Kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp In thuộc Nhà xuất bản Lao động - Xã hội.DOC

Kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp In thuộc Nhà xuất bản Lao động - Xã hội.

MỤC LỤC

PHÇN 1: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp In thuộc Nhà 8

xuất bản Lao động - Xã hội

1.1.Những đặc điểm kinh tế - kỹ thuật của Xí nghiệp In ảnh hưởng đến toán 8nguyên vật liệu

1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Xí nghiệp 81.1.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Xí nghiệp 121.1.3 Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp 161.1.4 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của Xí nghiệp 241.1.5 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của Xí nghiệp 28

1.2.Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp In thuộc Nhà xuất bản 43 Lao động - Xã hội

1.2.1 Đặc điểm, phân loại và quản lý nguyên vật liệu tại Xí nghiệp 431.2.1.1 Đặc điểm nguyên vật liệu tại Xí nghiệp 43

1.2.1.3 Công tác quản lý nguyên vật liệu tại Xí nghiệp 46

1.2.2.1 Tính giá nguyên vật liệu nhập kho 48

1.2.3 Chứng từ và kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Xí nghiệp 49

1.2.4 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Xí nghiệp 691.2.4.1 Kế toán nghiệp vụ nhập kho nguyên vật liệu 701.2.4.2 Kế toán nghiệp vụ xuất kho nguyên vật liệu 71

PHÇN 2: Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp In thuộc Nhà 76

xuất bản Lao động - Xã hội

2.1.Sự cần thiết và nguyên tắc hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp 76In thuộc Nhà xuất bản Lao động I - Xã hội

2.1.1 Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán NVL tại Xí nghiệp 762.1.2 Nguyên tắc hoàn thiện kế toán NVL tại Xí nghiệp 772.2.Đánh giá kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp In thuộc Nhà xuất bản Lao 78

DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU

TrangSơ đồ 1.1: Mô hình tổ chức bộ máy quản lý của Xí nghiệp In 13Bảng 1.1: Tình hình tài sản và nguồn vốn của Xí nghiệp In 17Bảng 1.2: Phân tích cơ cấu tài sản và nguồn vốn của Xí nghiệp In 18Bảng 1.3: Một số chỉ tiêu tài chính của Xí nghiệp In 20Bảng 1.4: Kết quả hoạt động SXKD của Xí nghiệp In trong hai năm 21

Sơ đồ 1.2: Quy trình công nghệ sản xuất của Xí nghiệp In 23Sơ đồ 1.3: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán của Xí nghiệp In 25

Sơ đồ 1.5: Quy trình lập và luân chuyển chứng từ nhập kho NVL 50

Biểu 1.3: Biên bản kiểm nghiệm (vật tư, sản phẩm, hàng hoá) 52

Sơ đồ 1.6: Quy trình lập và luân chuyển chứng từ xuất kho NVL 55

Biểu 1.8: Tổng hợp xuất giấy + bản in của Xí nghiệp In 62Biểu 1.9: Báo cáo tình hình sử dụng vật tư của Xí nghiệp In 63Sơ đồ 1.7: Quy trình kế toán chi tiết NVL tại Xí nghiệp In 64

Biểu 1.12: Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn NVL 67Sơ đồ 1.8: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức CTGS 69

Sơ đồ 2.1: Kế toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ số dư 89

LỜI NÓI ĐẦU

Hiện nay, xu hướng toàn cầu hoá và thương mại hoá đang diễn ra một cách sâu sắc trên mọi lĩnh vực của đời sống kinh tế, xã hội trên phạm vi toàn thế giới Đối với nước ta, đang trong giai đoạn phát triển nền kinh tế thị trường theo định hướng xã hội chủ nghĩa để có nhiều cơ hội phát triển nước ta phải hội nhập vào nền kinh tế khu vực và thế giới Nền kinh tế thị trường cùng với xu hướng toàn cầu hoá và thương mại hoá với sự tự do cạnh tranh, bình đẳng giữa các thành phần kinh tế, mở ra cho các DN nhiều cơ hội vươn lên tự khẳng định mình Tuy nhiên, nó cũng đặt ra cho các DN nhiều khó khăn, thử thách cần phải giải quyết Các DN muốn đứng vững và cạnh tranh được trên thị trường thì phải tạo ra uy tín và hình ảnh cho sản phẩm của mình thể hiện qua: chất lượng, mẫu mã, giá cả… trong đó chất lượng là vấn đề then chốt Để thực hiện được điều đó, DN phải tiến hành quản lý một cách đồng bộ các yếu tố cũng như các khâu của quá trình SXKD Hạch toán kế toán là một công cụ không thể thiếu được nhằm quản lý việc sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn một cách chủ động, sáng tạo và có hiệu quả.

Trong các DN sản xuất, kế toán NVL là một khâu quan trọng vì chi phí NVL thường chiếm một tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm, cho nên một sự biến động nhỏ về NVL cũng ảnh hưởng đến thu nhập, lợi nhuận của DN Chính vì vậy, việc quản lý NVL một cách hợp lý, khoa học sẽ góp phần tiết kiệm NVL, giảm chi phí, hạ giá thành nâng cao sức cạnh tranh cho sản phẩm của DN Hạch toán tốt NVL sẽ đảm bảo cung cấp NVL một cách kịp thời cho sản xuất, đồng thời kiểm tra và giám sát chặt chẽ việc chấp hành các định mức dự trữ, tiêu hao vật liệu, ngăn chặn việc sử dụng lãng phí vật liệu trong sản xuất, từ đó hạ thấp giá thành sản phẩm, đem lại lợi nhuận cao cho DN.

Xí nghiệp In thuộc NXB Lao động - Xã hội là một DN trực thuộc NXB Lao động - Xã hội hoạt động trong lĩnh vực in ấn, một lĩnh vực mà NVL là yếu tố then chốt của quá trình SXKD, với ý thức sâu sắc vai trò quan trọng của NVL trong quá trình sản xuất, Xí nghiệp đã rất chú trọng đến công tác kế toán NVL và coi nó là một bộ phận quản lý không thể thiếu được trong toàn bộ công tác quản lý của Xí nghiệp.

Trong thời gian thực tập tại Xí nghiệp In NXB Lao động - Xã hội, được sự giúp đỡ chỉ bảo tận tình của cán bộ phòng kế toán - tài vụ, cùng sự hướng dẫn nhiệt tình

của thầy giáo Trần Văn Thuận nên em đã mạnh dạn lựa chọn đề tài: “Kế toán

nguyên vật liệu tại Xí nghiệp In thuộc Nhà xuất bản Lao động - Xã hội” để thực

hiện chuyên đề tốt nghiệp của mình.

Chuyên đề tốt nghiệp của em gồm những nội dung chính sau đây:

PhÇn 1: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp In thuộc Nhà xuất bản Lao động - Xã hội

Phần 2: Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp In thuộc Nhà xuất bản Lao động -Xã hội

Mặc dù đã rất cố gắng nhưng do nhận thức và trình độ còn hạn chế nên chuyên đề của em chắc chắn không tránh khỏi những tồn tại và thiếu sót Vì vậy, em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy, cô giáo, các cô trong phòng kế toán - tài vụ của Xí nghiệp In nhằm hoàn thiện hơn nữa đề tài mà em nghiên cứu.

Cuối cùng, em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Trần Văn Thuận cùng các cô trong phòng kế toán - tài vụ của Xí nghiệp In đã tận tình giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề này.

PHẦN 1:THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NVL TẠI XÍ NGHIỆP IN THUỘC NXB LAO ĐỘNG - XÃ HỘI

1.1 Những đặc điểm kinh tế - kỹ thuật của Xí nghiệp In ảnh hưởng đến kế toán NVL

1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Xí nghiệp

Xí nghiệp có tên đầy đủ là: Xí nghiệp In thuộc NXB Lao động - Xã hội; có trụ sở chính tại ngõ Hoà Bình 4, phường Minh Khai, quận Hai Bà Trưng, thành phố Hà Nội; điện thoại 04.8632588, Fax: 04.8638173.

Xí nghiệp In thuộc NXB Lao động - Xã hội, tiền thân là Xưởng in được thành lập ngày 08/11/1983 theo Quyết định số 287-TBXH/QĐ của Bộ Thương binh - Xã hội với nhiệm vụ in tài liệu, biểu mẫu phục vụ nội bộ Khi mới thành lập Xí nghiệp chỉ có 30 cán bộ, công nhân (phần lớn là cán bộ, công nhân của Bộ điều động xuống, số cán bộ, công nhân viên này chưa ai có tay nghề và ít hiểu biết về lĩnh vực in ấn), 3 máy in Typo và 1 đến 2 máy in lưới, in Ronéo để thực hiện những sản phẩm hết sức đơn giản Mặc dù trong những năm đầu thành lập Xưởng in đã gặp rất nhiều khó khăn về nhân lực cũng như về cơ vật chất, kỹ thuật nhưng đã hoàn thành tốt và vượt mức những nhiệm vụ mà cấp trên giao cho.

Ngày 19/12/1986 Bộ Thương binh và Xã hội ra Quyết định số 293-TBXH/QĐ đổi tên thành Xí nghiệp In, ngoài nhiệm vụ như trên còn nhận hợp đồng của các ngành, các thành phần kinh tế để có thêm việc làm, tăng thu nhập.

Ngày 23/11/1988 Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội (sau khi hợp nhất 2 bộ là: Bộ Lao Động và Bộ Thương binh - Xã hội thành Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội năm 1988) có quyết định số 516-LĐTBXH /QĐ thành lập Xí nghiệp dịch vụ và đời sống (bao gồm Xí nghiệp In; Ban đời sống của Bộ; Trung tâm dịch vụ hỗ trợ lao động Đông Anh) với chức năng in ấn và hoạt động dịch vụ tăng thêm nguồn thu, hỗ trợ một phần cho cán bộ, viên chức của Bộ.

Ngày 16/01/1991 Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội có Quyết định số LĐTBXH /QĐ đổi tên Xí nghiệp sản xuất dịch vụ đời sống thành Xí nghiệp In và sản xuất dụng cụ người tàn tật với chức năng: In và sản xuất xe lăn, xe lắc, nạng, nẹp phục vụ thương binh và người tàn tập.

