Chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại hội sở ngân hàng TMCP kỹ thương việt nam

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN  PHÙNG THỊ PHƢƠNG LIÊN CHUẨN HÓA HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG TẠI HỘI SỞ NGÂN HÀNG TMCP KỸ THƢƠNG VIỆT NAM LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG HÀ NỘI, NĂM 2019 - ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN PHÙNG THỊ PHƢƠNG LIÊN CHUẨN HĨA HOẠT ĐỘNG VĂN PHỊNG TẠI HỘI SỞ NGÂN HÀNG TMCP KỸ THƢƠNG VIỆT NAM Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành Quản Trị Văn phòng Mã số: 60340406 Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: PGS.TS Vũ Thị Phụng HÀ NỘI, NĂM 2019 MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Mục tiêu đề tài Nhiệm vụ đề tài Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu Lịch sử nghiên cứu vấn đề Phƣơng pháp nghiên cứu Đóng góp luận văn Kết cấu luận văn Chƣơng CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CHUẨN HĨA HOẠT ĐỘNG VĂN PHỊNG 1.1 Những khái niệm đƣợc sử dụng luận văn 1.1.1 Văn phòng 1.1.2 Hoạt động văn phòng 10 1.1.3 Chuẩn hóa 11 1.1.4 Chuẩn hóa hoạt động văn phịng 12 1.2 Cơ sở lý thuyết mục tiêu việc chuẩn hóa hoạt động văn phịng 12 1.2.1 Cơ sở lý thuyết 12 1.2.2 Mục tiêu lợi ích việc chuẩn hóa hoạt động văn phòng 14 1.3 Nội dung mục đích, ý nghĩa, nguyên tắc việc chuẩn hóa hoạt động văn phịng 15 1.3.1 Nội dung chuẩn hóa hoạt động văn phịng 15 1.3.2 Mục đích, ý nghĩa việc chuẩn hóa hoạt động văn phịng 18 1.3.3 Nguyên tắc chuẩn hóa hoạt động văn phòng 19 1.4 Trách nhiệm việc chuẩn hóa hoạt động văn phịng 20 1.4.1 Trách nhiệm người đứng đầu quan, doanh nghiệp 20 1.4.2 Trách nhiệm người/ phận giao quyền 21 1.4.3 Trách nhiệm người/ phận thực 22 TIẾU KẾT CHƢƠNG 23 Chƣơng THỰC TRẠNG CHUẨN HĨA HOẠT ĐỘNG VĂN PHỊNG TẠI HỘI SỞ NGÂN HÀNG THƢƠNG MẠI CỔ PHẦN KỸ THƢƠNG VIỆT NAM 24 2.1 Khái quát Hội sở Ngân hàng TMCP Kỹ thƣơng Việt Nam 24 2.1.1.Quá trình hình thành phát triển 24 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ Hội sở 27 2.1.3.Bộ máy tổ chức Hội sở 28 2.1.4.Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức bên khối Vận hành công nghệ 29 2.1.5 Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức Trung tâm Hành Văn phịng thuộc khối Vận hành công nghệ 30 2.2 Nhận thức quan điểm lãnh đạo Techcombank Hội sở chuẩn hóa hoạt động văn phịng 32 2.3 Ban hành quy chế, quy định hoạt động văn phịng 33 2.3.1 Về cơng tác văn thư, lưu trữ .33 2.3.2 Về hoạt động lễ tân 37 2.3.3 Về hoạt động hội, họp, kiện 38 2.3.4 Về hoạt động quản lý tài sản, sở vật chất trang, thiết bị văn phòng 40 2.3.5 Về hoạt động thiết kế không gian giao dịch 42 2.4 Phổ biến, hƣớng dẫn quy chế, quy định hoạt động văn phòng 43 2.5 Kiểm tra, đánh giá việc thực quy chế, quy định hoạt động văn phòng 47 2.5.1 Kiểm tra, đánh giá việc thực quy chế, quy định 47 2.5.2 Xử lý kỷ luật vi phạm quy chế, quy định 48 2.6 Điều chỉnh, bổ sung quy chế, quy định hoạt động văn phịng 51 2.7 Đánh giá chung chuẩn hóa hoạt động văn phòng Hội sở Ngân hàng TMCP Kỹ thƣơng Việt Nam 52 2.7.1 Kết đạt 52 2.7.2 Hạn chế nguyên nhân 61 2.8 So sánh vấn đề chuẩn hóa hoạt động văn phịng Hội sở Ngân hàng TMCP Kỹ thƣơng Việt Nam với số tổ chức tín dụng khác 63 TIỂU KẾT CHƢƠNG 66 Chƣơng ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP CHUẨN HĨA HOẠT ĐỘNG VĂN PHỊNG TẠI HỘI SỞ NGÂN HÀNG TMCP KỸ THƢƠNG VIỆT NAM 67 3.1 Nâng cao nhận thức chuẩn hóa hoạt động văn phịng Hội sở toàn hệ thống 67 3.2 Rà sốt lại tồn quy chế, quy định hoạt động văn phòng Hộ sở đơn vị khác hệ thống 68 3.3 Nghiên cứu ban hành thêm quy chế, quy định 71 3.4 Tiếp tục tăng cƣờng việc truyền thông, hƣớng dẫn, kiểm tra, đánh giá 72 3.5 Một số kiến nghị 73 3.5.1 Đối với Ngân hàng thương mại cổ phần Kỹ thương Việt Nam 73 3.5.2 Đối với sở đào tạo 74 TIỂU KẾT CHƢƠNG 75 KẾT LUẬN 76 TÀI LIỆU THAM KHẢO 78 PHỤ LỤC 81 MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Văn phòng doanh nghiệp nơi làm việc, trụ sở liên lạc giao dịch thức doanh nghiệp với quan, đối tác bên ngồi Văn phịng coi “Bộ tổng tham mưu”, phận “đầu não” doanh nghiệp, có chức tham mưu, hỗ trợ đắc lực cho nhà quản trị việc ban hành thực định quản lý Hiệu hoạt động Văn phịng doanh nghiệp có ý nghĩa định đến hiệu hoạt động chung toàn doanh nghiệp Chính vậy, bối cảnh nay, Quản trị văn phòng vấn đề nhà quản trị doanh nghiệp đặc biệt quan tâm giải pháp nhằm giúp doanh nghiệp Việt Nam phát triển bền vững Để cơng tác văn phịng doanh nghiệp vào nếp hiệu quả, vấn đề quan trọng cần chuẩn hóa hoạt động văn phịng Trong vài năm trở lại đây, chuẩn hoá coi yếu tố quan trọng đảm bảo chất lượng, hiệu công việc lĩnh vực hoạt động nào, có cơng tác văn phịng Ngân hàng thương mại cổ phần (TMCP) Kỹ thương Việt Nam (còn gọi Techcombank) ngân hàng TMCP lớn Việt Nam, thành lập năm 1993 với số vốn ban đầu 20 tỷ đồng Qua 25 năm liên tục phát triển, Techcombank đạt nhiều thành công trở thành ngân hàng có vị Việt Nam, với số vốn lên đến 11.655 tỷ đồng (năm 2017) Trong năm qua, nhận thức vai trò tầm quan trọng Văn phòng Quản trị văn phòng, Ngân hàng TMCP Kỹ thương Việt Nam quan tâm đến vấn đề chuẩn hóa hoạt động văn phòng Nhiều quy chế, quy định hoạt động văn phòng xây dựng, ban hành hướng dẫn thực như: quy định văn thư, lưu trữ, thủ tục hành chính, tổ chức kiện…Tuy nhiên, sau tham gia khóa đào tạo cao học Quản trị Văn phịng, tơi trang bị thêm nhiều kiến thức lý luận, có vấn đề chuẩn hóa hoạt động văn phịng Liên hệ với Ngân hàng Techcombank, thấy quan tâm có nhiều biện pháp thiết thực, hiệu quả, vấn đề chuẩn hóa hoạt động văn phòng số tồn tại, hạn chế Ví dụ, có lĩnh vực chưa chuẩn hóa, chuẩn hóa việc phổ biến, kiểm tra, đánh giá lại chưa tốt Vì vậy, với mong muốn đóng góp cho phát triển Ngân hàng Techcombank, đặc biệt đưa hoạt động văn phịng vào nếp, tơi định chọn vấn đề “Chuẩn hóa hoạt động văn phịng Hội sở Ngân hàng TMCP Kỹ thương Việt Nam” làm đề tài luận văn thạc sĩ Mục tiêu đề tài Luận văn đặt tập trung giải vấn đề sau: - Thứ nhất, hệ thống làm rõ sở lý luận chuẩn hóa hoạt động văn phòng; - Thứ hai, khảo sát đánh giá kết chuẩn hóa số hoạt động Văn phòng Ngân hàng TMCP Kỹ thương Việt Nam, từ hạn chế vấn đề cần tiếp tục chuẩn hóa; - Thứ ba, sở đó, đề xuất số vấn đề cần tiếp tục chuẩn hóa hoạt động Văn phịng Ngân hàng TMCP Kỹ thương Việt Nam Nhiệm vụ đề tài Để thực mục tiêu trên, đề tài cần giải nhiệm vụ sau: - Hệ thống vấn đề lý luận, lý thuyết chuẩn hóa nói chung chuẩn hóa hoạt động văn phịng nói riêng; - Khảo sát, hệ thống hoạt động thường xuyên diễn văn phòng Ngân hàng Techcombank; - Khảo sát, đánh giá hoạt động