Thương mại điện tử phân tích thực trạng kinh nghiệm triển khai ERP của CÔNG TY VISSAN

Trong thời kỳ này để tồn tại và phát triển, phát huy vai trò chủ đạo của thành phần kinh tế Nhà nước, Công ty đã chủ động chuyển hướng sản xuất, mạnh dạn đầu tư trang thiết bị, lấy thị t

Trường Đại Học Ngoại Thương Khoa Quản Trị Kinh Doanh

=======  ======

TIỂU LUẬN

Thương mại điện tử

Phân tích thực trạng kinh nghiệm triển khai ERP

của CÔNG TY VISSAN

Người thực hiện: Nguyễn Đức Thắng

MSV: 1211110582

Lớp tín chỉ: TMA306.2.1617.1LT

Giảng viên hướng dẫn:Ths Nguyễn Thị Hồng Vân

Hà Nội, 28/03/2017

Mục lục

LỜI MỞ ĐẦU 2

CHƯƠNG 1.SƠ LƯỢC VỀ HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC (ERP) 3

CHƯƠNG 2: ỨNG DỤNG ERP TẠI CÔNG TY VISSAN 5

2.1 Giới thiệu công ty VISSAN 5

2.1.1 Tổng quan về Công ty VISSAN 5

2.1.2 Ngành nghề kinh doanh 6

2.1.3 Phương hướng tương lai 6

2.1.4 Phương thức hoạt động 7

2.2 Phân tích thực trạng ứng dụng phần mềm trong công ty VISSAN 7

2.2.1 Thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin tại công ty VISSAN 7

2.2.2 Những nhân tố tác động đến việc ứng dụng ERP 9

CHƯƠNG 3: BÀI HỌC KINH NGHIỆM 13

KẾT LUẬN 16

TÀI LIỆU THAM KHẢO 17

LỜI MỞ ĐẦU

Trong thời đại kinh tế mở của hiện nay, canh tranh giữa các doanh nghiệp ngày càng trở lên gay gắt Nếu doanh nghiệp không chịu tìm tòi, ứng dụng công nghệ vào sản xuất kinh doanh thì không thể tồn tại lâu dài trên thị trường được Ngày nay việc ứng dụng công nghệ thông tin vào sản xuất ngày càng trở nên phổ biến và là một yếu

tố không thể thiếu bởi vì có công nghệ thì mới tăng năng suất, giảm nhẹ khối lượng công việc tay chân, tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả doanh nghiệp

ERP là viết tắt của từ Enterprise resource planning là hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, một mô hình ứng dụng công nghệ thông tin vào vào quản lý hoạt động kinh doanh, thu thập dữ liệu, lưu trữ, phân tích diễn giải Nói một cách đơn giản hơn ERP là hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp Hiện nay, đối với các doanh nghiệp thì hệ thống kế hoạch hóa nguồn lực doanh nghiệp ( ERP ) cũng đã không còn xa lạ Tuy nhiên, để có thể sử dụng được thành thục ERP thì doanh nghiệp cần phải có một đội ngũ nhân viêc giàu kinh nghiệm, năng lực

Thực tế cho thấy ở Việt Nam, khi triển khai ERP ở các doanh nghiệp, thực tế cho thấy rằng, có 70% trong số ấy không thành công 30% còn lại là thành công hoặc chỉ thành công 1 phần Điều đó có nghĩa là triển khai ERP là công việc vô cùng khó khăn, cần có chiến lược cụ thể, sự chuẩn bị kỹ lưỡng về nhiều mặt

Và sự thành công về ERP của VISSAN cũng có thể một phần nào cho ta tháy được những kinh nghiệm và bài học qua công cuộc áp dụng ERP của VISSAN

CHƯƠNG 1.SƠ LƯỢC VỀ HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC (ERP)

Hoạch Định Nguồn Lực Doanh nghiệp (tiếng Anh: Enterprise Resource Planning – ERP)

là một hệ thống dùng để hoạch định tài nguyên trong một tổ chức, một doanh nghiệp Một hệ thống ERP điển hình là nó bao hàm tất cả những chức năng cơ bản của một tổ chức Tổ chức đó có thể là doanh nghiệp, tổ chức phi lợi nhuận, tổ chức phi chính phủ…

Một phần mềm ERP, nó tích hợp những chức năng chung của một tổ chức vào trong một hệ thống duy nhất Thay vì phải sử dụng phần mềm kế toán, phần mềm nhân sự-tiền lương, quản trị sản xuất song song, độc lập lẫn nhau thì ERP gộp tất cả vào chung 1 gói phần mềm duy nhất mà giữa các chức năng đó có sự liên thông với nhau

