Đang tải... (xem toàn văn)
Chương 4: Hoạch định dự án. Chương này gồm có những nội dung chính sau: Xét duyệt ban đầu của chủ nhiệm dự án, định hướng của chủ đầu tư, cơ cấu tổ chức,cơ cấu phân chia công việc, hình thành đội ngũ thực hiện dự án, cuộc họp mở đầu dự án, các hạng mục/công việc cụ thể, kế hoạch làm việc của dự án. Mời tham khảo.
9/9/2009 Quản Lý Dự Án XD Chương 4: Hoạch Định Dự Án ©2009 Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ Nội dung • • • • • • • • Xét duyệt ban đầu chủ nhiệm dự án Định hướng chủ đầu tư Cơ cấu tổ chức Cơ cấu phân chia cơng việc Hình thành đội ngũ thực dự án Cuộc họp mở đầu dự án Các hạng mục/công việc cụ thể Kế hoạch làm việc dự án ©2009 Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 9/9/2009 Hoạch Định Dự Án XÉT DUYỆT BAN ĐẦU CỦA CHỦ NHIỆM DỰ ÁN VÀ ĐỊNH HƯỚNG CỦA CHỦ ĐẦU TƯ ©2009 Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ Quá trình xem xét ban đầu chủ nhiệm dự án • Tập trung tài liệu liên quan có (báo cáo đầu tư, dự án đầu tư, báo cáo kinh tế kỹ thuật , hợp đồng với chủ đầu tư) => xác định rõ quy mô công việc, đảm bảo kinh phí phê chuẩn tiến độ thể đầy đủ • Xác định thông tin cần thiết cho hoạt động dự án: trả lời câu hỏi liên quan đến quy mơ, chi phí thời gian thực dự án ©2009 Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 9/9/2009 Các câu hỏi liên quan đến quy mơ, chi phí thời gian • Quy mơ: Thiếu gì? Có hợp lý khơng? Cách làm tốt gì? Cần bổ sung thơng tin nào? Cần chun mơn gì? Cách thức thi công dự án? Chất lượng mà chủ đầu tư yêu cầu? Áp dụng tiêu chuẩn quy định nào? • Kinh phí: Kinh phí dự trù có hợp lý khơng? Dự tốn lập nào? Ai tính dự tốn? Khi dự tốn lập? Có phần dự tốn phải kiểm tra lại? Có phải dự tốn hiệu chỉnh theo thời gian địa phương? ©2009 Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ Các câu hỏi liên quan đến quy mô, chi phí thời gian • Tiến độ: Tiến độ có hợp lý khơng? Tiến độ lập nào? Tiến độ lập nào? Ai lập tiến độ? Ngày hoàn thành dự án xác định chưa? Có khoản thưởng phạt khơng? ©2009 Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 9/9/2009 Cuộc họp ban đầu với đại diện chủ đầu tư • Đại diện chủ đầu tư: người cung cấp thông tin làm rõ yêu cầu dự án, người xét duyệt phê chuẩn định giai đoạn thực dự án • Trong họp chủ đầu tư phải xác định thành phần ưu tiên dự án mức độ liên quan đại diện chủ đầu tư với dự án • Cuộc họp tạo hội cho chủ nhiệm dự án đại diện chủ đầu tư gặp gỡ ©2009 Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ Hoạch Định Dự Án CƠ CẤU TỔ CHỨC ©2009 Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 9/9/2009 Cơ cấu tổ chức • Môi trường làm việc ảnh hưởng đến khả làm việc chủ nhiệm dự án, tổ chức công ty ảnh hưởng đến trình quản lý dự án ©2009 Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ Cơ cấu tổ chức • Các dạng cấu tổ chức quản lý – Cơ cấu tổ chức quản lý theo truyền thống • Cơ cấu tổ chức quản lý theo chức phận • Cơ cấu tổ chức quản lý theo chức cơng việc, sản phẩm • Cơ cấu tổ chức quản lý theo chức chuyên môn – Cơ cấu tổ chức quản lý theo ma trận ©2009 Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 10 9/9/2009 Quản lý theo chức phận Ưu điểm • Hỗ trợ lẫn • Có thể chậm trễ, sai lệch Nhược thơng tin điểm • Cảnh giác với gia tăng qui mơ Phó giám đốc kĩ thuật Bộ phận kĩ thuật Bộ phận sản xuất Bộ phận tiếp thị Bộ phận hành chánh Công ty Sản Xuất Kinh Doanh Nguồn: Đỗ T X Lan, 2008 ©2009 Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 11 Quản lý theo chức sản phẩm Ưu điểm Phó giám đốc kĩ thuật • Hiệu thiết kế / thi cơng DA có chức riêng biệt Trạm biến điện • Khó khăn DA nhiều chức Nhược điểm • Thơng tin thất lạc, tiến độ chậm trễ Truyền tải diện Phân phối Trạm phát điện Vận