Bản mô tả công việc – công cụ quản trị hữu hiệu

Bản mô tả công việc là một tài liệu nhằm giải thích và mô tả: Tại sao công việc này tồn tại; những trách nhiệm và nhiệm vụ chính của người đảm nhận công việc; phương pháp và tiêu chuẩn để đánh giá kết quả đạt được; những năng lực và tính cách cần có để đảm nhiệm công việc; phạm vi trách nhiệm và quyền hạn trong công việc như thế nào?

Thông báo Khoa học Công nghệ Số 2/2016 Information of Science and Technology No 2/2016 BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC – CÔNG CỤ QUẢN TRỊ HỮU HIỆU ThS Trần Thị Ngun Thảo Phòng Tổ chức hành chính, Trường Đại học Xây dựng Miền Trung Tóm tắt Bản mơ tả cơng việc tài liệu nhằm giải thích mô tả: Tại công việc tồn tại; trách nhiệm nhiệm vụ người đảm nhận công việc; phương pháp tiêu chuẩn để đánh giá kết đạt được; lực tính cách cần có để đảm nhiệm cơng việc; phạm vi trách nhiệm quyền hạn công việc nào? Hệ thống mô tả công việc công cụ quan trọng hữu hiệu sử dụng trọng công tác quản lý nhân doanh nghiệp Đặc biệt vô cần thiết doanh nghiệp/ tổ chức lớn nơi mà hệ thống quản lý đòi hỏi chặt chẽ, khoa học, hiệu góp phần thúc đẩy phát triển tồn diện doanh nghiệp Từ khóa Bản mơ tả cơng việc, tiêu chuẩn đánh giá, trách nhiệm, quyền hạn Đặt vấn đề Hệ thống lương thiếu công bằng, bất hợp lý, chưa trả lương sở giá trị công việc mà theo chế độ cấp, thâm niên Việc đánh giá hồn thành cơng việc dừng lại hình thức, theo cách dĩ hồ vi q, khơng khuyến khích thúc đẩy hiệu lao động Cơ cấu tổ chức chồng chéo, phận chức chưa phát huy vai trò nhiệm vụ mình, định biên nhân vừa thừa mà lại vừa thiếu Những vấn đề bất cập nhận thấy nhiều doanh nghiệp Các cấp lãnh đạo nhận từ lâu tồn việc khắc phục, đổi thực trình Xây dựng Bản mô tả công việc sở tiền đề cho trình đổi Doanh nghiệp muốn đổi tiền lương, định biên nhân sự, hợp lý hoá máy tổ chức, khuyến khích cán bộ, nhân viên hồn thành nhiệm vụ, v.v Hãy việc xây dựng cải tiến Bản mô tả công việc Tuy nhiên, cần lưu ý, Bản mô tả công việc không nên soạn thảo phê duyệt cách hình thức, mà phải dựa phân tích kỹ lưỡng vị trí cơng việc, theo ngun tắc xây dựng tổ chức sau: • Từ mục tiêu hoạt động mà xác định cấu phận chức năng; • Từ cấu mà xác định nhiệm vụ quy trình thực đơn vị; • Từ quy trình cơng việc mà định biên nhân mơ tả cơng việc; • Từ mơ tả cơng việc mà tuyển dụng, đào tạo, bổ nhiệm đánh giá; • Từ đánh trả lương, đãi ngộ,… Vai trò mơ tả cơng việc quản trị doanh nghiệp Bản mô tả công việc giúp cho nhân viên hiểu công ty trông chờ 187 Thông báo Khoa học Công nghệ Số 2/2016 điều họ Nó giúp người quản lý giám sát q trình thực cơng việc đánh giá kết thực đó, sở cho định việc tiếp tục hợp đồng lao động, thăng thưởng, xem xét nâng lương Để thích ứng với kinh tế hội nhập nhiều cạnh tranh thị trường lao động nay, mô tả công việc cho nhân viên cơng ty có thay đổi quan trọng Bản mô tả công việc linh hoạt, áp dụng ngày phổ biến công ty, thay cho mô tả công việc cố định Những trách nhiệm mà nhân viên công