Ứng dụng hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (enterprise resource planning – ERP) tại doanh nghiệp bán lẻ thế giới di động

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH ===000=== TIỂU LUẬN THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ Đề tài: Ứng dụng hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning – ERP) doanh nghiệp bán lẻ Thế Giới Di Động Họ tên: Hồ Nam Thắng Lớp tín chỉ: TMA306(2-1617).3_LT Mã sinh viên: 1512230079 Giảng viên hướng dẫn: ThS Nguyễn Thị Hồng Vân Hà Nội, tháng năm 2017 MỤC LỤC Lời mở đầu Giới thiệu Thế Giới Di Động Dự án ERP Bài học kinh nghiệm Kết luận 11 LỜI MỞ ĐẦU ERP (Enterprise Resource Planning) Hệ thống hoạch định Nguồn lực doanh nghiệp, thuật ngữ dùng liên quan đến loạt hoạt động công ty, phần mềm máy tính hỗ trợ, để giúp cho cơng ty quản lý hoạt động chủ chốt nó, bao gồm: Kế tốn, Phân tích tài chính, Quản lý mua hàng, Quản lý tồn kho, Hoạch định quản lý sản xuất, Quản lý hậu cần, Quản lý quan hệ khách hàng, Quản lý nhân sự, Theo dõi đơn hàng, Quản lý bán hàng,… Mục tiêu tổng quát hệ thống đảm bảo nguồn lực thích hợp doanh nghiệp nhân lực, vật tư, máy móc tiền bạc có sẵn với số lượng đủ cần, cách sử dụng công cụ hoạch định lên kế hoạch Một phần mềm ERP phần mềm máy tính cho phép cơng ty cung cấp tổng hợp số liệu nhiều hoạt động riêng rẽ khác để đạt mục tiêu Phần mềm ERP cung cấp số mức độ báo cáo đồng tự động hóa Thay buộc nhân viên trì sở liệu riêng biệt bảng tính phải tự sáp nhập để tạo báo cáo, số giải pháp ERP cho phép nhân viên có báo cáo từ hệ thống ERP giúp tự động hóa hoạt động kinh doanh cốt lõi, nâng cao dịch vụ khách hàng cách cung cấp nguồn để toán theo dõi mối quan hệ Với giải pháp ERP, nhân viên truy cập thơng tin xác cho phép họ đưa định nhanh Không vậy, phần mềm ERP giúp loại bỏ quy trình hệ thống dự phòng, làm giảm đáng kể chi phí kinh doanh tổng thể Mặc dù có nhiều chức tuyệt vời vậy, Việt Nam, ERP chưa ứng dụng phổ biến Chỉ doanh nghiệp có quy mơ vừa lớn, kinh phí đầu tư khơng vấn đề cản trở, thời gian hồn vốn xác định tương đối nhanh mạnh dạn ứng dụng ERP Nguyên nhân lý giải trình độ nhân từ cấp quản lý đến cấp doanh nghiệp Việt Nam chưa đáp ứng được, lực nhân không đồng đều, quy trình sản xuất chưa chuẩn hóa nhiều phải thay đổi để thích ứng với phát triển nóng Các giải pháp ERP phải bắt buộc hệ thống theo quy trình lạc hậu doanh nghiệp không mang lại hiệu mong muốn Có doanh nghiệp triển khai khơng vận dụng hết lực hệ thống, nhiều nơi dừng lại mức độ kiểm soát Doanh nghiệp bán lẻ Thế Giới Di Động (TGDĐ) doanh nghiệp Việt Nam tiên phong việc ứng dụng thành công ERP Không lớn mạnh thị trường bán lẻ mặt hàng điện tử tiêu dùng, thiết bị kỹ thuật số hệ thống cửa hàng siêu thị rải khắp tồn quốc, TGDĐ giới công nghệ đánh giá cao hệ thống quản lý nguồn lực ERP vận hành mà đội ngũ nhân lực IT cơng ty xây dựng Giải pháp cho phép quản lý chặt chẽ hầu hết nghiệp vụ từ điều nhỏ nhặt đến việc giám sát hàng chục triệu sản phẩm đích danh, hàng chục ngàn nhân viên cách dễ dàng Điều đáng nói giải pháp xây dựng không dựa tảng có sẵn Trong tiểu luận này, tìm hiểu Dự án ERP TGDĐ triển khai nào, từ rút học kinh nghiệm cho