Xây dựng và triển khai hệ thống đánh giá thực hiện công việc ở vietcombank ba đình

XÂY DỰNG VÀ TRIỂN KHAI HỆ THỐNG ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC Ở VIETCOMBANK BA ĐÌNH I – Tổng quan Ngày nay, Quản trị nhân sự đã thực sự trở thành một khoa học và nghệ thuật về con người..

XÂY DỰNG VÀ TRIỂN KHAI HỆ THỐNG ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC Ở VIETCOMBANK BA ĐÌNH

I – Tổng quan

Ngày nay, Quản trị nhân sự đã thực sự trở thành một khoa học và nghệ thuật

về con người Các chủ doanh nghiệp hay các giám đốc nhân sự, thường chỉ áp dụng những khuôn mẫu nhàm chán về khen thưởng và khiển trách đối với nhân viên, mà quên đi rằng, việc làm ấy chỉ có tác dụng bề mặt, chứ chưa thực chất khiến cho người ta tâm phục khẩu phục, toàn tâm toàn ý cống hiến cho sự thịnh vương chung của công ty Một nhà Quản trị có tài phải biết cách giữ vững tinh thần và tạo niềm tin cho nhân viên Nghệ thuật quản trị nhân sự là, làm sao để nhân

sự hạn chế tối thiểu phạm lỗi và, phát huy tối đa năng lực làm việc Từ đó, xây dựng một kết cấu, một guồng máy bằng sự kết nối trí tuệ và đoàn kết trí tuệ doanh nghiệp Sức mạnh có được từ việc làm ấy khó mà lường hết được uy lực, nó là một

bó đũa, một chỉnh thể liên kết bền vững, trái với sự manh mún, rời rạc, nhỏ lẻ, dễ phân tách

Trong bất kỳ một doanh nghiệp nào, nhân viên đều muốn biết sự đánh giá của lãnh đạo về bản thân mình, về quá trình làm việc, khả năng phấn đấu, sự đầu tư, kỳ vọng của cấp trên về nhân viên đó Để công tác quản trị nhân sự tại một doanh nghiệp đạt được hiệu quả cao nhất, cần thiết phải xây dựng một hệ thống đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên một cách chi tiết, nghiêm túc và chuyên nghiệp Một hệ thống đánh giá thực hiện công việc hiệu quả là hệ thống đánh giá được kết quả và thành tích của cá nhân hoặc của nhóm, đưa ra được kế hoạch và mục tiêu phát triển Quy trình đánh giá thực hiện công việc phải đạt được các mục tiêu:

- Kế hoạch hoá nguồn nhân lực

- Quá trình tuyển dụng

- Quá trình đào tạo nhân viên

- Lên kế hoạch và phát triển sự nghiệp

- Thù lao lao động

- Quan hệ nội bộ giữa các nhân viên

- Đánh giá tiềm năng nhân viên

Các nhân tố môi trường có thể ảnh hưởng tới quá trình đánh giá thực hiện công việc là hệ thống pháp luật và văn hoá doanh nghiệp, sự tham gia của Công đoàn Các tiêu chuẩn cần phải có trong một hệ thống đánh giá thực hiện công việc:

- Các tố chất của nhân viên như: thái độ, hình thức bên ngoài, tính chủ động

- Các hành vi như: phong cách lãnh đạo, bồi dưỡng người khác, khả năng làm việc theo nhóm và tinh thần hợp tác, định hướng dịch vụ khách hàng

- Năng lực: kiến thức, kỹ năng ứng xử, kỹ năng quản lý

- Mức độ đạt mục tiêu

- Tiềm năng phát triển trong tương lai

Trách nhiệm thực hiện đánh giá:

- Người giám sát trực tiếp

- Cấp dưới

- Đánh giá của đồng nghiệp và thành viên trong nhóm

- Tự đánh giá

- Đánh giá của khách hàng

Giai đoạn và chu kỳ đánh giá: thường là hàng tháng, quý, 6 tháng hoặc 1 năm Các phương pháp đánh giá:

- Đánh giá 3600

- Thang điểm đánh giá

- Ghi chép các sự kiện quan trọng

- Bài luận

- Tiêu chuẩn trong công việc

- Xếp hạng

- So sánh theo cặp

- Tỷ lệ phân bổ bắt buộc

- Thang đánh giá theo hành vi (BARS)

