Đang tải... (xem toàn văn)
Chương 6: Theo dõi và kiểm soát dự án. Chương này gồm có những nội dung: Tổng quan hệ thống theo dõi và kiểm soát dự án, phương pháp giá trị thu (đạt) được (EVA), khuynh hướng và dự báo, ví dụ ứng dụng, các phương pháp kiểm soát dự án khác. Mời tham khảo.
9/9/2009 Quản Lý Dự Án XD Chương 6: Theo Dõi Kiểm Sốt Dự Án ©2009 Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ Nội dung • Tổng quan hệ thống theo dõi kiểm sốt dự án • Phương pháp giá trị thu (đạt) (EVA) • Khuynh hướng dự báo • Ví dụ ứng dụng • Các phương pháp kiểm soát dự án khác (xem file khác biên soạn GVC ThS Đỗ Thị Xuân Lan) ©2009 Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 9/9/2009 Theo Dõi Kiểm Sốt Dư Án TỔNG QUAN ©2009 Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ Tổng quan hệ thống QLDA Nguồn: Gray Larson, 2008 ©2009 Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 9/9/2009 Chu trình lập kế hoạch, theo dõi kiểm soát dự án (1/4) Hoạch định Kiểm soát Theo dõi Hoạch định – Theo dõi – Kiểm sốt chu trình liên tục dự án hồn thành ©2009 Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ Chu trình lập kế hoạch, theo dõi kiểm soát dự án (2/4) Thường hay theo dõi công việc Nên trọng theo dõi công việc Dễ thu thập số liệu Quan trọng Liên quan đến yếu tố khách quan Thường đo lường khối lượng công việc Liên quan đến yếu tố chủ quan Nên đo lường kết công việc Nếu không vận hành tốt hệ thống hoach định – theo dõi – kiểm sốt khó khăn cho việc kiểm sốt DA ©2009 Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 9/9/2009 Chu trình lập kế hoạch, theo dõi kiểm sốt dự án (3/4) • Các thơng tin cần phải thu thập: số liệu kế toán, số liệu cung ứng xuất nhập vật liệu, phản hồi từ khách hàng, thay đổi yêu cầu kỹ thuật • Các khó khăn thường gặp – Báo cáo số liệu q chi tiết – Khơng có mối liên hệ hệ thống thông tin dự án công ty – Khơng có mối liên hệ hệ thơng lập kế hoạch theo dõi dự án ©2009 Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ Chu trình lập kế hoạch, theo dõi kiểm sốt dự án (4/4) • Phải xây dựng hệ thống thông tin giúp chủ nhiệm DA nắm bắt vấn đề đưa định kịp thời để thực DA theo kế hoạch • Đối với DA lớn có hẳn nhóm chịu trách nhiệm theo dõi kiểm sốt DA, đ/v DA nhỏ người theo dõi người kiểm sốt chủ nhiệm DA ©2009 Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 9/9/2009 Kiểm soát dự án nghề ©2009 Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ ©2009 Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 10 9/9/2009 ©2009 Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 11 Theo dõi kiểm sốt dự án (1/3) • Theo dõi (monitoring): thu thập, lưu, báo cáo thông tin liên quan đến việc thực DA (project performance) • Kiểm sốt (controlling): dùng liệu từ việc theo dõi để đưa thực thực tế đạt tới thực theo kế hoạch ©2009 Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 12 9/9/2009 Theo dõi kiểm soát dự án (2/3) • Đo lường theo dõi – Xác định theo dõi tham số liên quan đến thực dự án • So sánh đánh giá – Phân tích nguyên nhân gây vấn đề giải pháp khắc phục tiềm • Kiểm sốt – Thực thi giải pháp khắc phục để đưa việc thực dự án với mục đích đặt ©2009 Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 13 Theo dõi kiểm