18-Ngày 20/03/1993 Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội ra Quyết định số LĐTBXH /QĐ thành lập DN Nhà nước theo Nghị định số 388-CP của Chính Phủ và

152-mang tên là Nhà in Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội, hoạt động theo nguyên tắc hạch toán kinh tế độc lập, là đơn vị kinh tế cơ sở trực thuộc Bộ, có điều lệ và tổ chức hoạt động Kể từ ngày thành lập nhiệm vụ xuyên suốt của Nhà in là: Tổ chức in ấn các loại ấn phẩm, tài liệu, biểu mẫu, giấy tờ quản lý kinh tế - xã hội của Bộ, của ngành và của các thành phần kinh tế Tận dụng khả năng, nội lực, cơ sở vật chất, kỹ thuật và phương tiện để mở rộng sản xuất, gia công về in ấn, theo kế hoạch của Vụ Kế hoạch tài chính nhằm thu hút lao động, tạo việc làm tăng thêm nguồn thu Tổ chức quản lý, bảo toàn và phát triển vốn để sản xuất, không ngừng nâng cao đời sống vật chất, tinh thần cho người lao động.

Thực hiện sắp xếp lại DN Nhà nước, Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội đã có Quyết định số 564/2003/QĐ-BLĐTBXH ngày 07/5/2003 sáp nhập NXB Lao động - Xã hội và Nhà in Bộ Lao động - Xã hội thành Nhà xuất bản Lao động - Xã hội Trong giai đoạn phát triển mới chức năng và nhiệm vụ của Xí nghiệp In thuộc NXB Lao động - Xã hội được thay đổi như sau:

Xí nghiệp In thuộc NXB Lao động - Xã hội là cơ sở in ấn các ấn phẩm của NXB Lao động - Xã hội, do Giám đốc NXB quyết định thành lập, hoạt động theo hình thức phụ thuộc có con dấu và tài khoản riêng.

Xí nghiệp In thuộc NXB Lao động - Xã hội do một giám đốc phụ trách, được Giám đốc NXB bổ nhiệm; Giám đốc Xí nghiệp có quyền dự kiến người phụ trách biên chế cho các bộ phận, trình Giám đốc NXB quyết định; dựa vào hiệu quả SXKD Giám đốc Xí nghiệp có quyền thanh toán, trên cơ sở lấy thu bù chi theo đúng quy định của Nhà nước và của NXB đề ra và được quyền xây dựng quy chế phân phối tiền lương cho người lao động, đảm bảo công bằng, dân chủ đúng nguyên tắc “Tốc độ tăng tiền lương phải thấp hơn tốc độ tăng năng suất lao động”.

Hàng tháng, quý, năm Xí nghiệp In thuộc NXB Lao động - Xã hội phải làm báo cáo quyết toán và xây dựng phương hướng kế hoạch cho nhiệm kỳ tới trình Giám đốc phê duyệt, sổ sách ghi chép đầy đủ, rõ ràng, phản ánh đúng và trung thực tình hình hoạt động SXKD của Xí nghiệp, bảo đảm các nguồn vốn không ngừng phát triển; tổ chức sản xuất, bố trí lao động hợp lý, có khoa học đáp ứng được quy trình kỹ thuật và theo dõi, giám sát và xây dựng chỉ tiêu định mức kỹ thuật về vật tư, lao động, NVL, đơn giá, bảo đảm tiết kiệm tối đa chi phí sản xuất.

Tại Xí nghiệp In thuộc NXB Lao động – Xã hội đã tiến hành sắp xếp lại tổ chức sản xuất, tổ chức lao động Các đơn vị đã đi vào hoạt động ổn định, tinh giảm bộ

phận gián tiếp, sản xuất bảo đảm liên tục, ổn định, đồng thời tư tưởng của cán bộ công nhân viên ổn định, phấn khởi mở ra hướng phát triển tốt Đây thực sự đã đánh dấu một bước ngoặt lớn trong giai đoạn phát triển mới của Xí nghiệp In.

Qua 24 năm thành lập và hoạt động, Xí nghiệp In thuộc NXB Lao Động - Xã hội đã không ngừng được củng cố và phát triển, luôn hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ sản xuất, mức tăng trưởng kinh tế có nhiều tiến bộ theo hướng nhanh dần đều, các chỉ tiêu kinh tế đều đạt năm sau cao hơn năm trước, đời sống vật chất, tinh thần của cán bộ, công nhân viên luôn được đảm bảo Năng lực sản xuất cũng ngày càng được tăng cường và phát triển theo hướng hiện đại hoá cả về số lượng và chất lượng:

Về lao động: Khi mới thành lập Xí nghiệp chỉ có 30 cán bộ, công nhân (phần

lớn là cán bộ, công nhân của Bộ điều động xuống), số cán bộ, công nhân viên này chưa ai có tay nghề và ít hiểu biết về lĩnh vực in ấn Nhưng đến nay Xí nghiệp đã có hơn 100 cán bộ, nhân viên trong đó:

Cán bộ Quản lý và gián tiếp : 31 ngườiSố người có trình độ Đại học : 13 người

Số người có trình độ Cao đẳng và Trung cấp : 11 ngườiSố công nhân có bậc thợ từ 6 - 7 : 30 người

Số công nhân có bậc thợ từ 4 – 5 : 32 người Số cán bộ, công nhân là Đảng viên : 26 ngườiSố cán bộ công nhân là Đoàn viên : 21 ngườiSố cán bộ công nhân là nữ : 45 ngườiĐộ tuổi bình quân của cán bộ quản lý : 51, 0 tuổiĐộ tuổi bình quân của công nhân : 37, 6 tuổi

Số cán bộ công nhân nói trên trong đó có nhiều kỹ sư chuyên ngành, công nhân kỹ thuật có tay nghề cao đã được đào tạo chuyên ngành in có thực tế và kinh nghiệm và đội ngũ cán bộ quản lý có năng lực điều hành sản xuất, quản lý và lãnh đạo.

Về trang thiết bị sản xuất: Khi mới ra đời Xí nghiệp In thuộc NXB Lao động

- Xã hội chỉ có 3 máy in Typo và 1 đến 2 máy in lưới, in Ronéo để thực hiện những sản phẩm hết sức đơn giản Đến nay Xí nghiệp In đã có một dây chuyền in offset đồng bộ, khép kín có công năng cao với 12 máy in offset màu từ 4 đến 16 trang và

một số thiết bị mới nhập như: máy dao 1 mặt, máy dao 3 mặt, máy phơi bản, máy đóng sách, máy đóng ghim, đặc biệt là 2 máy khâu và 1 máy gấp mới được nhập năm 2005 với hiệu quả sử dụng cao Dây chuyền sản xuất này đã được các đồng nghiệp trong ngành in đánh giá là một trong những dây chuyền tương đối hiện đại.

Về nhà xưởng: Xí nghiệp In thuộc NXB Lao động - Xã hội đã có nhà xưởng,

văn phòng ở ngõ Hoà Bình 4, phường Minh Khai, quận Hai Bà Trưng, thành phố Hà Nội với diện tích mặt bằng là 2100 mét vuông Xí nghiệp In đã được xây dựng khu nhà 2 tầng với diện tích khoảng 3000 mét vuông sử dụng để làm nhà xưởng kho tàng và nhà làm việc Hiện nay, để đáp ứng nhu cầu mở rộng và phát triển sản xuất NXB Lao động - Xã hội đang đầu tư xây dựng khu nhà 7 tầng trên nền kho cũ để phục vụ cho quản lý và sản xuất theo kế hoạch đầu tư chiều sâu, đổi mới công nghệ của NXB.

Với số cán bộ, công nhân và máy móc thiết bị nêu trên, Xí nghiệp In NXB Lao Động - Xã hội đã đạt được những thành tựu đáng khích lệ:

Về kinh tế: Mỗi năm Xí nghiệp In đều có tốc độ tăng trưởng kinh tế theo

hướng nhanh dần đều Tốc độ tăng doanh thu hàng năm đều đạt trên 1% Năm 2004 Xí nghiệp đã đạt tổng giá trị sản lượng trên 1, 3 tỷ trang in Đời sống của cán bộ công nhân viên trong Xí nghiệp ngày càng được cải thiện với mức lương bình quân lên tới 880.000 VN Đ/tháng Sản phẩm của Xí nghiệp đã có mặt tại mọi miền của Tổ quốc từ thành thị đến nông thôn và miền núi và ngày càng được đông đảo bạn hàng biết đến Do SXKD theo hướng: chất lượng phù hợp với yêu cầu của mọi khách hàng nên chất lượng sản phẩm của Xí nghiệp đã khẳng định được vị trí của mình trên thị trường Trong môi trường cạnh tranh gay gắt hiện nay mà Xí nghiệp In vẫn không ngừng lớn mạnh về mọi mặt đã chứng tỏ hướng đi của Xí nghiệp thời kỳ đổi mới là một hướng đi đúng.

Trong thi đua: Xí nghiệp In NXB Lao động - Xã hội đã xây dựng chương

trình hành động 6 tháng và hàng năm tập trung vào việc xây dựng những quy trình làm việc có hiệu quả, khuyến khích cán bộ, công nhân viên có sáng kiến cải tiến cách làm việc, đề xuất những biện pháp quản lý mới và tìm ra những nhân tố điển hình trong những mặt hoạt động chủ yếu Nhận thức được thi đua là phong trào của toàn thể cán bộ, công nhân viên; các phong trào thi đua cần được tổ chức thường xuyên, liên tục và đổi mới cả về nội dung cũng như hình thức; khen thưởng phải gắn liền với thi đua, làm tốt công tác thi đua - khen thưởng sẽ tạo động lực xây dựng và phát triển

đơn vị vững mạnh Xí nghiệp In đã tổ chức được các phong trào thi đua lớn như: Chất lượng, thời gian, giá thành; Quyết tâm thực hiện đạt và vượt chỉ tiêu được giao.

