Tiểu luận Quản trị thay đổi và phát triển tổ chức: Ứng dụng ERP tại công ty Vissan

Trang 1

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM VIỆN ĐÀO TẠO SAU ĐẠI HỌC



QUẢN TRỊ THAY ĐỔI VÀ PHÁT TRIỂN TỔ CHỨC

Tiểu luận:

ỨNG DỤNG ERP TẠI CÔNG TY VISSAN

GVHD: TS Trương Thị Lan Anh SVTH: Lương Ngọc Linh_ QT.Dem2

TP.HCM, tháng 05/2014

Trang 2

GVHD: TS Trương Thị Lan Anh SVTH: Lương Ngọc Linh | Trang 1

CHƯƠNG 1: MỞ ĐẦU 1.1 Lý do chọn đề tài

Trong xu thế phát triển hiện nay, các doanh nghiệp đang trong cuộc cạnh tranh khốc liệt để đứng vững trên thị trường trong nước và vươn ra thị trường quốc tế, và Công ty TNHH MTV Việt Nam Kỹ Nghệ Súc Sản (VISSAN) cũng không nằm ngoài cuộc cạnh tranh đó Là một doanh nghiệp lớn của nhà nước, được hưởng nhiều sự quan tâm và ưu đãi nhưng trước sự cạnh tranh của các tập đoàn lớn cả trong và ngoài nước như CP (Thái Lan), Halongfood… Vissan phải không ngừng đổi mới, một trong những yêu cầu cấp thiết hiện nay đối với Vissan đó là ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý mà cụ thể ở đây là ứng dụng ERP (Enterprise Resources Planning) Trên thế giới việc ứng dụng ERP rất phổ biến do tính hữu ích của nó, phần mềm này giúp cho các nhà lãnh đạo quản lý được các nguồn lực của công ty (tài chính, nhân lực, khách hàng…) và thông qua đó đưa ra các quyết định mang tính chiến lược và chiến thuật Tại Việt Nam do nhiều yếu tố khách quan và chủ quan nên việc ứng dụng ERP đang gặp nhiều khó khăn và tại Vissan cũng đang gặp nhiều khó khăn trong việc triển khai ứng dụng này Với nghiên cứu này em xin đưa ra một số giải pháp thích hợp để giúp Công ty có thể triển khai được ứng dụng ERP

1.2 Mục tiêu nghiên cứu

Đề xuất các giải pháp trong việc ứng dụng ERP tại Công ty VISSAN

1.3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng phân tích của nghiên cứu là việc sử dụng phần mềm tại VISSAN Phạm vi nghiên cứu là ứng dụng ERP tại các phòng ban, đơn vị trực thuộc

tại VISSAN

1.4 Phương pháp nghiên cứu

Phương pháp nghiên cứu: quan sát và thu thập ý kiến về việc ứng dụng ERP của các nhân viên trong Công ty Vissan Thu thập các tài liệu, các đánh giá về việc ứng dụng ERP tại Việt Nam qua đó đề xuất các giải pháp hữu ích trong việc ứng dụng ERP tại Việt Nam

Trang 3

1.5 Kết cấu đề tài

Bài nghiên cứu được trình bày thông qua các nội dung chính như sau:

- Giới thiệu vấn đề và cơ sở lý thuyết

- Phân tích thực trạng ứng dụng phần mềm tại công ty Từ đó đề xuất những biện pháp nhằm thúc đẩy triển khai phần mềm ERP tại công ty

- Những động lực và sự kháng cự lại sự thay đổi

Trang 4

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT 2.1 Khái niệm ERP

ERP là phần mềm máy tính tự động hoá các tác nghiệp của đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp nhằm mục đích nâng cao hiệu quả hoạt động và hiệu quả quản lý toàn diện của doanh nghiệp Nói cách khác, ERP là Phần Mềm phục vụ tin học hóa tổng thể doanh nghiệp Đây chỉ là một cách nhìn “dễ hiểu” về khái niệm ERP Trên thực tế, khái niệm ERP theo chuẩn quốc tế giới hạn trong phạm vi hoạch định nguồn lực, các nguồn lực bao gồm nhân lực (con người), vật lực (tài sản, thiết bị ) và tài lực (tài chính) Khối lượng công việc trong hoạch định và sử dụng các nguồn lực của doanh nghiệp chiếm phần lớn trong toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp nên ERP là hệ thống Phần Mềm rất lớn Rất nhiều các giải pháp ERP chỉ thực hiện các chức năng theo đúng phạm vi này Tuy nhiên trên thực tế, khái niệm ERP đã được mở rộng rất nhiều trong nhiều giải pháp ERP ngoại và nội Ví