- Hệ thống đánh giá dựa vào kết quả

- Các trung tâm đánh giá

Một số vấn đề trong việc đánh giá thực hiện công việc:

- Cảm giác không thoải mái của người đánh giá

- Thiếu tính khách quan

- Lỗi do tác động hào quang/lỗi do tác động của sự việc tiêu cực

- Dễ dãi/khắt khe

- Xu hướng trung bình

- Thiên kiến do những hành vi trong thời gian gần đây

- Sự thiên kiến cá nhân

- Thao túng trong quá trình đánh giá

- Sự lo lắng của nhân viên

Các vấn đề liên quan đến quá trình Phỏng vấn đánh giá:

- Gót chân Asin

- Lên lịch cho cuộc phỏng vấn

- Cấu trúc cuộc phỏng vấn

- Sử dụng Lời khen và Phê bình

- Vai trò của nhân viên

- Kết thúc cuộc phỏng vấn

II – Xây dựng và triển khai hệ thống đánh giá thực hiện công việc ở Vietcombank Ba Đình

1 Sơ lược về Vietcombank Ba Đình

Chi nhánh Ngân hàng TMCP Ngoại thương Ba Đình (Vietcombank Ba Đình)

là một chi nhánh Ngân hàng TMCP được thành lập cách đây 6 năm, hoạt động theo mô hình hạch toán phụ thuộc, qui mô vừa gồm 100 nhân viên, 9 phòng ban trực thuộc Vietcombank Ba Đình (VCB Ba Đình) cung cấp các dịch vụ ngân hàng bán lẻ như cấp tín dụng, nhận tiền gửi không kỳ hạn và có kỳ hạn, các sản phẩm thẻ, thanh toán trong và ngoài nước, các dịch vụ ngân hàng khác… Nhân viên tại VCB Ba Đình có độ tuổi trung bình là 28, trình độ học vấn hầu hết là đại học, có hiểu biết xã hội tương đối tốt

2 Mục tiêu đánh giá

VCB Ba Đình bắt đầu đưa vào triển khai hệ thống đánh giá thực hiện công việc cùng với toàn hệ thống Vietcombank từ đầu năm 2009 Hệ thống đánh giá thực hiện công việc của VCB được xây dựng nhằm đạt được các mục tiêu sau:

- Đánh giá tình hình thực hiện công việc của nhân viên qua việc cung cấp các thông tin cơ bản, dựa vào đó để ra quyết định về vấn đề thăng tiến và tiền lương của nhân viên

- Giúp cho cán bộ nhân sự và các nhân viên có cơ hội để xem xét lại các phẩm chất liên quan đến công việc cần thiết phải có của một nhân viên Hầu hết mọi nhân viên đều mong muốn biết được các nhân xét, đánh giá của người chỉ huy, lãnh đạo

về việc thực hiện công việc của mình Đánh giá tình hình thực hiện công việc của nhân viên, cung cấp các thông tin này cho nhân viên

- Giúp cho các cán bộ nhân sự và các nhân viên xây dựng kế hoạch điều chỉnh lại những sai sót trong việc thực hiện công việc của nhân viên

3 Tiêu chí và phương pháp đánh giá:

BẢNG TIÊU CHUẨN ĐÁNH GIÁ NHÂN VIÊN

(Áp dụng trong việc đánh giá nhân viên)

STT

Tiêu

thức

đánh giá

Mức 5 Hoàn thành xuất sắc công việc 25 Mức 4 Hoàn thành tốt công việc được giao 22 Mức 3 Hoàn thành công việc ở mức độ khá 18 Mức 2 Hoàn thành công việc ở mức độ bình thường 14 Mức 1 Chưa hoàn thành công việc được giao 0

Mức 5 Thực hiện công việc với khối lượng ở mức rất

Mức 4 Thực hiện công việc với khổi lượng ở mức cao 18 Mức 3 Thực hiện công việc với khối lượng ở mức khá 16