doanh nghiệp bán lẻ nói riêng doanh nghiệp nói chung GIỚI THIỆU VỀ THẾ GIỚI DI ĐỘNG Công ty TNHH Thế Giới Di Động (Mobile World Co Ltd) thành lập vào tháng 03/2004 thành viên đồng sáng lập Trần Lê Quân, Nguyễn Đức Tài, Đinh Anh Huân, Điêu Chính Hải Triều Trần Huy Thanh Tùng, lĩnh vực hoạt động cơng ty bao gồm mua bán sửa chữa thiết bị liên quan đến điện thoại di động, thiết bị kỹ thuật số lĩnh vực liên quan đến thương mại điện tử Bằng trải nghiệm thị trường điện thoại di động từ đầu năm 1990, với việc nghiên cứu kỹ tập quán mua hàng khách hàng Việt Nam, thegioididong.com xây dựng phương thức kinh doanh chưa có Việt Nam trước Cơng ty xây dựng phong cách tư vấn bán hàng đặc biệt nhờ vào đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp trang web thegioididong.com hỗ trợ cẩm nang điện thoại di động kênh thương mại điện tử hàng đầu Việt Nam Số lượng điện thoại bán trung bình thegioididong.com khoảng 300.000 máy/tháng chiếm khoảng 15% thị phần điện thoại hãng nước Trung bình tháng TGDĐ bán 10.000 laptop, trở thành Nhà bán lẻ bán số lượng laptop lớn nước (số liệu năm 2010) Việc bán hàng qua mạng giao hàng tận nhà phạm vi toàn quốc triển khai từ đầu năm 2007, năm 2010 lượng khách hàng mua laptop thông qua website www.thegioididong.com tổng đài 1900.561.292 tăng lên đáng kể, trung bình 5.000 - 6.000 đơn hàng tháng Đây kênh bán hàng tiềm công cụ hữu hiệu giúp khách hàng khu vực xa mua sản phẩm ưng ý khơng có điều kiện xem trực tiếp sản phẩm www.thegioididong.com website thương mại điện tử lớn Việt Nam với số lượng truy cập 1.200.000 lượt ngày, cung cấp thông tin chi tiết giá cả, tính kĩ thuật 500 model điện thoại 200 model laptop tất nhãn hiệu thức Việt Nam Thegioididong.com nhận nhiều giải thưởng người tiêu dùng đối tác bình chọn nhiều năm liền Một số giải thưởng tiêu biểu đạt gồm: Top 500 nhà bán lẻ hàng đầu Châu Á - Thái Bình Dương 2010 Top nhà bán lẻ phát triển nhanh Châu Á - Thái Bình Dương 2010 Top 500 Fast VietNam 2010 (Thegioididong.com nằm top 4) Nhà bán lẻ tín nhiệm năm liên tiếp 2007, 2008, 2009, 2010 (Vietnam Mobile Awards) Nhà bán lẻ điện thoại di động có đa dạng mặt hàng Top 50 Công ty niêm yết tốt Việt Nam Forbes Vietnam bình chọn  Giải thưởng thương hiệu tiếng Việt Nam năm 2008 theo nhận biết người tiêu dùng Phòng thương mại công nghiệp Việt Nam cấp Giải thưởng nhà bán lẻ năm báo PCWorld Việt Nam tổ chức Đứng thứ 45 Top 100 nơi làm việc tốt Việt Nam năm 2016 Các khen, chứng nhận quan quyền trao tặng Số lượng nhân TGDĐ thay đổi đáng kể qua năm, từ 13 người vào tháng 12/2004 tăng lên thành 26.000 người vào năm 2016 Cứ TGDĐ lại mang tỷ đồng doanh thu (http://kinhdoanh.vnexpress.net/tin-tuc/doanh-nghiep/moi-gio-thegioi-di-dong-thu-ve-gan-7-ty-dong-doanh-thu-3392063.html), chứng minh tốc độ tăng trưởng lớn mạnh TGDĐ Tính đến cuối tháng 1/2017, TGDĐ có 1.315 siêu thị phục vụ khách hàng, bao gồm 969 siêu thị Thegioididong.com, 298 siêu thị Điện máy xanh 48 siêu thị Bách hóa xanh Theo thống kê thị phần bán lẻ điện thoại di động Việt Nam năm 2014 TGDĐ chiếm 25% doanh nghiệp lớn lĩnh vực Theo báo cáo kết kinh doanh tháng Thế Giới Di Động, doanh thu tháng 1/2017 Thế Giới Di Động đạt 6.852 