Hoàn thiện hoạt động kiểm soát chu trình doanh thu và chu trình chi phí trong môi trường ứng dụng ERP tại doanh nghiệp nhỏ và vừa ở TPHCM

ng d ng công ngh thông tin trong công tác k toán ..... Gelinas and Richard Dull, Accounting Information System 9e, P.18-19... Ngoài ra còn có thêm Chu trình báo cáo tài chính và Chu trìn

TR NG I H C KINH T TP H CHÍ MINH

- -

L TH KIM PH NG

CHU TRÌNH DOANH THU VÀ CHU TRÌNH CHI PHÍ

T I DOANH NGHI P NH VÀ V A

THÀNH PH H CHÍ MINH

LU N V N TH C S KINH T

ThƠnh ph H Chí Minh ậ N m 2012

TR NG I H C KINH T TP H CHÍ MINH

- -

L TH KIM PH NG

CHU TRÌNH DOANH THU VÀ CHU TRÌNH CHI PHÍ

Tôi xin cam đoan đ tài này d a trên quá trình nghiên c u trung th c d i s c

v n c a ng i h ng d n khoa h c

ơy lƠ đ tài th c s kinh t , chuyên ngành K toán ậ Ki m toán tài này

ch a đ c ai công b d i b t k hình th c nào và t t c các ngu n tham kh o đ u

đ c trích d n đ y đ

TP HCM, NgƠy tháng n m

Tác gi

L Th Kim Ph ng

Trang ph bìa

L i cam đoan

M c l c

Danh m c các ký hi u, ch vi t t t

Danh m c các b ng bi u

Danh m c các hình v , đ th

M U 1

CH NG 1 C S LÝ LU N V KI M SOÁT H TH NG THÔNG TIN K TOỄN TRONG MÔI TR NG NG D NG ERP 5

1.1 NH NG V N CHUNG V H TH NG THÔNG TIN K TOÁN 5

1.1.1 Khái ni m h th ng thông tin k toán 5

1.1.2 Các chu trình x lý nghi p v trong h th ng thông tin k toán 6

1.1.3 ng d ng công ngh thông tin trong công tác k toán 8

1.2 H TH NG ERP 8

1.2.1 Khái quát v h th ng ERP 8

1.2.2 nh h ng c a h th ng ERP đ n h th ng thông tin k toán 10

1.2.2.1 D li u đ u vào 10

1.2.2.2 H th ng x lý 11

1.2.2.3 L u tr 12

1.2.2.4 Thông tin k t xu t 12

1.2.3 Các l i ích c a h th ng ERP đ i v i doanh nghi p nh và v a 13

1.3 KI M SOÁT H TH NG THÔNG TIN K TOỄN TRONG MÔI TR NG NG D NG ERP T I DOANH NGHI P NH VÀ V A 14

1.3.1 R i ro h th ng thông tin k toán trong môi tr ng ng d ng ERP 14

1.3.2 Phân lo i ho t đ ng ki m soát h th ng thông tin k toán 15

1.3.3 Ki m soát h th ng thông tin k toán trong môi tr ng ng d ng ERP t i doanh nghi p nh và v a 17

1.3.3.1 Ki m soát chung 17

1.3.3.2 Ki m soát ng d ng (Ki m soát chu trình nghi p v ) 21

K T LU N CH NG 1 23

DOANH NGHI P NH VÀ V A THÀNH PH H CHÍ MINH 24

2.1 T NG QUAN V DOANH NGHI P NH VÀ V A 24

2.1.1 Các tiêu chu n xác đ nh doanh nghi p nh và v a 24

2.1.2 Vai trò c a doanh nghi p nh và v a trong n n kinh t 25

2.1.3 Công tác k toán t i doanh nghi p nh và v a 27

2.1.3.1 c đi m công tác k toán t i doanh nghi p nh và v a 27

2.1.3.2 i t ng s d ng và nhu c u thông tin k toán 28

2.2 TH C TR NG HO T NG KI M SOÁT CHU TRÌNH DOANH THU VÀ CHU TRỊNH CHI PHệ TRONG MÔI TR NG NG D NG ERP T I DOANH NGHI P NH VÀ V A THÀNH PH H CHÍ MINH 28

2.2.1 Tình hình chung v ng d ng ERP t i doanh nghi p nh và v a Thành ph H Chí Minh 28

2.2.2 Kh o sát tình hình ho t đ ng ki m soát chu trình doanh thu và chu trình chi phí trong môi tr ng ng d ng ERP t i doanh nghi p nh và v a Thành ph H Chí Minh 31

2.2.2.1 i t ng vƠ ph ng pháp kh o sát 31

2.2.2.2 Ki m soát chung 31

2.2.2.3 Ho t đ ng ki m soát trong chu trình doanh thu 33

2.2.2.4 Ho t đ ng ki m soát trong chu trình chi phí 36

2.3 ỄNH GIỄ TH C TR NG HO T NG KI M SOÁT CHU TRÌNH DOANH THU VÀ CHU TRỊNH CHI PHệ TRONG MÔI TR NG NG D NG ERP T I DOANH NGHI P NH VÀ V A 38

2.3.1 u đi m 38

2.3.2 Nh c đi m 39

2.3.3 Nguyên nhân ho t đ ng ki m soát chu trình doanh thu và chu trình chi phí trong môi tr ng ng d ng ERP t i doanh nghi p nh và v a ch a h u hi u 40

K T LU N CH NG 2 41

CH NG 3 NH H NG VÀ GI I PHÁP HOÀN THI N HO T NG KI M SOÁT CHU TRÌNH DOANH THU VÀ CHU TRÌNH CHI PHÍ TRONG MÔI TR NG NG D NG ERP T I DOANH NGHI P NH VÀ V A THÀNH PH H CHÍ MINH 43

ERP T I DOANH NGHI P NH VÀ V A 43

3.1.1 Thi t k , ch n l c và áp d ng ho t đ ng ki m soát phù h p v i m c tiêu, đi u ki n c a doanh nghi p nh và v a Vi t Nam đƣ vƠ đang ng d ng ERP 43

3.1.2 Nâng cao tính h u hi u và hi u qu c a ho t đ ng ki m soát h th ng thông tin k toán 43

3.1.3 T i u hóa h th ng ERP 44

3.2 GI I PHÁP HOÀN THI N HO T NG KI M SOÁT CHU TRÌNH DOANH THU VÀ CHU TRỊNH CHI PHệ TRONG MÔI TR NG NG D NG ERP T I DOANH NGHI P NH VÀ V A THÀNH PH H CHÍ MINH 45

3.2.1 Gi i pháp hoàn thi n ho t đ ng ki m soát trong chu trình doanh thu 46

3.2.1.1 M c tiêu ki m soát 46

3.2.1.2 Các ho t đ ng ki m soát trong chu trình doanh thu 46

3.2.2 Gi i pháp hoàn thi n ho t đ ng ki m soát trong chu trình chi phí 50

3.2.2.1 M c tiêu ki m soát 51

3.2.2.2 Các ho t đ ng ki m soát trong chu trình chi phí 51

3.3 GI I PHÁP HOÀN THI N KI M SOÁT CHUNG V M T CÔNG NGH K THU T 57

3.4 GI I PHÁP NÂNG CAO HI U QU NG D NG H TH NG ERP 60

3.5 M T S KI N NGH NH M HOÀN THI N KI M SOÁT H TH NG THÔNG TIN K TOỄN TRONG MÔI TR NG NG D NG ERP T I DOANH NGHI P NH VÀ V A 61

