Ứng dụng hoạch địch nguồn lực doanh nghiệp tại công ty cổ phần sữa việt nam vinamilk

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG Khoa Quản Trị Kinh Doanh - - MÔN: THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ Đề tài : Ứng dụng hoạch địch nguồn lực doanh nghiệp công ty cổ phần sữa Việt Nam - Vinamilk Sinh viên thực hiện: Vũ Thùy Anh Mã sinh viên: 1411210005 Giảng viên hướng dẫn: Nguyễn Thị Hồng Vân Lớp tín chỉ: TMA306.3 Hà Nội, 2017 MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU Trong điều kiện phát triển kinh tế hội nhập kinh tế toàn cầu, để đảm bảo trình phát triển kinh doanh, doanh nghiệp cần phải cập nhập ứng dụng công nghệ hoạt động kinh doanh doanh nghiệp Trong vài năm trở lại đây, giới có nhiều doanh nghiệp lớn triển khai sử dụng trọn giải pháp ERP (Enterprise Resources Planning) cho hoạt động quản lý sản xuất kinh doanh Ứng dụng ERP phổ biến tính hữu ích nó, phần mềm giúp nhà lãnh đạo quản lý nguồn lực cơng ty (tài chính, nhân lực, khách hàng, ) thơng qua đưa định mang tính chiến lược chiến thuật Ngồi chức quản lý, ERP đảm nhận nhiệm vụ phân tích, kiểm tra thực trạng sử dụng nguồn lực với mức độ cập nhật phù hợp theo yêu cầu nhà quản trị Tại Việt Nam nhiều yếu tố khách quan chủ quan nên việc ứng dụng ERP gặp nhiều khó khăn, số doanh nghiệp chưa phát huy tác dụng vốn có hệ thống Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam – Vinamilk doanh nghiệp Việt Nam đầu việc triển khai ERP đạt thành công định Bài tiểu luận sâu nói rõ ứng dụng hoạch định nguồn lực doanh nghiệp NỘI DUNG I Giới thiệu ERP Khái niệm: Ý nghĩa E, R, P thuật ngữ ERP - E: Enterprise (Doanh nghiệp) R: Resource (Tài nguyên) P: Planning (Hoạch định) ERP thuật ngữ dung liên quan đến hoạt động doanh nghiệp, phần mềm máy tính hỗ trợ thực qui trình xử lý cách tự động hóa, để giúp cho doanh nghiệp quản lý hoạt động then chốt Mục tiêu tổng quát hệ thống đảm bảo nguồn lực thích hợp doanh nghiệp nhân lực, vật tư, máy móc tiền bạc có sẵn với số lượng đủ cần, cách sử dụng công cụ hoạch định lên kế hoạch Đặc điểm bật ERP hệ thống phần mềm sống mở rộng phát triển theo thời gian theo loại hình doanh nghiệp mà không làm ảnh hưởng đến cấu trúc chương trình Thành phần ERP: Hệ thống ERP thiết kế theo kiểu phân hệ Những phân hệ chức chia thích hợp với hoạt động kinh doanh chuyên biệt tài kế toán, sản xuất phân phối Những phân hệ khác thêm vào hệ thống lõi - Kế tốn tài chính: Cung cấp cho doanh nghiệp tồn tranh tình hình tài cho phép kiểm sốt tồn giao dịch nghiệp vụ, giúp tăng tốc độ khai thác thông tinh tính minh bạch báo cáo tài - Quản lý mua hàng: Gồm phân hệ thiết kế nhằm quản lý mua sắm - hàng hóa, dịch vụ đa dạng phức tạp Cung ứng: Hỗ trợ quản lý tồn quy trình cung ứng, từ quản lý kho đến - vận chuyển trả lại