Hệ thống kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp In, Nhà xuất bản Lao động - Xã hội

Hệ thống chứng từ kế toán

Việc tổ chức chứng từ kế toán khoa học tạo điều kiện để ghi sổ kịp thời, mã hoá thông tin kế toán và lập báo cáo kế toán kịp thời; đồng thời, đảm bảo cho thông tin kế toán chính xác, trung thực, hợp lý nâng cao tính pháp lý và tính kiểm tra của thông tin kế toán ngay từ giai đoạn đầu của công tác kế toán. Chứng từ lao động tiền lương gồm có: Bảng chấm công (BB), bảng thanh toán tiền lương (BB), danh sách người lao động hưởng trợ cấp BHXH (BB), bảng thanh toán tiền thưởng (BB), phiếu xác nhận sản phẩm hoàn thành (HD), phiếu báo làm thêm giờ (HD), biên bản điều tra tai nạn lao động (HD).

Hệ thống TK kế toán

Dựa vào các chứng từ, kế toán từng phần hành ghi chép vào các sổ sách kế toán liên quan, đảm bảo cung cấp kịp thời, trung thực và chính xác thông tin kế toán phục vụ cho quá trình ra quyết định của Ban giám đốc Xí nghiệp. Hiện nay, Xí nghiệp In NXB Lao động - Xã hội đang sử dụng hệ thống TK bao gồm hầu hết các TK được ban hành theo Quyết định số 1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 01 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài chính và các TK đã sửa đổi, bổ sung theo các thông tư hướng dẫn đã ban hành của Bộ Tài chính. 331MH Phải trả cho người bán Công ty TNHH thương mại Mạnh Hùng 331TT Phải trả cho người bán Công ty TNHH TM & BB Tuấn Thịnh 331TL Phải trả cho người bán Công ty TNHH TM & DV Thăng Long 331TN Phải trả cho người bán Công ty in Thống Nhất.

Hệ thống sổ kế toán

Các báo cáo tài chính phản ánh một cách hệ thống tình hình tài sản của đơn vị tại những thời điểm, kết quả hoạt động kinh doanh và tình hình sử dụng vốn trong những thời kỳ nhất định; đồng thời được giải trình, giúp cho các đối tượng sử dụng thông tin tài chính nhận biết được thực trạng tài chính, tình hình SXKD của đơn vị để ra các quyết định phù hợp. Việc thu mua lại thuận tiện nên Xí nghiệp In không phải nhập khẩu từ nước ngoài mà tất cả các loại giấy in, mực in, bản in, đều được mua của các nhà sản xuất trong nước và của các nhà sản xuất nước ngoài thông qua việc mua lại của một số nhà phân phối trong nước. Ngoài ra Xí nghiệp In còn tận dụng những NVL thu được từ sản xuất như: giấy tiết kiệm, phế liệu… Nguồn nhập NVL khai thác trên thị trường theo giá thoả thuận, phương thức mua của Xí nghiệp theo hình thức cung cấp thường xuyên theo nhu cầu mặt hàng.

Phân loại NVL tại Xí nghiệp

NVL của Xí nghiệp là những loại NVL khó bảo quản, dễ bị hư hỏng, giấy dễ bị ố vàng, dễ cháy, độ hút ẩm cao nên vào những ngày không khí ẩm thấp rất dễ bị ẩm mốc giấy; mực in dễ bị phai màu. Từ đặc điểm NVL của Xí nghiệp như vậy nên Xí nghiệp cần phải có biện pháp bảo quản, dự trữ NVL cho tốt, để đảm bảo cung cấp một cách đầy đủ và kịp thời cho sản xuất những NVL tốt nhất nhằm đem lại hiệu quả SXKD cao nhất. Phế liệu thu hồi: phần lớn là giấy in hỏng, lừi giấy, lề giấy, giấy xước ở bờn ngoài các lô giấy cuộn, giấy rối, bìa giấy các loại, các bản kẽm hỏng được thu hồi về kho.

Công tác quản lý NVL tại Xí nghiệp

Để bảo quản NVL một cách tốt nhất, Xí nghiệp đã đầu tư xây dựng kho tàng với một diện tích lớn, với 3 kho đó là kho NVL chính, kho NVL phụ và vật liệu khác, kho phụ tùng thay thế và nhiên liệu. Mục đích của việc xây dựng thành 3 kho riêng rẽ là để cho việc dễ quản lý, cánh biệt các vật liệu được với nhau tạo sự thông thoáng để tránh gây cháy, nổ vào mùa hanh khô và nóng lực, ẩm mốc vào mùa mưa. Hệ thống kho tàng của Xí nghiệp nhìn chung là khang trang và bố trí hết sức khoa học, nhân viên thủ kho có tinh thần trách nhiệm và trình độ chuyên môn cao, việc bố trí thủ kho hợp lý tránh được việc kiêm nhiệm chức năng thủ kho với tiếp liệu và kế toán NVL.

