thực trạng và kinh nghiệm triển khai erp tại công ty cổ phần giấy sài gòn

Kết quả của các chức năng tích hợp trên được thể hiện qua các bài báo cáo tài chính như kếhoạch kinh doanh, các báo cáo về cam kết mua hàng, ngân quỹ, dự báo kho hàng,… Giai đoạn 4a: Hoạ

có sẵn với số lượng đủ khi cần, bằng cách sử dụng các công cụ hoạch định và lên kế hoạch Mộtphần mềm ERP là một phần mềm máy tính cho phép công ty cung cấp và tổng hợp số liệu của nhiềuhoạt động riêng rẽ khác nhau để đạt được mục tiêu trên.

1.1.2 Lịch sử ra đời và sự phát triển

Khái niệm ERP đã có từ những năm 60 Hồi đó ERP mới đóng vai trò như một hệ thốnghoạch định nhu cầu nguyên vật liệu cho sản xuất kinh doanh Kể từ đó tới nay, hệ thống ERP luôn

mở rộng chức năng của mình trong vai trò quản lý doanh nghiệp với các giai đoạn sau:

Giai đoạn 1: Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu (MRP-Material Requiements Planning).

Ra đời từ những năm 60 với mục tiêu nhằm nâng cao hiệu quả trong công việc quản lý nguyên vậtliệu mà cụ thể là tìm ra phương thức xử lý đơn đặt hàng nguyên vật liệu và các thành phần một cáchtốt hơn với các câu hỏi như:

 Sản xuất cái gì?

 Để sản xuất những cái đó thì cần những gì?

 Hiện nay đã có trong tay những gì?

 Những gì cần phải có nữa để sản xuất

Giai đoạn 2: Closed-loop MRP

Ở giai đoạn này không chỉ đơn thuần là hoạch định về nguyên vật liệu, hệ thống còn có mộtloạt các chức năng nhiệm vụ khác Hệ thống cung cấp các công cụ nhằm chỉ ra độ ưu tiên và khảnăng cung ứng về nguyên vật liệu, đồng thời hỗ trợ việc lập kế hoạch nguyên vật liệu cũng như việcthực hiện kế hoạch đó

Sau khi thực hiện kế hoạch, hệ thống có khả năng nhận dữ liệu, dự trù và phản hồi ngược trở lại với

kế hoạch Sau đó nếu cần thiết thì các kế hoạch có thể được sửa đổi nếu có điều kiện thay đổi theohiệu lực của độ ưu tiên

Giai đoạn 3: Hoạch định nguồn lực sản xuất – Manufacturing Resource Planning (MRPII)

Hoạch định cho sản xuất là kết quả trực tiếp theo và là sự mở rộng của giai đoạn Loop MRP Đây là một phương thức hoạch định tài nguyên của các công ty, nhà máy sản xuất cóhiệu quả Ở giai đoạn này hệ thống đã chỉ ra việc hoạch định tới từng đơn vị, lập kế hoạch về tàichính và có khả năng mô phỏng khả năng cung ứng nhằm trả lời các câu hỏi như: “cái gì sẽ… nếu”

Closed-Hệ thống có rất nhiều chức năng và được liên kết với nhau chặt chẽ: lập kế hoạch kinhdoanh, lập kế hoạch hoạt động và bán hàng, kế hoạch sản xuất, kế hoạch tổng thể, hoạch định nhucầu nguyên vật liệu, hoạch định khả năng cung ứng và hỗ trợ thực hiện khả năng cung ứng nguyênvật liệu

Kết quả của các chức năng tích hợp trên được thể hiện qua các bài báo cáo tài chính như kếhoạch kinh doanh, các báo cáo về cam kết mua hàng, ngân quỹ, dự báo kho hàng,…

Giai đoạn 4a: Hoạch định nguồn nhân lực doanh nghiệp - Enterprise Resource Planning

Với sự phát triển của Internet, ERP tiếp tục phát triển:

Giai đoạn 4b: Inter-Enterprise Co-operation

Mục tiêu: tăng hiệu quả thông qua sự hợp tác dựa tren dây chuyền cung ứng (SCM)

Giai đoạn 4c: Collaborative Business

Mục tiêu: Giá trị được tạo ra thông qua sự cộng tác trong cộng đồng kinh doanh

1.2 Lợi ích của việc triển khai ERP tại các doanh nghiệp

 Giảm chi phí tổng sở hữu

Như đã đề cập trong các nhà cung cấp ERP trên thị trường cũng đang tìm mọi cách để phóvới tình trạng khủng hoảng kinh tế hiện nay, trong đó có những chính sách ưu đãi giá dành chodoanh nghiệp Điều này đồng nghĩa với việc doanh nghiệp đang có cơ hội tốt để sở hữu các giảipháp tiên tiến với mức chi phí thấp hơn so với thời gian trước đó

 Tăng doanh thu

Vấn đề chung mà các doanh nghiệp thường phải đối mặt trong thời điểm hiện nay là tìnhtrạng sụt giảm doanh thu bán hàng Một hệ thống ERP với các chức năng như CRM hay quản lýkênh bán hàng có thể là giải pháp giúp doanh nghiệp tăng hiệu quả hoạt động kinh doanh để đối phótốt hơn với các ảnh hưởng của nền kinh tế hiện tại.

