Phân tích thực trạng và kinh nghiệm triển khai ERP tại Vinamilk.doc

Phân tích thực trạng và kinh nghiệm triển khai ERP tại Vinamilk

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ

BÀI THẢO LUẬN

Lớp : 1101ECOM0311Nhóm : 1

Môn : Quản trị tác nghiệp thương mại điện tử B2BBÀI THỨ NHẤT

ĐỀ TÀI THẢO LUẬN:

Phân tích thực trạng và kinh nghiệm triển khai ERP tại một doanh nghiệp Việt Nam.

Giáo viên hướng dẫn :

Thầy Trần Hoài Nam Thầy Nguyễn Minh Đức

Hà nội, năm 2011

Nhóm 1

Các thành viên :

1 Nguyễn Thị Vân Anh Thư ký 2 Trần Hoàng Anh Nhóm trưởng 3 Nguyễn Sơn Cương Thành viên 4 Tống Đức Cường Thành viên 5 Bùi Công Điển Thành viên 6 Nguyễn Văn Dinh Thành viên 7 Nguyễn Đoàn Đông Thành viên 8 Đàm Anh Dũng Thành viên 9 Hoàng Đình Duy Thành viên

Đề tài thảo luận :

Phân tích thực trạng và kinh nghiệm triển khai ERP tại một doanh nghiệp VN.

MỤC LỤC

Lời mở đầu

I. Cơ sở lý luận

1.1 Khái niệm ERP

1.2 Lịch sử hình thành và phát triển của ERP 1.3 Hệ thống kế hoạch hóa các nguồn lực ERP

1.4 Các yếu tố quyết định đến việc triển khai ERP thành công

1.4.1 Nguồn nhân lực1.4.2 Qui trình

1.4.3 Công nghệ1.4.4 Đầu tư

II. Phân tích thực trạng, kinh nghiệm triển khai và nhận xét ERP của doanh nghiệp Vinamilk

II.1 Giới thiệu công ty

II.1.1 Giới thiệu chungII.1.2 Hoạt động của công tyII.1.3 Mục tiêu

II.2 Hoạt động của công ty trước khi áp dụng hệ thống ERP

II.3 Hoạt động của công ty sau khi áp dụng ERP

II.3.1 Thực trạng triển khai

2.3.1.1 Thực trạng về công nghệ2.3.1.2 Thực trạng về qui trình2.3.1.3 Thực trạng về nhân lực2.3.1.4 Thực trạng về ngân sách

II.3.2 Nhận xét về việc triển khai ERP của VinamilkII.3.2.1 Lợi ích, thành công đạt được

II.3.2.2 Một số hạn chế

II.4 Kinh nghiệm triển khai

II.4.1 Khó khăn gặp phảiII.4.2 Lý do thành công

Kết luận

Bài làm

Lời mở đầu

Thời đại kinh tế mở cửa, cạnh tranh trở nên vô cùng gay gắt Nếu doanh nghiệp không tự thân tìm tòi, ứng dụng công nghệ vào sản xuất kinh doanh thì sẽ không thể tồn tại lâu dài trên thị trường Ngày nay việc ứng dụng công nghệ thông tin vào sản xuất trở nên phổ biến và là một yếu tố cần thiết không thể thiếu bởi vì có công nghệ thì mới tăng năng suất, giảm nhẹ khối lượng công việc tay chân, tiết kiệm thời gian, chi phí và cho thấy rõ ràng hiệu quả công việc.

ERP là viết tắt của từ tiếng Anh “Enterprise Resource Planning”, có nghĩa là “Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp” Có thể nói một cách đơn giản hơn, ERP chính là Hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp.

Theo ông Hoàng Minh Châu - Giám đốc Công ty FPT TP.HCM, có nhiều lợi ích đối với doanh nghiệp khi ứng dụng ERP Năng suất lao động sẽ tăng do các dữ liệu đầu vào chỉ phải nhập một lần cho mọi giao dịch có liên quan, đồng thời các báo cáo được thực hiện với tốc độ nhanh hơn, chính xác hơn DN có khả năng kiểm soát tốt hơn các hạn mức về tồn kho, công nợ, chi phí, doanh thu, lợi nhuận… đồng thời có khả năng tối ưu hóa các nguồn lực như nguyên vật liệu, nhân công, máy móc thi công… vừa đủ để sản xuất, kinh doanh.