Tính giá NVL tại Xí nghiệp

Chứng từ và kế toán chi tiết NVL tại Xí nghiệp 1. Nghiệp vụ nhập kho NVL

Tuy nhiên chứng từ này chỉ được lập trong trường hợp NVL được nhập kho với số lượng lớn hoặc NVL đòi hỏi cao về chất lượng và quy cách (trong trường hợp nhập kho với số lượng nhỏ thì người giao hàng đưa Phiếu xuất kho của bên bán cho thủ kho xác nhận số nhập kho và ký nhận). Phiếu nhập kho cũng do phòng vật tư lập và là chứng từ phản ánh số lượng và giá NVL thực nhập qua kho trước khi xuất dùng hoặc xuất bán, là căn cứ để ghi Thẻ kho, thanh toán tiền hàng, xác định trách nhiệm đối với những người có liên quan và dùng để ghi nhận vào sổ kế toán. Trước khi tiến hành lập Phiếu nhập kho, cán bộ phòng vật tư có trách nhiệm kiểm tra các chứng từ hợp lý, hợp lệ bao gồm: Hoá đơn GTGT của người bán (phải có đầy đủ tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán) và Biên bản kiểm nghiệm.

PHIẾU NHẬP KHO

Nghiệp vụ xuất kho NVL

Đối với những NVL xuất dùng cho sản xuất sản phẩm, trước khi tiến hành sản xuất một đơn đặt hàng nào đó, phòng kế hoạch của Xí nghiệp tiến hành tính toán từ đó tính ra mức tiêu hao giấy, bản in và các chỉ tiêu khác. Cơ sở cho nghiệp vụ xuất kho của giấy và bản in là Lệnh sản xuất, còn các NVL khác thì cơ sở của nghiệp vụ xuất kho là Giấy xin lĩnh vật tư do phân xưởng sản xuất có nhu cầu viết (Quản đốc phân xưởng viết), trong đó liệt kê tất cả các NVL cần dùng tại phân xưởng. Đối với NVL là giấy và bản in được phản ánh một cách tổng hợp tình hình xuất kho trên bảng Tổng hợp xuất giấy + bản in, căn cứ để lập là các Lệnh sản xuất do phũng kế hoạch lập, đối với cỏc NVL cũn lại được theo dừi trờn bảng Bỏo cáo tình hình sử dụng vật tư, căn cứ để lập là các Giấy xin lĩnh vật tư.

Kế toán chi tiết NVL tại Xí nghiệp

Cuối tháng, thủ kho tiến hành cộng sổ tính ra số nhập - xuất - tồn NVL của từng loại NVL trên các Thẻ kho và đối chiếu với Sổ chi tiết NVL. Kế toán điền đơn giá và thành tiền vào mỗi Phiếu nhập kho còn các Phiếu xuất kho thì kế toán không thực hiện được ngay mà phải chờ đến cuối tháng khi tính được đơn giá xuất của từng NVL kế toán mới ghi vào. Sau đó, kế toán NVL tiến hành nhập máy cả về mặt hiện vật và giá trị của từng loại NVL đối với những Phiếu nhập kho, còn những Phiếu xuất kho chỉ nhập số lượng.

Kế toán tổng hợp NVL tại Xí nghiệp

Nhưng do Xí nghiệp có rất nhiều đơn đặt hàng trong một kỳ, nhiều đơn đặt hàng thời gian sản xuất kộo dài chớnh vỡ vậy việc lập Bảng cõn đối số phỏt sinh được lập để theo dừi sự biến động của tất cả các TK theo quý chứ không lập theo tháng. Trong trường Xí nghiệp có nghiệp vụ nhập kho phế liệu thu hồi, nghiệp vụ này làm giảm chi phí NVL trực tiếp hoặc chi phí sản xuất chung thì chứng từ ghi sổ vẫn được lập tương tự như trường hợp mua ngoài nhập kho. Kỳ kế toán của Xí nghiệp là theo quý chính vì vậy mà kế toán chưa phân bổ chi phí NVL cho từng khoản mục chi phí theo tháng mà chỉ đến cuối quý kế toán tập hợp tất cả các chứng từ xuất kho NVL để phân bổ chi phí.

BIÊN BẢN KIỂM KÊ

HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NVL TẠI XÍ NGHIỆP IN THUỘC NXB LAO ĐỘNG - XÃ HỘI

Hạch toỏn NVL tốt sẽ giỳp cho kế toỏn theo dừi chớnh xỏc cả số lượng và chất lượng vật tư, hàng hoá đang có trong kho của Xí nghiệp, từ đó có kế hoạch cung ứng hợp lý để đảm bảo sản xuất được tiến hành liên tục, đồng thời không để lượng hàng tồn kho quá nhiều vì NVL dễ bị hư hỏng và giảm chất lượng nên sẽ mất thêm chi phí bảo quản và gây ứ đọng vốn của Xí nghiệp. Đây là hình thức có nhiều ưu điểm:ghi chép đơn giản, kết cấu sổ dễ ghi, thống nhất cách thiết kế sổ Nhật ký và Sổ Cái, số liệu kế toán dễ đối chiếu, dễ kiểm tra, sổ nhật ký tờ rời cho phép thực hiện được chuyên môn hoá phân công lao động kế toán trên cơ sở phân công lao động, do kết cấu sổ đơn giản nên hình thức này rất phù hợp với điều kiện lao động kế toán bằng máy. Kế toán dựa vào số lượng nhập - xuất của từng loại NVL được tổng hợp từ các chứng từ nhập - xuất mà kế toán nhận được khi kiểm tra các kho theo định kỳ 5 hoặc 10 ngày một lần (kèm theo Phiếu giao nhận chứng từ) và giá bình quân sau mỗi lần nhập để tính trị giá thành tiền NVL nhập - xuất theo từng loại NVL, từ đó ghi vào Bảng luỹ kế nhập - xuất - tồn (bảng này được mở cho từng kho).