hàng Quản lý bán hàng: Cho phép quản lý quy trình bán hàng dễ dàng, cung cấp số liệu kịp thời, tăng khả hạn đơn hàng, tự động hóa quy trình bán hàng, góp phần giảm chi phí bán hàng - Quản lý sản xuất: Giúp tối ưu hóa lực sản xuất, từ nguyên liệu đến - thành phẩm cuối Quản trị nhân sự: Giúp doanh nghiệp quản lý hiệu nguồn nhân lực - hỗ trợ nghiệp vụ quản lý, tuyển dụng, đào tạo, lương, Quản lý dự án: Giúp cải tiến công tác quản lý dự án, cung cấp thông tin phù - hợp từ doanh nghiệp điều phối dự án nhịp nhàng Lập kế hoạch: Bao gồm phân hệ hỗ trợ việc lập kế hoạch cung ứng - kế hoạch sản xuất Báo phân tích: Là ứng dụng lập báo cáo phân tích nhằm đem lại thơng tin kịp thời, xác cho cấp lãnh đạo, cán quản - lý tác nghiệp Quản lý bảo dưỡng: Hỗ trợ doanh nghiệp chủ động việc lên kế hoạch thực tu, bảo dưỡng Công tác thực tốt giúp tăng tuổi thọ tài sản, đảm bảo tính an tồn, độ tin cậy máy móc thiết bị Ngồi phân hệ ERP trên, doanh nghiệp triển khai mở rộng ERP với việc triển khai CRM (Customer Relationship Management – Quản lý quan hệ khách hàng) SCM (Supply Chain Planning – Quản lý dây chuyền cung ứng) II Thực trạng triển khai ERP Vinamilk Giới thiệu Vinamilk Thành lập ngày 20 tháng năm 1976, đến Vinamilk trở thành công ty hàng đầu Việt Nam chế biến cung cấp sản phẩm sữa, xếp Top 10 thương hiệu mạnh Việt Nam Vinamilk chiếm lĩnh 75% thị phần sữa nước mà xuất sản phẩm nhiều nước giới như: Mỹ, Pháp, Canada,… Vốn điều lệ đăng ký công ty 1.590 tỷ đồng, cổ đơng Nhà nước chiếm 50,01% vốn cổ phần, cổ đông nội chiếm 13,10% cổ đơng bên ngồi chiếm 36,89% Hoạt động công ty trước triển khai ERP: Công ty cổ phần sữa Việt Nam (Vinamilk) doanh nghiệp lớn ngành công nghiệp sản xuất sữa Việt Nam Chiếm khoảng 80% thị phần nước hướng thị trường giới việc xuất sản phẩm Vinamilk sang nước khu vực Trung Đông, Ba Lan, Đức, Đông Nam Á Với mạng lưới nhà phân phối rộng khắp Vì mà quy trình sản xuất máy tổ chức Vinamilk vô phức tạp Khi doanh nghiệp chưa ứng dụng ERP hoạt động cơng ty cơng ty gặp phải số khó khăn sau: • Quy trình quản lý hàng hóa đầu vào đầu hồn tồn thủ cơng, điều dẫn đến số hậu lượng hàng tồn kho nhiều sản phẩm đầu lại tiêu thụ chậm hay việc sử dụng máy móc công nhân chưa đạt hết công suất… tất điều gây tốn trình sản xuất Vinamilk, trực tiếp ảnh hưởng đến lợi nhuận cơng ty • Việc kiểm sốt q trình sản xuất, xử lý đơn đặt hàng, hạch tốn chi phí chưa đồng dẫn đến việc gia tăng chi phí sản xuất, chi phí lưu kho, hàng tồn kho • Trong hạch tốn, kế tốn thủ cơng Vinamilk thường gặp phải sai sót mà nhân viên thường mắc phải Với hạch toán theo kiểu thủ công, cán quản lý Vinamilk khơng dễ dàng kiểm tra bước tốn quy trình Lượng giấy tờ phải lưu trữ lớn, nhiều trường hợp tránh khỏi việc mát hư hại • Hệ thống thông tin phân phối Vinamilk chủ yếu thực Công ty đại lý  Từ lý cụ thể này, Vinamilk tìm giải pháp khắc phục cách có hiệu tình trạng việc sử dụng hệ thống thông tin hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP Hoạt động công ty sau áp dụng ERP: 3.1 Thực trạng việc triển khai ERP vinamilk: Để đáp ứng nhu cầu ngày cao người tiêu dùng, thời gian qua, Vinamilk không ngừng đổi cơng nghệ, đầu tư dây chuyền máy móc thiết bị đại, nâng cao công tác quản lý chất lượng sản phẩm Năm 1999, Vinamilk áp dụng thành công Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 9002 áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế 9001:2000 - phiên giới Bên cạnh đó, Vinamilk tập trung đầu tư mạnh vào công nghệ thông tin ứng dụng thành công phần mềm quản trị doanh nghiệp tổng thể ERP Oracle EBS 11i, phần mềm SAP CRM (Hệ quản trị quan hệ khách hàng) BI (Hệ thống thông tin báo cáo) a) • Thực trạng Cơng nghệ: Ứng dụng ERP trình phân phối Vinamilk Quản lý kênh phân phối thách thức doanh nghiệp Hệ thống vận hành có hiệu khơng giúp quy trình quản lý chặt chẽ, cung cấp dịch vụ rộng khắp, kịp thời mà cách tiếp cận người tiêu dùng nhanh nhằm tạo ưu cạnh tranh doanh nghiệp thị trường Nhờ ứng dụng CNTT, Vinamilk quản lý có hiệu kênh phân phối sản phẩm Vinamilk ứng dụng đồng thời ba giải pháp ERP quốc tế Oracle, SAP Microsoft Vinamilk số doanh nghiệp Việt Nam ứng dụng giải pháp quản trị mối quan hệ với khách hàng (Customer Relationship Management-CRM) SAP Đây dự án giai đoạn hai việc triển khai ERP công ty Sau tám tháng, dự án ERP giai đoạn hai nghiệm thu phần lõi (SAP CRM) sau triển khai đến 40 nhà phân phối dự kiến tất nhà phân phối khác tích hợp vào hệ thống • Trước có hệ thống SAP CRM : Thơng tin phân phối Vinamilk chủ yếu tập hợp theo dạng thủ công công ty đại lý • Hiện nay: Hệ thống thơng tin báo cáo định phục vụ ban lãnh đạo (Business Intelligence-BI) thiết lập trung tâm để quản lý kênh phân phối bán hàng chương trình khuyến mại Các nhà phân phối kết nối trực tiếp vào hệ thống qua đường truyền Internet sử dụng chương trình SAP, kết nối theo hình thức offline sử dụng phần mềm Solomon Microsoft Riêng đại lý sử dụng phần mềm FPT phát triển cho PDA để ghi nhận giao dịch Các nhân viên bán hàng sử dụng PDA kết nối với hệ thống nhà phân phối để cập nhật thông tin Chương trình giúp CRM hóa hệ thống kênh phân phối công ty qua phần mềm ứng dụng Quá trình hỗ trợ nhân viên nâng cao lực, tính chuyên nghiệp khả nắm bắt thông tin thị trường tốt nhờ sử dụng thơng tin chia sẻ tồn hệ thống.Vinamilk quản lý xuyên suốt sách giá, khuyến hệ thống phân phối Trong đó, đối tượng quan trọng doanh nghiệp khách hàng đầu cuối hưởng lợi nhờ chất lượng dịch vụ ngày cải thiện Cho đến hệ thống đáp ứng yêu cầu đặt công ty xây dựng dự án Sau triển khai vận hành 48 nhà phân