Trình bày ứng dụng hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (enterprise resource planning – ERP) tại một doanh nghiệp bán lẻ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG TIỂU LUẬN MÔN HỌC: THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ Đề tài: Trình bày ứng dụng hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (Enterprise resource planning – ERP) doanh nghiệp bán lẻ Sinh viên thực hiện: Tạ Thị Ngọc – 1412210154 Giảng viên: Ths Nguyễn Thị Hồng Vân Hà nội, tháng năm 2017 Mục Lục LỜI NÓI ĐẦU Ngày nay, với phát triển mạng Internet, ngành thương mại điện tử phát triển không ngừng Thương mại điện tử ứng dụng rộng rãi phổ biến Chúng ta thấy thương mại điện tử không xuất ngành kinh doanh mua bán, trao đổi hàng hóa qua mạng, tìm kiếm nhà cung cấp , đối tác kinh doanh mà ứng dụng việc giao dịch điện tử, kí kết hợp đồng, ngành sản xuất, nghiên cứu phát triển, marketing điện tử hay dịch vụ sau bán hàng………Và đặc biệt thương mại điện tử ứng dụng việc quản lý doanh nghiệp quản trị quan hệ khách hàng CRM giúp cho doanh nghiệp tìm kiếm khách hàng tiềm năng, xây dựn, củng cố trì , phát triển mối quan hệ với khách hàng tại, quản trị chuỗi cung ứng giúp doanh nghiệp quản lý đầu vào đầu q trình sản xuất cách quả…… Mơ hình quản trị nguồn lực doanh nghiệp ERP ứng dụng rộng rãi đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp đặc biệt doanh nghiệp bán lẻ Triển khai hệ thống ERP trình liên tục, từ quản lý dự án , quản lý thay đổi, triển khai vận hành , dịch vụ hỗ trợ tới đào tạo chuyển giao công nghệ Chúng ta tìm hiểu ứng dụng ERP cơng ty cổ phần bán lẻ FPT để hiểu rõ ứng dụng mơ hình ERP vào thực tế hiệu mơ hình áp dụng vào doanh nghiệp cụ thể nào? Chương 1: Tổng quan ERP Khái niệm Enterprise resource planning software, viết tắt ERP, giải pháp phần mềm đời lâu với mục đích hỗ trợ việc quản trị cơng ty Phần mềm không sử dụng cho cá nhân mà giúp đỡ doanh nghiệp hoạt động thường nhật mình, có chữ “Enterprise” (doanh nghiệp, cơng ty) tên Chức ERP tích hợp tất phòng ban, chức cơng ty lại hệ thống máy tính để dễ theo dõi hơn, đồng thời đủ linh hoạt để đáp ứng nhiều nhu cầu khác Nói cách khác, bạn tưởng tượng ERP phần mềm khổng lồ, có khả làm việc tài chính, nhân sự, sản xuất, quản lý chuỗi cung ứng rất nhiều thứ khác Chức ERP cơng ty - Kiểm sốt thơng tin khách hàng: nói trên, liệu nằm chung nơi nhân viên cơng ty truy cập xem thông tin khách hàng, số người có quyền đổi thơng tin mà không lo sợ hồ sơ khách hàng không cập nhật xuyên suốt phận khác Ngay ơng CEO dễ dàng xem mua đâu - tiền Tăng tốc q trình sản xuất, cung cấp hàng hóa, dịch vụ: ERP phục vụ cơng cụ giúp tự động hóa phần tất quy trình sản xuất, từ việc chuẩn bị nguyên vật liệu thành phẩm, quản lý đầu đầu vào, đóng gói nhiều thứ khác Vì sử dụng hệ thống máy tính nên cơng ty tiết kiệm thời gian, giảm chi phí, tăng suất giảm lượng nhân cần thiết Người quản lý xem tất thông số công ty giao diện hợp nhất, nhảy