3.5.1 i v i doanh nghi p nh và v a 61

3.5.2 i v i nhà cung c p d ch v , t v n và tri n khai ERP 62

3.5.3 i v i c quan h tr doanh nghi p nh và v a 63

K T LU N CH NG 3 63

K T LU N CHUNG 64 TÀI LI U THAM KH O

PH L C

Ch vi t

t t Vi t đ y đ

AIS : H th ng thông tin k toán

(Accounting Information System)

BOM : nh m c nguyên v t li u

(Bill of Material)

CNTT : Công ngh thông tin

(Information Technology)

COBIT : Ki m soát các v n đ đ i v i thông tin vƠ k thu t liên quan

(Control objected for information and related technology)

COSO

: y Ban thu c H i đ ng qu c gia Hoa K v vi c ch ng gian

l n v báo cáo tƠi chính (Committee of Sponsoring Organizations)

ERP : Ho ch đ nh ngu n l c doanh nghi p

(Enterprise Resources Planning)

MIS : H th ng thông tin qu n lỦ

(Management Information System)

SME : Doanh nghi p nh vƠ v a

(Small and Medium Sized Enterprise)

SOX : o lu t Sabanes- Oxley

(Sarbanes- Oxley Act) TP.HCM : ThƠnh ph H Chí Minh

UPS : B l u đi n

(Uninterruptible Power System)

B ng 2.1: Tiêu th c phân lo i doanh nghi p nh và v a 25

B ng 2.2: T l ng d ng ph n m m c a SME 29

31

32 33

3336

DANH M C CÁC HÌNH V , TH

Hình 1.1: Các thành ph n c a h th ng thông tin k toán 6Hình 2.1: T l ng d ng ph n m m c a SME n m 2011 29

PH L C

Ph l c 1 M t s ho t đ ng ki m soát trong Chu trình doanh thu

Ph l c 2 M t s ho t đ ng ki m soát trong Chu trình chi phí

Ph l c 3 Danh sách các doanh nghi p kh o sát

Ph l c 4 K t qu kh o sát v thông tin chung c a doanh nghi p

Ph l c 5 M u b ng h i kh o sát v các ho t đ ng ki m soát trong môi tr ng ng

d ng ERP

B ng 2.3: Ki m soát phân chia ch c n ng, quy n h n và nhi m v

B ng 2.4: Ki m soát truy c p h th ng ERP

B ng 2.5: Ki m soát l u tr d li u và k ho ch khôi ph c sau thi t h i

B ng 2.6: B ng h i Ho t đ ng ki m soát trong chu trình doanh thu

B ng 2.7: B ng h i Ho t đ ng ki m soát trong chu trình chi phí

M U

1) Lý do ch n đ tài

V i nhu c u c a các doanh nghi p nh và v a Vi t Nam, nh t là t i Thành ph

H Chí Minh là c n có m t gi i pháp qu n lý toàn b ngu n l c doanh nghi p, gi i pháp h tr cho nhà qu n lý trong vi c ra các quy t đ nh, c ng nh mang l i hi u qu

t i u h n cho ho t đ ng s n xu t kinh doanh, gi i pháp đáp ng đ c h u h t yêu c u trên vƠ đ c nhi u nhà qu n lý doanh nghi p nh và v a l a ch n đó lƠ Ho ch đ nh ngu n l c doanh nghi p (Enterprise Resources Planning - Vi t t t là ERP) ERP giúp thông tin c a doanh nghi p đ c t p trung, và có kh n ng chia s cho t t c b ph n, phòng ban theo nhu c u c p nh t và truy xu t thông tin H n th n a, ERP giúp cho doanh nghi p chu n hóa quy trình ho t đ ng kinh doanh H th ng ERP mang l i kh

n ng đáp ng thông tin cho c yêu c u bên trong (k toán qu n tr ) l n bên ngoài doanh nghi p (k toán tƠi chính) ng th i, ERP giúp cho vi c x lý thông tin k toán

đ c nhanh chóng h n, cung c p thông tin k p th i

Tuy nhiên, v n đ đ t ra là thông tin k toán trong môi tr ng ng d ng ERP có trung th c, h p lỦ vƠ đáng tin c y không i u này ph thu c vào h th ng ki m soát

h th ng thông tin k toán t t hay không, đ c bi t là ho t đ ng ki m soát trong chu trình doanh thu và chu trình chi phí Do đó, vi c ki m soát h th ng thông tin k toán trong môi tr ng ng d ng ERP là yêu c u c n thi t hi n nay c a các doanh nghi p

nh và v a trên đ a bàn Thành ph H Chí Minh

Vi t Nam, c ng đƣ có m t s công trình nghiên c u v h th ng ERP, v h

th ng thông tin k toán nh là c a Tr n Thanh Thúy, 2011, ắTình hình ng d ng ERP

và s tác đ ng c a ERP đ n t ch c h th ng thông tin k toán t i các doanh nghi p

Vi t NamẰ, ho c là c a Hu nh Th H ng H nh, Nguy n M nh ToƠn, 2011, ắKi m soát vƠ đ m b o an toàn h th ng thông tin k toán trong đi u ki n tin h c hóaẰ, T p chí khoa h c và công ngh , i h c Ơ N ng ậ S 3 Tuy nhiên, trong các công trình trên, ch a có đ tài nghiên c u nào v ki m soát h th ng th ng tin k toán trong doanh nghi p nh và v a, mà các doanh nghi p này ng d ng ERP

V i tinh th n đó, tôi m nh d n ch n đ tƠi: ắHOÀN THI N HO T NG

KI M SOÁT CHU TRÌNH DOANH THU VÀ CHU TRÌNH CHI PHÍ TRONG MÔI

TR NG NG D NG ERP T I DOANH NGHI P NH VÀ V A THÀNH

PH H CHệ MINHẰ

2) M c tiêu nghiên c u c a đ tài

 H th ng hóa các lý lu n v ki m soát AIS trong môi tr ng ng d ng ERP trên c s nghiên c u các tài li u trong n c, các tài li u n c ngoài v AIS, v ERP

 Phân tích, nh n xét ho t đ ng ki m soát AIS trong môi tr ng ng d ng ERP, ch y u là trong chu trình doanh thu và chu trình chi phí t i SME trên đ a bàn

TP HCM D a trên k t qu kh o sát, đánh giá u đi m, nh c đi m c a các th t c

ki m soát trong chu trình doanh thu, chu trình chi phí và t đó phơn tích nguyên nhơn khách quan c ng nh nguyên nhơn ch quan d n đ n ho t đ ng ki m soát trong chu trình doanh thu vƠ chu trình chi phí ch a h u hi u

 nh h ng vƠ đ xu t m t s gi i pháp đ h ng SME đ n vi c thi t l p,

áp d ng và hoàn thi n các chính sách ki m soát, th t c ki m soát AIS trong môi

tr ng ng d ng ERP, ch y u trong chu trình doanh thu và chu trình chi phí sao cho

h u hi u nh t Các đ nh h ng và gi i pháp này d a trên c s nghiên c u các lý lu n

và nghiên c u th c t

3) i t ng, ph m vi nghiên c u c a đ tài

 i t ng nghiên c u: tài t p trung vào nghiên c u các th t c ki m soát AIS trong môi tr ng ng d ng ERP, ch y u là trong chu trình doanh thu và chu trình chi phí t i SME

 Ph m vi nghiên c u

 Th i gian nghiên c u: tƠi đ c th c hi n t tháng 03/2012 đ n tháng 10/2012; s li u s c p đ c thu th p t tháng 05/2012 đ n tháng 10/2012

