Kiểm soát nội bộ chu trình thanh toán tại công ty Fast.doc

Kiểm soát nội bộ chu trình thanh toán tại công ty Fast

ĐỀ CƯƠNG: Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình tạm ứng và thanhtoán hợp đồng tại Công ty cổ phần phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST – ĐàNẵng

PHẦN 1:ĐẶT VẤN ĐỀ1 Lý do chọn đề tài

Trong những năm gần đây, do quá trình mở cửa, hội nhập với thế giới, nềnkinh tế Việt Nam đang phát triển ngày càng mạnh mẽ trên tất cả các mặt, các ngành,các lĩnh vực Các doanh nghiệp cũng phát triển hơn về số lượng cũng như lớn mạnhhơn về quy mô hoạt động Từ đó công tác kế toán cũng trở nên phức tạp hơn Nhữnghình thức kế toán củ như Nhật ký chung, Nhật ký – Sổ cái, hình thức Chứng từ ghi sổvà Nhật ký – chứng từ dần dần không đáp ứng được nhu cầu mới của các doanhnghiệp trong giai đoạn hiện nay Do đó một yêu cầu về một hình thức kế toán mớinhanh hơn, tiện lợi hơn, chính xác hơn tất yếu sẽ ra đời.

Cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ, kế toán đã sớm tiếp cận và sửdụng Công nghệ thông tin hiện đại trong việc thu thập, xử lý, tổng hợp và truyền tảithông tin, phục vụ cho việc ra quyết định quan trọng Xuất phát từ nhu cầu đó, cáccông ty thiết kế phần mềm kế toán ra đời, ngày càng phát triển và cho ra những sảnphẩm với nhiều tiện ích khác nhau, phù hợp với từng lĩnh vực hoạt động khác nhau.Kế toán máy hiện đang được ứng dụng khá rộng rãi và phổ biến ở các đơn vị, các tổchức kinh tế.

Trong số các công ty phần mềm kế toán hiện nay, Fast là một trong những đơnvị hàng đầu Việt Nam chuyên sâu trong lĩnh vực triển khai tư vấn ứng dụng giải phápPhần mềm quản lý tài chính kế toán & Phần mềm quản trị toàn diện doanh nghiệp.Được thành lập từ năm 2007, đến nay chỉ với gần 4 năm hoạt động, nhưng Fast đãcho ra nhiều sản phẩm đa dạng với nhiều ngành nghề, lĩnh vực; là người bạn đồnghành tin cậy của hơn 4500 doanh nghiệp trong và ngoài nước và tạo được chỗ đứngquan trọng trên thị trường hiện nay.

Trong môi trường cạnh tranh khốc như hiện nay, để có thể tồn tại và phát triểnđi lên là điều không hề đơn giản Bên cạnh việc đưa ra những chiến lược kinh doanh

đúng đắn thì việc xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ vững chắc đóng vai tròkhông kém phần quan trọng Chúng ta đã tìm hiểu rất nhiều về công tác kiểm soátcủa nhiều đơn vị sử dụng phần mềm kế toán nhưng gần như không có hoặc rất ítnhững tìm hiểu về tổ chức kiểm soát ngay trong đơn vị sản xuất ra phần mềm đó.Đây là một ngành khá mới mẻ, sản phẩm của nó cũng rất đặc thù, là một dạng sảnphẩm dịch vụ mang nhiều đặc trưng riêng và điều này sẽ ảnh hưởng như thế nào đếncông tác kế toán và kiểm soát Theo tìm hiểu ban đầu cho thấy, công tác kế toán ởđơn vị này không phải là phức tạp nhưng cũng không thể xem nhẹ Tiền là khoảnmục rất nhạy cảm và rất dễ nảy sinh những vấn đề như sai sót, gian lận, nếu công táckiểm tra giám sát không tốt cũng có thể gây ra những tổn thất nghiêm trọng cho côngty, gây lãng phí nguồn lực.

Vì tính quan trọng của nó, trong đề tài này, nhóm chúng tôi nghiên cứu sâu hơnvề khâu quản lý và kiểm soát tiền, tuy nhiên không đi sâu nghiên cứu tất cả cácnghiệp vụ liên quan đến tiền mà chỉ tìm hiểu công tác kế toán và kiểm soát trong thuchi một số nghiệp vụ riêng biệt, cụ thể là “Tìm hiểu công tác thu - chi trong tạm ứngvà thanh toán hợp đồng” của công ty phần mềm Fast – Chi nhánh Miền Trung.

