PHẦN 2: NỘI DUNG thanh toán hợp đồng
2.2.1.4Quy trình, thủ tục kiểm soát nội bộ
Quy trình
Nhân viên tạm ứng lập đề nghị tạm ứng theo mẫu FĐN/KT-ĐNTƯ nộp cho phòng kế toán, sau đó trình cho giám đốc phê duyệt:
Trường hợp phiếu đề nghị tạm ứng được duyệt sẽ chuyển về phòng kế toán để giải quyết tạm ứng cho nhân viên.
Trường hợp giám đốc không phê duyệt sẽ đưa về phòng kế toán, trả về cho nhân viên làm lại giấy đề nghị tạm ứng.
Một số thủ tục kiểm soát tại Fast: Công tác tạm ứng
Nhân viên
Lầm đề nghị tạm ứng theo mẫu FDN/KT-ĐNTƯ (kèm theo kế hoạch triển khai, công tác…nếu đi
công tác) Kế toán Giám đốc Kế toán Kế toán Giải quyết tạm ứng Nhân viên Làm lại giấy tạm ứng Xét duyệt
Công tác hoàn ứng 35 Tên Công đoạn Trách
nhiệm Mô tả thực hiện công đoạn Kiểm soát tại Fast Đánh giá
quy trình ks Đề xuất Nhân viên , Trưởng phòng
Trong quá trình kinh doanh phát sinh các nghiệp vụ kinh tê yêu cầu phải có tiền vốn để thực hiện, NV đề xuất cho tạm ứng tiền để thực thi nhệm vụ, trình trưởng phòng duyệt.
Ghi đúng, ghi đủ, các yêu cầu trong biểu mẫu lập sẵn, có ký tên của Nhân viên Thiếu chữ kí của trưởng phòng Quyết định Giám đốc
Xem xét và quyết định cho tạm ứng
Ký duyệt tạm ứng, chữ ký, con dấu….của giám đốc Giám đốc thực hiện kí duyệt Thực hiện
Kế toán Viết phiếu chi. Đối chiếu với giấy đề nghị tạm ứng để viết phiếu chi
Ghi rõ nội dung kinh tế phát sinh , họ tên người tạm ứng tiền Có đối chiếu xác thực Thực hiện Thủ quỹ
Căn cứ vào phiếu chi, chi tiền cho nhân viên Người nhận tiền ký nhận và ghi rõ họ tên, sô tiền đã nhận. Thực hiện kí xác nhận Thực hiện Kế toán, thủ quỹ
Lưu đầy đủ Hồ sơ tạm ứng tiền Hạch toán vào tài khoản kế toán, ghi chép sổ sách đúng đối tượng
Hồ sơ lưu đầy đủ , có thứ tự, dễ tìm kiếm khi cần thiết.
Tên Công đoạn
Trách
nhiệm Mô tả thực hiện công đoạn Kiểm soát Đánh giá
Đề nghị
NV Khi thực hiện xong nghiệp vụ kinh tế, nhân viên tập hợp tất cả chứng từ phát sinh có liên quan, làm Đề nghị thanh toán để trừ số tiên mà nhân viên đã ứng . Chứng từ đầy đủ, rõ ràng, có thứ tự thời gian Đầy đủ Kiểm tra,đối chiếu
Kế toán Kiểm tra tính hợp lý hợp pháp của chứng từ, đối chiếu tổng số tiền đề nghị thanh toán với các chứng từ hoá đơn kèm theo. Chứng từ đầy đủ, rõ ràng, có thứ tự thời gian Tốt Ký duyệt Kế toán trưởng, giám đốc
Kiểm tra xem xét, ký duyệt Chứng từ đầy đủ, rõ ràng, có thứ tự thời gian
Chưa có sự xét duyệt của giám đốc
Thực hiện
Kế toán Viết phiếu thu lại toàn bộ số tiên đã ứng
Viết phiếu chi số tiền được duyệt thanh toán
Ghi rõ ràng, đúng số tiền đã duyệt Lập nhiều phiếu thu cho một nghiệp vụ Còn tồn tại sai sót khi thực hiện Thực hiện
Thủ quỹ Thu lại tiền của NV nếu số tiền đã ứng lớn hơn số được duyệt chi
Chi thêm tiền cho NV nếu số tiền đã ứng nhỏ hơn số tiền được duyệt chi.
Thu chi bù trừ nhau không nhầm lẫn
Không có chứng từ chứng minh việc thu lại tiền của nhân viên
Thực hiện
Kế toán, thủ quỹ
Lưu đầy đủ Hồ sơ tạm ứng tiền
Hạch toán vaò tài khoản kế toán, ghi chép sổ sách đúng đối tượng
Hồ sơ lưu đầy đủ , có thứ tự, dễ tìm kiếm khi cần thiết. Một số nghiệp vụ vẫn còn thiếu chứng từ chứng minh
Rủi ro khác:
Rủi ro Cơ chế kiểm soát Thực tế
Số tiền tạm ứng vượt định mức hay người tạm ứng chưa thực hiện thanh toán các khoản tạm ứng trước đây
Căn cứ giấy đề nghị tạm ứng kế toán thanh toán kiểm tra xem số tiền tạm ứng có vượt định mức cho phép và người xin tạm ứng đã thanh toán các khoản tạm ứng trước đây chưa
Không kiểm tra thường xuyên việc thanh toán tạm ứng, một số khoản tạm ứng chưa thanh toán nhưng vẫn tiếp tục cho tạm ứng
Người đi công tác chi tiêu cao hơn mức công ty cho phép hoặc vượt quá khoản dự phòng Một số danh mục không được tính toán trong công tác phí
Có qui định cụ thể về những khoản chi được xem là hợp lý trong quá trình công tác
Không có những quy định về mức chi tiêu
Không thể kiểm soát một số các khoản chi nhỏ lẻ như: chi phí đi lại bằng xe thồ, xe buýt, taxi…
Một số danh mục chi phí bị khai thêm, nhiều hơn so với chi phí thực tế phát sinh
Kiểm soát chặt chẽ các hóa đơn chứng từ liên quan như vé tàu, xe; hóa đơn khách sạn…Xem xét lại những khoản chi không có bằng chứng rõ ràng
Không có sự xem xét
Thiếu sự phê duyệt của người có thẩm quyền
Đối với các giấy tờ liên quan đến quá trình tạm ứng như: giấy đề nghị tạm ứng, phiếu chi, giấy đề nghị thanh toán…cần có đầy đủ chữ ký của những người có trách nhiệm trong công ty
- Giấy đi đường thiếu chữ kí của giám đốc
- Phiếu chi tiền mặt thiếu chữ kí của giám đốc
- Phiếu thu không có chữ kí của kế toán và giám đốc Chậm trễ trong việc thực
hiện hoàn ứng
Phải qui định cụ thể thời gian hoàn ứng đối với từng trường hợp
Chưa có quy định rõ về thời gian hoàn ứng, một số khoản tạm ứng vẫn còn tồn đọng chưa thanh toán
2.2.2 Thực tế công tác kiểm soát nội bộ thanh toán hợp đồng tại công ty 2.2.2.1Đặc điểm nghiệp vụ thanh toán hợp đồng tại công ty