ỨNG DỤNG ERP tại CÔNG TY VISSAN

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH -*** TIỂU LUẬN THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ Đề tài: ỨNG DỤNG ERP TẠI CÔNG TY VISSAN Họ tên sinh viên : Chu Thị Hương Thảo Lớp : K53-QTKD-Anh Mã sinh viên : 1412230100 Hà Nội, tháng năm 2017 MỤC LỤC I GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY VISSAN Tổng quan công ty Vissan Công ty TNHH MTV Việt Nam Kỹ Nghệ Súc Sản (VISSAN) Công ty thành viên Tổng Công ty Thương Mại Sài Gòn, thành lập từ ngày đầu giải phóng Miền Nam thống đất nước Công ty TNHH MTV Việt Nam Kỹ Nghệ Súc Sản hoạt động lĩnh vực công nghệ giết mổ gia súc, đảm bảo tiêu chuẩn vệ sinh, cung cấp thịt tươi sống cho nhu cầu nhân dân Thành phố thời kỳ kinh tế theo chế bao cấp Sau đó, Cơng ty tham gia xuất thịt đông lạnh sang thị trường Liên Xô nước Đơng Âu chủ yếu hình thức Nghị định thư Vào năm cuối thập niên 80 tình hình trị kinh tế giới có nhiều biến động ảnh hưởng lớn đến hoạt động xuất đồng thời Đảng Nhà nước có chủ trương chuyển đổi sang kinh tế thị trường, xóa bao cấp Trong thời kỳ để tồn phát triển, phát huy vai trò chủ đạo thành phần kinh tế Nhà nước, Công ty chủ động chuyển hướng sản xuất, mạnh dạn đầu tư trang thiết bị, lấy thị trường nội địa làm đòn bẩy phát triển, đa dạng hoá sản phẩm, mở rộng kênh phân phối, xây dựng chiến lược sản phẩm, giá phù hợp với thị hiếu thu nhập người dân Do đó, sau chuyển sang chế thị trường đến Công ty không ngừng phát triển quy mô lĩnh vực sản xuất Trước đây, Công ty đơn giết mổ phân phối thịt gia súc nay, Cơng ty mở rộng sang ngành chế biến thực phẩm, rau quả, chăn ni, đầu tư tài chính, xây dựng thành cơng thương hiệu “VISSAN”, tạo uy tín lớn thị trường thực phẩm tươi sống chế biến, đơn vị chế biến thực phẩm hàng đầu nước Một số sản phẩm chế biến xuất sang nước Đông Âu Châu Á… Mặc dù số lượng nhiên thị trường tiềm năng, Công ty tập trung đầu tư thời gian tới thị trường Việt Nam tham gia với tổ chức kinh tế giới khu vực Ngành nghề kinh doanh Hoạt động công ty chuyên sản xuất, chế biến kinh doanh sản phẩm thịt heo, trâu, bò, thịt gia cầm tươi sống đông lạnh, hải sản, sản phẩm thịt nguội cao cấp theo công nghệ Pháp, sản phẩm xúc xích trùng theo cơng nghệ Nhật Bản, sản phẩm chế biến theo truyền thống Việt Nam, sản phẩm đóng hộp, trứng gà, vịt; kinh doanh mặt hàng công nghệ phẩm tiêu dùng khác; sản xuất kinh doanh heo giống, heo thịt, bò giống, bò thịt; sản xuất, kinh doanh thức ăn gia súc; dịch vụ kỹ thuật chăn ni heo, bò; kinh doanh ăn uống; kinh doanh nước trái cây, lương thực chế biến; sản xuất kinh doanh rau củ loại, rau chế biến, loại gia vị hàng nông sản Sản phẩm VISSAN có chỗ đứng vững thị trường, với doanh thu thị phần chiếm lĩnh VISSAN xem doanh nghiệp sản xuất kinh doanh ngành súc sản rau củ đứng đầu nước Phương hướng tương lai Với chiến lược mở rộng phát triển không ngừng, thời