tỷ đồng, tăng trưởng 94% so với kỳ năm 2016 Lợi nhuận sau thuế Thế Giới Di Động đạt 268 tỷ đồng, tăng trưởng 75% so với kỳ năm 2016 Đối với mảng online, doanh thu Thế Giới Di Động đạt 427 tỷ đồng, tăng trưởng 80% so với kỳ năm 2016 Tất thành tích có không nhờ đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp ban lãnh đạo có tầm nhìn mà nhờ việc ứng dụng thành công ERP việc quản lý doanh nghiệp Ở chương tiếp, tìm hiểu dự án ERP triển khai TGDĐ DỰ ÁN ERP Thế Giới Di Động công ty tư nhân Việt Nam đưa hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp ERP ứng dụng quản lý chuỗi cửa hàng bán lẻ Cơng ty chia sẻ họ tự xây dựng ERP với nhiều chức năng, từ hành chính, nhân quản lý hàng việc bảo hành Ban đầu sau thành lập công ty vào năm 2004, TGDĐ đặt mục tiêu làm phần mềm đơn giản để quản lý website - trang tin tức công nghệ, giới thiệu sản phẩm cách tốt đến cho khách hàng Lúc có cửa hàng nên việc kiểm sốt khâu kế tốn, kinh doanh, hàng hóa dễ Nhưng sau mở thêm cửa hàng nữa, nhu cầu quản lý khác đi, nhu cầu luân chuyển hàng hóa trở thành tốn khó Đặc thù ngành bán lẻ ln có nhiều chi nhánh, danh mục hàng hoá lên đến hàng chục ngàn chủng loại, diện tích kinh doanh rộng hàng ngàn mét vng trải rộng nhiều địa bàn… Khi hệ thống mở rộng số lại tiếp tục tăng lên làm cho việc quản lý trở nên vô khó khăn Trước khó khăn đó, anh Nguyễn Đức Tài (CEO TGDĐ) yêu cầu viết phần mềm để chuyển sản phẩm từ kho đến kho kia, quản lý sản phẩm điện thoại quản lý đích danh nên phải dựa imei điện thoại Tuy nhiên việc giải phần nhỏ công việc, không mang lại nhiều thuận lợi sau nên thành viên TGDĐ nghĩ đến phần mềm quản lý tổng thể từ kế tốn đến hàng hóa Đội ngũ TGDĐ nghiên cứu thị trường phần mềm nước, hầu hết phần mềm lúc khơng có tính quản lý đích danh phù hợp đặc thù TGDĐ Vậy TGDĐ định để phận IT tập trung xây dựng phần mềm riêng họ Sau hoạch định phân hệ, đến cuối năm 2004 phần mềm xây dựng xong bắt đầu vận hành từ đầu năm 2005 Ban đầu phần mềm có chức quản lý hàng hóa đơn giản, theo thời gian chiến lược kinh doanh công ty, phận IT TGDĐ bổ sung phát triển nhiều phân hệ khác Sau hoàn thiện ERP, cửa hàng TGDĐ đời Cũng từ đó, thời gian để mở cửa hàng rút ngắn nhiều Cũng giải pháp ERP khác, giải pháp TGDĐ gồm chức quản lý bán hàng, tài kế tốn, nhân tiền lương, văn phòng điện tử, mua hàng, kho hàng, bảo hành… Năm 2012, doanh nghiệp bổ sung thêm phân hệ Logistics – nhằm quản lý điều chỉnh luồng di chuyển hàng hóa, tối ưu việc giao hàng thời hạn, giảm chi phí vận hành phục vụ kế hoạch bán hàng online, giao hàng tận nhà mà TGDĐ tập trung đẩy mạnh Ngoài đến quý năm 2012 phận IT bổ sung thêm phần BI (Business Intelligence) giúp hệ thống báo cáo uyển chuyển đa chiều phân tích, để Ban Giám đốc nhận báo cáo phân tích tức thì, ngày qua email SMS Từ hệ thống ERP, ban điều hành nhận thấy imei tồn kho lâu, nhân viên từ siêu thị biết siêu thị cận kề có sản phẩm mà khách muốn mua tạo môi trường online đa tương tác cho phép toàn nhân viên TGDĐ dùng phần mềm để phối hợp làm việc Ví dụ khác, phân hệ quản lý bán hàng, cho phép xem báo cáo lập tức, biết siêu thị bán bao nhiêu, tồn bao nhiêu, tối ưu hóa thơng tin sản phẩm Tại siêu thị