từ - khu vực sang khu vực khác để kiếm vài số Kiểm tra chất lượng, quản lý dự án: ERP giúp doanh nghiệp kiểm tra theo dõi tính đồng chất lượng sản phẩm, đồng thời lên kế hoạch phân bổ nhân lực cách hợp lý tùy nhu cầu dự án ERP tự động kiểm tra sở liệu xem nhân viên mạnh tự gán họ vào tác vụ dự án, người quản lý nhiều thời - gian cho công đoạn Kiểm sốt thơng tin tài chính: để hiểu hiệu suất cơng ty sao, người quản lý phải tìm hiểu số liệu từ nhiều phận khác nhau, nhiều có đúng, có sai, có theo tiêu chuẩn này, có theo tiêu chuẩn khác ERP tổng hợp hết thứ liên quan đến tài lại nơi số liệu có phiên mà thơi, hạn chế tiêu cực đánh giá sai lầm người quản lý hiệu doanh nghiệp ERP giúp tạo báo cáo tài theo chuẩn quốc tế IFRS, GAAP, chí theo tiêu Kế tốn Việt Nam (công ty TRG International Việt Nam chỉnh sửa phần mềm - Infor ERP LN theo chuẩn Việt Nam) Kiểm soát lượng tồn kho: ERP giúp kiểm sốt xem kho hàng, hàng nằm đâu, ngun vật liệu nhiều Việc giúp công ty giảm vật liệu mà họ chứa kho, cần thiết nhập thêm (chữ Planning ERP ý việc giúp doanh nghiệp lên kế hoạch cho hoạt động mình, ví dụ) Tất giúp giảm - chi phí, giảm số người cần thiết, tăng nhanh tốc độ làm việc Chuẩn hóa hoạt động nhân sự: nhờ ERP mà bên nhân theo dõi sát làm việc, về, khối lượng công việc nhân viên làm (để tính lương bổng phức lợi nọ), người nhân viên làm việc nhiều phận khác nhau, nhiều khu vực địa lý khác Nhân viên vui với ERP, cơng ty trả - lương cho họ thời gian Giao tiếp, xã hội hóa việc liên lạc công ty: Bạn đừng nghĩ môi trường doanh nghiệp khơng cần mạng xã hội, thực có, hữu ích việc liên lạc nhân viên phòng ban với Mình biết có tảng tên Ming.le cho phép người hệ thống ERP chat với thời gian thực để truy vấn thông tin, y bạn chat Facebook Ơng giám đốc nhanh chóng chat với thủ kho hỏi xem mặt hàng X lại cái, thủ kho tra kết giao diện web nói cho giám đốc biết Chưa kể đến việc ERP sở hữu khả hiển thị tác vụ mà người cần làm, xem cập nhật trạng thái từ người phòng, Chương 2: Ứng dụng ERP công ty cổ phần bán lẻ FPT Tổng quan công ty 1.1 Giới thiệ chung FPT Shop FPT Shop hay gọi FPT Retail Công ty cổ phần bán lẻ kỹ thuật số FPT thành viên tập đoàn FPT tách từ FPT Trading vào năm 2013 nhằm cấu tổ chức Hệ thống liên tục phát triển chất lượng dịch vụ lẫn số lượng trung tâm bán lẻ Trải dài miền Bắc - Trung - Nam, FPT Shop cung cấp sản phẩm chất lượng, hãng hệ thống trung tâm bán lẻ Việt Nam cấp chứng ISO 9001:2000 quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn Quốc tế Đến đầu năm 2016, FPT shop có 5000 thành viên 250 cửa hàng toàn quốc tạo thương hiệu gần gũi với người toàn lãnh thổ Việt Nam với ưu tiên phục vụ khách hàng mục tiêu hàng đầu Mục tiêu FPT Shop đến hết năm 2016 trở thành nhà bán lẻ hàng đầu với 500 cửa hàng bán lẻ toàn quốc để cung cấp sản phẩm công nghệ đến với tầng lớp khách hàng trải nghiệm sản phẩm kỹ thuật số hãng với giá cạnh tranh dịch vụ chất lượng 1.2 Ngành nghề kinh doanh FPT Shop