sốt dự án (3/3) • • • • Tại phải theo dõi? Theo dõi gì? Khi theo dõi? Theo dõi nào? ©2009 Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 14 9/9/2009 Đo lường theo dõi kiểm sốt (1/3) • Tiến độ • Chi phí • Tài ngun (4Ms: men, machines, materials, money) S thc hin (performance) â2009 ca Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 15 Đo lường theo dõi kiểm sốt (2/3) Đo lường Nhóm đo lường liên quan Bắt đầu công tác găng chậm Tiến độ Cơng tác găng hồn thành trễ Tiến độ Cơng tác không găng trở thành găng Tiến độ Mốc thời gian bị lỡ Tiến độ Thay đổi ngày đến hạn Tiến độ Giá thay đổi Chi phí Vượt chi phí Chi phí Ngân lưu thiếu Chi phí Chi phí quản lý cao (overhead rates) Chi phí Nguồn: Shtub, Bard, Globerson, 2005 ©2009 Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 16 9/9/2009 Đo lường theo dõi kiểm soát (3/3) Đo lường Nhóm đo lường liên quan Thời gian chờ cung cấp vật tư dài Tài nguyên, tiến độ Tận dụng tài nguyên thấp Tài nguyên, chi phí Các vấn đề sẵn có tài nguyên Tài nguyên, tiến độ, chi phí Thay đổi chi phí nhân cơng Tài ngun, chi phí Thay đổi qui mơ dự án Sự thực hiện, chi phí, tiến độ, tài ngun Thiếu thơng tin kỹ thuật Sự thực hiện, chi phí, tiến độ Không vượt qua thử nghiệm Sự thực hiện, chi phí, tiến độ Chậm trễ việc chấp nhận thay đổi Sự thực hiện, tiến độ Các lỗi ghi lưu Sự thực hiện, chi phí, tiến độ Nguồn: Shtub, Bard, Globerson, 2005 ©2009 Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 17 Theo dõi kiểm soát dự án • Đo lường tiến trình thực dự án - phần việc thi công đồ thị thời gian - cơng việc • Đánh giá trạng thái DA đồ thị hợp thời gian - chi phí - khối lượng cơng việc • Đánh giá trạng thái dự án phương pháp giá trị đạt • Đánh giá trạng thái DA có nhiều hạng mục hay nhiều thành phần phương pháp ma trận xác định phần trăm hồn thành ©2009 Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 18 9/9/2009 Hệ thống theo dõi kiểm soát dự án (1/3) • Để quản lý dự án có hiệu quả, phải lập kế hoạch, đo lường, đánh giá, dự báo kiểm soát mặt dự án, bao gồm chất lượng khối lượng công việc, chi phí tiến độ • Phải lập kế hoạch hồn chỉnh trước bắt đầu DA để có sở kiểm sốt DA => khơng thể theo dõi DA khơng có kế hoạch, tiến độ dự tốn rõ ràng • Kế hoạch DA lập dựa thông tin người thực DA cung cấp • Chi phí thời gian dự trù thực công việc thước đo kế hoạch thực tế ©2009 Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 19 Hệ thống theo dõi kiểm soát dự án (2/3) • Vào thời điểm M, dự án dự định phải xong phần việc X với mức chất lượng Q mức chi phí dự trù C Theo dõi dự án đo lường giá trị thực đại lượng xác định xem dự án có đáp ứng mục tiêu kế hoạch, thực chi tiết cần thiết ©2009 Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 20 10 9/9/2009 Chúng ta làm nói làm? • Ước tính % hồn thành – % ngân sách sử dụng – % công việc làm – % thời gian thực • • chủ quan, không đầy đủ rút kết luận sai Sử dụng phân tích giá trị kiếm (Earned Value Analysis (EVA)) ©2009 Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 23 Phương pháp EVA • EVA phương pháp để: – đo lường tiến trình dự án (project’s progress) – dự báo ngày hồn thành chi phí cuối cùng, – cung cấp sai khác (variances) tiến độ ngân sách • EVA cung cấp số tin cậy