23 kynangquantrithongtin

KỸ KỸ NĂNG NĂNG QUẢN QUẢN TRỊ TRỊ THÔNG THÔNG TIN TIN I/ Phân loại thông tin DN II/Các nguyên tắc quản trị thông tin Bằng chứng chuyển giao Phản hồi Kết cuối Đảm bảo tính xác Đảm bảo tính kịp thời Bằng chứng chuyển giao • Việc chuyển giao thơng tin văn lời nói • Trong việc chuyển giao, chứng q trình chuyển giao thơng tin quan trọng Do vậy, hoạt động kinh doanh, việc chuyển giao phải có chứng để chứng minh Tại phải có chứng? Thơng tin cạnh tranh Thơng tin tài nguyên nhân lực • • • • • • • • • Tỷ lệ trình độ CNV Thời gian tham gia huấn luyện/năm Mức độ đánh giá hiệu khoá đào tạo Số lượng NV tham gia khoá học Số lượng thời gian vắng mặt NV Thời gian làm việc/doanh thu Tỷ lệ nghỉ việc Mức thoả mãn NV Mức độ đóng góp ý kiến NV • Tai nạn lao động thời gian mát TNLD • Số NV tự nộp đơn xin tuyển dụng/chức danh/lần • Chi phí tuyển dụng/số NV tuyển • Thời gian số lần muộn • Số lần vi phạm lĩnh vực vi phạm • Kết đánh giá cơng việc • Năng suất lao động • Chất lượng công việc • Ngân sách lương, thưởng Thông tin phận QLNH • • • • • Tỷ lệ khách hàng lặp lại Khách hàng trung thành Sự thoả mãn khách hàng Số lượng khiếu nại khách hàng Số lượng khiếu nại giải quyết, thời gian phản hồi • Thời gian phản hồi cho yêu cầu • ROI • PA1: Tất thơng tin từ phòng bên ngồi phải thơng qua TP tất thơng tin từ bên ngồi vào phòng phải thơng qua TP • PA2: Xu hướng thứ hai uỷ quyền, có nghĩa số thơng tin đến trực tiếp NV uỷ quyền • Đối với trường hợp thường áp dụng cho phong cách lãnh đạo độc đốn • Ưu điểm kiểu quản lý thơng tin cách thức thường xác, đầy đủ • Nhược điểm thơng tin không kịp thời để thực công việc, cơng việc hay bị gián đoạn • Đối với trường hợp thường áp dụng phong cách lãnh đạo dân chủ tự • Ưu điểm thơng tin nhanh chóng, NV tự tin cơng việc • Nhược điểm có nhiều thơng tin “lỗng”, khơng thức người lãnh đạo khó kiểm sốt thơng tin Mối quan hệ hai phòng ban Trưởng phòng Nhân viên Output/T.phòng Nhân viên • Trưởng phòng cần thơng tin cho phòng khác thơng tin trực tiếp cho TP khác • NV muốn thơng tin cho phận output theo cách: báo cho TP sau TP chuyển, chuyển trực tiếp cho TP output, chuyển trực tiếp cho NV output • Các TP thường ngại NV chuyển thơng tin cho phận khác mà thân họ • Nhiều NV thích vượt mặt TP để chuyển thông tin cho phận khác hay cấp TP • Lập thơng báo nhiệm vụ thành viên phận báo cho phòng ban khác biết Stt Tên thơng tin Người chuyển giao Người nhận Thời hạn Các cách thức truyền tải thơng tin • • • • • • Trực tiếp tay Fax Mail Điện thoại Thư tín Chát Các hình thức truyền tin Văn Mail Lời nói -> chữ tín Danh mục biểu mẫu St t Bộ phận Mã hiệu ban hành tài liệu Tên tài liệu Mã hiệu Tên biểu biểu mẫu mẫu Định mức sử dụng • Mỗi phận nên trì danh mục biểu mẫu sử dụng • Về nguyên tắc biểu mẫu phải diễn giải cách thức sử dụng quy trình, quy định • Phần định mức nhu cầu sử dụng trung bình phận để có số lượng in phù hợp • Bộ phận cần trì file chứa tất biểu mẫu sử dụng phận • Ngoài file danh mục biểu mẫu phận • Các biểu mẫu file nằm “bìa trong” riêng biệt, phải nằm theo thứ tự để photo cần thiết • Bạn nên trì danh mục biểu mẫu theo thứ tự có sẵn sàng máy để photo cần thiết • Hãy đảm bảo rằng, người khác truy cập folder biểu mẫu để sử dụng cần thiết • • • • • Từ Từ Từ Từ Từ TP GĐ TP NV Bộ phận input –> phòng phòng –> phận output phòng chức phòng Hệ thống báo cáo nội