Mức 2 Thực hiện công việc với khối lượng ở mức trung

Mức 1 Thực hiện công việc với khối lượng ở mức độ

Mức 5 Tính sáng tạo cao, tạo ra những ý tưởng mới

Mức 4 Xử lý những thông tin tương đối phức tạp đòi hỏi

rất nhạy bén, có vận dụng kiến thức ngoài hoặc

13

Tiêu

thức

đánh giá

tạo ra quy trình, quy chế có chất lượng

Mức 3 Yêu cầu tính độc lập và có sáng tạo trong công

Mức 2 Công việc đòi hỏi có tính linh hoạt khi xử lý công

việc trong khuôn khổ quy định 8

Mức 1 Chỉ thực hiện theo đúng quy trình và quy chế có

Mức 5 Rất tích cực trong công việc 10

Mức 3 Có trách nhiệm trong công việc 6

Mức 2 Có trách nhiệm trong công việc, tuy nhiên đôi khi

Mức 1 Chưa tích cực trong công việc 0

Mức 3 Trình độ Đại học và tương đương 3 Mức 2 Trình độ Cao đẳng và tương đương 2 Mức 1 Trình độ trung học phổ thông 1

2 Kỹ năng, kinh nghiệm, thâm niên công tác 4

Mức 4 Rất có hiểu biết trong công việc thực hiện 4 Mức 3 Hiểu biết tốt trong công việc 3

Tiêu

thức

đánh giá

Mức 2 Có hiểu biết trong công việc, đổi khi cần có

hướng dẫn khi thực hiện công việc 2

Mức 1

Có hiểu biết công việc ở mức độ vừa phải, thỉnh thoảng cần có sự hướng dẫn khi thực hiện công việc

1

VI Tinh thần hợp tác và đa dạng trong công việc 10

Mức 5 Có thể thực hiện xuất sắc công việc của người

khác và luôn sẵn sàng khi cần thiết 10 Mức 4 Đảm nhiệm tốt công việc của người khác 8

Mức 3 Có thể thực hiện công việc của người khác đôi

Mức 2 Có thể thực hiện công việc của người khác nhưng

Mức 1 Không thể thực hiện công việc của người khác 0

Mức 5 Nhân viên mẫu mực về ý thức tổ chức kỷ luật,

Mức 4 Thực hiện tốt nội quy lao động 6

Mức 3 Đảm bảo thời gian làm việc, thỉnh thoảng vắng

Mức 2 Thỉnh thoảng đi muộn về sớm, làm việc riêng

Mức 1 Thường xuyên đi muộn về sớm, làm việc riêng

trong giờ, không có ý thức tổ chức kỷ luật 0

Như vậy phương pháp đánh giá ở đây là sử dụng thang điểm đánh giá

4 Chu kỳ đánh giá: mỗi tháng/1 lần

5 Đối tượng đánh giá:

Đối tượng đánh giá sử dụng bảng tiêu chuẩn đánh giá trên là toàn bộ nhân viên của VCB, trừ các cấp trưởng, phó phòng và ban giám đốc Đối với các cấp này áp dụng bảng tiêu chuẩn dành cho cán bộ quản lý Bảng tiêu chuẩn này thay đổi ở mục VI – Kỹ năng quản lý:

Mức 4 Quản lý nhóm lớn, các nhiệm vụ phức tạp (>5

Mức 3 Quản lý nhóm lớn, các nhiệm vụ thường nhật

Mức 2 Quản lý nhóm nhỏ, các nhiệm vụ phức tạp ( >

6 Phỏng vấn đánh giá:

Hình thức phỏng vấn đánh giá chỉ áp dụng trong một số trường hợp đặc biệt, khi nhân viên đó có những kết quả làm việc nổi trội hoặc có những biến động đặc biệt về mặt công việc trong kỳ đánh giá

III – Một số hạn chế khi triển khai hệ thống đánh giá thực hiện công việc và giải pháp đưa ra.