2 Mục đích nghiên cứu

 Hệ thống hóa những vấn đề lý luận căn bản về hệ thống kiểm soát nội bộ cáckhoản phải thu – tạm ứng và phải thu khách hàng ở CT phần mềm Fast- Chinhánh miền Trung

 Thực trạng kiểm soát nội bộ các khoản phải thu – tạm ứng và phải thu kháchhàng ở CT phần mềm Fast- Chi nhánh miền Trung

 Đề xuất một số giải pháp để góp phần hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộcác khoản phải thu – tạm ứng và phải thu khách hàng ở CT phần mềm Fast-Chi nhánh miền Trung

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu

Đối tượng: Hệ thống kiểm soát nội bộ các khoảng phải thu tại CT phần mềm Chi nhánh miền Trung

Fast-4 Phương pháp nghiên cứu

 Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Phương pháp này sử dụng để tìm hiểu, tổnghợp những lí luận, lí thuyết cơ bản làm cơ sở để tìm hiểu thực tế

 Phương pháp phỏng vấn: Trong quá trình đi thực tế, nhóm chúng tôi đã quansát, phỏng vấn những nhân viên cảu công ty, đặc biệt là nhân viên ở phòng kếtoán để tìm hiểu về công tác kế toán và kiểm soát cuả họ.

PHẦN 2:NỘI DUNG

Chương 1: Cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình tạm ứng vàthanh toán hợp đồng

1.1 Tổng quan về hệ thống kiểm soát nội bộ và khoản phải thu1.1.1 Tổng quan về hệ thống kiểm soát nội bộ

1.1.1.1Định nghĩa

Kiểm soát nội bộ đóng vai trò quan trọng đối với sự phát triển của doanhnghiệp, các mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ rất rộng, chúng bao trùm lên mọimặt của đơn vị và có ý nghĩa quan trọng đối với sự phát triển của đơn vị.

Có rất nhiều định nghĩa khác nhau về hệ thống kiểm soát nội bộ Định nghĩađược chấp nhận rộng rãi nhất được đưa ra vào năm 1992 bởi COSO (Committee ofSponsoring Organization): “ Kiểm soát nội bộ là một quá trình do người quản lý, hộiđồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấpmột sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu dưới đây:

 Báo cáo tài chính đáng tin cậy.

 Các luật lệ và quy định được tuân thủ. Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả.

1.1.1.2Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ

 Đảm bảo tính trung thực, đáng tin cậy của báo cáo tài chính, phù hợp vớichuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành.

 Đảm bảo hợp lý việc chấp hành luật pháp và các quy định.

 Hướng mọi thành viên trong đơn vị và việc tuân thủ các chính sách, quy địnhnội bộ của đơn vị, qua đó bảo đảm đạt được mục tiêu của đơn vị.

 Bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin, nâng cao uy tín,mở rộng thị phần, thực hiện các chiến lược kinh doanh của đơn vị.

1.1.1.3Các thành phần của hệ thống kiểm soát nội bộ

Mặc dù có sự khác biệt đáng kể về tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ giữa cácđơn vị vì phụ thuộc vào nhiều yếu tố như quy định như quy mô, tính chất hoạt động,mục tiêu,…Nhưng theo COSO, một hệ thống kiểm soát nội bộ gồm các thành phầnsau:

 Môi trường kiểm soát. Đánh giá rủi ro.

 Hoạt động kiểm soát.

 Hệ thống thông tin và truyền thông. Giám sát.

CÁC BỘ PHẬN HỢP THÀNH CỦA HỆ THỐNG KSNB

Môi trườngkiểm soát

Tạo ra sắc thái chung cho một tổ chức, chiphối đến ý thức kiểm soát của mọi ngườitrong tổ chức; là nền tảng cho tất cả các bộphận khác của kiểm soát nội bộ.

- Tính chính trực và giátrị đạo đức.

- Đảm bảo về năng lực.- Hội đồng quản trị vàủy ban kiểm soát.

- Triết lý quản lý vàphong cách điều hành.- Cơ cấu tổ chức.

- Phân định quyền hạnvà trách nhiệm.

- Chính sách nhân sự.

Đánh giárủi ro

Đơn vị phải nhận biết và đối phó được vớicác rủi ro bằng cách thiết lập mục tiêu củatổ chức và hình thành một cơ chế để nhậndạng, phân tích và đánh giá rủi ro liênquan.

- Xác định mục tiêu củađơn vị.

- Nhận dạng rủi ro.- Phân tích và đánh giárủi ro.

Hoạt độngkiểm soát

Các chính sách và các thủ tục để giúp đảmbảo là những chỉ thị của nhà quản lý đượcthực hiện và có các hoạt động cần thiết đốivới rủi ro nhằm thực hiện hoạt động củađơn vị.

- Phân chia trách nhiệmđầy đủ.

- Kiểm soát quá trình xửlý thông tin.

- Kiểm soát vật chất.- Kiểm tra độc lập vớiviệc thực hiện.

- Phân tích soát xét lạiviệc thực hiện.

Thông tin Hệ thống này được thiết lập để mọi thành - Hệ thống thông tin, bao

và truyềnthông

viên trong đơn vị có khả năng nắm bắt vàtrao đổi thông tin cần thiết cho việc điềuhành, quản lý và kiểm soát hoạt động.

gồm cả hệ thống thôngtin kế toán phải bảo đảmchất lượng thông tin.- Truyền thông bảo đảmcác kênh thông tin bêntrong và bên ngoài đềuhoạt động hữu hiệu.

Giám sát

Toàn bộ quy trình hoạt động phải đượcgiám sát và điều chỉnh khi cần thiết Hệthống phải có khả năng phản ứng kịp thờitheo yêu cầu của môi trường bên trong vàbên ngoài.