 Tăng năng suất

Nhiều doanh nghiệp hiện nay đang phải tạm thời ngừng sản xuất, đồng nghĩa với việc mộtlượng lớn nhân sự dư thừa và tất nhiên, dừng hoàn toàn việc tuyển thêm nhân sự mới ERP cho phépdoanh nghiệp có thể vận hành sản xuất kinh doanh hiệu quả hơn trong khi sử dụng nhân lực ít hơn,

từ đó tiết kiệm chi phí tiền lương nhân công trong thời điểm hiện tại và cả khi nền kinh tế phục hồi

 Cải thiện hiệu quả các quy trình sản xuất kinh doanh

ERP cho phép các doanh nghiệp tự động hóa các quy trình sản xuất kinh doanh thủ côngtrước kia và loại trừ hoàn toàn các hoạt động dư thừa,không đem lại giá trị Ngoài ra, ERP giúpdoanh nghiệp đáp ứng tốt hơn nhu cầu khách hàng trong khi giảm được chi phí tồn kho và vậnchuyển

 Cơ hội lựa chọn các loại hình ERP đa dạng

Như trước đây, các doanh nghiệp muốn triển khai ERP thường chỉ có một lựa chọn duy nhất

- các hệ thống ERP được thiết kế theo yêu cầu với chi phí khá tốn kém Tuy nhiên, trong thời giangần đây, các giải pháp ERP đã được cải tiến, mang lại cho doanh nghiệp nhiều lựa chọn hơn, có thể

kể đến Phần mềm dịch vụ (SaaS) và mã nguồn mở Những sự thay thế này thường đòi hỏi chi phíđầu tư ban đầu thấp hơn nhiều so với các hệ thống ERP truyền thống

 Nền tảng cho tăng trưởng khi nền kinh tế phục hồi

Các doanh nghiệp triển khai ERP thời điểm hiện tại với mục đích tạo nền tảng cho sự tăngtrưởng và cơ hội bứt phá khi nền kinh tế phục hồi trong thời gian tới

 Tận dụng các nguồn lực dư thừa

Kinh tế tăng trưởng chậm, đồng nghĩa với việc các doanh nghiệp có thể tập trung tối đa cácnguồn lực để triển khai ERP một cách hiệu quả

 Chuẩn bị cho sát nhập

Trong thời điểm suy thoái kinh tế, xu hướng mua lại, sát nhập diễn ra thường xuyên hơn, cácdoanh nghiệp ứng dụng ERP có thể chuẩn hóa các hoạt động sản xuất kinh doanh của mình Từ đó,doanh nghiệp có nền tảng và sự chuẩn bị tốt cho việc sát nhập với doanh nghiệp khác (nếu xảy ra)

 Tập trung vào việc hiện thực hóa các lợi ích thu được

Một thực tế đáng suy ngẫm là khi nền kinh tế ổn định, các doanh nghiệp thường không mấykhi để ý tới việc xác định các thước đo cụ thể đánh giá hiệu quả thu được khi ứng dụng ERP Tuynhiên, triển khai ERP vào thời điểm suy thoái đòi hỏi doanh nghiệp tập trung nhiều hơn vào vấn đềnày.

 Tăng tỷ lệ hợp lý hóa các khoản đầu tư ERP

Trong năm 2009, khi nguồn ngân sách cho CNTT bị thu hẹp, các CIO càng phải quan tâmhơn tới mức độ hợp lý của các khoản đầu tư vào dự án ERP Thay vì chi phí quá nhiều vào tính năngkhông cần thiết, các CIO cần xác định rõ những yêu cầu doanh nghiệp thấy thực sự cần Thời điểmnày cũng đòi hỏi các đội dự án triển khai ERP phải quản lý rủi ro hiệu quả hơn để tránh tình trạngvượt ngân sách hoặc triển khai thất bại

1.3 Điều kiện, quy trình triển khai và ứng dụng ERP

1.3.1 Các vấn đề khó khăn thường gặp khi áp dụng chương trình quản lý ERP

Khó khăn lớn nhất và bao trùm đối với doanh nghiệp vận dụng ERP là vấn đề con người.Làm thế nào để nhân lực trong công ty hòa nhiệp được với môi trường mới, quy trình mới Đặc biệt, đối với các doanh nghiệp có đội ngũ lao động “già” thì khó khăn càng tăng lên Khó khănkhông chỉ dừng lại ở độ tuổi lao động mà còn ở số lượng công việc Quá trình triển khai ERP đòi hỏicông đoạn chạy thử, kiểm tra và sau đó đưa vào áp dụng Vì vậy, mặc nhiên công việc của nhân viên

sẽ tăng lên Nếu chính sách đãi ngộ không phù hợp thì sẽ dẫn đến hiện tượng chống lại dự án

Quan trọng hơn là vấn đề giải quyết lao động sau dự án Thực tế, khi triển khi ERP, doanhnghiệp phải chuẩn bị đội ngũ nhân viên ERP rất lớn Vậy sau khi kết thúc dự án ERP thì số nhânviên này sẽ đi đâu, làm gì? Nhân viên nào sẽ bị cắt giảm từ chương trình ERP?