để đánh giá dự án ©2009 Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 24 12 9/9/2009 Biết quan trọng hơn? • Biết bạn đâu tiến độ? • Biết bạn đâu ngân sách? • Biết bạn đâu cơng việc hồn thành? ©2009 Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 25 EVA kết hợp ba • EVA so sánh khối lượng cơng việc theo kế hoạch với khối lượng thực tế hoàn thành, để xác định chi phí, tiến độ, cơng việc hồn thành có tiến triển kế hoạch khơng ©2009 Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 26 13 9/9/2009 Vì EVA? • Mỗi loại cơng tác có đại lượng đo lường tiến triển khác • Cần “cuộn” tiến triển nhiều cơng tác thành tình trạng dự án tổng quát • Cần đơn vị đo lường thống (VNĐ hay làm việc) Cung cấp tín hiệu “cảnh báo sớm” để có hành động khắc phục kịp thời ©2009 Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 27 Sơ đồ hệ thống EVA CƠ CẤU PHÂN CHIA CÔNG VIỆC (WBS) KiỂM SỐT THAY ĐỔI PHÂN TÍCH VÀ BÁO CÁO BCWS CƠ CẤU PHÂN CÔNG TỔ CHỨC (OBS) HỆ THỐNG TIẾN ĐỘ-CHI PHÍ PHƯƠNG PHÁP PHÂN TÍCH GIÁ TRỊ THU ĐƯỢC (EVA) BCWP BAC C TÁC $ $ $ $ $ EAC ACWP C TÁC $ $ $ $ $ C TÁC C TÁC $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ HẸ THỐNG KẾ TOÁN HỆ THỐNG TIẾN ĐỘ HỆ THỐNG MUA HÀNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT VẬT TƯ HỆ THỐNG CHẤM CƠNG HỆ THỐNG KiỂM SỐT VẬT TƯ HỆ THỐNG CHI PHÍ GIÁN TIẾP HỆ THỐNG DỰ TỐN ©2009 Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 28 14 9/9/2009 Ước lượng mức hồn thành cơng tác (1/2) • Các phương pháp % hồn thành cơng tác: – Qui tắc 50-50: Giả định 50% cơng tác bắt đầu, 50% lại cơng việc hồn thành gọi phần trăm bắt đầu/kết thúc – Qui tắc 0-100: Chỉ đánh giá cơng tác hồn thành thực xong cách thận trọng – Qui tắc đầu vào (critical input): theo lượng đầu vào (nhân cơng, máy móc) dùng dễ sai thông tin – Qui tắc tỷ lệ (proportional): chia thời gian [chi phí] kế hoạch [thực tế] đến với tổng thời gian [chi phí] kế hoạch [thực tế] để tính % hồn thành ©2009 Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 29 Ước lượng mức hoàn thành cơng tác (2/2) • Các phương pháp % hồn thành công tác khác: – Ý kiến giám sát viên, huy trưởng, đốc cơng – Đốn hay ước lượng % hoàn thành – Đơn vị (vật chất) hoàn thành – Qui tắc điểm mốc (rules of credit hay incremental milestones) ©2009 Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 30 15 9/9/2009 Ước lượng mức hồn thành cơng tác: Qui tắc điểm mốc C.Việc Đ.vị Qui tắc điểm mốc Mơ tả Máy móc thiết bị Giao hàng 15% Giao công trường Ráp 20% Ráp Lắp đặt 35% Bắt bu lông, hàn, hay cho phép nêm trát Chấp nhận 30% Nghiệm thu đạt Lắp dựng 60% Lắp dựng sơ xong Lắp bu lông, hàn 30% Bắt bu lông hàn xong Ống Kết cấu thép Cuộn hay m Mảnh Chấp nhận 10% Nghiệm thu đạt Lắp dựng 50% Cột dầm khung vào vị trí Lắp bu lông 25% Các liên kết lắp bu lông Cân chỉnh 15% Cân chỉnh phương đứng/ngang Siết chặt 10% Siết chặt bu lơng ©2009 Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 31 Phương pháp ước lượng đề nghị vs loại cơng việc Phương pháp Cơng chánh (civil) Cơ khí (mechanical) Điện (electrical) Đơn vị hoàn thành Nề Đào đất Đổ bê tông Thanh/dây/cột treo ống Cách âm/nhiệt Ống van Kéo cáp Hộp bóng đèn Ý kiến giám sát viên Đập, tháo bỏ Hệ thống rửa Chạy thử nghiệm thu Phương pháp