Giáo trình Kỹ năng lãnh đạo

Giáo trình Kỹ năng lãnh đạo

kỹ năng lãnh đạo

I Tổng quan về quản lý.

1.1 Lịch sử quản lý.

Từ xa x a, con ng ời đã biết tiến hành hoạt động quản lý trong việc tổ chức các cộng đồng của mình.

Những khái niệm quản lý cơ bản đã có từ 5000 năm tr ớc công nguyên.

Trong Kinh thánh, Jethro đã giảng giải cho Moses về lợi ích của uỷ quyền và tổ chức vững mạnh.

Thời cổ đại Hy Lạp, những kỹ xảo tinh vi nh

Nhà điều hành vĩ đại nhất thế giới là ng ời nghĩ ra, thiết kế và xây dựng Kim Tự Tháp Ai Cập

(Peter Drucker).

1.2 Sự cần thiết khách quan của quản lý.

Quản lý là cần thiết khách quan đối với bất kỳ một dạng lao động chung, lao động hợp tác nào.

Lao động chung, lao động hợp tác đòi hỏi một cách khách quan những dạng hoạt động

đặc thù mà lao động cá biệt, lao động riêng

lẻ của một ng ời không cần đến Đó là tổ chức, phối hợp, điều hành, chỉ huy.

Một nhạc công thì tự điều khiển mình, còn dàn nhạc đòi hỏi phải có một nhạc tr ởng

(C.Mac, 1818 - 1883, T bản)

Một ng ời, biết lo bằng kho ng ời biết làm.

(Ngạn ngữ Việt Nam)

sự cần thiết của quản lý

 Hành động cá nhân phục tùng hành động chung.

 Sự hợp lý cá nhân phục tùng sự hợp lý chung.

 Lợi ích cá nhân phục tùng lợi ích chung.

 ý chí cá nhân phục tùng ý chí chung

 Mục tiêu cá nhân phục tùng mục tiêu chung.

Cái chung có tính đến cá nhân, nh ng cuối cùng, quản lý phải đảm báo cái cá nhân phục tùng cái

quản lý

1.3 Kh¸i niÖm vÒ qu¶n lý.

§èi t îng qu¶n lý

Môc tiªu Qu¶n lý

Th«ng tin ph¶n håi

Qu¶n lý:

khái niệm về quản lý

Chủ thể quản lý

(Cá nhân hoặc tổ chức)

Ai là ng ời đ ợc quản lý (thực hiện quyền lực quản lý)?

Ai là ng ời đ ợc ra các quyết định quản lý, đ a ra các mệnh lệnh

điều khiển và chỉ huy?

Ai là ng ời chịu trách nhiệm tổ chức, phối hợp để thực hiện các quyết định, các mệnh lệnh điều khiển và chỉ huy đã đ a ra nhằm đạt mục tiêu quản lý.

Đối t ợng quản lý

(Cá nhân, tập thể, tổ chức)

Ai bị quản lý, chịu sự quản lý?

khái niệm về quản lý

Tác động quản lý:

1 Tác động trực tiếp: Các mệnh lệnh điều khiển, chỉ huy, các quyết định hành chính Cơ sở của tác động trực tiếp là tính bắt buộc,

c ỡng chế, đối t ợng quản lý phải chấp hành, tuân thủ.

2 Tác động gián tiếp: Tác động thông qua lợi ích, ý thức xã hội, tâm lý mà ở đây đối t ợng quản lý có thể lựa chọn hành vi ứng xử.

khái niệm về quản lý

- Thấy đ ợc mức độ chính xác của các quyết định, các mệnh lệnh, và

Không có thông tin phản hồi báo hiệu

một trận đánh đã thất bại

(Napoleon Bonaparte (1769-1821)

Tầm quan trọng của quản lý trong

nền kinh tế hiện đại

Qua nghiên cứu hoạt động của các công ty kinh doanh của Mỹ trong nhiều năm, tờ tạp chí điều tra nổi tiếng Forbes đã phát hiện ra rằng các công ty luôn thành đạt khi chúng đ ợc quản lý tốt.

Ngân hàng châu Mỹ, trong báo cáo của mình về kinh doanh nhỏ, đã nêu rõ "Theo sự phân tích cuối cùng thì hơn 90% các thất bại trong kinh doanh là

do thiếu năng lực và thiếu kinh nghiệm quản lý".