Một phần mềm ERP cần phải thể hiện được tất cả các chu trình kinh doanh Việc tích hợp một cách xuyên suốt và từ bỏ các giải pháp cô lập dẫn đến một hệ thống được trung tâm hóa trở lại mà qua đó các tài nguyên có thể được quản lí bởi toàn bộ doanh nghiệp

Các chức năng tiêu biểu của một phần mềm hoạch định tài nguyên doanh nghiệp bao gồm:

 Lập kế hoạch, dự toán

 Bán hàng và quản lí khách hàng

 Sản xuất

 Kiểm soát chất lượng

 Kiểm soát nguyên vật liệu, kho, tài sản cố định

 Mua hàng và kiểm soát nhà cung ứng

 Tài chính – Kế toán

 Quản lí nhân sự

 Nghiên cứu và phát triển

Bên cạnh đó, do tính dây chuyền và phức tạp của hệ thống ERP, các doanh nghiệp cung cấp giải pháp ERP còn hỗ trợ khách hàng thông qua dịch vụ tư vấn, thiết kế theo đặc thù của doanh nghiệp

Một hệ thống ERP có thể được mô tả qua sơ đồ sau:

CHƯƠNG 2: ỨNG DỤNG ERP TẠI CÔNG TY VISSAN

2.1 Giới thiệu công ty VISSAN

2.1.1 Tổng quan về Công ty VISSAN

Công ty TNHH MTV Việt Nam Kỹ Nghệ Súc Sản (VISSAN) là Công ty thành viên của Tổng Công ty Thương Mại Sài Gòn, được thành lập từ những ngày đầu giải phóng Miền Nam và thống nhất đất nước Công ty TNHH MTV Việt Nam Kỹ Nghệ Súc Sản hoạt động trong lĩnh vực công nghệ giết mổ gia súc, đảm bảo các tiêu chuẩn vệ sinh, cung cấp thịt tươi sống cho nhu cầu của nhân dân Thành phố trong thời kỳ nền kinh tế còn theo cơ chế bao cấp Sau đó, Công ty đã tham gia xuất khẩu thịt đông lạnh sang thị trường Liên Xô và các nước Đông Âu chủ yếu là dưới hình thức Nghị định thư

Vào những năm cuối của thập niên 80 do tình hình chính trị và kinh tế trên thế giới

có nhiều biến động ảnh hưởng lớn đến các hoạt động xuất khẩu đồng thời Đảng và Nhà nước có chủ trương chuyển đổi sang nền kinh tế thị trường, xóa bao cấp Trong thời kỳ này để tồn tại và phát triển, phát huy vai trò chủ đạo của thành phần kinh tế Nhà nước, Công ty đã chủ động chuyển hướng sản xuất, mạnh dạn đầu tư trang thiết bị, lấy thị trường nội địa làm đòn bẩy phát triển, đa dạng hoá sản phẩm, mở rộng kênh phân phối, xây dựng chiến lược sản phẩm, giá cả phù hợp với thị hiếu và thu nhập của người dân

Do đó, sau khi chuyển sang cơ chế thị trường đến nay Công ty đã không ngừng phát triển

về quy mô cũng như các lĩnh vực sản xuất Trước đây, Công ty chỉ đơn thuần là giết mổ

và phân phối thịt gia súc thì hiện nay, Công ty mở rộng sang các ngành chế biến thực phẩm, rau quả, chăn nuôi, đầu tư tài chính, xây dựng thành công thương hiệu “ VISSAN”, tạo được uy tín lớn trên thị trường thực phẩm tươi sống và chế biến, là một trong những đơn vị chế biến thực phẩm hàng đầu trên cả nước Một số sản phẩm chế biến

đã được xuất khẩu sang các nước Đông Âu và Châu Á… Mặc dù số lượng còn ít tuy nhiên đây là thị trường tiềm năng, Công ty sẽ tập trung đầu tư trong thời gian sắp tới nhất

là thị trường Việt Nam và sẽ tham gia với các tổ chức kinh tế thế giới và khu vực

