Cơ sở lý luận về hệ thống đánh giá thực hiện công việc

Cơ sở lý luận hệ thống đánh giá thực công việc I.1- Các khái niệm I.1.1- Khái niệm công việc Công việc tất nhiệm vụ thực người lao động tất nhiệm vụ giống thực số người lao động Công việc coi kết phân chia lao động nội tổ chức, với cá nhân hay nhóm đảm nhận cơng việc cụ thể, phù hợp với trình độ chun mơn tay nghề người, nhóm lao động Cơng việc đơn vị mang tính tổ chức nhỏ công ty Công việc sở để doanh nghiệp tổ chức quản lý Với công việc cụ thể hoạt động sản xuất kinh doanh thực người họăc nhóm lao động Một cơng ty có nhiều cơng việc, nên cần nhiều người Để Doanh nghiệp hoạt động tốt buộc doanh nghiệp phải tổ chức quản lý tốt việc sản xuất kinh doanh Điều đảm bảo cho doanh nghiệp tồn phát triển Công việc ảnh hưởng trực tiếp tới người lao động: Người lao động vào doanh nghiệp họ phải bỏ thể sức, trí lực để làm việc với mục đích kiếm tiền để trang trải cho sống Số tiền doanh nghiệp trả cho người lao động hình thức tiền lương, tiền thưởng Ngoài người lao động làm việc tốt để đạt thoả mãn công việc I.1.2- Khái niệm thực công việc Thực công việc việc người lao động vận dụng yếu tố sức khoẻ, kinh nghiệm, hiểu biết…kết hợp với máy móc, cơng nghệ để làm sản phẩm đáp ứng nhu cầu thị trường Trong người tồn nguồn lượng nuôi sống thể, nguồn lượng có nhờ việc ăn uống người lao động cần phải rèn luyện cho sức khoẻ để trì sống Làm việc hoạt động để tăng sức khoẻ cho thể Chính người vận dụng vốn có thể kết hợp với máy móc để thực trình sản xuất đem lại sản phẩm thoả mãn nhu cầu hang ngày người Việc thực công việc phải dựa mô tả công việc tiêu chuẩn thực công việc Hai giúp cho người lao động định hình cơng việc họ cần phải làm yêu cầu thực công việc I.2- Hệ thống đánh giá thực công việc I.2.1- Khái niệm hệ thống đánh giá thực công việc Đánh giá thực cơng việc đánh giá có hệ thống thức tình hình thực cơng việc người lao động quan hệ so sánh với tiêu chuẩn xây dựng thảo luận đánh giá với người lao động Bất kỳ tổ chức việc đánh giá thực công việc hoạt động quản trị nhân lực quan trọng luôn tồn tổ chức Nếu tổ chức không tiến hành việc đánh giá thực công việc tổ chức dẫn đến việc quản lý không hiệu quả, định nhân không đắn, không tạo động lực cho người lao động, cơng việc ì trệ…Điều tất yếu dẫn tới việc phá sản doanh nghiệp Đánh giá thực công việc phục vụ mục tiêu quản lý, tác động tới người lao động tổ chức Nếu doanh nghiệp tổ chức đánh gia thực cơng việc nha quản lý thấy thơng tin cần thiết tình hình thực cơng việc người lao động từ có định nhân đắn Đánh giá thực công việc tác động tới người lao động tổ chức Nếu đánh giá thúc đẩy người lao động hăng say làm việc điều có lợi cho doanh nghiệp Nếu đánh giá sai gây tâm lý cho người lao động, từ làm ảnh hưởng tới niềm tin họ họ làm việc không với thực lục họ I.2.2- Cấu trúc hệ thống đánh giá công việc Một hệ thống đánh giá thực công việc thông thường