Xây dựng chính sách nhân sự cho công ty

XÂY DỰNG CHÍNH SÁCH NHÂN SỰ CHO CÔNG TYLỜI MỞ ĐẦU Tất cả chúng ta khi đã được nghiên cứu môn học Quản trị Nhân sự đều có thể nhận thấy được một trong những vấn đề mấu chốt của quản tr

XÂY DỰNG CHÍNH SÁCH NHÂN SỰ CHO CÔNG TY

LỜI MỞ ĐẦU

Tất cả chúng ta khi đã được nghiên cứu môn học Quản trị Nhân sự đều có thể nhận thấy được một trong những vấn đề mấu chốt của quản trị đó là quản trị con người Dù có nguồn tài chính dồi dào hay tài nguyên phong phú cùng với công nghệ hiện đại đến đâu thì cũng trở nên vô nghĩa nếu không biết quản trị con người

Vậy Quản trị nhân sự là gì? Đó là “sự phối hợp một cách tổng thể các hoạt động hoạch định, tuyển mộ, tuyển chọn, duy trì, phát triển, động viên và tạo mọi điều kiện thuận lợi cho tài nguyên nhân sự thông qua tổ chức nhằm đạt được mục tiêu chiến lược và định hướng viễn cảnh của tổ chức.”(Quản trị Nhân

sự, T 17)

Có thể nói rằng, để một bộ máy chạy tốt đòi hỏi từng mắt xích cũng phải tốt Tương tự như vậy, các công ty, các tổ chức, các doanh nghiệp muốn thành công thì cần phải có một đội ngũ nhân viên giỏi và nhiệt tình Để được như vậy, phần lớn do nghệ thuật dùng người của người quản lý

Nếu quản lý nhân sự không tốt sẽ dẫn đến điều gì? Nó có thể dẫn đến:

- Sự bất mãn của nhân viên: Các nhân viên sẽ không còn sự hào hứng với

công việc, tồi tệ hơn nữa họ sẽ cố tình phá hoại ngầm các hoạt động của nơi mình công tác Thậm chí, khi nói chuyện với khách hay với người ngoài, họ sẽ nói những điều không tốt về nơi mình làm việc

- Không tuân thủ các quy tắc: Các nhân viên sẽ không tôn trọng các quy

tắc nữa, họ sẽ thường xuyên đi làm muộn, không tham gia các buổi họp

và đi ăn trưa nhiều giờ đồng hồ

- “Đầu độc” môi trường làm việc: Họ sẽ tìm cách biến sự nhiệt tình, hào

hứng với công việc của những người mới đến trở nên tiêu cực

- Và cuối cùng là dẫn đến có nhiều nhân viên rứt áo ra đi, văn phòng phải

tốn rất nhiều thời gian cho việc tuyển dụng người mới thay thế.

Đây chính là vấn đề mà bản thân học viên muốn đề cập đến về tình hình quản trị nhân sự nơi mình công tác đang gặp phải Đó là một văn phòng đại diện của một tổ chức nước ngoài được sáp nhập từ 2 tổ chức nước ngoài và 2 văn phòng đại điện vì thế cũng được sáp nhập lại thành 1 văn phòng lớn hơn vào năm 2008 có

số lượng nhân viên lên đến 100 người trong đó có 38 người Việt Nam và 62 người nước ngoài Do phần nhân sự về 62 người nước ngoài là do trụ sở chính ở nước ngoài phụ trách và hết sức phức tạp, ngay cả 62 người nước ngoài này cũng không thể vào được Phòng quản lý nhân sự vì những người làm về quản lý nhân sự luôn ngồi cách biệt sau 4 lần cửa bảo vệ Chính vì lý do này mà học viên chỉ xin đề cập tới vấn đề quản lý nhân sự liên quan đến 38 người Việt nam trong văn phòng trong phần trình bày dưới đây của mình

I/ CỞ SỞ LÝ LUẬN

Khi đã được nghiên cứu đến vấn đề quản trị nhân sự rồi, chúng ta có thể thấy rất nhiều vấn đề, nhiều yếu tố tác động đên vấn đề quản trị nhân sự Nó chịu

những tác động từ môi trường bên ngoài, môi trường bên trong, rồi nó đòi hỏi phải có sự phối hợp một cách tổng thể các hoạt động hoạch định, tuyển dụng, phát triển động viên và tạo mọi điều kiện thuận lợi cho nhân sự thông qua tổ chức nhằm đạt được mục tiêu chiến lược và định hướng viễn cảnh của tổ chức

Nhà quản trị nhân sự với tư cách cố vấn, sẽ làm việc với các nhà quản trị khác liên quan đến nhân sự Các nhà quản trị nhân sự có trách nhiệm phối hợp các hoạt động nhân sự thông qua hệ thống quản trị nhân sự Hệ thống quản trị nhân sự này bao gồm tám lĩnh vực để quản trị nhân sự có hiệu quả Đó là những lĩnh vực về:

• Nghiên cứu tài nguyên nhân sự

• Hoạch định tài nguyên nhân sự

• Tuyển dụng

• Hội nhập vào môi trường làm việc

• Đào tạo và phát triển

• Quản trị tiền lương

• Quan hệ lao động

• Dịch vụ và phúc lợi

• Y tế và an toàn

Thách đố chủ yếu của các cơ quan là duy trì năng suất lao động cao và tính hiệu quả cao của tổ chức Quản trị nhân sự có bốn mục tiêu chính là khách hàng, nhân viên, môi trường và cổ đông Để đạt được các mục tiêu trên, cần phải có các

hoạt động hỗ trợ

Như vậy nếu trong tổ chức hay công ty có nảy sinh những vấn đề liên quan đến con người thì đều liên quan đến vấn đề quản trị nhân sự của tổ chức hay công

ty đó Nó có thể là xuất phát từ vấn đề tiền lương, tiền thưởng và phúc lợi xã hội; cũng có thể nó xuất phát từ vấn đề tuyển dụng, đào tạo; hoặc nó cũng có thể có nguyên nhân gốc rễ từ vấn đề đánh giá thực hiện công việc, thù lao lao động

Nhưng việc xảy ra cho văn phòng của tổ chức nước ngoài mà học viên muốn phân tích trong bài trình bày này lại bắt nguồn từ tất cả những vấn đề nói trên trong quản lý nhân sự

II/ NHỮNG VẪN ĐỀ TỒN TẠI TRONG QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI VĂN PHÒNG

Có thể sẽ có nhiều người băn khoăn không biết điều gì khiến những người tài trong một tổ chức nước ngoài, nơi mà bao nhiêu con người mơ ước được làm việc trong đó với điều kiện làm việc khá ưu việt hơn rất nhiều nơi làm việc khác tại các cơ quan, tổ chức hay doanh nghiệp trong nước, lại có tinh thần làm việc đi xuống, có hiện tượng chán nản và lần lượt có khá nhiều nhân viên ưu tú rứt áo ra đi

Đứng trên góc độ chuyên môn của một người đã được đào tạo về Quản trị nhân sự, học viên thử phân tích và tìm hiểu nguyên nhân chính của sự việc này và

đã nhận ra mọi chuyện đang nằm ở chỗ những chính sách nhân sự của văn phòng đưa ra không phù hợp Điều này có thể nói vắn tắt lại là: Các chính sách nhân sự

của văn phòng đó hiện nay chưa quyết định được sự cống hiến của nhân viên.

“Đối với mục tiêu phục vụ nhân viên, nhà quản

trị nhân sự phải giúp nhân viên mình đạt được các mục

tiêu cá nhân của họ Nhà quản trị nhân sự phải nhận thức

được rằng nếu lãng quên mục tiêu cá nhân của nhân viên,

năng suất lao động sẽ giảm, việc hoàn thành công tác sẽ

suy giảm, và nhân viên sẽ rời bỏ cơ quan Mục tiêu này

được đo bằng sự thỏa mãn với công việc.” (Quản trị Nhân sự, T 21)