Trong buổi tọa đàm về ứng dụng và triển khai ERP cho các doanh nghiệp, ông Nguyễn Văn Thảo, Phó tổng thư ký Phòng Thương mại Công nghiệp Việt Nam (VCCI), nhận định sức ép về cạnh tranh khi gia nhập WTO sẽ rất lớn và các doanh nghiệp Việt Nam có thể thua và bị loại khỏi cuộc chơi ngay trên sân nhà nếu không tự cải tổ "Đã đến thời điểm chúng ta tìm đường đưa CNTT vào doanh nghiệp và biến việc ứng dụng công nghệ trở thành thế mạnh chứ không phải gánh nặng", ông nói Vì vậy việc ứng dụng ERP vào hoạt động kinh doanh sản xuất là vô cùng quan trọng, Đặc biệt là các doanh nghiệp của Việt Nam trong nền kinh tế trên đà tăng trưởng như hiện nay

I.Cơ sở lý luận

I.1 Khái niệm ERP:

ERP (Enterprise Resource Planning) là một thuật ngữ được dùng liên quan đến mọi

hoạt động của doanh nghiệp, do phần mềm máy tính hỗ trợ và thực hiện các qui trình xử lý một cách tự động hoá, để giúp cho các doanh nghiệp quản lý các hoạt động then chốt, bao gồm: kế toán, phân tích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, hoạch định và quản lý sản xuất, quản lý quan hệ với khách hàng, quản lý nhân sự, theo dõi đơn hàng, quản lý bán hàng, v.v Mục tiêu tổng quát của hệ thống này là đảm bảo các nguồn lực thích hợp của doanh nghiệp như nhân lực, vật tư, máy móc và tiền bạc có sẵn với số lượng đủ khi cần, bằng cách sử dụng các công cụ hoạch định và lên kế

hoạch Một phần mềm ERP là một phần mềm máy tính cho phép công ty cung cấp và tổng hợp số liệu của nhiều hoạt động riêng rẽ khác nhau để đạt được mục tiêu trên Đặt điểm nổi bật của ERP là một hệ thống phần mềm sống có thể mở rộng và phát triển theo thời gian theo từng loại hình doanh nghiệp mà không làm ảnh hưởng đến cấu trúc của chương trình.

I.2 Lịch sử ra đời và phát triển của ERP:

Khái niệm ERP đã có từ những năm 60 Hồi đó ERP mới đóng vai trò như một hệ thống hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu cho sản xuất kinh doanh Kể từ đó tới nay, hệ thống ERP luôn mở rộng chức năng của mình trong vai trò quản lý doanh nghiệp với các giai đoạn sau:

Giai đoạn 1: Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu (MRP-Material Requiements

Planning) Ra đời từ những năm 60 với mục tiêu nhằm nâng cao hiệu quả trong công việc quản lý nguyên vật liệu mà cụ thể là tìm ra phương thức xử lý đơn đặt hàng nguyên vật liệu và các thành phần một cách tốt hơn với các câu hỏi như:

- Sản xuất cái gì?

- Để sản xuất những cái đó thì cần những gì? - Hiện nay đã có trong tay những gì?

- Những gì cần phải có nữa để sản xuất? Giai đoạn 2: Closed-loop MRP

Ở giai đoạn này không chỉ đơn thuần là hoạch định về nguyên vật liệu, hệ thống còn có một loạt các chức năng nhiệm vụ khác Hệ thống cung cấp các công cụ nhằm chỉ ra độ ưu tiên và khả năng cung ứng về nguyên vật liệu đồng thời hỗ trợ việc lập kế hoạch nguyên vật liệu cũng như việc thực hiện kế hoạch đó.

Sau khi thực hiện kế hoạch, hệ thống có khả năng nhận dữ liệu, dự trù và phản hồi ngược trở lại với kế hoạch Sau đó nếu cần thiết thì các kế hoạch có thể được sửa đổi nếu có điều kiện thay đổi theo hiệu lực của độ ưu tiên.