- Giám sát thườngxuyên.

 Khoản phải thu ở người mua do chính sách bán chịu Tiền tạm ứng cho cán bộ, công nhân viên

 Tiền ứng trước cho người bán hay người cung câp dịch vụ

 Thu nhập tài chính bất thường như phải thu do đối tác vi phạm hợp đồng…Khoản phải thu là căn cứ để nghiên cứu các bước của qui trình kiểm soát hoạtđộng thanh toán Trong phạm vi đề tài này, nhóm chỉ đề cập tới khoản phải thu kháchhàng và tiền tạm ứng cho cán bộ nhân viên

1.1.2.2Đặc điểm của khoản mục phải thu

1.1.2.2.1 Yêu cầu quản lý và nguyên tắc hạch toán các nghiệp vụ thanh toánliên quan đến khoản phải thu:

Yêu cầu quản lý:

 Nợ phải thu cần được hạch toán chi tiết theo từng đối tượng phải thu, theotừng nội dung kinh tế và ghi chép theo từng lần thanh toán Đối tượng phải thu

là các khách hàng có quan hệ thanh toán với doanh nghiệp về sản phẩm, hànghóa, nhận cung cấp dịch vụ.

 Trong quá trình hạch toán kế toán phải tiến hành phân loại các khoản nợ: nợtrong hạn, nợ khó đòi hoặc nợ không có khả năng thu hồi để có căn cứ xác lậpsố trích lập dự phòng phải thu khó đòi hoặc có biện pháp xử lý đối với cáckhoản nợ phải thu không đòi được

 Trong quan hệ bán sản phẩm hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo sự thỏa thuậncủa doanh nghiệp với khách hàng, nếu sản phẩm, hàng hóa đã giao, dịch vụ đãcung cấp không đúng theo thỏa thuận trong hợp đồng kinh tế thì người mua cóthể yêu cầu doanh nghiệp giảm giá hàng bán hoặc trả lại số hàng đã giao

Nguyên tắc hạch toán:

 Đối với các khoản phải thu có gốc ngoại tệ cần theo dõi cả về nguyên tệ trêncác tài khoản chi tiết và quy đổi theo đồng tiền Việt Nam Cuối kỳ phải điềuchỉnh số dư theo tỷ giá thực tế

 Không bù trừ công nợ giữa nhà cung cấp, giữa các khách hàng mà phải căn cứtrên sổ chi tiết để lấy số liệu lập bảng cân đối kế toán cuối kỳ

 Theo dõi chi tiết từng khoản nợ phải thu theo từng đối tượng, thường xuyêntiến hành đối chiếu, kiểm tra để việc thanh toán được tiền hành kịp thời

 Đối với các đối tượng có quan hệ giao dịch thường xuyên, định kỳ kế toán cầnkiểm tra, đối chiễu từng khoản nợ phát sinh, số đã thanh toán và số còn phảithanh toán, có xác nhận bằng văn bản

 Bản chất của quá trình kiểm soát các khoản phải thu:

 Quá trình kiểm soát các khoản phải thu bao gồm tất cả các chính sách công tyxây dựng nên nhằm theo dõi chặt chẽ tình hình thanh toán của khách hàng vàcá nhân trong công ty từ lúc phát sinh khoản phải thu đến khi các khoản phảithu được thanh toán bằng tiền hay bằng phương thức khác

Công tác kiểm soát đối với các nghiệp vụ thanh toán liên quan đến khoản phải thucần đảm bảo các chức năng cơ bản sau:

 Kiểm soát quá trình thanh toán của khách hàng trên cơ sở chấp hành các quyđịnh về thanh toán, tín dụng

 Phân cấp phân công trách nhiệm rõ ràng hợp lý trong quản lý hoạt động thanhtoán các khoản phải thu

 Đảm bảo tính hiệu lực các thủ tục trong quá trình thực hiện các nghiệp vụthanh toán

 Đảm bảo việc thu hồi kịp thời các khoản phải thu và báo cáo tài chính phảnánh đúng các khoản nợ phải thu của đơn vị

1.2.1.2Đặc điểm

 Có mục đích, có tính thời hạn và tính hoàn trả.

 Người nhận tạm ứng phải là công nhân viên chức hoặc người lao động làmviệc tại doanh nghiệp

 Khi hoàn trả tạm ứng chỉ phải hoàn trả gốc không phải trả lãi

 Người nhận tạm ứng phải chịu trách nhiệm với doanh nghiệp về số đã nhậntạm ứng và chỉ được sử dụng tạm ứng theo đúng mực đích và nội dung côngviệc đã được phê duyệt

 Người nhận tạm ứng không được chuyển số tiền tạm ứng cho người khác sửdụng.

