kinh nghiệm triển khai ERP
Trang 1Chương 1 - Tổng quan về ERP
Tổng quan về ERP – Enterprice Resouces Planning
1.1.Định nghĩa.
Phần mềm hệ thống hoạch định nguồn
lực doanh nghiệp - ERP, là hệ thống giải
pháp công nghệ tích hợp toàn bộ hoạt
động của các phòng ban cũng như chức
năng của toàn bộ công ty vào một hệ
thống duy nhất nhằm đáp ứng những
nhu cầu cụ thể của các chứng năng kinh
doanh
Một phần mềm ERP là một phần mềm
máy tính cho phép công ty cung cấp và
tổng hợp số liệu của nhiều hoạt động
riêng rẽ khác nhau để đạt được mục tiêu trên Đặt điểm nổi bật của ERP là một hệ
thống phần mềm sống có thể mở rộng và phất triển theo thời gian theo từng loại hình doanh nghiệp mà không làm ảnh hưởng đến cấu trúc của chương trình
Phần mềm ERP rất linh động trong việc cài đặt các phân hệ theo yêu cầu doanh nghiệp Các doanh nghiệp có thể yêu cầu cài đặt một vài phân hệ mà doanh nghiệp cần, các phân hệ còn lại còn lại có thể cài đặt sau mà không ảnh hưởng đến hệ thống ERP còn có chế độ phân quyền người sử dụng linh động ngay trên giao diện sử dụng người quản trị Có chế độ bảo mật an toàn
1.2.Vai trò và lợi ích của ERP đối với doanh nghiệp
ERP là một công cụ chiến lược giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực quản trị, tạo được khả năng cạnh tranh với sự tích hợp tất cả quá trình kinh doanh và tối ưu hoá các nguồn lực doanh nghiệp từ nguồn nhân lực, vật lực, tài lực cho đến hệ thống thông tin
Trang 2Có 5 lý do chính khẳng định doanh nghiệp nên sử dụng hệ thống ERP
• Tích hợp thông tin tài chính:
Các bộ phận kinh doanh khác nhau có thể có các phương thức hoạt động khác nhau ERP sẽ tạo ra một hệ thống chung duy nhất giữa các bộ phận kinh doanh trong toàn doanh nghiệp
• Tích hợp thông tin về đơn đặt hàng:
Với ERP, DN có thể kiểm soát các đơn đặt hàng dễ dàng hơn khi các đơn đặt hàng rải rác ở các hệ thống khác nhau mà không được kết nối
• Chuẩn hoá và cải tiến quá trình sản xuất
ERP sẽ chuẩn hoá các quy trình và phương thức hoạt động để tự động hoá một số bước trong quá trình sản xuất nhằm tiết kiệm được thời gian và nâng cao năng suất cho DN
• Giảm bớt hoá đơn
ERP giảm bớt hoá đơn thông qua việc giúp người sử dụng lập kế hoạch phân phát sản phẩm tới khách hàng tốt hơn, giảm khâu đánh giá sản phẩm cuối cùng ở kho và nơi nhận hàng
• Chuẩn hoá thông tin nhân sự
Đối với các doanh nghiệp vừa và lớn có nhiều đơn vị kinh doanh, ERP có thể cung cấp một phương thức đơn giản, thống nhất để thực hiện hoạt động quản lý nhân sự sao cho hiệu quả và tiết kiệm
1.3.Quy Trình triển khai và ứng dụng ERP
Hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp (ERP - Enterprise Resource Planning) tận dụng sức mạnh của máy tính và công nghệ để “gánh” giúp doanh nghiệp những công
Trang 3việc mang tính lặp đi lặp lại mà nếu con người thực hiện sẽ dễ phát sinh sai sót Tuy nhiên, để áp dụng ERP thành công doanh nghiệp cần tuân thủ các bước cơ bản sau
1.3.1 Xác định mục tiêu - lập kế hoạch
Tìm hiểu bản thân là bước đầu tiên và quan trọng nhất quyết định kết quả ứng dụng ERP Phải hiểu rõ chức năng, nhiệm vụ, mối quan hệ giữa các phòng ban và hiện trạng các phần mềm đang sử dụng thì doanh nghiệp mới có thể xác định được cần máy tính làm thay những việc gì và ở mức độ nào