Sự thỏa mãn này thể hiện ở sự gắn bó của nhân viên khi họ cảm thấy mình

là một thành phần của tổ chức và họ tỏ ra tích cực với công việc, sẵn lòng làm việc chăm chỉ và nỗ lực làm việc vượt mức trung bình Để cho nhân viên thỏa mãn được với công việc thì tổ chức nơi họ làm việc phải cung cấp cho họ môi trường làm việc tốt và chính ngay ở bản thân công việc họ đảm nhiệm Tuy nhiên có những công việc không hoàn toàn hấp dẫn nhưng bù lại những yếu tố khác như tiền lương, thưởng, sự khan hiếm việc làm, và giá trị của công việc họ tạo ra… có thể

bù đắp được sự không thỏa mãn hoàn toàn của nhân viên đó để họ vẫn có thể gắn

bó và tích cực làm việc

Nhưng ở văn phòng của tổ chức nước ngoài này thì sự nhàm chán công việc đã diễn ra với một số lượng tương đối, trước hết là nhân viên ở những vị trí như Lễ tân, nhóm làm các việc hành chính liên quan chủ yếu đến công văn giấy tờ (nhận và gửi tài liệu, lưu giữ các tài liệu vào tủ hồ sơ) hoặc nhóm thu xếp xe, khách sạn, hộ chiếu, visa, phiên dịch cho các đoàn đi công tác, đi họp… Với những người làm ở vị trí này thì việc nhàm chán là không tránh khỏi, nhưng lại không có sự bỏ việc nhiều mà chỉ dừng lại ở tinh thần làm việc uể oải, không có hiệu suất cao và phải tốn nhiều thời gian để hoàn thành công việc hơn Với họ, với khả năng chuyên môn cho phép thì khi chuyển sang một nơi khác làm việc, công việc sẽ cũng chỉ dừng lại là những việc hành chính như vậy và thu nhập chưa chắc đã tốt hơn Tuy nhiên nhân viên ở vị trí lễ tân lại là vị trí hay bỏ ra đi nhất vì họ có thể kiếm được một công việc khác tốt hơn như thư ký, hành chính, kế toán (nếu họ có chuyên môn khác, trong khi việc làm lễ tân tại một văn phòng nước ngoài chỉ là bước đệm cho việc chờ cơ hội khác….)

Với những người làm ở vị trí những công việc như phụ trách dự án, phụ trách trương trình thì lại xảy ra tình trạng là sau khi 2 tổ chức nước ngoài sáp nhập dẫn đến sự sáp nhập của 2 văn phòng đại diện, đã xuất hiện sự xung đột về văn hóa Để đơn giản hóa mô hình, ta có thể tóm tắt là sau khi sáp nhập, văn phòng đại diện A phải sang văn phòng đại diện B ngồi cùng với nhân viên văn phòng B và tất

cả cùng đổi tên cơ quan thành tên của văn phòng B

Sự xung đột văn hóa ở đây là công việc của văn phòng A cũ thú vị hơn công việc của văn phòng B cũ, đó là những công việc quả lý dự án phát triển cơ sở

hạ tầng cấp chính phủ được phụ trách bởi những nhân viên rất có năng lực và có trình độ chuyên môn cao, nhưng khi sang văn phòng B, các nhân viên văn phòng B

cũ và thậm chí các sếp của văn phòng B trước đây cũng muốn giành lấy việc của nhân viên văn phòng A cũ, và bắt nhân viên văn phòng A này phải làm những dự

án của nhân viên văn phòng B trước đây, đó là những việc chỉ liên quan hỗ trợ đào tạo, hướng dẫn các học viên du học và làm các công việc thu xếp đoàn sang Việt Nam hỗ trợ chính phủ Việt Nam các dự án nghiên cứu khảo sát nhỏ

Mọi thói quen về tự chủ trong quản lý dự án giờ bị giám sát chặt chẽ và bị thay đổi cũng như cả việc nhỏ nhất đơn cử như nơi ăn trưa, nghỉ trưa của nhân viên không còn như hồi văn phòng A cũ vẫn từng có Hoa nơi quầy lễ tân hay cây cối tạo không khí phấn khởi nơi công sở cũng không có, vệ sinh trong văn phòng cũng không được chu đáo như thời văn phòng A cũ, các ý kiến đóng góp của nhân viên văn phòng A cũ đều không được đánh giá và chấp nhận… Chính sách của văn phòng B mới được đưa ra dựa trên mục tiêu là phải có sự hòa nhập, chia sẻ, học hỏi lẫn nhau Cho nên một loạt các chính sách về nhân sự về việc hoạch định và

thay đổi nhân sự giữa các phòng ban để các nhân viên văn phòng B cũ tiếp quản các dự án của nhân viên văn phòng A cũ và ngược lại đã được đưa ra

