Ky nang dam phan

Giáo trình Kỹ năng đàm phán

kỹ năng

đàm phán

khái niệm về đàm phán (thương lượng)

Đàm phán trong tiếng Anh là "Negotiation - Sự thương ”

Đàm phán trong tiếng Anh là "Negotiation - Sự thương ”

lượng, sự điều đình, sự dàn xếp

“Thương" - Bàn bạc, thảo luận, trao đổi ý kiến, quan

điểm qua lại với nhau

Đào Duy Anh

"Thương lượng - Bàn bạc nhằm đi đến thoả thuận giải quyết vấn đề nào đó"

Nét chung: Thương lượng có hai bên hoặc nhiều bên tham gia mà mỗi bên có ý kiến, quan điểm, lập trường riêng của mình, nhưng lại muốn phía bên kia chấp thuận

Thực chất của đàm phán (thương lượng)

Có một xung đột lợi ích giữa hai bên hoặc nhiều bên Điều đó có nghĩa là yêu cầu do một bên hoặc nhiều bên phía này đưa ra không tương ứng với đề nghị đưa ra từ phía bên kia.

Không có những quy tắc, thủ tục đã được thiết lập trước hoặc cố định, cho phép giải quyết xung

đột này Các bên tạo ra cách giải quyết của họ.

Các bên thích tìm kiếm một sự thoả thuận bằng cách thảo luận hơn là chiến đấu công khai, buộc phía bên kia phải đầu hàng, ngừng việc thương lư ợng hoặc tìm kiếm sự trọng tài của một quyền lực

Hai yếu tố của đàm phán:

Kh«n chÕt,

D¹i chÕt,

BiÕt sèng.

(Trang tö)

Đạo trời là rất thông

minh, không hề thiên vị

ai, nhưng vẫn giúp cho người khôn khéo hơn

(Tôn tử)

Sóng bao giờ cũng

đứng về phía nhà hằng hải khéo léo

(Hibben)

sơ đồ tổng quát của một cuộc đàm phán (thương lượng)

I những đặc tính của

những người đàm phán

và của tổ chức

II quá trình

đàm phán

IV kết quả

Điểm xuất phát

Văn hoá

III Những điều kiện

I Những đặc tính của những người đàm phán và của tổ chức

1.1 Đặc điểm của tổ chức (doanh nghiệp)

1 Những phẩm chất của người đàm phán thương mại

1. Những phẩm chất trong thực hiện

nhiệm vụ.

2. Những phẩm chất của tính tấn công.

3. Những phẩm chất giao tiếp xã hội.

4. Những phẩm chất truyền đạt thông tin.

5. Những phẩm chất của quá trình suy

nghĩ.

6. Những phẩm chất thuộc "cái tôi"

2 các nhà đàm phán và văn hoá (1)

I Những phẩm chất của các nhà đàm phán kinh doanh Nhật Bản.

1 Chính xác, trước hết về giờ giấc.

2 Lễ độ.

3 Kiên nhẫn.

Mark Maoc Cormack, nhà nghiên cứu kinh

tế Mỹ cho rằng các nhà doanh nghiệp Nhật là

"Tổ sư Thiền học" trong đàm phán.

4 Trung thành.

- Có thói quen tôn trọng pháp luật, cả pháp luật của Hoa Kỳ

và nước chủ nhà (VN) Điều này đòi hỏi phải dựa vào các luật sư trong quá trình đàm phán

- Không thích có đoàn đàm phán đông người (5 -7 người)

- Không thông cảm với việc đàm phán qua phiên dịch

- ấn tượng ban đầu là rất quan trọng (tránh sơ suất nhỏ ban

đầu)

II quá trình đàm phán

Quá trình đàm phán gồm 2 yếu tố:

2.1 Những chiến lược của quá trình đàm phán.

2.2 Những chiến thuật ở bàn

đàm phán

2.1 hai chiến lược đàm phán (1)

1.Chiến lược tiêu biểu: Thống nhất.

a) Bản chất: Đòi hỏi sự hợp tác của các bên để tránh xung đột lợi ích nhằm làm cho tất cả các bên đều thu được lợi nhuận cao nhất.

b) Cách thức hợp tác: Đề ra nhiều giải pháp về sản xuất và dịch vụ để thoả mãn phía bên kia.