Giai đoạn 3: Hoạch định nguồn lực sản xuất – Manufacturing Resource Planning (MRPII)

Hoạch định cho sản xuất là kết quả trực tiếp theo và là sự mở rộng của giai đoạn Closed-Loop MRP Đây là một phương thức hoạch định tài nguyên của các công ty, nhà máy sản xuất có hiệu quả Ở giai đoạn này hệ thống đã chỉ ra việc hoạch định tới từng đơn vị,lập kế hoạch về tài chính và có khả năng mô phỏng khả năng cung ứng nhằm trả lời các câu hỏi như : cái gì sẽ… nếu”

Hệ thống có rất nhiều chức năng và được liên kết với nhau chặt chẽ: lập kế hoạch kinh doanh, lập kế hoạch hoạt động và bán hàng, kế hoạch sản xuất, kế hoạch tổng thể, hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu, hoạch định khả năng cung ứng và hỗ trợ thực hiện khả năng cung ứng nguyên vật liệu.

Kết quả của các chức năng tích hợp trên được thể hiện qua các bài báo cáo tài chính như kế hoạch kinh doanh, các báo cáo về cam kết mua hàng, ngân quỹ, dự báo kho

Giai đoạn 4a: Hoạch định nguồn nhân lực doanh nghiệp - Enterprise Resource Planning (ERP)

Đây là giai đoạn cuối trong quá trình phát triển ERP Về cơ bản thì ERP cũng giống như các quy trình kinh doanh ở phạm vi ngày càng rộng lớn hơn, quản lí hiệu quả hơn đối với doanh nghiệp có nhiều đơn vị, phòng ban Hệ thống tài chính được tích hợp chặt chẽ hơn Các công cụ dây chuyền cung ứng cho phép hỗ trợ các công ty kinh doanh đa quốc gia, … Mục tiêu của ERP: Giảm chi phí và đạt hiệu quả kinh doanh thông qua sự tích hợp các quy trình nghiệp vụ.

Với sự phát triển của Internet, ERP tiếp tục phát triển: Giai đoạn 4b: Inter-Enterprise Co-operation

Mục tiêu: tăng hiệu quả thông qua sự hợp tác dựa trên dây chuyền cung ứng (SCM) Khái niệm về Dây chuyền cung cấp (Supply Chain) được định nghĩa là quá trình từ khi doanh nghiệp tìm kiếm và mua nguyên vật liệu cần thiết, sản xuất ra sản phẩm, và đưa sản phẩm đó đến tay khách hàng Nói chung hệ thống phần mềm SCM sẽ phục vụ các công việc từ lập kế hoạch mua nguyên vật liệu, lựa chọn nhà cung cấp, đưa ra các quy trình theo đó nhà cung cấp sẽ phải tuân thủ trong việc cung cấp nguyên vật liệu cho doanh nghiệp, lập kế hoạch cho lượng hàng sản xuất, quản lý quá trình giao hàng bao gồm quản lý kho và lịch giao hàng, cho đến quản lý hàng trả lại và hỗ trợ khách hàng trong việc nhận hàng.

SCM là họ PM khó chuẩn hoá và định nghĩa nhất trong các hệ PM quản lý; một phần mềm SCM có thể chỉ nhắm vào một khâu trong cả dây chuyền cung cấp, như hệ thống quản lý bưu kiện của UPS hoặc Federal Express tập trung theo dõi bưu kiện khi chúng đi từ điểm trung chuyển này qua điểm trung chuyển khác; trong khi phần mềm mua hàng của General Electric tập trung vào việc đưa các yêu cầu về phụ kiện của GE lên mạng và tổ chức cho các nhà cung cấp trên khắp thế giới đấu thầu cung cấp Hệ thống ERP thông thường cũng cung cấp nhiều tính năng của SCM.

Các nhà sản xuất phần mềm SCM cũng phân tán và thường tập trung xây dựng sản phẩm chuyên sâu cho một khâu nào đó trong dây chuyền cung cấp.

Giai đoạn 4c: Collaborative Business

Mục tiêu: Giá trị được tạo ra thông qua sự cộng tác trong cộng đồng kinh doanh.

I.3 Hệ thống kế hoạch hóa nguồn lực (ERP):

Khi cố gắng máy tính hóa các qui trình kinh doanh, nhiều doanh nghiệp triển khai các hệ thống thông tin dựa trên những nhu cầu cá biệt của các quá trình kinh doanh đặc thù Trong nhiều trường hợp, điều này sẽ dẫn đến hình thành các hệ thống tách biệt, gây khó khăn cho việc chia sẻ thông tin, truyền tin xuyên suốt quá trình kinh doanh Cần thiết lập một hệ thống kế hoạch hóa các nguồn lực Vì thế mà ERP ra đời.