Một khó khăn nữa cũng không kém phần quan trọng đó là vấn đề công nghệ Công nghệ ởđây chính là điều kiện để hoạt động ERP Theo đó, công nghệ sẽ bao gồm các yếu tố sau: hệ thốngmạng (server), máy vi tính, trang thiết bị để triển khai Việc triển khai cho các công ty thành viên sẽgặp khó khăn hơn nếu hệ thống mạng máy tính không đồng bộ

Chi phí ERP thông thường khá lớn Chi phí này thường dưới dạng chi phí tiền lương nhânviên ERP và chi phí dự án của sản phẩm ERP Đối với các doanh nghiệp có quy mô trung bình thìviệc vận dụng ERP là việc khó thực hiện Điều này sẽ tạo nên sức ép chi phí cho doanh nghiệp tronggiai đoạn đầu

Một khó khăn cũng cần kể tới là kinh nghiệm triển khai, đặc biệt triển khai thành công ERPtại Việt Nam chưa có nhiều

1.3.2 Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì để triển khai ERP thành công?

Chuẩn bị về con người sẽ là khâu quan trọng nhất trong khi chuẩn bị triển khai ERP Cầnphải có sự đồng lòng từ ban quản trị cấp cao nhất đến từng nhân viên Để chuẩn bị tốt điều này, banquản lý cần phải giải thích rõ tác dụng của ERP và cần phải tìm hiểu, quan tâm đến những khó khăncủa nhân viên khi thực hiện ERP Cũng như cần phải động viên, khen thưởng trong quá trình thựchiện Sự quyết tâm cao của cán bộ công nhiên viên là yếu tố dẩn đến thành công rất cao khi triểnkhai ERP Khi tiếp cận các doanh nghiệp bị thất bại trong việc triển khai ERP thì đa số các doanhnghiệp đề thừa nhận là họ gặp rất nhiều vấn đề ở khâu con người Và việc giải quyết tốt nguồn laođộng bên cạnh chính sách động viên cũng rất cần thiết khi nghiên cứu triển khai ERP.

Đổi mới về công nghệ, trang bị hệ thống mạng máy tình cho toàn hệ thống Cần có sự đổimới đồng bộ trong hệ thống công nghệ thông tin của toàn doanh nghiệp Một động cơ muốn hoạtđộng tốt thì nhất thiết các bộ phận trong nó phải đều tốt Tránh sự đầu tư tập trung thật tốt ở một chỗrồi sẽ dẫn đến sự khập khiễng Vì bản chất của ERP là sự hoạt động tải dữ liệu về trung tâm xử lý vàmang tính update liên tục trên toàn hệ thống

Cân nhắc giữa chi phí tiết kiệm được so với chi phí bỏ ra khi triển khai ERP Không nên coiERP là giải pháp bắt buộc nếu doanh nghiệp muốn tồn tại Cần thiết nghiên cứu thật kỹ về nhà cungcấp Hiện nay, ERP còn quá mới Cái mới ở đây ở cả khâu kỹ thuật lẫn kinh nghiệm triển khai.Chính vì vậy, để đạt được hiệu quả cao trong công tác triển khai ERP, các doanh nghiệp cần phải bỏthời gian nghiên cứu và hoạch định các kịch bản ERP Thành lập đội nghiên cứu giải pháp ERP

Cần có cái nhìn nghiêm túc khi thực hiện Nghiên cứu kỹ lưỡng trước khi đưa vào áp dụng.Không nên coi ERP là yếu tố sống còn của doanh nghiệp, vì vậy mà phải thực hiện nó Vấn đề quantrọng hơn hết là liệu doanh nghiệp đã có thể quản lý được hết hoạt động của mình hay chưa và hệthống thông tin hiện tại có đáp ứng được yêu cầu của doanh nghiệp hay không

1.3.3 10 yếu tố đảm bảo triển khai ERP thành công!

Những câu chuyện về các dự án ERP thất bại luôn là nỗi ám ảnh cho các CEO hay CIO khiquyết định triển khai hệ thống ERP cho doanh nghiệp mình Vì vậy, câu hỏi thường trực luôn đặt ratrong đầu họ là phải làm gì để tránh các vết xe đổ đi trước và đảm bảo rằng dự án luôn thành công?