 Khi hoàn thành, kết thúc công việc được giao, người nhận tạm ứng phải lậpbảng thanh toán tạm ứng, kèm theo chứng từ gốc để thanh toán toàn bộ, dứtđiểm theo từng lần, từng khoản số tạm ứng đã nhận

1.2.2 Quy trình kế toán1.2.2.1Tài khoản sử dụng

 141 – Tạm ứng 111 – Tiền mặt

 112 – Tiền gửi ngân hàng

 152, 153, 156 – NVL, CCDC, hàng hóa 621 – CP NVL

 622 – CP Nhân công

 627 – CP SXC

 334 – Lương nhân viên

1.2.2.2Chứng từ sử dụng

 Giấy đề nghị tạm ứng Mẫu số: C32– HD). Phiếu chi (Mẫu số: C31- BB).

 Giấy thanh toán tạm ứng (Mẫu số: 4- TTDVTH) và các hóa đơn chứng từ kèmtheo.

 Bảng kê chứng từ (Mẫu số: C33-BB)  Phiếu thu.

 Sổ Tạm ứng, sổ chi tiết theo dõi cho từng cá nhân và đối tượng.

Nợ các TK 152, 153, 156, 241, 331, 621, 623, 627, 642, .Có TK 141 - Tạm ứng.

Chi hoặc thu tiền

Lưu Hồ sơKiểm tra , đối

Đề nghị thanh toán

Lưu Hồ sơPhiếu chi tiền

Chi tiềnPhiếu đề xuất tạm

ứng

Xem xét, duyệt

Xem xét, duyệt

Phiếu chiPhiêu thu

3 Các khoản tạm ứng chi (hoặc sử dụng) không hết, phải nhập lại quỹ, nhậplại kho hoặc trừ vào lương của người nhận tạm ứng, ghi:

 đối với những người nhận tạm ứng thường xuyên tại một số CN chưa có vănbản chỉ định của Giám đốc;

 Việc quản lý các khoản tạm ứng đôi lúc chưa được coi trọng đúng mức, tâmlý coi các khoản tạm ứng là khoản cho mượn dẫn tới tình trạng nhiều khi tạmứng không đúng người, số tiền tạm ứng không sát thực tế…

 Một số CN chưa quy định thời hạn hoàn trả nên không có chế tài xử phạtngười chây lì.

 Một số CN thực hiện tách rời giữa tạm ứng và thanh toán làm doanh số thu,chi tiền mặt tăng một cách giả tạo, các bút toán không phản ánh đúng bảnchất, thực tế sử dụng các khoản tạm ứng.

1.2.3.2Mục tiêu kiểm soát:

 Nâng cao trách nhiệm của người quản lý tạm ứng và của người nhận tạm ứng. Nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, hạn chế đến mức thấp nhất tài sản có không

sinh lời

 Củng cố tính pháp lý cho người nhận tạm ứng thường xuyên.

1.2.4 Thủ tục kiểm soát nội bộ trong quá trình tạm ứng và hoàn ứng1.2.4.1Quá trình tạm ứng.

Mô tả thực hiện công

Đề xuất

Nhânviên ,Trưởngphòng

Trong quá trình kinhdoanh phát sinh cácnghiệp vụ kinh tê yêu cầuphải có tiền vốn để thựchiện, NV đề xuất cho tạmứng tiền để thực thi nhệmvụ, trình trưởng phòng

duyệt

Ghi đúng, ghi đủ, cácyêu cầu trong biểu mẫulập sẵn, có ký tên củaNV và trưởng phòng

Phiếu đề xuấttạm ứng

Giámđốc

Xem xét và quyết địnhcho tạm ứng

Ký duyệt tạm ứng, chữký, con dấu….của giámđốc

Phiếu đề xuấttạm ứng

Viết phiếu chi Đối chiếu với giấy đềnghị tạm ứng để viếtphiếu chi

Ghi rõ nội dung kinh tếphát sinh , họ tên ngườitạm ứng tiền

Phiếu chi

Thủ quỹ Căn cứ vào phiếu chi, chitiền cho nhân viên

Người nhận tiền kýnhận và ghi rõ họ tên, sôtiền đã nhận.

Phiếu chi

KTthanhtoán,Thủ quỹ

Lưu đầy đủ Hồ sơ tạmứng tiền

Hạch toán vaò tài khoảnkế toán, ghi chép sổ sáchđúng đối tượng

Hồ sơ lưu đầy đủ , cóthứ tự, dễ tìm kiếm khicần thiết.

Một số rủi ro khác

Số tiền tạm ứng vượt định mức hayngười tạm ứng chưa thực hiện thanh toáncác khoản tạm ứng trước đây

Căn cứ giấy đề nghị tạm ứng kế toánthanh toán kiểm tra xem số tiền tạm ứngcó vượt định mức cho phép và người xintạm ứng đã thanh toán các khoản tạm ứngtrước đây chưa

Người đi công tác chi tiêu cao hơn mứccông ty cho phép hoặc vượt quá khoảndự phòng

Một số danh mục không được tính toántrong công tác phí

Có qui định cụ thể về những khoản chiđược xem là hợp lý trong quá trình côngtác

Một số danh mục chi phí bị khai thêm,nhiều hơn so với chi phí thực tế phát sinh

Kiểm soát chặt chẽ các hóa đơn chứng từliên quan như vé tàu, xe; hóa đơn kháchsạn…Xem xét lại những khoản chi khôngcó bằng chứng rõ ràng

