Phân tích thực trạng và kinh nghiệm triển khai ERP tại một doanh nghiệp việt nam

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH - - TIỂU LUẬN THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ ĐỀ TÀI: Phân tích thực trạng kinh nghiệm triển khai ERP doanh nghiệp Việt Nam Họ tên : Phạm Thị Minh Thư MSSV : 1512210213 Lớp : TMA306.2.1617.1LT GV hướng dẫn : ThS Nguyền Thị Hồng Vân Hà Nội Tháng năm 2017 MỤC LỤC Lời mở đầu I Cơ sở lý luận 1.1Khái niệm ERP 1.2Lịch sử hình thành phát triển ERP 1.3Hệ thống kế hoạch hóa nguồn lực ERP 1.4Các yếu tố định đến việc triển khai ERP thành cơng 1.4.1 Nguồn nhân lực 1.4.2 Qui trình 1.4.3 Cơng nghệ 1.4.4 Đầu tư II Phân tích thực trạng, kỉnh nghiệm triển khai nhận xét ERP c doanh nghiệp Vinamilk 2.1Giới thiệu công ty 2.1.1 Giới thiệu chung 2.1.2 Hoạt động công ty 2.1.3 Mục tiêu 2.2Hoạt động công ty trước áp dụng hệ thống ERP 2.3Hoạt động công ty sau áp dụng ERP 2.3.1 Thực trạng triển khai 2.3.1.1 Thực trạng cơng nghệ 2.3.1.2 Thực trạng quỉ trình 2.3.1.3 Thực trạng nhân lực 2.3.1.4 Thực trạng ngân sách 2.3.2 Nhận xét việc triển khai ERP Vìnamilk 2.3.2.1 Lợi ích, thành cơng đạt 2.3.2.2 Mộtsổhạnchể 2.4Kinh nghiệm triển khai 2.4.1 Khó khăn gặp phải 2.4.2 Lý thành công Kết luận Lời mở đầu Thời đại kinh tế mở cửa, cạnh tranh trở nên vô gay gắt Nếu doanh nghiệp khơng tự thân tìm tòi, ứng dụng cơng nghệ vào sản xuất kinh doanh khơng thể tồn lâu dài thị trường Ngày việc ứng dụng công nghệ thông tin vào sản xuất trở nên phổ biến yếu tố cần thiết khơng thể thiếu có cơng nghệ tăng suất, gi ảm nhẹ khối lượng công việc tay chân, tiết kiệm thời gian, chi phí cho thấy rõ ràng hiệu cơng việc ERP viết tắt từ tiếng Anh “Enterprise Resource Planning”, có nghĩa “Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp” Có thể nói cách đơn giản hơn, ERP Hệ thống thơng tin quản lý doanh nghiệp Theo ơng Hồng Minh Châu - Giám đốc Cơng ty FPT TP.HCM, có nhi ều l ợi ích doanh nghiệp ứng dụng ERP Năng suất lao động tăng liệu đầu vào phải nhập lần cho giao dịch có liên quan, đồng thời báo cáo thực với tốc độ nhanh hơn, xác DN có khả kiểm soát tốt hạn mức tồn kho, cơng nợ, chi phí, doanh thu, lợi nhuận đồng thời có khả tối ưu hóa nguồn l ực nguyên vật liệu, nhân công, máy móc thi cơng vừa đủ để sản xuất, kinh doanh Trong buổi tọa đàm ứng dụng triển khai ERP cho doanh nghi ệp, ông Nguyễn Văn Thảo, Phó tổng thư ký Phòng Thương mại Cơng nghiệp Việt Nam (VCCI), nhận định sức ép cạnh tranh gia nhập WTO lớn doanh nghiệp Việt Nam thua bị loại khỏi chơi sân nhà không tự cải tổ "Đã đến thời điểm tìm đường đưa CNTT vào doanh nghiệp biến việc ứng dụng công nghệ trở thành mạnh gánh nặng", ơng nói Vì việc ứng dụng ERP vào hoạt động kinh doanh sản xuất vô quan trọng, Đặc biệt doanh nghiệp Việt Nam kinh tế đà tăng trưởng I Cơ sở lý luận 