bao gồm yếu tố là:  Các tiêu chuẩn thực công việc  Đo lường thực công việc  Thông tin phản hồi Các yếu tố có quan hệ mật thiết với nhau, tạo nên hệ thống đánh giá thực công việc hồn chỉnh Đánh giá thực cơng việc Thơng tin phản hồi Thực tế thực công việc Đo lường thực công việc Tiêu chuẩn thực công việc Quyết định nhân Hồ sơ nhân viên Sơ đồ 1: Mối quan hệ ba yếu tố hệ thống đánh giá mục tiêu đánh giá thực công việc I.2.2.1- Các tiêu/tiêu chuẩn thực công việc Tiêu chuẩn thực công việc hệ thống tiêu/tiêu chí để thực u cầu việc hồn thành cơng việc mặt số lượng chất lượng Mỗi doanh nghiệp xây dựng cho tiêu chuẩn thực công việc riêng cách thể giống khác Cách thể miệng, điều khoản chủ yếu văn Tuy nhiên, với tất doanh nghiệp tiêu chuẩn cần xây dựng hợp lý khách quan, phản ánh kết hành vi Đối với công việc sản xuất, tiêu chuẩn chủ yếu thực cơng việc mức lao động Nghĩa tiêu chuẩn đánh giá chủ yếu vào mức số lượng sản phẩm hoàn thành, chất lượng sản phẩm, khối lượng cơng việc hồn thành…Và mức tiêu chuẩn thường gắn liền với hệ thống khuyến khích thực vượt mức, chương trình khen thưởng, trả cơng theo khối lượng sản phẩm hồn thành Bảng 1: Ví dụ Tiêu chuẩn thực công việc nhân viên sản xuất bát Gốm sứ Hải Dương (Trong tháng)  Hoàn thành 1500 sản phẩm  Sản phẩm đạt tiêu chuẩn chiếm 98%  Giữ gìn vệ sinh nơi làm việc  Không làm hao hụt 1% số lượng bát giao  Có ý thức giữ gìn tài sản Cơng ty (nguồn: công ty sứ Hải Dương) Tuy nhiên tiêu chuẩn phải cho thấy người lao động phải làm, làm kết phải Các tiêu thức phải xây dựng cho phù hợp với đặc điểm công việc mà người lao động đảm nhận Tránh trường hợp tiêu chuẩn không phù hợp với khả làm việc người lao động khối lượng cơng việc hồn thành, tiêu chuẩn chất lượng Đối với công việc quản lý chuyên môn nghiệp vụ, việc xác định tiêu chuẩn thực cơng việc thường khó Ngồi việc xác định tiêu chuẩn thơng qua định lượng số lượng cịn xác định tiêu thức thơng qua tiêu chí đánh giá doanh nghiệp khách hang Bảng 2: Ví dụ Tiêu chuẩn thực công việc nhân viên phục vụ bàn (Trong tháng)  Trang phục làm việc phải với quy định Nhà hang  Không 2% số khách hang phàn nàn cách phục vụ thân  Không làm đổ vỡ 1% số bát, đĩa, ly…  Có ý thức giữ gìn tài sản nhà hàng Bảng tiêu chuẩn thực công việc sử dụng nhiều chức nguồn nhân lực như: lập kế hoach nguồn nhân lực, tuyển mộ, tuyển chọn…Trong đánh giá thực cơng việc tiêu chuẩn dử dụng để xác định tiêu thức mục đích thực cơng việc mà vào người lao động đánh giá I.2.2.2- Các phương pháp đo lường Đây yếu tố trung tâm hệ thống đánh giá Đó việc đưa đánh giá có tính quản lý mức độ “tốt hay kém” việc thực công việc người lao động suất trình họ làm việc Các tổ chức, doanh nghiệp cần xây dựng cho cơng cụ đo lường tốt qn cho tất người quản lý trì tiêu chuẩn đánh giá so sánh Để đo lường thực cơng việc người lao động địi hỏi tổ chức phải xác định cần đo lường công việc người lao động đo tiêu thức Các