ty u cầu phải thực vị trí cơng việc mơ tả cách tổng qt hơn, thay chúng phải nêu rõ đích danh nhiệm vụ với số lượng cụ thể phải thực công việc hàng ngày Ngày nay, môi trường mà công ty phải đối đầu với cạnh tranh ngày gia tăng đòi hỏi liên tục đổi sản phẩm dịch vụ thị trường, công ty phải không ngừng cải tiến kỹ thuật, quy trình sản xuất sản phẩm cung cách phục vụ Những áp lực buộc công ty phải đổi chiến lược cấu, cách thực công việc nhân viên phải liên tục thay đổi Nhân viên làm việc với mô tả công việc truyền thống nhiệm vụ cố định khó đáp ứng kịp thời thay đổi nhanh chóng cơng ty mơi trường đầy cạnh tranh Sẽ khó khăn cho công ty phải tiếp tục tăng lương đầu tư cho nhân viên có lực làm việc yếu khả thích ứng thấp với yêu cầu Do vậy, nhân viên làm việc vị trí, người tìm việc, biết đặt vào tư sẵn sàng thích ứng với biến đổi, cụ thể có khả làm việc tùy thuộc vào hồn cảnh, nhanh chóng thích ứng với nhiệm vụ mới, có nhiều khả thành cơng Một ứng viên tìm việc hay nhân viên làm việc vị trí Information of Science and Technology No 2/2016 không nên trông cậy vào công việc có số lương trách nhiệm cố định Bản mơ tả công việc công cụ quản trị hữu hiệu Tất chức danh công việc mô tả cách xác, cụ thể trách nhiệm, mục tiêu thực công việc với điều kiện tối thiểu cần thiết khác Bản mô tả công việc sử dụng làm sở để: - Tuyển dụng đào tạo: Bản thân người tuyển dụng xác định rõ họ cần phải tìm kiếm nhân viên nào, ứng viên xin việc nhân viên biết xác họ phải làm cụ thể cơng việc gì, cấp mong đợi điều cơng việc từ họ Bên cạnh mô tả công việc tài liệu quan trọng đính kèm hợp đồng lao động Nó thể cam kết cụ thể hai bên trách nhiệm, nội dung công việc cụ thể cần thực hiện, mối quan hệ công việc, điều mà hợp đồng lao động chưa làm rõ Người lập kế hoạch đào tạo xây dựng kế hoạch đào tạo hàng năm định kỳ góp phần nâng cao trình độ nguồn nhân lực cho đơn vị đáp ứng yêu cầu thực tế công việc - Hướng dẫn giao việc: Người quản lý đau đầu tốn thời gian hướng dẫn nhân viên nào, giao việc cho đạt hiệu Đồng thời cách thức kiểm tra giám sát việc thực công việc nhân viên sao? Bởi lẽ liền với nhiệm vụ cơng việc có tiêu chí đánh giá cụ thể, rõ ràng Bản thân nhân viên nhân việc thấy thỏa mái nhiệm vụ công việc họ phải làm quy định rõ ràng thành văn với tiêu chí đo lường tương ứng - Trả lương công bằng: Trong hệ thống mơ tả cơng việc tồn đơn vị, vào trách nhiệm, khối lượng công việc, mức độ phức tạp, điều kiện môi trường làm việc… mô tả cụ thể, người làm công tác chuyên mơn đánh giá, so sánh phân nhóm lao động Những chức danh có 188 Thơng báo Khoa học Công nghệ Số 2/2016 giá trị công việc xếp vào nhóm lương Hàng năm, việc cập nhật lại mô tả công việc giúp đánh giá lại thực tế, đảm bảo công khách quan việc trả lương - Đánh giá hồn thành cơng việc: Trên sở nhiệm vụ mục tiêu công việc, định kỳ người quản lý nhân viên tiến hành thảo luận, đánh giá kết thực cơng việc Thành tích, khuyết điểm nguyên nhân chưa hoàn thành hai bên làm rõ Từ đó, mục tiêu