 Không gian nghiên c u: tài kh o sát các SME đƣ vƠ đang ng

d ng ERP trên đ a bàn TP HCM Vi t Nam

 N i dung nghiên c u c a đ tài khá r ng và ph c t p, vƠ do đi u ki n v

th i gian, đ tài gi i h n nghiên c u v ki m soát AIS trong môi tr ng ng d ng ERP

ch y u trong chu trình doanh thu và chu trình chi phí t i SME ho t đ ng trong l nh

v c th ng m i, d ch v

4) Ph ng pháp nghiên c u

đ t đ c m c tiêu nghiên c u đƣ đ c p bên trên, đ tài s d ng k t h p các

ph ng pháp nghiên c u đ nh tính và nghiên c u đ nh l ng d a trên c s ph ng pháp lu n duy v t bi n ch ng và duy v t l ch s NgoƠi ra, đ tƠi đƣ s d ng nh ng

ph ng pháp k thu t ch y u nh ph ng pháp th ng kê mô t , th ng kê phân tích, phân tích so sánh và t ng h p

 Ph ng pháp nghiên c u đ nh tính ch y u đ c s d ng trong đ tƠi lƠ đ nghiên c u lý lu n v h th ng ERP, phơn tích, đánh giá th c tr ng ki m soát h th ng

thông tin k toán trong môi tr ng ng d ng ERP t i doanh nghi p nh và v a, ch

y u là chu trình doanh thu và chu trình chi phí

 Ph ng pháp nghiên c u đ nh l ng đ c s d ng đ trình bày, mô t , phân tích tình hình ng d ng ERP và ki m soát h th ng thông tin k toán trong môi tr ng

ng d ng ERP c a doanh nghi p nh và v a

Nh ng thông tin dùng trong phơn tích đ c thu th p t nh ng ngu n c th sau:

 Ngu n thông tin th c p: Nh ng v n đ lý lu n đƣ đ c đúc k t trong sách giáo khoa chuyên ngƠnh trong n c vƠ n c ngoài Các s li u th ng kê đƣ đ c xu t

b n, các báo cáo t ng h p t các t ch c, c quan qu n lý có liên quan K t qu các nghiên c u tr c đơy đ c công b trên các t p chí khoa h c trong n c và qu c t

 Ngu n thông tin s c p:

 Ph ng pháp thu th p s li u là ph ng v n có c u trúc, h th ng i

t ng đ c ph ng v n là các b ph n, phòng ban vƠ các nhơn viên đƣ vƠ đang tham gia tri n khai ERP t i các doanh nghi p nh và v a TP.HCM S li u s c p đ c thu th p b ng ph ng pháp k thu t ph ng v n b ng th đi n t

 C m u kh o sát là 15 doanh nghi p nh và v a thu c các ngành ngh

s n xu t, th ng m i, d ch v và xây d ng (Xem Ph l c 3 Danh sách các doanh nghi p kh o sát)

 Thông tin thu th p đ c t ng h p, phân tích d a vào ph n m m excel

 Ch ng 3 nh h ng và gi i pháp hoàn thi n ho t đ ng ki m soát chu trình doanh thu vƠ chu trình chi phí trong môi tr ng ng d ng ERP t i doanh nghi p

nh và v a Thành ph H Chí Minh

 K t lu n

 Tài li u tham kh o

6) ụ ngh a khoa h c và th c ti n c a đ tài

 V m t lý lu n

Hi n t i Vi t Nam có ít giáo trình đ c p sau v h th ng ERP d i góc đ ti p c n h th ng thông tin k toán, nh t là vi c ki m soát AIS trong môi

tr ng ng d ng ERP, đ c bi t lƠ đ i v i chu trình doanh thu và chu trình chi phí V i

m c đích lƠm rõ v n đ ki m soát AIS trong môi tr ng ng d ng ERP, đ c bi t lƠ đ i

v i chu trình doanh thu vƠ chu trình chi phí, đ tài h th ng hóa l i nh ng ki n th c

n n t ng vƠ có c n c đ b sung ngu n tài li u tham kh o cho sinh viên chuyên ngành

k toán và doanh nghi p quan tơm đ n v n đ này

 V m t th c ti n

tài giúp cho các nhà qu n lý SME TP.HCM có cái nhìn khái quát

v ho t đ ng ki m soát h th ng thông tin k toán khi ng d ng ERP

Bên c nh đó, đ tƠi đ a ra đ nh h ng và m t s gi i pháp hoàn thi n

ho t đ ng ki m soát AIS trong môi tr ng ng d ng ERP, ch y u là chu trình doanh thu và chu trình chi phí phù h p v i đi u ki n c a SME TP.HCM T đó giúp nhà

qu n lý SME có gi i pháp đi u ch nh các chính sách ki m soát và th t c ki m soát mang tính th c t , phù h p v i đ c thù c a doanh nghi p và h u hi u nh t

CH NG 1 C S LÝ LU N V KI M SOÁT H

TH NG THÔNG TIN K TOÁN TRONG MÔI

TR NG NG D NG ERP

1.1 NH NG V N CHUNG V H TH NG THÔNG TIN K TOÁN

1.1.1 Khái ni m h th ng thông tin k toán

H th ng thông tin là m t t p h p các thành ph n có quan h t ng tác v i nhau nh m thu th p các d li u đ u vƠo, l u tr , x lý d li u và cung c p thông tin cho ng i s d ng

H th ng thông tin k toán (Accounting Information System - Vi t t t là AIS) là m t h th ng đ c thi t l p nh m thu th p, l u tr và x lý d li u liên quan

đ n l nh v c k toán đ t o ra nh ng thông tin h u ích cho ng i s d ng

Theo Ulric J Gelinas và Richard Dull, các thành ph n c a h th ng thông tin k toán bao g m:1

 D li u đ u vào: T t c nh ng n i dung đ c đ a vƠo AIS g i là d li u

đ u vào, bao g m:

 H th ng ch ng t và n i dung các ch ng t s d ng đ ph n ánh n i dung c a các nghi p v phát sinh

 Các đ i t ng k toán mà các nghi p v phát sinh c n ph i đ c t p

h p, theo dõi thông qua h th ng tài kho n k toán

 H th ng các đ i t ng qu n lý mà các nghi p v phát sinh c n đ c

t p h p, theo dõi chi ti t phù h p yêu c u thông tin và qu n lý c a doanh nghi p

 H th ng x lý: Bao g m t p h p các y u t tham gia vào quá trình x lý

d li u đ có thông tin k toán h u ích

 Quy trình luân chuy n ch ng t và th c hi n các quá trình kinh doanh

 Hình th c ghi s , cách th c nh p li u, khai báo và c p nh t d li u

 Quy đ nh v phân tích và h ch toán các nghi p v phát sinh

 Ph ng th c x lý: B ng máy tính hay ghi chép th công

 B máy x lý bao g m m i quan h gi a các b ph n, phòng ban trong vi c thu th p, luân chuy n thông tin v b ph n k toán

1 Ulric J Gelinas and Richard Dull, Accounting Information System 9e, P.18-19

 T ch c công tác k toán

 L u tr : D li u thu th p và x lỦ đ c l u tr đ ph c v cho các quá

trình x lý, cung c p thông tin l n sau thông qua các ph ng th c:

 H th ng ch ng t và s sách k toán

 Các t p tin, b ng tính l u tr d li u trong môi tr ng tin h c hóa

 Ki m soát: Nh ng quy đ nh, th t c vƠ chính sách đ c thi t l p trong h

th ng k toán đ ki m soát quá trình thu th p, x lý và cung c p thông tin c a h th ng

k toán, đ m b o các thông tin cung c p là trung th c và h u ích cho các đ i t ng s

d ng thông tin

 Thông tin k t xu t: Thông tin c a AIS th hi n trên n i dung c a các báo

cáo k toán (Báo cáo tài chính và báo cáo qu n tr ) và h th ng s sách k toán

Hình 1.1: Các thành ph n c a h th ng thông tin k toán

1.1.2 Các chu trình x lý nghi p v trong h th ng thông tin k toán

Các doanh nghi p khác bi t v lo i hình ho t đ ng, l nh v c ho t đ ng Vì th

mà AIS c a các doanh nghi p c ng s có chu trình x lý nghi p v k toán khác nhau

Ti p c n AIS theo quy trình ho t đ ng kinh doanh (Chu trình nghi p v trong doanh nghi p) thì chu trình ho t đ ng kinh doanh c a doanh nghi p g m có b n chu trình c

b n: Chu trình doanh thu, chu trình chi phí, chu trình s n xu t và chu trình tài chính.2