gian tới công ty tiếp tục phát triển thị trường nội địa, đưa sản phẩm tiếp cận thị trường giới sẵn sàng hợp tác với đối tác nước lĩnh vực: - Thương mại phát triển xuất nhập - Sản xuất kinh doanh sản phẩm chế biến từ thịt, rau củ quả; thực phẩm đóng hộp; thủy hải sản… - Nhập kinh doanh hương liệu, phụ gia, phụ liệu cho ngành thực phẩm chế biến - Sản xuất kinh doanh heo giống, heo hậu bị, heo thịt - Sản xuất, chế biến kinh doanh thức ăn gia súc, chế phẩm phục vụ chăn nuôi, dịch vụ, kỹ thuật chăn ni heo - Định hướng tìm kiếm thị trường giai đoạn hội nhập kinh tế giới đặc biệt trọng đến thị trường tiềm Campuchia, Lào, Myanmar thị trường đông đảo kiều bào Mỹ, châu Âu gắn bó với sản phẩm mang hương vị quê hương chả giò, giò lụa, lạp xưởng… Phương thức hoạt động Phương thức kinh doanh linh hoạt, tinh thần sẵn sàng hợp tác quan tâm đến quyền lợi đối tác kinh doanh Công ty VISSAN doanh nghiệp dẫn đầu việc cung cấp nhu cầu tiêu thụ thịt heo, trâu, bò rau củ Thành phố Hồ Chí Minh VISSAN xây dựng mạng lưới hệ thống phân phối bao gồm: Chi nhánh Thành phố Hà Nội, Chi nhánh Thành phố Đà Nẵng, Cửa hàng Thực phẩm Quận, Cửa hàng Giới Thiệu Sản Phẩm, Siêu thị đại lý phân phối rộng khắp nước Thị trường - Nội địa: Các sản phẩm thịt heo, trâu bò tươi sống đông lạnh, sản phẩm chế biến từ thịt thịt nguội cao cấp, xúc xích tiệt trùng, thực phẩm đóng hộp, sản phẩm chế biến, sản phẩm rau củ - Xuất khẩu: • Các sản phẩm chế biến đông lạnh, sản phẩm chế biến, sản phẩm chế biến từ thịt, rau củ quả, hải sản… sang thị trường Bắc Mỹ, Úc, Hàn Quốc, Đài Loan, Singapore, Đức, Nga… • Thịt heo, bò đơng lạnh sang thị trường Nga nước • Xuất khẩu, ủy thác cho đối tác • Nhập ủy thác, nhập máy móc trang thiết bị, nguyên liệu, phụ liệu, gia vị… phục vụ cho nhu cầu sản xuất chế biến Thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin công ty VISSAN Việc ứng dụng công nghệ thông tin trở thành yêu cầu cấp thiết doanh nghiệp nay, doanh nghiệp lớn với quy trình quản lý phức tạp, nhiều quy trình Cơng ty VISSAN từ lâu nhận thức điều cố gắng triển khai phần mềm Công ty Năm 2009, Công ty triển khai phần mềm bán hàng Xman, bắt đầu vào sử dụng từ năm 2010 đến phần mềm hoạt động tương đối ổn định áp dụng cho số phận phòng ban Cơng ty (Phòng Kinh doanh thực phẩm tươi sống, Phòng kinh doanh thực phẩm chế biến, khu trữ lạnh - kho), toàn hệ thống cửa hàng giới thiệu sản phẩm Công ty khối cửa hàng Quận - Trạm, liệu từ cửa hàng kết xuất công ty để theo dõi Tuy nhiên, phần mềm phục vụ cho công tác bán hàng nên Công ty sử dụng phần mềm ứng dụng cũ Foxpro số phận để phục vụ cho công tác quản lý tài - kế tốn Ví dụ: Phòng Kinh doanh thực phẩm tươi sống, Phòng kinh doanh thực phẩm chế biến, khu trữ lạnh -các kho Phòng Tài - kế tốn Với hệ thống cơng nghệ thông tin hành, Công ty VISSAN gặp nhiều khó khăn cơng tác quản lý, khơng linh hoạt việc tận dụng tối đa hội