- Quy trình
Sau khi nhận được yêu cầu của khách hàng tuy theo đặc điểm hoạt động kinh doanh của khách hàng mà phòng kinh doanh sẽ lập bảng báo giá và đưa cho trưởng phòng ký duyệt, rồi gửi cho khách hàng.
•
Nếu khách hàng địng ý với các điều khoản trong bảng báo giá, phòng kinh doanh tiến hành lập hợp đồng với đầy đủ các điều khoản về thanh tốn (có phụ lục )Trong vịng 3 ngày kể từ ngày kí hợp đồng, Fast sẽ gửi Giấy đề nghị thanh toán (lần 1) yêu cầu khách hàng tạm ứng trước 20% tổng giá trị hợp đồng.
Sau khi khách hàng gửi tiền thanh toán qua ngân hàng, căn cứ vào bảng sao kê tài khoản ngân hàng, kế toán lập Phiếu thu tiền gửi ngân hàng và ghi nhận số tiền trả trước.
Trong vịng 5 ngày kể từ ngày hồn thành việc lắp đặt và đào tạo (có Biên bản nghiệm thu cài đặt chương trình), cơng ty gửi Giấy đề nghị thanh toán (lần 2) yêu cầu thanh toán 50% tổng giá trị hợp đồng.
Sau khi khách hàng gửi tiền thanh toán qua ngân hàng, căn cứ vào bảng sao kê tài khoản ngân hàng, kế toán lập Phiếu thu tiền gửi ngân hàng và ghi nhận số tiền thanh toán. Nếu khách hàng yêu cầu xuất hóa đơn, kế tốn lập hóa đơn trên số tiền 2 lần và ghi nhận doanh thu.
Sau khi khách hàng lên được báo cáo một q, trong vịng 5 ngày cơng ty sẽ lập tiếp Giấy đề nghị thanh toán (lần 3) gửi cho khách hàng u cầu thanh tốn giá trị cịn lại. Kế toán xử lý như lần 2.
Tùy vào các điều khoản trong hợp đồng nhưng thông thường là sau 1 năm bảo hành, Fast sẽ tiến hành lập Biên bản thanh lý hợp đồng để chấm dứt hợp đồng với khách hàng, khách hàng có thể kí tiếp hợp đồng bảo trì phần mềm hoặc khơng.
* Thủ tục kiểm sốt nội bộ
Nhóm 2 – Lớp K41 kiểm tốn
Đại học kinh tế Huế
Đối với Fast, rủi ro chủ yếu xuất hiện trong q trình lập hợp đồng, thanh tốn qua ngân hàng, lập hóa đơn và dự phịng phải thu
Rủi ro Kiểm sốt tại fast Đánh giá quy trình
kiểm sốt Khách hàng không
có thật (nhận yêu cầu của khách hàng qua điện thoại, fax)
Fast nhận yêu cầu của khách hàng qua điện thoại, fax…
Fast cử nhân viên đi khảo sát thơng tin, tình hình hoạt động của khách hàng.
Tốt
Khơng thu được tiền (do khách hàng không có khả năng chi trả hoặc không muốn trả ở lần thanh toán thứ 2 hoặc 3)
Fast quy định rõ thời gian thanh tồn và việc thanh tốn được chia làm nhiều lần. Nhưng lần thanh toán thứ 2 và thứ 3
Tốt
Xác định giá trị hợp đồng không đúng
Xây dựng chính sách giá theo các tiêu chuẩn cụ thể như: độ phức tạp các phần hành, các yêu cầu đặc thù…
Bảng báo giá phải được phê duyệt bởi trưởng phòng kinh doanh trước khi gửi cho khách hàng
Tốt
Tranh chấp với khách hàng trong tương lai
Những vấn đề phát sinh sẽ được hai bên bàn bạc thoả thuận và bổ sung bằng văn
bản có xác nhận của hai bên. Nếu có tranh
chấp thì sẽ giải quyết trên tinh thần thương lượng, nếu khơng giải quyết được, thì sẽ đưa ra toà án kinh tế TP Đà Nẵng.
Tốt
Rủi ro Kiểm soát tại Fast Đánh giá
Tiền thu qua ngân hàng không đúng với hợp đồng
Hàng tháng, kế toán chỉ nhận được bảng kê của ngân hàng (khơng có giấy báo có) và tiến hành Phiếu thu tiền gửi ngân
Chưa tốt
Cập nhật số liệu chậm trễ (cuối tháng mới ghi nhận các nghiệp vụ trong tháng)
Nhóm 2 – Lớp K41 kiểm tốn
Đại học kinh tế Huế
hàng để tiện trong việc đối chiếuSai sót trong quá trình ghi sổ số tiền thu được
Bỏ sót không ghi sổ các khoản tiền thu qua ngân hàng
Fast sử dụng phần mềm kế toán nên định kì kế tốn sẽ xuất bảng tổng hợp để kiểm tra đối chiếu
Tốt
Rủi ro Kiểm soát tại Fast Hóa đơn được lập
cho những nghiệp vụ giả mạo hoặc lập nhiều hóa đơn cho mợt nghiệp vụ
Việc kiểm tra và lập hóa đơn do một người thực hiện nên khơng có sự phân ly trách nhiệm
Chưa tốt
Những hợp đồng đã thanh toán không được lập hóa đơn
Căn cứ vào phần mềm nên mỗi lần nhập liệu, kế toán đã đối chiều với dữ liệu về hợp đồng đã lưu trữ
Tốt
Hóa đơn có số tiền không đúng
Hóa đơn không được ghi sổ nhật ký
Việc kiểm tra đối chiếu giữa hóa đơn và bảng kê của ngân hàng do kế toán đảm nhiệm
Chưa thực sự độc lập trong kiểm tra đối chiếu
Hóa đơn ghi sổ chi tiết sai khách hàng
Khi u cầu thanh tốn, phịng kinh doanh đã lập Giấy đề nghị thanh tốn nhưng khơng gửi bảng kê khai chi tiết cho khách hàng
Chưa tốt
Chương 3: Một số biện pháp nhằm hồn thiện cơng tác kiểm sốt nội bộ chu trình tạm ứng và thanh tốn hợp đồng tại….
3.1. Đánh giá chung về cơng tác kiểm sốt nội bộ chu trình tạm ứng và thanh tốn hợp đồng tại cơng ty