Trong giai đoạn phát triển mới (2006 – 2010) đi đôi với việc khắc phục sớm những mặt còn yếu kém, Xí nghiệp In NXB Lao động - Xã hội sẽ quan tâm hơn nữa đến việc củng cố tổ chức, tăng cường bồi dưỡng nâng cao trình độ, kỹ thuật, chuyên môn nghiệp vụ; xây dựng đội ngũ cán bộ, công nhân đoàn kết, tâm huyết gắn bó với sự phát triển của Xí nghiệp Có kế hoạch đào tạo đội ngũ công nhân kỹ thuật lành nghề để đáp ứng yêu cầu phát triển sản xuất, đầu tư đổi mới công nghệ Lãnh đạo, Cấp uỷ, Công đoàn và các bộ phận chuyên môn phải là người chịu trách nhiệm chính trong việc hoàn thành kế hoạch sản xuất và đời sống, vật chất tinh thần đối với người lao động Gắn kết sản xuất với thị trường, tăng nguồn hàng ổn định mang tính chiến lược, tăng số lượng khách hàng, tổ chức công tác tiếp thị, thông tin thị trường, có chính sách động viên khuyến khích cán bộ, công nhân khai thác hợp đồng đưa về Xí nghiệp Để khỏi tụt hậu và hụt hẫng trong thời kỳ tới, Xí nghiệp tiếp tục xây dựng các dự án khả thi, đầu tư chiều sâu, đồng bộ hoá dây chuyền sản xuất Thúc đẩy các hình thức hợp tác với các tổ chức kinh tế theo chức năng và nhiệm vụ được giao với phương châm hai bên cùng có lợi bảo toàn và phát huy hiệu năng của tiền vốn Khai thác triệt để tính ưu việt của thiết bị, tăng sản lượng, nâng cao chất lượng đẩy mạnh yếu tố cạnh tranh của sản phẩm đi đôi với việc hạ giá thành sản phẩm Bảo đảm mức tăng trưởng kinh tế hàng năm từ 17% đến 20% Thực hiện đầy đủ các chế độ đối với người lao động và nghĩa vụ đối với Nhà nước Quyết tâm xây dựng Xí nghiệp In NXB Lao động - Xã hội trở thành một đơn vị 100% vốn Nhà nước, đẩy mạnh hoạt động trong lĩnh vực tư tưởng - văn hoá nhưng bảo đảm kinh doanh có lãi và đáp ứng nhu cầu xã hội, xây dựng bộ máy quản lý gọn nhẹ, hiệu quả và tổ chức các phong trào thi đua thiết thực gắn với việc phát triển, sắp xếp lại các dây chuyền sản xuất quy mô lớn, hiện đại theo dự án đầu tư được duyệt; bảo đảm sách báo, tạp chí và những sản phẩm khác của Xí nghiệp ngày càng hay, càng đẹp với giá cả hợp lý đến được với đông đảo bạn đọc, nhà trường, trung tâm và phục vụ cho sự nghiệp lao động - thương binh và xã hội của đất nước

1.1.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Xí nghiệp

Mô hình tổ chức:

Do Xí nghiệp In là m?t đơn vị SXKD trực thuộc NXB nên bộ máy quản lý của Xí nghiệp không l?n, nờn d? thu?n ti?n cho vi?c qu?n lý và di?u hành Xí nghiệp t? ch?c co c?u b? mỏy qu?n lý theo ki?u tr?c tuy?n chức năng Mô hình tổ chức này được mô tả theo sơ đồ 1.1 dưới đây

Sơ đồ 1.1: Mô hình tổ chức bộ máy quản lý của Xí nghiệp In

Chức năng quản lý của từng phòng ban:

Xí nghiệp In NXB Lao động - Xã hội tổ chức quản lý theo hình thức tập trung, mọi hoạt động SXKD chịu sự chỉ đạo của Giám đốc Do Xí nghiệp In là đơn vị trực thuộc NXB Lao động - Xã hội và có quy mô nhỏ nên Giám đốc lãnh đạo hầu hết và trực tiếp đến từng phòng, ban, phân xưởng Dưới giám đốc có một Phó giám đốc giúp việc cho Giám đốc trong các lĩnh vực theo sự uỷ quyền của Giám đốc.

Giám đốc: là người phụ trách chung, quản lý chỉ đạo các hoạt động của Xí

nghiệp In, xác lập, phê duyệt chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng Giám

Phòng Hành chính

vệPhó giám

Kế hoạchKỹ thuậtPhòngPhòng Vật tưtoán - tài vụPhòng Kế

BPBình

PXTời xa

BPPhơi

BPVi tính

BPHoàn thiện

BPMáy

daoGiám đốc

đốc có quyền dự kiến người phụ trách biên chế cho các bộ phận, trình Giám đốc NXB Lao động - Xã hội quyết định, khi được phê duyệt Giám đốc Xí nghiệp In xây dựng quy chế làm việc và phân công bố trí vị trí công việc cho từng cá nhân, các bộ phận thuộc phạm vi quản lý trong toàn Xí nghiệp Dựa vào hiệu quả SXKD Giám đốc Xí nghiệp có quyền thanh toán, trên cơ sở lấy thu bù chi theo đúng quy định của Nhà nước và của NXB đã đề ra Giám đốc Xí nghiệp In do Giám đốc NXB Lao động - Xã hội bổ nhiệm và là người chịu trách nhiệm trước Giám đốc NXB về mọi hoạt động SXKD trong Xí nghiệp.

Phó giám đốc: là người do Giám đốc NXB Lao động - Xã hội bổ nhiệm giúp

Giám đốc Xí nghiệp In điều hành một hoặc một số lĩnh vực hoạt động của Xí nghiệp In theo sự uỷ quyền của Giám đốc Xí nghiệp In, đồng thời chịu trách nhiệm trước Giám đốc Xí nghiệp In và Giám đốc NXB Lao động - Xã hội.

Phòng Kế hoạch: là phòng chuyên môn, nghiệp vụ của Xí nghiệp In, có trách

nhiệm tham mưu, giúp việc cho Giám đốc về lĩnh vực SXKD, đầu tư thiết bị và quan hệ với khách hàng thu hút nguồn việc, liên doanh, liên kết để phát triển Phòng kế hoạch có nhiệm vụ phải nắm vững chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước về lĩnh vực phát triển kinh tế xã hội, đặc biệt là những chủ trương, chính sách có liên quan đến lĩnh vực in Nghiên cứu, đề xuất phương án SXKD ngắn hạn, dài hạn, kế hoạch đầu tư, bổ sung thêm thiết bị Thường xuyên đi sâu, đi sát nghiên cứu thị trường nhằm tuyên truyền, quảng bá thương hiệu, khả năng và thành tích mà Xí nghiệp In đã và sẽ làm được để gây uy tín và thu hút khách hàng Đi đôi với kế hoạch sản xuất, phải xây dựng kế hoạch giá thành toàn bộ, hoặc từng nhóm sản phẩm, xây dựng các chỉ tiêu định mức về kinh tế kỹ thuật Theo dõi, kiểm tra, giám sát tình hình SXKD của toàn Xí nghiệp Cuối mỗi kỳ kế hoạch (tháng, quý, năm) phòng kế hoạch phải có báo cáo, đánh giá kịp thời về hiệu quả xây dựng kinh doanh của toàn đơn vị và kiến nghị, đề xuất những phương hướng, hiện pháp cần điều chỉnh để phù hợp với định hướng và xu thế phát triển.

Phòng Hành chính: là phòng chuyên môn nghiệp vụ của Xí nghiệp In, được

thành lập để tham mưu cho Giám đốc trong công tác nội chính Phụ trách các mặt như văn thư, lưu trữ, y tế, an toàn lao động, bảo hiểm xã hội, công tác hành chính, công tác thi đua khen thưởng, công tác quản trị đời sống, công tác tổ chức đào tạo, quản lý phân phối lao động theo yêu cầu nhiệm vụ sản xuất, theo dõi cấp phát trang thiết bị lao động Phối hợp với các phòng, ban, phân xưởng xây dựng quy chế trong

Xí nghiệp và đôn đốc thực hiện Quản lý con dấu và mở sổ sách theo dõi việc ban hành các công văn, giấp tờ của Xí nghiệp, tiếp nhận và phân bổ các công văn, giấy tờ từ nơi khác chuyển đến Quản lý tài sản chung của Xí nghiệp và chịu trách nhiệm mua sắm, trang bị các điều kiện phương tiện làm việc và bảo đảm an ninh trật tự

Phòng Kế toán - tài vụ: là phòng chuyên môn nghiệp vụ của Xí nghiệp In,

được thành lập với chức năng hạch toán kế toán hoạt động SXKD, cung cấp tài chính cho các hoạt động SXKD của Xí nghiệp, cung cấp các thông tin về tình hình tài chính, kết quả kinh doanh làm cơ sở để Ban giám đốc đưa ra các quyết định

Phòng Kỹ thuật: là phòng chuyên môn nghiệp vụ của Xí nghiệp In, được

thành lập để xây dựng và quản lý các quy trình công nghệ sản xuất trong Xí nghiệp Nghiên cứu các yêu cầu của khách hàng để thiết kế sản phẩm cho phù hợp Khảo sát sản phẩm mới, tư vấn kỹ thuật cho khách hàng.

Phòng Vật tư: là phòng chuyên môn nghiệp vụ của Xí nghiệp In, được thành

lập để thực hiện và kiểm soát công tác chuẩn bị, phê duyệt tài liệu mua hàng Lựa chọn nhà cung ứng, tổ chức tiếp nhận vật tư, đảm bảo chất lượng của NVL mua về phù hợp với những yêu cầu chất lượng sản phẩm của Xí nghiệp.

Kho: là bộ phận có nhiệm vụ giao nhận, bảo quản, dự trữ, cấp phát vật tư đảm

bảo số lượng, chất lượng, quy cách, màu sắc, chủng loại đáp ứng kịp thời cho sản xuất Tổ chức bảo quản vật tư đảm bảo an toàn phòng chống cháy nổ, mất cắp, lãng phí Thực hiện nghiêm túc nguyên tắc quản lý kho của Xí nghiệp.

Ngoài các phòng chuyên môn nghiệp vụ trên còn có phòng bảo vệ và một số phòng khác.

Tóm lại, bộ máy tổ chức quản lý của Xí nghiệp In NXB Lao động - Xã hội như trên là phù hợp với điều kiện phát triển hiện tại của Xí nghiệp Tất cả các phòng chuyên môn nghiệp vụ trên đều có mối quan hệ mật thiết với nhau và được sự chỉ đạo thống nhất, tập trung của Ban giám đốc Xí nghiệp để có thể thực hiện tốt các chức năng, nhiệm vụ của mình, tránh được sự chỉ đạo trùng lặp trong khâu tổ chức và chỉ đạo sản xuất, thông tin giữa cán bộ chỉ đạo và nhân viên được giải quyết nhanh hơn Tất cả những điều đó nhằm tạo cho việc kiểm tra chất lượng, quản lý sản phẩm đạt hiệu quả cao theo đúng quy trình công nghệ của từng phân xưởng, góp phần nâng cao số lượng và chất lượng của sản phẩm đem lại hiệu quả hoạt động SXKD cho Xí nghiệp.

