ỨNG DỤNG HOẠCH ĐỊCH NGUỒN lực DOANH NGHIỆP của CÔNG TY TRẦN ANH

ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH MÔN THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ TIỂU LUẬN ĐỀ TÀI: ỨNG DỤNG HOẠCH ĐỊCH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP CỦA CÔNG TY TRẦN ANH Sinh viên thực hiện: Nguyễn Quang Phong Mã sinh viên: 1512210180 Lớp tín chỉ: TMA306(2-1617).1_LT GV hướng dẫn: Ths Nguyễn Thị Hồng Vân MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU Thời đại kinh tế mở cửa, cạnh tranh trở nên vô cùng gay gắt buộc doanh nghiệp phải tìm kiếm giải pháp cung cấp sản phẩm và dịch vụ tới khách hàng nhanh hơn, rẻ hơn, và tốt đối thủ Ngày việc ứng dụng công nghệ thông tin vào sản xuất trở nên phổ biến và là một yếu tố cần thiết không thể thiếu Để tăng suất, tiết kiệm thời gian, chi phí vươn doanh nghiệp đã áp dụng công nghệ thông tin quản lý để sử dụng hiệu quả nhất nguồn lực trình sản xuất kinh doanh Tuy vậy, phổ biến thị trường phần mềm ứng dụng cho doanh nghiệp làcác sản phẩm áp dụng cho hệ thớng kế tốn hay quản lý cơng văn giấy tờ, chưa xuất hệ thống tích hợp có khả bao qt toàn bợ q trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Những năm gần đây, một khái niệm giới thiệu tại Việt Nam; là Hệ thớng Hoạch định Ng̀n lực Doanh nghiệp - Enterprise Resource Planning (ERP) Đây là phương tiện đại, sử dụng công nghệ thông tin để quản lý tất cả nguồn lực của doanh nghiệp ( nhân lực, tài chính, phương tiện và tư liệu sản xuất ) Bên cạnh chức quản lý, ERP còn đảm nhận nhiệm vụ phân tích, kiểm tra thực trạng sử dụng nguồn lực với mọi mức độ cập nhật phù hợp theo yêu cầu của nhà quản lý Chính vì lợi ích khơng thể phủ nhận của việc triển khai ERP tại doanh nghiệp mà ở nước ta có khơng ít doanh nghiệp triển khai hoạt đợng Nên em mạnh dạn lựa chọn đề tài này phân tích để hiểu rõ thực trạng triển khai ERP tại nước ta thông qua việc nghiên cứu hoạt động này tại công ty Trần Anh Tuy nhiên, với kiến thức còn chưa chuyên sâu ERP, em phân tích một cách khái quát việc ứng dụng ERP của công ty Trần Anh Bài tiểu luận khó tránh khỏi sai sót rất mong đóng góp của thầy I Giới thiệu công ty Trần Anh Quá trình hình thành phát triển Cơng ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Trần Anh thành lập theo quyết định số 0102004703 Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội cấp ngày 11/03/2002 Công ty đã chính thức chuyển đổi từ mô hình công ty TNHH sang mô hình công ty cổ phần với tên gọi là: Công ty cổ phần Thế giới số Trần Anh kể từ ngày 08/08/2007 theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0103018927 Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội cấp và đã chuyển sang số là 0101217009 kể từ ngày 29/5/2015 Ngày đầu thành lập, Trần Anh có người làm việc một cửa hàng nhỏ với diện tích 60m2 Sau 14 năm hoạt động, quy mô Công ty đã tăng lên số gần 3.000 nhân viên và 28 trung tâm bán lẻ (trong có trung tâm bán lẻ khai trương vào Quý III/2016) Là một doanh nghiệp hàng đầu lĩnh vực bán lẻ điện máy, máy tính và điện thoại, kết thúc năm 2013, Trần Anh đã có trung tâm bán lẻ phủ khắp địa bàn Hà Nội, đồng thời nhận tin tưởng, ủng hộ của đông đảo Khách hàng Thủ đô Khẳng định vị thế tại Hà Nội, năm 2014 đánh dấu mốc son rực rỡ đường chinh phục thị trường của Trần Anh với trung tâm bán lẻ trải khắp tỉnh, thành miền Bắc và miền Trung, đưa Trần Anh vào Top 10 nhà bán lẻ hàng đầu Việt Nam Kết thúc năm 2015, Trần Anh tiếp tục lộ trình phủ điểm thần tốc việc mở