 Chu trình doanh thu (Chu trình bán hàng): Là t p h p các ho t đ ng

2 Tr ng i H c Kinh T TP.HCM, Khoa K toán - Ki m toán, B môn H th ng thông tin k toán, H th ng thông tin k toán T p 2 , NXB Ph ng ông

kinh doanh và ho t đ ng x lỦ thông tin liên quan đ n quá trình bán hàng, cung c p

d ch v và nh n ti n thanh toán c a khách hàng Quá trình bán hàng, cung c p hàng hóa, d ch v và thu ti n s tr i qua b n ho t đ ng chính: (1) Nh n đ t hàng, (2) Xu t kho, cung c p hàng hóa, d ch v , (3) L p hóa đ n, theo dõi công n và (4) Thu ti n

c a khách hàng

 Chu trình chi phí (Chu trình mua hàng): Là t p h p các ho t đ ng kinh doanh và ho t đ ng x lỦ thông tin liên quan đ n quá trình mua hàng hóa, d ch v và thanh toán v i nhà cung c p Ho t đ ng mua hàng và thanh toán ti n g m b n ho t

đ ng chính: (1) Nh n yêu c u mua hàng hóa, d ch v t các b ph n, phòng ban có nhu c u, tìm ki m nhà cung c p vƠ đ t mua hàng hóa, d ch v , (2) Nh n hàng hóa,

d ch v t nhà cung c p, (3) Ghi nh n n ph i tr và (4) Thanh toán v i nhà cung c p

 Chu trình s n xu t (Chu trình chuy n đ i): Là t p h p theo trình t các

ho t đ ng kinh doanh và ho t đ ng x lỦ liên quan đ n quá trình s n xu t s n ph m Quá trình s n xu t, chuy n hóa các y u t đ u vào thành các s n ph m hoàn thành s

tr i qua b n ho t đ ng chính: (1) Thi t k s n ph m, (2) L p k ho ch s n xu t, (3)

Ti n hành s n xu t và (4) T p h p chi phí, tính giá thành

 Chu trình tài chính: Là m t chu i các ho t đ ng l p đi, l p l i liên quan

đ n các nghi p v gi a đ n v c đông hay ch n dài h n3 Chu trình này bao g m các ho t đ ng chính: D báo nhu c u ti n, bán c phi u cho nhƠ đ u t , vay m n

ti n, chi tr c t c và lãi vay, thanh toán các kho n n và chu n b các báo cáo

Ngoài ra còn có thêm Chu trình báo cáo tài chính và Chu trình nhân s

 Chu trình báo cáo tài chính: H th ng báo cáo tài chính gi vai trò

ch đ o trong AIS c a doanh nghi p Chu trình báo cáo tài chính không ph i là chu trình ho t đ ng mà là chu trình thu th p và x lý d li u t ng h p t các chu trình doanh thu, chu trình chi phí, chu trình s n xu t vƠ chu trình tƠi chính, sau đó cung c p thông tin tƠi chính cho các đ i t ng s d ng thông tin bên trong và bên ngoài doanh nghi p Thông tin trên báo cáo tƠi chính đ c cung c p ph i tuân th theo yêu c u c a chu n m c k toán vƠ các quy đ nh hi n hành c a ch đ k toán

 Chu trình nhân s : Là m t chu i các ho t đ ng l p đi, l p l i bao

g m các ho t đ ng: Tuy n d ng, thuê, hu n luy n nhân viên m i, đánh giá hi u qu làm vi c c a nhân viên, tính toán ti n l ng, ghi nh n nghi p v ti n l ng, thanh toán

ti n l ng, chi tr các kho n thu , b o hi m và chu n b các báo cáo

 Gi a các chu trình có m i quan h ch t ch v i nhau: u ra c a chu trình này

3 Robert L.Hurt, Accounting Information Systems- Basic Concepts and Current Issues, P.253

chính lƠ đ u vào c a chu trình khác

 Trình t th c hi n các ho t đ ng trong m i chu trình có th thay đ i tùy theo

đ c thù c a t ng doanh nghi p

1.1.3 ng d ng công ngh thông tin trong công tác k toán

Tùy theo quy mô, yêu c u qu n lỦ c ng nh quan đi m c a ng i qu n lý mà

m c đ ng d ng CNTT vào công tác k toán t i các doanh nghi p r t khác nhau

Các m c đ ng d ng CNTT vào công tác k toán: 4

 X lý bán t đ ng: Doanh nghi p làm k toán th công v i s tr giúp c a

h th ng x lý b ng tính nh Excel, Access V i ph ng th c x lý bán t đ ng thì

h u h t ch ng t g c đ u là ch ng t b ng gi y Doanh nghi p s d ng Excel ch đ

h tr trong quá trình nh p li u, t n d ng các hàm, các l nh trong quá trình x lý d

li u, trích l c, t ng h p và l p báo cáo tƠi chính vƠ các báo cáo khác theo quy đ nh c a

lu t, c a các c quan ch c n ng ( c quan thu ,ầ)

 T đ ng hóa công tác k toán: Doanh nghi p làm k toán v i ph n m m

k toán M t s ch ng t có th in ra t ph n m m k toán, các ch ng t đ n t bên ngoài hay do các b ph n, phòng ban khác l p đ u ph i in ra gi y, ký duy t và k toán

c n c vào ch ng t g c đ nh p li u vào ph n m m k toán Ph ng th c t đ ng hóa công tác k toán này hoàn toàn không có s khai thác, chia s d li u c a k toán

v i các b ph n, phòng ban khác

 T đ ng hóa công tác qu n lý toàn doanh nghi p: Doanh nghi p ng

d ng tin h c cho t t c b ph n, phòng ban trong doanh nghi p V i mô hình này, d

li u đ u vào c a h th ng k toán có th là ch ng t b ng gi y, ho c là d li u, ch ng

t đi n t do các b ph n, phòng ban khác chuy n đ n k toán Doanh nghi p t ch c

h th ng máy tính theo mô hình m ng, có s khai thác, truy xu t, chia s d li u và cung c p thông tin l n nhau

Quá trình x lý d li u n m trong quy trình khép kín và có s liên quan ch t

ch gi a các b ph n, phòng ban Xu h ng hi n nay lƠ đa s các doanh nghi p t

đ ng hóa công tác qu n lý b ng cách s d ng ph n m m ERP - H th ng ho ch đ nh

ngu n l c doanh nghi p

1.2 H TH NG ERP

1.2.1 Khái quát v h th ng ERP

Trong nh ng n m tr l i đơy, khái ni m H th ng ho ch đ nh ngu n l c

4 Tr ng i H c Kinh T TP.HCM, Khoa K toán - Ki m toán, B môn H th ng thông tin k toán, H th ng thông tin k toán T p 2 , NXB Ph ng ông

doanh nghi p (Enterprise Resource Planning- Vi t t t là ERP) đƣ ngƠy cƠng tr nên ph bi n

Theo Gartner Group of Stamford, ERP là thu t ng nh m mô t h th ng ph n

m m doanh nghi p đ c hình thành và phát tri n t nh ng h th ng qu n lý và ki m soát kinh doanh giúp doanh nghi p ho ch đ nh và qu n lý các ngu n l c bên trong và bên ngoài doanh nghi p

