ỨNG DỤNG ERP TRONG DOANH NGHIỆP VISSAN

CHƯƠNG 1: PHẦN MỞ ĐẦUĐối với các doanh nghiệp, trong điều kiện phát triển kinh tế và hội nhập kinh tế toàn cầu, để đảm bảo quá trình phát triển kinh doanh, đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải

KHOA CƠ BẢN

TIỂU LUẬN: ỨNG DỤNG ERP TRONG DOANH NGHIỆP VISSAN

Giảng viên hướng dẫn : ThS Nguyễn Thị Hồng Vân

Hà Nội ngày 23 tháng 3 năm 2017

CHƯƠNG 1: PHẦN MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYÊT VỀ ERP 2

1 Khái niệm về ERP 2

2 Vai trò của ERP 3

CHƯƠNG 3: ỨNG DỤNG ERP TẠI CÔNG TY VISSAN 8

I CÔNG TY VISSAN 8

1 Giới thiệu về công ty Vissan 8

2 Ngành nghề kinh doanh 10

3 Phương hướng tương lai 10

4 Phương thức hoạt động 10

II THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG PHẦN MỀM TRONG CÔNG TY VISSAN 11

1 Thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin tại Vissan 11

2 Những nhân tố tác động tới việc ứng dụng ERP 11

CHƯƠNG 4: TRIỂN KHAI ERP TẠI VISSAN 14

1 Các giải pháp 14

1.1 Cơ chế quản lý 14

1.2 Lập ban dự án 14

1.3 Tuyên truyền 14

1.4 Đào tạo, tuyển dụng, luân chuyển nhân viên 14

1.5 Chia nhỏ dự án 14

1.6 Đầu tư cơ sở hạ tầng, chuẩn hóa dữ liệu 14

1.7 Khen thưởng 15

2 Các động lực và kháng cự khi triển khai ERP 15

2.1 Các kháng cự khi triển khai ERP 15

2.2 Động lực thay đổi 15

3 Bài học kinh nghiệm rút ra 15

CHƯƠNG 5: KẾT LUẬN 16

CHƯƠNG 1: PHẦN MỞ ĐẦU

Đối với các doanh nghiệp, trong điều kiện phát triển kinh tế và hội nhập kinh tế toàn cầu, để đảm bảo quá trình phát triển kinh doanh, đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải hội nhập và ứng dụng công nghệ mới trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp mình Trong vài năm trở lại đây, cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin, ERP (Enterprise Resources Planning) đã nhanh chóng trở thành giải pháp được nhiều công

ty đầu tư thích đáng do những lợi ích to lớn mà nó mang lại Trên thế giới, việc ứng dụng các giải pháp ERP với nội dung chính là đưa ra giải pháp tổng thể cho tin học hóa tác nghiệp và quản trị trong các tổ chức, doanh nghiệp đã được thực hiện từ lâu Đây là một công cụ hiệu quả giúp đỡ các nhà lãnh đạo trong việc quản lý các nguồn lực khác nhau (nhân lực - tài lực - vật lực) và tác nghiệp, đồng thời giúp các tổ chức, doanh nghiệp hội nhập với một tiêu chuẩn quản lý quốc tế Ở Việt Nam, tốc độ tăng trưởng khá cao hàng năm và nhu cầu tăng cường năng lực quản lý trong đó có ERP Đây cũng là bức tranh chung của các nước đang phát triển với nhu cầu cải cách công nghệ quản lý kinh tế không ngừng Tuy nhiên, vì rất nhiều lý do cả khách quan lẫn chủ quan, mà việc triển khai ERP của các doanh nghiệp tại Việt Nam chưa được phổ biến Với hệ thống công nghệ thông tin hiện hành, tại Công ty TNHH MTV Việt Nam Kỹ Nghệ Súc Sản (VISSAN) đang gặp nhiều khó khăn trong công tác quản lý, không linh hoạt trong việc tận dụng tối đa cơ hội thị trường, việc điều hành sản xuất kinh doanh chưa được chuẩn hóa và xuyên suốt Hiện nay, trong quá trình phát triển hoạt động sản xuất kinh doanh, mở rộng mạng lưới phân phối và bán lẻ bao phủ hầu hết các địa bàn trên cả nước, việc đổi mới công nghệ thông tin trở thành một nhu cầu cấp thiết đối với công tác quản lý của Công ty VISSAN, nhất là công tác quản lý Tài chính – Kế toán Tuy nhiên, việc đổi mới công nghệ tại Công ty VISSAN gặp rất nhiều khó khăn, nhiều rào cản ảnh hưởng rất lớn đến tiến độ triển khai và không đáp ứng kịp thời quản lý Đề tài là một nghiên cứu cần thiết nhằm tìm ra nguyên nhân và kiến nghị những giải pháp thích hợp trong việc ứng dụng ERP Công ty VISSAN