thị trường, việc điều hành sản xuất kinh doanh chưa chuẩn hóa xun suốt Hiện nay, q trình phát triển hoạt động sản xuất kinh doanh, mở rộng mạng lưới phân phối bán lẻ bao phủ hầu hết địa bàn nước, việc đổi công nghệ thông tin trở thành nhu cầu cấp thiết công tác quản lý Công ty VISSAN, cơng tác quản lý Tài - Kế tốn Trong thời gian qua, Phòng TC-KT Cơng ty VISSAN sử dụng công cụ thủ công Excel chủ yếu việc ghi chép, hạch toán báo cáo tài - kế tốn Điều gây khó khăn q trình thu thập, tổng hợp số liệu, lập báo cáo nhanh kết hoạt động sản xuất kinh doanh, tình hình tài Cơng ty trình Ban Tổng Giám Đốc Cơng ty nhằm đưa định kịp thời Mặt khác, việc kiểm tra liệu kế toán, tổng hợp số liệu làm báo cáo hợp phức tạp gây ảnh hưởng đến tính kịp thời, xác, đầy đủ cơng tác kế tốn Cụ thể: - Có chồng chéo công việc nhân viên Phòng ban Phòng ban, khơng có kế thừa liệu, gây lãng phí thời gian nguồn lực; - Kế tốn thủ cơng, hay sử dụng excel thường mắc phải sai sót trình tính tốn hay hạch tốn; - Cần nhiều nhân lực công tác quản lý hệ thống Cửa hàng giới thiệu sản phẩm ngày mở rộng; - Khó khăn việc kiểm sốt lưu trữ chứng từ với khối lượng lớn; - Khó quản lý Tiền - Hàng - Công nợ; - Khả hỗ trợ định, hoạch định thấp: không cập nhật kịp thời doanh thu, chi phí, lợi nhuận, dòng tiền theo Đơn vị trực thuộc tồn Cơng ty Bên cạnh đó, việc di dời khu vực Văn phòng Cơng ty đến Khu cơng nghiệp Tân Tạo, xưởng sản xuất đến Long An triển khai thời gian tới Vì thế, vấn đề liên kết thơng tin hai khu vực vấn đề quan tâm hàng đầu, Công ty dự kiến ứng dụng công nghệ thông tin, phần mềm quản lý mang tính qn tồn hệ thống, liên kết liệu cách chặt chẽ phận, phòng ban, Đơn vị hai khu vực Tuy nhiên, với quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh vấn đề mang tính lịch sử để lại ví dụ hệ thống phần cứng có Cơng ty chưa đủ đáp ứng, trình độ cơng nghệ thơng tin nhân viên thấp bảo mật thơng tin sau triển khai ứng dụng cơng nghệ thơng tin khơng phải vấn đề thực cách nhanh chóng mà cần có thời gian kế hoạch cụ thể để triển khai II DỰ ÁN ERP Năm triển khai ERP dự án lớn việc ứng dụng đồng thời khó khăn dự án nên chia nhỏ thành giai đoạn - Giai đoạn (2014-2016): triển khai ERP thành phố Hồ Chí Minh phòng ban kế tốn, kinh doanh, tổ chức - Giai đoạn (2016-2017): triển khai phòng ban lại thành phố Hồ Chí Minh mở rộng chi nhánh thành phố - Giai đoạn 3(2017-2018): triển khai ERP chi nhánh Hà Nội, Đà Nẵng, Long An - Giai đoạn (2018-2020): triển khai ERP tồn Cơng ty Vissan Cơ chế quản lý nhà đầu tư Để tăng tính linh hoạt việc triển khai dự án, Công ty cần xin chế tự chủ từ Công ty mẹ: việc triển khai ERP Công ty tồn quyền định khơng cần xin ý kiến từ Công ty mẹ, Công ty sử dụng lợi nhuận sau thuế quỹ khoa học Công nghệ để thực dự án Lập ban dự án Do ban giám đốc có nhiều cơng việc để giải trực tiếp điều hành dự án, giải mâu thuẫn nên cần lập ban dự án ERP