2.1 hai chiến lược đàm phán (2)

2 Chiến lược phân phối: Độc lập

a) Bản chất: Các bên không hợp tác

và tìm cách đạt được sự nhượng bộ tối đa của phía bên kia để rồi áp đặt giải pháp của mình.

b) Đòi hỏi: Sự thuyết phục và tận dụng các đặc điểm của hoàn cảnh.

2.2 những chiến thuật ở bàn đàm phán

Chiến thuật ở bàn đàm phán gồm bốn bước:

1 Sự tiếp cận (làm quen ban đầu).

2 Trao đổi thông tin liên quan đến đàm

Thường chỉ dành thời gian tương đối ngắn cho quá trình này.

ờng được tiến hành

đầu tiên, kỹ lưỡng hết sức rõ ràng.tỷ mỉ

Thông tin được đưa ra ngắn gọn, thường chỉ nói chung chung

bốn bước đàm phán kinh doanh (2)

3 Thuyết

phục Hết sức khéo léo, tránh bộc lộ quá thẳng, hai bên

cùng vì lợi ích bổ sung cho nhau Cần phải sử dụng cả quan hệ cá nhân.

Được xem là bước quan trọng nhất Tuỳ tình hình

mà có thể thay đổi ý kiến ngay tại bàn đàm phán, sử dụng chiến thuật thuyết phục rất mạnh mẽ.

quan sát đối tác khi đàm phán

1 Phân loại nhanh khí chất

- Khí chất nóng.

- Khí chất trầm.

- Khí chất hoạt.

- Khí chất ưu sầu.

2 Quan sát chi tiết

- Gương mặt.

- Cánh tay.

- Bàn tay.

trao đổi thông tin gắn với đàm phán

1 Hai cách cung cấp thông tin:

- Kªu gäi tÝch cùc vµ theo chuÈn mùc.

3 ChiÕn thuËt uy thÕ tÊn c«ng.

trong đàm phán, các loại câu hỏi sau đây thư

- Câu hỏi phản: Dùng loại sản phẩm này tăng gấp 5 lần cơ mà!

- Câu hỏi khẳng định: Theo các ông sản phẩm làm bằng nguyên liệu của chúng tôi bán chạy cơ mà?

- Câu hỏi đệm: Tăng bao nhiêu theo các ông là có thể chấp nhận được?

- Câu hỏi bẫy:

+ Con có thể hút thuốc lá trong khi cầu nguyện không?

+ Con có thể cầu nguyện trong khi hút thuốc lá không?

9 bước thuyết phục đối tác đàm phán

1 Thu thập thông tin cơ bản về đối tác (càng chi tiết càng tốt)

2 Đặt mục tiêu có tính khả thi Cần đưa ra những mục tiêu cụ thể của từng bước đàm phán.

3 Chuẩn bị tốt những tài liệu cần thiết.

những nhượng bộ, thoả hiệp trong đàm phán

1 Sự thoả hiệp là kết quả của nhượng bộ và thoả hiệp.

2 Mức độ nhượng bộ phụ thuộc:

a) Mục tiêu đám phán mà mỗi bên đặt ra.

b) Quyền lực mà mỗi bên có được khi đàm

phán.

c) Bối cảnh diễn ra đàm phán.

3 Hai mức độ thoả hiệp trong đàm phán

a) Thoả hiệp từng phần.

b) Thoả hiệp toàn bộ.

Kết quả đàm phán bao giờ cũng là sự thoả hiệp của các bên

III Những điều kiện đàm phán

Những điều kiện đàm phán (thương lượng) gồm:

3.1 Mục đích của đàm phán.

3.2 Quyền lực trong đàm phán.

3.3 Các điều kiện khác của đàm phán.

3.4 Chuẩn bị cho một cuộc đàm phán.

3.5 Phương pháp đàm phán.

3.1 mục tiêu của đàm phán

Đừng nói ra những gì mình muốn, mà nếu bị hỏi, hãy

nói điều ngược lại.

(Trang tử)

3.2 quyền lực (1)

Bước vào đàm phán, các bên phải biết và sử dụng quyền lực mà mình có được.