(Nguồn: Harold Koontz, Cyril O'Donnel, "Những vấn đề cốt yếu của quản lý”, trang 20, nhà Xuất bản KHKT, Hà Nội, 1994)

1.4 Các ph ơng pháp quản lý.

1 Khái niệm

Ph ơng pháp quản lý là tất cả các cách thức để chủ thể quản lý tác động đến đối t ợng quản lý nhằm đạt đ ợc mục tiêu quản lý.

Các ph ơng pháp quản lý

(Cách thức tác động)

Ph ơng pháp hành chính: C ỡng chế, bắt buộc

Ph ơng pháp kinh tế: Thông qua lợi ích kinh tế

Ph ơng pháp giáo dục: Thông qua tinh thần, ý thức xã hội

Ph ơng pháp tâm lý: Thông qua các hiện t ợng, các quá trình, các trạng thái, các thuộc tính và quy luật tâm lý

Ph ơng pháp luật pháp: Dựa trên hệ thống luật pháp, khuôn khổ pháp lý

Điều cần chú ý: Mỗi ph ơng pháp quản lý dều có u điểm

và nh ợc điểm, vì vậy cần đ ợc sử dụng đồng bộ, để chúng

bổ sung cho nhau, tạo nên hệ thống quản lý hoàn chỉnh

(Nguån: " almanach Nh÷ng nÒn V¨n minh thÕ giíi", Nhµ xuÊt b¶n V¨n

C¸c chøc n¨ng qu¶n lý

1 Môc tiªu chung cña doanh nghiÖp.

a) Môc tiªu dµi h¹n.

b) Môc tiªu ng¾n h¹n.

2 C¸c môc tiªu cô thÓ cña doanh nghiÖp.

a) Môc tiªu tµi chÝnh (lîi nhuËn)

b) Môc tiªu s¶n xuÊt

c) Môc tiªu b¸n hµng v.v

3 Môc tiªu cña tõng nh©n viªn trong doanh

môc tiªu qu¶n lý

10 yêu cầu đối với các mục tiêu

của nhân viên

1. Các mục tiêu cần đ ợc thoả thuận chung

2. Các mục tiêu định h ớng theo các mục tiêu của cấp trên

(Mục tiêu của phòng, ban và Công ty)

3. Các mục tiêu phải thể hiện bằng kết quả

4. Các mục tiêu phải đ ợc định l ợng cụ thể, có tính thời

gian cụ thể

5. Các mục tiêu phải dựa trên khả năng thực tế của nhân

viên

6. Các mục tiêu phải phù hợp và thực tế

7. Các mục tiêu phải có giới hạn rõ ràng

8. Các mục tiêu phải không đ ợc mâu thuẫn với nhau

9. Các mục tiêu không thể hiện sự giáo điều

10. Các mục tiêu phải đ ợc thể hiện bằng văn bản

Tổ chức bộ máy quản lý

1 Xây dựng cơ cấu bộ máy quản lý.

- Xác định số l ợng các bộ phận (phòng, ban) quản lý

- Quy định mối quan hệ giữa các bộ phận (phòng, ban) quản

lý với cấp lãnh đạo doanh nghiệp.

- Quy định quy chế hoạt động của từng bộ phận (phòng, ban): chức năng, quyền hạn, trách nhiệm, mối quan hệ với các bộ phận quản lý khác và với các bộ phận sản xuất kinh doanh.

3 Phèi hîp theo nguyªn t¾c: Mçi c«ng viÖc, phÇn viÖc ph¶i cã mét ng êi, vµ chØ mét ng êi chÞu tr¸ch nhiÖm Ng êi ®iÒu khiÓn chung n¾m ch¾c c¸c

®Çu mèi.

các định luật của murphy

1 Nếu bạn để mặc các vấn đề, chúng sẽ chỉ trở nên tồi tệ hơn.

2 Khi bạn dự định bắt tay vào làm việc gì, thế nào bạn cũng có

những việc khác phải làm tr ớc.

3 Không có gì đơn giản nh là thoạt tiên bạn t ởng.

4 Mọi việc đều tốn nhiều thời gian hơn bạn nghĩ.

5 Nếu có nhiều điều có thể xảy ra, th ờng thì điều tệ hại nhất sẽ xảy

ra.

