Hoàn thiện hoạt động kiểm soát chu trình doanh thu và chu trình chi phí trong môi trường ứng dụng ERP tại doanh nghiệp nhỏ và vừa ở TPHCM

B GIỄO DC VÀ ÀO TO TRNG I HC KINH T TP. H CHÍ MINH  L TH KIM PHNG HOÀN THIN HOT NG KIM SOÁT CHU TRÌNH DOANH THU VÀ CHU TRÌNH CHI PHÍ TRONG MÔI TRNG NG DNG ERP TI DOANH NGHIP NH VÀ VA  THÀNH PH H CHÍ MINH LUN VN THC S KINH T ThƠnh ph H Chí Minh ậ Nm 2012 B GIỄO DC VÀ ÀO TO TRNG I HC KINH T TP. H CHÍ MINH  L TH KIM PHNG HOÀN THIN HOT NG KIM SOÁT CHU TRÌNH DOANH THU VÀ CHU TRÌNH CHI PHÍ TRONG MÔI TRNG NG DNG ERP TI DOANH NGHIP NH VÀ VA  THÀNH PH H CHÍ MINH Chuyên Ngành : K toán Mã ngành : 60.34.30 LUN VN THC S KINH T Ngi hng dn khoa hc PGS.TS VÕ VN NH ThƠnh ph H Chí Minh ậ Nm 2012 LI CAM OAN Tôi xin cam đoan đ tài này da trên quá trình nghiên cu trung thc di s c vn ca ngi hng dn khoa hc. ơy lƠ đ tài thc s kinh t, chuyên ngành K toán ậ Kim toán.  tài này cha đc ai công b di bt k hình thc nào và tt c các ngun tham kho đu đc trích dn đy đ. TP. HCM, NgƠy tháng nm Tác gi L Th Kim Phng MC LC Trang ph bìa Li cam đoan Mc lc Danh mc các ký hiu, ch vit tt Danh mc các bng biu Danh mc các hình v, đ th M U 1 CHNG 1. C S LÝ LUN V KIM SOÁT H THNG THÔNG TIN K TOỄN TRONG MÔI TRNG NG DNG ERP 5 1.1. NHNG VN  CHUNG V H THNG THÔNG TIN K TOÁN 5 1.1.1. Khái nim h thng thông tin k toán 5 1.1.2. Các chu trình x lý nghip v trong h thng thông tin k toán 6 1.1.3. ng dng công ngh thông tin trong công tác k toán 8 1.2. H THNG ERP 8 1.2.1. Khái quát v h thng ERP 8 1.2.2. nh hng ca h thng ERP đn h thng thông tin k toán 10 1.2.2.1. D liu đu vào 10 1.2.2.2. H thng x lý 11 1.2.2.3. Lu tr 12 1.2.2.4. Thông tin kt xut 12 1.2.3. Các li ích ca h thng ERP đi vi doanh nghip nh và va 13 1.3. KIM SOÁT H THNG THÔNG TIN K TOỄN TRONG MÔI TRNG NG DNG ERP TI DOANH NGHIP NH VÀ VA 14 1.3.1. Ri ro h thng thông tin k toán trong môi trng ng dng ERP 14 1.3.2. Phân loi hot đng kim soát h thng thông tin k toán 15 1.3.3. Kim soát h thng thông tin k toán trong môi trng ng dng ERP ti doanh nghip nh và va 17 1.3.3.1. Kim soát chung 17 1.3.3.2. Kim soát ng dng (Kim soát chu trình nghip v) 21 KT LUN CHNG 1 23 CHNG 2. THC TRNG HOT NG KIM SOÁT CHU TRÌNH DOANH THU VÀ CHU TRỊNH CHI PHệ TRONG MÔI TRNG NG DNG ERP TI DOANH NGHIP NH VÀ VA  THÀNH PH H CHÍ MINH 24 2.1. TNG QUAN V DOANH NGHIP NH VÀ VA 24 2.1.1. Các tiêu chun xác đnh doanh nghip nh và va 24 2.1.2. Vai trò ca doanh nghip nh và va trong nn kinh t 25 2.1.3. Công tác k toán ti doanh nghip nh và va 27 2.1.3.1. c đim công tác k toán ti doanh nghip nh và va 27 2.1.3.2. i tng s dng và nhu cu thông tin k toán 28 2.2. THC TRNG HOT NG KIM SOÁT CHU TRÌNH DOANH THU VÀ CHU TRỊNH CHI PHệ TRONG MÔI TRNG NG DNG ERP TI DOANH NGHIP NH VÀ VA  THÀNH PH H CHÍ MINH 28 2.2.1. Tình hình chung v ng dng ERP ti doanh nghip nh và va  Thành ph H Chí Minh 28 2.2.2. Kho sát tình hình hot đng kim soát chu trình doanh thu và chu trình chi phí trong môi trng ng dng ERP ti doanh nghip nh và va  Thành ph H Chí Minh 31 2.2.2.1. i tng vƠ phng pháp kho sát 31 2.2.2.2. Kim soát chung 