1 Ba dạng quyền lực phổ biến:

a) Bạo lực tạo nên quyền lực.

b) Tiền tạo nên quyền lực.

c) Tri thức (bao gồm: thông tin, khả năng kiểm

định) tạo nên quyền lực.

Loại quyền lực này đòi hỏi thu hút các chuyên gia giỏi tham gia đàm phán.

3.2 quyền lực (2)

2 Những dạng quyền lực khác trong đàm phán:

a) Tính chất độc nhất, độc đáo của sản phẩm (độc quyền).

b) Quyền truyền thống (người mua ở Nhật có quyền hơn người bán).

c) Chức vụ, tính hợp pháp của các thành viên trong đoàn đàm phán.

d) Đức tin trong đàm phán.

tại cuộc đàm phán ở pari

3.3 các điều kiện khác của đàm phán

1 Thời gian.

a) Không nên vội vã hơn so với phía đối tác đàm phán.

b) Hãy kiên trì tấn công ở giai đoạn cuối của cuộc đàm phán.

2 Số người tham gia.

a) Đàm phán mua bán ít nhất phải có 2 người.

b) Số người đàm phán có thể tăng lên tuỳ theo mức độ khó khăn, quy mô của nhiệm vụ phải đàm phán.

c) Số lượng của mỗi bên là ngang nhau.

3 Số người dự thính đàm phán.

4 Địa điểm đàm phán.

5 Sự xếp đặt của địa điểm đàm phán.

- Gần nhau là hữu nghị.

3.4 chuẩn bị cho một cuộc đàm phán

1 Lựa chọn những người (ê-kíp) tham gia đoàn đàm phán: Xác

định vai trò mà mỗi bên cần đóng (cứng rắn, mềm dẻo, sẵn sàng nhượng bộ).

2 Xác định trước mục tiêu của đàm phán.

3 Các bước chuẩn bị khác cho cuộc đàm phán:

a) Đánh giá tiến trình đám phán và những người tham dự của phía bên kia: Đòi hỏi được cung cấp thông tin; tự tìm hiểu về đối tác kinh doanh.

Điều cần chú ý: Thông tin về cá nhân của người dự đàm phán là quan trọng.

b) Tìm kiếm các thông tin bổ sung (không bao giờ đủ thông tin, do

đó phải đưa ra các giả định).

c) Chương trình nghị sự: Nên đi từ vấn đề dễ đến vấn đề khó.

d) Chuẩn bị trước chiến lược nhượng bộ, thoả hiệp.

án

Tạo ra các phương án để cùng đạt mục đích

phương pháp đàm phán có nguyên tắc

1 Người đàm phán là con người.

2 Mỗi người đàm phán đều có 2 loại lợi ích là nội dung vấn đề (nội dung đàm phán) và quan hệ.

3 Quan hệ giữa các bên có xu hướng bị vấn đề đàm phán chi phối.

phương pháp đàm phán có nguyên tắc

1 Điều nên làm:

a) Hãy đặt mình vào vị trí người khác.

b) Thảo luận quan điểm của nhau.

c) Hiểu xúc cảm của chính bạn (là người đàm phán).

d) Lắng nghe tích cực và nắm bắt điều đối tác (phía bên kia) nói.

e) Nói có mục đích, dễ hiểu.

g) Đối mặt với công việc, không phải với con người.

2 Điều nên tránh:

a) Đừng suy diễn ý định của người khác.

tách con người khỏi vấn đề

phương pháp đàm phán có nguyên tắc

Giải pháp sáng suốt là điều hoà lợi ích chứ không phải lập trường.

a) Lợi ích xác định vấn đề.

b) Mỗi bên đều có nhiều lợi ích.

c) Lợi ích mạnh mẽ nhất là những nhu cầu cơ bản của con người (an toàn, kinh tế, được tôn trọng).

d) Công nhận lợi ích của bên kia là một phần của vấn đề.

e) Nhìn về phía trước, không nhìn về phía sau (đàm phán mục đích, chứ không phải lý do).

tập trung vào lợi ích

phương pháp đàm phán có nguyên tắc

Trở ngại của việc tạo nhiều phương

án:

a) Suy nghĩ vội vàng (tư tưởng phê phán cái mới).

b) Tìm kiếm tới giải pháp duy nhất (thu hẹp khoảng cách lập trường).

tạo các phương án cùng đạt mục đích

Mục tiêu là thoả

thuận Thoả thuận sáng suốt đạt được một cách hiệu quả và thân thiện. Mục tiêu là chiến thắng.