6 Thiên nhiên luôn vạch ra những sai lầm đang đ ợc con ng ời cố tình

che dấu.

7 Mọi việc bao giờ cũng tốn kém hơn là bạn trù tính.

8 Dính líu vào một vụ việc bao giờ cũng dễ hơn là thoát khỏi việc

đó.

9 Không thể nào khiến cho mọi việc "thật rõ ràng, đến anh ngốc

cũng hiểu" đ ợc, bởi vì những anh ngốc lại rất thông minh.

10 Mỗi một giải pháp lại phát sinh ra những vấn đề mới

Cẩn trọng và cảnh giác

Các mặt phối hợp:

2. Lợi ích các bên tham gia

3. Ph ơng tiện đạt mục tiêu

Phối hợp là chức năng của ng ời lãnh đạo,

là hoạt động cụ thể, chi ly, không chungchung, trừu t ợng

cã hiÖu lùc vµ hiÖu qu¶.

®iÒu hµnh, chØ huy

1. Tập trung

2. Kịp thời

Theo các nguyên tắc :

1. Thống nhất chỉ huy

2. Thống nhất điều khiển

3. Thẩm quyền phải t ơng đ ơng với trách

nhiệm.

4. Trật tự

hai yêu cầu đối với công tác điều hành

các yếu tố của công tác điều hành

1.Ra quyết định và tổ chức thực hiện các quyết định, tác nghiệp.

2.Đ a ra các mệnh lệnh điều khiển, chỉ huy.

3.Tổ chức triển khai công việc (gồm hàng loạt yếu tố): Tổ chức các cuộc họp, xem xét các báo cáo, tiếp thu và xử lý thông tin.

4.Đôn đốc, kiểm tra: => Đảm bảo tiến độ

1.6 Các nguyên tắc quản lý

Đó là các quy tắc, những thông lệ và các phép tắc mà ng ời quản lý phải tuân theo trong hoạt động thực tiễn của mình.

Các nguyên tắc quản lý đ ợc xây dựng trên cơ

sở khái quát các tri thức khoa học, đúc kết kinh nghiệm hoạt động quản lý thực tiễn.

Các nguyên tắc quản lý là bền vững vì đ ợc trải nghiệm của thời gian.

Phươngưphápưmềm nguyênưtắcưcứng

4 Thống nhất chỉ huy (Thống nhất trong mệnh lệnh)

5 Thống nhất điều khiển.

6 Trả công sòng phẳng Thù lao công bằng đem lại sự thoả mãn cao nhất cho mọi

ng ời trong tổ chức (trả công thoả đáng cho ng ời cố gắng).

7 Cá nhân (lợi ích riêng) phục tùng lợi ích chung.

8 Tập trung hoá một cách có mức độ (mức độ mang lại năng suất cao nhất).

9 Tổ chức hệ thống theo cấp bậc (Hệ thống phải rành mạch, nh ng một công việc

không nhất thiết phải qua tất cả các khâu).

10 Trật tự.

11 Công bằng.

12 ổ n định nhiệm vụ.

13 Sáng kiến.

mệnh lệnh và thông tin trong tổ chức (doanh nghiệp)

Mệnh lệnh

Các mệnh lệnh chỉ đ ợc truyền từ cấp trên xuống

d ới Không đ ợc truyền mệnh lệnh ngang cấp!

Thông tin, thông báo

Thông tin, thông báo có thể và nên truyền đi theo mọi h ớng Đặc biệt quan trọng là thông tin, thông báo lên cấp trên, đây là l ợng thông tin phản hồi cần thiết cho ng ời quản lý.

L ợng thông tin càng th ờng xuyên càng tốt, thông tin nên bao gồm cả những biện pháp, đề xuất về những hoạt động thích hợp.

các nguyên tắc quản lý

Những quy tắc quan trọng về tổ chức.

1. Một khâu của mệnh lệnh phải đ ợc rõ ràng, mọi ng ời

đều đ ợc biết và tuân thủ

2. Một cấp d ới chỉ có một thủ tr ởng và biết đ ợc ng ời đó là

6. Các cán bộ quản lý ủng hộ và giúp đỡ các cấp d ới, còn

các cấp d ới phải trung thành với cấp trên

7. Nhìn chung, sự hợp tác trực tiếp và không hình thức

giữa các đơn vị và các cấp trong tổ chức nên đ ợc

4 nguyên tắc của việc đ a ra các mệnh lệnh, chỉ thị (1)

1 Nguyên tắc thuyết phục mục đích

- Giải thích rõ mục đích, nội dung, lý do của mệnh lệnh

- Làm cho cấp d ới lý giải và hiểu đ ợc bối cảnh "Tại sao lại làm điều này?"