hành bảo trì Cơng ty Điện Lực Nguồn: Đỗ T X Lan, 2008 ©2009 Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 12 9/9/2009 Quản lý theo chức chun mơn Phó giám đốc kĩ thuật DA nhỏ, Ưu • Hiệu thời gian thực điểm ngắn • DA dễ tính đồng • Khơng đủ chi Nhược phí thưc đến điểm phận cuối • Gặp nhiều khó khăn DA thay đổi Thiết kế kiến trúc Thiết kế kết cấu Thiết kế điện Tư vấn giám sát Thiết kế khí Cơng ty Tư Vấn Thiết Kế XD Nguồn: Đỗ T X Lan, 2008 ©2009 Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 13 Quản lý theo chức loại công trình • Kỹ sư làm việc phòng chức Ưu điểm đóng góp kinh nghiệm cho DA • Số lượng dự án khác Nhược biệt, luân điểm chuyển ảnh hưởng Phó giám đốc kĩ thuật Xây dựng DD CN Xây dựng cơng trình giao thơng Xây dựng cơng trình thủy Cơng ty Tư Vấn Thiết Kế XD Nguồn: Đỗ T X Lan, 2008 ©2009 Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 14 9/9/2009 Quản lý theo ma trận Nguồn: Đỗ T X Lan, 2008 ©2009 Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 15 Cơ cấu tổ chức quản lý theo ma trận • Chủ nhiệm dự án kiểm sốt dự án, mặt chi phí, thời gian nhân • Cơ cấu tổ chức theo chuyên môn/chức chủ yếu hỗ trợ cho dự án mặt chất lượng • Mỗi thành viên dự án có “một ngơi nhà” để trở sau dự án hồn thành, có lộ trình phát triển nghề nghiệp • Những thành viên chủ chốt nhiều kinh nghiệm sử dụng cho nhiều dự án (giảm chi phí dự án) ©2009 Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 16 9/9/2009 Cơ cấu tổ chức quản lý theo ma trận • Có thể hình thành tảng chun mơn • Có cân đối thời gian, chi phí, chất lượng • Áp lực công việc phân phối cho trưởng phòng thành viên ©2009 Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 17 Cơ cấu tổ chức quản lý theo ma trận • Thơng tin đa chiều, phức tạp • Khó khăn cho việc theo dõi kiểm sốt • Tốn cơng sức, thời gian để xác lập sách quy trình so với sơ đồ tổ chức truyền thống • Phải theo dõi cân đối thời gian, chi phí, chất lượng • Các thành viên dự án kết công viẹc đánh phải liên tục báo cáo cho nhiều cấp quản lý ©2009 Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 18 9/9/2009 Hoạch Định Dự Án CƠ CẤU PHÂN CHIA CƠNG VIỆC ©2009 Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 19 Làm bạn ăn bò này? … dĩ nhiên ăn miếng! ©2009 Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 20 10 9/9/2009 Cơ cấu phân chia công việc (WBS) (1/4) • Định nghĩa: Cơ cấu phân chia cơng việc đồ thị hay biểu mẫu nhằm tổ chức, xác lập, thể công việc cần thực • Quan niệm: Để quản lý toàn dự án phải quản lý phần dự án ©2009 Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 21 Cơ cấu phân chia cơng việc (WBS) (2/4) • Định nghĩa: Cơ cấu phân chia công việc đồ thị hay biểu mẫu nhằm tổ chức, xác lập, thể cơng việc cần thực • Quan niệm: Để quản lý tồn dự án phải quản lý phần dự án ©2009 Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 22 11 9/9/2009 Cơ cấu phân chia cơng việc (WBS) (3/4) • Hỗ trợ đánh giá chi phí, thời gian, hiệu kỹ thuật việc tổ chức cho dự án • Cung cấp quản lý với thông tin phù hợp với cấp thuộc tổ chức • Giúp phát triển cấu phân chia tổ chức (OBS) – phân công trách nhiệm dự án đến đơn vị phận cá nhân • Mặc dù WBS chưa đưa vào thông tin thời gian trình tự, WBS giúp xác định quản lý kế hoạch, tiến độ, ngân sách • Xác định kênh thông tin giúp phối hợp thành tố khác dự án ©2009 Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 23 Cơ cấu phân chia công việc (WBS) (4/4) • Mục đích sử dung: – Xác định công việc cần thực – Là phương tiện liên kết công việc lại với cách hiệu – Mỗi công việc sơ đồ mạng hình thành từ cơng việc cụ thể WBS ©2009 Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 24 12 9/9/2009 Phân cấp WBS (tiếng Anh) Nguồn: Gray Larson, 