Mọi thành viên trong doanh nghiệp cần tham gia vào quá trình này Ban giám đốc cần cho biết hiện tại họ sử dụng những báo cáo nào để ra quyết định Người phụ trách các phòng ban cần ghi lại các mối quan hệ và các thông tin trao đổi với nhau trong quá trình làm việc Cả những nhân viên trực tiếp tác nghiệp cũng cần liệt kê các loại thông tin hằng ngày họ tiếp nhận, cách xử lý thông tin và những tình huống cần sửa đổi thông tin phát sinh từ thực tế
Ngoài sổ sách, giấy tờ, hầu hết các công ty đều đã ứng dụng các phần mềm khác nhau để quản lý kế toán - tài chính, vật tư, bán hàng Doanh nghiệp cũng cần nghiên cứu những chương trình này, cụ thể là tìm hiểu cách lưu trữ dữ liệu, cách xử lý - khai thác thông tin và giới hạn về tính năng của chúng Từ đây, doanh nghiệp hoặc nhà cung cấp giải pháp ERP mới biết những phần mềm nào có thể tận dụng hay phải thiết
kế mới
Nghiên cứu về các phần mềm doanh nghiệp đang sử dụng cũng giúp ích khi doanh nghiệp tích hợp chúng vào hệ thống ERP mới Trong trường hợp phải thiết kế mới toàn bộ, sự hiểu biết này cũng sẽ giúp doanh nghiệp hình dung được các bước phải làm để di chuyển dữ liệu từ các phần mềm cũ sang hệ thống mới
Hiểu biết về bản thân mới chỉ là điều kiện cần để ứng dụng thành công ERP Điều kiện đủ là doanh nghiệp cần tối ưu hóa quy trình làm việc trước khi xây dựng hệ phần mềm ERP
Trang 4Việc xây dựng và triển khai một hệ thống gồm nhiều phần mềm cho toàn bộ các hoạt động kinh doanh đương nhiên sẽ tác động lớn đến doanh nghiệp Nếu chỉ tìm hiểu những quy trình hiện có rồi xây dựng các phần mềm theo những quy trình
đó, doanh nghiệp chỉ mới dừng ở bước “nhờ” máy tính làm thay những gì họ đang làm Để nâng cao năng lực sản xuất - kinh doanh, bản thân doanh nghiệp phải cải tiến các quy trình quản lý, nghiệp vụ trước Máy tính và phần mềm chỉ là công cụ hỗ trợ cho hoạt động kinh doanh
Tóm lại, mục tiêu của bước đầu tiên để tiến đến ERP không chỉ là tìm hiểu cặn kẽ cách doanh nghiệp vận hành Đó còn là việc nghiên cứu những giải pháp cải tiến, chuẩn hóa các quy trình hoạt động đã có và đưa ra các quy trình quản lý mới nếu cần thiết
1.3.2 Lựa chọn nhà cung cấp - lập kế hoạch
Khi đã hiểu rõ mình cần gì, doanh nghiệp mới bắt đầu tiến hành bước thứ hai -chọn người thực hiện Rõ ràng, doanh nghiệp có thể tự xây dựng hệ thống ERP cho riêng mình, nếu bộ phận CNTT có đủ khả năng Nếu không, phải nhờ đến nhà cung cấp giải pháp ERP Các nhà cung cấp thường có hai loại giải pháp: “đóng gói” và
“may đo” Các yếu tố doanh nghiệp cần lưu ý khi chọn nhà cung cấp là nhà cung cấp phải xác định được giới hạn của bài toán quản lý, nhân viên triển khai hiểu rõ tính năng của sản phẩm và phải có quy trình quản lý dự án - kiểm thử sản phẩm tốt
Khi đã chọn được đối tác, doanh nghiệp cần chú ý tránh các vấn đề về phía mình có thể gây cản trở quá trình chuyển đổi sang hệ phần mềm ERP Chẳng hạn, doanh nghiệp chưa định rõ được các quy trình, không nhất quán trong yêu cầu và chưa thiết lập được mối quan hệ giữa các bộ phận Ngoài ra, cũng cần chú ý chuẩn bị
dữ liệu đầy đủ và chuẩn bị tâm lý để nhân viên ở các bộ phận hợp tác tốt với nhà cung cấp giải pháp
1.3.3 Chuẩn hóa quy trình và dữ liệu