2 Nguyên tắc chỉ rõ cách làm

- Giải thích một cách cụ thể ph ơng pháp, trình tự hoàn thành, làm cho cấp d ới thấy rõ cách thực hiện, tạo cho cấp

d ới niềm tin có thể hoàn thành

- Từ ngữ dùng trong các mệnh lệnh, chỉ thị phải rõ ràng,

dễ hiểu Các từ ngữ không rõ ràng, dễ bị hiểu lầm cần tránh đ ợc sử dụng

- Làm cho cấp d ới định ra đ ợc thứ tự u tiên của các công việc khi thực hiện

4 nguyên tắc của việc đ a ra các mệnh lệnh, chỉ thị (2)

4 Nguyên tắc cụ thể và nhất quán.

- Mệnh lệnh càng đi xuống cấp d ới càng cần những chỉ dẫn cụ thể, chi tiết

- Mệnh lệnh phải chỉ rõ ph ơng tiện thực hiện: Quyền hạn, các nguồn lực, điều kiện, cách phối hợp

- Mệnh lệnh phải chính xác: Nó chỉ đ ợc đ a ra sau khi đã

các nguyên tắc điều hành triển khai công việc (1)

1 Công tác điều hành triển khai công việc phải thúc đẩy công việc đ ợc triển khai thống nhất và sử dụng thời gian có hiệu quả

Điều hành triển khai công việc phải rất cụ thể, sát sao, theo nguyên tắc "Thấy" - Nhìn thấy, nghe thấy, sờ thấy, ngửi thấy

2 Tr ớc khi triển khai công việc, ng ời điều hành cần đặt

ra và trả lời đ ợc các câu hỏi:

- Phải làm công việc gì?

- Khi nào phải làm? Khi nào bắt đầu? Khi nào kết thúc?

- Ai phải làm? Ai là trung tâm phối hợp? Ai là ng ời cùng phối hợp?

- Những điều kiện gì (Các nguồn lực gì) cần có để hoàn thành công việc?

- Chất l ợng công việc phải đạt đến mức nào?

các nguyên tắc điều hành triển khai công việc (2)

3 Công việc phải đ ợc kiểm tra, đôn đốc, nhắc nhở và đánh giá.

Một công việc đ ợc đánh giá là hoàn thành tốt, nếu nó bảo đảm 3 yêu cầu sau đây:

- Đ ợc thực hiện trong phạm vi thời gian ấn định.

- Đ ợc thực hiện trong phạm vi chi phí đã duyệt.

- Đảm bảo chất l ợng (đáp ứng các tiêu chuẩn, các điều kiện) ghi trong kế hoạch và thiết kế.

4 Trong quản lý, điều hành có một quy tắc: "Năng lực của một hệ thống chỉ bằng năng lực của khâu yếu nhất, mắt xích yếu nhất trong hệ thống đó."

Nguyên tắc này nói rõ, trong công tác điều hành, bao giờ cũng có (hoặc xuất hiện) một khâu yếu - yếu tố hạn chế kiểu "Thắt cổ chai", chính đây là khâu hạn chế công việc của tất cả các khâu, các bộ phận khác.

Điều này đòi hỏi ng ời quản lý luôn phải quan tâm phát hiện ra khâu yếu này và tìm các biện pháp khắc phục để "giải phóng" năng lực của

các nguyên tắc điều hành triển khai công việc (3)

5 Việc điều hành triển khai công việc phải phải tính đến

2 yếu tố:

- Yếu tố ổn định của hệ thống

- Yếu tố bất ngờ, nảy sinh hàng ngày

a) Yếu tố ổn định của hệ thống đó là các quy chế, quy trình

Bộ phận quản lý của doanh nghiệp cần xây dựng và hoàn chỉnh các quy chế, quy trình nh :

- Quy trình công nghệ, kỹ thuật

- Quy trình sản xuất

- Quy chế về sinh hoạt nội bộ

- Quy trình về quản lý nguồn nhân lực: quy chế khen, th ởng, đào tạo v.v

b) Yếu tố bất ngờ, nẩy sinh hàng ngày mà ng ời lãnh đạo không kiểm soát đ ợc Điều này đòi hỏi ng ời lãnh đạo phải

có cách làm việc linh hoạt và có khả năng thích ứng

1.7 Quyết định quản lý

1

Hoạt động quản lý trong thực tiễn diễn ra thông qua việc ra các quyết định quản lý và tổ chức thực hiện các quyết định đó.

