềm tin tưởng cho nhân viên, mục tiêu chung Cùng với qui định, tinh thần kỉ luật việc tuân thủ qui trình hoạt động Tiểu luận mơn Thương mại Điện tử Page 19 Về cấu tổ chức công ty, việc nâng cao kiến thức nhân viên, hệ thống đáp ứng tốt nhu cầu người sử dụng Việc quản lý trở nên tập trung, xuyên suốt, có thừa hưởng kịp thời Tuy nhiên, vinamilk doanh nghiệp áp dụng ERP Việt Nam không tránh khỏi giây phút nản lòng, tâm lý ngại thay đổi, ỳ ạch, thiếu niềm tin số phận nhân viên 2.3.1.4 Thực trạng ngân sách Để triển khai hệ thống ERP doanh nghiệp phải xác định tốn khoản ngân sách lớn.Chi phí lớn ngân sách chi tiêu cho ERP nằm phần triển khai Xác định trước khoản mục chi phí giúp việc triển khai đảm bảo tiến độ chất lượng, không, dễ bị sa lầy thất bại.Chi phí triển khai phần mềm ERP gồm nhiều mục, tùy thuộc vào nhà triển khai Tuy nhiên, chi phí thường chi phí quyền, hỗ trợ triển khai, tư vấn, bảo trì vận hành hệ thống… Ngồi chi phí cho hạ tầng ứng dụng CNTT nói chung phần cứng, hạ tầng mạng Hiện Việt Nam có doanh nghiệp lớn, hoạt động ổn định bỏ khoản ngân sách lớn để đầu tư xây dựng hệ thống ERP Còn chưa có doanh nghiệp vừa nhỏ Việt Nam triển khai Từ năm 2002 đến nay, Vinamilk đầu tư cho hệ thống CNTT tổng cộng triệu đô-la Mỹ.( Một khoản lớn đầu tư cho hệ thống ERP) Tiểu luận môn Thương mại Điện tử Page 20 CHƯƠNG NHẬN XÉT VỀ VIỆC TRIỂN KHAI ERP CỦA VINAMILK 3.1 Thành công đạt Sau tháng vận hành ERP tồn cơng ty, Vinamilk sơ kết luận hiệu ứng dụng Hệ thống giúp công ty thực chặt chẽ, tránh rủi ro cơng tác kế tốn; với phân cấp, phân quyền rõ ràng, cơng tác tài – kế tốn thuận lợi nhiều so với trước Các khâu quản lý kho hàng, phân phối, điều hành doanh nghiệp, quan hệ khách hàng sản xuất công ty quản lý tốt hơn, giảm đáng kể rủi ro; bán hàng phân phối có nhịp nhàng, uyển chuyển hơn; chức theo dõi tiến hành theo thời gian thực Trình độ nhân viên CNTT Vinamilk nâng cao so với trước Hạ tầng CNTT kiện tồn, đồng bộ, chuẩn hố củng cố Bà Trang (Phó giám đốc cơng ty) cho biết, từ năm 2002 đến nay, Vinamilk đầu tư cho CNTT tổng cộng triệu USD (trong có phần ERP) khẳng định, nhờ có đầu tư sâu, rộng nên Vinamilk đủ sức tiếp thu giải pháp lớn Về cấu tổ chức cơng ty, ngồi việc nâng cao kiến thức nhân viên, hệ thống đáp ứng tốt nhu cầu người sử dụng Việc quản lý trở nên tập trung, xuyên suốt, có thừa hưởng kịp thời Vinamilk đặc biệt thành công kênh phân phối Các nhà phân phối kết nối trực tiếp vào hệ thống qua đường truyền Internet sử dụng chương trình SAP, kết nối theo hình thức offline sử dụng phần mềm Solomon Microsoft Riêng đại lý sử dụng phần mềm FPT phát triển cho PDA để ghi nhận giao dịch Các nhân viên bán hàng sử dụng PDA kết nối với hệ thống nhà phân phối để cập nhật thông tin Vinamilk thống quy trình kinh doanh với nhà phân phối theo yêu cầu quản lý mang tính hệ thống quản lý giá, khuyến mại, kế hoạch phân phối, quy trình tác nghiệp cho nhân viên bán hàng PDA 3.2 Một vài hạn chế Thiếu nguồn nhân sự: Khi triển khai ERP, nguồn nhân lực chiếm vị trí hàng đầu Khơng riêng Vinamilk mà hầu hết tất doanh nghiệp triển khai ERP gặp khó khăn vấn đề nhân Đặc biệt Nguồn nhân lực thiếu kiến thức chuyên môn ERP Vì mà hầu hết doanh nghiệp phải cử nhân viên đào tạo, tập huấn Tiểu luận môn Thương mại Điện tử Page 21 Chi phí đầu tư lớn: Tuy Vinamilk doanh nghiệp lớn hàng đầu Việt Nam, ERP hệ thống đắt tiền doanh nghiệp, Vinamilk tốn khoản chi phí lớn cho việc đầu tư 3.3 Kinh nghiệm triển khai 3.3.1 Khó khăn Tuy Pythis doanh nghiệp chuyên cung cấp giải pháp phần mềm Việt Nam khả đáp ứng Pythis cho tồn q trình ERP Vinamilk chưa đủ Có thể thấy, nhà cung cấp hàng đầu nguồn nhân lực, công nghệ lực Pythis có hạn Tầm Pythis đối tác chiến lược Oracle Việt Nam để hoàn toàn phát huy hết khả Oracle doanh nghiệp lớn Vinamilk chưa thể Do đó, Vinamilk mua giải pháp phần mềm