Phân phối - bán lẻ sản phẩm công nghệ: bao gồm Phân phối sản phẩm công nghệ Bán lẻ sản phẩm công nghệ : - Điện thoại: Danh mục sản phẩm 16 thương hiệu gồm Apple, Oppo, Sony, Samsung, Wing, HTC, Vertu, Asus, LG, Lenovo, FPT, Q-Mobile, Gionee, Philips, Mobell, Mobiistar - Máy tính bảng: Danh mục sản phẩm 12 thương hiệu gồm Apple, Acer, AINOL, Samsung, Asus, ProTab, HP, Lenovo, ConnSpeed, Dell, FPT, Mass - Máy tính xách tay: Danh mục sản phẩm 08 thương hiệu gồm Apple, Acer, Toshiba, HP, Asus, Dell, Lenovo, Sony - Máy tính để bàn: Danh mục sản phẩm máy tính để bàn thương hiệu tên tuổi Apple, FPT, HP - Kỹ thuật số - Phụ kiện: Danh mục sản phẩm từ phụ kiện máy tính, điện thoại đến máy tính bảng theo nhiều phân khúc giá khác Ứng dụng ERP vào công ty bán lẻ FPT Shop 2.1 Hệ thống ERP Solomon Năm 2000, sau đạt chứng ISO, FPT thức đặt mục tiêu xây dựng hệ thống quản trị DN (ERP - Enterprise Resource Planning) Trong trình phát triển, hệ thống quản lý tài cơng ty ngày phát triển việc quản lý chương trình Balance FPT không đáp ứng hết yêu cầu phát sinh Sau hàng loạt nghiên cứu, phân tích, đánh giá đối tác, cuối FPT chọn phần mềm SOLOMON để thay với hỗ trợ đầy đủ sau bán hàng đối tác SOLOMON hệ thống đồ sộ với liệu tập trung xử lý phân tán, phù hợp với công ty lớn, gồm nhiều phận khắp nơi FPT Với SOLOMON, cán quản lý tài quản lý cụ thể hợp đồng nắm lãi lỗ Đối tượng sử dụng SOLOMON cán quản lý tài chính; cán bán hàng, mua hàng; cán công nợ, quản lý khách hàng tồn cơng ty Cơng tác đào tạo hoàn thành Đội dự án SOLOMON cán phòng Tài vụ đối tác trực tiếp đào tạo tháng tháng 5/2000 Cán phận bán hàng mua hàng đội Dự án đào tạo ngày từ 15 đến 20/12 Sau năm sử dụng, hệ thống Solomon kh ng đủ khả đáp ứng nhu cầu phát triển c ng ty, FPT định sử dụng hệ thống ERP Oracle Business Suite 2.2 Hệ thống ERP Oracle Business Suite 2.2.1 Khái quát chung ERP Oracle Business Suite ERP Oracle Business Suite hệ thống quản trị tổng thể doanh nghiệp (hệ thống ứng dụng giúp doanh nghiệp hoạch định quản lý tất nguồn lực (nhân lực, tài chính, sản xuất, thương mại…) doanh nghiệp Ngồi chức quản lý, ERP phân tích, kiểm tra thực trạng sử dụng nguồn lực với mức độ chi tiết tuỳ theo yêu cầu nhà quản lý EBS hệ thống ứng dụng với sơ sở liệu tập trung, tích hợp 30 phân hệ quản lý tồn hoạt động doanh nghiệp: tài kế tốn, sản xuất, bán hàng, mua hàng, vật tư, dự án, nhân sự, dịch vụ Triển khai Oracle EBS, doanh nghiệp nhận lúc nhiều ích lợi: Quy trình nghiệp vụ chuẩn hố, hướng tới chuẩn mực quốc tế cho trình hội nhập; Ứng dụng tiên tiến triển khai thành c ng cho 25,000 doanh nghiệp Mỹ 17 quốc gia khác, Với hệ thống ứng dụng thống nhất, đa năng, quán xuyến lĩnh vực hoạt động từ lập kế hoạch, kiểm sốt, thống kê, phân tích, ERP giúp nhà quản lý chủ động hoạch định nguồn lực, đảm bảo cho doanh nghiệp phản ứng kịp thời trước thay đổi - - liên tục môi trường mở cạnh tranh 2.2.2 Đặc điểm hệ thống Quản lý chặt chẽ hoạt động tài kế tốn, bao