chuẩn hóa mức độ chuẩn hóa Văn phòng Ngân hàng Techcombank; - Khảo sát hoạt động văn phòng Ngân hàng Techcombank chuẩn hóa khơng cịn phù hợp; - Khảo sát hoạt động văn phịng chưa chuẩn hóa Ngân hàng Techcombank; - Nghiên cứu, đề xuất biện pháp để tiếp tục chuẩn hóa hoạt động văn phịng Ngân hàng Techcombank Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu 4.1 Đối tượng nghiên cứu: biện pháp chuẩn hóa hoạt động văn phịng Hội sở Ngân hàng TMCP Kỹ thương Việt Nam 4.2 Phạm vi nghiên cứu * Về nội dung: Luận văn tập trung nghiên cứu biện pháp chuẩn hóa hoạt động văn phịng, bao gồm: - Xây dựng ban hành quy chế, quy định để chuẩn hóa hoạt động văn phịng; - Phổ biến, hướng dẫn quy chế, quy định hoạt động văn phòng; - Kiểm tra, đánh giá, xử lý vi phạm hoạt động văn phòng sở quy chế, quy định; - Cải tiến, chỉnh sửa quy chế, quy định hoạt động văn phịng * Về khơng gian: Ngân hàng TMCP Kỹ thương Việt Nam có 01 Hội sở 300 Chi nhánh/Phòng giao dịch Chi nhánh/Phòng giao dịch có Văn phịng Tuy nhiên, điều kiện thời gian, nên luận văn tập trung nghiên cứu vấn đề “chuẩn hóa hoạt động văn phịng” phạm vi Văn phòng Hội sở Ngân hàng TMCP Kỹ thương Việt Nam * Về thời gian: Luận văn tập trung khảo sát việc ban hành thực quy chế, quy định hoạt động văn phòng thời gian năm trở lại (từ 2015 đến 2018) Lịch sử nghiên cứu vấn đề Theo khảo sát chúng tôi, khơng nhiều, vấn đề chuẩn hóa hoạt động văn phòng đề cập đến số cơng trình nghiên cứu Trong khoảng chục năm trở lại đây, có nhiều sách chun khảo, giáo trình văn phòng quản trị văn phòng, tổ chức điều hành công sở, công bố xuất bản, như: - Cẩm nang tổ chức hành văn phịng, Hồ Ngọc Cẩn (chủ biên), NXB Tài chính, Hà Nội, 2003 - Giáo trình Quản trị Văn phịng nhóm tác giả Nghiêm Kỳ Hồng, Lê Văn In, Đỗ Văn Học, Nguyễn Văn Báu, Đỗ Văn Thắng, NXB Đại học Quốc gia TP Hồ Chí Minh, 2015 - Quản trị hành văn phịng tác giả Mike Harvey, dịch Cao Xuân Đỗ NXB Thống kê, Hà Nội, 1996 - Kỹ Nghiệp vụ văn phịng tác giả Vương Hồng Tuấn, NXB Trẻ, TP Hồ Chí Minh, 2000 - Quản trị văn phịng PGS.TS Nguyễn Hữu Tri (chủ biên), NXB Khoa học Kỹ thuật, Hà Nội, 2005 - Quản trị văn phòng - Lý luận thực tiễn, Kỷ yếu Hội thảo khoa học Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn (Đại học Quốc gia Hà Nội), NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, H, 2005 - Giáo trình Hành văn phịng quan nhà nước, Khoa Văn Cơng nghệ Hành (Học viện Hành Quốc gia): NXB Giáo dục, Hà Nội, 2006 - Tổ chức hoạt động Văn phòng Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ PGS.TS TS Văn Tất Thu, NXB Chính trị quốc gia, 2011 - Tổ chức, điều hành hoạt động công sở (tái lần thứ hai) GS.TSKH Nguyễn Văn Thâm, NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội, 2001 Trong cơng trình nghiên cứu nói trên, thuật ngữ “chuẩn hóa hoạt động văn phịng” chưa dùng phổ biến, vấn đề liên quan cần có quy chế, quy định để làm sở cho việc tổ chức, thực công tác văn phịng quan phân tích tương đối rõ Bên cạnh đó, có số giảng, viết tạp chí khoa học liên quan trực tiếp đến nội dung luận văn như: Bài giảng mơn Tiêu chuẩn hóa cơng tác Văn thư - Lưu trữ ThS Lê Thị Nguyệt Lưu; Bàn hồ sơ hành tiêu chuẩn hóa hồ sơ hành (Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 4/2003) tác giả Hoàng Minh Cường; Cần ban hành tiêu chuẩn cơng tác văn phịng (Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 02/2002) tác giả Nguyễn Minh Phương; Bàn chất lượng lập hồ sơ chỉnh lý (Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 3/1994) PGS TS Văn Tất Thu; Chuẩn hóa cơng tác văn thư, lưu trữ Ngân hàng TMCP Kỹ thương Việt Nam (Tạp chí Dấu ấn thời gian, số 4/2018) tác giả Phùng Thị Phương Liên… Các viết bàn đến vấn đề như: xây dựng, ban hành tiêu chuẩn để đánh giá chất lượng số lĩnh vực cơng tác văn phịng, cơng tác văn thư, lưu trữ… Có thể nói, giáo trình, giảng viết bàn đến số vấn đề liên quan đến công tác chuẩn hóa hoạt động văn phịng, chủ yếu tập trung vào công tác văn thư, lưu trữ, soạn thảo văn bản… Trong đó, số hoạt động văn phòng khác lễ tân, tổ chức kiện, hội họp chưa có nhiều nghiên cứu - Kết hợp dự án rà soát tổng thể hệ thống văn Ngân hàng Khối Pháp chế chủ trì thực (từ tháng 3/2018 đến tháng 8/2019), đầu mối đơn vị thuộc Văn phòng tự rà soát quy chế, quy định hoạt động văn phòng Hội sở Techcombank * Các loại quy chế, quy định hoạt động văn phịng cần rà sốt 1/ Về hoạt động quản lý hệ thống văn lưu trữ hồ sơ Ví dụ: Quy định số 0042/2011/QĐ ngày 18/10/2011 Chủ tịch Hội đồng quản trị lập hồ sơ quản lý hồ sơ Techcombank; Quy định số 0009/2016/QĐ ngày 13 tháng năm 2016 Chủ tịch Hội đồng quản trị hệ thống văn nội bộ… 2/ Về hoạt động quản lý tài sản, sở vật chất trang thiết bị văn phịng Ví dụ; Quy định số 0022/2017/QĐ-CTHĐQT ngày 22/8/2017 Chủ tịch Hội đồng quản trị quản lý tài sản… 3/ Về hoạt động thiết kế không gian giao dịch Ví dụ: Quy định số 0198/2016/QT ngày 9/11/2016 Chủ tịch Hội đồng quản trị phối hợp vận hành quản lý hình ảnh Chi nhánh Techcombank… Sau rà soát, phận báo cáo Trung tâm Hành văn phịng có trách nhiệm tổng hợp lập Danh mục sau: - Tổng hợp quy chế, quy định hoạt động văn phòng ban hành; - Tổng hợp quy chế, quy định hoạt động văn phòng hiệu lực hết hiệu lực; - Tổng hợp quy chế, quy định hoạt động văn phòng cần sửa đổi, bổ sung; 70 - Tổng hợp quy chế, quy định hoạt động văn phòng cần ban hành Việc rà soát lại quy chế, quy định hoạt động văn phòng Hội sở đơn vị khác hệ thống nhằm tập hợp liệu để cơng bố Tập hệ thống hóa quy chế, quy định Ngân hàng Techcombank hiệu lực hay hết hiệu lực, giúp cho việc xây dựng, áp dụng, thi hành quy chế hiệu quả, thuận tiện, tăng cường tính cơng khai, minh bạch hệ thống quy chế, quy định 3.3 Nghiên cứu, ban hành thêm Quy chế, Quy định Quy chế, Quy định có vai trị quan trọng nhằm đảm bảo thơng tin phục vụ quản lý, điều hành định hiệu hoạt động quan, tổ chức Do đó, quy chế, quy định soạn thảo ban hành không với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn đảm bảo cho việc thực thi, ảnh hưởng đến hoạt động máy quản lý cơng tác đạo, điều hành Hiện nay, có hoạt động văn phòng Hội sở Techcombank chưa có quy chế, quy định để vận hành Ví dụ, hoạt động Lễ tân; Hoạt động hội, họp, kiện Các hoạt động có hướng dẫn thực hiện, chưa có quy định, quy chế thể nguyên tắc vận hành có sở pháp lý, chặt chẽ Bởi vậy, theo tơi, Trung tâm Hành Văn phòng cần thiết phải tham mưu cho ban lãnh đạo Ngân hàng đạo đơn vị nghiệp vụ xây dựng quy chế, quy định hoạt động lễ tân hoạt động hội, họp, kiện Ngân hàng Các quy chế, quy định cần xây dựng mẫu hóa kịch bản, quy trình, chương trình, kế hoạch, dự tốn kinh phí để áp dụng cho việc tổ chức