Đối với một phần mềm ERP, việc chuẩn hóa quy trình là triển khai các đề xuất cải tiến ở bước một Đó có thể là chỉnh sửa các tính năng có sẵn để đáp ứng đặc
Trang 5thù của một ngành, của doanh nghiệp hoặc viết thêm hệ thống xử lý thông tin riêng theo yêu cầu của doanh nghiệp và theo quy định của pháp luật
Cụ thể, nhà cung cấp sẽ quyết định các biểu mẫu, báo cáo nào trong giải pháp của họ phù hợp với doanh nghiệp, cái nào cần bổ sung các mục thông tin cho phù hợp với tình hình doanh nghiệp Họ có thể bổ sung thông tin để hoàn chỉnh một số biểu mẫu, báo cáo mà doanh nghiệp đang sử dụng Ngoài ra, nhà cung cấp cũng sẽ xây dựng mới các biểu mẫu, báo cáo Việc chuẩn hóa dữ liệu bao gồm việc chuyển
dữ liệu từ các phần mềm cũ sang hệ thống ERP mới và đưa các dữ liệu phát sinh hàng ngày vào cơ sở dữ liệu
1.3.4 Chạy thử
Chạy thử trước khi chính thức đưa vào hoạt động là để kiểm tra xem chương trình có chạy đúng với các số liệu giả định hay không Hơn nữa, các chỉnh sửa, bổ sung mới triển khai cũng cần được kiểm tra xem có phối hợp nhịp nhàng với các thành phần khác của hệ thống hay không Ngoài ra, việc chạy thử còn giúp doanh nghiệp đánh giá tính tiện ích và tính ổn định của chương trình nhằm giảm thiểu những rắc rối có thể phát sinh về sau
1.3.5 Huấn luyện sử dụng
Thông thường, nhà cung cấp giải pháp sẽ tổ chức các buổi huấn luyện sử dụng cho doanh nghiệp, cụ thể là cho ban giám đốc, các nhân viên trực tiếp tác nghiệp và nhân viên quản trị hệ thống
Lãnh đạo doanh nghiệp và nhân viên quản trị hệ thống sẽ tìm hiểu mô hình tổ chức thông tin, quy trình xử lý thông tin, khả năng của các chương trình, cách tổ chức đảm bảo thông tin, các yếu tố ảnh hưởng và cách khai thác hệ thống Ngoài ra, nhân viên quản trị còn học cách phát triển thêm các ứng dụng để mở rộng hệ thống, các biện pháp an toàn - an ninh dữ liệu và cách quản trị các chương trình, hệ điều hành và cơ sở dữ liệu Các nhân viên khai thác hệ thống sẽ học cách nhập liệu, chỉnh sửa dữ liệu và cách sử dụng có hiệu quả
Trang 6Chương 2 - Thực trạng, kinh nghiệm triển khai ERP của công ty SAVIMEX
2.1.Giới thiệu về công ty SAVIMEX
Công ty Savimex được thành lập ngày 29/8/1985 với tên gọi là Công ty hợp tác kinh tế và xuất nhập khẩu với Lào (Saigon– Vientianne import export company, viết tắt là Savimex), bắt đầu việc kinh doanh của mình bằng hoạt động hợp tác với Lào
để khai thác gỗ xuất khẩu và cung cấp cho Lào và hàng công nghiệp tiêu dùng ở TP.HCM.1/6/2001 Savimex đã trở thành Công ty Cổ phần và ngay năm sau đã niêm yết trên thị trường Chứng khoán (ngày 09/5/2002) Savimex
là một tổng công ty gồm 4 thành viên và một văn phòng với 28 phòng, ban và 12 xưởng sản xuất, chuyên sản xuất đồ gỗ xuất khẩu và kinh doanh địa ốc
Website chính thức: http://www.savimex.com
Tên chính thức: Công ty Cổ Phần Hợp tác Kinh tế và XNK Savimex
Tên giao dịch bằng tiếng Anh: Savimex Corporation
Mã chứng khoán giao dịch SAV
Trụ sở chính: 194 Nguyễn Công Trứ, Quận 1, TP Hồ Chí Minh
Điện thoại: (84-8) 8292806 / (84-8) 299821/ (84-8) 8292917
Fax: (84-8) 8299642
Từ năm 1997 đến 2005 công ty đã đưa vào ứng dụng thành công phần mềm Oracle E-Business Suite cho công tác quản lý của công ty
Phần mềm Oracle E-Business Suite (Special Edition), gồm 05 phân hệ :
1 Oracle Financials (Tài chính)
2 Oracle Inventory Management (Tồn kho)