thành công trung tâm bán lẻ quy mô lớn, đại, hướng tới chất lượng dịch vụ Nojima Nhật Bản, trở thành nhà bán lẻ điện máy dẫn đầu số lượng điểm bán ở phía Bắc Năm 2016 coi là một năm mở rộng thần tốc của Trần Anh, không tại thị trường miền Bắc mà còn vươn xa vào thị trường miền Trung Với việc khai trương thêm 12 trung tâm tại tỉnh thành lớn Yên Bái, Hải Phòng, Thái Bình, Nghệ An, Quảng Bình, Quảng Trị, Đà Nẵng … nâng số trung tâm điện máy hệ thống lên số 33, giúp Trần Anh trở thành doanh nghiệp có tớc độ phát triển ấn tượng thị trường điện máy Hoạt động kinh doanh Đến với hệ thống trung tâm bán lẻ Điện máy Trần Anh với không gian rợng rãi, thống mát và đợi ngũ nhân viên tận tình, khách hàng thỏa sức trải nghiệm và chọn lựa hàng nghìn sản phẩm để trang bị cho tổ ấm của mình Tivi, tủ lạnh, máy giặt, điều hòa; sản phẩm điện gia dụng phục vụ nợi trợ nời cơm điện, lò vi sóng, nời, chảo; phục vụ sinh hoạt quạt điện, bàn là, máy sấy tóc; sản phẩm cơng nghệ phục vụ nhu cầu cá nhân máy tính xách tay, máy tính bảng, điện thoại, máy ảnh, máy nghe nhạc… Tới Trần Anh, khách hàng có thể mua sắm đầy đủ máy móc phục vụ cho mục đích sử dụng của quan, doanh nghiệp, hộ kinh doanh máy tính, máy in, máy chiếu, máy photo… Tất cả sản phẩm này thuộc thương hiệu uy tín, có ng̀n gớc x́t xứ rõ ràng, giá cả cạnh tranh, chế độ bảo hành, bảo trì sản phẩm hết sức chu đáo Đặc biệt, Trần Anh cập nhật sản phẩm công nghệ và có chương trình khuyến mãi đặc sắc: giá cả ưu đãi, quà tặng phong phú tới khách hàng Công ty Trần Anh có mợt đợi ngũ nhân viên với trình độ chuyên môn cao (hơn 50% đã tốt nghiệp Đại học, Cao đẳng chuyên ngành Kinh tế, Kỹ thuật), đủ khả đáp ứng mọi yêu cầu dù là khắt khe nhất của khách hàng Không thế, đội ngũ nhân viên của Trần Anh còn là người đầy lòng nhiệt huyết và tận tình, niềm nở phục vụ Khách hàng Tất cả cán bộ, nhân viên Công ty Trần Anh thấu hiểu: Khách hàng người định tương lai, tồn phát triển Trần Anh Vì vậy, toàn thể cán bộ, nhân viên Công ty Trần Anh tâm niệm và làm việc theo suy nghĩ: Hãy phục vụ khách hàng phục vụ thân chúng ta! Tầm nhìn cơng ty − Trở thành Cơng ty có hệ thống trung tâm bán lẻ Điện máy - Máy tính - Điện thoại quy mô, chuyên nghiệp và lớn mạnh nhất Việt Nam − Xây dựng Trần Anh trở thành một môi trường làm việc chuyên nghiệp, nơi mà mọi cá nhân có thể phát huy tới đa sức sáng tạo, khả lãnh đạo và hội làm chủ thực với một tinh thần dân chủ cao − Xây dựng Trần Anh trở thành nhà chung thực cho mọi cán bộ, nhân viên Công ty việc cùng chia sẻ quyền lợi, trách nhiệm và nghĩa vụ một cách công và minh bạch nhất Giá trị cốt lõi − Kỷ luật hướng vào tính chuyên nghiệp; − Hoàn thiện tổ chức hướng tới dịch vụ hàng đầu; − Năng động hướng tới tính sáng tạo tập thể; − Cam kết với nội bộ và cộng đồng, xã hội; − Làm việc và hành động trung thực; − Hoạt động hiệu quả hướng tới hiệu quả doanh nghiệp và xã hội II Ứng dụng hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) tại công ty Trần Anh Tổng quan mơ hình hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) a Khái niệm ERP ERP – Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, viết tắt từ cụm từ Enterprise Resource Planning Một hệ thống ERP có thể hiểu là mợt hệ thớng dùng vào công việc hoạch định tài nguyên một tở chức, tở chức có thể là mợt doanh nghiệp, một tổ chức phi chính phủ là một tổ chức phi lợi nhuận Một hệ thống ERP tích hợp chức chung của một tổ chức vào mợt hệ thớng nhất, gói gọn lại cơng tác quản lý của tở chức đó, thay