cơng việc kỳ đánh giá yếu điểm cần khắc phục, kiến thức, kỹ chuyên môn cần đào tạo hai bên xác định cam kết thực cụ thể Kết đánh giá sở để xem xét mức lương đề bạt cán - Phân tích điều chỉnh cấu tổ chức, định biên nhân sự: Thông qua việc cập nhật định kỳ hệ thống mơ tả cơng việc, người quản lý nhận biết chồng chéo, trùng lắp giao việc, khoảng cách lực thực tế người lao động so với yêu cầu công việc, dư thừa thiếu hụt nhân nhóm chức danh Từ kết hợp với số phương pháp khác, người quản lý điều chỉnh cấu tổ chức, định biên nhân sự, lập kế hoạch đào tạo cho giai đoạn kế tiếp, đáp ứng yêu cầu kinh doanh mục tiêu phát triển doanh nghiệp Nội dung mô tả công việc Một mô tả công việc văn nêu nhiệm vụ trách nhiệm liên quan tới công việc giao điều kiện người làm nhiệm vụ Bản mơ tả công việc phải viết ngôn ngữ đơn giản, tạo so sánh với công việc khác dễ hiểu người giao người nhận cơng việc Khơng có mẫu chuẩn dành cho mơ tả cơng việc có nhiều công việc khác nhau, độ dài ngắn, chi tiết Bản mô tả công việc phụ thuộc vào mục đích sử dụng phương pháp Information of Science and Technology No 2/2016 quản lý doanh nghiệp Tuy nhiên mô tả công việc cho hiệu gồm thông tin sau: Các thơng tin chung vị trí chức danh: Tên, chức vụ, mã nhân viên, phòng ban, người quản lý trực tiếp gián tiếp, ngày lập hiệu lực Bản mô tả Trách nhiệm công việc: Viết ngắn gọn dòng mục đích cơng việc Liệt kê từ đến trách nhiệm công việc yếu, nêu rõ tần suất tỷ trọng phần trăm thời gian thực (tổng cộng 100%) Các trách nhiệm cần viết rõ làm việc gì, làm mục đích cần đạt cơng việc Trình độ, kiến thức, kỹ kinh nghiệm theo yêu cầu công việc: Lưu ý, thâm niên cấp người lao động có mà theo yêu cầu cơng việc Vị trí tổ chức: Chịu quản lý, giám sát ai, việc Các mối quan hệ bên bên tổ chức: Nêu rõ đối tác phải quan hệ, nội dung, tính chất tần suất phải giao tiếp, trao đổi làm việc Quyền định trách nhiệm quản lý người, chi tiêu, sử dụng thiết bị tiếp cận thông tin, v.v Điều kiện môi trường làm việc: Mô tả rõ điều kiện làm việc nhà, trời, tần suất di chuyển, nguy rủi ro, tai nạn nghề nghiệp,v.v Sự cam kết xác nhận người quản lý nhân viên Những thành phần cấu tạo nên công việc phân tích thể mơ tả cơng việc Nó mơ tả vị trí, làm rõ trách nhiệm người nắm giữ vị trí giúp phân biệt phạm vi trách nhiệm nhân viên với nhân viên khác nhằm tránh dẫm chân lên ngược lại “trốn tránh trách nhiệm” Các bước lập mô tả công việc Bản mơ tả cơng việc tiến hành theo bước: lập kế hoạch, thu thập thông tin, viết lại phê chuẩn Bước Lập kế hoạch: Việc chuẩn bị tốt dẫn tới kết tốt Giai đoạn chuẩn 189 Thông báo Khoa học Công nghệ Số 2/2016 bị cần phải xác định trách nhiệm công tác kiểm tra đánh giá - Công việc nhằm đạt gì? (Nhiệm vụ) - Người đảm đương cơng việc cần phải nỗ lực nào? (Trách nhiệm) - Kết công việc đánh nào? (Kiểm tra) Bước Thu thập thông tin: Điều quan trọng thu thập thông tin đầy đủ để đặt cơng việc vào hồn cảnh có liên quan đến cơng việc khác cấu tổ chức thông báo mối quan hệ có liên