dụ module CRM (quản lý mối quan hệ khách hàng) cũng được tích hợp trong rất nhiều giải pháp ERP quốc tế mặc dù CRM là khái niệm khác so với ERP Xét về các quy trình hoạt động của doanh nghiệp thì CRM quản lý khâu đầu tiên trong quy trình hoạt động sản xuất kinh doanh chính của doanh nghiệp Đó là công việc xây dựng hệ thống khách hàng để tạo ra kết quả - các hợp đồng bán hàng và đây là điểm xuất phát của tất cả các hoạt động tiếp theo của doanh nghiệp (mua hàng, sản xuất ) nên nếu module này được tích hợp trong phạm vi hệ thống ERP thì cũng là điều dễ hiểu Thực tế thì nhu cầu quản lý của các doanh nghiệp “vô cùng phong phú” và không chỉ giới hạn trong phạm vi hoạch định nguồn lực Ví dụ: Các công

ty cổ phần có nhu cầu rất lớn về module Phần Mềm “Quản lý cổ phần và cổ đông”

và module này có mối quan hệ chặt chẽ với module kế toán nhưng không nằm trong khái niệm ERP Nếu chúng ta hiểu ERP trên khía cạnh Phần Mềm quản lý

“tổng thể” doanh nghiệp thì module này cũng nên được tích hợp vào thành phần của hệ thống ERP

Tóm lại, khái niệm ERP một cách đơn giản nhất: ERP là Phần Mềm quản lý tổng thể doanh nghiệp, trong đó phần hoạch định nguồn lực là phần cơ bản Những

gì quan trọng nhất trong hoạt động của doanh nghiệp đều được ERP quản lý, và với mỗi ngành nghề kinh doanh, mỗi doanh nghiệp thì kiến trúc module hay chức năng của hệ thống ERP có thể rất khác nhau

Trang 5

2.2 Vai trò của ERP

Kiểm soát thông tin khách hàng: như đã nói ở trên, vì dữ liệu nằm chung ở

một nơi nay mọi nhân viên trong công ty đều có thể truy cập và xem thông tin khách hàng, một số người có quyền thì có thể đổi cả thông tin mà không lo sợ hồ

sơ khách hàng không được cập nhật xuyên suốt các bộ phận khác nhau Ngay cả một ông CEO cũng có thể dễ dàng xem ai mua cái gì ở đâu và bao nhiêu tiền

Tăng tốc quá trình sản xuất, cung cấp hàng hóa, dịch vụ: ERP có thể phục

vụ như một công cụ giúp tự động hóa một phần hoặc tất cả quy trình sản xuất, từ việc chuẩn bị nguyên vật liệu cho đến ra thành phẩm, quản lý đầu ra đầu vào, đóng gói và nhiều thứ khác Vì chỉ sử dụng một hệ thống máy tính duy nhất nên công ty

có thể tiết kiệm thời gian, giảm chi phí, tăng năng suất và giảm lượng nhân sự cần thiết Người quản lý có thể xem tất cả mọi thông số của công ty trong một giao diện hợp nhất, không phải nhảy từ khu vực này sang khu vực khác chỉ để kiếm vài con số

Kiểm tra chất lượng, quản lý dự án: ERP giúp doanh nghiệp kiểm tra và

theo dõi tính đồng nhất trong chất lượng sản phẩm, đồng thời lên kế hoạch và phân

bổ nhân lực một cách hợp lý tùy nhu cầu dự án ERP còn có thể tự động kiểm tra trong cơ sở dữ liệu xem nhân viên nào có thế mạnh nào rồi tự gán họ vào từng tác

vụ của dự án, người quản lý không phải mất nhiều thời gian cho công đoạn này

Kiểm soát thông tin tài chính: để hiểu được hiệu suất của công ty mình ra

sao, người quản lý sẽ phải tìm hiểu số liệu từ nhiều bộ phận khác nhau, nhiều khi

có cái đúng, có cái sai, có cái theo tiêu chuẩn này, có cái thì theo tiêu chuẩn khác ERP thì tổng hợp hết mọi thứ liên quan đến tài chính lại một nơi và số liệu chỉ có một phiên bản mà thôi, hạn chế tiêu cực cũng như những đánh giá sai lầm của người quản lý về hiệu năng của doanh nghiệp ERP cũng có thể giúp tạo ra các bản báo cáo tài chính theo những chuẩn quốc tế như IFRS, GAAP, thậm chí cả theo tiêu Kế toán Việt Nam (công ty TRG International ở Việt Nam cũng đang chỉnh sửa bộ phần mềm Infor ERP LN theo chuẩn Việt Nam)