hội họp, kiện có tính thường xuyên, phổ biến; nghiên cứu, xây dựng mẫu hướng dẫn áp dụng hình thức trang trí, số ghi thức lễ tân khánh tiết cho loại hội họp, kiện có tính thường xun, phổ biến; mẫu hóa số tài liệu sử dụng thường xuyên tổ chức hội họp, 71 kiện như: kịch MC, phát biểu (phổ biến) lãnh đạo, thông tin sử dụng truyền thông… 3.4 Tiếp tục tăng cƣờng việc truyền thông, hƣớng dẫn, kiểm tra, đánh giá Ban lãnh đạo Ngân hàng Techcombank xác định phân cơng cho Trung tâm hành Văn phịng có trách nhiệm tăng cường truyền thơng, hướng dẫn, kiểm tra, đánh giá việc chuẩn hóa hoạt động văn phòng Hội sở Ngân hàng Techcombank như: - Về công tác Văn thư Lưu trữ; - Về hoạt động lễ tân; - Về hoạt động hội, họp, kiện; - Về hoạt động quản lý tài sản, sở vật chất trang thiết bị văn phòng; - Về hoạt động thiết kế không gian giao dịch Thứ nhất, truyền thông cho đầu mối đơn vị nghiệp vụ thấu hiểu cần phải chuẩn hóa hoạt động văn phòng? Nếu hoạt động văn phịng khơng chuẩn hóa dẫn tới khó khăn vấn đề rủi ro gì? Thực tế, q trình vận hành hoạt động văn phịng Hội sở, ghi nhận vấn đề khó khăn, lúng túng rủi ro vận hành hoạt động văn phịng Hội sở Techcombank Chính vậy, việc chuẩn hóa hoạt động văn phịng Hội sở nói riêng tồn hệ thống nói chung quan trọng Vì hoạt động tạo rủi ro vô nghiêm trọng Ngân hàng khơng chuẩn hóa hoạt động văn phịng Ví dụ, cơng tác văn thư, lưu trữ khơng chuẩn hóa quy chế, quy định, để đơn vị nghiệp vụ vận hành cách tùy tiện xảy rủi ro văn sai 72 thẩm quyền hình thức; sai thẩm quyền mặt nội dung cán văn thư cho phát hành đóng dấu sai thẩm quyền, đóng dấu khống chỉ… Thứ hai, hướng dẫn đơn vị nghiệp vụ chuẩn hóa hoạt động văn phòng mức độ ban hành quy chế, quy định quy trình/hướng dẫn thực hoạt động Hướng dẫn đầu mối đơn vị nghiệp vụ thuộc Văn phòng xác định rõ hoạt động văn phòng cần ban hành quy chế, quy định Ví dụ, hoạt động văn thư, lưu trữ cần ban hành Quy định công tác văn thư lưu trữ, quản lý sử dụng dấu/Hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, quản lý sử dụng dấu; Hoạt động lễ tân cần ban hành Quy định Lễ tân/Hướng dẫn nghiệp vụ Lễ tân; Hoạt động hội, họp, kiện cần ban hành Quy định hội, họp, kiện/Hướng dẫn thực hội, họp, kiện; Thứ ba, kiểm tra, đánh giá đơn vị nghiệp vụ thuộc Văn phòng thực chuẩn hóa hoạt động văn phịng hàng năm, có báo cáo đánh giá khen thưởng, kỷ luật công khai, minh bạch 3.5 Một số kiến nghị 3.5.1 Đối với Ngân hàng thương mại cổ phần Kỹ thương Việt Nam Thứ nhất, cơng tác chuẩn hóa hoạt động văn phịng Techcombank Hội sở cần đội ngũ Ban lãnh đạo trọng quan tâm mức Cần đưa vấn đề chuẩn hố hoạt động văn phịng cụ thể hóa vào văn hay chiến lược phát triển Ngân hàng Thứ hai, thân cán nhân viên cần nhận thức việc chuẩn hóa hoạt động văn phịng, đề xuất lãnh đạo Trung tâm Hành Văn phịng ban hành quy chế, quy định hoạt động phụ trách hay thực để có sở làm việc khoa học, minh bạch; Thứ ba, ban lãnh đạo ngân hàng cần đạo ban lãnh đạo Khối Vận hành Cơng nghệ áp tiêu chuẩn hóa hoạt động văn phịng vào kế hoạch 73 cơng tác hàng năm Trung tâm Hành Văn phịng đo lường, đánh giá hiệu công việc cuối năm phận Kiểm soát chất lượng – Khối Vận hành cơng nghệ; Thứ tư, Trung tâm Hành Văn phịng áp tiêu chuẩn hóa hoạt động văn phịng vào kế hoạch công công tác đơn vị nghiệp vụ thuộc Văn phòng đo lường, đánh