1.1.3 Đặc điểm tổ chức hoạt động SXKD của Xí nghiệp

Ngành nghề kinh doanh:

Theo Quyết định số 766/2003/QĐ-LĐTBXH của Bộ trưởng Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội về việc phê duyệt Điều lệ tổ chức và hoạt động của NXB Lao động - Xã hội ban hành ngày 07/7/ 2003 và Bản quy định về chức năng - nhiệm vụ - quyền hạn và tổ chức bộ máy hoạt động của các phòng ban chức năng NXB Lao động - Xã hội (Ban hành theo QĐ số 564/QĐ-LĐTB &XH ngày 07/5/2005) của Giám đốc NXB Lao động - Xã hội đã quy định Xí nghiệp In thuộc NXB Lao động - Xã hội được kinh doanh những ngành nghề bao gồm:

In ấn các ấn phẩm, tài liệu, sách báo, tạp chí, nhãn mác trong và ngoài ngành và các ấn phẩm khác theo quy định của Bộ và Luật xuất bản phục vụ cho công tác thông tin tuyên truyền về chủ trương đường lối của Đảng, hướng dẫn thực hiện chính sách, luật pháp của Nhà nước, biểu dương những mô hình tốt, những điển hình tiên tiến về công tác lao động - thương binh và xã hội.

Nhận gia công các loại ấn phẩm đảm bảo đúng quy định của pháp luật và Luật xuất bản đã ban hành.

Kinh doanh vật tư và thiết bị ngành in.

Trên đây, ta có thể thấy Xí nghiệp In NXB Lao động - Xã hội đã đăng ký kinh doanh trên mọi lĩnh vực của ngành in, điều này tạo điều kiện thuận lợi cho việc mở rộng lĩnh vực kinh doanh sau này Nhưng hiện nay, trên thực tế Xí nghiệp In mới chỉ thực hiện kinh doanh trên các lĩnh vực: in ấn và nhận gia công các ấn phẩm, tài liệu, sách báo, tạp chí, nhãn mác trong và ngoài ngành và các ấn phẩm khác, các lĩnh vực khác còn đang trong giai đoạn triển khai hoặc mới bắt đầu.

Sản phẩm, hàng hoá:

Trải qua 24 năm trưởng thành và phát triển, với cố gắng không ngừng của Ban giám đốc và toàn thể cán bộ, công nhân viên trong Xí nghiệp In nên sản phẩm của Xí nghiệp đã đến được với đông đảo bạn đọc trên mọi miền của Tổ quốc từ thành thị đến nông thôn và miền núi xa xôi Đồng thời sản phẩm của Xí nghiệp cũng ngày càng được nhiều khách hàng biết đến và tìm đến để đặt hàng.

Hiện nay, Xí nghiệp In NXB Lao động - Xã hội đang SXKD những loại sản phẩm chủ yếu như:

Sách, gồm có: sách giáo trình, sách miền núi dân tộc, sách về ngành lao động - thương binh và xã hội, sách hỏi đáp về pháp luật, sách văn học,

Tạp chí, gồm có: tạp chí truyền hình cáp Hà Nội, tạp chí tài chính, tạp chí nông nghiệp và phát triển nông thôn, tạp chí nghiên cứu tôn giáo,

Ấn phẩm khác, gồm có: lịch, áp phích, tem kiểm tra, phong bì, Thị trường kinh doanh:

Trong giai đoạn đầu thành lập, Xí nghiệp In NXB Lao động - Xã hội (mà tiền thân là Xưởng In trực thuộc Bộ Thương binh - Xã hội) hoạt động chủ yếu với nhiệm vụ in tài liệu, biểu mẫu, bảng biểu, sổ sách, phục vụ nội bộ Nhưng theo thời gian, cùng với sự lãnh đạo sáng suốt của Ban giám đốc và những cố gắng của toàn bộ cán bộ, công nhân viên trong Xí nghiệp In mà thị trường trong nước của Xí nghiệp ngày càng được mở rộng Xí nghiệp cũng luôn quan tâm đến nhu cầu của người tiêu dùng về mẫu mã, giá cả, thị hiếu kể cả thị trường nông thôn, miền núi và các đơn vị kinh tế khác, đồng thời Xí nghiệp đã đa dạng hoá công tác Marketing và các hình thức tìm kiếm khách hàng như: Quảng cáo trên các phương tiện thông tin đại chúng, tham gia các triển lãm, hội chợ giới thiệu sách trong nước và quốc tế, Thực hiện chuyển dịch đúng hướng công nghiệp hoá, Xí nghiệp In đã có những giải pháp tổng thể, có đối sách thích hợp để duy trì thị trường, tăng đầu tư, từ đó tăng năng lực sản xuất, tăng trưởng kinh tế, hội nhập và đứng vững trong môi trường cạnh tranh của ngành in.

Tình hình vốn, tài sản của Xí nghiệp In:

Bảng 1.1: Tình hình tài sản và nguồn vốn của Xí nghiệp In

II TSCĐ và ĐTDH2.162.897.0941.987.754.096-0.316)

1 TSCĐ hữu hình1 1.742.945.381 1.728.786.561 0.007)

Nguyên giá 7.618.309.389 7.978.405.159 0.226

Giá trị hao mòn luỹ kế (5.875.364.008) (6.249.618.598) 1.218

2 Xây dựng cơ bản dở dang2 419.951.713 258.967.535 (-161.162)

Bảng 1.2: Phân tích cơ cấu tài sản và nguồn vốn của Xí nghiệp In

I TSLĐ và ĐTNH3.651.003.51362,7984.620.940.16369,922

2 Các khoản phải thu2 2.103.472.292 36,180 2.825.735.729 42,7583 Hàng tồn kho3 789.637.159 13,582 616.143.650 9,323

4 TSLĐ khác4 190.145.206 3,271 146.690.192 2,220

II TSCĐ và ĐTDH2.162.897.09437,2021.987.754.09630,078

1 TSCĐ hữu hình 1.742.945.381 29,979 1.728.786.561 26,159 Nguyên giá 7.618.309.389 131,036 7.978.405.159 120,726 Giá trị hao mòn luỹ kế (5.875.364.008) -101,057 (6.249.618.598) -94,5672 Xây dựng cơ bản dở dang2 419.951.713 7,223 258.967.535 3,919

Tổng tài sản5.813.900.607100,0006.608.694.259 100,000

NGUỒN VỐN

I Nợ phải trả4.726.714.73981,3005.090.177.52777,022

1 Nợ ngắn hạn1 3.295.013.739 56,675 4.962.107.527 75,0852 Nợ dài hạn2 1.431.701.000 24,625 128.070.000 1,938

II Nguồn vốn chủ sở hữu1.087.185.86818,7001.518.516.73222,978

1 Nguồn vốn1, quỹ 1.174.659.739 20,204 1.618.550.694 24,4912 Nguồn vốn2, quỹ khác (87.473.871) -1,505 (100.033.962) -1,514

Tổng nguồn vốn5.813.900.607100,0006.608.694.259 100,000

Căn cứ vào bảng phân tích cơ cấu tài sản và nguồn vốn, ta thấy tổng tài sản của Xí nghiệp In năm 2004 đã tăng so với năm 2003 là 794.793.652 VNĐ, tương ứng với tốc độ tăng là 13,671% Điều này cho thấy rằng qui mô sản xuất của Xí nghiệp In đã được tăng lên đáng kể Trong đó:

Tài sản lưu động và đầu tư ngắn hạn của Xí nghiệp năm 2004 so với năm 2003 đã tăng từ 62,798% lên 69,922% Cụ thể là: Cơ cấu tiền của Xí nghiệp năm 2004 so với năm 2003 đã tăng từ 9,765% lên 15,621%, điều này làm cho khả năng thanh toán tức thời của Xí nghiệp có nhiều thuận lợi, nhưng đây cũng là điều không tốt, bởi nó biểu hiện rằng tiền của Xí nghiệp khá nhàn rỗi, vốn không được huy động vào quá trình SXKD dẫn đến hiệu quả sử dụng vốn thấp Cơ cấu các khoản phải thu tăng từ 36,180% lên 42,758%, đây là khoản chiếm tỷ trọng cao trong tổng tài sản, điều này thể hiện vốn của Xí nghiệp bị chiếm dụng ngày càng nhiều, bởi vậy Xí nghiệp cần có

biện pháp thúc đẩy quá trình thu hồi các khoản nợ phải thu Cơ cấu hàng tồn kho giảm từ 13,582% xuống còn 9,323%, trong Xí nghiệp In NVL chiếm tỷ trọng lớn nhất trong cơ cấu hàng tồn kho, điều này cho thấy Xí nghiệp đã biết cân đối NVL để dự trữ cho sản xuất.

Hệ số đầu tư TSCĐ của Xí nghiệp năm 2004 so với năm 2003 đã giảm từ 0, 29979 xuống 0,26159, điều này cho thấy Xí nghiệp chưa thực sự đầu tư nhiều vào việc mua sắm TSCĐ, năng lực sản xuất của Xí nghiệp ít được cải thiện Tỷ trọng của xây dựng cơ bản dở dang giảm từ 7,223% xuống 3,919% , chứng tỏ một số công trình đầu tư xây dựng để nâng cao năng lực sản xuất của Xí nghiệp đã được hoàn thành và bàn giao đưa vào sử dụng.