Kiểm soát lượng tồn kho: ERP giúp kiểm soát xem trong kho còn bao nhiêu

hàng, hàng nằm ở đâu, nguyên vật liệu còn nhiều ít ra sao Việc này giúp các công

ty giảm vật liệu mà họ chứa trong kho, chỉ khi nào cần thiết thì mới nhập Tất cả sẽ giúp giảm chi phí, giảm số người cần thiết, tăng nhanh tốc độ làm việc

Trang 6

Chuẩn hóa hoạt động về nhân sự: nhờ ERP mà nhân sự có thể theo dõi sát

sao giờ làm việc, giờ ra về, khối lượng công việc từng nhân viên đã làm là bao nhiêu (để tính lương bổng và các phúc lợi), ngay cả khi những người nhân viên đó làm việc trong nhiều bộ phận khác nhau, ở nhiều khu vực địa lý khác nhau Nhân viên sẽ hài lòng hơn vì với ERP, công ty có thể trả lương cho họ đúng thời gian hơn

Giao tiếp, xã hội hóa việc liên lạc trong công ty: ERP có một nền tảng tên là

Ming.le cho phép mọi người trong một hệ thống ERP chat với nhau thời gian thực

để truy vấn thông tin ERP còn sở hữu khả năng hiển thị những tác vụ mà một người cần làm, xem cập nhật trạng thái từ những người cùng phòng,…

2.3 Lý thuyết về chẩn đoán và mô hình

Khái niệm chẩn đoán tổ chức

Là quá trình cộng tác giữa các thành viên của tổ chức/nhóm có dự án OD với nhà tư vấn OD để thu thập thông tin cần thiết, phân tích, xác định mục tiêu thay đổi Cung cấp thông tin đầu vào về những hiểu biết về tổ chức phục vụ cho quá trình hoạch định kế hoạch hành động cho các can thiệp OD Đây là đặc tính khác biệt và rõ ràng của một dự án OD so với các dự án thay đổi ứng phó khác: phải chẩn đoán tổ chức trước khi can thiệp => Thay đổi có hoạch định

Các mô hình chuẩn đoán

- Mô hình six boxes

- Mô hình 7s

- Mô hình xương cá

Nghiên cứu này sẽ sử dụng mô hình xương cá để chuẩn đoán vấn đề và đề xuất giải pháp cho Công ty Vissan

Mô hình xương cá: được thiết kế để nhận biết những mối quan hệ nguyên nhân

và kết quả Nó thực hiện điều này bằng việc hướng dẫn nhà quản lý thông qua một loạt các bước theo một cách có hệ thống để nhận biết những nguyên nhân thực tế hoặc tiềm ẩn mà có thể tạo ra một kết quả (đó có thể là một vấn đề khó khăn hoặc một cơ hội cải tiến) Nó cũng được biết đến như là Biểu đồ Ishikawa, là người đã nghĩ ra mô hình này

Trang 7

Phân tích nguyên nhân gốc rễ là một kỹ thuật trong công tác bảo dưỡng thiết bị,

áp dụng để tìm ra nguyên nhân gốc rễ gây ra hư hỏng và từ đó khắc phục triệt để tránh lặp lại hoặc làm giảm hậu quả sau này

Thông thường khi xảy ra một vấn đề thì nguyên nhân thường được đổ lỗi lòng vòng Điều này gây ra sự mẫu thuẫn trong nội bộ, cũng như sự thiếu trung thực, đổ lỗi lẫn cho nhau dẫn tới việc mối quan hệ giữa các bên thất bại dẫn tới hoạt động hoặc dự án có thể bị đổ vỡ Cách tốt nhất giải quyết việc này là cần xác định được nguyên nhân cốt lõi (root cause) của vấn đề thay vì chỉ quan sát bề ngoài của vấn

đề (mà chúng ta gọi là hiện tượng)

Phân tích biểu đồ nhân quả giúp tổ chức hình dung xuyên suốt những nguyên nhân của một vấn đề, nó có thể bao gồm cả những nguyên nhân gốc rễ mà không phải chỉ là các hiện tượng Phát triển các kế hoạch để xác nhận rằng những nguyên nhân tiềm ẩn là những nguyên nhân thực sự Cung cấp cấu trúc cho nỗ lực xác định nguyên nhân