Dễ thay đổi lập

trường Tập trung vào lợi ích, không vào lập trường. Bám chặt lập trường.

thuận Chỉ tìm một câu trả

lời mà đối tác chấp

nhận

Xây dựng các phương án để lựa chọn Chỉ tìm một câu trả lời mà mình sẽ chấp

Cố tránh phải đấu ý

chí Cố đạt được kết quả trên các tiêu chuẩn độc lập với ý chí Cố thắng cuộc đấu ý chí Lùi bước trước áp Lập luận và lắng nghe lập Gây áp lực

IV Kết quả đàm phán kinh doanh

Kết quả đàm phán

được thể hiện

ở ký kết được Bản Hợp Đồng

bản chất của 1 bản hợp đồng

1 Hợp đồng đạt được thông qua sự thương lượng có thể chính thức hoặc không chính thức

2 Mọi hợp đồng đều bắt đầu bằng một lời mời - Một lời

đề nghị Một bên có thể đưa ra điều khoản của hợp đồng

Một lời đề nghị phải có mục đích rõ ràng và phải được truyền đạt đến các bên khác

3 Một lời đề nghị có thể được rút lại trước khi nó được chấp thuận

Tính hợp pháp của một hợp đồng

I Chú ý:

Hãy cân nhắc thật kỹ lưỡng các điều khoản và điều kiện của hợp đồng, đặc biệt

là phương thức và thời gian trả tiền và giao hàng.

Hãy thu thập đầy đủ thông tin cần thiết trước khi ký kết hợp đồng.

Nếu có một vụ tranh chấp hợp đồng, chúng ta sẽ ở vào địa vị hợp pháp hơn, nếu chúng ta đã thương lượng kỹ lưỡng về các điều khoản và điều kiện của mình.

II Nội dung hợp đồng (xét từ giác độ hợp pháp)

1 Một thoả thuận phải nêu rõ lợi ích của cả hai phía.

Một thoả thuận không nên đặt ra trách nhiệm quá lớn hoặc một gánh nặng chỉ cho riêng phía bên nào.

2 Tất cả các điều khoản trong bản thoả thuận phải đựơc xác định trên cơ sở

đảm bảo rằng các điều khoản được viết theo một ngôn ngữ thống nhất.

3 Phải nêu cụ thể mọi quyền lợi và trách nhiệm của mỗi bên trong bản thoả thuận Hãy tìm hiểu luật pháp của nước mà chúng ta muốn có quan hệ thương mại và bảo đảm rằng chúng ta có thể làm ăn (kinh doanh) theo luật đó.

4 Phải tuyên bố nơi mà bản thoả thuận có hiệu lực pháp lý nếu sẽ có tranh chấp.

5 Phải chỉ rõ tranh chấp hợp đồng được giải quyết như thế nào Có thể nêu rõ muốn trọng tài giải quyết tranh chấp hơn là hệ thống pháp luật.

6 Phải tìm hiểu về luật pháp và giá trị pháp lý của bản hợp đồng trước khi chấp nhận bản hợp đồng đó.

những đặc điểm về điều khoản hợp đồng

với thị trường mỹ

1 Đòi hỏi tính ổn định rất cao về thời gian giao hàng, về chất lượng và số lượng sản phẩm.

2 Có hàng rào kỹ thuật chặt chẽ (quy

định về an toàn thực phẩm, về an ninh xã hội hay trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp ”

hay trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp ”

Mỹ có luật trách nhiệm hàng hoá.

3 Định giá không quá thấp, vì nếu không,

sẽ bị tố cáo là bán phá giá.

3 Trong văn bản hợp đồng, không được tuỳ tiện ghép chữ, ghép tiếng và không được tuỳ tiện thay đổi từ ngữ pháp lý.

4 Trong văn bản hợp đồng, không được dùng chữ thừa vô ích,

5 Trong văn bản hợp đồng, văn phạm phải nghiêm túc, dứt khoát.

6 Trong văn bản hợp đồng, văn phạm phải rõ ràng, ngắn gọn và

đủ ý.