Hay theo CIO5, ERP là "m t th h h th ng s n xu t m i" bao g m h MRP (Material Resource Planning), tài chính (finance) và ngu n nhân l c (human resources) đ c tích h p toàn di n v i nhau trên m t c s d li u th ng nh t Hi u

m t cách đ n gi n, ERP ch là vi c đóng nh ng ng d ng công ngh thông tin trong kinh doanh vào m t gói

ERP đ c h tr b i ph n m m ng d ng, g m nhi u phân h , tích h p các

ch c n ng ho ch đ nh và qu n lỦ kinh doanh nh qu n lý bán hàng, qu n lý s n xu t,

k toán, tƠi chính,ầ c a m t t ch c vào trong m t h th ng duy nh t Thay vì ph i s

d ng cùng lúc nhi u ph n m m nh : Ph n m m k toán, ph n m m nhân s - ti n

l ng, qu n tr s n xu t, thì ERP gom t t c vào chung m t gói ph n m m duy nh t

mà gi a các ch c n ng đó có s liên thông v i nhau.6

Các phân h c b n c a ERP

Theo tài li u chính th c c a CIBRES - C quan t ch c thi và c p ch ng ch CIERP (Certified Implementer of Enterprise Resource Planning - Ch ng ch chuyên viên tri n khai ERP), các ph n m m ERP có th khác nhau v hình th c nh ng v c

b n thì m t h th ng ERP đ u có các phân h sau:

T t c các phân h nƠy đ u liên k t ch t ch v i nhau trong thu th p d li u, x

lý d li u và cung c p thông tin v toàn b ho t đ ng c a doanh nghi p Trong đó phân h k toán là n n t ng c a ph n m m ERP

5 Ngu n: www.cio.com

6 Ngu n: http://vi.wikipedia.org/wiki/ERP

c đi m c a h th ng ERP

Theo Zeng et al (2003)7, m t h th ng ERP có các đ c đi m sau:

 Tính linh ho t: ERP có kh n ng thích ng v i s thay đ i nhu c u c a t

ch c trong t ng lai

 Tính toàn di n: ERP có th h tr nhi u quy trình kinh doanh c a doanh

nghi p nh : Bán hàng, mua hàng, s n xu t, k toán - tƠi chínhầ

 Tính liên k t: ơy lƠ m t trong nh ng đ c đi m n i b t c a ERP V i đ c

đi m này, các b ph n, phòng ban trong doanh nghi p đ c g n k t ch t ch và chia s thông tin v i nhau m t cách d dàng Khi s d ng ERP, thông tin đ c ph n ánh theo

th i gian th c, liên t c và mang tính k p th i

Vì đ c tr ng c a ph n m m ERP là có c u trúc phân h , trong đó t ng phân h

có th ho t đ ng đ c l p nh ng v n có kh n ng k t n i v i nhau, th nên tính chia s thông tin và liên k t đ c th hi n r t rõ, góp ph n quan tr ng trong vi c h tr tác nghi p và ra quy t đ nh m t cách k p th i và chính xác c a nhi u đ i t ng khác nhau Trong h th ng ERP, quy trình làm vi c đ c th ng nh t và trách nhi m đ c xác

đ nh rõ ràng

1.2.2 nh h ng c a h th ng ERP đ n h th ng thông tin k toán

ng d ng h th ng ERP đ c xem là m c đ ng d ng CNTT cao nh t vào trong công tác k toán cho đ n hi n nay Khi doanh nghi p ng d ng ERP s d n nh

h ng đ n công tác k toán, c th nh sau:

 S xu t hi n tài kho n trung gian trong các nghi p v k toán H th ng

ERP s d ng tài kho n trung gian đ k t n i s li u gi a các phân h

Ví d trong quy trình mua hàng hóa, d ch v có bút toán nh n hƠng, t ng ng

v i vi c nh n hàng hóa vào kho, bút toán ghi nh n công n ph i tr t ng ng v i vi c

ch p nh n ch ng t mua hƠng, bút toán thanh toán t ng ng v i vi c ch p nh n thanh toán,

 Ngoài ra, c u trúc h th ng tài kho n đ c thi t l p linh ho t h n Doanh

7 Y.Zeng, R.H.L.Chiang and D.C.Yen (2003), ắEnterprise integration with advanced information technologies: ERP and data warehousing Ằ, Information Management & Computer Security, Vol 11, Issue 3, P.115-122

nghi p có th đ nh ngh a theo nhi u phơn đo n nh l nh v c kinh doanh, vùng đ a lý

ho t đ ng, tùy thu c vào nhu c u qu n lý

Ví d : c u trúc phơn đo n c a tài kho n trong h th ng ERP: 111-XX-XXX Trong đó, 111 lƠ tƠi kho n ti n m t, 2 ký t k ti p đ i di n cho l nh v c kinh doanh, 3

ký t k ti p đ i di n cho chi nhánh

Quy trình x lý d li u là khâu quan tr ng nh t trong ba khâu ghi nh n d li u

đ u vào, x lý d li u và cung c p thông tin đ u ra

 i m khác bi t c b n nh t là trình t ghi chép, chuy n s và l p báo

cáo Doanh nghi p không th c hi n tu n t các b c nh ph ng pháp th công n a

mƠ chúng đ c th c hi n đ ng th i cùng m t lúc Công vi c nh p li u có th không

do nhân viên k toán th c hi n mà d li u đ c t đ ng chuy n đ n AIS t nhi u b

ph n ch c n ng D li u đ c các b ph n ch c n ng khác nh p và x lỦ, sau đó đ c chuy n vƠo c s d li u k toán m t cách t đ ng thông qua h th ng m ng máy tính

đ k toán ti p t c theo dõi, h ch toán

Trong môi tr ng ng d ng ERP, b ph n k toán ch th c hi n ki m tra ch không không nh p l i các nghi p v , k toán tr thƠnh ng i ki m soát ho t đ ng s n

xu t kinh doanh thông qua các s li u k toán mà h th ng ph n ánh Vi c x lý d

li u c a k toán trên h th ng ERP ch là khâu cu i cùng, mang tính k t qu t các phân h khác nh mua hƠng, bán hƠng

 Các nghi p v kinh t phát sinh ch nh p m t l n vào ph n m m là t t c

các t p tin liên quan đ n nghi p v đ u đ c c p nh t H th ng ERP đ c thi t k

nh m qu n lý theo quy trình, th nên đi m b t đ u ho t đ ng c a m t b ph n là k t

qu c a quá trình x lý thông tin c a b ph n khác i u này giúp ti t ki m nhi u th i gian, công s c trong vi c nh p li u, giúp cung c p thông tin k p th i, nhanh chóng

 Vi c xét duy t và phê chu n có th đ c th c hi n tr c tuy n Nghi p

v đ c th c hi n t đ ng vƠ không l u l i phê duy t trên ch ng t Trong tr ng h p này, các nhà qu n lý đƣ ng m đ nh s phê duy t c a mình ngay khi thi t k ch ng trình ph n m m

 Nhi u nghi p v , bút toán đ c ph n m m ERP sinh ra và x lý m t

cách t đ ng theo ch ng trình đƣ thi t l p s n, vƠ đ c ki m soát thông qua quá

trình phê duy t Các bút toán th ng đ c th c hi n m t cách t đ ng trong h th ng

nh : Bút toán ghi nh n doanh thu, ghi nh n giá v n, kh u hao hàng tháng, k t chuy n, phân b , đi u ch nh, v.v

 Cách th c s a ch a nghi p v b sai V i Ủ ngh a lƠ m t h th ng ph n

ánh trung th c nh t các ho t đ ng kinh t phát sinh trong m t t ch c kinh t , h th ng ERP không cho phép ng i dùng thay đ i hay xoá b t k m t bút toán nƠo đƣ h ch toán vào h th ng Ng i dùng ch có th lƠm bút toán đi u ch nh Bút toán đi u ch nh này có th lƠ bút toán đ o, bút toán ghi b sung ho c ghi s âm