Trưởng ban dự án báo cáo trực tiếp với giám đốc, có quyền tuyển dụng thêm thành viên để phục vụ dự án, có quyền lực để giải mâu thuẫn phòng ban việc triển khai ERP, thành viên ban dự án lấy từ phòng ủng hộ kế tốn, kinh doanh Các thành viên ban dự án nhân viên có trình độ, nhiệt tình ủng hộ dự án ERP Có chế độ đãi ngộ tăng thêm với thành viên ban dự án (thưởng tiền, vật, tuyên dương) Tuyên truyền Tuyên truyền lợi ích ERP, đưa viễn cảnh tốt đẹp Cơng ty có ln quyền lợi lợi ích nhân viên Công ty để thu hút ủng hộ nhân viên Đưa nhân viên thăm doanh nghiệp triển khai thành công ERP họ thấy rõ lợi ích mà ERP mang lại Đào tạo, tuyển dụng, luân chuyển nhân viên Do đặc điểm Công ty tuyển dụng chủ yếu qua quen biết nên việc sa thải nhân viên khó, việc sa thải gây đụng chạm tới mối quan hệ ngồi Cơng ty triển khai ERP phương án sa thải nhân viên chống đối điều nên Công ty cần đưa phương án luân chuyển Các nhân viên có lực, ủng hộ dự án cần có biện pháp đào tạo để họ làm nhân tố nòng cốt ứng dụng ERP phận họ Đối với nhân viên chống đối thuyết phục chuyển họ phận sử dụng ERP hành chính, lưu trữ Ngồi trình độ nhân viên Vissan chưa cao nên chưa thể quản lý ERP cần tuyển dụng nhân viên giỏi, có kinh nghiệm việc sử dụng quản lý phần mềm ERP để hỗ trợ cho dự án Đầu tư sở hạ tầng, chuẩn hóa liệu Đây việc quan trọng để triển khai thành cơng ERP, Cơng ty phải chuẩn hóa lại mã khách hàng, mã sản phẩm, máy móc để quản lý Đồng thời Cơng ty phải đầu tư thêm hệ thống máy chủ phục vụ cho việc lưu trữ thơng tin đồng tồn Cơng ty Những nhân tố tác động đến việc ứng dụng ERP 7.1 Môi trường vĩ mô - Môi trường kinh tế: Tốc độ tăng trưởng kinh tế Việt Nam ổn định, sức mua ngày gia tăng nên để Cơng ty nâng cao khả quản lý cạnh tranh việc ứng dụng ERP điều vô quan trọng => áp lực thay đổi - Công nghệ: Cơ sở hạ tầng Công nghệ nước ta phát triển với tốc độ nhanh, Việt Nam có đủ điều kiện để ứng dụng chương chương trình quản lý chuẩn quốc tế, điều kiện thuận lợi cho Công ty việc ứng dụng => thuận lợi việc thay đổi 7.2 Môi trường vi mô - Đối thủ cạnh tranh: đối thủ cạnh trong lĩnh vực Công ty ngày nhiều có đối thủ mạnh đến từ Thái Lan CP, công ty lớn có nguồn lực tài mạnh tổ chức quy củ nên tham gia vào thị trường lâu sau Vissan vươn lên chiếm lĩnh thị trường nhanh Cơng ty Vissan cần phải nhanh triển khai ERP để chuẩn hóa việc lý, nâng cao khả cạnh tranh => áp lực thay đổi - Nhà cung cấp khách hàng: Hiện nhà cung cấp khách hàng Vissan ngày nhiều yêu cầu ngày cao, khơng chất lượng mà sách Cơng ty, nên để quản lý tốt mối quan hệ với nhà cung cấp khách hàng Công ty cần áp dụng ERP => áp lực thay đổi 7.3 Môi trường nội - Đặc điểm Công ty: Vissan Công ty 100% vốn nhà nước trực thuộc tổng công ty thương mại Sài Gòn (SATRA), cơng ty độc lập có lợi nhuận cao kinh doanh tất hoạt động Công ty phải xin ý kiến từ Công ty mẹ, điều bất cập công tác quản lý Cơng