Thiếu sự phê duyệt của người có thẩmquyền

Đối với các giấy tờ liên quan đến quátrình tạm ứng như: giấy đề nghị tạm ứng,phiếu chi, giấy đề nghị thanh toán…cầncó đầy đủ chữ ký của những người cótrách nhiệm trong công ty

Chậm trễ trong việc thực hiện hoàn ứng Phải qui định cụ thể thời gian hoản ứngđối với từng trường hợp

1.2.4.2Quá trình thanh toán tạm ứngTên

Mô tả thực hiện công

NV Khi thực hiện xong nghiệpvụ kinh tế, nhân viên tậphợp tất cả chứng từ phátsinh có liên quan, làm Đềnghị thanh toán để trừ sốtiên mà nhân viên đã ứng

Chứng từ đầy đủ, rõ ràng, có thứ tự thời gian

Giấy đề nghịthanh toánCác hoá đơnchứng từ liênquan

Kiểm KTTT Kiểm tra tính hợp lý hợp Chứng từ đầy đủ, rõ Giấy đề nghị

pháp của chứng từ, đốichiếu tổng số tiền đề nghịthanh toán với các chứngtừ hoá đơn kèm theo.

ràng, có thứ tự thời gian thanh toánCác hoá đơnchứng từ liênquan

Kiểm tra xem xét, ký duyệt Chứng từ đầy đủ, rõràng, có thứ tự thời gian

Giấy đề nghịthanh toánCác hoá đơnchứng từ liênquan

KTTT Viết phiếu thu lại toàn bộsố tiên đã ứng

Viết phiếu chi số tiềnđược duyệt thanh toán

Ghi rõ ràng, đúng số tiềnđã duyệt

Phiếu thuPhiếu chi

TQ Thu lại tiền của NV nếu sốtiền đã ứng lớn hơn sốđược duyệt chi

Chi thêm tiền cho NV nếusố tiền đã ứng nhỏ hơn sốtiền được duyệt chi.

Thu chi bù trừ nhaukhông nhầm lẫn

Phiếu thuPhiếu chi

Lưu đầy đủ Hồ sơ tạm ứngtiền

Hạch toán vaò tài khoản kếtoán, ghi chép sổ sáchđúng đối tượng

Hồ sơ lưu đầy đủ , có thứtự, dễ tìm kiếm khi cần

Phiếu thuPhiếu chiGiấy đề nghịthanh toánCác hoá đơnchứng từ liênquan

1.3 Thanh toán hợp đồng1.3.1 Khái niệm, đặc điểm1.3.1.1Khái niệm:

Các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng phát sinh khi doanh nghiệp bán sảnphẩm, hàng hóa, dịch vụ theo phương thức bán chịu hoặc trong trường hợp ngườimua trả trước tiền hàng

Các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng phát sinh nhiều, thường xuyên vàyêu cầu phải theo dõi chi tiết theo từng đối tượng khách hàng.

Việc thanh toán của khách hàng ảnh hưởng lớn tới tình hình tài chính củadoanh nghiệp nên thường có các quy định chặt chẽ trong thanh toán, vì vậy cần có sựgiám sát, quản lý thường xuyên

1.3.1.2Đặc điểm

Thanh toán hợp đồng là một giai đoạn của chu trình bán hàng Do đó nếu đơnvị không xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu đối với chu trình bán hàng thìviệc thu hồi nợ là điều khó khăn, mặt khác báo cáo tài chính cũng có khả năng khôngphản ánh đúng các khoản phải thu khách hàng của đơn vị

Phải thu khách hàng là một khoản mục thuộc tài sản của doanh nghiệp Đây làkhoản mục có liên quan chặt chẽ với kết quả kinh doanh vì đó là đối tượng để sửdụng các thủ thuật thổi phồng doanh thu và lợi nhuận của đơn vị

Nợ phải thu phải được trình bày theo giá trị thuần có thể thực hiện được Tuynhiên do việc lập dự phòng phải thu khó đòi cho khoản mục nợ phải thu khách hàngthường dựa vào sự ước tính của nhà quản lý nên có nhiều khả năng sai sót và khókiểm tra

1.3.2 Quy trình kế toán1.3.2.1Tài khoản sử dụng:

131 – Phải thu khách hàng111 – Tiền mặt

112 – Tiền gửi ngân hàng

159 – Dự phòng phải thu khó đòi33311 – Thuế GTGT

Hệ thống sổ sách liên quan

 Nhật ký bán hàng

 Sổ chi tiết nợ phải thu khách hàng Nhật ký thu tiền…

1.3.2.3Quy trình

Việc hạch toán được thực hiện theo sơ đồ sau:

(1) Căn cứ vào những chứng từ gốc kế toán tiến hành ghi vào sổ chi tiết cho từngkhách hàng

(2) Cuối kỳ kế toán tiến hành lập bảng tổng hợp thanh toán với khách hàng, bảngnày sẽ dùng để đối chiếu với tài khoản 131

Phương pháp hạch toán một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu:Nhận tiền ứng trước, trả trước kế toán định khoản:Nợ TK 111, 112 : Số tiền khách hàng ứng trước