vì phải sử dụng phần mềm chuyên biệt phần mềm kế toán, phần mềm quản trị sản xuất, phần mềm nhân – tiền lương… ERP là một dạng sản phẩm đặc biệt, là kết hợp kinh nghiệm quản lý lâu dài và công nghệ thông tin đại Do vậy, việc tiến hành đầu tư cho một hệ thống ERP cho một tổ chức không đơn giản là mua một phần mềm mà còn là mợt quy trình ch̉n hóa quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp cách sử dụng công nghệ thông tin b Quá trình hình thành phát triển Khái niệm ERP đã có từ năm 60 Khi ERP đóng vai trò mợt hệ thớng hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu cho sản xuất kinh doanh Kể từ tới nay, hệ thớng ERP ln mở rộng chức của mình vai trò quản lý doanh nghiệp với giai đoạn sau: • Giai đoạn 1: Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu (MRP-Material Requiements Planning) Ra đời từ năm 60 với mục tiêu nhằm nâng cao hiệu quả công việc quản lý nguyên vật liệu mà cụ thể là tìm phương thức xử lý đơn đặt hàng nguyên vật liệu và thành phần mợt cách tớt • Giai đoạn 2: Closed-loop MRP Ở giai đoạn này không đơn thuần là hoạch định nguyên vật liệu, hệ thớng còn có mợt loạt chức nhiệm vụ khác Hệ thống cung cấp công cụ nhằm độ ưu tiên và khả cung ứng nguyên vật liệu đồng thời hỗ trợ việc lập kế hoạch nguyên vật liệu việc thực kế hoạch đó.Sau thực kế hoạch, hệ thớng có khả nhận liệu, dự trù và phản hồi ngược trở lại với kế hoạch Sau nếu cần thiết thì kế hoạch có thể sửa đởi nếu có điều kiện thay đởi theo hiệu lực của đợ ưu tiên • Giai đoạn 3: Hoạch định ng̀n lực sản xuất – Manufacturing Resource Planning (MRPII) Hoạch định cho sản xuất là kết quả trực tiếp tiếp theo và là mở rộng của giai đoạn Closed-Loop MRP Đây là một phương thức hoạch định tài nguyên của cơng ty, nhà máy sản x́t có hiệu quả Ở giai đoạn này hệ thống đã việc hoạch định tới đơn vị,lập kế hoạch tài chính và có khả mơ khả cung ứng nhằm trả lời câu hỏi : gì sẽ… nếu” Hệ thớng có rất nhiều chức và liên kết với chặt chẽ: lập kế hoạch kinh doanh, lập kế hoạch hoạt động bán hàng, kế hoạch sản xuất, kế hoạch tổng thể, hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu, hoạch định khả cung ứng hỗ trợ thực khả cung ứng nguyên vật liệu Kết quả của chức tích hợp thể qua báo cáo tài chính kế hoạch kinh doanh, báo cáo cam kết mua hàng, ngân quỹ, dự báo kho hàng,… • Giai đoạn 4a: Hoạch định ng̀n nhân lực doanh nghiệp – Enterprise Resource Planning (ERP).Đây là giai đoạn cuối trình phát triển ERP Về bản thì ERP giống quy trình kinh doanh ở phạm vi ngày càng rộng lớn hơn, quản lí hiệu quả đới với doanh nghiệp có nhiều đơn vị, phòng ban Hệ thống tài chính tích hợp chặt chẽ Các công cụ dây chuyền cung ứng cho phép hỗ trợ công ty kinh doanh đa quốc gia Mục tiêu của ERP: Giảm chi phí và đạt hiệu quả kinh doanh thông qua tích hợp quy trình nghiệp vụ Với phát triển của Internet, ERP tiếp tục phát triển: • Giai đoạn 4b: Inter-Enterprise Co-operation Mục tiêu: tăng hiệu quả thông qua hợp tác dựa tren dây chuyền cung ứng (SCM) • Giai đoạn 4c: Collaborative Business Mục tiêu: Giá trị tạo thông qua cộng tác cộng đồng kinh doanh c Các điều kiện cần thiết để triển khai ứng dụng ERP − Cơ sở hạ tầng thông tin, mạng, băng thông rộng, mạng LAN tin cậy và tính tương hợp của mạng − Mạng LAN phải có nơi đặt server tập trung cả điều kiện địa bàn phân tán − Phần cứng server, phần cứng máy tính phải nâng cấp để chạy ERP − Trình độ của đội ngũ nhân viên ,nguồn nhân lực HRS − Sự cam kết của lãnh đạo cấp cao của doanh nghiệp thời gian