Dưới đây là 10 yếu tố mà theo tác giả đánh giá là quan trọng nhất đảm bảo triển khai thànhcông một dự án ERP

1- Lựa chọn đúng giải pháp

Điều này có vẻ hiển nhiên, nhưng trên thực tế không phải luôn luôn xảy ra Các nhà cungcấp giải pháp ERP, để đạt được mục đích bán hàng, thường có xu hướng hoàn hảo hóa khả năngcủa giải pháp Tức là với bất kỳ bài toán nghiệp vụ nào doanh nghiệp đặt ra, giải pháp đều đáp ứng

hoàn toàn Tất nhiên thực tế không hẳn như vậy Trong trường hợp này, doanh nghiệp cần đặt câuhỏi ngược lại với nhà cung cấp: Họ sẽ giải quyết bài toán như thế nào? Họ đã từng gặp bài toán này

ở đâu chưa?…Đó là thực tiễn thành công của giải pháp Ngoài ra, doanh nghiệp cần phải có quátrình lựa chọn khắt khe và có cấu trúc để tìm ra giải pháp phù hợp nhất cho mình

2- Lựa chọn đúng đơn vị triển khai

Đây cũng là điều tối quan trọng tương tự như việc lựa chọn đúng giải pháp Đơn vị triển khaiphải là đối tác có đủ năng lực chuyên môn và kinh nghiệm nhằm đảm bảo doanh nghiệp sẽ nhậnđược tối đa những tính năng, lợi ích của giải pháp đã đầu tư Việc lựa chọn này, doanh nghiệp có thể

tự thực hiện hoặc cũng có thể thuê đơn vị tư vấn độc lập Đây là xu hướng đã phổ biến trên thế giới,tuy nhiên tại Việt Nam mới chỉ có một số ít doanh nghiệp áp dụng, điển hình là Tân Hiệp Phát vàPrime Group

3- Lập kế hoạch dự án một cách cẩn thận

Lập kế hoạch triển khai một cách thực tế và chi tiết nhất, đảm bảo rằng doanh nghiệp luônkiểm soát được những gì sẽ phải làm và từng cá nhân trong đội dự án sẽ chịu trách nhiệm phần côngviệc nào Đây là những điều rất cơ bản trong việc thực hiện bất kỳ dự án nào không chỉ là dự ánERP

Có một thực tế đang diễn ra phổ biến tại các dự án ERP tại Việt Nam: thời gian triển khaigần như luôn kéo dài hơn so với kế hoạch ban đầu Có thể do nhiều nguyên nhân: thay đổi nhân sự,mức độ phức tạp của nghiệp vụ đòi hỏi customize, thay đổi quy mô triển khai…tuy nhiên, còn cómột nguyên nhân chung, đó là khi lập kế hoạch, doanh nghiệp cũng như đơn vị triển khai thường đặt

ra các mốc thời gian một cách khá “lạc quan”, trong nhiều trường hợp là “phi thực tế” Có thể dođơn vị triển khai không ước lượng được khối lượng công việc phải làm Cũng có thể do doanhnghiệp muốn hoàn thành dự án sớm nhất có thể

Điều này rất nên tránh, bởi việc trễ thời gian không chỉ dẫn đến việc phát sinh công việc,phát sinh chi phí mà còn ảnh hưởng tới tinh thần của các thành viên dự án

4- Xác định phạm vi dự án rõ ràng và luôn tập trung vào đó

Thay đổi phạm vi giữa chừng luôn tiềm ẩn nguy cơ lớn đối với hầu hết các dự án Khi bổsung một điểm triển khai, hoặc một phân hệ đồng nghĩa với việc phải đầu tư thêm nguồn lực và thayđổi cấu trúc, kế hoạch dự án Nếu không quản lý khéo, có thể dẫn đến tình trạng chồng chéo, ảnhhưởng tới các công việc khác hoặc nghiêm trọng hơn có thể làm trì hoãn cả dự án

5- Tập trung vào những lợi ích đã xác định

Làm thế nào để xác định một dự án ERP triển khai thành công? Thành công của một dự ánERP không chỉ đo đạc bằng các tiêu chuẩn thông thường như hoàn thành đúng thời gian hay đúngngân sách Thành công thực sự thể hiện trong việc giải quyết hoàn toàn các bài toán nghiệp vụ cũngnhư quản lý của doanh nghiệp, mức độ hài lòng của đội ngũ nhân viên với hệ thống mới Từ đódoanh nghiệp đạt được những lợi ích đã kỳ vọng khi quyết định đầu tư ERP như tăng năng suất,giảm được chi phí, minh bạch hóa tài chính…

6- Lựa chọn đội dự án với các thành viên phù hợp

Trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp thường mặc định rằng việc triển khai ERP là tráchnhiệm của đơn vị triển khai Họ nghĩ đơn giản chỉ cần bỏ tiền mua giải pháp, thuê triển khai và mộtvài tháng sẽ có hệ thống mới để sử dụng