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYÊT VỀ

ERP

1 Khái niệm về ERP

ERP là phần mềm máy tính tự động hoá các tác nghiệp của đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp nhằm mục đích nâng cao hiệu quả hoạt động và hiệu quả quản lý toàn diện của doanh nghiệp Nói cách khác, ERP là Phần Mềm phục vụ tin học hóa tổng thể doanh nghiệp Đây chỉ là một cách nhìn “dễ hiểu” về khái niệm ERP Trên thực tế, khái niệm ERP theo chuẩn quốc tế giới hạn trong phạm vi hoạch định nguồn lực, các nguồn lực bao gồm nhân lực (con người), vật lực (tài sản, thiết bị ) và tài lực (tài chính) Khối lượng công việc trong hoạch định và sử dụng các nguồn lực của doanh nghiệp chiếm phần lớn trong toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp nên ERP là hệ thống Phần Mềm rất lớn Rất nhiều các giải pháp ERP chỉ thực hiện các chức năng theo đúng phạm vi này Tuy nhiên trên thực tế, khái niệm ERP đã được mở rộng rất nhiều trong nhiều giải pháp ERP ngoại và nội Ví dụ module CRM (quản

lý mối quan hệ khách hàng) cũng được tích hợp trong rất nhiều giải pháp ERP quốc tế mặc dù CRM là khái niệm khác so với ERP Xét về các quy trình hoạt động của doanh nghiệp thì CRM quản lý khâu đầu tiên trong quy trình hoạt động sản xuất kinh doanh chính của doanh nghiệp Đó là công việc xây dựng

hệ thống khách hàng để tạo ra kết quả - các hợp đồng bán hàng và đây là điểm xuất phát của tất cả các hoạt động tiếp theo của doanh nghiệp (mua hàng, sản xuất ) nên nếu module này được tích hợp trong phạm vi hệ thống ERP thì cũng là điều dễ hiểu Thực tế thì nhu cầu quản lý của các doanh nghiệp “vô cùng phong phú” và không chỉ giới hạn trong phạm vi hoạch định nguồn lực

Ví dụ: Các công ty cổ phần có nhu cầu rất lớn về module Phần Mềm “Quản lý

cổ phần và cổ đông” và module này có mối quan hệ chặt chẽ với module kế toán nhưng không nằm trong khái niệm ERP Nếu chúng ta hiểu ERP trên

khía cạnh Phần Mềm quản lý “tổng thể” doanh nghiệp thì module này cũng nên được tích hợp vào thành phần của hệ thống ERP

Tóm lại, khái niệm ERP một cách đơn giản nhất: ERP là Phần Mềm quản lý tổng thể doanh nghiệp, trong đó phần hoạch định nguồn lực là phần cơ bản Những gì quan trọng nhất trong hoạt động của doanh nghiệp đều được ERP quản lý, và với mỗi ngành nghề kinh doanh, mỗi doanh nghiệp thì kiến trúc module hay chức năng của hệ thống ERP có thể rất khác nhau

2 Vai trò của ERP

ERP là chữ viết tắt của từ Enterpise Resource Planning Hệ thống ERP thật sự là một hệ thống mang tính cách mạng cao Những người tiên phong trong lĩnh vực này đã đặt tên cho hệ thống ERP hiện đại ngày nay bằng cách ghép các chữ cái đầu tiên lại với nhau Vài từ viết tắt đã gây ra lộn xộn trong thời gian qua như MRP, MRPII, ERP

và gần đây là ERM

Bốn từ viết tắt được dùng liên quan đến hệ thống ERP bao gồm:

 MRP: Material Requirements Planning - Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu.