Sản phẩm của ng ời lãnh đạo là các quyết định quản lý.

"Một ng ời đứng đầu doanh nghiệp phải giàu trí t ởng

t ợng, nhất là khi ra quyết định Ng ời đó phải tin chắc vào bản thân mình và vào năng lực của mình có thể đ a

ra những quyết định đúng Ng ời ta công nhận ng ời

đứng đầu doanh nghiệp thực sự là ở năng lực ra quyết

định của ng ời đó.

đ ợc những mục tiêu (tổng quát và cụ thể) do cấp trên trực tiếp đ đề ra. ã

Ng ời lãnh đạo có đ ợc sai không khi ra các quyết định?

Câu hỏi này đôi khi làm cho ng ời lãnh đạo chần chừ, do

dự, không dám ra quyết định.

Điều lý t ởng là 100% các quyết định đ a ra là đúng, song

điều đáng nhớ là quyết định luôn luôn là thời điểm khó khăn.

" ở những thời điểm gay cấn, quyết định không phải dễ dàng Nh ng có nhiều tr ờng hợp, ng ời ta vẫn bắt buộc phải quyết định Nhiều khi thà rằng có một quyết định không tốt còn hơn là không quyết định gì cả Đừng quên rằng quyết

định là một nghệ thuật: Càng làm nhiều càng thông thạo (Sách đã nêu).

Đặng Tiểu Bình :

"Chủ tịch Mao có 7 u và 3 khuyết, tôi may mắn thì đ ợc 6 u và 4 khuyết"

Các chức năng của một quyết định quản lý

1 Chức năng hợp tác, phối hợp.

Quyết định quản lý phải bảo đảm gắn bó giữa các bộ phận cùng thực hiện nó (tránh tình trạng trống đánh xuôi, kèn thổi ng ợc).

Giữa các quyết định tr ớc sau cũng phải thống nhất, tránh mâu thuẫn, phủ định lẫn nhau làm cho cấp d ới không biết đ ờng nào mà thực hiện.

2 Chức năng c ỡng chế và động viên.

Quyết định quản lý phải đòi hỏi các cấp d ới thực hiện nghiêm túc, bộ phận nào, cá nhân nào làm tốt phải đ ợc khen th ởng, làm không tốt phải bị xử phạt.

3 Chức năng bảo đảm.

Một quyết định đ a ra phải tính toán các nguồn lực cần thiết

để thực hiện nó.

Căn cứ để ra quyết định quản lý

- Yêu cầu của các quy luật khách quan.

- Mục tiêu lâu dài của doanh nghiệp.

- Đặc điểm xu thế phát triển của đối t ợng quản lý (mà quyết định quản lý h ớng tới).

- Thực trạng của doanh nghiệp: Thông tin, nguồn vốn, trình độ công nghệ và kỹ thuật, năng lực quản lý của đội ngũ cán bộ v.v.

"Một giải pháp tự nhiên cho một hiện t ợng tự nhiên - Đấy là bí quyết thành công trong quản lý và kinh doanh.

Những diều cần đ ợc làm sáng tỏ tr ớc

khi ra quyết định

- Quyết định nào cần đ ợc đ a ra?

- Khi nào cần phải ra quyết định?

- Ai sẽ ra quyết định?

- ý kiến của ai cần đ ợc tham khảo tr ớc khi ra quyết

định?

- Ai sẽ phê chuẩn hoặc bác bỏ quyết định?

- Ai là ng ời cần đ ợc thông báo khi ra quyết định?

- Hậu quả gì có thể xảy ra khi quyết định đ ợc đ a ra?

- Điều kiện, nguồn lực nào cần có để đảm bảo quyết

định đ ợc thực hiện?

- Ai sẽ cản trở, chống đối quyết định sẽ đ a ra, mức độ cản trở và chống đối, khả năng và cách thức xử lý, khắc phục sự cản trở và chống đối đó.