 D u v t ki m toán: M i ho t đ ng c a k toán đ u đ c ghi nh n vào h

th ng bao g m ng i dùng nào thao tác, n i dung, th i gian và phân h thao tác D u

v t ki m toán đ c l u gi d i nh ng d ng ch máy tính m i có th đ c đ c

 Hình th c thu th p d li u ngoài cách th c thu th p thông qua đi n tho i,

ch ng t , fax, có th s d ng thi t b h tr nh máy quét mƣ v ch, ch ng t đi n t

 L u tr d li u t p trung

 D li u đ c chia s gi a các b ph n, phòng ban trong doanh nghi p

 S bi n m t d n c a các tài li u k toán gi y

 N i dung: N i dung thông tin cung c p bao g m thông tin tài chính và phi

tƠi chính c bi t, s li u k toán là b c tranh trung th c v ho t đ ng c a doanh nghi p Chính vì đ c đi m c a h ch toán k toán đ ng th i v i thao tác nghi p v nên

h th ng s li u k toán luôn ph n ánh k p th i và trung th c các ho t đ ng s n xu t kinh doanh t ng phân h trên h th ng

 Hình th c: Trong h th ng ERP, do ng d ng nhi u công ngh m i và qu n

lỦ c s d li u t p trung nên cho phép cung c p thông tin nhi u m c đ khác nhau:

t m c đ chi ti t đ n m c đ t ng h p H th ng c ng th c hi n m t cách linh ho t tùy theo đ i t ng vƠ đa d ng v hình th c (in ra gi y, trên màn hình, có th d ng

b ng bi u, bi u đ ), đ ng th i có th truy xu t t nhi u n i khác nhau

 Th i gian: Khi ng d ng ERP, doanh nghi p có th bi t đ c thông tin theo

t ng th i đi m B t c lúc nào c n thông tin đ u có th đáp ng trên c s th ng nh t

v quy trình

 i t ng cung c p thông tin vƠ đ i t ng s d ng thông tin: Ng i

dùng ch có th cung c p, truy xu t thông tin đƣ đ c phân quy n

Vi c ng d ng ERP c ng đ t ra nhi u thách th c cho công tác ki m soát AIS

i u này th hi n qua:

 Ph n l n ch ng t g c đ c l p đ u do ph n m m in ra và chuy n giao trong n i b doanh nghi p, thông qua h th ng chuy n giao d li u đi n t

 Các d li u lƠm c s đ ghi chép k toán đ c hình thành và x lỦ tr c các b ph n, phòng ban khác trong doanh nghi p

 H u h t quá trình x lỦ đ c th c hi n t đ ng

 Các đ c tính ki m soát, b o m t, an toàn h u h t đ u do toàn h th ng ERP quy t đ nh

Ngoài ra, b ph n k toán c ng nh các b ph n trong doanh nghi p có th ph i

đ i m t v i thách th c trong vi c thay đ i quy trình làm vi c

1.2.3 Các l i ích c a h th ng ERP đ i v i doanh nghi p nh và v a

Không ít nhà qu n lý doanh nghi p coi ERP là chìa khóa cho thành công c a doanh nghi p ERP c ng đ c gi ng d y nh m t môn h c t i các tr ng đ i h c

Vi c ng d ng ERP vào công tác k toán nói riêng và công tác ho ch đ nh và

qu n lý ngu n l c doanh nghi p nói chung nh m nâng cao hi u qu qu n lý doanh nghi p c bi t lƠ đ i v i SME, vi c ti p c n gi i pháp ERP s là công c giúp doanh nghi p nơng cao n ng l c c nh tranh, đ ng th i ERP c ng giúp doanh nghi p ti p c n

t t h n v i các ph ng th c qu n tr tiên ti n c a th gi i, h ng các nhân viên SME làm vi c tuân th theo quy trình chuyên nghi p, M t doanh nghi p n u ng d ng ngay t khi quy mô còn nh s có thu n l i là d tri n khai và doanh nghi p s m đi vào n n p, xây d ng m t n n t ng v ng ch c, t o b c đ m cho s phát tri n c ng

nh m r ng quy mô c a doanh nghi p v sau

Ngoài l i ích giúp doanh nghi p qu n lý kinh doanh tích h p, d thích nghi, giúp t đ ng hoá các quy trình k toán, quan h v i khách hàng, chu i cung ng, t ng

h p d li u quan tr ng và qu n lý t t h n các m i quan h tr ng y u c a doanh nghi p, gi i pháp còn trang b cho doanh nghi p nh ng công c h u hi u, linh ho t

nh t o ra website n i b , di n đƠn đ các thành viên c a doanh nghi p và nhà tri n khai cùng chia s thông tin c ng nh v ng m c, giúp nhà qu n lý có cái nhìn khách quan, x lý công vi c hi u qu , ra nh ng quy t đ nh sáng su t và t tin theo đu i m c tiêu kinh doanh

Các nhà qu n lý SME có th s d ng m t gi i pháp ph n m m ng d ng duy

nh t đ có th h tr t đ ng hóa toàn b các quy trình ho t đ ng c a mình, đ ng th i

có cái nhìn chân th c - toàn di n - theo th i gian th c m i ho t đ ng c a doanh nghi p

v các nghi p v qu n lý tài chính, qu n lý s n xu t và qu n lý quan h khách hàng

D i góc đ công tác k toán, h th ng ERP mang l i các l i ích sau:

 Vi c ng d ng ERP t o ra m i liên k t ch t ch bên trong doanh nghi p

M i ho t đ ng kinh doanh không còn là m t quá trình đ c l p mƠ đ c tái c u trúc và chu n hóa Vi c ph i h p và chia s ngu n l c giúp qu n lý các ho t đ ng, chi phí và

c i thi n n ng su t lao đ ng

 Các báo cáo phân tích theo nhi u chi u đ c th c hi n m t cách d dàng

Gi i h n v không gian và th i gian không còn là rào c n l n đ i v i bài toán qu n lý

c a doanh nghi p

 Cho phép t o ra h th ng ki m soát tài chính hi u qu thông qua vi c ki m tra chéo Vi c phân tích, t ng h p và x lý s li u c ng đ c th c hi n m t cách nhanh chóng Trên c s phân chia trách nhi m rõ ràng trên h th ng, vi c qu n lý kho, công n khách hƠngầc ng đ c c p nh t theo t ng th i đi m

 Cung c p thông tin k toán k p th i vƠ đáng tin c y Công tác k toán chính xác h n nh phân h k toán c a ph n m m ERP giúp nhân viên gi m b t nh ng sai sót th ng m c ph i trong cách h ch toán th công

 C i ti n qu n lý hàng t n kho, Ki m soát chi phí hi u qu , Theo dõi công n

ch t ch , làm gi m thi u n quá h n

 Gi m chi phí l u tr ch ng t , s sách

 Quy trình k toán đ c xác đ nh rõ ràng

1.3 KI M SOÁT H TH NG THÔNG TIN K TOÁN TRONG MÔI

1.3.1 R i ro h th ng thông tin k toán trong môi tr ng ng d ng ERP

i v i doanh nghi p, vi c nh n di n ra các r i ro đ i v i AIS trong môi

tr ng tin h c hóa nói chung, vƠ trong môi tr ng ng d ng ERP nói riêng là vi c làm

h t s c c n thi t và vô cùng quan tr ng Vì đi u này giúp cho doanh nghi p ch đ ng trong vi c thi t k các th t c ki m soát hi u qu

Xét theo quy trình x lý, bao g m:

 Sai sót và gian l n v nh p li u: sai sót v đ i t ng h ch toán (tài kho n, khách hàng, hàng hóa- d ch v , ), nh p trùng hay b sót nghi p v , c tình nh p sai

d li u,

 Sai sót và gian l n v x lý nghi p v : sai sót trong cƠi đ t các công th c, các tham s ,

 Sai sót và gian l n v thông tin đ u ra: thi t k các bi u m u báo cáo không

d li u đ c các tr ng h p đ c bi t nh : S quá l n, s l ng các kho n m c t ng lên b t th ng,

 Sai sót và gian l n v l u tr và b o m t thông tin

Xét trên góc đ k thu t, các gian l n liên quan đ n t p tin vƠ ch ng trình

ng d ng, liên quan đ n h th ng nh : C tình thay đ i các d li u trong quá trình

nh p li u, cƠi đ t ch ng trình b t h p pháp,

1.3.2 Phân lo i ho t đ ng ki m soát h th ng thông tin k toán

Theo báo cáo COSO n m 2011, ho t đ ng ki m soát là t p h p các chính sách

và th t c đ m b o cho các ch th c a nhà qu n lỦ đ c th c hi n, là các hành đ ng

c n thi t th c hi n đ đ i phó v i r i ro đe d a đ n vi c đ t đ c m c tiêu c a t

ch c Ho t đ ng ki m soát t n t i m i b ph n và m i c p đ t ch c tr ng m t đ n

v Có nhi u lo i ho t đ ng ki m soát khác nhau mà m t đ n v có th thi t k và áp

d ng đ đ m b o tính trung th c, h p lỦ vƠ đáng tin c y c a AIS

Xét v m c đích thì ho t đ ng ki m soát đ c chia thành ba lo i: Ki m soát

t ng c ng thêm các ho t đ ng ki m soát Vi c t ng c ng thêm th t c ki m soát

nh m b sung cho m t th t c ki m soát khác chính là ki m soát hi u ch nh

Xét v ch c n ng, các lo i ho t đ ng ki m soát ph bi n bao g m:

(i) Soát xét c a nhà qu n lý c p cao

Là vi c soát xét c a nhƠ lƣnh đ o c p cao trong doanh nghi p nh so sánh k t

qu th c t v i d toán, v i k tr c hay v i các đ i th khác Các ch ng trình quan

tr ng ph i đ c soát xét đ xác đ nh m c đ hoàn thành

(ii) Qu n tr ho ỏ đ ng

Ng i qu n lý các c p trung gian s soát xét các báo cáo v hi u qu c a t ng

b ph n mà mình ph trách so v i d toán ho c k ho ch đƣ đ ra

(iii) Phân chia trách nhi m h p lý

M t hành vi sai sót hay gian l n ch có th x y ra khi có nh ng c h i hay đi u

ki n thu n l i Do v y, đ h n ch các sai sót và gian l n c n ph i h n ch t i đa

nh ng c h i này Vi c phân chia trách nhi m h p lý gi a các ch c n ng trong doanh nghi p c n ph i đ c xem xét m t cách nghiêm túc vƠ đ c coi nh m t lo i ki m soát phòng ng a và ki m soát phát hi n hi u qu B i l , phân chia trách nhi m h p lý

s làm gi m thi u các c h i d n đ n sai sót và gian l n c ng nh giúp phát hi n ra các sai sót, gian l n này trong quá trình tác nghi p

Vi c phân chia trách nhi m d a trên hai nguyên t c là phân công, phân nhi m

Ki m soát quá trình x lý thông tin đóng m t vai trò quan tr ng trong ho t đ ng ki m soát Các h th ng thông tin ngƠy nay đ c x lý ph n l n b ng các ch ng trình máy tính k t h p v i m t s th t c x lý th công b ng con ng i Ki m soát quá trình x

lý thông tin có th chia ra hai lo i chính đó lƠ ki m soát chung và ki m soát ng d ng

Ki m soát chung và ki m soát ng d ng là hai b ph n có m i quan h m t thi t và h tr l n nhau nh m đ t đ c các m c tiêu c a t ch c Ki m soát chung đ m

b o cho s v n hành c a ki m soát ng d ng N u ki m soát chung y u kém thì không

th d a vào ki m soát ng d ng đ ng n ch n r i ro AIS đ c Tuy nhiên, ki m soát

ng d ng giúp phát hi n v n đ , đ a ra các đ xu t đ s a đ i và hoàn thi n h th ng,

t đó lƠm cho ki m soát chung đ y đ h n vƠ h u hi u h n Nh ng u đi m c a ki m soát ng d ng s kh c ph c nh c đi m c a ki m soát chung

(v) Ki m soát v t ch t

Ki m soát v t ch t là các ho t đ ng ki m soát nh m đ m b o cho tài s n c a doanh nghi p nh máy móc, nhƠ x ng, ti n b c, hàng hóa, c phi u và các tài s n khác đ c b o v m t cách ch t ch

Ngoài ra, ho t đ ng ki m soát v t ch t còn bao g m vi c đ nh k ti n hành

ki m kê tài s n vƠ đ i chi u v i s li u s sách B t k s chênh l ch nƠo c ng c n

đ c gi i trình và x lý th a đáng Ki m soát v t ch t nh m đ m b o cho s t n t i,

ch t l ng hay tình tr ng c a các tài s n ph c v cho ho t đ ng s n xu t, kinh doanh

n đ nh c a doanh nghi p

(vi) Phân tích rà soát

ơy lƠ vi c so sánh gi a k t qu th c hi n v i s li u d toán hay gi a các thông tin tài chính và phi tài chính nh m phát hi n ra các bi n đ ng b t th ng đ nhà

qu n lý có các bi n pháp ch n ch nh k p th i

Ngoài ra, xét v ph m vi thì ho t đ ng ki m soát h th ng thông tin trong môi

tr ng tin h c hóa đ c chia thành ki m soát chung và ki m soát ng d ng Trong đó,

ki m soát ng d ng bao g m: ki m soát t đ ng, ki m soát th công và k t h p gi a

ki m soát t đ ng và th công

1.3.3 Ki m soát h th ng thông tin k toán trong môi tr ng ng d ng ERP t i doanh nghi p nh và v a

Khi ng d ng ERP, SME c n th c hi n nhi u ho t đ ng ki m soát khác nhau

nh m đ m b o tính chính xác, tính đ y đ và phê chu n đúng đ n cho các nghi p v

di n ra trong doanh nghi p

Các ho t đ ng ki m soát chính trong các SME không khác bi t nhi u so v i các doanh nghi p l n, tuy nhiên th t c chi ti t có th khác bi t Bên c nh đó, m t s ho t

đ ng ki m soát chính không ph i luôn luôn thích h p trong các SME

i v i doanh nghi p l n, ắ y quy n và xét duy tẰ lƠ ho t đ ng ki m soát r t

h u hi u đ gi m thi u các ho t đ ng ki m soát chi ti t h n Trong khi đó, vi c phân công trách nhi m đ y đ th ng khó kh n trong nh ng SME vì doanh nghi p ch có vài nhân viên