2.1.2 Ngành nghề kinh doanh

Hoạt động của công ty chuyên về sản xuất, chế biến và kinh doanh các sản phẩm thịt heo, trâu, bò, thịt gia cầm tươi sống và đông lạnh, hải sản, sản phẩm thịt nguội cao

cấp theo công nghệ của Pháp, sản phẩm xúc xích thanh trùng theo công nghệ của Nhật Bản, sản phẩm chế biến theo truyền thống Việt Nam, sản phẩm đóng hộp, trứng gà, vịt; kinh doanh các mặt hàng công nghệ phẩm và tiêu dùng khác; sản xuất kinh doanh heo giống, heo thịt, bò giống, bò thịt; sản xuất, kinh doanh thức ăn gia súc; dịch vụ kỹ thuật

về chăn nuôi heo, bò; kinh doanh ăn uống; kinh doanh nước trái cây, lương thực chế biến; sản xuất kinh doanh rau củ quả các loại, rau quả chế biến, các loại gia vị và hàng nông sản

Sản phẩm của VISSAN hiện nay đã có chỗ đứng vững chắc trên thị trường, với doanh thu và thị phần chiếm lĩnh VISSAN được xem như một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh ngành súc sản và rau củ quả đứng đầu cả nước

2.1.3 Phương hướng tương lai

Với chiến lược mở rộng và phát triển không ngừng, trong thời gian tới công ty sẽ tiếp tục phát triển thị trường nội địa, đưa sản phẩm tiếp cận thị trường thế giới và sẵn sàng hợp tác với các đối tác trong và ngoài nước trong các lĩnh vực:

- Thương mại và phát triển xuất nhập khẩu

- Sản xuất và kinh doanh các sản phẩm chế biến từ thịt, rau củ quả; thực phẩm đóng hộp; thủy hải sản…

- Nhập khẩu và kinh doanh hương liệu, phụ gia, phụ liệu cho ngành thực phẩm chế biến

- Sản xuất và kinh doanh heo giống, heo hậu bị, heo thịt

- Sản xuất, chế biến và kinh doanh thức ăn gia súc, các chế phẩm phục vụ chăn nuôi, dịch vụ, kỹ thuật về chăn nuôi heo

- Định hướng tìm kiếm thị trường giai đoạn hội nhập kinh tế thế giới trong

đó đặc biệt chú trọng đến những thị trường tiềm năng như Campuchia, Lào, Myanmar và một thị trường của đông đảo kiều bào tại Mỹ, châu Âu hết sức gắn bó với những sản

phẩm mang hương vị của quê hương như chả giò, giò lụa, lạp xưởng…

2.1.4 Phương thức hoạt động

Phương thức kinh doanh linh hoạt, tinh thần sẵn sàng hợp tác và quan tâm đến quyền lợi của đối tác kinh doanh

Công ty VISSAN là doanh nghiệp dẫn đầu trong việc cung cấp nhu cầu tiêu thụ thịt heo, trâu, bò và rau củ quả tại Thành phố Hồ Chí Minh

VISSAN đã xây dựng được một mạng lưới hệ thống phân phối bao gồm: Chi nhánh tại Thành phố Hà Nội, Chi nhánh tại Thành phố Đà Nẵng, các Cửa hàng Thực phẩm Quận, Cửa hàng Giới Thiệu Sản Phẩm, Siêu thị và đại lý phân phối rộng khắp cả nước

2.2 Phân tích thực trạng ứng dụng phần mềm trong công ty VISSAN

2.2.1 Thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin tại công ty VISSAN

Việc ứng dụng công nghệ thông tin trở thành một yêu cầu cấp thiết đối với các doanh nghiệp hiện nay, nhất là đối với các doanh nghiệp lớn với quy trình quản lý phức tạp, nhiều quy trình Công ty VISSAN từ lâu đã nhận thức được điều đó và cố gắng triển khai phần mềm tại Công ty

Năm 2009, Công ty triển khai phần mềm bán hàng Xman, bắt đầu đi vào sử dụng

từ năm 2010 và đến nay phần mềm hoạt động tương đối ổn định áp dụng cho một số bộ phận phòng ban trong Công ty (Phòng Kinh doanh thực phẩm tươi sống, Phòng kinh doanh thực phẩm chế biến, khu trữ lạnh – các kho), toàn bộ hệ thống cửa hàng giới thiệu sản phẩm của Công ty và của khối cửa hàng Quận – Trạm, các dữ liệu từ các cửa hàng có thể kết xuất về công ty để theo dõi Tuy nhiên, do là phần mềm mới và chỉ phục vụ cho công tác bán hàng nên hiện nay Công ty vẫn còn sử dụng phần mềm ứng dụng cũ là Foxpro ở một số bộ phận để phục vụ cho công tác quản lý tài chính – kế toán Ví dụ: Phòng Kinh doanh thực phẩm tươi sống, Phòng kinh doanh thực phẩm chế biến, khu trữ lạnh –các kho và Phòng Tài chính – kế toán Với hệ thống công nghệ thông tin hiện hành, Công ty VISSAN đang gặp nhiều khó khăn trong công tác quản lý, không linh hoạt trong việc tận dụng tối đa cơ hội thị trường, việc điều hành sản xuất kinh doanh chưa được chuẩn hóa và xuyên suốt