phối, Vinamilk mở rộng hệ thống đến toàn 187 nhà phân phối vào cuối tháng 7-2008 • Ứng dụng EPR kế toán Trong hạch toán, kế toán thủ cơng Vinamilk thường gặp phải sai sót mà nhân viên thường mắc phải Với hạch toán theo kiểu thủ công, cán quản lý Vinamilk khơng dễ dàng kiểm tra bước tốn quy trình Từ lý cụ thể này, Vinamilk tìm giải pháp khắc phục cách có hiệu tình trạng việc sử dụng hệ thống thông tin hoạch địnhnguồn lực doanh nghiệp ERP Với hệ thống máy chủ chạy phần mềm SAP CRM trung tâm, sở liệu quản lý tập trung (Master Data), tích hợp theo chuẩn số liệu ngày từ nhà phân phối, từ hệ thống máy PDA cầm tay di động từ nhân viên bán hàng Một hệ thống thông tin tập trung báo cáo tình trạng kho, hàng, doanh thu, công nợ nhà phân phối Trên sở đó, nhân viên trung tâm phân tích tình hình tiêu thụ hàng để đưa hướng xử lý, tiêu lên kế hoạch phân phối hàng xác Hệ thống SAP xây dựng tảng công nghệ SAP NetWeaver Tại Vinamilk, NetWeaver tích hợp thơng tin từ hệ thống ERP sử dụng Oracle EBS với hệ thống Solomon sử dụng nhà phân phối ứng dụng PDA cho nhân viên bán hàng Ba ứng dụng NetWeaver tích hợp thành hệ thống (Business Warehouse-BW) để phục vụ cho hệ thống báo cáo thơng minh, giúp ban lãnh đạo có thơng tin xác trực tuyến tình hình hoạt động kinh doanh toàn quốc b) Thực trạng quy trình: Hệ thống ERP sử dụng giải pháp Oracle E Business Suite Oracle Pythis cung cấp bắt đầu triển khai từ 15/3/2005 gồm phân hệ tài - kế tốn, quản lý mua sắm - quản lý bán hàng, quản lý sản xuất phân tích kết hoạt động (Business Intelligence - BI) Cơng việc chuyển giao cơng nghệ diễn tồn công ty cổ phần Sữa Việt Nam - Vinamilk với 13 địa điểm, bao gồm trụ sở TP.HCM, xí nghiệp kho vận chi nhánh, nhà máy tồn quốc Q trình triển khai ERP Vinamilk thực chất trải qua đợt Vì thế, tồn cơng ty Vinamilk có tình trạng nơi sử dụng ERP, nơi chưa có ERP nên phát sinh vấn đề hệ thống báo cáo, điều hành cơng ty Bên cạnh phân hệ ERP chính, Vinamilk tiếp nhận hệ thống phần mềm trích xuất liệu thông minh BI (Business Intelligence) cho phân hệ Pythis phải lập trình 300 biểu mẫu báo cáo theo quy trình Vinamilk Đây tài sản trí tuệ lớn thu từ dự án Việc chia nhỏ q trình giúp cơng ty tiếp cận hệ thống dễ dàng hơn, bên liên quan giải vấn đề phát sinh, giúp cho đợt mở rộng thêm qui mô, áp dụng thêm công nghệ kĩ thuật giảm thiểu 10 rủi ro, suôn sẻ thành công Thực việc khảo sát mô tả qui trình : Phòng CNTT Vinamilk thành lập với 26 nhân viên chia thành nhiều nhóm: nhóm hỗ trợ máy tính, nhóm mạng, nhóm máy chủ- sở liệu, nhóm lập trình nhóm hỗ trợ Solomon (Solomon phần mềm microsoft) Qui trình triển khai ERP tuân theo qui trình chuẩn ERP áp dụng rộng rãi doanh nghiệp sản xuất-thương mại giúp đỡ tận tình nhà triển khai Pythis, công ty tư vấn độc lập KPMG, nhà cung cấp giải pháp