ERP là một bố các gói phần mềm module trên máy tính tự động hóa các tác nghiệp của đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp bao trùm gần như tất cả các quá trình kinh doanh nhằm mục đích nâng cao hiệu quả hoạt động và hiệu quả quản lý toàn diện của DN.

ERP không phải là phần mềm cá biệt hóa cho từng doanh nghiệp mà là một hệ thống phổ cập, được xây dựng từ thực tiễn kinh doanh tốt nhất Do vậy khi áp dụng phần mềm, doanh nghiệp nên thay đổi các qui trình kinh doanh của mình cho phù hợp với phần mềm và tận dụng được các ưu việt của hệ thống.

Điểm phân biệt cơ bản nhất của việc ứng dụng ERP so với các áp dụng nhiều phần mềm quản lý cho từng chức năng như kế toán, tài chính, nhân sự… là tính tích hợp ERP chỉ là một phần mềm duy nhất và các module của nó thực hiện các chức năng tương tự như các phần mềm quản lý rời rạc, nhưng các module có mối quan hệ chặt chẽ với nhau như các bộ phận trong cơ thể chúng ta ERP là phần mềm mô phỏng và quản lý các hoạt động của DN theo qui trình.

Tùy thuộc vào điều kiện cụ thể mà doanh nghiệp không nhất thiết phải triển khai cả hệ thống module.

Quá trình kinh doanh của các doanh nghiệp là khác nhau nhưng hệ thống ERP có khả năng tích hợp chúng vào một ứng dụng duy nhất và sử dụng cơ sở dữ liệu chung. > dễ dàng chia sẻ thông tin, cải thiện truyền thông.

I.4 Các yếu tố quyết định để triển khai ERP thành công:

Bao gồm 4 yếu tố cơ bản :

+ Quán triệt tư tưởng từ cấp lãnh đạo đến nhân viên thừa hành.

+ Lãnh đạo phải có tầm nhìn, chiến lược rõ ràng Nhân viên phải là những người có năng lực.

+ Tinh thần đoàn kết, phối hợp cùng thực hiện một mục tiêu chung + Thiết lập cơ chế giám sát, kiểm tra thực hiện một cách chặt chẽ.

1.4.2 Qui trình:

+ Thực hiện khảo sát, mô tả qui trình hiện tại của doanh nghiệp trước khi đưa vào triển khai ERP.

+ Áp dụng các qui trình chuẩn của ERP vào việc ứng dụng Qui trình này đã được nghiên cứu và áp dụng rộng rãi nên không thể tự ý thay đổi.

+ Lựa chọn nhà cung cấp phần mềm đáng tin cậy.

1.4.3 Công nghệ:

+ Lựa chọn ERP phù hợp với DN (cơ sở hạ tầng, trình độ công nghệ….)

+ Lựa chọn nhà cung cấp phần mềm ERP sao cho đảm bảo việc hướng dẫn triển khai, qui trình triển khai nhanh chóng, đúng tiến độ.

+ Giảm thiểu các chi phí bảo trì bảo dưỡng.

1.4.4 Ngân sách :

+ Lựa chọn ERP có khả năng đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp trong vòng 3-5 năm mà vừa đáp ứng được năng lực về khoản ngân sách đầu tư.

+ Thực hiện phân tích, đánh giá hiệu quả đầu tư một cách chi tiết, nghiêm túc trước khi đầu tư vào một hệ thống ERP.

II.Phân tích thực trạng, kinh nghiệm triển khai và nhận xét ERP của doanh nghiệp Vinamilk

II.1 Giới thiệu công ty:

II.1.1 Giới thiệu chung:

Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam (Vinamilk) được thành lập trên cơ sở quyết định số 155/2003QĐ-BCN ngày 01/10/2003 của Bộ Công nghiệp về việc chuyển Doanh nghiệp Nhà nước Công ty Sữa Việt Nam thành Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam Giấy Chứng nhận đăng ký kinh doanh Công ty số 4103001932 do Sở Kế hoạch và Đầu tư TP Hồ Chí Minh cấp ngày 20/11/2003 Trước ngày 01/12/2003, Công ty là doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc Bộ Công nghiệp Vốn điều lệ đăng ký hiện nay của công ty là 1.590 tỷ đồng, trong đó cổ đông Nhà nước chiếm 50,01% vốn cổ phần, cổ đông nội bộ chiếm 13,10% và cổ đông bên ngoài chiếm 36,89%