2008 ©2009 Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 25 Phân cấp WBS (tiếng Việt) Mức Phân chia theo phân cấp Mô tả Dự án Kết tạo Kết tạo Kết tạo phụ Kết tạo hỗ trợ Kết tạo thấp Mức trách nhiệm quản lý thấp Điểm kiểm sốt chi phí Nhóm đơn vị cơng việc để theo dõi tiến trình trách nhiệm Đơn vị công việc Nguồn: Gray Larson, 2008 Tồn dự án Cơng tác xác định ©2009 Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 26 13 9/9/2009 WBS: dạng nhánh từ xuống Nhà Kết cấu Điện Nước Móng Đường dây Cấp nước Khung Thiết bị Thốt nước ©2009 Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 27 WBS: dạng nhánh từ trái qua phải Móng Kết cấu Khung Nhà Đường dây Điện Thiết bị Cấp nước Nước ©2009 Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ Thốt nước 28 14 9/9/2009 WBS: dạng biểu đề mục • 1.0.0 Nhà A • 1.1.0 Kết cấu • 1.1.1 Khung • 1.1.2 Móng • ` 1.2.0 Hệ thống điện • 1.2.1 Đường dây • 1.2.2 Thiết bị • 1.3.0 Hệ thống nước • 1.3.1 Hệ thống cấp nước • 1.3.2 Hệ thống nước ©2009 Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 29 Hoạch Định Dự Án THÀNH LẬP ĐỘI NGŨ THỰC HIỆN DỰ ÁN ©2009 Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 30 15 9/9/2009 Thành lập đội ngũ người thực dự án (1/2) • Điều quan trọng công tác quản lý dự án tổ chức nhân thực • Phải thành lập WBS sơ xác định cơng việc cần làm, danh mục liệt kê chi tiết cơng việc phân nhóm cơng việc theo giai đoạn thể tính chất dự án, hỗ trợ cho việc lựa chọn tài nguyên chuyên môn người thực dự án ©2009 Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 31 Thành lập đội ngũ người thực dự án (2/2) • Chủ nhiệm dự án người quản lý chun mơn có trách nhiệm lựa chọn thành viên dự án Số lượng người tham gia dự án thay đổi phụ thuộc vào quy mô độ phức tạp dự án • Mỗi thành viên phải hiểu rõ mục tiêu dự án nhận thấy vai trò quan trọng với thành cơng dự án • Chủ nhiệm dự án giữ vai trò lãnh đạo, phải biết tổ chức, phối hợp theo dõi trình thực cơng việc đội ngũ người thực dự án ©2009 Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 32 16 9/9/2009 Ma trận trách nhiệm cho nhóm dự án C = Trách nhiệm H = Trách nhiệm hỗ trợ Nhóm dự án Cơng việc Mạnh Triết Dũng Thi cơng H H C An tồn lao động C Trọng Việt H H Kiểm sốt tiến độ-chi phí Quản lý hợp đồng Mua sắm H H Kiểm soát chất lượng C H C C H H C ©2009 Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 33 Đặc điểm nhóm hiệu • Hiểu rõ mục tiêu dự án • Vai trò trách nhiệm rõ ràng cho thành viên • Hướng đến kết • Hợp tác cộng tác mức độ cao • Có bầu khơng khí giao tiếp cởi mở • Có tin tưởng cao ©2009 Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 34 17 9/9/2009 Các rào cản nhóm hiệu • • • • • • • • Mục tiêu khơng rõ ràng Vai trò trách nhiệm khơng rõ ràng Thiếu cấu trúc tổ chức dự án Thiếu tâm thành viên Sự giao tiếp Sự lãnh đạo Sự thay đổi thành viên Hành vi/cư xử kém, sai lệch ©2009 Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 35 Các giai đoạn phát triển nhóm Thực thi Vào (performing) khn khổ Sóng gió (storming) (norming) Sự hình thành (forming) Nguồn: Phỏng theo mơ hình Tuckman, 1965 ©2009 Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 36 18 9/9/2009 Hoạch Định Dự Án CUỘC HỌP KHỞI ĐỘNG ©2009 Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 37 Cuộc họp khởi động (1/2) • Hình thành xong đội ngũ người thực dự án => tổ chức họp khởi động • Mục đích: cung cấp thơng tin mục tiêu, yêu cầu, chi phí thời gian dự án, phổ biến kế hoạch thực dự án, phân cơng thành viên trách nhiệm thực cơng việc ©2009 Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 38 19 9/9/2009 Cuộc họp khởi động (2/2) • Cách thức tiến hành: – Chủ nhiệm dự án phải hiểu rõ mục tiêu, yêu cầu, chi phí thời gian thực