Có TK 131 : Phải thu khách hàng

Khi giao nhận hàng, thực hiện cung cấp dịch vụ theo số tiền ứng trước, căn cứhóa đơn bán hàng, kế toán ghi:

Nợ TK 131 : Số tiền khách hàng thanh toán

Có TK 511: Doanh thu bán hàng, cung cấp dịch vụCó Tk 3331 : Thuế GTGT của hàng hóa, dịch vụ

Chênh lệch giữa số tiền ứng trước và số tiền khách hàng phải thanh toán theotừng thương vụ sẽ được theo dõi thanh quyết toán trên TK 131

Đối với sản phẩm, dịch vụ đã cung cấp được xác định là tiêu thụ nhưng chưađược thanh toán, định khoản:

Nợ TK 131: Phải thu khách hàng (tổng giá thanh toán)

Có TK 511 : Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ( giá chưathuế GTGT)

Có TK 33311 : Thuế GTGT phải nộp

Chứng từ gốc

Sổ chi tiết TK 131

Bảng tổng hợp chi tiết TK 131

(2)(1)

Nhận được tiền của khách hàng trả liên quan đến sản phẩm, hàng hóa, dịch vụđã cung cấp, kế toán định khoản:

Nợ TK 111,112 : Số tiền khách hàng thanh toánCó TK 131 : Phải thu khách hàng

Trường hợp hàng bán bị khách hàng trả lại, kế toán định khoản:Nợ TK 531 - Hàng bán bị trả lại (Giá bán chưa có thuế GTGT)

Nợ TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp (33311) (Số thuế GTGT của hàng bán bịtrả lại)

Có TK 131 - Phải thu của khách hàngCó TK 111,112 .

Căn cứ chứng từ xác nhận số tiền được giảm giá của lượng hàng đã bán chokhách hàng không phù hợp với quy cách, chất lượng hàng hoá ghi trong hợp đồng,nếu khách hàng chưa thanh toán số tiền mua hàng, kế toán ghi giảm trừ số tiền phảithu của khách hàng về số tiền giảm giá hàng bán:

Nợ TK 532 - Giảm giá hàng bán (Giá chưa có thuế GTGT)

Nợ TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp (33311) (Thuế GTGT của hàng giảm giá)Có TK 131 - Phải thu của khách hàng (Tổng số tiền giảm giá).Số chiết khấu thanh toán phải trả cho người mua do người mua thanh toán tiềnmua hàng trước thời hạn quy định, trừ vào khoản nợ phải thu của khách hàng, ghi:

Nợ TK 111 - Tiền mặt

Nợ TK 112 - Tiền gửi ngân hàng

Nợ TK 635 - Chi phí tài chính (Số tiền chiết khấu thanh toán)Có TK 131 - Phải thu của khách hàng.

1.3.3 Mục tiêu của quá trình kiểm soát

Quan hệ thanh toán với khách hàng liên hệ mật thiết với dòng tiền vào, ratrong kinh doanh, do đó nó có ảnh hưởng lớn đến tình hình tài chính của đơn vị Vìvậy tổ chức quản lý tốt việc thanh toán của khách hàng cũng có nghĩa là làm tốt côngtác tài chính tại doanh nghiệp.

Với chức năng thông tin và kiểm tra, hạch toán kế toán giúp cho doanh nghiệpcó được các thông tin cụ thể về số nợ, thời gian nợ và tình hình thanh toán đối vớitừng đối tượng trong từng khoản phải thu Tuy nhiên để đảm bảo cho hoạt động

thanh toán được thực hiện linh hoạt, hợp lý và đạt hiệu quả cao đòi hỏi doanh nghiệpphải xây dựng các hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu đối với quá trình thu tiềnkhách hàng

Khác với một số phần hành như tiền mặt, vật tư, hàng hóa có đặc điểm hiệnhữu cụ thể, sự tồn tại của các nghiệp vụ thanh toán phát sinh chỉ được biểu hiện duynhất trên chứng từ số sách do đó doanh nghiệp cần có các biện pháp kiểm soát chặtchẽ việc thanh toán, xây dựng các chính sách thu hồi nợ hiệu quả nhằm duy trì vàphát triển mối quan hệ kinh doanh tốt với bạn hàng đồng thời nâng cao hiệu quả quảnlý tài chính của doanh nghiệp

Mục tiêu của việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ việc thanh toán vớikhách hàng nhằm thu hồi kịp thời các khoản nợ phải thu khách hàng, đảm bảo báocáo tài chính phản ánh đúng đắn các khoản nợ phải thu khách hàng của đơn vị

1.3.4 Thủ tục kiểm soát nội bộ trong quá trình thanh toán hợp đồng

Thủ tục kiểm soát là những chính sách cùng với môi trường kiểm soát và hệ thống kếtoán mà Ban quản trị thiết lập ra để đạt được các mục đích của họ Khi thiết kế cácthủ tục kiểm soát phải đảm bảo ba nguyên tắc cơ bản sau:

- Có phân công phân nhiệm rõ ràng- Nguyên tắc bất kiêm nhiệm.- Chế độ uỷ quyền và phê chuẩn.