tỷ lệ (theo thời gian hay chi phí) Các điều kiện chung Cơng tác kiểm tra Cơng tác kiểm tra Phần trăm kết thúc/hồn thành (50-50) Các lắp đặt Cơng tác gỗ Các cơng tác có thời (millwork) gian ngắn Dụng cụ/máy móc (instrumentation) Qui tắc điểm mốc Cải tạo có tính mỹ thuật Trung tâm kiểm soát động (motor) Lắp đặt thiệt bị ©2009 Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 32 16 9/9/2009 Các thuật ngữ EVA (1/4) • PV (Planned Value) hay BCWS (Budgeted Cost of Work Scheduled): Chi phí theo kế hoạch công việc thực theo tiến độ sở giá trị kế hoạch • AC (Actual Cost) hay ACWP (Actual Cost of Work Performed): Chi phí thực tế để hồn thành cơng việc thực đến chi phí thực tế • EV (Earned Value) hay BCWP (Budgeted Cost of Work Performed): Chi phí theo kế hoạch để hồn thành cơng việc thực đến giá trị thu ©2009 Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 33 Các thuật ngữ EVA (2/4) • STWP (Time scheduled for work performed): Thời gian theo tiến độ ban đầu cho công việc cần thực • ATWP (Actual time for work performed): Thời gian thực tế cho cơng việc cần thực ©2009 Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 34 17 9/9/2009 Các Thuật Ngữ EVA (3/4) • CV (Cost Variance) = EV – AC chi phí – CV < khác biệt vượt chi phí • SV (Schedule Variance) = EV – PV tiến độ – SV < khác biệt trễ tiến độ • AV (Account Variance) = PV - AC ©2009 Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 35 Các Thuật Ngữ EVA (4/4) • CPI (Cost Performance Index) = EV/AC – CPI < vượt chi phí • SPI (Schedule Performance Index) = EV/PV – SPI < trễ tiến độ • CSI (Cost Schedule Index) = CPI x SPI – CSI xa hội đưa dự án trở lại kế hoạch thấp ©2009 Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 36 18 9/9/2009 EVA: Đồ thị tiến độ-chi phí Ngân EAC sách vượt Chi Phí Dự Phòng SV – Khác biệt tiến ñộ CV – Khác biệt chi phí BCWS (PV) BCWP (EV) ACWP (AC) Trễ tiến độ?? Hiện ©2009 Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ Trễ tiến ñộ ñược dự báo BAC Hồn thành 37 Sáu tình quan hệ giữ PV, EV, AC Nguồn: Meredith Mantel, 2003 ©2009 Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 38 19 9/9/2009 Ma trận xác định tình trạng tiến độchi phí Tiến độ sớm Tiến độ trễ Chi phí thấp CV > 0; SV > CV > 0; SV < CPI > 1; SPI > CPI > 1; SPI < ☺ Chi phí cao (vượt) CV < 0; SV > CV < 0; SV < CPI < 1; SPI > CPI < 1; SPI < ©2009 Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 39 Theo Dõi Kiểm Soát Dự Án KHUYNH HƯỚNG VÀ DỰ BÁO ©2009 Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 40 20 9/9/2009 Các thuật ngữ khác EVA • BAC (Budget at completion): ngân sách kế hoạch để hoàn thành DA • WR (Work remaining): chi phí theo ngân sách cơng việc chưa hồn thành = BAC - EV • EAC (Estimated cost at completion): chi phí dự báo để hồn thành DA • ETC (Estimated cost to complete): chi phí dự báo từ thời điểm dự báo đến hồn thành DA • TCPI (To Complete Performance Index): số thực hoàn thành; TCPI = (BAC – EV)/(BAC – AC) giá trị đồng lại ngân sách phải thu mặt lý thuyết để dự án không vượt ngân sách ©2009 Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 41 Dự báo tình trạng dự án (1/3) • Phương pháp dự toán ban đầu (Original Estimate Approach): – ETC = WR = BAC – EV giả định dự