ty, mang nặng tính hành thiếu linh hoạt quản lý Việc thực dự án ERP phải làm cơng văn, giải trình để xin chấp thuận từ Cơng ty mẹ sau triển khai, qua bước phải báo cáo điều chỉnh thời gian Tuy nhiên Công ty nhà nước nên có hỗ trợ mặt kinh phí, Cơng ty mẹ duyệt đề án hỗ trợ kinh phí cho việc ứng dụng ERP Vissan => thuận lợi khó khăn việc triển khai ERP - Quy mô Công ty: Vissan Công ty thành lập lâu, có quy mơ lớn với nhiều chi nhánh, nhà xưởng nhiều địa phương khác nhau, có vùng sở hạ tầng cơng nghệ thơng tin hạn chế nên việc ứng dụng ERP đồng cho tồn cơng ty việc khó khăn => khó khăn triển khai ERP - Lãnh đạo Vissan: ban giám đốc Công ty nhận áp lực việc cần phải ứng dụng ERP Công ty tâm cao việc triển khai đề án nhiên có nhiều công việc phải giải nên sâu sát việc triển khai đề án dẫn đến tiến độ triển khai chậm => thuận lợi triển khai ERP - Cơ sở hạ tầng: Hiện sở hạ tầng công nghệ thông tin Vissan nghèo nàn, ứng dụng nhiều phần mềm quản lý khác phòng phận VD: Bộ phận sản xuất dùng foxpro, phận kho dùng access, phận kinh doanh dùng Xmen => khó khăn triển khai ERP - Nhân viên Công ty: Hiện cơng ty có nhiều luồng ý kiến khác việc triển khai ERP, phận ủng hộ ERP (phòng kế tốn, phòng kinh doanh, phòng tổ chức) có phòng ban phản đối việc ứng dụng ERP (phòng hành chính, phận xưởng) Thêm vào trình độ nhân viên Cơng ty chưa cao, đa số nhân viên lớn tuổi nên việc tiếp cận ERP khó khăn Một số nhân viên Công ty thể chống đối thẳng thắn động chạm mặt quyền lợi triển khai ERP - Đối tác triển khai: Do đặc điểm quản lý Công ty khác với doanh nghiệp khác nên Công ty lựa chọn Fast đối tác cung cấp ERP phần mềm Fast tùy chỉnh theo yêu cầu quản lý Công ty khơng phải chuẩn hóa theo tiêu chuẩn quốc tế - Chi phí: Đây dự án với chi phí lớn nên bàn bạc nhiều dẫn tới tốn thời gian bị ảnh hưởng trượt giá Ngoài nhân tố nêu trên, Vissan có số vấn đề ảnh hưởng việc triển khai ERP: - Quản lý khách hàng: Vissan có phòng kinh doanh phòng kinh doanh thực phẩm tươi sống phòng kinh doanh thực phẩm chế biến, phòng có cách đặt mã khách hàng khách điều dẫn khách hàng mua hai loại mặt hàng có hai mã khác nhau, tạo khó khăn việc theo dõi công nợ, quản lý quan hệ khách hàng (khuyễn mãi, quà tặng…) - Quản lý máy móc, hàng tồn kho: phận kho xưởng công ty có cách quản lý máy móc riêng nên phòng ban kế tốn, kế hoạch khơng thể theo dõi xác số lượng hàng tồn kho, số lượng máy móc, cơng cụ dụng cụ tồn Cơng ty - Quản lý nhà cung cấp: Vissan có nhiều nhà cung cấp từ nhiều nơi khác việc theo dõi chất lượng sản phẩm lại chủ yếu ghi nhận excel, điều làm chậm tốc độ báo cáo, khó quản lý nhà phân phối Công ty - Theo dõi công nợ, dự báo tài chính: trình bày trên, việc quản lý mã khách hàng có nhiều bất cập dẫn đến việc theo dõi cơng nợ khó khăn, khách hàng tốn tiền mà khơng thơng báo rõ tốn cho hóa đơn phòng kế tốn khơng thể xác định Điều dẫn tới khó khăn