tiền bạc − Cam kết trì hoạt động thủ công sử dụng hệ thống lưu của hệ thống ERP phục vụ cho mục đích kiểm sốt Thực trạng Cơng ty Trần Anh ứng dụng ERP a Thực trạng triển khai công nghệ  Trần Anh chọn giải pháp ERP VIP Enterprise của Công ty cổ phần phần mềm VIAMI hãng phần mềm nổi tiếng của Rumani − Đây là giải pháp công nghệ thông tin giúp doanh nghiệp quản trị hoạt động của mình một cách toàn diện và là xu hướng quản lý của doanh nghiệp Việt Nam và thế giới Và trananh.vn và một số ít doanh nghiệp của Việt Nam ứng dụng thành công giải pháp ERP VIP Enterprise − Ban đầu ứng dụng hệ thống VIP Enterprise Trần anh gặp phải rất nhiều khó khăn, đã có lúc hệ thớng phải đóng cửa rới loạn và xem xét lại hệ thống ứng dụng và thiệt hại là rất lớn Tuy nhiên sau một tháng, phần mềm đã chạy ổn định thì đã thổi một luồng gió vào cho doanh nghiệp và tại hệ thống này chạy mạng VPN toàn công ty với bộ phận: cửa hàng, phòng kế toán, kinh doanh, kho, bảo hành và kỹ thuật Tất cả mọi hoạt động thực một hệ thống  Ứng dụng VIP Enterprise quản lý cửa hàng − Với diện tích cửa hàng 7000m2 và số lượng nhân viên là gần 500 người, việc quản lý bình thường của trần anh là rất khó khăn và mang lại hiệu quả không cao Từ Trần Anh đã áp dụng phần mềm quản lý VIP Enterprise của công ty Rumani thì hiệu qủa quản lý đạt là rất cao, mang lại thành công lớn cho Doanh nghiệp − Quản lý cửa hàng là quản lý một bộ phận của Trần Anh, việc quản lý bộ phận này tích hợp với bộ phần khác cùng một hệ thớng Tại phòng mua hàng của cơng ty có module đặt hàng, module này ghi lại đặt hàng của khách hàng Tại phòng bán hàng của công ty có module bán hàng, ngoài còn có module khác trả tiền, thu tiền, doanh thu, công nợ, hóa đơn… tất cả module này tích hợp chặt chẽ với và phòng có thể kế thừa thông tin của đảm bảo thông tin thống nhất, minh bạch, giảm việc xử lý liệu tại nhiều nơi; cho phép quy trình luân chuyển nghiệp vụ phòng ban Khi muốn mua một sản phẩm của Trần Anh tại cửa hàng, đầu tiên khách hàng lựa chọn hàng hóa mà minh ḿn mua, sau hệ thớng in phiếu mua hàng, mọi thông tin mua hàng của khách hàng chuyển sang phòng toán, tại sau toán khách hàng nhận một phiếu lấy hàng, toàn bợ mọi thơng tin khách hàng và hàng hóa chuyển lên phòng lấy hàng, tại nhân viên tiến hành lắp ráp sản phẩm theo yêu cầu và giao hàng cho khách  Ứng dụng VIP kế toán − Phần mềm quản lý kế tốn của Trần Anh có tác dụng quản trị toàn bợ nghiệp vụ tài chính kế tốn của cơng ty như: kế tốn tởng hợp, kế tốn tiền mặt, tiền gửi, tiền vay, kế tốn bán hàng và cơng nợ phải thu; kế tốn mua hàng và cơng nợ phải trả; kế tốn hàng tờn kho, quản trị chi phí và giá thành sản phẩm − Phần mềm quản lý kế toán mà Trần Anh áp dụng phù hợp với chế độ tài chính và thuế nay, phần mềm hỗ trợ cho công ty kết xuất liệu báo cáo thuế, báo cáo tài chính sang phần mềm hỗ trợ kê khai thuế của Tổng Cục thuế để in theo mã vạch − Với phần mềm này Trần Anh có thể theo dõi khoản tạm ứng, cho vay, vay, chi tiết là hóa đơn, phiếu nhập liệu phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, giấy báo có lưu chương trình chủn vào hờ sơ tốn phải thu, phải trả giớng bên quản lý hóa đơn Các khoản này theo dõi tốn, phân bở chi tiết để lên báo cáo quản trị công nợ, báo cáo phân tích tuổi nợ, báo cáo cảnh báo theo hạn toán… 10  Ứng dụng VIP Enterprise kinh doanh − Trần Anh ứng dụng VIP kinh doanh doanh nghiệp nhằm quản lý việc mua hàng hóa đầu vào, bán hàng hóa và kiểm tra hàng hóa kho của doanh nghiệp Khi áp dụng phần