Đồng thời, căn cứ vào bảng phân tích cơ cấu tài sản và nguồn vốn ta cũng thấy nguồn vốn chủ sở hữu năm 2004 đã tăng so với năm 2003 từ 18,700% lên 22,978% và nợ phải trả cũng giảm từ 81,300% xuống còn 77,022%, điều này chứng tỏ tình hình tài chính của Xí nghiệp In ngày càng được cải thiện

Để hiểu kỹ hơn về tính hình tài chính của Xí nghiệp In ta có thể xem xét một số chỉ tiêu sau:

Bảng 1.3: Một số chỉ tiêu tài chính của Xí nghiệp In

Ta thấy, tỷ suất tự tài trợ của Xí nghiệp thấp, chứng tỏ khả năng độc lập vệ mặt tài chính là không cao, hầu hết tài sản của Xí nghiệp được đầu tư bằng vốn vay, nhưng năm 2004 so với năm 2003 tỷ suất tự tài trợ đã tăng từ 0, 187 lên 0, 230 cho thấy mức độ độc lập vệ mặt tài chính của Xí nghiệp ngày càng được cải thiện Qua các hệ số thanh toán ta có thể thấy, hệ số khả năng thanh toán NNH của Xí nghiệp là thấp và năm 2004 lại giảm đi so với năm 2003 (năm 2003 thì TSLĐ chỉ hơn mức vừa thanh toán đủ NNH một lượng nhỏ, còn năm 2004 thì không đủ thanh toán NNH) Xí

Tỷ suất tự tài trợ = Nguồn vốn chủ sở hữu /Tổng tài sản 0,187 0,230Hệ số thanh toán tức thời = Vốn bằng tiền /Tổng NNH 0,172 0,208Hệ số khả năng thanh toán hiện hành = Tổng tài sản /Tổng NPT 1,230 1,298Hệ số thanh toán NNH = TSLĐ và ĐTNH /Tổng NNH 1,108 0,931

nghiệp cần có biện pháp điều chỉnh ngay các yếu tố cấu thành lên chỉ tiêu này để nó được hợp lý và kết quả SXKD hiệu quả hơn Các hệ số còn lại qua các năm của Xí nghiệp đều thay đổi theo xu hướng tăng dần, chứng tỏ khả năng thanh toán của Xí nghiệp ngày càng tốt hơn.

Kết quả hoạt động kinh doanh của Xí nghiệp trong một số năm gần đây:Bảng 1.4: Kết quả hoạt động SXKD của Xí nghiệp In trong 2 năm 2003-2004

598.103 1.814.500 1.216.397 203,376

5 Chi phí tài chính 112.352.141 118.869.383 6.517.242 5,801 - Chi phí lãi vay 112.352.141 118.869.383 6.517.242 5,8016 Chi phí bán hàng

7 Chi phí quản lý DN 633.859.337 778.929.490 145.070.153 22,8878 Lợi nhuận thuần từ hoạt động

kinh doanh

128.553.449 203.583.203 75.029.754 58,365

9 Thu nhập khác 27.032.057 46.916.255 19.884.198 73,55810.Chi phí khác

11.Lợi nhuận khác 27.032.057 46.916.255 19.884.198 73,55812.Tổng lợi nhuận trước thuế 155.585.506 250.499.458 94.913.952 61,00413.Thuế thu nhập DN 49.787.362 80.159.827 30.372.465 61,004

14.Lợi nhuận sau thuế 105.798.144 170.339.631 64.541.487 61,004Căn cứ vào bảng kết quả hoạt động SXKD của Xí nghiệp In trong 2 năm qua ta thấy lợi nhuận sau thuế của Xí nghiệp năm 2004 so với năm 2003 đã tăng lên 64.541.487 VNĐ, tương ứng với tốc độ tăng là 61,004%, trong khi đó doanh thu bán hàng chỉ tăng 1,581%, chứng tỏ các khoản chi phí của Xí nghiệp đã giảm mạnh, trong đó phải kể đến ảnh hưởng mạnh nhất là của nhân tố giá vốn hàng bán, đã giảm đi 2,212% mà đây lại là khoản mục chi phí chiếm tỷ trọng lớn nhất Điều này còn cho thấy Xí nghiệp đã thực hiện tốt các biện pháp cắt giảm chi phí và hạ giá thành sản phẩm Tuy nhiên, ta cũng thấy các khoản giảm trừ mà cụ thể là giảm giá hàng bán tăng 84.772.554 VNĐ đã làm cho lợi nhuận sau thuế giảm đi một lượng tương ứng, điều này chứng tỏ Xí nghiệp đã quá chú trọng tới việc hạ giá thành mà chưa quan tâm tới chất lượng sản phẩm Lợi nhuận sau thuế tăng lên còn do doanh thu hoạt động tài chính và thu nhập khác tăng lên nhưng tăng với lượng không đáng kể Ngoài ra, chi phí quản lý của Xí nghiệp năm 2004 đã tăng lên so với năm 2003 là 22,887%, đây là một dấu hiệu không tốt, Xí nghiệp cần phải xem xét, sắp xếp lại công tác quản lý để giảm bớt chi phí quản lý nhằm làm tăng lợi nhuận cho Xí nghiệp.

Tóm lại, qua bảng kết quả hoạt động SXKD của Xí nghiệp In trong 2 năm qua ta thấy Xí nghiệp đang có những bước phát triển vững chắc Một trong những thành công lớn của Xí nghiệp là đã thực hiện tốt công tác tiết kiệm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm Đây là nhân tố phát triển theo chiều sâu mà Xí nghiệp cần phải phát huy hơn nữa để có được lợi nhuận cao hơn và tăng sức cạnh tranh của sản phẩm trên thị trường ngành in

Đặc điểm quá trình sản xuất:

Công nghệ sản xuất của Xí nghiệp In là yếu tố tạo ra sản phẩm cuối cùng của NXB Lao động - Xã hội, quyết định sự thành bại của NXB Vì chỉ một chi tiết nhỏ của quy trình công nghệ in bị sai phạm sẽ ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm mà chất lượng ở đây là cả về hình thức và nội dung của sản phẩm Một khi chất lượng sản phẩm không đạt yêu cầu thì toàn bộ lô hàng sẽ bị huỷ bỏ không được phép tiêu thụ trên thị trường theo đúng quy định của Luật Xuất bản

Hiện nay, Xí nghiệp In NXB Lao động - Xã hội đang sản xuất trên dây chuyền công nghệ in offset, mà quy trình công nghệ offset đòi hỏi việc in ấn phải trải qua

nhiều công đoạn: Đầu tiên là công tác chuẩn bị các yếu tố cần thiết cho quá trình sản xuất khép kín và lần lượt thực hiện các giai đoạn theo sơ đồ 1.2.

Sơ đồ 1.2: Quy trình công nghệ sản xuất của Xí nghiệp In

Sau khi ký kết hợp đồng với khách hàng, sản phẩm mẫu của khách hàng được chuyển đến phòng kế hoạch Tại đây, phòng kế hoạch tiến hành chuẩn bị, cân đối vật tư và lệnh cho các phân xưởng sản xuất

Tiếp sau đó, sản phẩm mẫu của khách hàng được chuyển cho phòng kỹ thuật Tại đây, sản phẩm mẫu được tách thành hai phần là: phần hình ảnh và phần chữ.

+Phần hình ảnh của sản phẩm mẫu được đưa lên máy chuyên dùng tách màu điện tử để tách thành những màu cơ bản như: xanh, đỏ, vàng, đen và một số màu đặc biệt Từ ảnh màu ta được một số phim đen trắng theo mật độ của từng màu trong ảnh, rồi sau đó được chuyển đến bộ phận bình bản của phân xưởng chế bản.

+Còn phần chữ của sản phẩm mẫu được chuyển đến bộ phận vi tính của phân xưởng chế bản.

Tại phân xưởng chế bản: phân xưởng này gồm ba bộ phận là: bộ phận vi tính, bộ phận bình bản và phơi bản.

Bộ phận vi tínhKhách

Phòng kế hoạch

Phòng kỹ thuật

Phân xưởng chế bản

Bộ phận bình bản

Bộ phận phơi bản

Phân xưởng inBộ phận

hoàn thiệnPhân xưởng hoàn thiệnBộ phận

máy daoKho

+Bộ phận vi tính: phần chữ của sản phẩm mẫu được đánh máy vi tính, căn chỉnh kích cỡ theo mẫu, rồi chuyển cho bộ phận bình bản

+Bộ phận bình bản: Tiến hành sắp xếp bố trí ảnh, chữ của một ấn phẩm theo đúng mẫu yêu cầu của khách hàng, tức là ảnh của bộ phận tách màu và chữ của bộ phận vi tính được bình bản, sắp xếp để phim theo các bản sao do khách hàng đưa đến chuyển phim theo mẫu đó cho bộ phận phơi bản.

+Bộ phận phơi bản: Tiến hành chụp từ phim sang bản kẽm in, kẽm in sẽ được tạo ra với hình ảnh và chữ in được thể hiện theo công nghệ, sau đó kẽm in được chuyển cho phân xưởng in.

Phân xưởng in: Kẽm in được chuyển tới phân xưởng in sau đó được lắp vào máy in, từ máy in cho ra các sản phẩm in theo đúng mẫu mã Máy in vận hành theo nguyên lý sau: Kẽm in theo lô mực và nước tiếp xúc lên lô chuyển mực và in vào giấy, từ đó cho ra sản phẩm dở dang và được chuyển tới phân xưởng hoàn thiện.

Phân xưởng hoàn thiện: Phân xưởng này gồm hai bộ phận là: bộ phận hoàn thiện và bộ phận máy dao.

+Bộ phận hoàn thiện: Sản phẩm dở dang tiếp tục được qua các công đoạn: gấp, khâu, ghim, vào bìa, cán láng bằng thủ công hoặc bằng máy tuỳ theo từng loại sản phẩm, rồi được chuyển tới bộ phận máy dao.

+Bộ phận máy dao: Tại đây, sản phẩm dở dang được cắt, xén hoàn chỉnh bằng máy dao một mặt hoặc máy dao ba mặt tuỳ theo từng loại sản phẩm, sau đó thành phẩm sẽ được giao ngay cho khách hàng không qua nhập kho hoặc nhập kho thành phẩm nếu khách hàng không kịp đến nhận hàng

1.1.4 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của Xí nghiệp

Việc tổ chức thực hiện các chức năng nhiệm vụ hạch toán kế toán trong một đơn vị hạch toán cơ sở do bộ máy kế toán đảm nhiệm Do vậy, cần thiết phải tổ chức hợp lý bộ máy kế toán cho đơn vị trên cơ sở định hình khối lượng công tác kế toán cũng như chất lượng cần phải đạt về hệ thống thông tin kế toán Bộ máy kế toán trên góc độ tổ chức lao động kế toán là tập hợp đồng bộ các cán bộ nhân viên kế toán để đảm bảo thực hiện khối lượng công tác kế toán phần hành với đầy đủ các chức năng thông tin và kiểm tra hoạt động của đơn vị cơ sở Các nhân viên kế toán trong một bộ máy kế toán có mối liên hệ chặt chẽ qua lại xuất phát từ sự phân công lao động phần hành trong bộ máy Mỗi cán bộ, nhân viên đều được quy định rõ chức năng, nhiệm

vụ, quyền hạn, để từ đó tạo thành mối liên hệ có tính vị trí, lệ thuộc, chế ước lẫn nhau Guồng máy kế toán hoạt động được có hiệu quả là do sự phân công, tạo lập mối liên hệ chặt chẽ giữa các nhân viên kế toán theo tính chất khác nhau của khối lượng công tác kế toán của từng đơn vị.