1.1Khái niêm ERP: - ERP (Enterprise Resource Planning) thuật ngữ dùng liên quan đến hoạt động doanh nghiệp, phần mềm máy tính hỗ trợ thực qui trình xử lý cách tự động hố, đ ể giúp cho doanh nghiệp quản lý hoạt động then chốt Bao g ồm: kế tốn, phân tích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, hoạch định quản lý sản xuất, quản lý quan hệ với khách hàng, quản lý nhân sự, theo dõi đơn hàng, quản lý bán hàng,… Đặt điểm bật ERP hệ thống phần mềm sống mở rộng phát triển theo thời gian theo loại hình doanh nghiệp mà khơng làm ảnh hưởng đến cấu trúc chương trình 1.2 Lịch sử đời phát triển ERP Khái niệm ERP có từ năm 60 Hồi ERP đóng vai trò hệ thống hoạch định nhu cầu nguyên yật liệu cho sản xuất kinh doanh Kể từ tới nay, hệ thống ERP ln mở rộng chức vai trò quản lý doanh nghiệp với giai đoạn sau: Giai đoan 1: Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu (MRP-Material Requiements Planning) Giai đoạn 2: Close – loop MRP Giai đoạn 3: Hoạch định nguồn lực sản xuất ( Manufacturing Resource Planning) Giai đoạn 4: Hoạch định nguồn nhân lực doanh nghiệp ( Enterprise Resource Planning) Giai đoạn 5: Inter – Enterprise Co-oporation Giai đoạn 6: Collaborative Bussiness 1.3 - Hệ thống kế hoạch hóa nguồn lực (ERP) ERP bố gói phần mềm module máy tính tự động hóa tác nghiệp đội ngũ nhân viên doanh nghiệp bao trùm gần tất trình kỉnh doanh nhằm mục đích nâng cao hiệu hoạt động hiệu quản lý toàn dỉện DN - ERP phần mềm cá biệt hóa cho doanh nghi ệp mà hệ thống phổ cập, xây dựng từ thực tiễn kinh doanh tốt Do áp dụng phèn mềm, doanh nghiệp nên thay đổi qui trình kinh doanh cho phù hợp với phần mềm tận dụng ưu việt hệ thống - Điểm phân biệt việc ứng dụng ERP so với áp dụng nhiều phần mềm quản lý cho chức kế tốn, tải chính, nhân tính tích hợp - Tùy thuộc vào điều kiện cụ thể mà doanh nghiệp không thiết phải triển khai hệ thống module - Quá trình kinh doanh doanh nghiệp khác hệ thống ERP có khả tích họp chúng vào ứng dụng sử dụng sở liệu chung.—> dễ dàng chia sẻ thông tin, cải thi ện truyền thông 1.4 Các yếu tố đinh đễ triển khai ERP thành công Bao gồm yếu tố : • Nguồn nhân lực • Qui trình • Cơng nghệ • Đầu tư 1.4.1 : Nguồn nhân lực: - Lãnh đạo phải có tầm nhìn, chiến lược rõ ràng - Nhân viên phải người có lực - Tinh thần đồn kết, phối họp thực mục tiêu chung - Thiết lập chế giám sát, kiểm tra thực cách chặt chẽ 1.4.2: Qui trình - Thực khảo sát, mơ tả qui trình doanh nghiệp trước đưa vào triển khai ERP - Áp dụng qui trình chuẩn ERP vào việc ứng dụng Qui trình nghiên cứu áp dụng rộng rãi nên tự ý thay đổi - Lựa chọn nhà cung cấp phần mềm đáng tin cậy 1.4.3: Công nghệ - Lựa chọn ERP phù hợp với DN (cơ sở hạ tầng, trình độ cơng nghệ) - Lựa chọn nhà cung cấp phần mềm ERP cho đảm bảo việc hướng dẫn triển khai, qui trình triển khai nhanh chóng, tiến độ 