Đánh giá thấp các yêu cầu và vai trò của đội dự án nội bộ là một trong những nguyên nhân

dễ dẫn đến thất bại Những kỹ năng, kinh nghiệm và nỗ lực của đội dự án nội bộ là tối quan trọngđối với việc triển khai Bởi họ chính là những người phối hợp với đơn vị triển khai để xây dựng hệthống và cũng chính họ sau này sẽ là những người tiếp nhận, vận hành hệ thống Hãy lựa chọnnhững nhân viên am hiểu nghiệp vụ cũng như nắm rõ các vấn đề mà doanh nghiệp đang gặp phải đểtham gia vào đội dự án Cũng cần đảm bảo rằng đây là những người sẽ gắn bó lâu dài với doanhnghiệp

Trong thời gian triển khai dự án, tốt nhất hãy để họ tập trung duy nhất vào công việc triểnkhai, các công việc thường ngày nên chuyển giao cho những người khác

7- Đảm bảo có sự cam kết từ cấp lãnh đạo

Dự án ERP cần phải được định hướng từ trên xuống dưới, cần có người từ đội ngũ lãnh đạotham gia chỉ đạo, hỗ trợ hàng ngày Mâu thuẫn, hay đơn giản là sự không thống nhất có thể nảy sinhbất cứ lúc nào giữa thành viên hai đội dự án, đó là lúc cần sự dung hòa cũng như quyết đoán củalãnh đạo

8- Đảm bảo người dùng cuối được đào tạo đầy đủ

Việc triển khai chưa dừng lại sau khi đã thiết kế, cấu hình và cài đặt được hệ thống bởi hệthống không thể tự nó mà vận hành được, những người dùng cuối bao gồm đội ngũ quản trị hệ thống

và đội ngũ nhân viên tác nghiệp cần phải được đào tạo để sử dụng hệ thống đúng cách và hiệu quảnhất Việc đào tạo cần được thực hiện một các nghiêm túc, hướng dẫn lý thuyết phải gắn liền vớithực hành ngay trên máy Nếu có điều kiện doanh nghiệp nên đào tạo cho tất cả người dùng tuynhiên, trong một số trường hợp người dùng quá đông hay doanh nghiệp có nhiều quá nhiều chi

nhánh tại nhiều địa điểm khác nhau, có thể lựa chọn đào tạo những người chủ chốt, sau đó chínhnhững người này sẽ tiếp tục đào tạo lại cho người khác.

9- Đừng quên hệ thống các báo cáo

Hãy suy nghĩ về các hệ thống hiện tại và danh sách các báo cáo mà doanh nghiệp đang sửdụng trước khi triển khai ERP Liệu rằng đơn vị triển khai có thể cung cấp được tất cả các báo cáonày trên hệ thống ERP mới? Nếu được, sẽ mất bao nhiêu thời gian để phát triển tất cả các báo cáonày?

Doanh nghiệp thường có tâm lý tận dụng tối đa đơn vị triển khai để xây dựng và phát triển

hệ thống báo cáo nhiều nhất có thể, trong số đó có thể có những báo cáo thực sự không cần thiết.Điều này sẽ dẫn đến việc lãng phí nguồn lực của cả hai bên

10- Quản lý thay đổi hiệu quả

Một điều chắc chắn là sự ra đời của hệ thống mới sẽ ảnh hưởng đến nhiều khía cạnh trongdoanh nghiệp: các quy trình kinh doanh, thủ tục thay đổi dẫn đến vai trò của một số nhân sự sẽkhác… Do mỗi người đều có phản ứng khác nhau trước những thay đổi, nên đây sẽ là lúc doanhnghiệp cần có một chiến lược khéo léo để từng bước đưa ERP vào một cách “xuôi chèo, mát mái”

1.3.4 Quy trình triển khai ERP tại các doanh nghiệp Việt Nam

Trong khi việc áp dụng ERP còn chưa được phổ biến rộng rãi ở các doanh nghiệp Việt Nam,việc tuân thủ một cách bài bản quy trình khi triển khai, ứng dụng ERP là một yêu cầu hết sức cầnthiết để đảm bảo tính hiệu quả của công cụ

Nhìn chung việc triển khai áp dụng ERP vào doanh nghiệp cần trải qua bốn bước sau: xácđịnh nhu cầu doanh nghiệp; lựa chọn phần mềm và nhà cung cấp dịch vụ triển khai; triển khai và thửnghiệm ERP tại doanh nghiệp; phát triển hệ thống sau khi triển khai ERP