Cần chú ý rằng việc thanh toán của khách hàng có liên quan chặt chẽ đến quátrình bán hàng, cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp, do đó để quản lý cáckhoản phải thu khách hàng một cách hiệu quả đòi hỏi doanh nghiệp phải thiếtlập các thủ tục kiểm soát hữu hiệu đối với chu trình bán hàng và cung cấp dịchvụ

Tùy theo quy mô và đặc điểm của từng doanh nghiệp mà cách thức tổ chức cụthể về kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng có thể khác nhau Trong giới hạnđề tài này sẽ trình bày các thủ tục kiểm soát chu trình bán hàng, cung cấp dịchvụ đối với doanh nghiệp kinh doanh phần mềm có quy mô vừa và nhỏ

Quy trình luân chuyển chứng từ trong chu trình bán hàng và cung cấp dịch vụtheo hợp đồng

Đối với qui trình luân chuyển chứng từ như trên, ở đơn vị nào có sự phân chiatrách nhiệm càng cao thì các sai phạm càng dễ bị phát hiện nhờ sự kiểm tra tương hỗgiữa các phần hành và đối chiếu tài liệu giữa các bộ phận với nhau

Tương ứng với mỗi chức năng, doanh nghiệp cần xây dựng các thủ tục kiểmsoát cụ thể nhằm tăng cường hiệu quả quản lý đối với toàn bộ chu trình, tránh trườnghợp khách hàng không có khả năng thanh toán dẫn đến thất thoát công nợ…

Các bước công việc cụ thể:

Phòng kinh doanhKhách hàng

Phòng tư vấn ứng dụng

Nhu cầu sử dụng sản phẩm

Giám đốc

Phòng kinh doanh

Nắm bắt yêu cầu, đặc thù ngành nghề của khách hàng, xây dựng báo giá và gửi cho khách hàng

Phê chuẩn các điều kiện ràng buộc trong hợp đồng, thời gian,

phương thức thanh toán

Lập hợp đồng và gửi cho khách hàng

Tiến hành cài đặt hệ thống, đào tạo sử dụng và nghiệm thu theo

 Phòng kinh doanh nhận được yêu cầu sử dụng sản phẩm của khách hàng: Căn cứ yêu cầu của khách hàng đối với việc cài đặt, sử dụng phần mềm, các

bộ phận liên quan sẽ xem xét khả năng thực hiện dự án Trong trường hợpnhận yêu cầu qua điện thoại, fax… cần có các thủ tục để đảm bảo cơ sở pháplý về việc yêu cầu của khách hàng

 Tiến hành thu thập thông tin, đánh giá khả năng thanh toán của khách hàng,xem xét và đề xuất hạn mức tín dụng phù hợp cho khách hàng

 Thiết lập hợp đồng với các điều khoản qui định cụ thể về nội dung công việc,thời gian thực hiện, trách nhiệm 2 bên, gía trị hợp đồng, phương thức và thờihạn thanh toán…

Bảng tóm tắt rủi ro trong quá trình thực hiện, một số thủ tục kiểm soát và mụctiêu của việc kiểm soát:

Khách hàng không có thật(nhận yêu cầu của kháchhàng qua điện thoại, fax)

Thực hiện xác minh lạiyêu cầu của khách hàng,các thông tin do kháchhàng cung cấp xem cóđúng hay không

Chứng minh sự tồn tại củanghiệp vụ bán hàng vàcung cấp dịch vụ

Không thu được tiền (dokhách hàng không có khảnăng chi trả hoặc khôngmuốn trả)

Xem xét uy tín của kháchhàng

Đánh giá khả năng thanhtoán, tình hình tài chínhcủa khách hàng

Kiểm tra tình hình thanhtoán nợ của khách hàngxem có lịch sử về nợ xấu,nợ khó đòi không

Người có trách nhiệm thựchiện việc phê duyệt đốivới thời hạn thanh toán, cólưu lại bằng văn bản

Hợp đồng được lập có qui

Đảm bảo các khoản nợ củakhách hàng có thể thu hồikịp thời

Là cơ sở để ước lượngchính xác hơn số cần lậpdự phòng nợ phải thu khóđòi

định rõ về giá trị và thờigian thanh toán

Xác định giá trị hợp đồngkhông đúng

Xây dựng chính sách giátheo các tiêu chuẩn cụ thểBảng báo giá phải đượcphê duyệt trước khi gửicho khách hàng

Đảm bảo nguyên tắc địnhgiá

Là cơ sở giúp doanhnghiệp tính toán chính xáchơn các khoản khấu trừ,chiết khấu…

Tranh chấp với kháchhàng trong tương lai

Hợp đồng có các điềukhoản cụ thể, rõ ràng vàphải có chữ ký xác nhậncủa cả 2 bên

Tạo cơ sở pháp lý cho việcthực hiện hợp đồng

Là bằng chứng cho sự tồntại của nghiệp vụ

 Theo dõi việc thanh toán của khách hàng theo hợp đồng:

Việc thanh toán của người mua cũng được thực hiện theo nhiều phương thức khácnhau như:

 Thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt.