toán ban đầu hợp lý – EAC = AC + ETC = AC + BAC – EV = BAC – (EV – AC) = BAC – CV – ngân sách chỉnh sửa ngân sách ban đầu hiệu chỉnh CV ©2009 Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 42 21 9/9/2009 Dự báo tình trạng dự án (2/3) • Phương pháp dự toán điều chỉnh (Revised Estimate Approach): – ETC = WR/CPI = (BAC – EV)/CPI giả định khuynh hướng (trends) thực dự án vừa qua – EAC = AC + ETC = AC + (BAC – EV)/CPI = AC + BAC/CPI – EV/CPI = BAC/CPI = BAC x (AC/EV) ©2009 Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 43 Dự báo tình trạng dự án (3/3) • Phương pháp kết hợp phương pháp trên: – Khi % hồn thành < 50% dự tốn ban đầu – Khi % hồn thành > 50% dự tốn điều chỉnh dùng phương pháp dùng phương pháp ©2009 Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 44 22 9/9/2009 Theo Dõi Kiểm Sốt Dự Án VÍ DỤ ỨNG DỤNG ©2009 Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 45 Ví dụ • Giả sử cơng việc dự định hồn thành hơm nay, với chi phí 20 triệu đồng Nhưng bạn hồn thành 3/4 cơng việc, hết 17.5 triệu đồng Tại ngày hôm nay: – BCWS, BCWP, ACWP = ? – CV SV = ? – CPI, SPI, CSI = ? – ETC EAC = ? ©2009 Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 46 23 9/9/2009 Ví dụ • Dự án kéo dài 10 tuần, hết tuần thứ Công tác Công tác đứng trước A - Thời gian Ngân (tuần) sách (triệu VNĐ) 100 B A 200 C A 100 D B, C 60 Chi phí thực tế (triệu VNĐ) 80 % hoàn thành 100 80 160 100 ©2009 Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 47 Tiến độ mạng PDM B 0 2 7 A 10 D 2 10 ES TF EF C Tên c.tác LS ©2009 Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ D LF 48 24 9/9/2009 Ngân sách sở theo qui tắc 50-50 C.tác A 50 50 B 100 C 50 50 50 150 PV tích lũy 50 100 250 10 100 50 D PV 250 250 30 30 30 50 100 30 300 400 430 430 460 ©2009 Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 49 Tình trạng dự án sau tuần C.tác A 50 10 50 B 100 C 50 50 50 D EV 50 EV t lũy 50 50 AC AC t lũy 50 100 50 100 200 250 250 80 0 80 300 160 80 80 80 240 ©2009 Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 50 25 9/9/2009 Biểu đồ EVA sau tuần Triệu VNĐ 450 400 350 PV 300 250 EV 200 150 AC 100 50 0 ©2009 Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 10 51 Ví dụ mở rộng • Ước lượng mức hồn thành cơng tác theo dõi kiểm sốt tiến độ theo qui tắc 50-50 • Tình trạng dự án có thay đổi ước lượng mức hồnh thành cơng tác theo qui tắc khác? Ví dụ qui tắc tỷ lệ? ©2009 Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 52 26 ... ©2009 Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 9/9/2009 Kiểm soát dự án nghề ©2009 Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ ©2009 Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 10 9/9/2009 ©2009 Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 11 Theo dõi kiểm sốt dự án (1/3)... Approach): – ETC = WR = BAC – EV giả định dự toán ban đầu hợp lý – EAC = AC + ETC = AC + BAC – EV = BAC – (EV – AC) = BAC – CV – ngân sách chỉnh sửa ngân sách ban đầu hiệu chỉnh CV ©2009 Nguyễn Duy Long, ... – EV)/(BAC – AC) giá trị đồng lại ngân sách phải thu mặt lý thuyết để dự án không vượt ngân sách ©2009 Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 41 Dự báo tình trạng dự án (1/3) • Phương pháp dự toán ban đầu