Phương pháp đánh giá thực hiện công việc theo thang điểm đánh giá là phương pháp đơn giản và phổ biến nhất để đánh giá thực hiện công việc Trong bảng liệt kê những điểm chính yếu theo yêu cầu của công việc như chất lượng, số lượng công việc và sắp xếp thứ tự theo đánh giá thực hiện công việc từ mức kém nhất đến xuất sắc, theo thang điểm 100 Mỗi nhân viên sẽ được cho điểm phù hợp với mức độ thực hiện từng điểm chính theo yêu cầu của công việc Sau đó tổng hợp lại, đưa ra đánh giá chung về tình hình thực hiện công việc của nhân viên

Tuy nhiên phương pháp này thể hiện một số hạn chế như sau:

Ở một số tiêu chí đánh giá, khoảng cách điểm giữa hai mức là quá lớn, dễ gây

ra sự không hài lòng trong nhân viên.Ví dụ: ở chỉ tiêu chất lượng công việc, mức 3

và mức 4 chênh nhau 4 điểm Tuy nhiên khoảng cách giữa hoàn thành tốt và hoàn thành khá công việc là không lớn Như vậy, nên xây dựng lại khoảng cách điểm là

2 điểm là hợp lý

Thực tế ở VCB, khi đánh giá những nhân viên đã có cả một quá trình làm việc tốt, hiệu quả cao thì thường có lợi thế khi lãnh đạo đánh giá, vì đã có ấn tượng tốt Ngược lại cũng tương tự đối với các nhân viên kém Như vậy, để khắc phục điều này đòi hỏi người đánh giá phải luôn luôn quan tâm đến các rắc rối, các trục trặc trong việc thực hiện công việc của nhân viên và từ đó có biện pháp kiểm tra, nhắc nhở nhân viên thường xuyên, tìm cách loại trừ các sai sót của họ trong thực hiện công việc Như vậy sự đánh giá sẽ khách quan, trung thực hơn

Một số nhân viên bị đánh giá dựa trên những hành vi diễn ra trong vài ngày hoặc vài tuần trước khi đánh giá Đương nhiên người đánh giá nhớ những hành vi gần đây hơn là những hành vi cách đây đã lâu Giải pháp là các nhà quản lý phải có phương pháp lưu giữ các tài liệu liên quan đến kết quả công việc của các cá nhân tại từng thời điểm, để có kết quả tổng hợp khi thực hiện đánh giá vào cuối kỳ

Một số biện pháp cơ bản để đánh giá tình hình thực hiện công việc của nhân viên

Làm cho nhân viên tin tưởng vào việc đánh giá thực hiện công việc là công bằng và họ tích cực, chủ động tham gia vào quá trình đánh giá là một biện pháp để nâng cao hiệu quả đánh giá thực hiện công việc Để đạt được việc đánh giá là khách quan cán bộ nhân sự cần chú ý một số mặt sau đây:

1 Tiến hành đánh giá việc thực hiện công việc thường xuyên Nêu ra được nhân viên làm tốt, các nhận xét về đánh giá việc thực hiện công việc sẽ làm cho họ phấn khởi, hăng say làm việc Nếu họ làm chưa tốt, họ sẽ có cơ hội tìm hiểu về các thiếu sót của họ và họ sửa chữa để hoàn thành nhiệm vụ của mình

2 Cán bộ nhân sự cần thể hiện họ là người hiểu biết, quan tâm đến công việc của nhân viên được đánh giá Giữa giám thị và nhân viên cần có sự nhất trí về những trách nhiệm chính cần thực hiện trong công việc

3 Cán bộ nhân sự cần phối hợp với nhân viên, đề nghị họ cũng tham gia vào việc hoạch định công việc, làm cơ sở cho việc đánh giá tốt hơn, nhằm loại trừ những sửa đổi trong việc đánh giá

4 Đào tạo, huấn luyện cán bộ nhân sự trong công tác đánh giá thực hiện công việc của nhân viên

Nhằm loại bỏ những lỗi lầm thường mắc phải trong đánh giá thực hiện công việc của nhân viên, cần đào tạo huấn luyện cán bộ nhân sự làm công tác đánh giá thực hiện công việc của nhân viên

Căn cứ vào việc xếp loại, đánh giá theo các tiêu thức khác nhau, người hướng dẫn sẽ giải thích các lỗi mà người đánh giá vừa mắc phải Sau đó người hướng dẫn

sẽ chỉ ra cách đánh giá chung và có minh hoạ thêm về những sai lầm của người đánh giá vừa thực hiện