Oracle đặc biệt tạo điều kiện tối đa từ ban lãnh đạo Vinamilk c) Thực trạng nhân lực : Vinamilk có quán triệt tư tưởng từ cấp lãnh đạo tới nhân viên thừa hành tâm thay đổi giai đoạn đầu giai đoạn vơ khó khăn Nhưng nhà quản trị nhân viên vượt qua thử thách, kiên trì thực mục tiêu Cơng ty có phương án triển khai nhằm đào tạo nguồn nhân lực vận hành hệ thống cách cử nhóm người có trình độ, có lực đào tạo, huấn luyện Cấp lãnh đạo tạo nguồn động lực ,niềm tin tưởng cho nhân viên, mục tiêu chung Cùng với qui định, tinh thần kỉ luật việc tuân thủ qui trình hoạt động Về cấu tổ chức cơng ty, ngồi việc nâng cao kiến thức nhân viên, hệ thống đáp ứng tốt nhu cầu người sử dụng Việc quản lý trở nên tập trung, xuyên suốt, có thừa hưởng kịp thời 11 Tuy nhiên, vinamilk doanh nghiệp áp dụng ERP Việt Nam không tránh khỏi giây phút nản lòng, tâm lý ngại thay đổi, ỳ ạch, thiếu niềm tin số phận nhân viên d) Thực trạng ngân sách: Để triển khai hệ thống ERP doanh nghiệp phải xác định tốn khoản ngân sách lớn.Chi phí lớn ngân sách chi tiêu cho ERP nằm phần triển khai Xác định trước khoản mục chi phí giúp việc triển khai đảm bảo tiến độ chất lượng, không, dễ bị sa lầy thất bại.Chi phí triển khai phần mềm ERP gồm nhiều mục, tùy thuộc vào nhà triển khai Tuy nhiên, chi phí thường chi phí quyền, hỗ trợ triển khai, tư vấn, bảo trì vận hành hệ thống… Ngồi chi phí cho hạ tầng ứng dụng CNTT nói chung phần cứng, hạ tầng mạng Hiện Việt Nam có doanh nghiệp lớn, hoạt động ổn định bỏ khoản ngân sách lớn để đầu tư xây dựng hệ thống ERP Còn chưa có doanh nghiệp vừa nhỏ Việt Nam triển khai Từ năm 2002 đến nay, Vinamilk đầu tư cho hệ thống CNTT tổng cộng triệu đô-la Mỹ.( Một khoản lớn đầu tư cho hệ thống ERP) Nhận xét việc triển khai ERP Vinamilk: Lợi ích, thành cơng đạt được: 3.2 a) Sau tháng vận hành ERP tồn cơng ty, Vinamilk sơ kết luận hiệu ứng dụng Hệ thống giúp công ty thực chặt chẽ, tránh rủi ro cơng tác kế tốn; với phân cấp, phân quyền rõ ràng, công tác tài – kế tốn thuận lợi nhiều so với trước Các khâu quản lý kho hàng, phân 12 phối, điều hành doanh nghiệp, quan hệ khách hàng sản xuất công ty quản lý tốt hơn, giảm đáng kể rủi ro; bán hàng phân phối có nhịp nhàng, uyển chuyển hơn; chức theo dõi tiến hành theo thời gian thực Trình độ nhân viên CNTT Vinamilk nâng cao so với trước Hạ tầng CNTT kiện tồn, đồng bộ, chuẩn hố củng cố Về cấu tổ chức cơng ty, ngồi việc nâng cao kiến thức nhân viên, hệ thống đáp ứng tốt nhu cầu người sử dụng Việc quản lý trở nên tập trung, xuyên suốt, có thừa hưởng kịp thời Vinamilk đặc biệt thành công kênh phân phối Các nhà phân phối kết nối trực tiếp vào hệ thống qua đường truyền Internet sử dụng chương trình SAP, kết nối theo hình thức offline sử dụng phần mềm Solomon Microsoft Vinamilk thống quy trình kinh doanh