 MRPII: Manufacturing Resource Planning - Hoạch định nguồn lực sản xuất

 ERP: Enterpise Resource Planning - Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp

 ERM: Enterpise Resource Management - Quản trị nguồn lực doanh nghiệp

Thường thì ở trong các doanh nghiệp, mỗi phòng ban người ta sẽ dùng một loại phần mềm khác nhau Khi dùng từng phần mềm riêng lẻ như cách truyền thống, việc kết nối các dữ liệu với nhau rất khó, nhất là khi khối lượng dữ liệu lớn hoặc phần mềm không tương thích với nhau, thế nên sự phối hợp giữa nhiều bộ phận của một công ty trở nên khó khăn, tốn kém, mất thời gian Còn ERP thì gom hết tất cả những thứ này lại với nhau và chỉ sử dụng một cơ sở dữ liệu duy nhất để tất cả mọi người, mọi phòng ban đều có thể truy cập vào và chia sẻ dữ liệu cho nhau

ERP xuất hiện với mục đích thay thế hết tất cả những hệ thống đơn lẻ này

Và công ty chỉ sử dụng một phần mềm duy nhất để quản lý Tất nhiên, ERP sẽ được chia nhỏ thành các gói tùy mục đích, ví dụ như gói tài chính, gói nhân sự, gói kho bãi,

… nhưng vấn đề cơ bản đó là dữ liệu nằm chung một chỗ, không bị phân tán Mọi nhân viên khi cần (và tất nhiên là khi có đủ quyền hạn) đều có thể xem được thông tin như ý muốn, và quan trọng hơn, Nhà quản lý vẫn có thể nắm tình hình doanh nghiệp một cách nhanh chóng mà không phải chờ đợi các bộ phận gửi báo cáo trong một thời gian dài Một công ty có thể chỉ mua một số gói nhất định tùy theo khả năng và nhu cầu của mình chứ không cần phải mua hết cả bộ.Ngoài ra, hệ thống ERP sẽ được tùy biến theo nhu cầu của từng công ty bởi mỗi doanh nghiệp sẽ có các yêu cầu khác nhau, những quy trình khác nhau

Và không chỉ các gói có thể tùy biến mà từng biểu mẫu, từng thanh công cụ, vị trí các nút, các khu vực điền số liệu cũng thể được tinh chỉnh lại cho phù hợp nhất Nói cách khác, ERP sở hữu tính linh hoạt cực kỳ cao, và đây cũng là công việc chính của những công ty triển khai ERP đến cho khách hàng của mình

Một số vai trò cơ bản của ERP như sau:

Kiểm soát thông tin khách hàng: như đã nói ở trên, vì dữ liệu nằm chung ở một

nơi nay mọi nhân viên trong công ty đều có thể truy cập và xem thông tin khách

hàng, một số người có quyền thì có thể đổi cả thông tin mà không lo sợ hồ sơ khách hàng không được cập nhật xuyên suốt các bộ phận khác nhau Ngay cả một ông CEO cũng có thể dễ dàng xem ai mua cái gì ở đâu và bao nhiêu tiền

Tăng tốc quá trình sản xuất, cung cấp hàng hóa, dịch vụ: ERP có thể phục vụ

như một công cụ giúp tự động hóa một phần hoặc tất cả quy trình sản xuất, từ việc

chuẩn bị nguyên vật liệu cho đến ra thành phẩm, quản lý đầu ra đầu vào, đóng gói

và nhiều thứ khác Vì chỉ sử dụng một hệ thống máy tính duy nhất nên công ty có thể tiết kiệm thời gian, giảm chi phí, tăng năng suất và giảm lượng nhân sự cần thiết Người quản lý có thể xem tất cả mọi thông số của công ty trong một giao

diện hợp nhất, không phải nhảy từ khu vực này sang khu vực khác chỉ để kiếm vài con số