31 2.2.2.3. Hot đng kim soát trong chu trình doanh thu 33 2.2.2.4. Hot đng kim soát trong chu trình chi phí 36 2.3. ỄNH GIỄ THC TRNG HOT NG KIM SOÁT CHU TRÌNH DOANH THU VÀ CHU TRỊNH CHI PHệ TRONG MÔI TRNG NG DNG ERP TI DOANH NGHIP NH VÀ VA 38 2.3.1. u đim 38 2.3.2. Nhc đim 39 2.3.3. Nguyên nhân hot đng kim soát chu trình doanh thu và chu trình chi phí trong môi trng ng dng ERP ti doanh nghip nh và va cha hu hiu 40 KT LUN CHNG 2 41 CHNG 3. NH HNG VÀ GII PHÁP HOÀN THIN HOT NG KIM SOÁT CHU TRÌNH DOANH THU VÀ CHU TRÌNH CHI PHÍ TRONG MÔI TRNG NG DNG ERP TI DOANH NGHIP NH VÀ VA  THÀNH PH H CHÍ MINH 43 3.1. NH HNG HOÀN THIN HOT NG KIM SOÁT CHU TRÌNH DOANH THU VÀ CHU TRỊNH CHI PHệ TRONG MÔI TRNG NG DNG ERP TI DOANH NGHIP NH VÀ VA 43 3.1.1. Thit k, chn lc và áp dng hot đng kim soát phù hp vi mc tiêu, điu kin ca doanh nghip nh và va Vit Nam đƣ vƠ đang ng dng ERP 43 3.1.2. Nâng cao tính hu hiu và hiu qu ca hot đng kim soát h thng thông tin k toán 43 3.1.3. Ti u hóa h thng ERP 44 3.2. GII PHÁP HOÀN THIN HOT NG KIM SOÁT CHU TRÌNH DOANH THU VÀ CHU TRỊNH CHI PHệ TRONG MÔI TRNG NG DNG ERP TI DOANH NGHIP NH VÀ VA  THÀNH PH H CHÍ MINH 45 3.2.1. Gii pháp hoàn thin hot đng kim soát trong chu trình doanh thu 46 3.2.1.1. Mc tiêu kim soát 46 3.2.1.2. Các hot đng kim soát trong chu trình doanh thu 46 3.2.2. Gii pháp hoàn thin hot đng kim soát trong chu trình chi phí 50 3.2.2.1. Mc tiêu kim soát 51 3.2.2.2. Các hot đng kim soát trong chu trình chi phí 51 3.3. GII PHÁP HOÀN THIN KIM SOÁT CHUNG V MT CÔNG NGH K THUT 57 3.4. GII PHÁP NÂNG CAO HIU QU NG DNG H THNG ERP 60 3.5. MT S KIN NGH NHM HOÀN THIN KIM SOÁT H THNG THÔNG TIN K TOỄN TRONG MÔI TRNG NG DNG ERP TI DOANH NGHIP NH VÀ VA 61 3.5.1. i vi doanh nghip nh và va 61 3.5.2. i vi nhà cung cp dch v, t vn và trin khai ERP 62 3.5.3. i vi c quan h tr doanh nghip nh và va 63 KT LUN CHNG 3 63 KT LUN CHUNG 64 TÀI LIU THAM KHO PH LC DANH MC CÁC KÝ HIU, CH VIT TT Ch vit tt Vit đy đ AIS : H thng thông tin k toán (Accounting Information System) BOM : nh mc nguyên vt liu (Bill of Material) CNTT : Công ngh thông tin (Information Technology) COBIT : Kim soát các vn đ đi vi thông tin vƠ k thut liên quan (Control objected for information and related technology) COSO : y Ban thuc Hi đng quc gia Hoa K v vic chng gian ln v báo cáo tƠi chính (Committee of Sponsoring Organizations) ERP : Hoch đnh ngun lc doanh nghip (Enterprise Resources Planning) MIS : H thng thông tin qun lỦ (Management Information System) SME : Doanh nghip nh vƠ va (Small and Medium Sized Enterprise) SOX : o lut Sabanes- Oxley (Sarbanes- Oxley Act) TP.HCM : ThƠnh ph H Chí Minh UPS : B lu đin (Uninterruptible Power System) DANH MC CÁC BNG BIU Bng 2.1: Tiêu thc phân loi doanh nghip nh và va 25 Bng 2.2: T l ng dng phn mm ca SME 29 31 32 33 33 36 DANH MC CÁC HÌNH V,  TH Hình 1.1: Các thành phn ca h thng thông tin k toán 6 Hình 2.1: T l ng dng phn mm ca SME nm 2011 29 PH LC Ph lc 1. Mt s hot đng kim soát trong Chu trình doanh thu Ph lc 2. Mt s hot đng kim soát trong Chu trình chi phí Ph lc 3. Danh