tiêu thức số lượng, hành vi thực công việc người lao động, thái độ làm việc người lao động I.2.2.3- Thơng tin phản hồi Có thể thực lần việc đánh giá thực công việc kết thúc thực cơng việc nhiều lần suất q trình đánh giá thực cơng việc nhân viên, điều phụ thuộc vào tính chất, đặc điểm cơng việc Ngồi số cơng ty cịn có hịm thư góp ý, cách để người lao động phản ánh gián tiếp việc cảm thấy chưa hài long công tác đánh giá Thông thường người lao động thường dung cách để phản ánh, theo cách nhà quản lý khơng thể biết viết, nên không gây tâm lý lo lắng cho người lao động Thông tin phản hồi giúp cho nhà quản lý biết mức độ xác kết đánh giá, từ có giải pháp nhằm cải thiện lại hệ thống đánh quy trình đánh giá thực cơng việc cơng ty I.3- Tiến trình tiến hành đánh giá thực công việc I.3.1 Lựa chọn thiết kế phương pháp đánh giá Việc thiết kế lựa chọn phương pháp đánh giá phải phụ thuộc vào mục đích đánh giá, tính chất, đặc điểm cơng việc từ thiết kế nội dung cho phù hợp Các nhà quản lý cần nắm rõ đặc điểm công việc,mặt hang sản xuất kinh doanh cơng ty để từ lựa chọn phương pháp thích hợp, từ xây dựng tiêu chí đánh giá cho phù hợp với đặc điểm, tính chất cơng việc Có nhiều phương pháp đánh giá thực công việc  Phương pháp thang đo đánh giá đồ hoạ Theo phương pháp người đánh giá cho ý kiến đánh giá thực công viêc đối tượng đánh giá dựa ý kiến chủ quan theo thang đo từ thấp đến cao Ưu điểm phương pháp: phương pháp tương đối đơn giản, không phức tạp, dễ hiểu, dễ sử dụng… Kết đánh giá công nhân đem so sánh với cơng nhân khác thông qua điểm số, điều giúp nhà quản lý có định quản lý tốt Nhược điểm phương pháp: Việc sử dụng thang đo đồ hoạ dễ bị ảnh hưởng nhiều lỗi chủ quan người đánh lỗi thiên vị, thành kiến, định kiến, xu hướng trung bình…dẫn đến việc đánh giá khơng xác Mặt khác tiêu thức đánh giá không phù hợp hay không sát với công việc dẫn đến việc tiêu thức bù cho tiêu thức khác kết đánh giá sai Vì cần đánh giá tầm quan trọng tương đối tiêu thức cần xem xét cẩn thận cho chúng trọng số thích hợp Bảng 3: Mẫu phiếu đánh giá Phiếu đánh giá Tên nhân viên: Chức danh công việc: Bộ phận: Tên người đánh giá: Ngày đánh giá: Tiêu thức Xuất sắc Khá Trung bình Yếu Kém Khối lượng công việc Chất lượng công việc Bảng 4: Mẫu phiếu đánh giá Phiếu đánh giá Họ tên công nhân: Công việc: Bộ phận công tác: Đánh giá từ ngày… đến ngày… Các tiêu thức Điểm đánh giá Ghi Khối lượng cơng việc hồn thành • • • • Tốt Khá Trung bình Kém Chất lượng thực cơng việc • • • • Tốt Khá Trung bình Kém Hành vi, tác phong cơng việc • • • • Tốt Khá Trung bình Kém Tổng hợp kết • Tốt Phương pháp ghi chép kiện quan trọng  Theo phương pháp cán quản lý, người đánh giá cần phải ghi lại mặt tốt mặt xấu q trình làm việc cơng nhân theo yếu tố công việc Từ tài liệu ghi chép kết hợp với yếu tố khác để đánh giá kết thực công việc công nhân Ưu điểm phương pháp: Từ ghi chép cho người lao động sai phạm họ để họ sửa sai đồng thời khuyến khích mặt tích cực mà người lao động đạt Nhược điểm phương pháp: Đòi hỏi tốn nhiều thời gian gây không khí khơng thoải mái cho người lao động họ ln nghĩ có người giám sát họ Theo phương pháp cán quản lý, người đánh giá cần phải ghi lại mặt tốt mặt xấu q trình làm việc cơng nhân theo yếu tố công việc Từ tài liệu ghi chép kết hợp với yếu tố khác để đánh giá kết thực công việc công nhân Bảng 5: Mẫu phiếu đánh giá Phiếu đánh giá Tên công nhân: Chức danh công việc: Bộ phận: Tên người đánh giá: Thời gian đánh giá từ… đến … Các tiêu thức Quá trình làm việc Thời gian nghỉ ngơi Nhận xét chung Hành vi tích cực - Bảo vệ tài sản - Tham gia chữa cháy - Hăng hái làm việc - Giúp đỡ người khác - Giữ gìn nơi làm việc sach … - Chấp hành nội quy Hành vi tiêu cực - Hút thuốc - Gây đoàn kết - Ỉ nại người khác … Ghi Chữ ký người đánh giá Chữ ký người giám sát  Phương pháp so sánh Theo phương pháp người lao động so sánh với người lao động khác tiêu thức tình hình thực cơng việc người Có số phương pháp so sánh sau:  Phương pháp xếp hạng: Theo phương pháp nhân viên xếp hạng từ thấp đến cao theo mức độ hồn thành cơng việc người  Phương pháp phân phối bắt buộc: Theo phương pháp người đánh giá có tiêu sẵn người đánh giá phải phân loại nhân viên theo tiêu theo tỷ lệ định Theo phương pháp hạn chế việc mắc lỗi xu hướng trung bình hay dễ dãi nghiêm khắc người đánh giá  Phương pháp cho điểm: Theo Phương pháp người đánh giá phải chấm điểm cho công nhân tổ nhóm theo mức điểm khác cho tổng số điểm quy định (thường 100 điểm or 1000 điểm).Phương pháp cho thấy mức độ khác công nhân tổ nhóm, thuận lợi cho việc đánh giá người tốt người thấp Tuy nhiên, phương pháp dễ mắc lỗi thiên vị dẫn đến việc cho điểm sai  Phương pháp so sánh cặp: Là việc so sánh nhân viên với tất nhân viên tổ nhóm theo cặp theo mức mức điểm cụ thể với hạng mục đánh giá Bảng 6: Mẫu phiếu đánh giá Phiếu đánh giá Tên tổ: Công việc: Bộ phận: Người đánh giá: Ngày đánh giá: Stt Xếp hạng Họ tên Tốt Khá Trung bình  Phương pháp danh mục kiểm tra Theo phương pháp người lao động đánh giá theo tiêu thức thiết kế bảng danh mục kiểm tra vấn đề số lượng, chất lương, thái độ làm việc… Ưu điểm phương pháp: Phương pháp dễ thực tránh lỗi xu hướng trung bình dễ dãi đánh giá Nhược điểm: Các câu danh mục đánh giá phải thiết kế phù hợp với đặc điểm công việc, mang tính chất cụ thể với cơng việc Bảng 7: Mẫu phiếu đánh giá Phiếu đánh giá Tên nhân viên: Chức danh công việc: Bộ phận công tác: Tên người đánh giá: Ngày đánh giá: STT Danh mục đánh giá Đúng Sai Ghi Hoàn thành số lượng công việc I.3.2- Lựa chọn người đánh giá Lựa chọn người đánh giá phù hợp vấn đề đặt cho doanh nghiệp Thơng thường người đánh giá người đứng đầu quan người đứng đầu phận Tuy nhiên, số cán bộ, cá nhân khác có khả tham gia đánh giá, ý kiến họ thường thường để tham khảo I.3.3- Xác định chu kỳ đánh giá Chu kỳ đánh giá tuỳ thuộc vào tính chất, đặc điểm sản xuất kinh doanh công ty Thông thường công ty Nhà nước chu kỳ đánh giá năm/ lần Cịn cơng ty ngồi nhà nước tháng, tháng đợt sản xuất Với công ty cần phải xác đinh chu kỳ đánh giá cho phù hợp với công ty nhất, cho thời gian đánh giá khơng q dài hay q ngắn Vì thời gian đánh giá ngắn tốn thời gian Những thời gian đánh giá dài kết đánh giá khơng chuẩn, phức tạp trình đánh giá số liệu nhiều… I.3.4- Đào tạo người đánh giá Đây bước quan trọng công tác đánh giá Việc đào tạo người đánh giá giúp cho việc đánh giá thuận lợi, chuẩn xác Mục đích cơng tác đào tạo cần đào tạo cho họ hiểu hệ thống đánh giá, mục đích việc đánh giá, cách đánh giá, lỗi cần ý đánh giá… Chúng ta áp dụng hình thức đào tạo sau:  Cung cấp văn hướng dẫn  Tổ chức lớp đào tạo  Cử học lớp đào tạo trường đại học, cao đẳng I.3.5- Phỏng vấn đánh giá Đây khâu cuối tiến trình đánh giá thực cơng việc người lao động Đó nói chuyện Trực tiếp người lãnh đạo công ty với cơng nhân viên đánh giá Để xem xét tồn tình hình thực cơng việc cán công nhân viên; cung cấp thông tin liên quan đến trình làm việc; tiềm tương lai; biện pháp để hoàn thiện thực công việc họ Để thành công khâu cuối này, người lãnh đạo cần chuẩn bị kỹ cho nói chuyện Bước chuẩn bị bao gồm việc xem xét lại kết đánh giá họ năm trước, mà họ làm được, hành vi tốt, hành vi xấu, điểm cần nhấn mạnh nói chuyện kết mà họ đạt Người lãnh đạo cần có khả kể, lắng nghe, thuyết phục biết cách giải vấn đề I.4- Các nhân tố ảnh hưởng tới hệ thống đánh giá thực công việc I.4.1- Nhân tố người: Con người yếu tố quan trọng tất doanh nghiệp, nhân tố định đến hoạt động sản xuất kinh doanh công ty  Người lao động: Trong doanh nghiệp lao động yếu tố quan trọng, định tới việc tồn tại, trì phát triển doanh nghiệp Chính người lao động người điều hành hoạt động sản xuất Công ty không co người lao động hoạt động sản xuất kinh doanh cơng ty khơng thực Chính tầm quan trọng địi hỏi cơng ty ln trì nguồn lao động vốn có đồng thời bước kế hoạch hố nguồn nhân lực cơng ty cho cơng ty có đội ngũ lao động tốt Để làm điều Cơng ty cần đánh giá thực công việc công nhân viên, từ có định đắn tiền lương, tiền thưởng, thăng tiến cho người lao động Tuy nhiên việc đánh giá phải thống người đánh giá người lao động Nếu thống người lao động thường có thái độ không khâm phục, họ thường không coi gì, họ làm ỳ trệ cơng việc gây ảnh hưởng tới suất lao động công ty, Ảnh hưởng tới chiến lược kinh doanh công ty  Phía lãnh đạo cơng ty: Đây nhân tố ảnh hưởng lớn tới trình đánh giá thực cơng việc người lao động Những sách, định ban lãnh đạo cơng ty có ảnh hưởng tích cực đến cơng tác đánh giá thực cơng việc cơng ty  Các sách nhân sự: Các sách nhân Doanh nghiệp ảnh hưởng Trực tiếp tới hệ thống đánh giá thực cơng việc Các cơng tác kế hoạch hố nguồn nhân lực, tuyển mộ tuyển chọn, đào tạo phát triển, tạo động lực lao động… ảnh hưởng tới q trình đánh giá thực