mềm quản trị này thì tất cả hàng hóa tổ chức theo bảng danh mục dễ tìm và khoa học Lượng hàng hóa của Trần Anh rất lớn với rất nhiều mặt hàng, việc quản lý là một điều hết sức cần thiết − Công ty cổ phần thế giới số Trần Anh ứng dụng phần mềm VIP Enterprise để lập kế hoạch kinh doanh doanh nghiệp Dựa vào tình hình thực tế của doanh nghiệp, sản phẩm mặt hàng nào bán chạy, giá cả, chính sách khuyến mại… phần mềm giúp công ty có thể dễ dàng việc lập kế hoạch kinh doanh và kế hoạch hóa mặt hàng và ng̀n hàng cho mình  Ứng dụng VIP Enterprise quản lý kho − Trong một hệ thống lý tưởng, mọi thứ cần thiết đưa đến vị trí lúc, không sớm không muộn và sau xong việc đưa tiếp sang vị trí khác Do giảm diện tích kho bãi,giảm chi phí lưu kho một cách rõ rệt − Phần mềm quản lý kho giúp trần anh quản lý việc nhập kho, xuất kho, báo cáo, tờn kho, chủn kho, đóng gói, kiểm kê, nhâp sớ dư ban đầu, lịch sử hàng hóa, quản lý chứng từ, tởng hợp tờn kho − Khi hàng hóa nhập vào kho xuất kho thì tất cả mọi thơng tin của hàng hóa lưu lại từ giúp việc quản lý hàng tờn kho dễ dàng, bất cứ lúc nào cơng ty có thể biết tình trạng hàng hóa kho để có biện pháp điều chỉnh kịp thời, đồng thời khách hàng ghé thăm website www.trananh.vn có thể biết hàng hóa mà mình ḿn mua liệu có ở kho của doanh nghiệp hay không Đối với Trần Anh, tại có cửa hàng và sắp tới công ty muốn mở thêm một số chi nhánh nữa, với phần mềm quản lý hàng tồn kho này thực giúp cho công ty biết chính 11 xác thực trạng hàng hóa của mình, quản lý nhà phân phới và khách hàng tớt hơn, từ xây dựng chương trình chăm sóc khách hàng hợp lý  Ứng dụng phần mềm VIP Enterprise bảo hành kỹ thuật − Ứng dụng phần mềm yêu cầu việc bảo hành, chăm sóc khách hàng phải diễn một cách đơn giản và thuận tiện Đảm bảo chun mơn hóa khâu bảo hành để khách hàng đến bảo hành sản phẩm không cần phải đợi lâu, lắp ráp kỹ thuật của sản phẩm đảm bảo it xảy sơ xuất nhất − Có thể nói điều tuyệt vời nhất ở ERP là tất cả phân hệ cùng chạy một hệ thớng, tất cả chúng có quan hệ chặt chẽ với nhau, thông tin trao đổi với nhanh nhất và chính xác nhât giúp cho việc quản trị hoạt động kinh doanh của Trần Anh đạt hiệu quả cao nhất b Thực trạng quy trình triển khai Thực khảo sát và mô tả quy trình nghiệp vụ của Trần Anh : Trần Anh chia nhân làm hai nhóm chính: nhóm nghiệp vụ và nhóm kỹ thuật Nhóm nghiệp vụ bao gờm người sử dụng là cán bộ tác nghiệp hàng ngày, thuộc phòng ban chức kế toán – tài chính, kế hoạch, cung ứng vật tư, bán hàng, bộ phận sản xuất… Nhóm này tham dự triển khai hệ thống ERP người sử dụng cuối cùng vận hành hệ thớng Những cơng việc chính có thể như: đưa yêu cầu nghiệp vụ, cùng xây dựng quy trình nghiệp vụ với đơn vị triển khai, kiểm thử tính đắn và thao tác, vận hành hệ thớng Nhóm kỹ thuật bao gờm cán bộ nhân viên thuộc bộ phận phụ trách CNTT Nhóm này tham dự triển khai hệ thớng ERP với chức hỗ trợ cho nhóm nghiệp vụ và đơn vị triển khai kỹ thuật hệ thống máy chủ, hạ tầng mạng, cài đặt hệ thống, thực công việc chuyên môn quản trị hệ thống (sao lưu, dự phòng, phân quyền…) Lúc đầu để giảm rủi ro, giai đoạn đầu Trần Anh áp dụng song song hai hình thức nhập liệu thủ công và qua VIP Giữa người dùng PM, VIAMI, chuyên gia tư vấn và lãnh đạo cơng ty thường xun có trao đổi nhằm điều chỉnh thích hợp quy trình của PM với quy trình hoạt động của công ty Quy trình quản lý của ERP phân quyền rất nhỏ Lúc 12 đầu Trần Anh áp dụng phân quyền hẹp, DN chưa hiểu rõ hệ thống nên bị “kẹt” Sau Trần Anh áp dụng