quản 10 trị mối quan hệ khách hàng, khó khăn báo cáo số liệu sử dụng số liệu để đưa dự báo xác Các động lực kháng cự triển khai dự án ERP 8.1 Các kháng cự triển khai dự án ERP Mặc dù thay đổi chắn xảy tổ chức xuất kháng cự chống lại thay đổi Hai nhân tố xuất kháng cự: kháng cự cá nhân kháng cự tổ chức • Sự kháng cự cá nhân: - Ảnh hưởng quyền lợi: triển khai dự án dẫn tới xáo trộn Cơng việc vị trí cá nhân lo sợ bị ảnh hưởng tới quyền lợi chống đối lại việc triển khai dự án - Học tập mới: việc triển khai dự án đòi hỏi học tập kiến thức mới, thách thức không nhỏ nhiều nhân viên đặc biệt nhân viên lớn tuổi, họ quen với cách làm việc cũ nên ngại thay đổi dẫn tới chống đối việc triển khai ERP - Mối quan hệ đồng nghiệp: Khi triển khai ERP động chạm tới quyền lợi cá nhân nhiều người dẫn tới sứt mẻ tình đồng nghiệp tổ chức, điều cản trở việc ứng dụng ERP Vissan • Sự kháng cự tổ chức: - Sự thay đổi quyền lợi quyền lực phòng ban: triển khai ERP làm cân quyền lực phận điều làm cho phận có quyền lực lớn khơng hài lòng - Sức ỳ tổ chức: quy mô Công ty lớn nên việc thay đổi khó khăn thời gian, thêm vào triển khai ERP thay đổi phần cấu tổ chức dẫn tới chống đối phận bị cắt giảm hay bị suy giảm quyền lực 8.2 Động lực thay đổi - Do yêu cầu cấp thiết thương trường: điều kiện cạnh tranh khốc liệt nay, Cơng ty khơng nhanh chóng triển khai ứng dụng ERP để nâng cao hiệu quản quản lý, quản trị mối quan hệ với nhà cung cấp khách hàng Cơng ty sớm bị đối thủ cạnh tranh chiếm lĩnh thị phần - Sự tâm cao đội ngũ lãnh đạo: nhà lãnh đạo mong muốn Công ty hoạt động hiệu quả, mở rộng thị trường, cắt giảm chi phí khơng cần thiết, muốn đội ngũ lãnh đạo phải nắm bắt tính hình hoạt động cách cụ thể kịp thời ban lãnh đạo tâm triển khai ERP Vissan 11 - Sự ủng hộ phận Công ty: phận, phòng ban Cơng ty mong muốn triển khai ERP ứng dụng giúp giảm tải Công việc, nâng cao suất làm việc, họ nhìn thấy viễn cảnh phát triển Cơng ty có họ III BÀI HỌC KINH NGHIỆM Để thành cơng việc triển khai ứng dụng ERP Vissan đòi hỏi nhiều thời gian chi phí vấn để cấp thiết cần phải thực Trong trình thực xuất nhiều yếu tố ủng hộ kháng cự nêu Công ty biết vận dụng khéo léo nhiều biện pháp với tâm cao ban lãnh đạo dự án thành cơng mang lại hiệu to lớn cho Vissan tương lai 12 ...MỤC LỤC I GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY VISSAN Tổng quan công ty Vissan Công ty TNHH MTV Việt Nam Kỹ Nghệ Súc Sản (VISSAN) Công ty thành viên Tổng Công ty Thương Mại Sài Gòn, thành lập từ... hạn chế nên việc ứng dụng ERP đồng cho tồn cơng ty việc khó khăn => khó khăn triển khai ERP - Lãnh đạo Vissan: ban giám đốc Công ty nhận áp lực việc cần phải ứng dụng ERP Công ty tâm cao việc... Công ty cần xin chế tự chủ từ Công ty mẹ: việc triển khai ERP Công ty tồn quyền định khơng cần xin ý kiến từ Công ty mẹ, Công ty sử dụng lợi nhuận sau thuế quỹ khoa học Công nghệ để thực dự án Lập