cơng việc người lao động Nó ảnh hưởng tích cực tới kết đánh giá thực cơng việc Nếu sách nhân đắn kích thích người lao động làm việc, từ cơng tác đánh giá có chất lượng Nếu sách nhân không phù hợp gây ức chế cho người lao động, từ khơng kích thích lực làm việc người lao động, gây ảnh hưởng tới trình đánh gái chất lượng đánh giá I.4.2- Các nhân tố khác:  Môi trường làm việc: Môi trường làm việc nhân tố tác động trực tiếp tới trình đánh giá thực công việc người lao động Nếu môi trường làm việc không chuyên nghiệp, không gian trật hẹp, điều kiện phục vụ tổ chức nơi làm việc không tốt ảnh hưởng tới trình làm việc người lao động Từ kết đánh giá thực công việc thường không với thực lực mà người lao động bỏ  Đối thủ cạnh tranh: Đối thủ cạnh tranh yêu tố tác động gián tiếp tới toàn hoạt động sản xuất công ty Tất lĩnh vực công ty chịu ảnh hưởng, từ trình sản xuất, cấu lao động, tiền lương, sách…Và công tác đánh giá thực công việc không nằm yếu tố chịu ảnh hưởng Nếu đối thủ có hệ thơng đánh giá hợp lý làm cho người lao động bên họ làm việc với xuất tốt nhất, số lượng chất lượng sản phẩm mức cao đạt tiêu chuẩn Điều tạo lợi cạnh tranh cho doanh nghiệp thị trường Trước hoạt động hiệu đối thủ doanh nghiệp ta mà khơng có chương trình đánh giá hợp lý tất yếu dẫn tới việc lép vế việc cạnh tranh trường I.5- Sự cần thiết hệ thống đánh giá thực công việc Mỗi doanh nghiệp dù quy mơ lớn hay bé cơng tác đánh giá thực công việc trình cần có quan trong suất q trình hoạt động doanh nghiệp Một doanh nghiệp muốn làm ăn có hiệu trước hết ngồi việc tiêu thụ nhiều sản phẩm, khẳng định vị thị trường yếu tố bên tổ chức phải tổ chức tốt Muốn cơng tác đánh giá thực công việc phải tổ chức thực cách hiệu Vì hệ thống đánh giá thực cơng việc có vai trị quan trọng sau:  Đánh giá tình hình thực công việc nhân viên cung cấp thơng tin bản, dựa vào đó, doanh nghiệp định vấn đề thăng tiến tiền lương nhân viên  Giúp cho cán nhân nhân viên có hội để xem xét lại phẩm chất liên quan đến cơng việc cần thiết phải có nhân viên Hầu hết nhân viên mong muốn biết nhân xét, đánh giá người huy, lãnh đạo việc thực cơng việc Đánh giá tình hình thực cơng việc nhân viên, cung cấp thông tin cho nhân viên  Giúp cho cán nhân nhân viên xây dựng kế hoạch điều chỉnh lại sai sót việc thực cơng việc nhân viên  ... việc I.2.1- Khái niệm hệ thống đánh giá thực công việc Đánh giá thực cơng việc đánh giá có hệ thống thức tình hình thực cơng việc người lao động quan hệ so sánh với tiêu chuẩn xây dựng thảo luận. .. người Việc thực công việc phải dựa mô tả công việc tiêu chuẩn thực công việc Hai giúp cho người lao động định hình cơng việc họ cần phải làm yêu cầu thực công việc I.2- Hệ thống đánh giá thực công. .. làm việc không với thực lục họ I.2.2- Cấu trúc hệ thống đánh giá công việc Một hệ thống đánh giá thực công việc thông thường bao gồm yếu tố là:  Các tiêu chuẩn thực công việc  Đo lường thực công