1.4.4: Qui trình - Lựa chọn ERP có khả đáp ứng nhu cầu doanh nghi ệp vòng 3-5 năm mà vừa đáp ứng lực khoản ngân sách đầu tư - Thực phân tích, đánh giá hiệu đầu tư cách chi ti ết, nghiêm túc trước đầu tư vào hệ thống ERP II.Phân tích thực trạng, kỉnh nghiệm triển khai nhận xét ERP doanh nghiệp Vỉnamỉlk 2.1 Giới thiệu công ty; 2.1.1 Giới thiêu chung: - Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam (Vinamilk) thành lập sở định số 155/2003QĐ-BCN ngày 01/10/2003 Bộ Công nghiệp việc chuyển Doanh nghiệp Nhà nước Công ty Sữa Việt Nam thành Công ty cổ phần Sữa Việt Nam Giấy Chứng nhận đăng ký kinh doanh Công ty số 4103001932 Sở Kế hoạch Đầu tư TP Hồ Chí Minh cấp ngày 20/11/2003 Trước ngày 01/12/2003, Cơng ty doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc Bộ Công nghiệp, vốn điều lệ đăng ký công ty 1.590 tỷ đồng, cổ đơng Nhà nước chiếm 50,01% vốn cổ phần, cổ đông nội chiếm 13,10% cổ đơng bên ngồi chiếm 36,89% 2.1.2 Hoạt động công ty: Ngành, nghề kinh doanh sản phẩm chính: - Sản xuất kinh doanh sữa hộp, sữa bột, bột dinh dưỡng, bánh, sữa tươi, sữa đậu nành, nước giải khát sản phẩm từ sữa khác Ngồi ra, cơng ty Vinamilk kinh doanh thực phẩm công nghệ, thiết bị phụ tùng, vật tư, hóa chất, ngun liệu; kinh doanh nhà, mơi giới cho thuê bất động sản; kinh doanh kho bãi, bến bãi; kinh doanh vận tải ô tô, bốc x ếp hàng hóa; sản xuất mua bán rượu, bia, đồ uống, thực phẩm chế biến, chè uống, cà phê rang - xay - phin hòa tan; sản xuất, kinh doanh s ố ngành nghề khác theo phạm vi cho phép pháp luật 2.1.3 Mục tiêu Tầm nhìn “Trở thành biểu tượng niềm tin sổ Việt Nam sản phẩm dinh dưỡng sức khỏe phục vụ sổng người “ Sứ mênh “Vinamilk cam kểt mang đển cho cộng đồng ngu ồn dinh d ưỡng t ốt nh ẩt, chẩt lượng trân trọng, tình yêu trách nhi ệm cao với sổng người xã hội ” 2.2 Hoạt động công ty trước triển khai ERP Công ty cổ phần sữa Việt Nam (Vinamilk) doanh nghiệp lớn ngành công nghiệp sản xuất sữa Việt Nam Chiếm khoảng 80% thị phần nước hướng thị trường giới việc xuất sản phẩm Vinamilk sang nước khu vực Trung Đông, Ba Lan, Đức, Đông Nam Á Vì mà quy trình sản xuất máy tổ chức Vinamilk vô phức tạp Khi doanh nghiệp chưa ứng dụng ERP hoạt động cơng ty cơng ty gặp phải số khó khăn sau: • Việc kiểm sốt q trình sản xuất, xử lý đơn đặt hàng, hạch tốn chi phí chưa đồng dẫn đến việc gia tăng chi phí sản xuất, chi phí lưu kho, hàng tồn kho • Trong hạch tốn, kế tốn thủ cơng Vinamilk thường gặp phải sai sót mà nhân viên thường mắc Lượng giấy tờ phải lưu trữ lớn, nhiều trường hợp tránh khỏi việc mát hư hại • Hệ thống thơng tin phân phối Vinamilk chủ yếu thực gi ữa Công ty đại lý ■=> Từ lý cụ thể này, Vinamilk tìm giải pháp khắc phục cách có hiệu tình trạng việc sử dụng hệ th ống thông tin hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP 2.3 Hoạt động công