giá Giám đốc Trung tâm Hành Văn phịng hàng năm; Thứ năm, Hội sở Techcombank cần đại hóa cơng tác chuẩn hóa hoạt động văn phịng, đặc biệt giai đoạn cách mạng công nghiệp 4.0 Cơng tác chuẩn hóa hoạt động văn phịng phải trọng nâng cao để bắt kịp với xu thời đại Sự phát triển mạnh mẽ khoa học công nghệ tác động lớn đến quy chế, quy định hoạt động văn phịng Ví dụ, ứng dụng phần mềm công nghệ thông tin Công tác văn thư, lưu trữ; Ứng dụng phần mềm hoạt động quản lý tài sản, sở vật chất trang, thiết bị văn phòng; Ứng dụng phần mềm quản lý phòng họp… 3.5.2 Đối với sở đào tạo Hiện nay, Quản trị văn phòng ngành học triển khai đào tạo bậc đại học cao học, đó, vấn đề chuẩn hóa hoạt động văn phòng nội dung quan trọng cần thiết Tuy nhiên, trình thực luận văn, thấy hệ thống lý luận lý thuyết vấn đề chưa đề cập nhiều cơng trình nghiên cứu, đặc biệt tập giảng, giáo trình Vì vậy, để giúp quan, doanh nghiệp vấn đề này, sở đào tạo cần nghiên cứu xây dựng hệ thống lý luận chuẩn hóa hoạt động văn phịng, viết tài liệu, giáo trình mở rộng quy mơ, phạm vi đào tạo 74 Thực tốt công tác đào tạo, đặc biệt đào tạo nội dung chuẩn hóa HĐVP văn phịng góp phần nâng cao nhận thức người đứng đầu, nâng cao khả tham mưu người ủy quyền (hoặc phụ trách phận văn phịng), góp phần đưa hoạt động văn phòng quan, doanh nghiệp vào nếp TIỂU KẾT CHƢƠNG Trên sở tồn cơng tác chuẩn hóa hoạt động văn phòng Hội sở Techcombank nguyên nhân chủ yếu trình bày chương 2, chương luận văn đề xuất số giải pháp sau: - Thứ nhất, nâng cao nhận thức chuẩn hóa hoạt động văn phịng Hội sở tồn hệ thống; - Thứ hai, rà sốt lại tồn Quy chế, Quy định hoạt động văn phòng Hội sở đơn vị khác hệ thống; - Thứ ba, nghiên cứu, ban hành thêm Quy chế, Quy định mới; - Thứ tư, tiếp tục tăng cường việc truyền thông, hướng dẫn, kiểm tra, đánh giá Ngoài ra, chương này, luận văn đưa số kiến nghị Ngân hàng thương mại cổ phần Kỹ thương Việt Nam sở đào tạo quản trị văn phòng với mong muốn đẩy mạnh việc chuẩn hóa hoạt động văn phịng quan, doanh nghiệp nói chung Hội sở Techcombank nói riêng, góp phần nâng cao hiệu hoạt động Techcombank thời gian tới 75 KẾT LUẬN Luận văn đặt tập trung giải vấn đề như: hệ thống làm rõ sở lý luận chuẩn hóa hoạt động văn phòng; khảo sát đánh giá kết chuẩn hóa số hoạt động Văn phịng Ngân hàng TMCP Kỹ thương Việt Nam, từ hạn chế vấn đề cần tiếp tục chuẩn hóa; sở đó, đề xuất số vấn đề cần tiếp tục chuẩn hóa hoạt động Văn phòng Ngân hàng TMCP Kỹ thương Việt Nam Luận văn sâu phân tích thực trạng chuẩn hóa hoạt động văn phòng Hội sở Ngân hàng thương mại cổ phần Kỹ thương Việt Nam theo nội dung: (1) Xây dựng quy đinh; quy chế sở hoạt động văn phòng; (2) Ban hành áp dụng tiêu chuẩn hoạt động văn phòng; (3) Kiểm tra, giám sát thực chuẩn hóa hoạt động văn phịng Kết nghiên cứu có nhiều nguyên nhân ảnh hưởng đến thực trạng chuẩn hóa hoạt động văn phịng Techcombank Hội sở bao gồm: - Chuẩn hóa hoạt động văn phòng lĩnh vực mới, kinh nghiệm đạo hạn chế; - Các quy định, quy chế chồng chéo chưa đồng bộ; - Các cán Văn phịng khối Pháp chế Kiểm sốt tn thủ chưa chủ động trực tiếp trao đổi với cán nhân viên; - Nhận thức cán nhân viên văn phòng hạn chế Kết giúp định hướng nhóm giải pháp cụ thể nhằm chuẩn hóa hoạt động văn phịng Hội sở Ngân hàng thương mại cổ phần Kỹ thương Việt Nam Với kết nghiên cứu trên, tác giả hy vọng góp phần vào chuẩn hóa hoạt động văn phịng Hội sở Techcombank Đây vấn đề có ý nghĩa, lâu dài với mong muốn Hội sở Techcombank nói riêng tồn hệ 76 thống Techcombank nói chung hoạt động ngày hiệu Tuy nhiên, giới hạn kiến thức, thời gian phạm vi nghiên cứu nên luận văn không tránh khỏi thiếu sót cần nghiên cứu, bổ sung tiếp tục hoàn thiện Tác giả mong nhận góp ý kiến Q thầy cơ, Hội đồng chấm luận văn thạc sĩ độc giả để luận văn hoàn thiện hơn./ 77 TÀI LIỆU THAM KHẢO Cẩm nang tổ chức hành văn phịng, Hồ Ngọc Cẩn (chủ biên), NXB Tài chính, H, 2003 Giáo trình Quản trị Văn phịng nhóm tác giả Nghiêm Kỳ Hồng, Lê Văn In, Đỗ Văn Học, Nguyễn Văn Báu, Đỗ Văn Thắng, NXB Đại học Quốc gia TP Hồ Chí Minh, 2015 Quản trị hành văn phịng tác giả Mike Harvey, dịch Cao Xuân Đỗ NXB Thống kê, Hà Nội, 1996 Kỹ Nghiệp vụ văn phòng tác giả Vương Hồng Tuấn, NXB Trẻ, TP Hồ Chí Minh, 2000 Quản trị văn phòng PGS.TS Nguyễn Hữu Tri (chủ biên), NXB Khoa học Kỹ thuật, Hà Nội, 2005 Quản trị văn phòng - Lý luận thực tiễn, Kỷ yếu Hội thảo khoa học Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn (Đại học Quốc gia Hà Nội), NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, H, 2005 Giáo trình Hành văn phòng quan nhà nước, Khoa Văn Cơng nghệ Hành (Học viện Hành Quốc gia): NXB Giáo dục, Hà Nội, 2006 Tổ chức hoạt động Văn phòng Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ PGS.TS TS Văn Tất Thu, NXB Chính trị quốc gia, 2011 Tổ chức, điều hành hoạt động công sở (tái lần thứ hai) GS.TSKH Nguyễn Văn Thâm, NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội, 2001 10 Bộ Khoa học Công nghệ (2007), Thông tư số 21/2007/TT-BKHCN ngày 28 tháng năm 2007 việc Hướng dẫn xây dựng áp dụng tiêu chuẩn 11 Nguyễn Thành Độ, Nguyễn Ngọc Diệp Trần Phương Hiền (2012), Quản trị Văn phòng, Nxb Đại học Kinh tế quốc dân, Hà nội 78 12 Đào Duy Huân Nguyễn Đình Chính (1998), Quản trị hành văn phịng, Nxb Thống kê, Hà Nội 13 Nguyễn Thị Ngọc Huyền (2002), Giáo trình Quản trị học, Nxb Tài chính, Hà Nội 14 Ngân hàng TMCP Kỹ thương Việt Nam (2015-2017), Văn bản, quy chế, công văn số tài liệu thực tế Hà Nội 15 Nguyễn Tuấn Phước (1998), Quản trị học – Những vấn đề bản, Nxb Đồng Nai 16 Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam (2006), Luật tiêu chuẩn quy chuẩn kỹ thuật, Nxb Lao động – Xã hội, Hà Nội 17 Nguyễn Hải Sản (2003), Quản trị học, Nxb Thống kê, Hà Nội 18 Nguyễn Hữu Tri (2001), Nghiệp vụ văn phòng, Nxb Thống kê, Hà Nội 19 Nguyễn Hữu Tri (2005), Quản trị văn phòng, Nxb Khoa học Kỹ thuật, Hà Nội 20 Quy định số 0042/2011/QĐ ngày 18/10/2011 Chủ tịch Hội đồng quản trị lập hồ sơ quản lý hồ sơ Techcombank 21 Quy trình số 0173/2013/QT ngày 17/12/2013 việc đăng ký chữ ký mẫu để giao dịch cán nhân viên thuộc Ngân hàng Techcombank 22 Quy định xử lý kỷ luật số 0186A/2015/QĐ-TGĐ ngày 14/8/2015 Tổng Giám đốc quy định nội quy lao động 23 Quy định số 0009/2016/QĐ ngày 13 tháng năm 2016 Chủ tịch Hội đồng quản trị hệ thống văn nội 24 Quy định số 0003/2016/QĐ ngày 28 tháng 01 năm 2016 chứng từ kế toán lưu trữ tài liệu kế toán Techcombank bank 79 25 Quy định số 0017/2017/QĐ-HĐQT ngày 17 tháng năm 2017 Chủ tịch Hội đồng quản trị công tác văn thư lưu trữ 26 Hướng dẫn số 0074/2017/HD ngày 19 tháng năm 2017 công tác văn thư lưu trữ, quản lý sử dụng dấu Tổng