phân quyền rợng, “mở đường” lớn và kiểm sốt chặt đầu mối Quy trình hoàn thiện siết chặt dần và phân luồng Kinh nghiệm rút cho lần cài đặt tiếp theo là phải xác định rõ thời gian chuyển đổi hệ thống và phải chấp nhận hy sinh việc kinh doanh để đảm bảo hệ thống chạy ổn định Hiện tất cả hoạt động liên quan đến quy trình kinh doanh, quản lý của công ty dùng VIP như: Đặt hàng, mua hàng, xuất hàng, phân phối, kế toán, kho… Việc huấn luyện và đào tạo nhân viên sử dụng VIP của Trần Anh gọn nhẹ Hầu nhân viên cũ mất có mợt ngày để hướng dẫn và làm quen giao diện và phần nhập liệu của phần mềm đơn giản chương trình Outlook Như bản chất Trần Anh đã áp dụng quy trình chuẩn của ERP vào hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp chứ không phải thay đổi ERP để thích hợp với doanh nghiệp Kết quả là bất cứ nào Trần Anh chủ động việc cung ứng/ phân phối hàng hố Đờng thời giảm nhiều thiệt hại như: giảm chi phí bảo hành bị tăng thêm đối với hàng tồn; giảm lượng hàng nhập dư, cần nhập đủ để tận dụng vốn; chủ động chia sẻ nguồn hàng dự trữ điểm nào chuỗi siêu thị bị thiếu hàng; giảm sai lệch hạch toán; nhân cho khâu giảm 20% Thậm chí cả bộ phận tưởng không liên quan bảo vệ nhờ việc ứng dụng quản lý mà tiết giảm c Thực trạng nguồn nhân lực Việc triển khai hệ thống ERP thường kéo dài từ 6-18 tháng, thời gian này có rất nhiều tác đợng bên lẫn bên ngoài ảnh hưởng đến tâm lý đội ngũ tiếp nhận hệ thống (bao gồm người quản lý dự án, ban lãnh đạo và người dùng) Khi quyết định chọn giải pháp ERP VIP Enterprise của Công ty cổ phần phần mềm VIAMI để thực mục tiêu đổi công nghệ Quản Lý ông Kiên và Ban giám đốc của Trần Anh đã xác định là vất vả 90% cấp quản lý phản đối ngày đầu triển khai Đây có thể xem là giai đoạn khó khăn của việc triển khai Tâm lý ngại thay đổi 13 công nghệ tồn tại mọi dạng dự án Việc triển khai một dự án công nghệ đồng nghĩa với việc phải học hỏi, phải thay đởi thói quen Điều này góp phần gia tăng khối lượng và áp lực công việc, dẫn đến diễn tiến tâm lý tiêu cực, bất hợp tác… Trước tình hình ban quản trị Trần Anh lập kế hoạch chia nhỏ dự án thành nhiều phần Ví dụ: Chọn nhà tư vấn độc lập; Xác định yêu cầu của doanh nghiệp; Chọn nhà cung cấp và triển khai giải pháp; Lập kế hoặch tiếp nhận và vận hành hệ thống…Mỗi phần lại chia thành phần việc nhỏ với kế hoạch hành động cụ thể, có thời hạn Với cách làm này nhà quản trị đã tránh hiệu ứng phức tạp việc thu nhận thông tin đa chiều từ nguồn khác nhau: nhà tư vấn, nhà cung cấp giải pháp, công ty triển khai Việc tiếp xúc với nguồn thơng tin có đợng khác dễ làm người quản lý rối rắm Đồng thời kết hợp với hỗ trợ chuyên gia kỹ thuật, sau một tháng, PM đã chạy ổn định, hầu hết người trước phản đối đã chấp nhận Bên cạnh tập trung đầu tư áp dụng công nghệ đại vào quản lý điều hành, cải tiến việc tuyển dụng và quản lý nhân chính là yếu tố giúp Trần Anh khẳng định vị trí của mình Quá trình tuyển dụng nhân áp dụng bài bản, quy trình nhằm lựa chọn người tài giỏi, có lực Trần Anh là mợt DN tiên phong đưa số quản trị nhân HI để định lượng giá trị nhân lực Đây chính là công cụ hữu dụng, đánh giá công bằng, lực của nhân viên nên họ không ngừng nỗ lực, phát huy lực của mình, đóng góp xây dựng cho phát triển chung của công ty Ngoài ra, Trần Anh trọng xây dựng chính sách đầu tư để thu hút và phát huy yếu tố chất xám Mọi nhân viên của Trần Anh từ đội ngũ lãnh đạo, chuyên gia, kỹ sư hay nhân viên bán hàng quyết tâm chung một nỗ lực phấn đấu vì phát triển chung của công