Trang 8

CHƯƠNG 3: ỨNG DỤNG ERP TẠI CÔNG TY VISSAN 3.1 Giới thiệu công ty VISSAN

3.1.1 Tổng quan về Công ty VISSAN

Công ty TNHH MTV Việt Nam Kỹ Nghệ Súc Sản (VISSAN) là Công ty thành viên của Tổng Công ty Thương Mại Sài Gòn, được thành lập từ những ngày đầu giải phóng Miền Nam và thống nhất đất nước Công ty TNHH MTV Việt Nam Kỹ Nghệ Súc Sản hoạt động trong lĩnh vực công nghệ giết mổ gia súc, đảm bảo các tiêu chuẩn vệ sinh, cung cấp thịt tươi sống cho nhu cầu của nhân dân Thành phố trong thời kỳ nền kinh tế còn theo cơ chế bao cấp Sau đó, Công ty đã tham gia xuất khẩu thịt đông lạnh sang thị trường Liên Xô và các nước Đông Âu chủ yếu là dưới hình thức Nghị định thư

Vào những năm cuối của thập niên 80 do tình hình chính trị và kinh tế trên thế giới có nhiều biến động ảnh hưởng lớn đến các hoạt động xuất khẩu đồng thời Đảng và Nhà nước có chủ trương chuyển đổi sang nền kinh tế thị trường, xóa bao cấp Trong thời kỳ này để tồn tại và phát triển, phát huy vai trò chủ đạo của thành phần kinh tế Nhà nước, Công ty đã chủ động chuyển hướng sản xuất, mạnh dạn đầu tư trang thiết bị, lấy thị trường nội địa làm đòn bẩy phát triển, đa dạng hoá sản phẩm, mở rộng kênh phân phối, xây dựng chiến lược sản phẩm, giá cả phù hợp với thị hiếu và thu nhập của người dân Do đó, sau khi chuyển sang cơ chế thị trường đến nay Công ty đã không ngừng phát triển về quy mô cũng như các lĩnh vực sản xuất Trước đây, Công ty chỉ đơn thuần là giết mổ và phân phối thịt gia súc thì hiện nay, Công ty mở rộng sang các ngành chế biến thực phẩm, rau quả, chăn nuôi, đầu

tư tài chính, xây dựng thành công thương hiệu “ VISSAN”, tạo được uy tín lớn trên thị trường thực phẩm tươi sống và chế biến, là một trong những đơn vị chế biến thực phẩm hàng đầu trên cả nước Một số sản phẩm chế biến đã được xuất khẩu sang các nước Đông Âu và Châu Á… Mặc dù số lượng còn ít tuy nhiên đây là thị trường tiềm năng, Công ty sẽ tập trung đầu tư trong thời gian sắp tới nhất là thị trường Việt Nam và sẽ tham gia với các tổ chức kinh tế thế giới và khu vực

3.1.2 Ngành nghề kinh doanh

Hoạt động của công ty chuyên về sản xuất, chế biến và kinh doanh các sản phẩm thịt heo, trâu, bò, thịt gia cầm tươi sống và đông lạnh, hải sản, sản phẩm thịt nguội cao cấp theo công nghệ của Pháp, sản phẩm xúc xích thanh trùng theo công

Trang 9

nghệ của Nhật Bản, sản phẩm chế biến theo truyền thống Việt Nam, sản phẩm đóng hộp, trứng gà, vịt; kinh doanh các mặt hàng công nghệ phẩm và tiêu dùng khác; sản xuất kinh doanh heo giống, heo thịt, bò giống, bò thịt; sản xuất, kinh doanh thức ăn gia súc; dịch vụ kỹ thuật về chăn nuôi heo, bò; kinh doanh ăn uống; kinh doanh nước trái cây, lương thực chế biến; sản xuất kinh doanh rau củ quả các loại, rau quả chế biến, các loại gia vị và hàng nông sản

Sản phẩm của VISSAN hiện nay đã có chỗ đứng vững chắc trên thị trường, với doanh thu và thị phần chiếm lĩnh VISSAN được xem như một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh ngành súc sản và rau củ quả đứng đầu cả nước

3.1.3 Phương hướng tương lai

Với chiến lược mở rộng và phát triển không ngừng, trong thời gian tới công ty

sẽ tiếp tục phát triển thị trường nội địa, đưa sản phẩm tiếp cận thị trường thế giới

và sẵn sàng hợp tác với các đối tác trong và ngoài nước trong các lĩnh vực:

- Thương mại và phát triển xuất nhập khẩu

- Sản xuất và kinh doanh các sản phẩm chế biến từ thịt, rau củ quả; thực phẩm đóng hộp; thủy hải sản…

- Nhập khẩu và kinh doanh hương liệu, phụ gia, phụ liệu cho ngành thực phẩm chế biến

- Sản xuất và kinh doanh heo giống, heo hậu bị, heo thịt

- Sản xuất, chế biến và kinh doanh thức ăn gia súc, các chế phẩm phục vụ chăn nuôi, dịch vụ, kỹ thuật về chăn nuôi heo

- Định hướng tìm kiếm thị trường giai đoạn hội nhập kinh tế thế giới trong đó đặc biệt chú trọng đến những thị trường tiềm năng như Campuchia, Lào, Myanmar

và một

thị trường của đông đảo kiều bào tại Mỹ, châu Âu hết sức gắn bó với những sản phẩm mang hương vị của quê hương như chả giò, giò lụa, lạp xưởng…

3.1.4 Phương thức hoạt động

Phương thức kinh doanh linh hoạt, tinh thần sẵn sàng hợp tác và quan tâm đến quyền lợi của đối tác kinh doanh

Trang 10

Công ty VISSAN là doanh nghiệp dẫn đầu trong việc cung cấp nhu cầu tiêu thụ thịt heo, trâu, bò và rau củ quả tại Thành phố Hồ Chí Minh

VISSAN đã xây dựng được một mạng lưới hệ thống phân phối bao gồm: Chi nhánh tại Thành phố Hà Nội, Chi nhánh tại Thành phố Đà Nẵng, các Cửa hàng Thực phẩm Quận, Cửa hàng Giới Thiệu Sản Phẩm, Siêu thị và đại lý phân phối rộng khắp cả nước

3.2 Phân tích thực trạng ứng dụng phần mềm trong công ty VISSAN 3.2.1 Thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin tại công ty VISSAN

Việc ứng dụng công nghệ thông tin trở thành một yêu cầu cấp thiết đối với các doanh nghiệp hiện nay, nhất là đối với các doanh nghiệp lớn với quy trình quản lý phức tạp, nhiều quy trình Công ty VISSAN từ lâu đã nhận thức được điều đó và

cố gắng triển khai phần mềm tại Công ty

Năm 2009, Công ty triển khai phần mềm bán hàng Xman, bắt đầu đi vào sử dụng từ năm 2010 và đến nay phần mềm hoạt động tương đối ổn định áp dụng cho một số bộ phận phòng ban trong Công ty (Phòng Kinh doanh thực phẩm tươi sống, Phòng kinh doanh thực phẩm chế biến, khu trữ lạnh – các kho), toàn bộ hệ thống cửa hàng giới thiệu sản phẩm của Công ty và của khối cửa hàng Quận – Trạm, các

dữ liệu từ các cửa hàng có thể kết xuất về công ty để theo dõi Tuy nhiên, do là phần mềm mới và chỉ phục vụ cho công tác bán hàng nên hiện nay Công ty vẫn còn sử dụng phần mềm ứng dụng cũ là Foxpro ở một số bộ phận để phục vụ cho công tác quản lý tài chính – kế toán Ví dụ: Phòng Kinh doanh thực phẩm tươi sống, Phòng kinh doanh thực phẩm chế biến, khu trữ lạnh –các kho và Phòng Tài chính – kế toán Với hệ thống công nghệ thông tin hiện hành, Công ty VISSAN đang gặp nhiều khó khăn trong công tác quản lý, không linh hoạt trong việc tận dụng tối đa cơ hội thị trường, việc điều hành sản xuất kinh doanh chưa được chuẩn hóa và xuyên suốt

Hiện nay, trong quá trình phát triển hoạt động sản xuất kinh doanh, mở rộng mạng lưới phân phối và bán lẻ bao phủ hầu hết các địa bàn trên cả nước, việc đổi mới công nghệ thông tin trở thành một nhu cầu cấp thiết đối với công tác quản lý của Công ty VISSAN, nhất là công tác quản lý Tài chính – Kế toán

Trong thời gian qua, Phòng TC-KT Công ty VISSAN vẫn sử dụng công cụ thủ công Excel là chủ yếu trong việc ghi chép, hạch toán và báo cáo tài chính – kế

Định dạng
Số trang	19
Dung lượng	536,36 KB