sách các doanh nghip kho sát Ph lc 4. Kt qu kho sát v thông tin chung ca doanh nghip Ph lc 5. Mu bng hi kho sát v các hot đng kim soát trong môi trng ng dng ERP Bng 2.3: Kim soát phân chia chc nng, quyn hn và nhim v Bng 2.4: Kim soát truy cp h thng ERP Bng 2.5: Kim soát lu tr d liu và k hoch khôi phc sau thit hi Bng 2.6: Bng hi Hot đng kim soát trong chu trình doanh thu Bng 2.7: Bng hi Hot đng kim soát trong chu trình chi phí ~1~ M U 1) Lý do chn đ tài Vi nhu cu ca các doanh nghip nh và va Vit Nam, nht là ti Thành ph H Chí Minh là cn có mt gii pháp qun lý toàn b ngun lc doanh nghip, gii pháp h tr cho nhà qun lý trong vic ra các quyt đnh, cng nh mang li hiu qu ti u hn cho hot đng sn xut kinh doanh, gii pháp đáp ng đc hu ht yêu cu trên vƠ đc nhiu nhà qun lý doanh nghip nh và va la chn đó lƠ Hoch đnh ngun lc doanh nghip (Enterprise Resources Planning - Vit tt là ERP). ERP giúp thông tin ca doanh nghip đc tp trung, và có kh nng chia s cho tt c b phn, phòng ban theo nhu cu cp nht và truy xut thông tin. Hn th na, ERP giúp cho doanh nghip chun hóa quy trình hot đng kinh doanh . H thng ERP mang li kh nng đáp ng thông tin cho c yêu cu bên trong (k toán qun tr) ln bên ngoài doanh nghip (k toán tƠi chính). ng thi, ERP giúp cho vic x lý thông tin k toán đc nhanh chóng hn, cung cp thông tin kp thi. Tuy nhiên, vn đ đt ra là thông tin k toán trong môi trng ng dng ERP có trung thc, hp lỦ vƠ đáng tin cy không. iu này ph thuc vào h thng kim soát h thng thông tin k toán tt hay không, đc bit là hot đng kim soát trong chu trình doanh thu và chu trình chi phí. Do đó, vic kim soát h thng thông tin k toán trong môi trng ng dng ERP là yêu cu cn thit hin nay ca các doanh nghip nh và va trên đa bàn Thành ph H Chí Minh.  Vit Nam, cng đƣ có mt s công trình nghiên cu v h thng ERP, v h thng thông tin k toán nh là ca Trn Thanh Thúy, 2011, ắTình hình ng dng ERP và s tác đng ca ERP đn t chc h thng thông tin k toán ti các doanh nghip Vit NamẰ, hoc là ca Hunh Th Hng Hnh, Nguyn Mnh ToƠn, 2011, ắKim soát vƠ đm bo an toàn h thng thông tin k toán trong điu kin tin hc hóaẰ, Tp chí khoa hc và công ngh, i hc Ơ Nng ậ S 3. Tuy nhiên, trong các công trình trên, cha có đ tài nghiên cu nào v kim soát h thng thng tin k toán trong doanh nghip nh và va, mà các doanh nghip này ng dng ERP. Vi tinh thn đó, tôi mnh dn chn đ tƠi: ắHOÀN THIN HOT NG KIM SOÁT CHU TRÌNH DOANH THU VÀ CHU TRÌNH CHI PHÍ TRONG MÔI TRNG NG DNG ERP TI DOANH NGHIP NH VÀ VA  THÀNH PH H CHệ MINHẰ. ~ 2 ~ 2) Mc tiêu nghiên cu ca đ tài  H thng hóa các lý lun v kim soát AIS trong môi trng ng dng ERP trên c s nghiên cu các tài liu trong nc, các tài liu nc ngoài v AIS, v ERP.  