Mô hình tổ chức bộ máy kế toán của Xí nghiệp In NXB Lao động - Xã hội.Xuất phát từ đặc điểm tổ chức SXKD và quản lý hiện nay, Xí nghiệp In NXB Lao động - Xã hội đã tổ chức bộ máy kế toán theo loại hình tổ chức công tác kế toán tập trung Đây là loại hình tổ chức phù hợp với quy mô hiện tại của Xí nghiệp, nó phát huy được vai trò, nhiệm vụ cung cấp các thông tin tài chính một cách kịp thời, chính xác phục vụ cho quá trình ra quyết định; đồng thời nó cũng đảm bảo cho kết quả mà hệ thống kế toán của Xí nghiệp đem lại phải lớn hơn nhiều so với chi phí phục vụ cho bản thân nó Mô hình tổ chức bộ máy kế toán của Xí nghiệp được mô tả theo sơ đồ 1.3 dưới đây

Sơ đồ 1.3: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán của Xí nghiệp In

Chức năng và nhiệm vụ của kế toán trong Xí nghiệp In NXB Lao động - Xã hội

Kế toán vốn bằng

Kế toánTSCĐ

Kế toán NVL

Kế toán

tiền lương

Kế toán tập hợp chi phí và

tiêu thụ

Kế toán công nợ

Thủ quỹKế toán

trưởng

Phòng kế toán của Xí nghiệp In có chức năng và nhiệm vụ tổ chức quản lý và sử dụng các nguồn vốn đúng mục đích và có hiệu quả Khi có các kế hoạch sản xuất, đầu tư, xây dựng, phòng kế toán phải xây dựng kế hoạch tài chính, nhằm đáp ứng kịp thời theo thời gian và tiến độ Các chứng từ thu - chi phải mở sổ sách ghi chép lưu giữ đầy đủ, rõ ràng, cuối mỗi tháng, quý, năm phải làm báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán theo đúng Luật kế toán và các văn bản hướng dẫn của Bộ, ngành có liên quan Phòng kế toán có trách nhiệm quản lý, theo dõi, sử dụng các quỹ đã được Giám đốc phê duyệt và trích nộp theo đúng chế dộ quy định của Nhà nước và NXB Sau mỗi kỳ kinh doanh ngắn hạn và dài hạn bên cạnh việc lập báo cáo, phòng kế toán phải có trách nhiệm phân tích, đánh giá đúng thực trạng tình hình tài chính của Xí nghiệp In NXB Lao động - Xã hội để từ đó đề xuất, kiến nghị những biện pháp nhằm phát huy những mặt mạnh, có hiệu quả và khắc phục những mặt tồn tại, chưa hiệu quả.

Do đặc điểm SXKD và quy mô hoạt động nên hiện nay phòng kế toán của Xí nghiệp In NXB Lao động - Xã hội được biên chế 8 cán bộ với khả năng chuyên môn khá thành thạo:

Kế toán trưởng: là người chịu trách nhiệm cao nhất về công tác tổ chức, vận hành bộ máy kế toán của Xí nghiệp, có trách nhiệm kiểm tra, giám sát tình hình hoạt động tài chính, kế toán, kết quả SXKD và tình hình thu nộp cho Ngân sách Nhà nước, đảm bảo cho hoạt động của Xí nghiệp đạt hiệu quả cao nhất, chịu trách nhiệm trước Ban giám đốc Xí nghiệp về tính hợp pháp, hợp lí của các chỉ tiêu trong hệ thống báo cáo tài chính Tổ chức phân tích hoạt động kinh tế trong Xí nghiệp một cách thường xuyên, nhằm đánh giá đúng đắn tình hình kết quả và hiệu quả kế hoạch sản xuất của Xí nghiệp, phát hiện những lãng phí và thiệt hại đã xảy ra, những việc làm không có hiệu quả, những trì trệ trong SXKD để có biện pháp khắc phục, bảo đảm kết quả hoạt động và doanh lợi của Xí nghiệp ngày càng tăng Thông qua công tác tài chính - kế toán, tham gia nghiên cứu cải tiến tổ chức sản xuất, xây dựng phương án sản phẩm, cải tiến quản lý kinh doanh của Xí nghiệp nhằm khai thác khả năng tiềm tàng, tiết kiệm và nâng cao không ngừng hiệu quả của nguồn vốn Khai thác và sử dụng có hiệu quả mọi nguồn vốn vào SXKD, bảo đảm và phát huy chế độ tự chủ tài chính của Xí nghiệp.

Kế toán vốn bằng tiền: là người chịu trách nhiệm về các khoản mục như tiền mặt, tiền gửi ngân hàng Kế toán vốn bằng tiền phải tuân thủ theo các nguyên tắc, chế

độ quản lý tiền tệ của Nhà nước như: Sử dụng đơn vị tiền tệ thống nhất là đồng Việt Nam; Hàng ngày, phản ánh tình hình thu, chi và tồn quỹ tiền mặt, thường xuyên đối chiếu tiền mặt tồn quỹ thực tế với sổ sách, phát hiện và xử lý kịp thời các sai sót trong việc quản lý và sử dụng tiền mặt; Phản ánh tình hình tăng, giảm và số dư tiền gửi ngân hàng hàng ngày, giám sát việc chấp hành chế độ thanh toán không dùng tiền mặt; Phản sánh các khoản tiền đang chuyển, kịp thời phát hiện nguyên nhân làm cho tiền đang chuyển bị ách tắc để Xí nghiệp có biện pháp thích hợp, giải phóng nhanh tiền đang chuyển kịp thời; Kiểm tra và giám đốc chặt chẽ việc chấp hành chế độ thu, chi và quản lý tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và các quy định trong chế độ quản lý lưu thông tiền tệ hiện hành.

Kế toán TSCĐ: Tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp số liệu một cách chính xác, đầy đủ kịp thời về số lượng, hiện trạng và giá trị TSCĐ hiện có, tình hình tăng, giảm và di chuyển TSCĐ trong nội bộ Xí nghiệp nhằm giám sát chặt chẽ việc mua sắm, đầu tư, việc bảo quản và sử dụng TSCĐ; Phản sánh kịp thời giá trị hao mòn của TSCĐ trong quá trình sử dụng, tính toán khấu hao theo phương pháp đường thẳng, phân bổ chính xác số khấu hao vào chi phí SXKD trong kỳ; Tham gia lập kế hoạch sửa chữa, dự toán sửa chữa TSCĐ, phản ánh chính xác chi phí sửa chữa TSCĐ, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch sửa chữa và dự toán chi phí sửa chữa TSCĐ; Tham gia kiểm kê, kiểm tra định kỳ hay bất thường TSCĐ, tham gia đánh giá lại TSCĐ khi cần thiết, tổ chức phân tích tình hình bảo quản và sử dụng TSCĐ ở Xí nghiệp.

Kế toán NVL: Có nhiệm vụ tổ chức chứng từ, TK kế toán, sổ kế toán phù hợp để hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song; Thực hiện ghi chép, tính toán, phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời số lượng, chất lượng và giá thành thực tế của NVL nhập kho; Tập hợp và phản ánh đầy đủ, chính xác, kịp thời số lượng và giá trị NVL xuất kho, kiểm tra tình hình chấp hành các định mức tiêu hao NVL; Phân bổ hợp lý giá trị NVL sử dụng vào các đối tượng tập hợp chi phí SXKD Tình toán và phản ánh chính xác số lượng và giá trị NVL tồn kho, phát hiện kịp thời NVL thiếu, thừa, ứ đọng, kém phẩm chất để Xí nghiệp có biện pháp xử lý kịp thời, hạn chế đến mức tối đa thiệt hại có thể xảy ra.

Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương: Có nhiệm vụ tổ chức hạch toán và thu thập đầy đủ, đúng đắn các chỉ tiêu ban đầu theo yêu cầu quản lý về lao động theo từng người lao động, từng đơn vị lao động; Phản ánh, ghi chép, tổng hợp số liệu về số lượng lao động, thời gian kết quả lao động, tính lương và trích các

khoản theo lương, phân bổ chi phí nhân công theo đúng đối tượng sử dụng lao động; Hướng dẫn, kiểm tra các nhân viên hạch toán ở các phân xưởng, các bộ phận SXKD, các phòng ban thực hiện đầy đủ các hạch toán nghiệp vụ lao động, tiền lương đúng chế độ đúng phương pháp; Theo dõi tình hình thanh toán tiền lương, tiền thưởng, các khoản phụ cấp, trợ cấp cho người lao động; Lập báo cáo về lao động, tiền lương phục vụ cho công tác quản lý Nhà nước và quản lý của Xí nghiệp.

Kế toán công nợ: Có nhiệm vụ theo dõi các khoản phải thu, phải trả giữa Xí nghiệp In NXB Lao động - Xã hội với khách hàng hoặc nhà cung cấp Đối với các khoản phải trả: Mọi khoản nợ phải trả của Xí nghiệp đều phải được kế toán ghi chi tiết theo từng đối tượng, từng nghiệp vụ thanh toán Số nợ phải trả của Xí nghiệp trên TK tổng hợp phải bằng tổng số nợ phải trả trên TK chi tiết của các chủ nợ; Thanh toán kịp thời, đúng hạn các công nợ cho các chủ nợ, tránh gây tình trạng kéo dài thời hạn trả nợ Đối với các khoản phải thu: Kế toán phải theo dõi chi tiết cho từng đối tượng phải thu, từng khoản phải thu, từng đơn đặt hàng và từng lần thanh toán; Mọi khoản nợ phải thu của Xí nghiệp đều phải được kế toán ghi chi tiết theo từng đối tượng, từng nghiệp vụ thanh toán, số nợ phải thu của Xí nghiệp trên TK tổng hợp phải bằng tổng số nợ phải thu trên TK chi tiết của các con nợ; Trong kế toán chi tiết, kế toán phải tiến hành phân loại các khoản nợ phải thu theo đối tượng và thời hạn thanh toán để có biện pháp thu hồi nợ kịp thời Trường hợp một đối tượng vừa có công nợ phải thu, vừa có công nợ phải trả, sau khi hai bên đối chiếu, xác nhận nợ có thể lập chứng từ để thanh toán bù trừ.