Hiện nay, trong quá trình phát triển hoạt động sản xuất kinh doanh, mở rộng mạng lưới phân phối và bán lẻ bao phủ hầu hết các địa bàn trên cả nước, việc đổi mới công nghệ thông tin trở thành một nhu cầu cấp thiết đối với công tác quản lý của Công ty VISSAN, nhất là công tác quản lý Tài chính – Kế toán

Trong thời gian qua, Phòng TC-KT Công ty VISSAN vẫn sử dụng công cụ thủ công Excel là chủ yếu trong việc ghi chép, hạch toán và báo cáo tài chính – kế

toán Điều này gây ra khó khăn trong quá trình thu thập, tổng hợp số liệu, lập các báo cáo nhanh về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, tình hình tài chính của Công ty trình Ban Tổng Giám Đốc Công ty nhằm đưa ra những quyết định kịp thời Mặt khác, việc kiểm tra dữ liệu kế toán, tổng hợp số liệu và làm báo cáo hợp nhất rất phức tạp gây ảnh hưởng đến tính kịp thời, chính xác, đầy đủ trong công tác kế toán Cụ thể:

- Có sự chồng chéo công việc trong nhân viên giữa các Phòng ban hoặc trong cùng một Phòng ban, không có sự kế thừa dữ liệu, gây lãng phí thời gian và nguồn lực;

- Kế toán thủ công, hay sử dụng excel thường mắc phải những sai sót trong quá trình tính toán hay hạch toán;

- Cần nhiều nhân lực trong công tác quản lý khi hệ thống Cửa hàng giới thiệu sản phẩm ngày càng mở rộng;

- Khó khăn trong việc kiểm soát và lưu trữ chứng từ với khối lượng lớn;

- Khó quản lý Tiền - Hàng – Công nợ;

- Khả năng hỗ trợ ra quyết định, hoạch định thấp: không cập nhật kịp thời doanh thu, chi phí, lợi nhuận, dòng tiền theo từng Đơn vị trực thuộc cũng như toàn Công

ty

Bên cạnh đó, việc di dời khu vực Văn phòng Công ty đến Khu công nghiệp Tân Tạo, còn các xưởng sản xuất đến Long An sẽ triển khai trong thời gian tới Vì thế, vấn đề liên kết thông tin giữa hai khu vực này cũng là một trong những vấn đề quan tâm hàng đầu, Công ty dự kiến ứng dụng công nghệ thông tin, nhất là các phần mềm quản lý mang tính nhất quán toàn bộ hệ thống, liên kết dữ liệu một cách chặt chẽ giữa các bộ phận, phòng ban, Đơn vị ở hai khu vực này

Tuy nhiên, với quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh như hiện nay và những vấn

đề mang tính lịch sử để lại ví dụ như hệ thống phần cứng hiện có của Công ty chưa đủ đáp ứng, trình độ công nghệ thông tin của nhân viên còn thấp và bảo mật thông tin sau khi triển khai thì ứng dụng công nghệ thông tin không phải là vấn đề có thể thực hiện một cách nhanh chóng mà cần có thời gian cũng như kế hoạch cụ thể để triển khai

2.2.2 Những nhân tố tác động đến việc ứng dụng ERP

2.2.2.1 Môi trường vĩ mô

- Môi trường kinh tế: Tốc độ tăng trưởng của nền kinh tế Việt Nam ổn định, sức mua ngày càng gia tăng nên để Công ty có thể nâng cao khả năng quản lý cũng như cạnh tranh thì việc ứng dụng ERP là điều vô cùng quan trọng => áp lực thay đổi

- Công nghệ: Cơ sở hạ tầng về Công nghệ hiện nay của nước ta đang phát triển với tốc độ rất nhanh, hiện nay Việt Nam đã có đủ điều kiện để ứng dụng các chương chương trình quản lý chuẩn quốc tế, đây là điều kiện thuận lợi cho Công ty trong việc ứng dụng => thuận lợi trong việc thay đổi