Bước 1: Xác định nhu cầu

Để đi đến quyết định lựa chọn và triển khai một giải pháp ERP hợp lý, phù hợp với tình hìnhdoanh nghiệp, doanh nghiệp cần xác định nhu cầu nghiệp vụ và nhu cầu kỹ thuật của hệ thống.Trước hết, doanh nghiệp tự hoạch định chiến lược thông qua việc thành lập nhóm chuyên trách vềtìm giải pháp ERP, trong đó người phụ trách chỉ đạo nên là một thành viên của ban lãnh đạo; xácđịnh hiện trạng doanh nghiệp, nhất là hiện trạng về CNTT; xác định chiến lược phát triển của doanhnghiệp trong vòng 3 năm Tiếp đó, cần tìm kiếm một nhà tư vấn có uy tín và kinh nghiệm về cácngành kinh doanh cũng như các phần mềm ERP Doanh nghiệp có thể đứng trước hai lựa chọn:

 Một đơn vị tư vấn độc lập sẽ hỗ trợ doanh nghiệp xác định nhu cầu, giúp doanh nghiệp đặt racác bài toán trong hồ sơ mời thầu, lựa chọn một cách trung lập sản phẩm và đối tác cung cấpdịch vụ triển khai, hỗ trợ Đôi khi nhà tư vấn còn là trọng tài cho những khuynh hướng chiếnlược khác nhau giữa các lãnh đạo công ty dựa trên mục đích chung của doanh nghiệp

 Công ty cung cấp gói sản phẩm ERP có thể tiến hành hỗ trợ tư vấn triển khai cho DN nhưmột nhà tư vấn độc lập với chi phí thấp hơn, thậm chí miễn phí nhưng có nhược điểm làthiếu khách quan do có thiên hướng tập trung về sản phẩm và dịch vụ mình cung cấp

Bước 2: Lựa chọn phần mềm và nhà cung cấp dịch vụ triển khai

Sau khi xác định được "bài toán ERP", doanh nghiệp cần lựa chọn phần mềm và nhà cungcấp dịch vụ triển khai Trong trường hợp doanh nghiệp mời nhà tư vấn độc lập, nhà tư vấn cần phảiquản lý quy trình mời thầu, chọn thầu một cách minh bạch, trong sáng và đem lại lợi ích lâu dài chodoanh nghiệp Tuy nhiên, phán quyết cuối cùng về giải pháp ERP được lựa chọn vẫn thuộc doanhnghiệp chứ không phải của nhà tư vấn Các doanh nghiệp nhỏ hơn có thể trao đổi với nhiều nhàcung cấp giải pháp trong các cuộc giới thiệu sản phẩm; đánh giá, so sánh, tự đưa ra sự lựa chọn hợp

lý nhất Để tránh lựa chọn sai giải pháp và nhà cung cấp, doanh nghiệp nên chú ý đến các lời khuyênsau đây:

 Đề cao sự phù hợp của giải pháp với doanh nghiệp của mình

 Giá cả không phải là tiêu chí quan trọng nhất

 Xem demo trình diễn sản phẩm của càng nhiều giải pháp càng tốt

 Lựa chọn các giải pháp linh hoạt, có khả năng thích ứng trong tương lai

 Tham khảo các ý kiến khách quan của các khách hàng đã và đang sử dụng sản phẩm

Bước 3: Triển khai và thử nghiệm ERP tại doanh nghiệp

Với sản phẩm đã lựa chọn, nhà quản lý thuê một nhà tư vấn giám sát hoặc trực tiếp quản lýviệc tiến hành triển khai và chạy thử nghiệm chương trình Các nhà thầu triển khai tiến hành cácbước sau:

 Chọn phương án triển khai phù hợp với hiện trạng của doanh nghiệp

 Thiết lập, đồng bộ, chỉnh sửa hoặc đổi mới hệ thống máy tính, mạng và các thiết bị phầncứng nếu có yêu cầu

 Kiểm tra tất cả các tính năng có trong giải pháp

 So sánh, đối chiếu chức năng hoạt động của phần mềm và các nghiệp vụ sản xuất – kinhdoanh thực tế

 Ghi nhận các lỗi và yêu cầu nhà cung cấp giải pháp giải đáp những điểm còn vướng mắc

Đây cũng là khoảng thời gian nguồn nhân lực trong doanh nghiệp được tiếp cận với nhữngyêu cầu quản lý mới, quy củ hơn; được đào tạo và huấn luyện để thích nghi với quy trình làm việchiện đại.

Bước 4: Phát triển hệ thống sau khi triển khai ERP

Nhằm hướng tới những giải pháp hỗ trợ, khai thác tối đa tính hiệu quả mà hệ thống ERP(ERP System Optimization) đang mang lại, công ty sẽ tổ chức đánh giá mức độ thành công của dự

án (thường là một năm sau khi kết thúc dự án) Một nhà tư vấn khác sẽ được đề nghị đảm nhậnnhững công việc sau đây:

 So sánh kết quả của dự án với mục đích ban đầu (kể cả về chi phí dự án cũng như những lợiích mà dự án mang lại)

 Chỉ ra các lợi ích của hệ thống mà công ty vẫn chưa khai thác đúng mức

 Lập kế hoạch triển khai các phân hệ cần thiết còn lại hoặc khảo sát cho việc triển khai các hệthống mở rộng (như CRM, SCM)