Giám đốc 27 Quy định số 0022/2017/QĐ-CTHĐQT ngày 22/8/2017 Chủ tịch Hội đồng quản trị quản lý tài sản 80 PHỤ LỤC Phụ lục PHIẾU ĐIỀU TRA KHẢO SÁT CÁN BỘ NHÂN VIÊN TẠI HỘI SỞ NGÂN HÀNG TMCP KỸ THƢƠNG VIỆT NAM Kính gửi: Quý Anh/Chị! Tôi Phùng Thị Phương Liên học viên cao học Khoa Quản trị Văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn - Đại học Quốc gia Hà Nội thực đề tài luận văn “Chuẩn hóa hoạt động văn phịng Hội sở Ngân hàng TMCP Kỹ thương Việt Nam” Để phục vụ cho việc phân tích thực trạng đưa giải pháp nhằm chuẩn hóa hoạt động văn phịng Hội sở Ngân hàng thương mại cổ phần Kỹ thương Việt Nam Kính mong quý Anh/Chị vui lòng trả lời câu hỏi Mọi thông tin Anh/Chị cung cấp bảo mật phục vụ cho mục đích nghiên cứu đề tài luận văn I Thông tin cá nhân (Anh/ Chị vui lịng đánh dấu “X” vào tương ứng) Họ Tên…………… …………………… Độ tuổi:  Dưới 30  Từ 30 - 45 Giới tính:  Nam  Trên 45  Nữ Trình độ học vấn:  Đại học đại học  Cao đẳng trung cấp  Khác Thời gian công tác:  Dưới năm  Từ - năm  Từ năm trở lên Bộ phận công tác : …………………………………………………… 81 II Nội dung khảo sát II.1 Khảo sát nhân tố ảnh hưởng đến chuẩn hóa hoạt động văn phòng Anh/Chị cung cấp đầy đủ trang thiết bị, công nghệ làm việc đại không?  Có  Khơng Cụ thể là:…………………………………………… ………… 2.Anh/Chị chủ động cơng việc khơng?  Có  Khơng 3.Cơng việc Anh/Chị giao có trách nhiệm rõ ràng hợp lý khơng?  Có Cụ thể là:…………………  Không Lý là:…………… 4.Bầu khơng khí tổ chức thân thiện đồng nghiệp hịa đồng với Anh/Chị khơng?  Có  Khơng Cụ thể là:……………………………………………… II.2 Khảo sát nội dung chuẩn hóa hoạt động văn phịng Việc xây dựng ban hành tiêu chuẩn Ngân hàng có thực theo quy trình cụ thể khơng?  Có  Khơng Cụ thể là:…………………………………………… ……………… 82 Các văn hướng dẫn chuẩn hóa hoạt động văn phịng có rõ ràng, dễ hiểu khơng?  Có  Khơng Hiện nay, Ngân hàng có áp dụng tiêu chuẩn bên ngồi khơng?  Có Gồm tiêu chuẩn:  Không Công việc Anh/Chị thực Ngân hàng ban hành tiêu chuẩn chưa? Ban hành dạng nào?  Có Chưa có  Quy chế Quy định Nếu Chưa cói mời Anh/Chị trả lời tiếp câu Nếu Có mời Anh/Chị trả lời sang câu 11 Theo Anh/Chị công việc Anh/Chị thực có cần Ngân hàng ban hành tiêu chuẩn khơng?  Có  Không Lý là:………………………………………………………… 10 Nếu Ngân hàng tiến hành xây dựng tiêu chuẩn công việc Anh/Chị thực Ngân hàng cần lưu ý điều gì? ………………… ………… ……… ……… 83 11 Anh/Chị thấy tiêu chuẩn Ngân hàng ban hành đầy đủ chưa? Đã đầy đủ Chưa đầy đủ Cụ thể là: 12 Từ áp dụng tiêu chuẩn, Anh/Chị thấy:  Thoải mái dễ thực công việc, suất lao động có xu hướng tăng  Cơng việc trở nên phức tạp, gị bó suất lao động có xu hướng giảm Trân trọng cảm ơn hợp tác giúp đỡ nhiệt tình Anh/Chị! 84 ... văn thạc sĩ nghiên cứu chuẩn hóa hoạt động văn phịng nói chung chuẩn hóa hoạt động văn phòng Hội sở Ngân hàng TMCP Kỹ thương Việt Nam nói riêng Bởi đề tài ? ?Chuẩn hóa hoạt động văn phịng Hội sở. .. văn phòng Hội sở Ngân hàng TMCP Kỹ thương Việt Nam Chương Đề xuất giải pháp tiếp tục chuẩn hóa hoạt động văn phịng Hội sở Ngân hàng TMCP Kỹ thương Việt Nam Chƣơng 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CHUẨN HÓA HOẠT... tục chuẩn hóa hoạt động văn phịng Ngân hàng Techcombank Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu 4.1 Đối tượng nghiên cứu: biện pháp chuẩn hóa hoạt động văn phòng Hội sở Ngân hàng TMCP Kỹ thương Việt Nam