quát tổng thể hoạt động sản xuất kinh doanh : + Kế toán sổ (Oracle General Ledger) + Quản lý Tài sản cố định (Oracle Fixed Assets) + Quản lý luồng tiền (Oracle Cash Management) + Kế toán phải thu (Oracle Receivables) + Kế toán phải trả (Oracle Payables) Quản lý hiệu trình sản xuất : + Quản lý định mức kinh tế kỹ thuật (Oracle Bills of Material) + Quản lý giá thành (Oracle Cost Management) + Quản lý sản xuất (Oracle Work in Process) + Lập kế hoạch sản xuất/ kế hoạch nguyên vật liệu (Oracle Master Scheduling/ Material Requirements Planning) Tại FPT, ERP giúp cải thiện nhiều q trình kiểm sốt tài hàng tồn (linh kiện lắp ráp), cơng nợ qua tiêu, đồng thời cung cấp nhanh chóng xác đơn hàng số liệu hạch toán Quan trọng ERP hỗ trợ nhiều cho việc lập kế hoạch kinh doanh định Quản lý hàng tồn kho xác, tức thời : + Quản lý tồn kho (Oracle Inventory) + Quản lý việc mua - bán hàng tự động, linh hoạt + Quản lý mua hàng (Oracle Purchasing) + Quản lý đơn hàng (Oracle Order Management) 2.3 Hiệu đạt Một ví dụ cụ thể: sau áp dụng phân hệ quản lý sản xuất cho hệ thống sản - xuất lắp ráp máy tính, tỷ lệ giao hàng hạn tháng đầu năm 2004 94,9% (tăng 18,5% so với năm 2003); số ngày trung bình tồn linh kiện lắp ráp 43% (giảm 25% so với năm 2003) Việc áp dụng ERP thực tế có tác động sâu rộng tới máy điều hành đơn vị tác nghiệp FPT ERP làm thay đổi cách thức tác nghiệp, quản lý, tạo nên thói quen dùng số liệu để điều hành định tất cấp công ty Điểm cuối liên quan đến thành công ERP, theo ơng Ngọc vấn đề chọn đối tác Doanh nghiệp trạng thái phát triển để ERP đồng hành với doanh nghiệp giải pháp lựa chọn cần nhận cam kết hỗ trợ lâu dài luôn cập nhật theo chuẩn giới nhà cung cấp 2.4 Kinh nghiệm FPT triển khai ERP ERP FPT triển khai trước tiên tới phận kinh doanh Những năm áp dụng cho hệ thống sản xuất lắp ráp máy tính FPT-Elead, phận quản lý như: quản trị nhân tiền lương, quản lý cổ đông, quản lý hệ thống chất lượng, quản lý sản xuất dự án PM, quản lý bảo hành, quản lý đơn đặt hàng giao nhận hàng xuất nhập Cuối FPT tự xây dựng hệ thống báo cáo với 400 báo cáo mẫu phục vụ công tác quản lý hỗ trợ định, triển khai cho tập đoàn gồm tổng công ty đơn vị thành viên Áp dụng ERP giống áp dụng ISO trước đó, tầm ảnh hưởng ERP lớn nhiều Hệ thống tác nghiệp hoàn toàn phụ thuộc vào máy tính, vào hệ thống thơng tin khơng thể làm tắt, làm sai Ngoài ra, hệ thống ERP tự ghi nhận, tự đưa báo cáo, tự kiểm soát để hỗ trợ việc quản lý mà không cần phải có phận chuyên trách theo dõi quản lý ISO Bài học kinh nghiệm - Nguồn lực triển khai ERP Trong việc triển khai ERP, nhân đóng vai trò quan trọng thành công dự án Doanh nghiệp chia nhân thành hai nhóm chính: + Nhón nghiệp vụ: cán tác nghiệp ngày ( người sử dụng cuối vận hành hệ thống) thuộc phòng ban chức kết tốn, tài chính, kế hoạch, chuỗi cung ứng, bán hàng, sản xuất,…… Những công việc như: đưa yêu cầu nghiệp vụ, xây dựng quy trình nghiệp vụ với đơn vị triển khai, kiểm tra