 Nâng cấp, cải tiến những chức năng đã có; mở rộng thêm những chức năng mới

1.4 Khái quát tình hình triển khai ERP tại Việt Nam hiện nay

Đương đầu với cuộc khủng hoảng kinh tế

Tất cả chúng ta đều biết cuộc khủng hoảng tài chính toàn cầu 2008-2009 là một cuộc khủnghoảng bao gồm sự đổ vỡ hàng loạt hệ thống ngân hàng, tình trạng đói tín dụng, tình trạng sụt giáchứng khoán và mất giá tiền tệ quy mô lớn ở nhiều nước trên thế giới, có nguồn gốc từ khủng hoảngtài chính ở Hoa Kỳ

Với Việt Nam, là một nước đi theo con đường kinh tế thị trường chưa lâu nên nếu nói là ảnhhưởng lớn lao và mang tính dây chuyền thì chưa phải mà ảnh hưởng trầm trọng đến kinh tế thìkhông đúng mà đâu đó có thể làm xói mòn niềm tin vào thị trường, các doanh nghiệp co cụm lại, bớtđầu tư tích trữ ngân lượng, cắt giảm liên tục để trụ vững và chống qua cơn bão

Đối với ERP, Đây là giải pháp mang tính chiến lược lâu dài của một doanh nghiệp Nókhông chỉ là việc trang bị để giải quyết những cái mang tính khó khăn tồn đọng mà là một chiếnlược , giống như kim chỉ nam quý báu để giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu và hướng tới nhữngđiều cao cả và tham vọng Đứng trước cuộc khủng hoảng Doanh nghiệp đứng trước 2 luồng suynghĩ chính cho việc đầu tư giải pháp ERP.Có thể chia làm 2 theo cách nhìn như sau:

Thứ nhất: Dừng đầu tư về giải pháp ERP, sử dụng ngân sách này để chống chọi với cuộc

khủng hoảng thiếu trầm trọng vốn Đồng thời chuyển kế hoạch này vào trạng thái không thời hạn.Câu trả lời thường là sau khi cuộc khủng hoảng kết thúc

Thứ hai: Các Doanh nghiệp lại chú tâm và đầu tư cho giải pháp ERP bởi họ có lý do như

sau Đây là giai đoạn khủng hoảng và là cơ hội để tự nhìn lại bản thân và cải tổ toàn bộ hệ thốngtrong đó có cả cắt giảm, tinh gọn và làm cho bộ máy được tinh nhuệ Mặt khác họ ý thức được mứcđầu tư của một giải pháp ERP là khổng lồ , vậy thì giai đoạn đầu tư lúc các nhà cung cấp khát dự án

sẽ đẩy giá cả về đáy và Doanh nghiệp được hưởng lợi

Đây là hai luồng suy nghĩ khi mà ít nhiều cuộc khủng hoảng kinh tế đã dần dần ảnh hưởngvào Việt Nam vào cuối năm 2008 đầu 2009 Lúc đó thị trường tài chính trở nên căng thẳng nếu nhưkhông muốn nói là hỗn loạn và rơi vào khủng hoảng trầm trọng Lúc đó được dự đoán có hàng ngànDoanh nghiệp đương đầu với việc phá sản Lúc này các nhà cung cấp và đối tác triển khai các giảipháp ERP cũng là một trong những đối tượng nằm trong tầm ngắm của thần chết vì không có dự án

để triển khai, không kiếm đâu ra được nguồn tài chính và phải tự xoay xở bằng vốn tự có và lãi suấtngân hàng Đâu đó các giải pháp nhỏ vẫn có thể bán được ra thị trường nhưng rõ ràng lúc đó sứcmua thực sự sụt rất mạnh Lúc đó tham khảo thị trường DN lớn và nhỏ thì trong 100 Doanh nghiệpchỉ mơi có 1 Doanh nghiệp quan tâm đến phần mềm chứ chưa rõ là ERP hay là loại gì khác Tìnhhình rất tồi tệ bệ rạc và khủng hoảng

Các nhà cung cấp làm gì?

Đứng trước tình thế đó các nhà cung cấp giải pháp trong tình trạng khát dự án, khát hợpđồng và áp lực nuôi quân, chi phí hàng tháng đè nặng lên đôi vai của các nhà cung cấp này Các giảipháp trong nước cũng được chào giá mềm hơn và gây lên một làn sóng giảm giá gần như là chungcho tất cả các sản phẩm Tuy nhiên các nhà cung cấp giải pháp Việt Nam họ vẫn còn một thị trườngrất tiềm năng đó là các Doanh nghiệp vừa và nhỏ, có một số đối tác đã chia nhỏ gói của họ ra bánvới giá mềm để đánh mạnh vào các thị trường tiềm năng này đồng thời có những chính sách kíchcầu thích ứng để chống chọi với một thị trường không sôi động lúc bấy giờ Các nhà cung cấp nàyluôn có môt danh sách các khách hàng khi sẵn sàng có một giá hợp lý và đúng thời điểm sẽ trở nêntiềm năng