 Thanh toán bằng phương thức chuyển khoản qua ngân hàng với điều kiệnngười mua chấp nhận thanh toán.

Trường hợp doanh nghiệp thu tiền mặt trực tiếp:

 Đối tượng liên quan: khách hàng, kế toán thanh toán và thủ quỹ Các bước công việc chủ yếu:

Trước khi lập phiếu thu kế toán thanh toán tiến hành đối chiếu với hợp đồngvà các chứng từ liên quan

Phiếu thu được đánh số thứ tự, gồm nhiều liên

Phiếu thu được phê duyệt bởi giám đốc và kế toán trưởngCuối ngày kế toán lập bảng kê thu tiền làm căn cứ ghi sổ

Thủ quỹ căn cứ vào phiếu thu đã duyệt, tiến hành thu tiền và ghi sổ thực tế đãnhập quỹ, sau đó ký tên và yêu cầu người nộp ký tên xác nhận

Phiếu thu lập thành 3 liên:

+ Một liên lưu tại phòng kế toán để làm căn cứ ghi giảm công nợ+ Một liên thủ quỹ giữ lại để ghi sổ quỹ

+ Một liên giao cho khách hàng

Rủi ro Thủ tục kiểm soát Mục tiêu kiểm soátThu không đúng số tiền

theo hợp đồng

Trước khi lập phiếu thu, kếtoán thanh toán phải đốichiếu với các điều khoảnthanh toán và giá trị ghitrên hợp đồng

Phiếu thu phải được phêduyệt bởi kế toán trưởngvà giám đốc

Đảm bảo thu tiền đúng giátrị thực tế đã ghi nhận theohợp đồng

Một số phiếu thu khôngđược ghi sổ

Sử dụng phiếu thu và bảngkê tiền mặt được đánh sốthứ tự trước

Độc lập kiểm tra sự khớpđúng giữa số tiền đã ghi sổvới bảng kê tiền mặt thuđược

Các khoản tiền thu đượcđều được ghi sổ đầy đủ

Tiền thu được bị biển thủtrước khi ghi sổ

Sự phân ly trách nhiệmgiữa người lập phiếu thu,người theo dõi thanh toántiền hàng với người thutiền

Cần có sự kiểm tra độc lậpgiữa số tiền trên bảng kêvới sổ quỹ

Kiểm soát việc thu tiền,tránh trường hợp gian lận,làm sai lệch quỹ

Sai sót về mặt số học khighi sổ số tiền thu được

Đối chiếu số tiền đã ghi sổvới bảng kê tiền mặt thuđược

Việc ghi sổ được thực hiệnđầy đủ, chính xác

Ghi nhận các khoản tiềnthu được không đúng thờigian

Qui định rõ việc tổ chứcthu tiền và vào sổ

Kiểm soát việc ghi thu vànhập quỹ

Đối chiếu ngày nộp tiềnvới ngày ghi trên nhật ký

Đảm bảo ghi chép kịp thờicác khoản thu, tránhtrường hợp biển thủ

thu tiềnPhiếu thu ghi sổ sai chi tiết

khách hàng

Phiếu thu có chữ ký xácnhận của khách hàngThường xuyên đối chiếucông nợ với khách hàngĐịnh kỳ gửi các báocáo,bảng kê khai chokhách hàng

Đảm bảo thu tiền đúng đốitượng

Kiểm soát việc ghi chépđúng đắn theo từng kháchhàng

Khách hàng thanh toán qua ngân hàng:

Sau khi nhận được giấy báo có của ngân hàng, kế toán tiến hành đối chiếugiữa số phát sinh trên giấy báo với số tiền ghi trên hợp đồng và các chứng từ liênquan

Thường xuyên kiểm tra số thứ tự liên tục của giấy báo, đối chiếu giữa số dưđầu kỳ của giấy báo sau với số dư cuối kỳ của giấy báo trước liền đó

Định kỳ thực hiện đối chiếu giữa số dư tài khoản Tiền gửi ngân hàng trên sổcái với số dư của sổ phụ ngân hàng

Tiền thu qua ngân hàngkhông đúng với hợp đồng

Đối chiếu số phát sinh trêngiấy báo có với các chứngtừ gốc có liên quan, hợpđồng…

Phát hiện kịp thời các saisót khi khách hàng thanhtoán qua ngân hàng

Sai sót trong quá trình ghisổ số tiền thu được

Độc lập đối chiếu số tiềnđã ghi sổ với bảng sao kêngân hàng

Đảm bảo sự chính xáctrong việc ghi sổ kế toánBỏ sót không ghi sổ các

khoản tiền thu qua ngânhàng

Đối chiếu giấy báo vớibảng kê và nhật ký thu tiềnĐối chiếu số dư dư củagiấy báo cuối kỳ với số dưtài khoản tiền gửi ngânhàng trên sổ cái

Đảm bảo các khoản thuđược ghi sổ đầy đủ, kịpthời

Lập và gửi hóa đơn cho khách hàng:

Theo yêu cầu của khách hàng, hóa đơn được lập căn cứ vào số tiền thực nhận theotừng giai đoạn qui định trong hợp đồng