3 Oracle Purchasing (Mua hàng)
Trang 74 Oracle Order Management (Bán hàng)
5 Oracle Discrete Manufacturing (Sản xuất)
Ngoài ra, Công ty cũng đã triển khai ứng dụng phần mềm quản lý nhân sự và tiền lương, tích hợp với hệ thống ERP
2.2 Tổng quan về Oracle và giải pháp ERP Oracle EBS
2.2.1.Tổng quan về Oracle
Oracle được Larry Ellision cùng Bob Miner và Ed Oates thành lập ngày 16/06/1977 tại Redwood Shores, California (Mỹ) với tên ban đầu là Software Development Laboratories (SDL), đến nay Công ty Oracle (Oracle Corporation -NASDAQ: ORCL) đã trở thành một trong những công ty phần mềm lớn nhất thế giới Oracle có văn phòng ở hơn 145 nước (trong đó có Việt Nam) với hơn 50.000 nhân viên trên toàn thế giới
Doanh số của Oracle giữ vững ở mức hơn 10 tỉ đô la Mỹ/năm Sản phẩm chính của Công ty là hệ quản trị CSDL, công cụ phát triển ứng dụng CSDL và phần mềm quản trị doanh nghiệp tổng thể (ERP) cùng với các dịch vụ tư vấn, đào tạo, hỗ trợ liên quan
Ngày nay, các sản phẩm của Oracle đã trở thành các công nghệ nền hàng đầu trên thế giới như Oracle Database 10g (g: grid - tính toán lưới) hay Oracle Application Server 10g Bên cạnh đó là các bộ công cụ thiết kế và phát triển ứng dụng Oracle Designer, Oracle Developer (gồm cả Oracle Forms, Oracle Reports, Oracle Discoverer, Oracle JDeveloper…) cũng trở nên rất phổ biến
Trang 8Ngoài ra, một mảng sản phẩm mà Oracle đã và đang rất chú trọng phát triển chính là phần mềm quản trị doanh nghiệp tổng thể (ERP) Ngoài việc đầu tư cho sản phẩm của mình là Oracle eBusiness Suite, Oracle cũng đang tiếp tục duy trì các sản phẩm ERP của PeopleSoft (bị Oracle mua vào cuối năm 2004) và J.D Edwards (bị PeopleSoft mua năm 2003) với tên là Oracle’s PeopleSoft Enterprise và Oracle’s JD Edwards EnterpriseOne Oracle cũng đã tuyên bố sẵn sàng mua Siebel - một công ty ERP lâu đời khác Vị thế của Oracle trên thị trường ERP đã được khẳng định và ngày càng được củng cố, phát triển
2.2.2 Tổng quan về giải pháp ERP Oracle EBS
2.2.2.1.Giới thiệu về hệ thống giải pháp ERP Oracle EBS
Oracle E-Business Suite là một trong những giải pháp ERP gồm các ứng dụng quản trị doanh nghiệp cho phép quản lí hiệu quả và tự động hóa tất cả các mảng nghiệp vụ:
kế toán tài chính, thương mại dịch vụ, sản xuất, cung ứng, vật tư hàng hóa…
Oracle là hãng tiên phong trong việc áp dụng những công nghệ tiên tiến vào ứng dụng quản trị doanh nghiệp Cụ thể là:
Năm 1997, giải pháp Oracle là giải pháp ERP đầu tiên hỗ trợ Internet
Năm 1998, lần đầu tiên Oracle đưa ra ứng dụng tự phục vụ (self-service)
Năm 2000, giải pháp Oracle là bộ ứng dụng quản trị doanh nghiệp đầy đủ, triển khai tập trung trên một mô hình dữ liệu duy nhất
Năm 2003, Oracle tạo bước đột phá trong công nghệ Báo cáo phân tích (BI) Song song với việc sớm hoàn thiện Release 12, Oracle đang thực hiện một dự án có tên là Oracle Fusion nhằm tích hợp tất cả những tính năng ưu việt nhất của các giải pháp Oracle eBusiness Suite, Peoplesoft, J.D Edward để xây dựng nên bộ ứng dụng hoàn hảo (dự kiến năm 2008 sẽ có Fusion Applications Suite)
Trang 9Hiện nay, Oracle đã
có hơn 26.000 khách
hàng trên toàn thế
giới sử dụng giải pháp
Oracle E-Business
Suite, trong đó 94% khách hàng đang sử dụng Release 11i Từ những năm