Các đối tác cung cấp giải pháp nước ngoài thì trận chiến khốc liệt hơn khi nhu cầu thực sựcủa khách hàng thời điểm ấy gần như trả về số 0 Cũng có thể có rất nhiều khách hàng quan tâmnhưng đa số là xem xét cho các năm tiếp theo chứ không thể đầu tư ngay bây giờ Chính vì vậy cuộcchiến đấu diễn ra rất mạnh mẽ để tìm cách thắng dự án về mình Từ đó hình thành nên một thịtrường nhỏ và eo hẹp, những dự án ký được ở thời điểm này là hiếm Có thể 7-8 tháng trên thịtrường không nghe tiếng một dự án nào được ký kết Như vậy, các đối tác dựa vào các dự án cũ vàcác dự án có điểm rơi vào cuối năm trước để triển khai và nguồn thu cho năm nay và duy trì lực

lượng để tiếp tục chinh chiến.

Cũng thời điểm này một số NCC đứng trước tình trạng phá sản, tình hình tài chính khó khăntột độ và cố gồng gánh để qua cơn nạn Một số đối tác kêu gọi sự hợp tác và đầu tư từ các đối táctrong và ngoài nước để chia sẻ tài chính, có một số lại muốn bán lại cả công ty vì không thể khamnổi và đối chọi với tình hình tồi tệ như vậy Làn sóng này đôi lúc nhảy lên tột đỉnh với một số chàomời rất rõ ràng và có tiếng trên thị trường

Các hãng ERP thế giới có chính sách cắt giảm nhân sự và giảm hẳn các event PR sản phẩmhàng năm, từ các chi phí cố định hàng năm nay lại bị cắt giảm và giải trình một cách cẩn thận và đôikhi không diễn ra Chính sách giá cả được thương lượng với mức giá mà đến nay vẫn còn thèmthuồng, thi nhau chạy đủ doanh số và sẵn sàng hạ giá đến mức trung bình để có thể lấy được dự án

về cho mình

Bất ngờ vào cuối năm

Khoảng tháng 10 - 2009 khi cuộc khủng hoảng kinh tế dần dần được phục hồi trở lại Cácdoanh nghiệp Việt Nam dễ thở hơn với sự hỗ trợ của nhà nước cũng như các hệ thống tài chínhkhác Bên cạnh đó các doanh nghiệp lớn luôn lường trước được rủi ro và có những khoản dự phòng

để vượt sóng Có nhiều cách để duy trì tài chính trong doanh nghiệp như cắt giảm, đẩy mạnh cácquỹ dự phòng, Đối với các doanh nghiệp này ý thức được rằng việc đầu tư ERP xem như là mộtcông việc sớm muộn gì rồi cũng phải làm và nhân cơ hội này họ đã đầu tư một thể Cũng có doanhnghiệp tình hình tài chính không những không bị ảnh hưởng mà còn làm ăn phát đạt lên Như vậytạo nên một thị trường khá sôi động với nhu cầu của nhiều doanh nghiệp cần ERP giai đoạn cuốinăm này Một điều khá bất ngờ là thị trường bất động sản xuống dốc, xáo trộn, lãi vay cao nhưngtrong năm nay các công ty về bất động sản lại trang bị ERP nhiều nhất Điển hình là tập đoànNOVA bỏ ra gần 2 triệu USD để triển khai tổng thể cho toàn tập đoàn trong đó có riêng cho NOVALand với dự án Sunrise City hùng tráng Bên cạnh đó là Cty Phát triển nhà Thủ Đức cũng đầu tư gần

1 triệu USD cho SAP ERP, Tập Đoàn REE cũng tiêu tốn 500 ngàn USD, Sonadezi Châu Đức cũngđầu tư ERP hơn 400 ngàn USD.Đây là các công ty kinh doanh chuyên về bất động sản và các sảnphẩm tương tự Điều tạo nên bất ngờ lớn nhất là Tập đoàn Petrolimex bỏ ra gần 13 triệu USD đểtriển khai hệ thống ERP cho toàn tập đoàn từ Bắc đến Nam, dự án này đã tạo nên kỷ lục không chỉriêng ở Việt Nam mà có lẽ với cả khu vực Bên cạnh đó có nhiều tập đoàn công ty khác cũng đầu tưERP mạnh mẽ và điển hình như Tập đoàn Tân Hiệp Phát với dự án gần 3 triệu USD, Công ty chothuê tài chính II cũng đầu tư hơn 550 ngàn USD, Tập đoàn Concordia đầu tư hơn 2,8 Triệu USDtrong đó có ở Việt Nam Một số công ty khác nữa như Phạm Nguyên, Gtel, , Dawaco, Nguyên Bình,