Trong quá trình đánh giá cần chú ý nhiều yêu tố ngoại cảnh tác động đến mức

độ chính xác của việc đánh giá thực hiện công việc như: Tỷ lệ thuyên chuyển, tiền lương trung bình trong đơn vị, các áp lực khác từ bên ngoài Do đó việc đào tạo người đánh giá có hiệu quả, cần chú ý đến những vấn đề thực tế cuộc sống sẽ ảnh hưởng đến kết quả đánh giá thực hiện công việc

IV – Kết luận

Nhiều doanh nghiệp đã phải hứng chịu hậu quả vì thiếu kinh nghiệm xây dựng và duy trì một hệ thống đánh giá và phát triển nguồn nhân lực một cách chặt chẽ và khoa học Có nơi thì cán bộ chủ chốt bất mãn nghỉ việc, nhân viên cấp dưới hoang mang Nơi khác thì mất khách hàng do chất lượng dịch vụ giảm sút, sản phẩm bị lỗi nhiều làm tăng chi phí

Rõ ràng đánh giá năng lực của nhân viên là công việc nhạy cảm vì kết luận này ảnh hưởng nhiều nhất đến quyền lợi thiết thân của họ, từ việc tăng lương, xét thưởng cho đến kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng

Khi đánh giá đúng về một nhân viên thì việc quy hoạch nhân sự sẽ chính xác hơn, nhờ đó họ có thể phát huy năng lực của mình một cách cao nhất Người được đánh giá đúng năng lực sẽ hài lòng vì được công nhận Họ sẽ làm việc hăng say hơn, năng suất lao động tăng cao, góp phần làm giảm chi phí

Bên cạnh đó, về phía công ty, một khi đã đánh giá đúng người thì sẽ giảm được rất nhiều thời gian và tiền bạc trong việc đào tạo nhân viên

Suy cho đến cùng, quản trị nhân sự chính là khai thác và sử dụng nguồn nhân lực hiệu quả Hạn chế hay kích thích không hợp lý về việc chấm điểm đánh giá nhân viên, đều là sai lầm Quản trị nhân sự chuyên nghiệp được thể hiện ngay từ khi bổ nhiệm một ai đó, và, bổ nhiệm họ không vì bằng cấp mà vì việc họ làm và làm được Thuật cầu nhân (tìm người) và trị nhân (trị người) phải được biến hóa và ứng dụng linh hoạt ngay từ khâu đầu tiên trong tuyển dụng nhân sự Quản trị nhân

sự không chỉ đơn thuần là quản lý con người, mà còn là thúc đẩy sự "tinh tấn" của

họ và khơi dậy trong họ những tế bào năng khiếu trội, dẫn họ đứng lên cái bục vinh quang của đời họ Chìa khoá dẫn đến thành công cho nhà quản lý nhân sự là khả năng đánh giá và sự suy xét thận trọng…

V - Phụ lục

BẢNG 1

BẢNG TIÊU CHUẨN ĐÁNH GIÁ NHÂN VIÊN

(Áp dụng trong việc đánh giá nhân viên)

Tiêu

thức

đánh giá

Mức 5 Hoàn thành xuất sắc công việc 25 Mức 4 Hoàn thành tốt công việc được giao 22 Mức 3 Hoàn thành công việc ở mức độ khá 18

Mức 2 Hoàn thành công việc ở mức độ bình thường 14 Mức 1 Chưa hoàn thành công việc được giao 0

Mức 5 Thực hiện công việc với khối lượng ở mức rất

Mức 4 Thực hiện công việc với khổi lượng ở mức cao 18 Mức 3 Thực hiện công việc với khối lượng ở mức khá 16

Mức 2 Thực hiện công việc với khối lượng ở mức trung

Mức 1 Thực hiện công việc với khối lượng ở mức độ

Mức 5 Tính sáng tạo cao, tạo ra những ý tưởng mới

Mức 4

Xử lý những thông tin tương đối phức tạp đòi hỏi rất nhạy bén, có vận dụng kiến thức ngoài hoặc tạo ra quy trình, quy chế có chất lượng

13

Mức 3 Yêu cầu tính độc lập và có sáng tạo trong công

Mức 2 Công việc đòi hỏi có tính linh hoạt khi xử lý công

việc trong khuôn khổ quy định 8

Mức 1 Chỉ thực hiện theo đúng quy trình và quy chế có