Ki m soát AIS là m t v n đ đ i v i SME b i vì trong các doanh nghi p này, quy trình và các th t c ki m soát th ng không đ c quy đ nh chính th c Gi i pháp thông th ng lƠ ng i qu n lý c p cao ph i tham gia nhi u h n vƠo vi c ki m soát Thông qua vi c s d ng thông tin hàng ngày c a h th ng, đ i chi u chúng v i hi u

bi t c a mình v ho t đ ng c a doanh nghi p, ng i qu n lý có th phát hi n các sai

ph m phát sinh trong h th ng

Ki m soát chung là các ho t đ ng ki m soát đ c thi t k và th c hi n nh m

đ m b o môi tr ng ki m soát c a doanh nghi p đ c n đ nh, v ng m nh

M c đích thi t k th t c ki m soát chung lƠ đ đ m b o đ tin c y và trung

th c c a quá trình x lỦ thông tin trong môi tr ng ng d ng ERP Ki m soát chung

nh h ng đ n t t c các ho t đ ng ki m soát còn l i, và là n n t ng ki m soát quan

tr ng vƠ t ng tính h u hi u cho các ho t đ ng ki m soát ng d ng

Ki m soát chung có các nhóm th t c ki m soát quan tr ng sau:

Phân chia ch c n ng, quy n h n và nhi m v rõ rƠng, đ y đ

Trong môi tr ng ng d ng ERP, doanh nghi p c n phân chia ch c n ng, quy n h n và nhi m v cho t ng b ph n, phòng ban và nhân viên m t cách khoa h c

đ đ m b o nguyên t c b t kiêm nhi m, làm gi m kh n ng sai s và sai ph m

Vi c phân chia trách nhi m đ c th c hi n trên c n c kh i l ng công vi c,

đ c đi m ho t đ ng, yêu c u qu n lý c a SME, m c đ ph c t p c a nghi p v

C n tách bi t các ch c n ng sau: Phơn tích, thi t k h th ng; L p trình; V n hành h th ng máy tính; Phân quy n ng i th c hi n, nh p li u nghi p v ; Qu n lý

th vi n d li u AIS; Ki m soát d li u đ u vƠo vƠ thông tin đ u ra

Ki m soát truy c p h th ng ERP

(i) Ki m soát thâm nh p v m t v t lý

Các th t c ki m soát thâm nh p v m t v t lý nh m đ m b o an toàn cho máy tính, h n ch thi t h i v t ch t cho máy tính, thi t b ph n c ng, đ ng th i h n ch truy

 S d ng ph n m m và các gi i pháp b o m t, an ninh m ng máy tính

 Thông tin th ng xuyên vƠ đ y đ v an ninh vƠ t ng c ng các ho t đ ng giám sát vi c s d ng máy tính

(ii) Ki m soát truy c p

Ki m soát truy c p h th ng là vi c gi i h n quy n truy c p h th ng đ i v i

t ng ng i dùng, nh m đ m b o ng i dùng h p pháp, t ng c ng an ninh cho h

th ng và d li u

Ki m soát truy c p h th ng là m t n i dung quan tr ng c a công tác k toán trong đi u ki n ng d ng ERP B i vì ERP s d ng c s d li u chung và mang tính liên k t, nên vi c truy c p trái phép, d li u b s a đ i, đánh c p thông tin, phá h y h

th ng, d li u và ph n m m s nh h ng đ n toàn b d li u trong doanh nghi p Do

đó, c n thi t l p các th t c ki m soát truy c p h th ng đ ng i dùng ch đ c truy

c p, s d ng h th ng, d li u đƣ đ c c p quy n

Sau đơy lƠ m t s th t c ki m soát truy c p h th ng c b n:

 Các chính sách, quy đ nh v b o m t, v quy n truy c p ph i đ c trình bày

 Ngoài ra, còn có th t c ki m soát nh n d ng đ c đi m sinh h c nh : nh n

d ng d u vân tay, gi ng nói Các h th ng này có tính b o m t và an toàn cao Tuy nhiên chi phí cho h th ng c ng r t l n Do đó, th t c nƠy th ng không đ c các SME s d ng

 Sau khi phân quy n truy c p, c n đánh giá vƠ ki m tra l i th t c ki m soát truy c p h th ng b ng cách s d ng h p l u, l p ma tr n ki m soát truy c p đ ki m tra tính t ng thích ch c n ng

Ki m soát l u tr d li u

M c tiêu c a vi c ki m soát l u tr d li u nh m đ m b o an toàn d li u Khi

ng d ng ERP, b t k doanh nghi p nƠo c ng c n có các quy đ nh b ng v n b n

h ng d n cách th c l u tr , sao l u vƠ ph c h i d li u

Doanh nghi p c n quy đ nh rõ ràng, c th đ i v i cá nhơn đ ng th i t ch c k

ho ch v th i gian sao l u, ph ng pháp, trách nhi m trong quá trình sao l u

Các th t c ki m soát ch y u:

(i) Ki m soát trang thi t b ệ u ỏọ d li u

Máy tính, các thi t b ph n c ng, thi t b l u tr nh đ a c ng, đ a m m, đ a nén hay đ a CD lƠ thi t b khá nh y c m, không đáp ng t t n u m t n đ nh c a ngu n

đi n, nhi t đ kh c nghi t, b i b n, đ m cao, Do đó, trang thi t b ch a vƠ l u tr

d li u c n đ c đ m b o an toàn v t lỦ vƠ môi tr ng v n hành an toàn

(ii) Ki m Ỏoáỏ Ỏao ệ u ế phòng d li u

Hàng ngày, h th ng ph i x lý và c p nh t nhi u d li u Do đó, ngoƠi vi c l u

tr d li u trên c ng c a máy tính c ng c n có nh ng l u tr đ ng th i các thi t b

khác nh USB, đ a CD, đ h n ch s m t d li u do các nguyên nhân khách quan hay ch quan

 Các nhà qu n lý c n ban hành các chính sách, th t c ki m soát l u tr d

li u Nh ng chính sách này ph i mô t ph ng pháp, th i gian sao l u, quy trình sao

l u, ph c h i c ng nh trách nhi m, nhi m v , các cá nhơn có liên quan đ n vi c sao

l u, b o d ng và ph c h i d li u Tùy theo ph ng th c t ch c x lý d li u mà doanh nghi p l a ch n gi i pháp, ph ng th c sao l u d phòng phù h p

 Ti n hành th c hi n các th t c sao l u d phòng các t p tin d li u

 Th c hi n ki m tra đ nh k hi u qu c a vi c sao l u d li u b ng cách chuy n d li u t tr ng thái l u tr sang tr ng thái s d ng chính th c đ ki m tra l i

d li u còn v n hƠnh đ c hay không

(iii) Ki m soát truy n t i d li u

Vi c l u tr d li u còn ph thu c vƠo đ ng truy n d li u; cho nên c n ph i

ki m tra th ng xuyên đ ng truy n đ đ m b o đ ng truy n d li u luôn n đ nh, không b ngh n m ch giúp cho vi c l u tr d li u đ c di n ra suôn s

Trong quá trình truy n t i d li u, có r t nhi u nguy c d n đ n r i ro Các doanh nghi p ph i giám sát th ng xuyên m ng máy tính đ phát hi n nh ng đi m

y u v an ninh, t ng c ng các th t c sao l u d li u

K ho ch ph c h i sau thi t h i

Ho t đ ng c a m t doanh nghi p có th g p ph i các thi t h i do cháy, n , l

l t, đ ng đ t hay kh ng b gây ra Khi x y ra nh ng tr ng h p này, AIS s b phá

h y Do đó, doanh nghi p c n có k ho ch ph c h i sau thi t h i nh m đ m b o h

th ng h i ph c nhanh khi thiên tai, h a ho n, phá ho i ho c nh ng b t tr c x y ra

M t s th t c ki m soát:

 Xác đ nh các ng d ng ph i có đ h th ng v n hành, trang b ph n c ng,

th t u tiên c a các ho t đ ng ph c h i h th ng

 Sao l u d phòng toàn b h th ng, bao g m c d li u vƠ ch ng trình

 Xác đ nh trách nhi m cho m t cá nhân hay m t nhóm ti n hành các ho t

đ ng ph c h i h th ng bao g m chu n b đ a đi m, mua s m, cƠi đ t trang b , cƠi đ t