dự án – Chủ nhiệm dự án nên gặp thành viên chủ chốt trước tiến hành họp khởi động – Chủ nhiệm dự án điều hành họp không nên sâu vào chi tiết – Lập biên họp ©2009 Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 39 Bảng kiệt kê công việc cần làm chủ nhiệm dự án để tổ chức họp khởi động (1/2) • Xem lại thời gian mục đích họp • Phổ biến tên cơng trình thơng tin liên quan đến dự án cho thành viên • Giới thiệu thành viên, chun mơn trách nhiệm họ • Xem lại mục tiêu, yêu cầu quy mô dự án • Xem lại tổng mức vốn đầu tư dự án chủ đầu tư ©2009 Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 40 20 9/9/2009 Bảng kiệt kê công việc cần làm chủ nhiệm dự án để tổ chức họp khởi động (2/2) • Xem lại tiến độ sơ mốc thời gian quan trọng • Xem lại kế hoạch thực dự án sơ • Bàn bạc phân công cho thành viên • Yêu cầu thành viên chuẩn bị phương án chi tiết thực cơng việc giao • Tổ chức họp lần tới, lập biên họp khởi động phân phát biên cho thành viên ©2009 Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 41 Các hạng mục/cơng việc cụ thể • Chủ nhiệm dự án lập kế hoạch thực dự án: thông tin thu thập từ thành viên dự án • Thành viên dự án: xem xét quy mô công việc, nhận định vấn đề, dự trù chi phí thời gian cần thiết thực công việc lập bảng phương án thực cơng việc • Khi lập bảng phương án thực công việc: lưu ý công việc làm làm cho dự án khác ©2009 Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 42 21 9/9/2009 Hoạch Định Dự Án LẬP KẾ HOẠCH THỰC HIỆN DỰ ÁN ©2009 Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 43 Lập kế hoạch thực dự án (1/2) • Chủ nhiệm dự án lập kế hoạch thực dự án cách thu thập thông tin từ thành viên thực dự án thông qua thiết kế phương án thực cơng việc cụ thể (Work Package) gồm có ba phần: quy mơ, chi phí thời gian thực cơng việc • Chi phí ước tính dự án chi phí cộng dồn từ tất phương án thực cơng việc cụ thể ©2009 Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 44 22 9/9/2009 Lập kế hoạch thực dự án (2/2) • Tiến độ tổng quát dự án tiến độ hợp từ tất phương án thực công việc cụ thể • Trình tự thực hiện: thành lập cấu phân chia công việc (WBS)=> thành lập cấu phân công tổ chức (OBS) => Liên kết OBS WBS (thiết lập cấu trúc cho dự án) => lập tiến độ xây dựng hệ thống mã hóa, liên hệ thành phần WBS với chi phí ©2009 Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 45 Các phần kế hoạch thực dự án (1/2) • Dữ liệu chung: tên mã số dự án, mục tiêu quy mô dự án, sơ đồ cấu phân cơng tổ chức dự án • Cơng việc: danh mục chi tiết liệt kê công việc, nhóm cơng việc, cơng việc cụ thể (Work package) • Tiến độ – Trình tự mối quan hệ công việc – Thời gian dự kiến thực cơng việc – Ngày khởi cơng hồn thành cơng việc ©2009 Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 46 23 9/9/2009 Các phần kế hoạch thực dự án (2/2) • Chi phí – Số cơng chi phí nhân cơng thực cơng việc – Những chi phí khác dự trù cho cơng việc – Các phương thức tốn khoản tiền tốn hàng tháng ©2009 Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 47 24 ... Long, Tiến Sỹ 42 21 9/9/2009 Hoạch Định Dự Án LẬP KẾ HOẠCH THỰC HIỆN DỰ ÁN ©2009 Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 43 Lập kế hoạch thực dự án (1/2) • Chủ nhiệm dự án lập kế hoạch thực dự án cách thu thập... thực dự án ©2009 Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 31 Thành lập đội ngũ người thực dự án (2/2) • Chủ nhiệm dự án người quản lý chuyên mơn có trách nhiệm lựa chọn thành viên dự án Số lượng người tham gia dự. .. làm việc chủ nhiệm dự án, tổ chức công ty ảnh hưởng đến q trình quản lý dự án ©2009 Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ Cơ cấu tổ chức • Các dạng cấu tổ chức quản lý – Cơ cấu tổ chức quản lý theo truyền thống