II.1.2 Hoạt động của công ty:

Ngành, nghề kinh doanh và các sản phẩm chính:

sản xuất và kinh doanh sữa hộp, sữa bột, bột dinh dưỡng, bánh, sữa tươi, sữa đậu nành, nước giải khát và các sản phẩm từ sữa khác Ngoài ra, công ty Vinamilk còn kinh doanh thực phẩm công nghệ, thiết bị phụ tùng, vật tư, hóa chất, nguyên liệu; kinh doanh nhà, môi giới cho thuê bất động sản; kinh doanh kho bãi, bến bãi; kinh doanh vận tải bằng ô tô, bốc xếp hàng hóa; sản xuất mua bán rượu, bia, đồ uống, thực phẩm chế biến, chè uống, cà phê rang – xay – phin – hòa tan; và sản xuất, kinh doanh một số ngành nghề khác theo phạm vi cho phép của pháp luật

II.1.3 Mục tiêu :

Tầm nhìn

“Trở thành biểu tượng niềm tin số một Việt Nam về sản phẩm dinh dưỡng và sức khỏe phục vụ cuộc sống con người “

Sứ mệnh

“Vinamilk cam kết mang đến cho cộng đồng nguồn dinh dưỡng tốt nhất, chất lượng nhất bằng chính sự trân trọng, tình yêu và trách nhiệm cao của mình với cuộc sống con người và xã hội”

Giá trị cốt lõi

Chính trực

Liêm chính, Trung thực trong ứng xử và trong tất cả các giao dịch.

Tôn trọng

Tôn trọng bản thân, tôn trọng đồng nghiệp Tôn trọng Công ty, tôn trọng đối tác Hợp

Tôn trọng các tiêu chuẩn đã được thiết lập và hành động một cách đạo đức

II.2Hoạt động của công ty trước khi triển khai ERP:

Công ty cổ phần sữa Việt Nam (Vinamilk) là một doanh nghiệp lớn trong ngành công nghiệp sản xuất sữa tại Việt Nam Chiếm khoảng 80% thị phần trong nước và còn hướng ra thị trường thế giới bằng việc xuất khẩu các sản phẩm Vinamilk sang các nước khu vực Trung Đông, Ba Lan, Đức, Đông Nam Á Với mạng lưới nhà phân phối rộng khắp Vì vậy mà quy trình sản xuất cũng như bộ máy tổ chức của Vinamilk vô cùng phức tạp Khi doanh nghiệp chưa ứng dụng ERP và hoạt động của công ty thì công ty gặp phải một số khó khăn như sau:

 Quy trình quản lý hàng hóa đầu vào và đầu ra cũng hoàn toàn thủ công, điều này đã dẫn đến một số hậu quả như lượng hàng tồn kho quá nhiều trong khi sản phẩm đầu ra lại tiêu thụ quá chậm hay việc sử dụng máy móc và công nhân đều chưa đạt hết công suất… tất cả những điều này đều đã gây ra tốn kém trong cả quá trình sản xuất của Vinamilk, trực tiếp ảnh hưởng đến lợi nhuận của công ty.

 Việc kiểm soát quá trình sản xuất, xử lý đơn đặt hàng, hạch toán chi phí chưa đồng bộ dẫn đến việc gia tăng chi phí sản xuất, chi phí lưu kho, hàng tồn kho  Trong hạch toán, kế toán thủ công Vinamilk vẫn thường gặp phải những sai

sót mà nhân viên thường mắc phải Với hạch toán theo kiểu thủ công, các cán bộ quản lý của Vinamilk cũng không dễ dàng gì khi kiểm tra các bước toán và các quy trình Lượng giấy tờ phải lưu trữ lớn, trong nhiều trường hợp không thể tránh khỏi việc mất mát hoặc hư hại.

 Hệ thống thông tin phân phối của Vinamilk chủ yếu được thực hiện giữa Công ty và các đại lý.

 Từ những lý do cụ thể này, Vinamilk đã tìm giải pháp và khắc phục một cách