ty sau áp dụng ERP: 2.3.1 Thực trạng việc triển khai ERP Vinamilk: - Để đáp ứng nhu càu ngày cao người tiêu dùng, th ời gian qua, Vinamilk không ngừng đổi cơng nghệ, đầu tư dây chuyền máy móc thiết bị đại, nâng cao công tác quản lý chất lượng sản phẩm Năm 1999, Vinamilk áp dụng thành công Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 9002 áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế 9001:2000 - phiên giới Bên cạnh đó, Vinamilk tập trung đầu tư mạnh vào công nghệ thông tin ứng dụng thành công phần mềm quản trị doanh nghiệp tổng thể ERP Oracle EBS lli, phần mềm SAP CRM (Hệ quản trị quan hệ khách hàng) BI (Hệ thống thông tin báo cáo) 2.3.1.1 Thực trạng Cơng nghệ: • Ứng dụng ERP trình phân phối đổi với Vinơmiỉk - Quản lý kênh phân phối thách thức doanh nghiệp Hệ thống vận hành có hiệu khơng giúp quy trình quản lý chặt chẽ, cung cấp dịch vụ rộng khắp, kịp thời mà cách tiếp cận người tiêu dùng nhanh nhằm tạo ưu cạnh tranh doanh nghiệp thị trường - Nhờ ứng dụng CNTT, Vinamilk quản lý có hiệu kênh phân phối sản phẩm = Vinamilk ứng dụng đồng thời ba giải pháp ERP quốc tế Oracle, SAP Microsoft Làm để làm chủ tích hợp ba giải pháp? • Thay đổi quy trình phân phối - Vinamilk số doanh nghiệp Việt Nam ứng dụng gỉảỉ pháp quản tộ mối quan hệ với khách hàng (Customer Relationship Management-CRM) SAP Đây dự án giai đoạn hai ừong việc ữiển khai ERP công ty Sau tám tháng, dự án ERP giai đoạn hai nghiệm thu phần lõi (SAP CRM) sau tri ển khaỉ đán 40 nhà phân phối dự kiến tất nhà phân phối khác tích hợp vào hệ thống • Ứng dụng EPR kế tốn • Mơ hình ứng dụng ERP ngành dịch vụ Ngân Hàng - Với hệ thống máy chủ chạy phần mềm SAP CRM trung tâm, sở liệu quản lý tập trung (Master Data), tích hợp theo chuẩn sấ liệu ngày từ nhà phân phối, từ hệ thống máy PDA cầm tay di động từ nhân viên bán hàng Một hệ thống thông tin tập trung báo cáo tình trạng kho, hàng, doanh thu, cơng nợ nhà phân phối Trên sở đó, nhân viên trung tâm cổ thể phân tích tình hỉnh tiêu thụ hàng để đưa hướng xử lý, tiêu lên kế hoạch phân phối hàng xác - Tại Vinamilk, Net Weaver tích họp thơng tin từ hệ thống ERP sử dụng Oracle EBS với hệ thống Solomon sử dụng nhà phân phối ứng dụng PDA cho nhân viên bán hàng Ba ứng dụng NetWeaver tích họp thành hệ thống (Business Warehouse-BW) để phục vụ cho hệ thống báo cáo thông minh, giúp ban lãnh đạo có thơng tin xác trực tuyến tình hình hoạt động kinh doanh tồn quốc 2.3.1.2 - Thực trạng quy trình: Q trình triển khai ERP Vinamilk thực chất trải qua đợt Vì thế, tồn cơng ty Vinamilk có tình trạng nơi sử dụng ERP, n chưa có ERP nên phát sinh vấn đề hệ th ống báo cáo, ều hành cơng ty Bên cạnh phân hệ ERP chính, Vinamilk tiếp nhận hệ thống phần mềm trích xuất liệu thông minh BI (Business Intelligence) cho phân hệ Pythis phải lập trình 300 biểu mẫu báo