Kiểm tra chất lượng, quản lý dự án: ERP giúp doanh nghiệp kiểm tra và theo dõi

tính đồng nhất trong chất lượng sản phẩm, đồng thời lên kế hoạch và phân bổ nhân lực một cách hợp lý tùy nhu cầu dự án ERP còn có thể tự động kiểm tra trong cơ

sở dữ liệu xem nhân viên nào có thế mạnh nào rồi tự gán họ vào từng tác vụ của

dự án, người quản lý không phải mất nhiều thời gian cho công đoạn này

Kiểm soát thông tin tài chính: để hiểu được hiệu suất của công ty mình ra sao,

người quản lý sẽ phải tìm hiểu số liệu từ nhiều bộ phận khác nhau, nhiều khi có cái

đúng, có cái sai, có cái theo tiêu chuẩn này, có cái thì theo tiêu chuẩn khác ERP thì tổng hợp hết mọi thứ liên quan đến tài chính lại một nơi và số liệu chỉ có một phiên bản mà thôi, hạn chế tiêu cực cũng như những đánh giá sai lầm của người quản lý về hiệu năng của doanh nghiệp ERP cũng có thể giúp tạo ra các bản báo cáo tài chính theo những chuẩn mực quốc tế như IFRS, GAAP, thậm chí cả theo tiêu chuẩn Kế toán Việt Nam

Kiểm soát lượng tồn kho: ERP giúp kiểm soát xem trong kho còn bao nhiêu hàng,

hàng nằm ở đâu, nguyên vật liệu còn nhiều ít ra sao Việc này giúp các công ty giảm vật liệu mà họ chứa trong kho, chỉ khi nào cần thiết thì mới nhập Tất cả sẽ giúp giảm chi phí, giảm số người cần thiết, tăng nhanh tốc độ làm việc

Chuẩn hóa hoạt động về nhân sự: nhờ ERP mà nhân sự có thể theo dõi sát sao giờ

làm việc, giờ ra về, khối lượng công việc từng nhân viên đã làm là bao nhiêu (để tính lương bổng và các phúc lợi), ngay cả khi những người nhân viên đó làm việc trong nhiều bộ phận khác nhau, ở nhiều khu vực địa lý khác nhau Nhân viên sẽ hài lòng hơn vì với ERP, công ty có thể trả lương cho họ đúng thời gian hơn

Giao tiếp, xã hội hóa việc liên lạc trong công ty: ERP có một nền tảng tên là Ming.le

cho phép mọi người trong một hệ thống ERP chat với nhau thời gian thực để truy vấn thông tin ERP còn sở hữu khả năng hiển thị những tác vụ mà một người cần làm, xem cập nhật trạng thái từ những người cùng phòng,…

CHƯƠNG 3: ỨNG DỤNG ERP TẠI CÔNG TY

VISSAN

I CÔNG TY VISSAN

1 Giới thiệu về công ty Vissan

Công ty Cổ phần Việt Nam Kỹ Nghệ Súc Sản được thành lập vào ngày 20/11/1970 và đi vào hoạt động sản xuất kinh doanh từ ngày 18/05/1974

Hiện nay, VISSAN là một trong những doanh nghiệp dẫn đầu ngành thực phẩm, lĩnh vực hoạt động chuyên về sản xuất kinh doanh thịt tươi sống, đông lạnh và thực phẩm chế biến

từ thịt

Với định hướng chiến lược là tiếp cận thị trường bằng chất lượng và vệ sinh an toàn thực phẩm, Công ty VISSAN đã và đang thực hiện quy trình liên kết khép kín trong sản xuất,

và vẫn không ngừng cải tiến quy trình này để nâng cao hiệu quả, chất lượng sản phẩm ngày càng tốt hơn Bên cạnh đó, VISSAN còn chủ động kết hợp liên kết trong chuỗi kinh doanh khép kín, huy động các nguồn lực xã hội tập trung cho chuỗi giá trị đi từ khâu sản xuất chế biến đến khâu phân phối

2 Ngành nghề kinh doanh

Hoạt động của công ty chuyên về sản xuất, chế biến và kinh doanh các sản phẩm thịt heo, trâu, bò, thịt gia cầm tươi sống và đông lạnh, hải sản, sản phẩm thịt nguội cao cấp theo công nghệ của Pháp, sản phẩm xúc xích thanh trùng theo công nghệ Nhật Bản, sản phẩm chế biến theo truyền thống Việt Nam, sản phẩm đóng hộp, trứng gà, vịt; kinh doanh các mặt hàng, công nghệ phẩm và tiêu dùng khác; kinh doanh heo giống, heo thịt, bò giống, bò thịt, sản xuất kinh doanh thức ăn gia súc; dich vụ kỹ thuật về chăn nuôi heo, bò’ kinh doanh ăn uống; kinh doanh nước trái cây, lương thực chế biến, sản xuất kinh doanh rau củ quả các loại, rau quả chế biến, các loại gia vị và nông sản

Sản phẩm của Vissan hiện nay đã có chỗ đứng vững chắc trên thị trường, với doanh thu và thị phần chiếm lĩnh Vissan được xem như doanh nghiệp sản xuất kinh doanh súc sản và rau củ quả đứng đầu cả nước

3 Phương hướng tương lai

Với chiên lược mở rộng và phát triển không ngừng, trong thời gian tới công ty sẽ tiếp tục phát triển thị trường nội dịa, đưa sản phẩm tiếp cận thị trường thế giới và sẵn sàng hợp tác với các đối tác trong và ngoài nước trong các lĩnh vực:

- Thương mại và phát triển nhập khẩu

- Sản xuất và kinh doanh các sản phẩm chế biến từ thịt, rau củ quả đóng hộp; thủy hải sản…

- Nhập khẩu và kinh doanh hương liệu, phụ gia, phụ liệu cho ngành thực phẩm chế biến

- Sản xuất và kinh doanh heo giống, heo hậu bị, heo thịt

- Định hướng tìm kiếm thị trường trong giai đoạn hội nhập kinh tế thế giới trong

đó đặc biệt chú trọng đến những thị trường tiềm năng như Lào, Campuchia,

Myanma và một thị trường đông đảo kiều bào ở Mỹ, châu Âu hết sức gắn bó với hương vị quê hương

4 Phương thức hoạt động

Phương thức kinh doanh linh hoạt, tinh thần sẵn sàng hợp tác và quan tâm tới quyền lợi của đối tác kinh doanh, công ty Vissan là doanh nghiệp dẫn đầu trong việc cung cấp nhu cầu tiêu thụ thịt heo, traai, bò và rau củ quả tại thành phố Hồ Chí Minh và các thành phố lớn khác trong cả nước

II THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG PHẦN MỀM TRONG CÔNG TY VISSAN

1 Thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin tại Vissan

Việc ứng dụng công nghệ thông tin trở thành một yêu cầu cấp thiết đối với các doanh nghiệp hiện nay trong đó có Vissan Công ty Vissan từ lâu đã nhận thức được điều đó và cố gắng triển khai phần mềm tại công ty

Năm 2009 công ty triển khai phần mềm Xman, bắt đầu sử dụng từ năm

2010 và đến nay phần mềm hoạt dộng tương đối ổn định áp dụng cho một

số phòng ban trong công ty Tuy nhiên do là phần mềm mới và chỉ sử dụng cho mục đích bán hàng nên hiện nay công ty vẫn sử dụng phần mềm cũ là Foxpro cho công tác quản lý tài chính- kế toán Với hệ thống công gnheej thông tin hiện hành, công ty đang gặp nhiều khó khăn trong công tác quản

lý, không linh hoạt trong việc tận dụng tối đa cơ hội thị trường trong việc sản xuất kinh doanh chưa được chuẩn hóa và xuyên suốt

Việc phát triển mạng lưới kinh doanh bao phủ hầu hết cả nước, việc đổi mới công nghệ thông tin trở thành nhu cầu bức thiết, cấp bách của công ty Thời gian qua công ty vẫn đơn thuần sử dụng excel cho việc hạch toán, ghi chép số liệu gây nên sự bất tiện, chồng chéo thông tin giữa các phòng ban Bên cạnh đó việc di dời khu vực văn phòng công ty đến khu công nghệ Tân Tạo, còn các xưởng sản xuất đến Long An sẽ triển khai trong thời gian tới Vì thế vấn đề liên kết thông tin giữa 2 khu vực này cũng là vấn đề cần quan tâm hàng đầu, Công ty dự kiến ứng dụng công nghệ thông tin, nhất là các phần mềm quản lý mang tính chất hệ thống, liên kết dữ liệu một cách chặt chẽ giữa các bộ phận, phòng ban trong doanh nghiệp