Oracle SAP để hoàn thiện khả quản lý cơng nghệ mức cao Có thể Vinamilk muốn mua giải pháp Oracle cho lực quản lý lõi riêng CRM ( Customer Relationship Management ) SAP để củng cố khả quản lý khách hàng mức cao Ở mức đó, chức ERP Oracle mảng CRM chưa phát huy, phần lực, nhân lực khơng đủ (mà ngun nhân Pythis) điều khiến cho chi phí dành cho ERP Vinamilk lại bị đội lên lần Đồng thời, khả đồng hóa cho qua trình quản lý giải pháp bị giảm đáng kể Những số liệu từ khách hàng nhà cung cấp đưa vào thông qua hệ thống nhập tay từ nhân viên nghiệp vụ nhận chứng từ nhân viên nghiệp vụ đối tác Do vậy, có độ trễ thiếu xác Chi phí để đầu tư cho ERP để đưa vào hoạt độn g hồn chỉnh tương đối lớn khơng lực phần cứng, phần mềm mà lực người Hệ thống phần cứng cần đầu tư lớn để có khả chạy tất module Hệ thống phần mềm cần thường xuyên phải cập nhật phiên dùng cho việc quản lý cách hiệu Khi hệ thống phần cứng phần mềm mua vấn đề khác cần nhắc đến vấn đề quan trọng, then chốt Đó lực, nhân lực cần có để sử dụng hệ thống Việc đầu tư cho nhân lực khơng phải hai mà trình dài Vinamilk muốn sử dụng hệ thống ERP khơng phải đầu tư cho sở hạ tầng mà phải trọng đến nguồn nhân lực có đủ trình độ để triển khai hệ thống Nguồn nhân lực phải am Tiểu luận môn Thương mại Điện tử Page 22 hiểu tình hình chung Vinamilk mà phải đủ khả vận hành hệ thống Muốn Vinamilk phải đào tạo nhân lực đủ trình độ để sử dụng hệ thống thêm vào đưa nhân viên thực hành hệ thống thật để tích lũy thêm kinh nghiệm để đạt hiệu cao sử dụng hệ thống Phần triển khai CRM distribution cho vendor module khác hẳn module core central mà Vinamilk mua Nghiệp vụ vươn để kiểm soát thị trường, kiểm soát lực nhân viên kinh doanh, kiểm soát cạnh tranh đối thủ Điều xa lạ với nhân viên nhà tư vấn triển khai ERP thơng thường Ngồi ra, điểm đặc biệt Vinamilk công ty ứng dụng đồng thời ba giải pháp ERP quốc tế Oracle, SAP, Microsoft Do đó, làm cách để kết hợp giải pháp cách thách thức 3.3.2 Lý thành công Sự cam kết hỗ trợ mạnh mẽ ban lãnh đạo Vinamilk - định hướng đến án Vinamilk phân cơng đội ngũ có chun mơn tham gia tích cực vào dự - Đội ngũ CNTT Vinamilk chuyên nghiệp, làm việc qui củ Ngồi ra, dự án hỗ trợ hệ thống quản lý sản xuất Vinamilk, nhà cung cấp giải pháp Oracle nhà tư vấn độc lập cơng ty TNHH KPMG - Kinh nghiệm mà Pythis chia sẻ bên tham gia (Pythis, Vinamilk, Oracle KPMG) xác định rõ mục tiêu không chi tiết vào vấn đề khơng quan trọng, đồng thời ln ln có người đứng giải vấn đề phát sinh Tiểu luận môn Thương mại Điện tử Page 23 KÊT LUẬN Các doanh nghiệp thường gặp phải khó khăn liên quan đến việc học để tiếp thu công nghệ; thay đổi quy trình doanh nghiệp cho phù hợp với quy trình phần mềm; thay đổi cấu tổ chức công ty Bài học từ kinh nghiệm triển khai ERP học cho doanh nghiệp khác muốn triển khai: + Lựa chọn giải pháp + Lựa chọn đơn vị triển khai + Lập kế hoạch dự án cách cẩn thận + Tập trung vào lợi ích xác định + Lựa chọn đội dự án với thành viên phù hợp + Đảm bảo có cam kết từ cấp lãnh đạo + Hạ tầng CNTT cần phải đồng hóa, chuẩn hóa củng cố + Cần có hợp tác hỗ trợ từ đối tác nhà tư vấn Tiểu luận môn Thương mại Điện tử Page 24 ... NHẬN XÉT ERP CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN SỮA VIỆT NAM VINAMILK 2.1 Giới thiệu công ty Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam Vinamilk (Vietnam Dairy Products Joint Stock Company) công ty sản xuất kinh doanh sữa sản... thành công 11 CHƯƠNG PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG, KINH NGHIỆM TRIỂN KHAI VÀ NHẬN XÉT ERP CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN SỮA VIỆT NAM VINAMILK 13 2.1 Giới thiệu công ty 13 2.2 Hoạt động công. .. công ty trước triển khai ERP 13 2.3 Hoạt động công ty sau áp dụng ERP 14 2.3.1 Thực trạng việc triển khai ERP vinamilk 14 2.3.1.1 Thực trạng công nghệ 14 2.3.1.2 Thực trạng