TGDĐ, kệ trưng bày có hệ thống đèn LED hiển thị thông tin tên, giá sản phẩm Những thông tin hiển thị hệ thống từ văn phòng tự động xếp sau chuyển đến siêu thị nhằm tối ưu việc tìm kiếm sản phẩm cho khách hàng Nhân viên siêu thị theo thông tin hiển thị đèn LED để xếp sản phẩm tương ứng Hay phân hệ nhân tiền lương, với công nghệ dùng vân tay, hệ thống cho phép nhân viên biết xác ngày họ làm, vào lúc giờ, bị trừ tiền Cuối tháng người quản lý tiền lương cần click chuột hệ thống tự động tính lương gửi bảng lương chi tiết đến người mà không nhận thắc mắc, khiếu nại từ nhân viên Tuyển dụng đánh giá thử việc dùng chứng từ điện tử hệ thống, phận nhân dựa theo để định ký hợp đồng hay khơng Trung bình 100 nhân viên cần nhân sự, riêng TGDĐ vào thời điểm năm 2012, hệ thống làm việc thay người nên với gần 10.000 nhân viên nước phận nhân 10 người, phận tiền lương có người Việc xây dựng phân hệ văn phòng điện tử nhằm mục đích: xây dựng văn hóa cơng ty phủ từ Nam Bắc; quản lý giao tiếp nội với 26.000 nhân viên nay; tối ưu hóa cơng việc quản lý môi trường di chuyển nhiều Phân hệ quản lý đến việc nhỏ quản lý phòng họp, biết phòng họp trống, phòng họp sử dụng - đến - với mục đích Khi Ban lãnh đạo gửi thơng báo cho tồn nhân viên, văn phòng điện tử thống kê việc truyền thơng nội diễn nào, biết đích danh đọc thông báo - đọc nào, chưa đọc Tóm lại, việc sử dụng hoạt động tảng công nghệ vừa mang lại hiệu cơng việc, tiết giảm nhiều chi phí, vừa tạo văn hóa làm việc mơi trường điện tử, vừa tăng trách nhiệm công việc cao nhân viên Anh Nguyễn Đức Tài cần ngồi văn phòng Etown (trụ sở TGDĐ), với cú nhấp chuột, anh biết ngày siêu thị toàn quốc bán mặt hàng, lợi nhuận thu nào, số lượng hàng tồn kho tính đến tại, mặt hàng cần phải đặt hàng hay cần khuyến để giảm tồn kho… BÀI HỌC KINH NGHIỆM Kinh nghiệm Thế Giới Di Động xem câu chuyện ứng dụng ERP thành cơng xuất phát từ thách thức quản lý doanh nghiệp Hệ thống ERP cho phép doanh nghiệp thoải mái mở rộng mà khơng phải đắn đo vấn đề quản lý Có thể thấy, xu hướng hội nhập nhanh nay, việc đầu tư hệ thống hạ tầng thông tin, đặc biệt ERP, doanh nghiệp nhắc đến nhiều Nhưng với doanh nghiệp vừa nhỏ (SME), việc có nên áp dụng ERP áp dụng câu hỏi không dễ Triển khai ERP đòi hỏi phối hợp tồn doanh nghiệp hợp tác nhiều người cương vị khác doanh nghiệp Thông thường nhiều người nghĩ triển khai ERP xảy phận IT hay phòng kế tốn Do vậy, dự án thường không nhận quan tâm từ thành viên cao cấp Để đảm bảo đủ ngân sách nhân lực cho dự án thành công, nhà tài trợ cho dự án phải tư sẵn sàng định nhanh chóng Thành cơng dự án nhiệm vụ riêng đội dự án, cấp lãnh đạo cao phải đảm bảo mục tiêu dự án phù hợp với mục tiêu chiến lược cơng ty có hành động thể quan tâm trách nhiệm với dự án Các giám đốc điều hành phải thu xếp nhân tham gia vào dự án, thu thập thông tin, đánh giá thường xuyên nhận thành công hay thất bại CEO TGDĐ từ đầu có định hướng xây dựng hệ thống quản trị khoa học, ứng dụng tối đa cơng nghệ thơng tin tiếp thu ý kiến từ cấp dưới, việc triển khai dự án ERP gặp nhiều thuận lợi TGDĐ nhận thấy khó khăn việc quản lý sau mở thêm cửa hàng thứ hai, họ chủ động tìm hiểu thị trường phần mềm Việt Nam để tìm