Kế toán tập hợp chi phí và tiêu thụ: Phản ánh và ghi chép đầy đủ, kịp thời và

chính xác các khoản doanh thu, các khoản giảm trừ doanh thu và chi phí của từng hoạt động, từng phân xưởng, phòng ban trong Xí nghiệp; Đồng thời, phản ánh và tính toán chính xác kết quả của từng hoạt động, giám sát tình hình thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước và tình hình phân phối kết quả các hoạt động; Định kỳ cung cấp các thông tin kế toán phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính.

Thủ quỹ: Mọi nghiệp vụ liên quan đến thu, chi, giữ gìn bảo quản tiền mặt do thủ quỹ chịu trách nhiệm thực hiện Thủ quỹ do Giám đốc Xí nghiệp chỉ định và chịu trách nhiệm giữ quỹ Thủ quỹ không được nhờ người khác làm thay Trường hợp cần thiết thì phải làm thủ tục uỷ quyền cho người làm thay và được sự đồng ý bằng văn bản của Giám đốc Xí nghiệp Thủ quỹ phải thường xuyên kiểm tra quỹ,

đảm bảo tiền mặt tồn quỹ phải phù hợp với số dư trên Sổ quỹ Hàng ngày sau khi thu, chi tiền thủ quỹ phải ghi vào Sổ quỹ, cuối ngày phải lập báo cáo quỹ nộp cho kế toán.1.1.5 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của Xí nghiệp

Xí nghiệp In là một DN Nhà nước trực thuộc NXB Lao động - Xã hội, do Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội quản lý Vì vậy, chế độ kế toán áp dụng tại Xí nghiệp là chế độ kế toán ban hành theo Quyết định số 1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 01 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài chính.

Hiện nay, tại Xí nghiệp In:

Niên độ kế toán được bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 dương lịch hàng năm

Phương pháp tính thuế GTGT là phương pháp khấu trừ.

Phương pháp hạch toán hàng tồn kho là phương pháp kê khai thường xuyên.Kế toán chi tiết NVL được hạch toán theo phương pháp thẻ song song.Phương pháp tính giá hàng xuất kho là phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ.Phương pháp tính khấu hao TSCĐ được thực hiện theo phương pháp đường thẳng.

Hình thức kế toán áp dụng là hình thức CTGS.

1.1.5.1.Hệ thống chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán là những chứng minh bằng giấy tờ về nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh và thực sự hoàn thành Do đó, mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong hoạt động SXKD của mọi đơn vị kế toán đều phải lập chứng từ Việc tổ chức chứng từ kế toán khoa học tạo điều kiện để ghi sổ kịp thời, mã hoá thông tin kế toán và lập báo cáo kế toán kịp thời; đồng thời, đảm bảo cho thông tin kế toán chính xác, trung thực, hợp lý nâng cao tính pháp lý và tính kiểm tra của thông tin kế toán ngay từ giai đoạn đầu của công tác kế toán.

Chế độ chứng từ kế toán gồm hai hệ thống: Hệ thống chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc và hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn.

Hệ thống chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc là hệ thống chứng từ phản ánh các quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân hoặc có yêu cầu quản lý chặt chẽ mang tính chất phổ biến rộng rãi Đối với loại chứng từ này Nhà nước tiêu chuẩn hoá về quy

cách mẫu biểu, chỉ tiêu phản ánh, phương pháp lập và áp dụng thống nhất cho tất cả các lĩnh vực, các thành phần kinh tế.

Hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn chủ yếu là những chứng từ sử dụng trong nội bộ đơn vị Nhà nước hướng dẫn các chỉ tiêu đặc trưng để các ngành, các thành phần kinh tế trên cơ sở đó vận dụng vào từng trường hợp cụ thể thích hợp Các ngành, các lĩnh vực có thể thêm, bớt một số chỉ tiêu đặc thù, hoặc thay đổi thiết kế mẫu biểu cho thích hợp với việc ghi chép và yêu cầu nội dung phải phản ánh nhưng phải đảm bảo tính pháp lý cần thiết của chứng từ.

Dựa vào chế độ kế toán áp dụng là chế độ kế toán ban hành theo Quyết định số 1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 01 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài chính, đồng thời căn cứ vào quy mô sản xuất; đặc điểm SXKD, trình độ và yêu cầu tổ chức quản lý Xí nghiệp In NXB Lao động - Xã hội đã đăng ký sử dụng những loại chứng từ sau:

Chứng từ lao động tiền lương gồm có: Bảng chấm công (BB), bảng thanh toán tiền lương (BB), danh sách người lao động hưởng trợ cấp BHXH (BB), bảng thanh toán tiền thưởng (BB), phiếu xác nhận sản phẩm hoàn thành (HD), phiếu báo làm thêm giờ (HD), biên bản điều tra tai nạn lao động (HD).

Chứng từ hàng tồn kho gồm có: Phiếu nhập kho (BB), phiếu xuất kho (BB), biên bản kiểm nghiệm vật tư (HD), lệnh sản xuất, giấy xin lĩnh vật tư, thẻ kho (BB), biên bản kiểm kê vật tư (sản phẩm, hàng hoá) (BB).

Chứng từ bán hàng gồm có: Hoá đơn GTGT (BB), phiếu xuất kho (BB).

Chứng từ tiền tệ gồm có: Phiếu thu (BB), phiếu chi (BB), giấy đề nghị tạm ứng (HD), giấy thanh toán tiền tạm ứng (BB), bảng kiểm kê quỹ (BB).

Chứng từ TSCĐ gồm có: Biên bản giao nhận TSCĐ (BB), Biên bản thanh lý TSCĐ (BB), biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành (HD).

Tóm lại, Xí nghiệp In NXB Lao động - Xã hội đã thực hiện đúng chế độ kế toán do Bộ Tài chính quy định về chứng từ Các chứng từ kế toán được ghi chép đầy đủ, kịp thời và đúng với thực tế phát sinh Dựa vào các chứng từ, kế toán từng phần hành ghi chép vào các sổ sách kế toán liên quan, đảm bảo cung cấp kịp thời, trung thực và chính xác thông tin kế toán phục vụ cho quá trình ra quyết định của Ban giám đốc Xí nghiệp.

1.1.5.2.Hệ thống TK kế toán

Xuất phát từ đặc điểm tổ chức SXKD; trình độ phân cấp quản lý kinh tế tài chính Hiện nay, Xí nghiệp In NXB Lao động - Xã hội đang sử dụng hệ thống TK bao gồm hầu hết các TK được ban hành theo Quyết định số 1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 01 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài chính và các TK đã sửa đổi, bổ sung theo các thông tư hướng dẫn đã ban hành của Bộ Tài chính Nhưng do điều kiện hoạt động SXKD, NXB không sử dụng một số TK như: TK 121, TK128, TK 129, TK144, TK 221, TK 228, TK 229, TK 244, TK337, TK 343, TK 344, TK 412, TK 461, TK 611, TK 623, TK 641 (Xí nghiệp In sản xuất theo đơn đặt hàng nên các chi phí bán hàng (chi phí vận chuyển, bốc dỡ thành phẩm cho khách hàng…) đã tính vào giá thành thành phẩm của đơn đặt hàng nên không có TK 641).

Đồng thời, để đáp ứng yêu cầu quản lý và thực hiện công tác hạch toán, Xí nghiệp còn mở thêm các TK cấp hai, để theo dõi và quản lý Hệ thống TK kế toán của Xí nghiệp được trình bày chi tiết theo biểu 1.1 dưới đây.

Biểu 1.1: Hệ thống TK kế toán của Xí nghiệp In

BỘ LAO ĐỘNG THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI

Nhà xuất bản Lao động - Xã hội

1111 Tiền Việt Nam1112 Ngoại tệ

112Tiền gửi ngân hàng

1121 Tiền Việt Nam1122 Ngoại tệ

131Phải thu của khách hàng

131PL Phải thu của khách hàng Tạp chí Nhà nước và Pháp luật131PC Phải thu của khách hàng Cục Phòng chống TNXH131PT Phải thu của khách hàng Tạp chí Kinh tế phát triển131P33 Phải thu của khách hàng NXB CAND

131AK Phải thu của khách hàng NXB VHDT

131TC Phải thu của khách hàng Tạp chí Nông nghiệp

TKTên TK

131T30 Phải thu của khách hàng Tạp chí Tài chính

131VH Phải thu của khách hàng Tạp chí Văn học nước ngoài131MP Phải thu của khách hàng Dự án Cevi

131NC Phải thu của khách hàng Trung tâm nghiên cứu cộng đồng131DC Phải thu của khách hàng Trường PTTH Diễn Châu

131HH Phải thu của khách hàng Công ty TNHH Hải Hà

131S66 Phải thu của khách hàng Công ty XD & QC in ấn Thắng Lợi131VA Phải thu của khách hàng Công ty TNHH Việt Anh

131AT Phải thu của khách hàng Công ty TNHH Anh Tuấn

131AĐ Phải thu của khách hàng Công ty phát triển thương mại Anh Đức

133Thuế GTGT được khấu trừ

1331 Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hoá dịch vụ13311 Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hoá dịch vụ13312 Thuế GTGT hàng nhập khẩu

13313 Thuế GTGT được hoàn lại, trả lại nhà cung cấp13314 Thuế GTGT của hàng hoá thuộc diện được khấu trừ1332 Thuế GTGT được khấu trừ của TSCĐ