ty d Thực trạng ngân sách ERP Chi phí lớn nhất ngân sách chi tiêu cho ERP nằm ở phần triển khai Xác định trước khoản mục chi phí giúp việc triển khai đảm bảo tiến độ và chất lượng, không, dễ bị sa lầy và thất bại.Chi phí triển khai phần mềm (PM) ERP gồm nhiều mục, tùy thuộc vào nhà triển khai Tuy nhiên, chi phí bản thường là chi phí bản 14 quyền, hỗ trợ triển khai, tư vấn, bảo trì vận hành hệ thống… Ngoài là chi phí cho hạ tầng ứng dụng CNTT nói chung phần cứng, hạ tầng mạng  Chi phí triển khai Thường chiếm tỷ lệ lớn nhất tổng chi phí dành cho ERP, lớn từ 1-5 lần so với chi phí bản quyền PM ERP Việc triển khai bao gồm: cài đặt, huấn luyện, thiết lập hệ thống, chuyển đổi hệ thống cũ sang mới, vận hành… Kinh phí này xác định dựa đơn giá nhân công với thời gian triển khai và phụ thuộc phân hệ triển khai Ở nước ngoài, nhà tư vấn triển khai thường xác định giá nhân công, còn thời gian thực tính thời gian của DN Tuy nhiên, ở VN, nhà tư vấn triển khai thường xác định trước thời gian triển khai (fixed time), nhằm giúp DN nếu mất nhiều thời gian thì không phải bỏ thêm chi phí Giá nhân công triển khai ERP từ vài chục đến vài trăm USD/ngày Trường hợp sử dụng chuyên gia nước ngoài vào, giá nhân công thường tính theo giờ và lên tới vài ngàn USD  Chi phí hỗ trợ trước, và sau triển khai Thông thường là chi phí cho hoạt động khảo sát tư vấn tiền ERP, hỗ trợ giám sát triển khai và hỗ trợ hậu ERP Tùy vào quy mô và nhận thức của DN mà hạng mục này có khơng có tởng chi phí dành cho ERP Trần Anh có đưa khoản mục này vào tởng chi phí, vì giúp DN vận hành hệ thống trơn tru và khai thác tối đa hiệu quả ứng dụng ERP − Dự án ERP của Trần Anh có quy mơ lớn,nên DN thuê đơn vị tư vấn, giám sát triển khai Phần chi phí này xác định dựa đơn giá nhân công nhân với số ngày làm việc thực tế − Sau PM ERP chính thức vận hành, DN trì hoạt động hỗ trợ hậu ERP: bảo trì, nâng cấp, cung cấp bản sửa lỗi  Chi phí phần cứng và hạ tầng mạng 15 − Phần cứng song hành với hệ thống ERP thường khơng có gì đặc biệt hệ thớng máy chủ, máy trạm, tủ đĩa, bộ lưu điện… Tuy nhiên, máy chủ, một hệ thống ERP cần tối thiểu loại sau: máy chủ hệ thống (application server), máy chủ CSDL (database server), máy chủ dự phòng CSDL (backup database server) Ngoài là máy chủ khác cần thiết cho hoạt động của DN máy chủ quản lý thư điện tử (email server), máy chủ quản lý dịch vụ Internet (Internet server), máy chủ quản lý tài liệu dùng chung (file server) … − CSDL của Trần Anh tập trung tại một địa điểm Các PM ERP tiên tiến sử dụng công nghệ web Điều đờng nghĩa với việc máy trạm không cần thiết phải cài đặt ứng dụng nào của PM ERP , và Trần Anh sử dụng một trình duyệt là Internet Explorer để truy cập vào chương trình sử dụng Chính công nghệ này giúp giảm thiểu đáng kể chi phí triển khai, trì, bảo trì hệ thống − Trần Anh đã mạnh dạn đầu tư tỉ đồng trang bị thiết bị hệ thống, ứng dụng ERP quản lý điều hành nhằm đạt hiệu quả tối ưu, suy cho cùng mức đầu tư là hợp lý với quy mô và lực của doanh nghiệp III Bài học kinh nghiệm Việc chưa áp dụng ERP vào hệ thống khiến cho Trần Anh mất rất nhiều thời gian sử lý nghiệp vụ phát sinh, tốn nhiều công sức, nhiều giấy tờ phức tạp nên việc lên kế hoạch khơng chính xác, kiểm tra rất khó khăn, mất thời gian Có thể xảy sai xót, hoạt động không hiệu quả, việc đáp ứng yêu cầu của khách hàng chậm và có thể bị mất hội làm ăn  Hỗ trợ việc lập kế hoạch bán hàng, tăng suất, giảm thiểu sai xót trình xử lý nghiệp vụ  Khi bộ phận bán hàng