1997-1998, đã có những doanh nghiệp Việt Nam mạnh dạn đầu tư triển khai giải pháp Oracle như Vietnam Airlines hay Toyota Vietnam Nhưng phải đến những năm gần đây thì mới ngày càng có nhiều doanh nghiệp Việt Nam đầu tư triển khai Oracle E-Business Suite, chẳng hạn như các công ty mía đường Bourbon và Lam Sơn, tập đoàn sản xuất và kinh doanh gạch men Prime Group, tập đoàn kinh doanh ô tô, xe máy, bất động sản Gami Group, công ty nhựa Tân Tiến hay cửa sổ nhựa Euro Window… Đặc biệt, với sự kí kết hợp đồng Xây dựng hệ thống thông tin quản lí Kho bạc và ngân sách (TABMIS - dự án do Ngân hàng thế giới tài trợ hơn 54 triệu USD) với IBM Business Consulting Services vào tháng 12/2005, Chính phủ Việt Nam đã chính thức lựa chọn triển khai giải pháp Oracle để hiện đại hóa hệ thống quản lí tài chính công của mình
2.2.2.2.Giới thiệu các phân hệ chính của Oracle E-Business Suite
1 Financials - Kế toán tài chính
Trang 102 Procurement - Quản lí mua sắm
3 Logistics - Cung ứng
4 Order Management - Quản lí bán hàng
5 Manufacturing - Quản lí sản xuất
6 Human Resources - Quản trị nhân sự
7 Projects - Quản lí dự án
8 Planning & Scheduling - Lập kế hoạch
9 Intelligence - Báo cáo phân tích
10 Maintenance Management - Quản lí bảo dưỡng
2.2.2.3.Những đặc điểm chính của giải pháp Oracle
Đầy đủ các phân hệ nghiệp vụ
Oracle E-Business Suite có đầy đủ các phân hệ
kho, Mua sắm, Bán hàng, Quản lí dự án, Quản lí
sản xuất…
Tích hợp hoàn toàn - Dữ liệu tập trung
Các phân hệ được xây dựng theo thiết kế tổng thể với mô hình dữ liệu thống nhất và trên một CSDL duy nhất Dữ liệu được quản lí tập trung, đầy đủ, chia sẻ, thống nhất
và xuyên suốt toàn bộ doanh nghiệp
Tự động hóa quy trình tác nghiệp
Trang 11Vận hành theo quy trình nghiệp vụ, hoàn toàn tích hợp giữa các phân hệ, chia sẻ việc nhập liệu cho các cán bộ nghiệp vụ ngay khi nghiệp vụ ban đầu phát sinh, tăng cường kiểm soát luồng dữ liệu
Kiến trúc và công nghệ tiên tiến
Kiến trúc 3 lớp (máy trạm, ứng dụng và CSDL), môi trường và kiến trúc tính toán Internet CSDL và nền công nghệ hàng đầu thế giới của Oracle, hầu như không giới hạn về khối lượng lưu trữ và xử lí dữ liệu
An toàn, bảo mật cao
An ninh và an toàn dữ liệu rất cao, phân quyền phù hợp với vai trò, vị trí và nhiệm vụ của mỗi cá nhân, đơn vị
2.3 Thực trạng, kinh nghiệm triển khai ERP của công ty SAVIMEX
2.3.1 Các phân hệ chính của Oracle EBS đang ứng dụng tại Savimex
Financials - Kế toán tài chính
Financials là hệ thống quản lý tài chính, cung cấp số liệu để làm thông báo quyết định, cải thiện hoạt động kinh doanh và giảm chi phí Oracle Financials, với nhiều mô-đun cho phép tích hợp giữa các mô-đun vào sổ kế toán tổng hợp, cũng như tích hợp đầy đủ với Oracle tinh giản biên chế để đảm bảo chính xác kế toán và kiểm soát chi phí
Oracle Financials cung cấp cho doanh nghiệp toàn bộ bức tranh về tình hình tài chính của mình và cho phép kiểm soát toàn bộ các giao dịch nghiệp vụ, giúp tăng tốc độ khai thác thông tin và tính minh bạch trong các báo cáo tài chính từ đó tăng hiệu quả
hoạt động của doanh nghiệp Doanh nghiệp có thể đóng sổ cuối kì nhanh hơn, ra quyết định chính xác hơn dựa trên số liệu tức thì do hệ thống cung cấp, góp phần làm giảm chi phí vận hành doanh