tính đắn thao tác, vận hành hệ thống +Nhóm kĩ thuật: cán bộ, nhân viên phụ trách công nghệ thơng tin Nhóm hỗ trợ cho nhóm nghiệp vụ đơn vị triển khai kĩ thuật hệ thống máy chủ, hạ tầng mạng, cài đặt hệ thống, thực - công việc chuyên môn quản trị hệ thống Thành công ERP khơng can hệ đến việc doanh nghiệp mạnh hay không mạnh ứng dụng công nghệ thông tin ‘Một doanh nghiệp ứng dụng công nghệ thông tin trình độ thấp áp dụng thành cơng ERP', ơng Bùi Quang Ngọc, phó tổng giám đốc FPT khẳng định Vấn đề cốt lõi doanh nghiệp có mạnh phương thức quản lý cam kết lãnh đạo hay khơng Còn triển khai, tự yếu tố công nghệ thông tin kèm theo giải pháp Khi đó, doanh nghiệp lựa chọn đội ngũ phù hợp, hay chí thuê mướn bên ngoài, để vận hành hay hỗ trợ hệ thống công - nghệ thông tin Chuẩn bị đầy đủ sở hạ tầng thông tin (các mạng băng thơng rộng, mạng LAN tin cậy tính tương hợp mạng, mạng LAN phải có nơi đặt server tập trung điều kiện địa bàn phân tán), đào tạo đội 10 ngũ nhân viên, tâm lãnh đạo doanh nghiệp cam kết - thời gian tài Nghiên cứu lựa chọn giải pháp phù hợp với điều kiện sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Tổ chức thực hoạt động doanh nghiệp theo tiêu chuẩn hành quốc tế 11 KẾT LUẬN Ứng dụng ERP xu tất yếu, công cụ quan trọng để nâng cao lực cạnh tranh, đồng thời giúp doanh nghiệp tiếp cận tốt với tiêu chuẩn quốc tế Doanh nghiệp ứng dụng từ đầu, quy mơ nhỏ có nhiều thuận lợi việc triển khai sớm vào nề nếp Việc triển khai thành công ERP tiết kiệm chi phí, tăng khả cạnh tranh, đem lại lợi ích lâu dài cho doanh nghiệp Và với công ty FPT triển khai dự án ERP đạt thành công cải thiện phần mềm quản lý tài cơng ty, giảm bớt sai sót q trình hạch tốn, dễ dàng kiểm sốt doanh thu, chi phí, quản trị nhân cách hiệu quả, tính lương xếp nhân cách hợp lý, ERP giúp cho FPT hoạch định quy trình kinh doanh cách cụ thể giúp cho việc phân công công việc rõ ràng, giảm bớt rắc rỗi hoạt động tác nghiệp thường ngày 12 Tài liệu tham khảo Giáo trình Thương Mại Điện Tử - ĐH Ngoại Thương https://tinhte.vn/threads/tim-hieu-ve-erp-giai-phap-phan-mem-quanly-da-nang-dung-trong-cac-doanh-nghiep.2254525/ http://chungta.vn/tin-tuc/nguoi-fpt/hoi-dap/fpt-shop-kinh-doanhnhung-gi-30376.html http://fptshop.com.vn/ http://phanmemerp.net/kho-tai-lieu/tai-lieu-erp/loi-ich-cua-viec-sudung-he-thong-erp 13 ... hàng tại, quản trị chuỗi cung ứng giúp doanh nghiệp quản lý đầu vào đầu trình sản xuất cách quả…… Mơ hình quản trị nguồn lực doanh nghiệp ERP ứng dụng rộng rãi đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. .. Suite hệ thống quản trị tổng thể doanh nghiệp (hệ thống ứng dụng giúp doanh nghiệp hoạch định quản lý tất nguồn lực (nhân lực, tài chính, sản xuất, thương mại…) doanh nghiệp Ngoài chức quản lý, ERP... mạnh ứng dụng công nghệ thông tin Một doanh nghiệp ứng dụng cơng nghệ thơng tin trình độ thấp áp dụng thành cơng ERP', ơng Bùi Quang Ngọc, phó tổng giám đốc FPT khẳng định Vấn đề cốt lõi doanh nghiệp