Phân tích, nhn xét hot đng kim soát AIS trong môi trng ng dng ERP, ch yu là trong chu trình doanh thu và chu trình chi phí ti SME trên đa bàn TP. HCM. Da trên kt qu kho sát, đánh giá u đim, nhc đim ca các th tc kim soát trong chu trình doanh thu, chu trình chi phí và t đó phơn tích nguyên nhơn khách quan cng nh nguyên nhơn ch quan dn đn hot đng kim soát trong chu trình doanh thu vƠ chu trình chi phí cha hu hiu.  nh hng vƠ đ xut mt s gii pháp đ hng SME đn vic thit lp, áp dng và hoàn thin các chính sách kim soát, th tc kim soát AIS trong môi trng ng dng ERP, ch yu trong chu trình doanh thu và chu trình chi phí sao cho hu hiu nht. Các đnh hng và gii pháp này da trên c s nghiên cu các lý lun và nghiên cu thc t. 3) i tng, phm vi nghiên cu ca đ tài  i tng nghiên cu:  tài tp trung vào nghiên cu các th tc kim soát AIS trong môi trng ng dng ERP, ch yu là trong chu trình doanh thu và chu trình chi phí ti SME.  Phm vi nghiên cu  Thi gian nghiên cu:  tƠi đc thc hin t tháng 03/2012 đn tháng 10/2012; s liu s cp đc thu thp t tháng 05/2012 đn tháng 10/2012.  Không gian nghiên cu:  tài kho sát các SME đƣ vƠ đang ng dng ERP trên đa bàn TP. HCM  Vit Nam.  Ni dung nghiên cu ca đ tài khá rng và phc tp, vƠ do điu kin v thi gian, đ tài gii hn nghiên cu v kim soát AIS trong môi trng ng dng ERP ch yu trong chu trình doanh thu và chu trình chi phí ti SME hot đng trong lnh vc thng mi, dch v. 4) Phng pháp nghiên cu  đt đc mc tiêu nghiên cu đƣ đ cp bên trên, đ tài s dng kt hp các phng pháp nghiên cu đnh tính và nghiên cu đnh lng da trên c s phng pháp lun duy vt bin chng và duy vt lch s. NgoƠi ra, đ tƠi đƣ s dng nhng phng pháp k thut ch yu nh phng pháp thng kê mô t, thng kê phân tích, phân tích so sánh và tng hp.  Phng pháp nghiên cu đnh tính ch yu đc s dng trong đ tƠi lƠ đ nghiên cu lý lun v h thng ERP, phơn tích, đánh giá thc trng kim soát h thng [...]... (Chu trình nghi p v trong doanh ng kinh doanh c a doanh nghi p g m có b b n: Chu trình doanh thu, chu trình chi phí, chu trình s n xu t và chu trình tài chính.2 Chu trình doanh thu (Chu trình bán hàng): Là t p h p các ho 2 ng i H c Kinh T TP.HCM, Khoa K toán - Ki m toán, B môn H th ng thông tin k toán, H th ng thông tin k toán T p 2 ~7~ kinh doanh và ho ng x n quá trình bán hàng, cung c p d ch v và. .. th c và chính xác các nghi p v h p l Các ho ng h u hi u và hi u qu (ii) Các ho Nh ng kinh t trong chu trình doanh thu: t hàng c a khách hàng Giao hàng hóa ho c d ch v cho khách hàng L n doanh thu Nh n ti n thanh toán (iii) M t s ho ng ki m soát trong Chu trình doanh thu Xem Ph l c 1 M t s ho ng ki m soát trong Chu trình doanh thu Chu trình chi phí (i) M c tiêu ki m soát Ki m soát nghi p v : Ki m soát. .. t c và k p th i, gi i h n không gian và th i gian không còn là rào c n l i v i doanh nghi p Tuy nhiên, bên c nh nh ng l còn các r i ro n tính trung th c, h trình bày nh ng th t c riêng c i thì n ki m soát nh ng r i ro m ng ng d ng ERP, ch y u là ho doanh thu và chu trình chi phí y c a AIS tài m ng ki m soát trong chu trình ~ 24 ~ TH C TR NG HO NG KI M SOÁT CHU TRÌNH DOANH THU VÀ CHU TRÌNH CHI PHÍ NG... trình báo cáo tài chính không ph i là chu trình ho ng mà là chu trình thu th p và x lý d li u t ng h p t các chu trình doanh thu, chu trình chi phí, chu trình s n xu p ng s d ng thông tin bên trong và bên ngoài doanh nghi c cung c p ph i tuân th theo yêu c u c a chu n m c k nh hi n hành c a ch k toán Chu trình nhân s : Là m t chu i