nhận đơn đặt hàng của khách hàng, tiền hành nhập liệu vào máy tính, thông tin tích hợp, chuyển tới bộ phận liên quan bộ phận kho vận, bộ phận kế tốn Ngay sau hệ thớng xử lý đơn đặt hàng nhận đơn đặt hàng của khách hàng, hệ thống kiểm tra kho hàng, đưa báo cáo tình trạng của kho hàng và chuẩn bị thực đơn hàng Hệ thống thông báo 16 cho nhà cung cấp biết loại hàng hóa cần thiết cần cung ứng kịp thời Mọi liệu liên quan hệ thống chuyển qua bộ phận kế toán để tiến hành nghiệp vụ Như rõ ràng việc triển khai ERP là vấn đề lớn mà doanh nghiệp Việt Nam năm gần quan tâm đến Việc triển khai ERP vào một doanh nghiệp nhằm giảm chi phí đầu tư phần mềm riêng lẽ Nhưng vấn đề lớn của doanh nghiệp là họ e chi phí đầu tư mợt hệ thớng erp q lớn, bên cạnh đó, họ e ngại tính hiệu quả của việc đầu tư để triển khai một hệ thống ERP thành công Bên cạnh hiệu quả mà việc triển khai ERP mang lại cho cơng ty máy tính Trần Anh nhóm nghiên cứu đa phân tích ở rút một số kinh nghiệm cho doanh nghiệp khác muốn áp dụng hệ thống ERP:  Cơ sở hạ tầng thông tin: chuẩn bị Hardware (máy chủ và máy trạm), Network (mạng LAN, Internet)…cùng với một số phần mềm bản offices…  Tái cấu trúc quy trình kinh doanh: phải thay đổi cách làm việc ở số bộ phận công ty quyết định triển khai ERP  Con người: Đây có lẽ là bước chuẩn bị quan trọng nhất Đầu tiên, là phải chọn người thích hợp làm Giám đốc/Quản trị dự án đại khái người này quản lý và điều hành dự án ERP Người này phải am hiểu toàn bợ hoạt đợng cơng ty và có quyền đủ để có thể thay đởi mợt sớ qui trình  Tài chính: doanh nghiệp cần phải xác định đẩu tư một chi phí không nhỏ, nhiên, lợi ích từ hệ thống ERP là rất lớn Ngoài ra, còn một vấn đề rất quan trọng là: nhà quản lý cần phải hiểu ERP, ERP làm gì và có cần cho doanh nghiệp của mình hay khơng, sau tính đến vấn khác đã trình bày ở 17 18 KẾT LUẬN Lợi ích mà ERP đem lại cho doanh nghiệp là rất lớn Là doanh nghiệp dẫn đầu lĩnh vực kinh doanh CNTT, Trần Anh trọng việc áp dụng công nghệ đại vào công tác quản lý, điều hành doanh nghiệp Để áp dụng công nghệ nhất vào quản trị doanh nghiệp hỗ trợ công tác bán hàng, Trần Anh đã mạnh dạn đầu tư vào trang bị thiết bị hệ thống, ứng dụng ERP quản lý điều hành nhằm đạt hiệu quả tối ưu Phần mềm ERP chuyên nghiệp VIP Enterprise, nhập từ hãng phần mềm nổi tiếng Rumani, đáp ứng nhu cầu kết nối toàn công ty, cung cấp tính quản trị, dịch vụ bán hàng, nghiệp vụ tài chính và quản lý văn phòng phục vụ cho công tác quản lý điều hành tập trung và hiệu quả Những công nghệ đại ứng dụng ở Trần Anh góp phần tạo chuyên nghiệp quản lý, điều hành, tạo hiệu quả tối ưu công việc Chính qua việc phân tích thực tế việc triển khai ERP của Trần Anh đã phần nào giúp nhận thấy lợi ích to lớn mà ERP đem lại cho doanh nghiệp 19 TÀI LIỆU THAM KHẢO − Giáo trình mơn Thương mại điện tử − Bài giảng Thương mại điện tử (Ts Nguyễn Văn Thoan) − Website www.trananh.vn 20 ... hướng tới hiệu quả doanh nghiệp và xã hội II Ứng dụng hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) tại công ty Trần Anh Tổng quan mơ hình hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) a Khái niệm... vực kinh doanh CNTT, Trần Anh trọng việc áp dụng công nghệ đại vào công tác quản lý, điều hành doanh nghiệp Để áp dụng công nghệ nhất vào quản trị doanh nghiệp hỗ trợ công tác bán... cần thiết − Công ty cổ phần thế giới số Trần Anh ứng dụng phần mềm VIP Enterprise để lập kế hoạch kinh doanh doanh nghiệp Dựa vào tình hình thực tế của doanh nghiệp, sản phẩm