Ngoài ra, việc cử đi đào tạo nước ngoài và phát triển chỉ trú trọng và dành cho những nhân viên văn phòng B cũ để làm sao cho nhân viên văn phòng B trước đây đủ khả năng tiếp quản dự án và công việc của nhân viên văn phòng A

Hơn nữa, mỗi động thái, mỗi hành vi của nhân viên văn phòng A đều bị dò xét và để ý đến mức sếp quản lý nhân sự có thể nhớ được ai từ văn phòng A có tham gia tiệc chia tay hay không tham gia tiệc chia tay nhân viên văn phòng B cũ

về nước và bao nhiêu lần không tham gia Những chuyện nhỏ như vậy cũng bị đưa

ra để nhắc nhở các nhân viên văn phòng A cho dù có những lúc vì lý do cá nhân bận mà vô tình không tham gia được

Mô hình chung tất cả những điều này đã làm cho những nhân viên giỏi của văn phòng A cũ càng ngày càng buồn chán và họ lần lượt phải tìm việc ở những nơi khác có môi trường làm việc dễ chịu hơn

Cũng có một phần liên quan đến tiền lương, thưởng và chế độ phúc lợi xã hội đã là nguyên nhân làm tăng thêm sự buồn chán đối với những nhân viên văn phòng A khi cứ cuối kỳ đánh giá lên lương, nhân viên văn phòng A luôn bị đánh giá về việc đóng góp cho công việc ít hơn nhân viên văn phòng B cũ nên hệ số tăng lương và thưởng của nhân viên văn phòng A tất nhiên là thấp hơn nhân viên văn phòng B cũ Mặc dù việc trả lương và thưởng là thông qua chuyển khoản ngân hàng, nhưng các nhân viên vẫn nghe ngóng và biết được mình được nhận hệ số tăng lương và thưởng như thế nào và nhân viên A khác nhân viên B cũ thế nào

Chính sách về phúc lợi xã hội cũng kém hơn các tổ chức nước ngoài cùng lĩnh vực như không có chế độ khám chữa bệnh tại bệnh viện quốc tế hay ra nước ngoài, không có chế độ cho gia đình đi nghỉ, hình thức bảo hiểm thân thể chỉ được

ở mức tối thiểu…Thực ra sự đóng góp cho công việc của các nhân viên này là rất đáng kể, nó tương đương và thậm chí còn vất vả hơn các nhân viên của các tổ chức nước ngoài khác cùng làm công việc tương tự Cho nên những phúc lợi xã hội luôn được đem ra so sánh để biết được sự đóng góp của họ là có được đánh giá tốt hay không

Nguyên nhân gốc rễ của việc ra chính sách này là sếp phụ trách nhân sự là người của văn phòng B cũ Sự khác biệt về lương, về trình độ của nhân viên văn phòng A so với B cũ đã làm cho ông thấy không thoải mái Mỗi người của nhân viên A ra đi đều được ông chấp nhận ngay và không hề có sự thuyết phục và níu kéo ở lại Theo đánh giá của học viên thì vị quản lý nhân sự này không có đủ phẩm chất của một người làm quản lý về nhân sự

Việc nhân viên cũ ra đi, việc tuyển dụng mới và đào tạo lại từ đầu khá tốn kém, nhưng sếp quản lý nhân sự đã không tham mưu tư vấn cho Trưởng đại diện

về việc này và đã lấy lý do việc tuyển mới và đào tạo lại là có tổng chi phí rẻ hơn giữ những nhân viên của A với mức lương cao lại

III/CÓ NÊN CÓ SỰ THAY ĐỔI TRONG CHÍNH SÁCH NHÂN SỰ LÚC NÀY?