các ho g m các ho ng: Tuy n d ng, thu , hu n luy n nhân viên m làm vi... excel tài tài bao g m: u lý lu n v ki m soát h th ng thông tin k toán trong môi ng ng d ng ERP c tr ng ho ng ki m soát chu trình doanh thu và chu trình ng ng d ng ERP t i doanh nghi p nh và v a Thành ph H Chí Minh ng và gi i pháp hoàn thi n ho ng ki m soát chu ng ng d ng ERP t i doanh nghi p nh và v a Thành ph H Chí Minh K t lu n Tài li u tham kh o ~4~ 6) c và th c ti n c tài V m t lý lu n Hi n t i...~3~ thông tin k toán trong ng ng d ng ERP t i doanh nghi p nh và v a, ch y u là chu trình doanh thu và chu trình chi phí cs d trình bày, mô t , phân tích tình hình ng d ng ERP và ki m soát h th ng thông tin k ng ng d ng ERP c a doanh nghi p nh và v a Nh c thu th p t nh ng ngu n c th sau: Ngu n thông tin th c p: Nh ng v lý lu t trong sách c ngoài Các s li u th b n, các báo cáo... tr Doanh nghi p thanh toán ti n cho nhà cung c p (iii) M t s ho ng ki m soát trong chu trình chi phí Xem Ph l c 2 M t s ho ng ki m soát trong Chu trình chi phí K T LU tìm hi u nh ng v th ng ERP và s ng c a h th n v h th ng thông tin k toán, h i v i AIS, tác gi giúp cho các doanh nghi p có cái nhìn t ng quan v vi c ki m soát AIS t i doanh nghi ng ng d ng ERP ERP có kh o ra m i liên k t ch t ch trong doanh. .. ng và m t s gi i pháp hoàn thi n ng ki m soát AIS ng ng d ng ERP, ch y u là chu trình doanh thu và chu trình chi phí phù h p v qu n lý SME có gi mang tính th c t , phù h p v u ki n c a SME TP.HCM T nhà u ch nh các chính sách ki m soát và th t c ki m soát c thù c a doanh nghi p và h u hi u nh t ~5~ LÝ LU N V KI M SOÁT H TH NG THÔNG TIN K TOÁN TRONG MÔI NG NG D NG ERP 1.1 NH NG V CHUNG V H TH NG THÔNG... m soát quá trình x lý thông tin Nhi u ho ng ki m soát c và phê chu c th c hi n nh m b o tính chính xác, n cho các nghi p v di n ra trong doanh nghi p Ki m soát quá trình x lý thông t soát Các h th t vai trò quan tr ng trong ho ng ki m c x lý ph n l n b tính k t h p v i m t s th t c x lý th công b lý thông tin có th chia ra hai lo i Ki m soát quá trình x m soát chung và ki m soát ng d ng Ki m soát chung... m soát AIS trong môi ng ng d c bi m i v i chu trình doanh thu và chu trình chi phí V i ki m soát AIS v ng ng d c bi i tài h th ng hóa l i nh ng ki n th c n nt b sung ngu n tài li u tham kh o cho sinh viên chuyên ngành k toán và doanh nghi nv này V m t th c ti n tài giúp cho các nhà qu n lý SME v ho ng ki m soát h th ng thông tin k toán khi ng d ng ERP Bên c nh ho TP.HCM có cái nhìn khái quát , ng và . DOANH THU VÀ CHU TRÌNH CHI PHÍ TRONG MÔI TRNG NG DNG ERP TI DOANH NGHIP NH VÀ VA  THÀNH PH H CHÍ MINH 43 3.1. NH HNG HOÀN THIN HOT NG KIM SOÁT CHU TRÌNH DOANH THU VÀ CHU. quy trình hot đng kinh doanh (Chu trình nghip v trong doanh nghip) thì chu trình hot đng kinh doanh ca doanh nghip gm có bn chu trình c bn: Chu trình doanh thu, chu trình chi phí, . trong AIS ca doanh nghip. Chu trình báo cáo tài chính không phi là chu trình hot đng mà là chu trình thu thp và x lý d liu tng hp t các chu trình doanh thu, chu trình chi phí, chu