cáo theo quy trình Vinamilk Đây tài sản trí tuệ lớn thu từ dự án - Phòng CNTT Vinamilk thành lập với 26 nhân viên chia thành nhiều nhóm: nhóm hỗ trợ máy tính, nhóm mạng, nhóm máy chủ- sở liệu, nhóm lập trình nhóm hỗ trợ Solomon (Solomon phần mềm microsoft) - Qui trình triển khai ERP tuân theo qui trình chuẩn ERP áp dụng rộng rãi doanh nghiệp sản xuất-thương mại giúp đỡ tận tình nhà triển khai Pythis, công ty tư vấn độc lập KPMG, nhà cung cấp giải pháp Oracle đặc biệt tạo điều kiện tối đa từ ban lãnh đạo Vinamilk 2.3.1.3 - Thực trạng nhân lực : Vinamilk có quán triệt tư tưởng từ cấp lãnh đạo tới nhân viên 10 thừa hành tâm thay đổi giai đoạn đầu giai đoạn vơ khó khăn Nhưng nhà quản trị nhân viên vượt qua thử thách, kiên trì thực mục tiêu - Cơng ty có phương án triển khai nhằm đào tạo nguồn nhân lực vận hành hệ thống cách cử nhóm người có trình độ, có lực đào tạo, huấn luyện - Về cấu tổ chức cơng ty, ngồi việc nâng cao kiến thức nhân viên, hệ thống đáp ứng tốt nhu cầu người sử dụng Việc quản lý trở nên tập trung, xuyên suốt, có thừa hưởng kịp thời 2.3.1.4 - Thực trạng ngăn sách: Để triển khai hệ thống ERP doanh nghiệp phải xác định tốn m ột khoản ngân sách lớn Chi phí lớn ngân sách chi tiêu cho ERP nằm phần triển khai Xác định trước khoản mục chi phí giúp việc triển khai đảm bảo tiến độ chất lượng, không, dễ bị sa lầy thất bại Chi phí triển khai phần mềm ERP gồm nhiều mục, tùy thuộc vào nhà triển khaiễ Tuy nhiên, chi phí thường chi phí quyền, hỗ trợ triển khai, tư vấn, bảo trì vận hành hệ thống Ngồi chi phí cho hạ tầng ứng dụng CNTT nói chung phần cứng, hạ tầng mạng - Hiện Việt Nam có doanh nghiệp lớn, hoạt động ổn định bỏ khoản ngân sách lớn để đầu tư xây dựng hệ thống ERP Còn chưa có doanh nghiệp vừa nhỏ Việt Nam triển khai - Từ năm 2002 đến nay, Vinamilk đầu tư cho hệ thống CNTT tổng cộng triệu USD.( Một khoản lớn đầu tư cho hệ th ống ERP) 2.3.2 2.3.2.1 Nhân xét viêc triển khai ERP Vinamilk: Lợi ích, thành cơng đạt được: 11 - Sau tháng yận hành ERP tồn cơng ty, Vinamilk có th ể s b ộ kết luận hiệu ứng dụng Hệ thống giúp công ty thực chặt chẽ, tránh rủi ro cơng tác kế tốn; với phân cấp, phân quyền rõ ràng, cơng tác tài - kế tốn thuận lợi nhiều so với trước Các khâu quản lý kho hàng, phân phối, điều hành doanh nghiệp, quan hệ khách hàng sản xuất công ty quản lý tốt hơn, giảm đáng kể rủi ro; bán hàng phân phối có nhịp nhàng, uyển chuyển hơn; chức theo dõi tiến hành theo thời gian thực - Trình độ nhân viên CNTT Vinamilk nâng cao so với trước Hạ tầng CNTT kiện toàn, đồng bộ, chuẩn hố củng cố Bà Trang (Phó giám đốc cơng ty) cho biết, từ năm 2002 đến nay, Vinamilk đầu tư cho CNTT tổng cộng triệu USD (trong có phần ERP) khẳng định, nhờ có đầu tư sâu, rộng nên Vinamilk đủ sức tiếp thu giải pháp lớn - Về cấu tổ chức cơng ty, ngồi việc nâng cao