Mọi việc sẽ có thể vẫn cứ tiếp tục diễn ra như vậy với một loạt các nhân viên giỏi lần lượt ra đi hết khi tới nay tổng số lượt nhân viên Việt Nam ra đi trong vòng 2

năm chiếm 23,7% (9 lượt đi trong tổng số 38 nhân viên Việt Nam), nhưng ông Trưởng Đại diện thực sự nhận ra đây là một hiện tượng bất bình thường trong nhiệm kỳ 3 năm mình làm Đại diện trưởng tại văn

phòng ở Việt Nam Công việc thực hiện với hiệu quả

không cao: một loạt các lỗi không đáng có trong quản

lý dự án đã xảy ra, các dự án thực hiện bị chậm tiến

độ, tỷ lệ giải ngân không đạt theo kế hoạch, những

nhân viên mới tiếp quản công việc có nhiều trục trặc do không hiểu rõ về dự án, không có kinh nghiệm trong gặp gỡ các đối tác cao cấp của chính phủ Việt Nam làm cho các cuộc họp giữa các Bộ, các cơ quan quản lý dự án và đối tác nước ngoài bị kéo dài do không có nhân viên Việt nam trong văn phòng am hiểu các vấn

đề đang diễn ra làm cầu nối cho các bên đối tác, dẫn đến làm cho các bên không hiểu nhau và kết cục vẫn không đưa ra được hướng giải quyết các vấn đề vướng mắc trong dự án Điều này đã làm các đối tác căng thẳng và mệt mỏi trong công việc quản lý dự án Tiền lương trả cho ngoài giờ cũng bị tăng lên đáng kể mà khối lượng công việc không hề tăng lên

Chính vì vậy mà ông Trưởng đại diện đã yêu cầu sếp phụ trách nhân sự phải có những cuộc phỏng vấn đột xuất toàn bộ nhân viên Việt Nam nhằm cải thiện tình hình như hiện tại của văn phòng Lần đầu là một cuộc họp chung toàn thể nhân viên Việt Nam với sếp quản lý nhân sự Nhưng kết quả là không ai dám phát biểu hay đưa ra được một ý kiến nào xác đáng để cải thiện tình hình hiện tại của văn phòng

Sau đó 2 tuần, từng nhân viên nhận được lịch họp phỏng vấn riêng với sếp quản lý nhân sự Một vấn đề làm các nhân viên của A cũ phân vân là liệu họ nên

nói gì và việc họ nói thật, việc họ đóng góp ý kiến của họ liệu có được tiếp nhận hay rồi lại bị bỏ lửng ở đó… Nhưng chắc chắn một điều là tất cả cùng thấy đây là một cơ hội để nhân viên có dịp được giãi bày với cấp quản lý của mình những tâm

tư, nguyện vọng Họ đã yêu cầu được phỏng vấn với sự có mặt của cấp quản lý trực tiếp của mình chứ không chỉ có một mình vị quản lý nhân sự kia để ý kiến của

họ không bị chặn lại sau lưng vị quản lý nhân sự mà nó sẽ có cơ hội đến được với

vị Trưởng Đại diện

Kết quả của cuộc phỏng vấn hiện tại chưa rõ ràng, nhưng ít nhất vấn đề vệ sinh môi trường trong văn phòng đã thay đổi: có hoa tại quầy lễ tân, thảm đã được giặt lại sạch sẽ, cây đã được thuê bày biện trong văn phòng, nhân viên được mua lò

vi sóng để phục vụ cho bữa trưa Tinh thần làm việc của các nhân viên, đặc biệt là nhân viên A cũ đã được xốc lại vì ít nhất những ý kiến về cải thiện môi trường làm việc của họ cũng đã được tiếp nhận

IV/ GIẢI PHÁP CHO BỘ PHẬN QUẢN LÝ NHÂN SỰ CỦA VĂN PHÒNG

Tuy đây chỉ là một văn phòng đại diện của một tổ chức nước ngoài nên số lượng nhân viên không phải là quá nhiều, nhưng nó vẫn cần có một bộ phận quản

lý nhân sự với một người phụ trách đứng đầu có năng lực và có phẩm chất để đảm đương công việc này, bởi vì để có thể có những nhân viên có năng lực, được đào tạo cơ bản để có thể đáp ứng được cho yêu cầu của công việc quản lý dự án, phải

có một bộ phận nhân sự để quản lý và giữ chân họ lại, làm cho họ cống hiến cho công việc càng nhiều càng tốt Vì vậy nếu việc có thể làm được thì chính là phải có

sự thay đổi từ chính người quản lý nhân sự trong văn phòng Có lẽ vị trí này cần được chuyển ngay cho một người khác thực sự có năng lực hơn Trưởng đại diện