với nhà phân phối theo yêu cầu quản lý mang tính hệ thống quản lý giá, khuyến mại, kế hoạch phân phối, quy trình tác nghiệp cho nhân viên bán hàng PDA b) Khó Khăn Thiếu nguồn nhân sự: Khi triển khai ERP, nguồn nhân lực chiếm vị trí hàng đầu Khơng riêng • Vinamilk mà hầu hết tất doanh nghiệp triển khai ERP gặp khó khăn vấn đề nhân Đặc biệt Nguồn nhân lực thiếu kiến thức chun mơn ERP Vì mà hầu hết doanh nghiệp phải cử nhân viên đào tạo, tập huấn • Chi phí đầu tư lớn: 13 Tuy Vinamilk doanh nghiệp lớn hàng đầu Việt Nam, ERP hệ thống đắt tiền doanh nghiệp, Vinamilk tốn khoản chi phí lớn cho việc đầu tư III Bài học kinh nghiệm Các doanh nghiệp thường gặp phải khó khăn liên quan đến việc học để tiếp thu cơng nghệ; thay đổi quy trình doanh nghiệp cho phù hợp với quy trình phần mềm; thay đổi cấu tổ chức công ty Bài học từ kinh nghiệm triển khai ERP học cho doanh nghiệp khác muốn triển khai: • • • • • • • • Lựa chọn giải pháp Lựa chọn đơn vị triển khai Lập kế hoạch dự án cách cẩn thận Tập trung vào lợi ích xác định Lựa chọn đội dự án với thành viên phù hợp Đảm bảo có cam kết từ cấp lãnh đạo Hạ tầng CNTT cần phải đồng hóa, chuẩn hóa củng cố Cần có hợp tác hỗ trợ từ đối tác nhà tư vấn 14 KẾT LUẬN Vinamilk thành công việc triển khai ERP nhờ số lý định, cam kết hỗ trợ mạnh mẽ ban lãnh đạo Vinamilk – định hướng đắn đến Đồng thời Vinamilk phân cơng đội ngũ có chun mơn tham gia tích cực vào dự án, đội ngũ công nghệ thông tin lựa chọn từ người làm việc quy củ chun nghiệp Ngồi dự án hỗ trợ vởi hệ thống quản lý sản xuất Vinamilk, nhà cung cấp giải pháp Oracle nhà tư vấn độc lập công ty TNHH KPMG Điểm đặc biệt Vinamilk công ty ứng dụng đồng thời ba giải pháp ERP quốc tế Oracle, SAP Microsoft Do đó, làm cách để kết 15 hợp ba giải pháp cách hiệu thách thức thời doanh nghiệp TÀI LIỆU THAM KHẢO - Giáo trình Thương mại điện tử – PGS.TS Nguyễn Văn Hồng TS - Nguyễn Văn Thoan https://www.vinamilk.com.vn/vi http://www.pcworld.com.vn/articles/tin-tuc/tin-trongnuoc/2007/09/1202084/vinamilk-nhan-ban-giao-he-thong-erp-lon-nhat-viet- - nam/ http://www.fis.com.vn/news/trien-khai-nang-cap-he-thong-oracle-erp-chovinamilk 16 17 ... tác dụng vốn có hệ thống Cơng ty Cổ phần Sữa Việt Nam – Vinamilk doanh nghiệp Việt Nam đầu việc triển khai ERP đạt thành công định Bài tiểu luận sâu nói rõ ứng dụng hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. .. phần, cổ đông nội chiếm 13,10% cổ đơng bên ngồi chiếm 36,89% Hoạt động công ty trước triển khai ERP: Công ty cổ phần sữa Việt Nam (Vinamilk) doanh nghiệp lớn ngành công nghiệp sản xuất sữa Việt Nam. .. tranh doanh nghiệp thị trường Nhờ ứng dụng CNTT, Vinamilk quản lý có hiệu kênh phân phối sản phẩm Vinamilk ứng dụng đồng thời ba giải pháp ERP quốc tế Oracle, SAP Microsoft Vinamilk số doanh nghiệp