kiến thức nhân viên, hệ thống đáp ứng tốt nhu cầu người sử dụng Việc quản lý trở nên tập trung, xuyên suốt, có thừa hưởng kịp thời - Vinamilk đặc biệt thành công kênh phân phối Các nhà phân phối kết nối trực tiếp vào hệ thống qua đường truyền Internet sử dụng chương trình SAP, kết nối theo hình thức offline sử dụng phần mềm Solomon Microsoft 2.3.2.2 - Một số hạn chế Thiếu nguồn nhân sự: Khi triển khai ERP, nguồn nhân lực chiếm vị trí hàng đầu Khơng riêng Vinamilk mà hầu hết tất doanh nghiệp triển khai ERP gặp khó khăn vấn đề nhân sựễ Đặc biệt Nguồn nhân lực thiếu kiến thức chun mơn ERP Vì mà hầu hết doanh nghiệp phải cử nhân viên đào tạo, tập huấn 12 - Chi phí đầu tư lớn: Tuy Vinamilk doanh nghiệp lớn hàng đầu Việt Nam, ERP hệ thống đắt tiền doanh nghiệp, Vinamilk tốn khoản chi phí lớn cho việc đầu tư 2.4 Kinh nghiệm triền khai 2.4.1 - Khó khăn Tuy Pythis doanh nghiệp chuyên cung cấp giải pháp phần mềm Việt Nam khả đáp ứng Pythis cho tồn q trình ERP Vinamilk chưa đủ - Những số liệu từ khách hàng nhà cung cấp đưa vào thông qua hệ thống nhập tay từ nhân viên nghiệp vụ nhận chứng từ nhân viên nghiệp vụ đối tác Do vậy, có độ trễ thiếu xác - Chi phí để đầu tư cho ERP để đưa vào hoạt động hồn chỉnh tương đối lớn không lực phần cứng, phần mềm mà lực người - Vinamilk muốn sử dụng hệ thống ERP khơng phải đầu tư cho sở hạ tầng mà phải trọng đến nguồn nhân lực có đủ trình độ để triển khai hệ thống Nguồn nhân lực phải am hiểu tình hình chung Vinamilk mà phải đủ khả vận hành hệ thống - Ngoài ra, điểm đặc biệt Vinamilk công ty ứng dụng đồng thời ba giải pháp ERP quốc tế Oracle, SAP, Microsoft  Do đó, làm cách để kết họp giải pháp cách thách thức 2.4.2 Lý thành công - Sự cam kết hỗ trợ mạnh mẽ ban lãnh đạo Vinamilk - định hướng đến 13 - Đội ngũ CNTT Vinamilk chuyên nghiệp, làm việc qui củ - Ngồi ra, dự án hỗ trợ hệ thống quản lý sản xuất Vinamilk, nhà cung cấp giải pháp Oracle Kết Luận Bài học từ kinh nghiệm triển khai : + Lựa chọn giải pháp + Lựa chọn đơn vị triển khai + Lập kế hoạch dự án cách cẩn thận + Tập trung vào lợi ích xác định + Lựa chọn đội dự án với thành viên phù họp + Đảm bảo có cam kết từ cấp lãnh đạo + Hạ tầng CNTT cần phải đồng hóa, chuẩn hóa củng cố 14 ... sách đầu tư - Thực phân tích, đánh giá hiệu đầu tư cách chi ti ết, nghiêm túc trước đầu tư vào hệ thống ERP II .Phân tích thực trạng, kỉnh nghiệm triển khai nhận xét ERP doanh nghiệp V nam lk 2.1... dụng hệ thống ERP 2.3Hoạt động công ty sau áp dụng ERP 2.3.1 Thực trạng triển khai 2.3.1.1 Thực trạng công nghệ 2.3.1.2 Thực trạng quỉ trình 2.3.1.3 Thực trạng nhân lực 2.3.1.4 Thực trạng ngân sách... tính tích hợp - Tùy thuộc vào điều kiện cụ thể mà doanh nghiệp không thiết phải triển khai hệ thống module - Quá trình kinh doanh doanh nghiệp khác hệ thống ERP có khả tích họp chúng vào ứng