quan Vị trí cơng việc miêu tả rõ sơ đồ Bước Phác thảo mô tả công việc: Điều nghĩa chuyển thông tin thu thập thành mô tả cơng việc nhằm mục đích giúp người làm cơng việc người quản lý hình dung tranh giống bao quát phạm vi cơng việc Bản mơ tả cơng việc người làm cơng việc người quản lý soạn, người quản lý viết thảo sau thảo luận với người đảm đương công việc Bước Phê chuẩn mô tả công việc: Người làm cơng việc người quản lý phải thảo luận trí văn mơ tả cơng việc Người làm cơng việc người giám sát người quản lý phải thống xem nên giải người làm cơng việc gặp phải vấn đề cần giải Người quản lý cần đạo cấp cho thống mô tả công việc đảm bảo công việc tiến hành thuận lợi mà khơng có kẽ hở chồng chéo lên Kết luận Information of Science and Technology No 2/2016 Bản mô tả công việc linh hoạt, áp dụng ngày phổ biến công ty, thay cho mô tả công việc cố định Những trách nhiệm mà nhân viên công ty u cầu phải thực vị trí cơng việc mơ tả cách tổng qt hơn, thay chúng phải nêu rõ đích danh nhiệm vụ với số lượng cụ thể phải thực công việc hàng ngày Ngày nay, môi trường mà công ty phải đối đầu với cạnh tranh ngày gia tăng đòi hỏi liên tục đổi sản phẩm dịch vụ thị trường, công ty phải không ngừng cải tiến kỹ thuật, quy trình sản xuất sản phẩm cung cách phục vụ Những áp lực buộc công ty phải đổi chiến lược cấu, cách thực công việc nhân viên phải liên tục thay đổi Nhân viên làm việc với mô tả công việc truyền thống nhiệm vụ cố định khó đáp ứng kịp thời thay đổi nhanh chóng cơng ty mơi trường đầy cạnh tranh Sẽ khó khăn cho công ty phải tiếp tục tăng lương đầu tư cho nhân viên có lực làm việc yếu khả thích ứng thấp với yêu cầu Do vậy, nhân viên làm việc vị trí, người tìm việc, biết đặt vào tư sẵn sàng thích ứng với biến đổi, cụ thể có khả làm việc tùy thuộc vào hồn cảnh, nhanh chóng thích ứng với nhiệm vụ mới, có nhiều khả thành cơng Một ứng viên tìm việc hay nhân viên làm việc vị trí khơng nên trơng cậy vào cơng việc có số lương trách nhiệm cố định TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] [2] [3] [4] [5] [6] [7] Nguyễn Hữu Thân, 2010 Quản Trị Nhân Sự, NXB Thống Kê TP HCM Trần Kim Dung, 2011 Quản Trị Nhân Sự, NXB Thống Kê TP HCM Bùi Xuân Phong, 2010 Quản trị nguồn nhân lực, NXB Thống Kê TP HCM Đào Cơng Bình, 2012 Kỹ quản trị nguồn nhân lực, NXB Trẻ http://quantrinhansu-online.com/ http://quantri.vn/ http://careerbuilder.vn/ 190 ... nay, mô tả công việc cho nhân viên cơng ty có thay đổi quan trọng Bản mô tả công việc linh hoạt, áp dụng ngày phổ biến công ty, thay cho mô tả công việc cố định Những trách nhiệm mà nhân viên công. .. việc hay nhân viên làm việc vị trí Information of Science and Technology No 2/2016 khơng nên trơng cậy vào cơng việc có số lương trách nhiệm cố định Bản mô tả công việc công cụ quản trị hữu hiệu. .. chức danh công việc mô tả cách xác, cụ thể trách nhiệm, mục tiêu thực công việc với điều kiện tối thiểu cần thiết khác Bản mô tả công việc sử dụng làm sở để: - Tuyển dụng đào tạo: Bản thân người