136Phải thu nội bộ

1361 Phải thu nội bộ vốn kinh doanh tại các đơn vị1368 Phải thu nội bộ khác

138Phải thu khác

1381 Tài sản thiếu chờ xử lý1388 Phải thu khác

139Dự phòng phải thu khó đòi

142Chi phí trả trước

1421 Chi phí trả trước1422 Chi phí chờ kết chuyển

14221 Chi phí bán hàng chờ kết chuyển14222 Chi phí quản lý chờ kết chuyển

TKTên TK151Hàng mua đang đi trên đường

152Nguyên liệu, vật liệu

1521 NVL giấy 1522 NVL bản kẽm1523 NVL mực

1524 NVL phụ, nhiên liệu1525 Phụ tùng thay thế1527 Phế liệu thu hồi1528 NVL khác

153Công cụ, dụng cụ154Chi phí SXKD dở dang

2114 Phương tiện vận tải, truyền dẫn2115 Thiết bị, dụng cụ quản lý2118 TSCĐ khác

212TSCĐ thuê tài chính

2132 Quyền phát hành sách2133 Bản quyền, bằng sáng chế2135 Phần mềm máy tính2138 TSCĐ vô hình khác

2141 Hao mòn TSCĐ hữu hình2142 Hao mòn TSCĐ thuê tài chính2143 Hao mòn TSCĐ vô hình

TKTên TK222Góp vốn liên doanh

241Xây dựng cơ bản dở dang

2411 Mua sắm TSCĐ2412 Xây dựng cơ bản2413 Sửa chữa lớn TSCĐ

242Chi phí trả trước dài hạn

3111 Vay ngắn hạn : VNĐ3112 Vay ngắn hạn : Ngoại tệ

315Nợ/vay dài hạn đến hạn trả331Phải trả cho người bán

331BB Phải trả cho người bán Công ty sản xuất bao bì & hàng xuất khẩu331ĐT Phải trả cho người bán Công ty cổ phần Đông Tác

331VH Phải trả cho người bán Công ty in Văn hoá phẩm331NC Phải trả cho người bán Công ty TNHH Ngọc Châu

331MH Phải trả cho người bán Công ty TNHH thương mại Mạnh Hùng331TT Phải trả cho người bán Công ty TNHH TM & BB Tuấn Thịnh331TL Phải trả cho người bán Công ty TNHH TM & DV Thăng Long331TN Phải trả cho người bán Công ty in Thống Nhất

331DO Phải trả cho người bán Công ty TNHH TM SX Dương Oanh

331HP Phải trả cho người bán Công ty cổ phần Văn hoá phẩm bao bì Hà Nội331BC Phải trả cho người bán Công ty TNHH Bảo Châu

331AS Phải trả cho người bán Doanh nghiệp tư nhân An Sơn

331VP Phải trả cho người bán Công ty cổ phần SX & TM Việt Phương331TB Phải trả cho người bán Công ty TNHH thiết bị in & sản xuất bao bì331NL Phải trả cho người bán Cửa hàng Ninh Ly

331ĐL Phải trả cho người bán Công ty TNHH Đức Lâm

331PT Phải trả cho người bán Công ty TNHH TM phụ tùng, thiết bị SP H331ND Phải trả cho người bán Công ty CN giấy và SX bao bì Ngọc Diệp331TX Phải trả cho người bán Công ty in TM TTX Việt Nam

331CG Phải trả cho người bán BB & hàng xuất khẩu Cầu Gỗ

TKTên TK

333Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước

3331 Thuế GTGT phải nộp33311 Thuế GTGT đầu ra phải nộp33312 Thuế GTGT hàng nhập khẩu

33313 Thế GTGT được giảm, hàng bán bị trả lại3333 Thuế xuất, nhập khẩu

33332 Thuế nhập khẩu

3334 Thuế thu nhập doanh nghiệp3338 Các loại thuế khác

3339 Phí, lệ phí, các khoản phải nộp khác33391 Các khoản phụ thu

33392 Các khoản phí, lệ phí33393 Các khoản phải nộp khác

334Phải trả công nhân viên335Chi phí phải trả

3351 Phần lãi vay phải trả3352 Chi phí phải trả khác

TKTên TK414Quỹ đầu tư phát triển

415Quỹ dự phòng tài chính421Lãi chưa phân phối

4211 Lãi năm trước 4212 Lãi năm nay

431Quỹ khen thưởng, phúc lợi

4311 Quỹ khen thưởng4312 Quỹ phúc lợi

4313 Quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ

441Nguồn vốn đầu tư

451Quỹ quản lý của cấp trên

466Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ511Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

5111 Doanh thu bán hàng hoá5112 Doanh thu bán thành phẩm

51121 Doanh thu sách LĐXH51122 Doanh thu bán mẫu biểu51123 Doanh thu sách đặt in5113 Doanh thu cung cấp dịch vụ

51131 Doanh thu cấp phép lịch51132 Doanh thu cấp phép sách5114 Doanh thu trợ cấp, trợ giá

512Doanh thu nội bộ

5121 Doanh thu bán hàng hoá nội bộ5122 Doanh thu bán sản phẩm nội bộ5123 Doanh thu dịch vụ nội bộ

515Doanh thu hoạt động tài chính

TKTên TK521Chiết khấu thương mại

5211 Chiết khấu hàng hoá5212 Chiết khấu thành phẩm 5213 Chiết khấu dịch vụ

531Hàng bán bị trả lại

5311 Hàng hoá5312 Thành phẩm5313 Dịch vụ

532Giảm giá hàng bán

5321 Hàng hoá5322 Thành phẩm 5323 Dịch vụ

621Chi phí NVL trực tiếp622Chi phí nhân công trực tiếp627Chi phí sản xuất chung

6271 Chi phí nhân viên phân xưởng6272 Chi phí nhân viên quản lý6273 Chi phí điện sản xuất6274 Chi phí khấu hao TSCĐ6275 Chi phí sản xuất thuê ngoài6276 Chi phí dịch vụ mua ngoài6278 Chi phí bằng tiền khác6279 Chi phí sách đặt in

631Giá thành sản xuất632Giá vốn hàng bán635Chi phí tài chính

6351 Chi phí tài chính6352 Chi phí lãi vay

6354 Chi phí tài chính khác

642Chi phí quản lý doanh nghiệp

6421 Chi phí nhân viên quản lý

TKTên TK

6422 Chi phí vật liệu quản lý6423 Đồ dùng văn phòng6424 Khấu hao TSCĐ6425 Thuế, phí và lệ phí6426 Trả lãi vay

6427 Trả lãi vay ngắn hạn6428 Chi phí bằng tiền khác

64281 Chi tiếp khách64282 Xăng ô tô64283 Điện thoại64284 Điện thắp sáng64285 Chi khác

N002Vật tư hàng hoá giữ hộ, nhận gia côngN003Hàng hoá nhận bán hộ, ký gửi

N004Nợ khó đòi đã xử lýN007Ngoại tệ các loạiN008Hạn mức kinh phí

N009Nguồn vốn khấu hao cơ bản

Ngày 01 tháng 01 năm 2005

1.1.5.3.Hệ thống sổ kế toán

Hiện tại, Xí nghiệp In NXB Lao động - Xã hội đang áp dụng hình thức kế toán CTGS Đây là hình thức khỏ phổ biến thích hợp với mọi loại hình đơn vị và rất thuận tiện cho việc áp dụng kế toán máy Theo hình thức này thì Xí nghiệp In đang sử dụng hệ thống sổ đó là: Sổ éăng ký CTGS, Sổ Cái, cỏc S?, th? k? toỏn chi ti?t.

Sổ đăng ký CTGS: là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian Sổ này vừa dùng để đăng ký các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, quản lý CTGS, vừa để kiểm tra, đối chiếu số liệu với Bảng Cân đối số phát sinh.

Sổ Cái: là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo TK kế toán được sử dụng trong Xí nghiệp Số liệu ghi trên Sổ Cái dùng để kiểm tra, đối chiếu với số liệu ghi trên Sổ đăng ký CTGS, các Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết, dùng để lập các báo cáo tài chính.

Sổ kế toán chi tiết: là sổ dùng để phản ánh chi tiết cụ thể từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng đối tượng kế toán riêng biệt mà trên sổ kế toán tổng hợp chưa phản ánh được Số liệu trên Sổ kế toán chi tiết cung cấp các chỉ tiêu chi tiết về tình hình tài sản, vật tư, tiền vốn, tình hình hoạt động và kết quả SXKD của Xí nghiệp và làm căn cứ để lập báo cáo tài chính.

Để thực hiện công tác kế toán nhanh chóng và chính xác, phòng kế toán của Xí nghiệp In đã được trang bị máy vi tính từ nhiều năm nay và hiện nay phần lớn công tác kế toán được thực hiện trên máy bằng phần mềm Fast Accounting 2004 Và tới đây Xí nghiệp dang chuẩn bị cài đặt hệ thống mạng nội bộ sẽ giúp cho công tác kế toán của Xí nghiệp In với kế toán trung tâm của NXB Lao động - Xã hội được thuận lợi hơn rất nhiều Đây cũng là một cố gắng lớn của NXB trong quá trình hiện đại hoá tổ chức công tác kế toán, giảm nhẹ khối lượng công việc cho kế toán, tăng khả năng phục vụ của bộ phận kế toán.

Với việc thực hiện công tác kế toán bằng máy, việc nhập chứng từ do kế toán phần hành đảm nhiệm còn kế toán tổng hợp chịu trách nhiệm lên các báo cáo trên máy.

Kế toán nhập chứng từ và kiểm tra tính đúng đắn của các thông tin kế toán thu được, các công việc còn lại do máy tính tự thực hiện Chứng từ khi về sẽ được chuyển cho kế toán thanh toán để làm thủ tục thanh toán (nếu cần), sau đó kế toán tổng hợp

Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

Chứng từ kế toán

Tệp nghiệp vụ

Tệp tổng hợp

Báo cáo tài chính

định khoản và tập hợp để Phụ trách kế toán duyệt, sau đó được đưa sang Trưởng phòng kế toán của NXB và Giám đốc phê duyệt Chỉ khi đã có đủ chữ ký hợp lệ, chứng từ mới được nhập vào máy và từ đó số liệu không được thay đổi Đồng thời mỗi kế toán phần hành tuỳ theo nhiệm vụ của mình có trách nhiệm lưu giữ, bảo quản các chứng từ liên quan một cách khoa học.

Sơ đồ 1.4: Quy trình thực hiện kế toán trên máy