nhà cung cấp ERP thích hợp, nhiên sau nhận thấy phần mềm không đáp ứng nhu cầu doanh nghiệp, ban điều hành định để phận IT thiết kế riêng hệ thống ERP cho Điều chứng tỏ TGDĐ có định hướng riêng mình, khơng phải gò ép quy trình sản xuất kinh doanh phải theo hệ thống ERP cung cấp thị trường Khi bàn việc ứng dụng công nghệ thông tin việc quản lý, kinh doanh, nhiều doanh nghiệp nói điểm bắt đầu ERP sau đặt câu hỏi ERP tốn chi phí Song thực tế, điểm bắt đầu nên từ tầm nhìn doanh nghiệp Khi có định hướng rõ ràng, lúc bàn giải pháp cụ thể Vì thực tế triển khai giải pháp ERP, có tới 90% doanh nghiệp đầu tư chưa biết muốn Doanh nghiệp phải kết nối tầm nhìn với xu thị trường Mọi thứ phải người lãnh đạo, từ công nghệ thông tin Giải pháp TGDĐ không hay giải pháp khác, có hay quy trình, nghiệp vụ mang tính đặc thù Mơ hình tự viết giúp doanh nghiệp tự thể ý tưởng, có người lãnh đạo tốt, đội ngũ nhân IT giàu kinh nghiệm có giải pháp tốt, tiết kiệm nhiều chi phí, dễ dàng vận hành mở rộng sau Nếu không hội đủ điều kiện này, doanh nghiệp nên mua giải pháp nhà cung cấp Oracle, SAP… sau điều chỉnh lại tốt ổn định Tuy nhiên với môi trường phần đông doanh nghiệp vừa nhỏ Việt Nam việc sử dụng ERP lớn q lãng phí khơng đủ khả May mắn thị trường cung cấp giải pháp ERP Việt Nam phát triển mạnh mẽ với giá phải chất lượng không thua cơng ty phần mềm lớn, ví dụ Bravo hay Fast Business Vấn đề khơng nằm việc doanh nghiệp chọn SAP hay Oracle, vấn đề doanh nghiệp áp dụng chúng đến đâu, vấn đề khơng phải chọn phần mềm tốt giới, mà phải tìm cách để áp dụng chúng hiệu Quan trọng lựa chọn phần mềm mà chiến lược tổng thể ban lãnh đạo 10 KẾT LUẬN Qua việc phân tích q trình triển khai ứng dụng ERP Thế Giới Di Động, nhận thấy tầm quan trọng ERP việc quản lý doanh nghiệp bán lẻ ERP không giúp tiết kiệm chi phí nhờ hoạt động chuẩn hóa mà giúp thành viên doanh nghiệp giao tiếp với hiệu hơn, liên tục cập nhật thông tin lúc nơi, từ đưa định đắn Sử dụng phần mềm ERP cho ngành bán lẻ giúp doanh nghiệp khẳng định vị trí đối thủ cạnh tranh, phát triển hoạt động kinh doanh hợp lý tăng lợi nhuận nhờ quy trình làm việc hiệu ERP ngành bán lẻ giải pháp tối ưu hỗ trợ doanh nghiệp đạt nhiều thành công môi trường kinh doanh đầy thử thách Triển khai ERP hành trình gian nan cho tồn cơng ty Nó chắn phức tạp cam go, với tầm tác động ảnh hưởng mức toàn doanh nghiệp Tuy nhiên, mức độ lợi ích rủi ro thường cân xứng với Cách cho dự án thành công chuẩn bị – sẵn sàng thay đổi – chấp nhận thay đổi Triển khai ERP quy trình tiến hóa thụ động, cách mạng quản lý doanh nghiệp 11 ... triển khai nào, từ rút học kinh nghiệm cho doanh nghiệp bán lẻ nói riêng doanh nghiệp nói chung GIỚI THIỆU VỀ THẾ GIỚI DI ĐỘNG Công ty TNHH Thế Giới Di Động (Mobile World Co Ltd) thành lập vào... nơi dừng lại mức độ kiểm soát Doanh nghiệp bán lẻ Thế Giới Di Động (TGDĐ) doanh nghiệp Việt Nam tiên phong việc ứng dụng thành công ERP Không lớn mạnh thị trường bán lẻ mặt hàng điện tử tiêu dùng,... Theo báo cáo kết kinh doanh tháng Thế Giới Di Động, doanh thu tháng 1/2017 Thế Giới Di Động đạt 6.852 tỷ đồng, tăng trưởng 94% so với kỳ năm 2016 Lợi nhuận sau thuế Thế Giới Di Động đạt 268 tỷ đồng,