2.2.2.2 Môi trường vi mô

- Đối thủ cạnh tranh: hiện nay đối thủ cạnh trong trong lĩnh vực của Công ty ngày càng nhiều trong đó có đối thủ rất mạnh đến từ Thái Lan là CP, đây là một công ty lớn có nguồn lực tài chính mạnh và được tổ chức rất quy củ nên tham gia vào thị trường rất lâu sau Vissan nhưng hiện nay đang vươn lên chiếm lĩnh thị trường rất nhanh do đó Công ty Vissan cần phải nhanh trong triển khai ERP để chuẩn hóa việc quả lý, nâng cao khả năng cạnh tranh => áp lực thay đổi

- Nhà cung cấp và khách hàng: Hiện nay nhà cung cấp và khách hàng của Vissan ngày một nhiều và yêu cầu ngày càng cao, không chỉ về chất lượng mà còn cả các chính sách của Công ty, nên để có thể quản lý được tốt mối quan hệ với các nhà cung cấp

và khách hàng Công ty cần áp dụng ERP => áp lực thay đổi

2.2.2.3 Môi trường nội bộ

- Đặc điểm Công ty: Vissan là một Công ty 100% vốn nhà nước trực thuộc tổng công ty thương mại Sài Gòn (SATRA), tuy là một công ty độc lập có lợi nhuận cao trong kinh doanh nhưng tất cả các hoạt động của Công ty đều phải xin ý kiến từ Công ty

mẹ, đây là một điều hết sức bất cập trong công tác quản lý Công ty, mang nặng tính hành chính và thiếu linh hoạt trong quản lý Việc thực hiện dự án ERP phải làm công văn, giải trình để xin sự chấp thuận từ Công ty mẹ sau đó mới được triển khai, qua các bước phải báo cáo điều chỉnh rất mất thời gian Tuy nhiên do là Công ty nhà nước nên có được sự

hỗ trợ về mặt kinh phí, Công ty mẹ đã duyệt đề án và hỗ trợ kinh phí cho việc ứng dụng ERP tại Vissan.=> thuận lợi và khó khăn trong việc triển khai ERP

- Quy mô Công ty: Vissan là một Công ty đã thành lập rất lâu, có quy mô lớn với nhiều chi nhánh, nhà xưởng tại nhiều địa phương khác nhau, có những vùng cơ sở hạ tầng về công nghệ thông tin còn hạn chế nên việc ứng dụng ERP đồng bộ cho toàn công

ty là việc rất khó khăn => khó khăn trong triển khai ERP

- Lãnh đạo Vissan: ban giám đốc Công ty nhận ra được áp lực trong việc cần phải ứng dụng ERP trong Công ty và quyết tâm cao trong việc triển khai đề án này tuy nhiên do có nhiều công việc phải giải quyết nên không thể sâu sát trong việc triển khai đề

án dẫn đến tiến độ triển khai rất chậm => thuận lợi trong triển khai ERP

- Cơ sở hạ tầng: Hiện nay cơ sở hạ tầng về công nghệ thông tin tại Vissan khá nghèo nàn, ứng dụng nhiều phần mềm quản lý khác nhau tại các phòng bản bộ phận VD: Bộ phận sản xuất dùng foxpro, bộ phận kho dùng access, bộ phận kinh doanh dùng Xmen.=> khó khăn trong triển khai ERP

- Nhân viên Công ty: Hiện nay trong công ty đang có nhiều luồng ý kiến khác nhau trong việc triển khai ERP, một bộ phận rất ủng hộ ERP (phòng kế toán, phòng kinh doanh, phòng tổ chức) và có các phòng ban phản đối việc ứng dụng ERP (phòng hành chính, bộ phận xưởng) Thêm vào đó trình độ nhân viên của Công ty chưa cao, đa

số nhân viên đều đã lớn tuổi nên việc tiếp cận ERP khó khăn Một số nhân viên của Công

ty thể hiện sự chống đối thẳng thắn do sự động chạm về mặt quyền lợi khi triển khai ERP

- Đối tác triển khai: Do đặc điểm quản lý của Công ty khác với các doanh nghiệp khác nên Công ty lựa chọn Fast là đối tác cung cấp ERP do phần mềm của Fast có thể tùy chỉnh theo yêu cầu quản lý của Công ty chứ không phải là chuẩn hóa theo tiêu chuẩn quốc tế

- Chi phí: Đây là một dự án với chi phí lớn nên được bàn bạc rất nhiều dẫn tới tốn thời gian và bị ảnh hưởng bởi sự trượt giá

Ngoài những nhân tố nêu trên, tại Vissan còn có một số vấn đề ảnh hưởng việc triển khai ERP: