Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu ở Công ty TNHH Hữu Nghị.DOC

Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu ở Công ty TNHH Hữu Nghị.

Lời mở đầu

Trải qua hơn 10 năm đổi mới và phát triển, nền kinh tế thị trờng ViệtNam có sự định hớng của Đảng và quản lý vĩ mô của Nhà nớc đã tạo những b-ớc tiến phát triển quan trọng và đồng thời tạo ra cho các đơn vị sản xuất - kinhdoanh nói chung và các doanh nghiệp sản xuất nói riêng không ít những cơhội, thử thách; thực tế đã cho thấy chỉ những doanh nghiệp làm ăn thực sự cóhiệu quả thì mới có thể tồn tại và phát triển đợc trong sự cạnh tranh khắcnghiệt của nền KTTT Trong đó doanh nghiệp là những đơn vị cơ sở, tế bàoquan trọng của nền kinh tế quốc dân Vì không có sản xuất - kinh doanh thìkhông thể nói đến áp dụng các thành tựu khoa học tiến bộ của nền kinh tếquốc dân và kinh tế quốc tế.

Nền KTTT với những mặt tích cực của nó đã kích thích nền sản xuấthàng hoá phát triển nhanh chóng và năng động đã kích thích cho Khoa học-Công nghệ phát triển để tạo nên mắt xích quan trọng, chúng tác động và kíchthích lẫn nhau phát triển giúp cho cuộc sống của chúng ta tốt hơn.

Tổ chức sản xuất - kinh doanh tối u nhất mới có thể cạnh tranh đợc vớicác doanh nghiệp khác và với các doanh nghiệp nớc ngoài, đặc biệt là sắp tớihàng rào thuế quan khu vực Đông - Nam - á (AFTA) đợc tháo bỏ.

Để đáp ứng đợc yêu cầu đó thì một trong những yếu tố cơ bản, quantrọng là các doanh nghiệp phải quan tâm tới tất cả các khâu trong quá trìnhsản xuất Trong đó có yếu tố rất quan trọng trong quá trình sản xuất là chi phíNVL Chi phí này thờng chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất và giá thànhsản phẩm (từ 60% - 70% ) đối với các doanh nghiệp sản xuất công nghiệp.

Kế toán với chức năng là công cụ quản lý bảo vệ tài sản của doanhnghiệp, do đó phải nghiên cứu để tổ chức quản lý nh thế nào để đáp ứng đợcyêu cầu trên.

Sau một khoảng thời gian đi sâu tìm hiểu thực trạng hoạt động sản kinh doanh ở Công ty Nhận thấy sự quan trọng của NVL đối với quá trình sảnxuất là làm thế nào để đáp ứng đầy đủ, kịp thời, đồng thời, không bị ứ đọngvốn NVL cho sản xuất Trên cơ sở những kiến thức tích luỹ đợc cùng với sựgiúp đỡ nhiệt tình củaTS Ngô Trí Tuệ và các anh chị kế toán ở Công ty Tráchnhiệm hữu hạn Hữu Nghị, tôi đã chọn đề tài: " Hoàn thiện kế toán nguyên vậtliệu ở Công ty TNHH Hữu Nghị” Ngoài lời mở đầu và kết luận, luận văngồm 3 chơng:

xuất Chơng I: Lý luận chung về kế toán NVL trong các doanh nghiệpsản xuất.

- Chơng II: Thực trạng kế toán NVL ở Công ty TNHH Hữu Nghị.- Chơng III: Hoàn thiện kế toán NVL ở Công ty TNHH Hữu Nghị.

1 Khái niệm và đặc điểm của NVL trong các doanh nghiệp sản xuất:

Vật liệu là những đối tợng lao động, thể hiện dới dạng vật hoá, là mộttrong ba yếu tố cơ bản trực tiếp để hình thành nên sản phẩm mới của quá trìnhsản xuất.

* Nguyên liệu: Là những đối tợng lao động cha qua chế biến côngnghiệp

* Vật liệu: Là những đối tợng lao động đã qua chế biến.NVL có một số đặc điểm sau:

- NVL có hình thái biểu hiện ở dạng vật chất hoá nh sắt thép trongdoanh nghiệp cơ khí, bông trong xí nghiệp dệt, vải trong xí nghiệp may mặc

- NVL chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định.

- Khi tham gia vào một quá trình sản xuất, dới tác động của lao động,NVL bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo rahình thái vật chất của sản phẩm.

- NVL là một bộ phận thuộc tài sản lu động, giá trị NVL tồn kho là vốnlu động dự trữ cho sản xuất của doanh nghiệp.

2 ý nghĩa và tác dụng của kế toán vật liệu trong các doanh nghiệp sảnxuất:

- Kế toán nguyên vật liệu có tính chính xác, đầy đủ và kịp thời để lãnhđạo Công ty nắm bắt đợc tình hình sử dụng cần trong kỳ để lập kế hoạch thumua, dự trữ và xuất dùng NVL cả về kế hoạch và thực hiện, từ đó có biện phápquản lý thích hợp Mặt khác, tính chính xác và kịp thời của công tác kế toánvật liệu, nói cách khác là chất lợng của công tác kế toán vật liệu có ảnh hởngtới chất lợng của công tác chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm Vì vậyngay từ khâu đầu tiên phải tổ chức kế toán nguyên vật liệu một cách đầy đủ,chính xác và khoa học.

- Nguyên vật liệu thờng chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất và giáthành sản phẩm trong các doanh nghiệp sản xuất công nghiệp nên việc quản lýquá trình thu mua, vận chuyển, bảo quản, dự trữ và xuất dùng vật liệu trực tiếptác động đến những chỉ tiêu quan trọng của doanh nghiệp nh chỉ tiêu sản lợng,chỉ tiêu giá thành

- Tổ chức tốt công tác kế toán nguyên vật liệu là điều kiện quan trọng đểquản lý vật liệu, cung cấp kịp thời, đồng bộ vật liệu cần thiết cho quá trình sảnxuất, sử dụng và dự trữ vật liệu hợp lý, tiết kiệm, ngăn ngừa hiện tợng h hao,mất mát, lãng phí vật liệu trong tất cả các khâu của quá trình sản xuất- kinhdoanh.

- Tổ chức kiểm tra, giám sát và phản ánh kịp thời tình hình biến độngnhập - xuất

- Tồn NVL để cung cấp số liệu cho việc kế toán chi phí sản xuất và tínhgiá thành sản phẩm ở doanh nghiệp Công tác này nêu không làm tốt sẽ ảnh h-ởng tới công tác tính giá trị sản phẩm, dẫn tới tình trạng nhà quản lý khôngnắm bắt đợc tình hình sản xuất và cung ứng vật t một cách kịp thời, chính xác.- Nhờ có công tác kế toán NVL, mới cung cấp thông tin hữu ích giúp chodoanh nghiệp có kế hoạch thu mua để sản xuất và dự trữ NVL, tránh tìnhtrạng làm giàn đoạn quá trình sản xuất và ứ đọng NVL.

3 Yêu cầu quản lý NVL trong các doanh nghiệp sản xuất:

- Xuất phát từ đặc điểm NVL và tầm quan trọng của công tác quản lý vậtliệu, có thể thấy để làm tốt công tác quản lý vật liệu, thì trớc hết cần phải thựchiện đầy đủ những yêu cầu sau:

- Xây dựng quy chế về bảo quản, thu mua và sử dụng vật t Có đủ khotàng sử dụng cho dự trữ, bảo quản vật t , dụng cụ cân, đo, đong, đếm vật t.

- Xây dựng định mức vật t cần thiết, định mức vật t tối đa, tối thiểu, địnhmức sử dụng và hao hụt hợp lý trong quá trình bảo quản và sử dụng.

- Tổ chức khâu hạch toán ban đầu về các chứng từ, các nghiệp vụ nộisinh nh phân bổ NVL cho sản phẩm sổ sách kế toán NVL, trình tự luânchuyển chứng từ hợp lý, khoa học.

- Tổ chức công tác kiểm tra, kiểm kê thờng xuyên, đối chiếu số liệu giữakế toán và thủ kho và tình hình tổng hợp đối chiếu nhập - xuất - tồn.

- Phân tích vật t và những thông tin kinh tế cần thiết.

4 Nhiệm vụ của kế toán NVL trong các doanh nghiệp sản xuất:

- Tổ chức tốt công tác hạch toán NVL là điều kiện quan trọng không thểthiếu đề quản lý và thúc đẩy việc cung ứng đầy đủ, kịp thời, đồng bộ nhữngNVL cần cho sản xuất, dự trữ, cũng nh sử dụng hợp lý, tiết kiệm các loạiNVL, nhằm ngăn ngừa các hiện tợng nh h hao, mất mát và lãng phí các yếu tốđầu vào trong tất cả các khâu của quá trình sản xuất Vì vậy, kế toán NVL cầnthực hiện tót các nhiệm vụ sau:

- Ghi chép, tính toán, phản ánh một cách chính xác, trung thực, kịp thờivề số lợng, chất lợng và giá thực tế của NVL nhập kho.

- Tập hợp và phản ánh đầy đủ, chính xác số lợng và giá trị tồn kho Pháthiện kịp thời số thừa, thiếu, ứ đọng, kém phẩm chất để doanh nghiệp có biệnpháp xử lý kịp thời, hạn chế đến mức tối đa thiệt hại có thể xảy ra.

- Tập hợp và phản ánh đầy đủ, chính xác số lợng và giá trị NVL xuấtkho, kiểm tra tình hình chấp hành các định mức tiêu hao NVL.

- Phân bổ hợp lý giá trị NVL sử dụng vào các đối tợng tập hợp chi phísản xuất và tính giá thành sản phẩm.

Xuất phát từ những nhiệm vụ trên, kế toán vật liệu cần phải tổ chức mộtcách có hệ thống trên các chứng từ, sổ chi tiết, sổ tổng hợp theo những phơngpháp thích hợp với doanh nghiệp Do vậy kế toán NVL cần thực hiện tốt cácnhiệm vụ cơ bản sau:

- Nắm vững đặc điểm NVL cần cho hoạt động sản xuất - kinh doanh củadoanh nghiệp về chủng loại; quy cách; đặc tính cơ, lý, hoá; tính chất luchuyển (lập sổ danh điểm vật t ).

- Lựa chọn phơng pháp đánh giá nhập - xuất NVL một cách hợp lý.

- Lựa chọn phơng pháp hạch toán chi tiết, tổng hợp và thiết kế hệ thốngsổ chi tiết, sổ tổng hợp cho NVL

- Thiết kế hệ thống báo cáo kho NVL.

II Phân loại và đánh giá Nguyên vật liệu trong cácdoanh nghiệp sản xuất:

1 Phân loại NVL:

Trong các doanh nghiệp sản xuất, NVL bao gồm rất nhiều loại, thứ khácnhau, có vai trò công dụng và tính năng lý, hoá khác nhau Để có thể quản lývà tổ chức hạch toán một cách chặt chẽ từng loại, thứ NVL phục vụ cho nhucầu quản trị doanh nghiệp, cần thiết phải tiến hành phân loại chúng theonhững tiêu thức thích hợp.

Phân loại vật liệu là sắp xếp các loại, thứ vật liệu cùng loại với nhau theomột đặc trng (tiêu thức) nhất định nào đó thành từng nhóm để thuận lợi choviệc quản lý và hạch toán.

Tuỳ theo từng doanh nghiệp, tuỳ theo các tiêu thức phân loại mà NVL ợc phân loại khác nhau Nhìn chung NVL đợc phân loại theo một số tiêu thứcchính sau:

d-1.1 Căn cứ vào vai trò và công dụng của NVL

- NVL chính (bao gồm cả bán thành phẩm mua ngoài để tiếp tục chếbiến): Là những nguyên liệu, vật liệu sau quá trình gia công chế biến sẽ là cơ

sở vật chất chủ yếu cấu thành nên thực thể vật chất của sản phẩm.

- NVL phụ: là những NVL có tác dụng trong quá trình sản xuất, đợc sử

dụng kết hợp với NVL chính để hoàn thiện và nâng cao tính năng chất lợngcủa sản phẩm hoặc đợc sử dụng để duy trì cho công cụ lao động hoạt độngbình thờng, hoặc đợc dùng để phục vụ cho nhu cầu kỹ thuật hay nhu cầu quảnlý.

- Nhiên liệu: Là những loại vật liệu dùng để tạo ra nhiệt năng nh than đá,

than bùn, củi, xăng, dầu, Nhiên liệu tồn tại ở cả ba dạng lỏng, khí, rắn Thựcchất nhiên liệu là một loại vật liệu phụ, tuy nhiên nó đợc tách ra thành mộtloại riêng vì việc sản xuất và tiêu dùng nhiên liệu chiếm một tỷ trọng lớn vàđóng một vai trò quan trọng trong nền kinh tế quốc dân Nhiên liệu cũng cóyêu cầu và kỹ thuật quản lý hoàn toàn khác với vật liệu thông thờng.

- Phụ tùng thay thế: Là loại vật t đợc sử dụng cho hoạt động bảo dỡng,

sửa chữa TSCĐ của doanh nghiệp Trong các doanh nghiệp để bảo quản, bảodỡng, sửa chữa khôi phục năng lực hạot động của TSCĐ đòi hỏi các doanhnghiệp phải mua sắm, dự trữ các loại phụ tùng thay thế.

- Thiết bị và vật liệu XDCB : Là các loại vật liệu thiết bị phục vụ cho hoạt

động XDCB, tái tạo TSCĐ.

- Phế liệu thu hồi: Là những loại vật liệu thu hồi từ quá trình sản xuất

kinh doanh để sử dụng lại hoặc bán ra ngoài.

Cách phân loại nh trên là dựa vào vai trò của chúng trong quá trình sảnxuất kinh doanh Tuy nhiên, cũng có trờng hợp cùng một loại vật liệu ở mộtdoanh nghiệp có lúc đợc sử dụng nh vật liệu chính, có lúc lại đợc sử dụng nhvật liệu phụ Do đó, khi phân loại vật liệu cần phải căn cứ vào vai trò, tác dụngchính của chúng Hạch toán theo cách phân loại nói trên đáp ứng đợc yêu cầuphản ánh tổng quát về mặt giá trị đối với mỗi loại vật liệu.

1.2 Căn cứ vào chức năng của NVL đối với quá trình sản xuất

- NVL sử dụng cho sản xuất: là các loại NVL tiêu hao trong quá trình

sản xuất sản phẩm Gồm có:

- NVL trực tiếp: là các loại NVL trực tiếp trong quá trình sản xuất sản

- NVL gián tiếp: là các loại NVL tiêu hao gián tiếp trong quá trình phục

vụ sản xuất sản phẩm (Thờng là chi phí cố định nh chi phí dầu mỡ bảo dỡngmáy móc).

- NVL sử dụng cho bán hàng - NVL sử dụng cho quản lý DN.

1.3 Căn cứ vào nguồn hình thành.

- NVL mua ngoài: Là những NVL sử dụng cho sản xuát kinh doanh dợc

DN mua ngoài thị trờng Mua ngoài là phơng thức cung ứng NVL thờngxuyên của mỗi DN.

- NVL tự sản xuất: Là những NVL do DN tự chế biến hay thuê ngoài

chế biến để sử dụng cho sản xuất ở giai đoạn sau.

- NVL nhận góp vốn liên doanh hoặc đợc biếu tặng, cấp phát.

- Phế liệu thu hồi:Là những NVL bị thải ra trong quá trình sản xuất, có

thể đợc tái sử dụng hoặc đem bán.

1.4 Căn cứ vào quyền sở hữu

- NVL thuộc sở hữu của DN.

- NVL không thuộc sở hữu của DN.

Để đảm bảo thuận tiện, tránh nhầm lẫn cho công tác quản lý và hạch toánvề số lợng và giá trị đối với từng thứ, loại vật liệu, trên cơ sở phân loại vật liệu,DN phải xây dựng "Sổ danh điểm vật liệu", xác định thống nhất tên gọi củatừng thứ vật liệu, mã hiệu, qui cách của vật liệu, số hiệu của mỗi thứ vật liệu,đơn vị tính và giá hạch toán của vật liệu Số hiệu để chỉ từng thứ vật liệu gọi làsố danh điểm vật liệu Hệ thống số danh điểm vật liệu đợc xây dựng theonguyên tắc phân loại Mỗi số danh điểm bao gồm nhiều chữ số sắp xếp theomột thứ tự nhất định để chỉ loại, nhóm và thứ vật liệu.

Sổ danh điểm vật liệu có tác dụng trong công tác quản lý và hạch toánđặc biệt trong điều kiện cơ giới hoá công tác tác hạch toán, nó cung cấp thôngtin cho quản lý, trong đó thể hiện qui cách đơn vị, mã số, là căn cứ để mở thẻkho, sổ chi tiết hạch toán ở DN.

Sổ danh điểm vật liệu.

Ký hiệu Tên, nhãn hiệu,qui cách

Đơn vịtính

chúNhóm vật liệu Danh điểm

2 Đánh giá vật liệu:

Đánh giá NVL là việc xác định giá trị của chúng theo những nguyên tắcnhất định Do vậy, để làm tốt công tác hạch toán vật liệu trớc hết cần nắmvững các nguyên tắc kế toán chung đợc thừa nhận, trong đó có các nguyên tắccơ bản sau:

- Nguyên tắc giá phí (Cost principle): Nguyên tắc này đòi hỏi việc đo ờng, tính toán về tài sản, công nợ, vốn, doanh thu, chi phí phải đặt trên cơ sởgiá phí thực tế.

l Nguyên tắc nhất quán: (Consistency principle): Các khái niệm , cácnguyên tắc, các chuẩn mực, các phơng pháp mà kế toán sử dụng phải đảmbảo liên tục, nhất quán, không thay đổi từ kỳ này sang kỳ khác.

- Nguyên tắc công khai (Disclosure principle):Nguyên tắc này đòi hỏibáo cáo tài chính của doanh nghiệp phải ràng, dễ hiểu và phải bao gồm đầy đủcác thông tin liên quan đến các hoạt động của doanh nghiệp Những báo cáonày phải đợc trình bày công khai cho tất cả những ngời quan tâm Khi doanhnghiệp thay đổi phơng pháp thay đổi tính giá xuất kho thì phải giải trình trênthuyết minh báo cáo tài chính.

- Nguyên tắc trọng yếu (Materiality principle): Nguyên tắc này chú trọngđến các vấn đề (các yếu tố), các khoản mục mang tính trọng yếu, quyết địnhbản chất và nội dung sự vật, hiện tợng mà bỏ qua những vấn đề, những yếutố thứ yếu, không làm thay đổi bản chất và nội dung sự vật, hiện tợng, nhkhi phân bổ chi phí chung cho vật liệu

- Nguyên tắc thận trọng (Conseriatism principle): Các giải pháp đợc lựachọn phải bảo đảm chắc chắn rằng ảnh hởng của chúng tới vốn chủ sở hữu làrất ít, hay nói cách khác, phơng án kế toán đợc lựa chọn là phơng án đem lạilợi nhuận thấp nh khi giá về một loại NVL nào đó trên thị trờng giảm thì phảitiến hành ghi giảm giá trị của loại vật liệu này

- Nguyên tắc thớc đo tiền tệ (Monetary principle): Thớc đo tiền tệ là đơnvị đồng nhất trong việc tính toán, ghi nhận các nghiệp vụ phát sinh và kế toánchỉ phản ánh những gì có thể biểu hiện đợc bằng tiền.

Kế toán vật liệu đã sử dụng thớc đo tiền tệ để phản ánh tình hình hiện cócũng nh sự biến động của vật liệu Đây là thớc đo cơ bản của khoa học hạchtoán kế toán.

2.1 Đánh giá vật liệu nhập kho:

NVL nhập kho chủ yếu đợc tính bằng giá thành thực tế Cá biệt chỉ cómột vài số ít trờng hợp phải sử dụng giá hạch toán để ghi nhận nhập kho NVL.Chẳng hạn, khi NVL nhập kho nhng cha có chứng từ hoá đơn, kế toán có thểsử dụng giá hạch toán để ghi sổ, đến khi có chứng từ hoá đơn thì kế toán tiếnhành điều chỉnh giá hạch toán thành giá thực tế cho lô NVL đó.

Giá thực tế của NVL nhập vào đợc xác định tuỳ theo từng nguồn nhập nh sau:

* Đối với NVL mua ngoài.

Giá thực tếvật liệu nhập=

Giá ghi trên hoáđơn ngời bán+

Chi phí thu

-Các khoản giảmgiá (nếu có)

Trong đó:

- Giá mua ghi trên hoá đơn (bao gồm cả thuế nhập khẩu, nếu có):

+ Nếu DN tính thuế VAT theo phơng pháp khấu trừ thì giá mua là giácha tính thuế.

+ Nếu DN tính thuế VAT theo phơng pháp trực tiếp thì giá mua là giá cóthuế.

- Chi phí thu mua thờng bao gồm: + Chi phí vận chuyển bảo quản + Chi phí thuê kho, bãi.

+ Chi phí bảo hiểm hàng hoá khi mua + Hao hụt trong định mức khi mua + Công tác phí của ngời đi mua.

* Đối với NVL sản xuất:

Giá thực tế

vật liệu nhập=Giá vật liệu xuấtđể chế biến+Chi phí chế biếnkhác

* Đối với NVL do Nhà Nớc cấp hoặc cấp trên cấp:

Giá thực tế vật

liệu nhập=Giá trị vật liệu ghi trênbiên bản bàn giao+nhận (nếu có)Chi phí tiếp

* Đối với NVL nhận góp vốn liên doanh:

Giá thực tế

vật liệu nhập=Giá trị góp vốnthoả thuận+việc tiếp nhận(nếu có)Chi phí liên quan đến

* Đối vớí NVL nhận do tặng thởng, viên trợ:

Giá thực tếvật liệu nhập=

Giá trị do hội đồng bàngiao xác định trên cơ sở

giá thị trờng+

Chi phí liênquan (nếu có)

* Đối với phế liệu thu hồi: giá thực tế là giá ớc tính thực tế có thể sử

dụng đợc hay giá thu hồi tối thiểu.

2.2 Xác định giá NVL xuất kho.

Việc tính giá thực tế NVL xuất kho đợc căn cứ vào đặc điểm hoạt độngcủa từng DN, vào yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán.

Có nhiều phơng pháp đợc sử dụng để tính giá NVL xuất dùng DN cóthể lựa chọn một trong các phơng pháp sau nhng phải tuân thủ chặt chẽnguyên tắc nhất quán trong hạch toán (nếu có thay đổi phải giải thích rõ ràng).

2.2.1 Phơng pháp giá thực tế đích danh:

Phơng pháp này dựa trên cơ sở thực tế xuất vật liệu ở lô nào thì dùng giá mua thực tế của lô đó để tính giá thực tế của vật liệu xuất dùng cho đối tợng sử dụng.

* Ưu điểm: Tính giá vật liệu đợc chính xác.

* Nhợc điểm: Thực hiện rất khó, vật liệu phải đợc chi tiết theo từng lô

hàng theo từng lần nhập mà trên thực tế không phải DN nào làm cũng đợc.

* áp dụng: Phơng pháp này thờng đợc áp dụng đối với vật t đặc chủng có

gía trị lớn hoặc đối với những đơn vị xây dựng đợc hệ thống bảo quản vật liệusau mỗi lần nhập kho riêng.

2.2.2 Phơng pháp Nhập trớc-Xuất trớc (FIFO):

Theo phơng pháp này, NVL xuất kho đợc tính giá trên cơ sở giả định là lô NVL nào nhập vào kho trớc sẽ xuất dùng trớc, lô NVL nào nhập sau sẽ xuấtdùng sau Nếu giá cả có xu hớng tăng thì giá trị hàng tồn kho sai với giá thực tế tại thời điểm cuối kỳ: giá trị hàng xuất trong kỳ thấp, giá trị hàng tồn kho cao, dẫn đến chi phí kinh doanh giảm, lợi nhuận tăng Ngợc lại, nếu giá cả NVL có xu hớng giảm thì giá trị hàng tồn kho thấp, lợi nhuận giảm

* áp dụng: Phơng pháp này thích hợp với những DN có ít danh điểm

NVL, số lần nhập, xuất kho của mỗi danh điểm NVL không nhiều.

2.2.3 Phơng pháp Nhập sau xuất trớc (LIFO)

Phơng pháp này giả định NVL mua sau sẽ đợc xuất kho trớc (có nghĩa làngợc với phơng pháp FIFO ở trên) do vậy giá thực tế của NVL xuất dùngchính là giá của lô NVL mua sau cùng và giá trị NVL tồn kho chính là giá trịcủa lô NVL mua trớc tiên Phơng pháp này phù hợp khi giá cả có xu hớnggiảm, vì khi đó giá trị lô hàng xuất kho thấp, chi phí giảm dẫn đến lợi nhuậntăng.

* Ưu điểm:

- Tính toán đơn giản, dễ làm.

- Công việc tính giá đợc tiến hành thờng xuyên trong kỳ.

- Phản ánh chi phí kinh doanh của DN phù hợp với sự biến động giá cảcủa thị trờng NVL.

* Nhợc điểm: Cũng nh phơng pháp FIFO, trong trờng hợp giá cả NVL

biến động mạnh thì việc tính giá lại ít chính xác và bất hợp lý

* áp dụng: Phơng pháp này này thích hợp đối với những DN ít danh

điểm vật liệu, giá cả NVL tơng đối ổn định, số lần nhập- xuất của mỗi loạilớn.

2.2.4 Phơng pháp giá bình quân:

Theo phơng pháp này, giá thực tế vật liệu xuất dùng trong kỳ đợc tính theo giá trịbình quân (có thể bình quân cả kỳ dự trữ hoặc bình quân cuối kỳ trớc hoặc bình quân saumỗi lần nhập kho)

i/ Phơng pháp bình quân cả kỳ dự trữ:

Theo phơng pháp này, căn cứ vào tình hình tồn đâu kỳ và nhập trong kỳ,cuối tháng kế toán tính giá bình quân của NVL, sau đó căn cứ vào giá bìnhquân tính ra giá trị thực tế NVL xuất dùng trong kỳ:

Giá thực tế NVL xuất dùng = Pbq x Số lợng NVL xuất dùng

Trong đó : Pbq là giá bình quân

Giá thực tế bìnhquân đơn vị NVL

Giá thực tế NVL

tồn ĐK+Giá thực tế NVLnhập trong kỳSố lợng thực tế

NVL tồn ĐK+Số lợng thực tế NVLnhập trong kỳ

* Ưu điểm: Việc tính giá NVL xuất kho tơng đơn giản, dễ làm, không

phụ thuộc vào số lần nhập kho NVL nhiều hay ít.

* Nhợc điểm:

- Chỉ tiến hành phơng pháp này vào cuối kỳ hạch toán, do đó khối lợngcông việc thờng dồn vào cuối kỳ, làm chậm quá trình quyết toán.

- Không phản ánh đuợc sự biến động của giá cả.

* áp dụng: Phơng pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh

điểm NVL nhng số lần nhập, xuất nhiều, và giá cả không biến đổi đột ngột

ii/ Phơng pháp giá đơn vị bình quân cuối kỳ trớc:

Giá bình quânđơn vị NVL cuối

kỳ trớc (Pck)

=Giá thực tế NVL tồn ĐKSố lợng thực tế NVL tồn ĐKGiá thực tế NVL xuất dùng = Pck x Số lợng NVL xuất dùng

Trong đó Pck là giá cuối kỳ

* Ưu điểm:

- Đơn giản, dễ làm, giảm nhẹ khối lợng tính toán

- Phản ánh thờng xuyên tình hình biến động NVL trong kỳ.

* Nhợc điểm: phản ánh không chính xác tình hình biến động giá cả

NVL

iii/ Phơng pháp giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập:

Theo phơng pháp này, sau mỗi lần nhập kế toán phải xác định giá đơn vịbình quân của từng danh điểm vật liệu Kế toán căn cứ vào giá đơn vị bìnhquân và lợng NVL xuất kho giữa hai lần nhập kế tiếp nhau để xác định giáthực tế của vật liệu xuất kho.

Giá bình quânđơn vị NVL sau

mỗi lần nhập=

Giá thực tế NVL tồn

trớc khi nhập+Giá thực tế NVLnhậpSố lợng thực tế NVL

tồn trớc khi nhập+Số lợng thực tếNVL nhậpGiá thực tế NVL

xuất dùng=Số lợng NVLxuất dùngxGiá đơn vị bình quânsau mỗi lần nhập

* Nhợc điểm: Khối lợng tính toán nhiều và phải tiến hành tính theo từng

danh điểm NVL

* áp dụng: Phơng pháp này chỉ thích hợp với những doanh nghiệp có ít

danh điểm NVL, số lần nhập của mỗi loại không nhiều và thực hiện kế toánbằng máy vi tính.

2.2.5 Phơng pháp tính giá NVL tồn kho theo giá mua lần cuối.

Theo phơng pháp này, giá trị của NVL tồn kho đợc tính theo giá mua lần cuối cùng và giá trị của NVL xuất dùng trong kỳ đợc tính theo công thức:

Giá trị NVL xuất

dùng trong kỳ=Giá trị NVLtồn đầu kỳ+Giá trị NVL muavào trong kỳ-Giá trị NVLtồn cuối kỳ

Trong đó giá trị NVL tồn cuối kỳ đợc tính theo công thức:

Giá trị NVL tồn

cuối kỳ=Số lợng NVLtồn cuối kỳxĐơn giá NVL mualần cuối cùng

* Ưu điểm: Đơn giản, dễ tính toán.

* Nhợc điểm: Phản ánh không kịp thời tình hình nhập xuất NVL trong

kỳ, mà chi tính đợc vào cuối kỳ.

* áp dụng:Phơng pháp này thờng đợc áp dụng đối với các DN sử dụng

phơng pháp hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kiểm kê định kỳ.

2.2.6 Phơng pháp giá hạch toán.

Giá hạch toán là giá trị do DN qui định có tính chất ổn định và nó chỉ dùng để ghi sổ vật liệu kế toán hàng ngày chứ không có ý nghĩa trong thanh toán Giá hạch toán phải đợc qui định thống nhất trong mỗi kỳ hạch toán và đ-ợc qui định cụ thể cho từng loại vật liệu.

Khi sử dụng giá hạch toán, hàng ngày kế toán ghi sổ tình hình nhập xuất tồn kho vật liệu theo gía hạch toán:

Trị giá hạch toánvật t nhập xuất=

Số lợng vât liệunhập - xuấtx

Đơn giáhạch toán

Đến cuối kỳ hạch toán, kế toán tiến hành bớc điều chỉnh giá hạch toán thành giá thực tế theo các bớc sau:

Xác định hệ số giá của từng loại vật liệu:

NVL tồn đầu kỳ+Giá hạch toán NVLnhập trong kỳ

Xác định giá thực tế vật liệu xuất trong kỳ:

Trị giá thực tế vật

liệu xuất trong kỳ=Giá hạch toán vậtliệu xuất trong kỳxHệ số giá

Hệ số giá đợc tính chi tiết cho tứng nhóm, từng loại NVL

- Khi K=1: giá thực tế bằng giá hạch toán.- Khi K>1: giá thực tế lớn hơn giá hạch toán.- Khi K<1: giá thực tế nhỏ hơn giá hạch toán.

* Ưu điểm: Phơng pháp này kết hợp đuợc hạch toán chi tiết và hạch toán

tổng hợp để tính giá vật liệu, không phụ thuộc vào cơ cấu vật liệu nhiều hay ít.

* Nhợc điểm: Phải tổ chức hạch toán tỉ mỉ, số lợng công việc dồn nhiều

vào cuối kỳ hạch toán.

* áp dụng: Phơng pháp này thích hợp với những DN có nhiều danh điểm

vật liệu và có trình độ kế toán tơng đối tốt.

3 Kế toán chi tiết vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất:

3.1 Chứng từ - tổ chức hạch toán ban đầu kế toán vật liệu:

Xây dựng hệ thống chứng từ là nội dung đầu tiên của công tác hạch toánkế toán Căn cứ theo chế độ chứng từ kế toán ban hành kèm theo quyết định:QĐ 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 và thông t số 100/1998/TT-BTCngày 15/7/1998 của Bộ tài chính hớng dẫn kế toán thuế GTGT, thuế thu nhậpdoanh nghiệp Các chứng từ kế toán về vật liệu bao gồm:

Chứng từ dùng cho hạch toán vật liệu:Phiếu nhập kho - Mẫu số 01 - VT.Phiếu xuất kho - Mẫu số 02 - VT.

Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ - Mẫu số 03 - VT.Phiếu xuất vật t theo hạn mức- Mẫu số 04 - VT.

Biên bản kiểm nghiệm vật t - Mẫu số 05 - VT.Thẻ kho - Mẫu số 06- VT.

Phiếu báo vật t còn lại cuối kỳ - Mẫu số 07 - VT.

Biên bản kiểm kê vật t, sản phẩm hàng hoá - Mẫu số 08 - VT.Hoá đơn GTGT- Mẫu số 01 - GTKT - 3LL.

Từ hệ thống chứng từ đợc xây dựng, kế toán doanh nghiệp mà đứng đầulà kế toán trởng cùng với lãnh đạo đơn vị thực hiện chỉ đạo Việc tổ chứccông tác hạch toán ban đầu vật liệu quyết định tính trung thực của số liệu kếtoán Công tác hạch toán ban đầu đòi hỏi phải thực hiện đúng theo chế độ củaNhà nớc ban hành Hạch toán ban đầu kế toán vật liệu cũng nh các phần hànhkế toán khác phải gồm có hai nội dung chính là:

-Trình tự xử lý chứng từ.

-Tổ chức luân chuyển chứng từ.

Tất cả các chứng từ kế toán vật liệu phải đợc tổ chức luân chuyển theotrình tự và thời gian hợp lý, do đó kế toán trởng quy định để phục vụ cho việcghi chép, phản ánh số liệuđ ợc kịp thời giữa các bộ phận có liên quan Với hainội dung chính nêu trên, kế toán vật liệu tổ chức công tác hạch toán ban đầutheo các bớc:

Lập chứng từ: Phải quy định rõ trách nhiệm lập chứng từ cho các cánhân, cán bộ kế toán Khi lập chứng từ, ngời lập chứng từ phải căn cứ theođúng nghiệp vụ kinh tế - tài chính thực tế phát sinh về vật liệu và phản ánhmột cách trung thực vào chứng từ theo các nội dung cần kê khai trên chứng từ.Tổ chức luân chuyển chứng từ: Phải tổ chức các bớc luân chuyển chứngtừ đến các bộ phận liên quan một cách khoa học, hợp lý, đảm bảo công táchạch toán kế toán đợc tiến hành một cách thuận lợi và đạt hiệu quả cao.

Kiểm tra chứng từ: Khi nhận đợc chứng từ, kế toán cùng với những ngờiliên quan phải tiến hành công tác kiểm tra chứng từ kế toán về tính hợp lý, hợppháp, hợp lệ, tính chính xác, đầy đủ của các yếu tố (chỉ tiêu ) ghi trên chứngtừ Chứng từ đợc lập đòi hỏi phải ghi rõ ràng cả phần ghi bằng chữ và số Kếtoán vật liệu kiểm tra chứng từ về vật liệu là công việc bắt buộc.

Tập hợp và phân loại chứng từ: Kế toán vật liệu phải tiến hành tổng hợp,phân loại chứng từ phục vụ cho cho việc ghi sổ kế toán một cách nhanh chóngthuận tiện, hoàn thiện các yếu tố còn thiếu (nếu thấy cần thiết), tổng hợp sốliệu, định khoản kế toán

Tổ chức bảo quản và lu trữ chứng từ kế toán: Kế toán cùng các bộ phận,cá nhân có liên quan phải tổ chức bảo quản và lu trữ chứng từ theo đúng chếđộ bảo quản và lu trữ tài liệu mà Nhà nớc ban hành.

3.2 Kế toán chi tiết vật liệu:

Kế toán chi tiết vật liệu là sự chi tiết hoá các thông tin tổng quát đợc hìnhthành bởi hạch toán tổng hợp vật liệu nhằm thu thập thông tin rộng rãi choviệc kiểm tra hoạt động sản xuất kinh doanh Giữa kế toán chi tiết và kế toántổng hợp vật liệu có mối quan hệ mật thiết với nhau Trớc hết về mặt quản lý,chúng hình thành một tổng thể hoàn chỉnh các thông tin phục vụ cho các cấpquản lý của Nhà nớc và trong nội bộ doanh nghiệp Về mặt ghi chép có thể làhai quá trình, song kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết đều dựa vào một cơ sởchung là là hệ thống chứng từ kế toán thống nhất, do đó đảm bảo cho sự kiểmtra và đói chiếu lẫn nhau.

Hệ thống thông tin kế toán tổng hợp đợc hình thành trên cơ sở tôn trọngmột cách nghiêm ngặt các quy định của Nhà nớc về vận dụng hệ thống TK kếtoán, các phơng pháp tính giá và xác định kết quả kinh doanh Trong đó hệthống thông tin dựa trên cở sở hạch toán chi tiết đợc xây dựng phù hợp với yêucầu quản lý riêng biệtcủa doanh nghiệp.

Một trong những yêu cầu của quản lý và kế toán vật liệu là phải theo dõichặt chẽ tình hình nhập- xuất- tồn kho cho từng cho từng loại vật liệu ở cả haichỉ tiêu hiện vật và giá trị Kế toán và quản lý vật liệu phải đợc tiến hành theotừng kho (lu giữ, bảo quản theo từng kho ) để đảm bảo cho việc kiểm tra, đốichiếu với từng thủ kho ở từng kho, giữa kế toán chi tiết vật liệu với từng thủkho để đảm bảo tính chính xác, chặt chẽ công tác quản lý vật liệu cũng nh cósự ràng buộc các thông tin các bên cung cấp Giữa thủ kho và kế toán có sựkiểm tra lẫn nhau tạo nên sự chặt chẽ, ràng buộc trách nhiệm lẫn nhau trongcông tác quản lý vật liệu Do đó, mà phải tổ chức kế toán chi tiết vật liệu đồngthời cả ở phòng kế toán và ở kho vật liệu.

Tuỳ thuộc vào điều kiện cụ thể của doanh nghiệp mà ngời ta có thể tổchức áp dụng công tác kế toán vật liệu theo một trong ba phơng pháp kế toánchi tiết vật liệu.

Trên cơ sở phơng pháp kế toán chi tiết đợc lựa chọn áp dụng, kế toán tiếnhành mở các sổ kế toán liên quan và tiến hành ghi sổ phản ánh các nghiệp vụphát sinh theo trình tự nhất định.

Khi nhận đợc chứng từ liên quan đợc sử dụng làm căn cứ để ghi sổ, kếtoán và thủ kho phải tiến hành việc kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý, hợp lệ,chính xác, đầy đủ của chứng từ và phải bổ sung các chỉ tiêu còn thiếu (nếuthấy cần thiết) trớc khi sử dụng để ghi sổ phản ánh các nghiệp vụ phát sinh.Trên cơ sở số liệu phản ánh trên các chứng từ đã đợc kiểm tra, kế toán và thủkho ghi vào các sổ liên quan.

Tại kho: Trong cả ba phơng pháp thủ kho đều tiến hành ghi chép phản

ánh nghiệp vụ phát sinh vào thẻ kho Thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh tìnhhình nhập - xuất - tồn vật liệu về mặt số lợng Mỗi chứng từ ghi một dòng vàothẻ kho Thẻ đợc mở cho từng danh điểm vật liệu Cuối tháng thủ kho phảitiến hành tổng cộng số nhập - xuất, tính ra số tồn kho về mặt lợng theo từngdanh điểm vật liệu.

Tại phòng kế toán: Tuỳ thuộc vào phơng pháp kế toán chi tiết mà hàng

ngày công tác kế toán chi tiết vật liệu đợc kế toán vật liệu thực hiện việc ghichép phản ánh trên sổ chi tiết vật liệu hoặc bảng kê nhập - xuất hoặc bảng lũykế nhập - xuất Cuối tháng, kế toán tổng hợp các số liệu để ghi sổ vào bảng kêtổng hợp nhập - xuất - tồn hoặc sổ đối chiếu luân chuyển Tuy nhiên, dù ápdụng phơng pháp kế toán nào thì việc phản ánh tình hình hiện có và tình hìnhbiến động của vật liệu đều đợc thực hiện theo chỉ tiêu giá trị (riêng phơngpháp thẻ song song và phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển còn ghi chépphản ánh theo cả chỉ tiêu giá trị và hiên vật).

Trình tự ghi sổ kế toán chi tiết vật liệu của ba phơng pháp đợc khái quáttheo các sơ đồ sau:

Sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp thẻ song song

Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệuPhiếu nhập kho

Thẻ kho

Phiếu xuất kho

Thẻ hoặc sổ

chi tiết vật liệu

Kế toán tổng hợp

Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng

Sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp sổ đối chiếu luânchuyển

Sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp sổ sổ số d

Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng

Phiếu nhập kho

Thẻ kho

Phiếu xuất kho

Kế toán tổng hợp

Phiếu giao nhận chứng từ nhập

Sổ số d

Phiếu giao nhận chứng từ xuất

Bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho vật liệu

Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu

Điều kiện áp dụng là doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán để kế toán chitiết vật liệu và có thể kiểm tra đợc thờng xuyên việc ghi chép hạch toán nghiệpvụ ở kho.

Phơng pháp sổ số d có nhiều u điểm giảm đợc khối lợng ghi chép sổ kếtoán, khắc phục đợc việc ghi trùng lặp, kế toán chỉ theo dõi về mặt giá trị, cònở kho theo dõi về mặt hiện vật Công việc kế toán tiến hành đều trong thángtạo điều kiện cung cấp kịp thời tài liệu kế toán phục vụ cho quản lý.

Phơng pháp này thích hợp với các doanh nghiệp có nhiều chủng loại vậtliệu phong phú, các nghiệp vụ nhập, xuất thờng xuyên Tuy nhiên, có nhợcđiểm là khi có sai sót, nhầm lẫn thì việc kiểm tra đối chiếu khá phức tạp và đòihỏi trình độ và ý thức của cán bộ kế toán cao trong việc ghi sổ chính xác,tránh đợc nhầm lẫn trong ghi sổ và tính toán.

4 Kế toán tổng hợp vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất:

Vật liệu là tài sản lu động thuộc nhóm hàng tồn kho của doanh nghiệp ợc hạch toán nhập - xuất kho thờng xuyên dựa trên hệ thống TK tổng hợp, ghichép sổ kế toán theo QĐ 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ tàichính thì công tác kế toán tổng hợp vật liệu trong doanh nghiệp chỉ đợc phépáp dụng một trong hai phơng pháp kế toán hàng tồn kho:

đ-Phơng pháp kê khai thờng xuyên.Phơng pháp kiểm kê định kỳ.

Trong thực tế hiện nay thì các doanh nghiệp Nhà nớc hay các doanhnghiệp lớn ngoài Nhà nớc không đợc phép áp dụng phơng pháp kiểm kê địnhkỳ cho công tác kế toán tổng hợp vật liệu.

4.1 Kế toán tổng hợp NVL theo phơng pháp kê khai thờng xuyên:

Phơng pháp kê khai thờng xuyên là phơng pháp theo dõi và phản ánh tìnhhình hiện có biến động tăng, giảm hàng tôn kho nói chung và NVL nói riêngmột cách thờng xuyên, liên tục trên các TK phản ánh từng loại Phơng phápnày đợc sử phổ biến hiện nay ở nớc ta vì có độ chính xác cao và cung cấpthông tin về hàng tồn kho nói chung và NVL nói riêng một cách kịp thời, cậpnhật Theo phơng pháp này tại bất kỳ thời điểm nào, kế toán cũng có thể xácđịnh đợc nhập - xuất - tồn kho từng loại hàng tồn kho nói chung và NVL nóiriêng.

Chứng từ sử dụng: Hoá đơn mua hàng, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, Để hạch toán kế toán tổng hợp NVL, kế toán sử dụng các TK sau:

- TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu: Dùng để theo dõi giá thực tế của toànbộ NVL hiện có, tăng, giảm qua kho doanh nghiệp, có thể mở chi tiết theotừng loại, nhóm, thứ tuỳ theo yêu cầu quản lý và phơng tiện tính toán.

Bên Nợ: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng NVL trong kỳ.Bên Có: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm giảm NVL trong kỳ.D Nợ: Giá trị thực tế của NVL tồn kho.

TK 151 - Hàng mua đi đờng: Dùng để theo dõi giá trị vật t, hàng hoá mà doanh nghiệp đã mua, hay chấp nhận mua, đã thuộc quyền sở hữu củadoanh nghiệp nhng đến cuối tháng, cha về nhập kho (kể cả số đang gửi khongời bán )

Bên Nợ: Phản ánh giá trị hàng đi đờng tăng

Bên Có: Phản ánh giá trị hàng đi đờng kỳ trớc đã nhập kho hay chuyểngiao cho các bộ phận sử dụng hoặc giao cho khách hàng.

D Nợ: Giá trị hàng đi đờng ( đầu và cuối kỳ ).

Ngoài ra, trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số TK chủ yếu liên quan khác nh TK: 133, 331, 111, 112

Nợ TK 331: Số tiền chiết khấu đợc ngời bán trừ vào số nợ phải trả

Có TK 711: Số tiền chiết khấu đợc hởng theo giá không có thuế GTGT Trờng hợp đợc giảm giá hàng mua hay trả lại hàng mua ghi:

Nợ TK 111,112: Số tiền hàng đợc ngời bán trả lại Nợ TK 331: Ngời bán trừ vào số tiền hàng phải trả Có TK 152: Số tiền hàng mua không có thuế GTGT Có TK 133: Số thuế GTGT không đợc khấu trừ Trờng hợp hàng thừa so với hoá đơn.

Về nguyên tắc khi phát hiện hàng thừa cần làm biên bản báo cáo cho cácbên liên quan biết để cùng xử lý Về mặt kế toán ghi nh sau:

Có TK 331: Tổng giá thanh toán của số hàng thừa

- Nếu thừa không rõ nguyên nhân ghi tăng thu nhập

Nợ TK 338(3381): Trị giá hàng thừa đã xử lýCó TK 721: Số thừa không rõ nguyên nhân

+ Nếu chỉ nhập đúng theo số hoá đơn

Ghi nhận số nhập nh trờng hợp trên Số thừa coi nh giữ hộ ngời bánghi Nợ TK 002 Đồng thời, căn cứ vào cách xử lý cụ thể ghi:

- Nếu đồng ý mua hết số thừa:

Nợ TK 152( chi tiết vật liệu): Trị giá thừaNợ TK 133(1331): Thuế GTGT của số thừa

Có TK 331: Tổng giá thanh toán của số thừaĐồng thời: Có TK 002: Trị giá thừa

- Nếu không rõ nguyên nhân ghi tăng thu nhập:

Nợ TK 152( chi tiết vật liệu): Trị giá hàng thừa( không thuếGTGT)

Có TK 721: Số thừa không rõ nguyên nhân Trờng hợp hàng thiếu so với hoá đơn

Kế toán chỉ phản ánh số hàng thực nhận, số thiếu căn cứ vào “ Biênbản kiểm nghiệm” thông báo cho bên bán biết và ghi sổ nh sau:

- Nếu ngời bán giao nốt số hàng còn thiếu

Nợ TK 152 (Chi tiết vật liệu): Trị giá thiếuCó TK 138(1381)

- Nếu ngời bán không còn hàng:

Nợ TK 331: Ghi giảm số tiền phải trả ngời bán

Có TK 133(1331): Ghi giảm thuế GTGT đợc khấu trừCó TK 138(1381): Giá trị hàng thiếu

- Nếu hàng thiếu do cá nhân làm mất phải bồi thờng

Nợ TK 334, 138(1388): Cá nhân phải bồi thờngCó TK 138(1381): Trị giá thiếu đã đợc xử lý- Nếu số thiếu không xác định đợc nguyên nhân

Nợ TK 821: Chi phí bất thờng

Có TK 138(1381): Xử lý số thiếu Trờng hợp hàng về cha có hoá đơn:

Kế toán lu phiếu nhập kho vào tập hồ sơ “Hàng mua cha có hoá đơn”

+ Nếu trong tháng hoá đơn về thì ghi sổ bình thờng

+ Nếu cuối tháng, hoá đơn cha về thì kế toán sẽ ghi sổ theo giá tạm tính bằngbút toán

Nợ TK 152 (Chi tiết vật liệu): Giá trị vật liệu theo giá tạm tínhCó TK 331: Giá trị vật liệu theo giá tạm tính

Sang tháng sau, khi hoá đơn về sẽ điều chỉnh giá hạch toán sang giá thực tếbằng 1 trong 3 cách sau:

+ Cách 1: Xoá giá tạm tính bằng bút toán đỏ, rồi ghi giá thực tế bằng bút toánthờng

+ Cách 2: Ghi số chênh lệch giữa giá tạm tính với giá thực tế bằng bút toán đỏ(nếu giá tạm tính lớn hơn giá thực tế) và ngợc lại ghi bút toán thờng (nếu giátạm tính nhỏ hơn giá thực tế)

+ Cách 3: Dùng bút toán đảo ngợc để xoá bút toán tạm tính rồi định khoảntheo giá thực tế nh bình thờng.

 Trờng hợp hoá đơn về nhng hàng cha về:

Kế toán lu hoá đơn vào tệp hồ sơ “Hàng mua đang đi đờng”

+ Nếu trong tháng, hàng về thì ghi sổ bình thờng + Nếu cuối tháng hàng vẫn cha về thì ghi:

Nợ TK 151

Nợ TK 133(1331)

Có TK liên quan( 331,111,112,141 ): Giá đã có thuế

+ Sang tháng sau khi hàng về ghi:

Nợ TK 152(Chi tiết vật liệu)

Nợ TK 621,627,642: Xuất cho sản xuất,phân xởng,quản lýCó TK 151: Hàng đi đờng kỳ trớc đã về nhập kho kỳ này Trờng hợp NVL tự chế, thuê ngoài nhập kho hoặc gia công chế biến

Có TK 338(3381): Thừa trong định mức chờ xử lý

Có TK 411: Nhận cấp phát viện trợ hay biếu tặng bằng NVLCó TK412: NVL tăng do đánh giá lại tài sản

b Hạch toán các nghiệp vụ làm giảm nguyên vật liệu.

+NVL dùng trong các doanh nghiệp chủ yếu xuất dùng cho sản xuất kinh doanh, phần còn lại có thể xuất bán, xuất góp vốn liên doanh Mỗi trờng hợp giảm NVL đều ghi theo giá thực tế bên Có của TK 152

 Xuất vật liệu dùng cho sản xuất kinh doanh

Nợ TK621: Xuất NVL trực tiếp chế tạo sản phẩm

Nợ TK627(6272): Xuất dùng chung cho các phân xởng sản xuấtNợ TK 641(6412): Xuất phục vụ cho bán hàng

Nợ TK 642(6422): Xuất phục vụ cho nhu cầu quản lýNợ TK 241: Xuất cho xây dựng cơ bản hoặc sửa chữa lớn

Có TK 152: Giá thực tế của vật liệu xuất dùng

 Xuất góp vốn liên doanh.

+Nếu góp vốn liên doanh ngắn hạn.

Phần chênh lệch giữa giá thực tế và giá trị vốn góp đợc thừa nhận sẽđợc phản ánh vào TK 412 “Chênh lệch đánh giá lại TS”

 Nếu xuất ra ngoài thuê gia công chế biến:

Nợ TK 154: Giá thực tế NVL xuất chế biến

Có TK 152: Giá thực tế NVL xuất chế biến Các trờng hợp giảm NVL khác

Nợ TK 642: Giá trị cho vay , giá trị thiếu chờ xử lýNợ TK 412: Đánh giá giảm NVL

Nợ TK 821: Thiếu hụt mất mát không xác định đợc nguyên nhânNợ TK632: Xuất bán

Nợ TK138(1381,1388):Giá trị thiếu chờ xử lý hoặc cá nhân phải bồithờng

Có TK 152: Giá trị thực tế NVL xuất kho

Trình tự kế toán tổng hợp vật liệu theo phơng pháp kê khai thờngxuyên

TK 111, 112, 141, 331

TK 3331

TK 154

TK 338 (1), 642TK 621

khấu trừThuế GTGT hàng nhập khẩu

Nhập kho do tự gia công, chếbiến hoặc thuê ngoài gia công

Phát hiện thừa qua kiểm kêNhập kho vật liệu do sử dụng

không hết

Nhập kho do nhận cấp phát,vốn góp, biếu , tặng

Các khoản giảm giá, chiếtkhấu mua vật liệu

Xuất vật liệu cho sản xuất trựctiếp sản phẩm

TK 621

TK 632, 157Xuất vật liệu cho quản lý phân

xởng, quản lý doanh nghiệp,bán hàng, xây dựng cơ bản

Xuất vật liệu bán, gửi bán

TK 154Xuất vật liệu thuê ngoài gia

công, chế biến

TK 128, 222Xuất vật liệu để góp vốn

liên doanh

TK 138 (1), 642Phát hiện thiếu qua kiểm kê

TK 412Đánh giá giảm nguyên vật liệu

4.2 Kế toán tổng hợp NVL theo phơng pháp kiểm kê định kỳ:

Phơng pháp kiểm kê định kỳ là phơng pháp không theo dõi một cách ờng xuyên, liên tục về tình hình biến động của các loại vật t, sản phẩm, hànghóa trên các TK phản ánh từng loại hàng tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị hàngtồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của chúng trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ, xác định l-ợng tồn kho thực tế và lợng xuất dùng cho sản xuất kinh doanh và các mụcđích khác Độ chính xác của phơng pháp này không cao mặc dù tiết kiệm đợccông sức ghi chép và nó chỉ thích hợp với các đơn vị kinh doanh những chủngloại hàng hoá, vật t khác nhau, giá trị thấp, thờng xuyên xuất dùng, xuất bán.Theo phơng pháp này, kế toán sử dụng các TK sau:

th-TK 611: Mua hàng (Tiểu khoản 6111: Mua NVL): Dùng để theo dõi tìnhhình thu mua, tăng, giảm NVL theo giá thực tế (giá mua và chi phí thu mua)Từ đó, xác định giá trị vật t xuất dùng.

Bên Nợ: Phản ánh giá thực tế NVL tồn kho đầu kỳ và tăng thêm trongkỳ.

Bên Có: Phản ánh giá trị thực tế NVL xuất dùng, xuất bán, thiếu hụt trong kỳ và tồn kho cuối kỳ.

TK 152: Nguyên liệu, vật liệu: Dùng để phản ánh giá trị thực tế NVL tồnkho, chi tiết theo từng loại:

Bên Nợ: Giá trị thực tế vật liệu tồn kho cuối kỳ.

Bên Có: Kết chuyển giá trị thực tế vật liệu tồn đầu kỳ.D Nợ: Giá trị thực tế vật liệu tồn kho.

TK 151- Hàng mua đi đờng: Dùng để phản ánh trị giá số hàng mua (đãthuộc sở hữu của đơn vị ) nhng đang đi đờng hay đang gửi tại kho ngời bán,chi tiết theo từng loại hàng, từng ngời bán.

Bên Nợ: Giá trị thực tế hàng đang đi đờng cuối kỳ.

Bên Có: Kết chuyển giá trị thực tế hàng đang đi đờng đầu kỳ.D Nợ: Giá thực tế hàng đang đi đờng.

Ngoài ra, trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số TK khácnh: TK: 133, 331, 111, 112 Các TK này có nội dung và kết cấu giống nh ph-ơng pháp kê khai thờng xuyên.

Trình tự hạch toán:

- Đầu kỳ Kết chuyển giá trị hàng tồn kho:Nợ TK 611(6111):

Có TK 152: NVL tồn kho.Có TK 151: NVL đi đờng

 Trong kỳ.

- Căn cứ vào hoá đơn mua hàng

Nợ TK 611(6111)Nợ TK 133

Có TK liên quan(111,112,331 )- Các nghiệp vụ tăng vật liệu trong kỳ

Nợ TK 611

Có TK 411: nhận vốn góp liên doanh, cấp phát, tặng thởng.Có TK 311,336,338: NVL tăng do đi vay

Có TK 128,222,228: Nhận lại vốn góp LDCó TK 3381: Tăng do kiểm kê vật liệu thừa.Có TK 412 : Đánh giá NVL tăng.

- Giá trị hàng mua trả lại và giảm giá trong kỳ:

Nợ TK 331, 111, 112, Số hàng mua trả lại hoặc số giảm giá Có TK 133(1331): Thuế VAT của hàng trả lại hay số hànggiảm giá.

Có TK 611: Giá thực tế của hàng mua trả lại hoặc khoản giảmgiá đợc hởng.

- Cuối kỳ.

* Căn cứ vào biên bản kiểm kê NVL, CCDC và biên bản xử lý số mất mátthiếu hụt kế toán định khoản:

Nợ TK 152: NVL tồn kho cuối kỳNợ TK 151: Hàng đi đờng cuối kỳNợ TK 138,334: Cá nhân phải bồi thờng Nợ TK 821: Số thiếu hụt chờ xử lý

Nợ TK 642: Số thiếu hụt trong định mức

Có TK 611(6111):Hàng tồn kho cuối kỳ

* Giá tị NVL đợc tính vào chi phí sản xuất, chi phí QL, BH đợc xác định bằngcách lấy số phát sinh bên Nợ TK 611 trừ số phát sinh bên Có TK 611 (baogồm số tồn cuối kỳ, số mất mát, số trả lại) và ghi:

Nợ TK 621,627,641,642 Có TK 611:

Trình tự kế toán tổng hợp vật liệu theo phơng pháp kiểm kê định kỳ

Sơ đồ: 05

TK 151, 152 TK 611 TK 151,152

Kết chuyển giá trị thực Kết chuyển giá trị thực tế vật liệu tồn đầu kỳ tế vật liệu tồn cuối kỳTK 111, 112

Mua vật liệu trả tiền ngay Chiết khấu mua hàng, ( thuế GTGT trực tiếp ) giảm giá hàng mua Mua vật liệu trả tiền ngay TK 133(1)

( thuế GTGT đợc khấu trừ )

TK 331, 311

Mua VL cha trả tiền mua, Xuất dùng cho sản xuất trực bằng tiền vay ( thuế GTGT tiếp, sản xuất chung, bán hàng khấu trừ ) QLDN, XDCB

Mua VL cha trả tiền mua TK 631 bằng tiền vay ( thuế GTGT VL xuất kho tự chế biến

trực tiếp ) thuê ngoài gia công

TK 411 TK 138, 111,334

Nhận góp vốn liên doanh VL thiếu hụt phát hiện cấp phát qua kiểm kê

TK 333 ( 3) TK 412 Thuế nhập khẩu phải nộp Chênh lệch giảm do

đánh giá lại VLTK 412

Chênh lệch tăng do đánh giá lại VL

4.3 Kế toán dự phòng giảm giá NVL:

Dự phòng thực chất là việc ghi nhận trớc một khoản chi phí thực tế chaphát sinh vào chi phí kinh doanh, để có nguồn tài chính cần thiết bù đắpnhững thiệt hại có thể xảy ra trong niên độ tới.

Việc lập dự phòng đợc tiến hành vào cuối niên độ kế toán, cơ sở để lậpdự phòng là dựa trên xu hớng biến động giá cả của năm tới, kế toán sử dụngTK 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho, để theo dõi tình hình trích lập vàhoàn nhập dự phòng.

Bên Nợ: Hoàn nhập dự phòng giảm giá của niên độ cũ.Bên Có: Trích lập dự phòng giảm giá cho niên độ tới.D Có: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho hiện còn.

NVL là loại hàng tồn kho có giá trị lớn và thờng xuyên biến động, do đólập dự phòng giảm giá NVL là cần thiết.

Công thức lập dự phòng:

Mức lập dự phòng Số lợng vật liệu tồn Giá hạch Giá thực tế giảm giá hàng tồn kho giảm giá tại thời toán trên thị trờng tạikho cho năm KH điểm 31/12/BC sổ kế toán thời điểm 31/12

Sơ đồ kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho

Sơ đồ: 06

TK 721 TK 159 TK 642 ( 6 ) Trích lập dự phòng

cho năm N + 1 Hoàn nhập dự phòng

cuối năm N + 1 Trích lập dự phòng

4.4 Hạch toán kết quả kiểm kê kho vật liệu:

Định kỳ hoặc đột xuất, doanh nghiệp có thể thành lập ban kiểm kê tài sảnđể kiểm tra tại chỗ tình hình tài sản hiện có của doanh nghiệp nói chung vàcủa vật liệu nói riêng Trong quá trình kiểm kê phải lập biên bản kiểm kê vậtt, sản phẩm hàng hoá xác định tài sản (vật liệu ) hiện có, đối chiếu với tàiliệu kế toán để xác định số thừa, thiếu, h hỏng, kém phẩm chất Biên bản kiểmkê là chứng từ chủ yếu để hạch toán kết quả kiểm kê.

Trờng hợp khi kiểm kê phát hiện vật liệu bị thiếu hụt hoặc kém phẩmchất, doanh nghiệp phải tìm ra nguyên nhân để có biện pháp xử lý kịp thời.Tuỳ theo nguyên nhân gây ra mà kế toán ghi:

Nợ TK 642: Thiếu trong định mức cho phép.

Nợ TK 138 ( 1388, 1381 ): Chờ bồi thờng, chờ xử lý.Nợ TK 334: Trừ dần vào lơng CBCNV.

Có TK 152: Số NVL bị thiếu

Trờng hợp phát hiện có NVL thừa, doanh nghiệp phải xác định số NVLthừa là của doanh nghiệp mình hay của đơn vị, cá nhân khác thì kế toán ghi:

Nợ TK 152: Giá trị vật liệu thừa.

Có TK 338 ( 3381, 3388 ): thừa chờ xử lý, phải trả khác Có TK 721: Quyết định ghi tăng thu nhập bất thờng.

4.5 Hệ thống sổ kế toán dùng trong kế toán tổng hợp vật liệu:

Để tiến hành ghi chép phản ánh thu nhập thông tin kế toán vật liệu trênsổ sách các quá trình nhập - xuất vật liệu, hiện nay các doanh nghiệp có thể ápdụng một trong bốn hình thức sổ kế toán, mà trong mỗi một hình thức có mộthệ thống sổ sách riêng, trình tự kế toán riêng phù hợp với từng điều kiện cụthể Muốn vận dụng có hiệu quả, khi lựa chọn một trong bốn hình thứ này,doanh nghiệp cần phải dựa vào chức năng, nhiệm vụ, yêu cầu quản lý, quy môhoạt động của doanh nghiệp cũng nh trình độ của nhân viên kế toán để ápdụng sao cho phù hợp Các hình thức tổ chức sổ kế toán gồm có:

a/Hình thức Nhật ký - Chứng từ:

Điều kiện áp dụng: Các doanh nghiệp sử dụng hình thức sổ này thờng cóquy mô sản xuất kinh doanh lớn, trình độ quản lý và trình độ kế toán cao.Doanh nghiệp có tính chất kinh doanh phức tạp và đa dạng, đồng thời có nhucầu phân công chuyên môn hoá cao trong lao động kế toán giữa các phầnhành.

Đặc điểm tổ chức sổ: Kết hợp việc ghi chép theo trình tự thời gian (nhậtký)với việc ghi chép phân loại theo hệ thống, giữa kế toán tổng hợp với kếtoán chi tiết, giữa việc ghi chép hàng ngày với việc tổng hợp số liệu báo cáocuối tháng Hàng ngày kế toán căn cứ vào chứng từ gốc để tiến hành vào sổchi tiết, Bảng kê và các sổ Nhật ký- Chứng từ Cuối tháng, dựa trên số liệuphát sinh trong sổ Nhật ký - Chứng từ, kế toán tiến hành vào các sổ Cái tơngứng.

Hệ thống sổ: Nhật ký Chứng từ số 2, Nhật ký Chứng từ số 5, Nhật ký Chứng từ số 6, Nhật ký - Chứng từ số 7, Nhật ký - Chứng từ số 10, Bảng kê số3 và sổ Cái các TK 151, TK 152, TK 331

-Hình thức này áp dụng phần mềm kế toán trên máy vi tính khó khăn hơncác hình thức kế toán khác trong việc tổ chức thu nhận và hệ thống hóa thôngtin kế toán NVL.

b/ Hình thức Chứng từ ghi sổ:

Điều kiện áp dụng: Có thể áp dụng đối với mọi loại hình doanh nghiệp kểcả những doanh nghiệp lớn và doanh nghiệp sử dụng nhiều TK, trình độ quảnlý và kế toán cha cao, doanh nghiệp có nhu cầu phân công lao động kế toán.

Đặc điểm tổ chức sổ: Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đợc căn cứ vàochứng từ gốc để ghi vào Bảng tổng hợp chứng từ nhập - xuất kho theo trình tựthời gian (nhật ký) Căn cứ vào Bảng tổng hợp để lập Chứng từ ghi sổ, sau đóChứng từ ghi sổ lại dùng để vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ và các TK tơngứng.

Hệ thống sổ: Sổ Cái TK 151, TK 152, chứng từ ghi sổ, sổ Đăng ký chứngtừ ghi sổ, sổ kế toán Chi tiết NVL.

Hình thức này thuận tiện trong việc áp dụng phần mềm kế toán trên máyvi tính.

c/ Hình thức Nhật ký - Sổ Cái:

Điều kiện áp dụng: Thờng áp dụng đối với các doanh nghiệp kinh doanhđơn giản, các doanh nghiệp có quy mô nhỏ, sử dụng ít TK, trình độ kế toán

thấp, có ít nhân viên kế toán, lao động kế toán chủ yếu là thủ công và trongcác đơn vị Hành chính sự nghiệp thì thờng đợc áp dụng.

Đặc điểm tổ chức sổ: Kết hợp trình tự ghi sổ theo trật tự thời gian (nhậtký)với trình tự ghi sổ phân loại theo hệ thống trong một sổ kế toán tổng hợpduy nhất: Nhật ký - Sổ Cái.

Hệ thống sổ: Sổ kế toán tổng hợp Nhật ký - Sổ Cái, sổ chi tiết vật liệu.

d/ Hình thức Nhật ký chung:

Điều kiện áp dụng: Có thể áp dụng đối với mọi đơn vị, kể cả những đơnvị lớn và những đơn vị sử dụng nhiều TK, thờng áp dụng với đơn vị có trình độquản lý cũng nh trình độ kế toán cha cao, nhng đơn giản, dễ hiểu, thuận tiệncho phân công lao động trong phòng kế toán.

Đặc điểm tổ chức sổ: Tách rời trình tự ghi sổ theo trật tự thời gian (nhậtký) với trình tự ghi sổ phân loại theo hệ thống các nghiệp vụ kinh tế phát sinhđể vào hai sổ kế toán tổng hợp là sổ Nhật ký chung và sổ Cái Trong trờng hợpcó khối lợng nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều, ngời ta có thể mở một số Nhậtký đặc biệt (Nhật ký chuyên dùng) để ghi các nghiệp vụ cùng loại (thực chấtlà các Bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại ).

Hệ thống sổ: Sổ tổng hợp: Sổ Nhật ký chung, sổ Cái TK 151, TK 152 và sổ kế toán chi tiết NVL.

Trong thời kỳ đổi mới, khi nền kinh tế nớc ta chuyển đổi từ cơ chế kếhoạch hoá tập trung quan liêu bao cấp sang cơ chế kinh tế thị trờng có sự điềutiết vĩ mô của Nhà nớc thì qua hơn mời năm đổi mới, nền kinh tế Việt Nam đãphát triển mạnh mẽ, phát triển rõ nét hơn, các doanh nghiệp nói chung và nóiriêng đối với doanh nghiệp sản xuất muốn tồn tại và đứng vững trên thơng tr-ờng thì đòi hỏi các doanh nghiệp này phải tổ chức hoạt động nh thế nào cóhiệu quả nhất, mục đích cuối cùng là làm thế nào để sản xuất ra những mặthàng mà thị trờng cần với chất lợng tốt và giá thành hợp lý có thể chấp nhậnđợc trên thị trờng Một trong các yếu tố đó thì phải kể đến chi phí NVL trongsản xuất - là khoản chi phí vật chất phát sinh trong các doanh nghiệp sản xuấtchiếm tỷ trọng lớn (từ 60%- 70% ) trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh củadoanh nghiệp sản xuất Do đó, trên đây là toàn bộ phần lý luận về tổ chứccông tác kế toán NVL trong các doanh nghiệp sản xuất Mặc dù, do phạm vigiới hạn nên nó cha đợc bao quát hết tính đa dạng và phức tạp của thực tế sảnxuất kinh doanh tại một đơn vị sản xuất Qua đó, ta có thể so sánh và nhìnnhận một cách khách quan về tình hình tổ chức công tác kế toán NVL củaCông ty TNHH Hữu Nghị sẽ đợc đề cập sau để chứng minh tính đa dạng đó vềcông tác kế toán NVL.

Chơng II

Thực trạng kế toán nguyên vật liệu ởcông ty TNHH Hữu Nghị

I - Lịch sử hình thành và phát triển của công ty tnhh Hữu Nghị.

1/ Khái quát chung.

Công ty Hữu Nghị là một công ty TNHH đợc thành lập từ năm 1994 tuycơ sở vật chất kỹ thuật còn nghèo nàn, lạc hậu nhng với truyền thống nhiềunăm xây dựng và phát triển Ngày nay, Hữu Nghị đã trở thành một công ty cóquy mô sản xuất tơng đối lớn và có trình độ quản lý cao Có đợc sự trởngthành đó là cả một quá trình phấn đấu không ngừng của toàn thể cán bộ côngnhân viên công ty Cùng với sự lớn mạnh về cơ sở vật chất kỹ thuật, trình độquản lý của công ty cũng từng bớc đợc hoàn thiện và nâng cao.

Công ty Hữu Nghị - Tên giao dịch là HNCO, là một công ty trách nhiệmhữu hạn có t cách pháp nhân, hạch toán kinh tế độc lập có tài khoản tại ngânhàng và có con dấu riêng để giao dịch Vì vậy công ty hoàn toàn chủ độngtrong việc giao dịch ký kết hợp đồng kinh tế với các bạn hàng.

Tổng số vốn kinh doanh khi mới thành lập công ty là 590.000.000đồng.Trong đó:

-Vốn cố định 368.000.000 đồng - Vốn lu động 58.000.000 đồng - Vốn khác 164.000.000 đồng.

Số công nhân ban đầu của Công ty là 100 công nhân, trong đó nữ côngnhân chiếm 85%, tay nghề sản xuất của công nhân phần lớn là yếu vì trongtổng số công nhân thì có 2/3 là học sinh mới vào làm ở Công ty từ năm mớithành lập, số cán bộ có bằng cấp còn hạn chế dẫn đến sự tiếp cận với côngnghệ sản xuất hiện đại và thị trờng còn gặp nhiều khó khăn

Năm 1996 Công ty trang bị thêm 15 máy, chủ yếu là máy may côngnghiệp và đã sản xuất ra đợc những sản phẩm xuất khẩu có chất lợng tốt nh:găng tay da xuất khẩu, các loại dép da trẻ em và phụ nữ Công ty đã liên kếtvới nhà máy bạn ở Hải Phòng sản xuất nhiều mẫu giầy thể thao gửi đi chàohàng ở các nớc Đông Âu và Angiêri.

Sang năm 1997 sản xuất của Công ty dần đi vào ổn định, cơ sở vật chấtđợc cải tạo, hình thành lên những phân xởng phù hợp với qui trình công nghệsản xuất Công ty trang bị thêm 20 máy may công nghiệp, công tác an toàntrong sản xuất đợc đảm bảo và tay nghề của công nhân đã dần đợc nâng cao.Công ty đã nhận gia công hàng cho Hàn quốc và Đài Loan sản xuất giầy vải,túi sách, cặp da, va li và các loại mũ vải

Công ty Hữu Nghị luôn tìm kiếm đợc những thị trờng ổn định, lâu dài tạođợc nhiều việc làm cho ngời lao động nên hiện tợng không có việc làm, côngnhân phải nghỉ việc không lơng hầu nh không có Hiện nay Công ty có tổngsố công nhân là: 210 công nhân trong đó công nhân nữ là: 164 công nhân(chiếm 78%), nam công nhân là: 46 công nhân (chiếm 22% ).

Tuy gặp nhiều khó khăn trong quá trình tự hạch toán kinh doanh nhngCông ty Hữu Nghị đã đạt đợc những thành tích đáng kế thể hiện qua một sốcác chỉ tiêu kinh tế sau:

Đơnvị tính: Đồng

Vốn cố định 1.647.317.000 1.647.317.000 1.647.317.000Giá trị tổng sản lợng 16.885.989.500 20.094.273.000 20.454.743.400Doanh thu 14.896.900.000 17.763.137.820 15.720.394.560Thu nhập bình quân 1 tháng 577.433 585.755 358.175

Mục tiêu của Công ty trong những năm tới là tăng năng suất lao động,cải tiến mẫu mã đa dạng, đảm bảo chất lợng của sản phẩm để tăng sản lợnghàng xuất khẩu và tiêu dùng trong nớc.

2/ Đặc điểm chung về hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty HữuNghị.

Sản phẩm chính của Công ty Hữu Nghị là các loại giầy, cặp, túi sách,vali, mũ chủ yếu là sản xuất gia công theo đơn đặt hàng trong nớc và ngoàinớc nh Đài Loan, Hàn quốc và các nớc Đông Âu.

Sản lợng của công ty trong các năm gần đây

Sản phẩmĐơn vịtính

Sản lợng

Năm 1999Năm 2000Năm 2001

2.1 Nguyên vật liệu.

Nguyên vật liệu chính của Công ty là da, giả da, vải nhựa, bạt để phụcvụ cho việc sản xuất cặp, túi sách và các loại vải, vải bạt để phục vụ cho việcsản xuất giầy.

Hoạt động chính của Công ty là sản xuất gia công cho Đài Loan và Hànquốc nên phần lớn nguyên vật liệu dùng để sản xuất là do nớc bạn chuyểnsang Số nguyên vật liệu này Công ty vẫn theo dõi, hạch toán và coi nh mộtkhoản phải trả ngời bán.

Vật liệu phụ là những vật liệu kết hợp với nguyên vật liệu chính để tạo rasản phẩm nh đế, chỉ, vách ngăn, khoá, chun

2.2 Máy móc, trang thiết bị.

Ban đầu khi mới thành lập, Công ty Hữu Nghị chỉ có 60 máy mà chủ yếulà máy khâu công nghiệp và một số máy chuyên dùng khác.

Nền sản xuất xã hội ngày càng phát triển, cùng với sự tiến bộ nhanhchóng của khoa học kỹ thuật, máy móc đã giúp cho các doanh nghiệp giảm đ-ợc phần lớn số lao động trực tiếp, tăng năng suất lao động, đẩy nhanh tiến độsản xuất, hạ giá thành sản phẩm và năng cao chất lợng sản phẩm Nhận thứcđợc điều này ban Giám đốc Công ty luôn chú trọng đến việc đổi mới máy móctrang thiết bị phục vụ sản xuất Ngay trong năm 2000 vừa qua Công ty đã đầut mới dây chuyền sản xuất giầy nữ xuất khẩu với tổng trị giá 978.737.000đồng Tính đến 31 - 12 - 2001 Công ty Hữu Nghị có tổng giá trị tài sản cốđịnh là 4.206.953.000 đồng Máy móc của Công ty chủ yếu đợc nhập từ ĐàiLoan, Nhật Bản, Hàn Quốc.

2.3 Công nhân viên.

Với tổng số công nhân ban đầu chỉ có 100 công nhân, nữ công nhânchiếm 85%, tay nghề sản xuất còn yếu, Công ty Hữu Nghị không tránh khỏikhó khăn trong bớc đầu hạch toán kinh doanh độc lập Hiện nay Công ty cótổng số công nhân là 210 công nhân trong đó nữ công nhân là 164 công nhânchiếm tỷ lệ 78%, nam công nhân là 46 công nhân chiếm tỷ lệ 22% Đội ngũcán bộ có trình độ, bằng cấp đã tăng lên với 22 cán bộ có bằng Đại học và 12cán bộ có bằng cao đẳng, trung cấp.

2.4 Tình hình thanh toán.

Công ty Hữu Nghị có tài khoản mở tại Ngân hàng Ngoại thơng Hà Nộinên rất thuận tiện trong việc thanh toán và giao dịch.

2.5 Qui trình sản xuất giầy của Công ty Hữu Nghị.

Nguyên vật liệu chính để sản xuất giầy là vải bạt nhập từ Đài loan đểmay mũ giầy và cao su để làm đế giầy Hoá chất sử dụng bao gồm: oxyt titan,parafin, bột mầu và các hoá chất khác đóng vai trò chất độn, chất xúc tác đểlàm dẻo cao su, tăng độ bền và chống lão hoá Khuôn kim loại dùng để dập ô-dê

Sơ đồ quy trình công nghệ sản xuất giầy.

Sơ đồ 07

Vải, cao su,hoá chất

May hoàn thiệnmũ giầy,dập ôdê

Quét keo vào đế và mũ giầy, lồng mũgiầy vào form, ráp đế, gò giầy, dán

các đờng trang trí, lu hoá và hoànchỉnh

Hoàn thiện lồng

dây đóng gói

Nhập khoThành phẩmKiểm nghiệm

( OTK)

3 - Cơ cấu tổ chức của Công ty Hữu Nghị.

3.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý, mhiệm vụ chức năng của cácphòng ban trong Công ty.

Điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty là Giám đốcvà hai phó Giám đốc, một phó Giám đốc phụ trách kỹ thuật, một phó Giámđốc kinh doanh Giám đốc Công ty là ngời giữ vai trò lãnh đạo chung toànCông ty, chỉ đạo tới các phân xởng, các tổ sản xuất Giám đốc chịu tráchnhiệm trớc nhà nớc, trớc Sở chủ quản về kết quả hoạt động kinh doanh củaCông ty Phó giám đốc là ngời giúp việc cho Giám đốc và có trách nhiệmhoàn thành tốt công việc, thay mặt Giám đốc khi Giám đốc vắng mặt, đồngthời có quyền ra lệnh cho các phòng ban, phân xởng trong giới hạn tráchnhiệm của mình.

Công ty gồm các phòng ban đợc tổ chức nh sau:

- Phòng tổ chức hành chính: Theo dõi tình hình tăng, giảm số lợng côngnhân viên trong toàn Công ty Quản lý hồ sơ nhân sự, giải quyết các chế độcho với ngời lao động bằng văn bản để các phòng chức năng và Giám đốcquyết định Phòng tổ chức hành chính cùng với Ban Giám đốc quyết định xétduyệt, tuyển chọn công nhân, quản lý con dấu của Công ty, chịu trách nhiệmvề văn th, lu trữ hồ sơ của toàn Công ty và tiếp nhận công văn giấy tờ khác.

- Phòng kỹ thuật cơ điện: Theo dõi hệ thống điện phục vụ sản xuất, kiểmtra kỹ thuật đảm bảo sản xuất sản phẩm theo đúng mẫu mã Phòng kỹ thuật cónhiệm vụ cùng với Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật sáng chế và cải tiến mẫumã, xây dựng và kiểm tra việc thực hiện định mức vật t, định mức lao động.

- Phòng kế hoạch - vật t: Lập kế hoạch sản xuất, khai thác nguồn và thumua vật t cho sản xuất, xây dựng kế hoạch sản xuất hàng ngày, tháng, quí,năm, giúp Giám đốc theo dõi quá trình tổ chức sản xuất, quản lý kho tàng vàphụ trách công tác hợp đồng giữa Công ty với các đơn vị khác.

- Phòng tài vụ: Quản lý toàn bộ tài sản, vốn của Công ty, chịu tráchnhiệm trớc Giám đốc về việc thực hiện chế độ hạch toán kinh tế của Nhà nớc.Phòng tài vụ thờng xuyên kiểm tra việc chi tiêu của Công ty, tăng cờng côngtác quản lý vốn, sử dụng có hiệu quả để bảo toàn và phát triển vốn kinh doanh.Phòng tài vụ giúp cho Giám đốc nắm đợc toàn bộ hoạt động sản xuất kinhdoanh của Công ty, phân tích hoạt động kinh tế hàng tháng để chủ động trongsản xuất kinh doanh.

- Tổ bảo vệ: Chịu trách nhiệm bảo vệ toàn bộ tài sản, trật tự an ninh, vàtổ chức thực hiện tốt công tác phòng cháy, chữa cháy cho toàn Công ty.

3.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy sản xuất:

Công ty Hữu Nghị có ba phân xởng sản xuất chính hoạt động theo dâychuyền liên tục từ khâu đa nguyên liệu vào đến khâu hoàn thành sản phẩm ởmỗi phân xởng đều có một quản đốc để chỉ đạo việc triển khai thực hiện kếhoạch sản xuất sản phẩm đảm bảo đúng tiến độ, số lợng, chất lợng và các chỉtiêu kinh tế kỹ thuật qui định Mỗi phân xởng đợc chia ra làm nhiều tổ sảnxuất tuỳ theo các bớc chế tạo sản phẩm, phụ trách tổ sản xuất là tổ trởng.

- Phân xởng may I: Chuyên sản xuất các loại cặp, túi sách, vali gia côngxuất khẩu cho Hàn quốc và tiêu dùng trong nớc Phân xởng này có 9 tổ vớicác máy móc thiết bị, nguyên vật liệu và qui trình công nghệ do Hàn quốccung cấp.

- Phân xởng may II: Chuyên sản xuất mũ các loại, găng tay , phân xởngnày có 6 tổ sản xuất.

- Phân xởng giầy: Chuyên sản xuất các loại giầy vải, giầy thể thao, giầyda nữ gia công cho Đài Loan và tiêu dùng trong nớc Nguyên liệu sử dụng làvải, cao su, da, hoá chất chủ yếu đợc nhập từ Đài Loan Phân xởng này có11 tổ sản xuất.

Giám đốc

Phó Giám đốc

Kỹ thuật

Phó Giám đốcKinh doanh

may IPhân x ởng

Tổ SX 1V.phòngg

V.phòng Tổ SX 2 Tổ SX 3 Tổ SX 1V.phòng Tổ SX 2

Tổ SX 3Cơ cấu tổ chức sản xuất, tổ chức quản lý

Luận văn kế toán SV: Mai Thị Quyên

3.3 Cơ cấu tổ chức công tác kế toán của Công ty Hữu Nghị.

Công tác kế toán của Công ty Hữu Nghị đợc tổ chức theo hình thức tậptrung ở mỗi phân xởng có bố trí các nhân viên kế toán làm nhiệm vụ hớngdẫn, kiểm tra công tác hạch toán ban đầu, thu nhận, kiểm tra, sắp xếp chứngtừ, chuyển các chứng từ cùng báo cáo về phòng kế toán để tiến hành ghi chépkế toán Cụ thể là:

+ Tại các kho (kho nguyên vật liệu, kho thành phẩm) tuân thủ chế độ ghichép ban đầu căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho để ghi vào thẻ kho,cuối tháng lên báo cáo “ Nhập - Xuất - Tồn “ và hàng tháng chuyển báo cáolên phòng kế toán.

+ Nhân viên thống kê tại các phân xởng theo dõi từ khi đa vật liệu vào đểsản xuất cho đến khi giao thành phẩm, đồng thời hàng tháng tập hợp bảngchấm công của phân xởng để làm căn cứ cho phòng tổ chức tính lơng Cuốitháng các “ Bảng chấm công “ và “ Bảng thanh toán lơng và phụ cấp “ đợcchuyển về phòng kế toán để hạch toán chi phí nhân công trực tiếp, chi phíquản lý, lập bảng phân bổ

+ Tại phòng kế toán: Sau khi nhận đợc các chứng từ ban đầu, theo sựphân công các nhân viên kế toán thực hiện công việc từ kiểm tra, phân loại, xửlý chứng từ, lập các bảng kê, bảng phân bổ, nhật ký chứng từ cho tới việcghi chép sổ chi tiết, sổ tổng hợp, tổng hợp - hệ thống hoá số liệu và cung cấpthông tin kế toán phục vụ cho công tác quản lý Dựa trên cơ sở các báo cáo đãlập tiến hành phân tích các hoạt động kinh tế giúp cho lãnh đạo Công ty trongviệc quản lý và điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh.

Phòng kế toán bao gồm 6 ngời: Một kế toán trởng, một thủ quỹ và bốn kếtoán viên.

+ Trởng phòng kế toán (kế toán trởng): Chịu trách nhiệm hớng dẫn chỉđạo, kiểm tra các công việc do nhân viên kế toán thực hiện đồng thời thựchiện phần hành kế toán tính giá thành và xác định kết quả Kế toán tr ởng chịutrách nhiệm trớc Giám đốc, cấp trên và Nhà nớc về các thông tin kế toán cungcấp.

+ Thủ quỹ quản lý tiền mặt (tiền Việt Nam, tín phiếu, ngoại tệ ) căn cứvào các chứng từ hợp pháp, hợp lệ để tiến hành nhập quỹ và ghi sổ quỹ.

+ Kế toán nguyên vật liệu theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn khonguyên vật liệu.

Luận văn kế toán SV: Mai Thị Quyên

+ Kế toán thanh toán và tài sản cố định theo dõi các khoản thanh toántiền mặt, tiền gửi ngân hàng theo dõi tình hình tăng, giảm, trích khấu hao tàisản cố định.

+ Kế toán tiền lơng, bảo hiểm xã hội có trách nhiệm tổng hợp tính toán,phân bố và tiến hành trả lơng, bảo hiểm xã hội cho cán bộ công nhân viêntoàn Công ty.

+ Kế toán tiêu thụ sản phẩm theo dõi việc tiêu thụ sản phẩm.Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán đợc thể hiện cụ thế ở sơ đồ sau:

Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán

3.5 Đặc điểm công tác kế toán tại Công ty Hữu Nghị.

Để phù hợp với khối lợng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hiện nay Côngty đang áp dụng hình thức kế toán “ Nhật ký chứng từ “.

Kế toán trởngkiêm kế toánCPSX và GTSP

Thủ quỹKiêm KTtiền mặt

Kế toánTiêu thụsản phẩm

Kế toán

Vật t Kế toánTL vàBHXHKế toán

TSCĐTh toán

Thủ kho, nhân viênthống kê ở các PX

Luận văn kế toán SV: Mai Thị Quyên

Trình tự ghi sổ kế toánTheo hình thức kế toán

Nhật ký chứng từ

Ghi chú:

Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra

Chứng từ gốc

Bảngphân bổ

Nhật ký

chứng từ KT chi tiếtThẻ và sổBảng kê

Bảng cân đốicác tài khoản

Bảng cân đốisố phát sinh

Sổ cái

Báo cáotài chính

Bảng tổnghợp chi tiết

Luận văn kế toán SV: Mai Thị Quyên

Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc nhận đợc kế toán tiến hành kiểm tratính hợp pháp, hợp lệ đồng thời tiến hành phân loại chứng từ ghi sổ vào cácbảng kê, các sổ chi tiết liên quan.

Cuối tháng, căn cứ vào chứng từ gốc để lập bảng phân bổ, căn cứ vào cácbảng kê, sổ chi tiết để ghi vào Nhật ký chứng từ tơng ứng, sau đó chuyển sangkế toán tập hợp chi phí sản xuất cùng với các bảng phân bổ để lập nhật kýchứng từ số 7 Trớc khi vào sổ cái, kế toán tổng hợp kiểm tra đối chiếu số phátsinh và sổ cái.

Cuối quí, kế toán tổng hợp lập các báo cáo theo qui định và gửi cho cácbên liên quan.

Để đảm bảo cho việc ghi chép của kế toán tổng hợp khớp với kế toán chitiết trớc khi lập báo cáo kế toán, kế toán tổng hợp thờng đối chiếu số d của cáctài khoản trên bảng kê, sổ chi tiết và nhật ký chứng từ liên quan với số d trênsổ cái.

II/ Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại công ty.

1 Phân loại nguyên vật liệu

Là một công ty có qui mô sản xuất kinh doanh vừa, sản phẩm tập trungchủ yếu vào giầy vải, mũ, túi, vali với khối lợng lớn, nhiều chủng loại, kíchcỡ, màu sắc khác nhau tuỳ theo đơn dặt của khách hàng nên NVL phục vụcho sản xuất cũng hết sức phong phú về số lợng, mẫu mã, phẩm chất vớicông dụng, tính năng lý, hoá học khác nhau Thêm vào đó, vật liệu thờngxuyên biến động, vì vậy để quản lý và hạch toán vật liệu tốt, công ty đã căn cứvào công dụng kinh tế của vật liệu trong quá trình sản xuất để tiến hành phânloại vật liệu thành các nhóm cơ bản sau:

 Nhóm NVL chính: bao gồm vải, bạt, cao su, keo, giả da, da thật.Trong mỗi loại, lại chia thành nhiều thứ khác nhau nh:

*Vải:vải bạt, vải phin, vải chéo, vải xơ.*Cao su: crếp, lu huỳnh, ZnO, BaSO4.*Giả da : PVC nhiều màu.

*Keo : các loại nh Latex, newtex, toluen, *Da thật: da lợn, da bò.

 Nhóm các NVL phụ bao gồm: chỉ may các loại, dây dầy các loại,mực in, oze, các phụ liệu đóng gói nh hạt chống ẩm, nhãn mác, túi PE, hộpgiấy thùng các tông.

*Nhiên liệu: bao gồm xăng A76, xăng A92, than đốt lò.

*Phụ tùng thay thế: là các chi tiết phụ tùng dùng cho máy khâu nh ổ chaomáy, suốt máy, vòng bi, dây cu roa,

Ngoài việc phân loại nh trên, công ty còn phân loại vật liệu dựa theonguồn nhập nh sau:

 Nhóm vật liệu nhập ngoại bao gồm: vải, mác, nhãn, oze, giả da,nhựa tổng hợp, hạt chống ẩm Nhóm này thờng chiếm đến 30% tổng số NVL.

Luận văn kế toán SV: Mai Thị Quyên

 Nhóm vật liệu có sẵn trong nớc: đế cao su, vải các loại, hộpthùng các tông, keo dán, và các loại vật liệu khác

Việc phân loại vật liệu nh trên không chỉ giúp cho công ty quản lý vậtliệu dễ dàng mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho kế toán chi tiết theo từng đốitợng cụ thể.

2 Công tác quản lý nguyên vật liệu.

Đối với một DNSX có số vật liệu lớn về số lợng và phong phú về chủngloại nh ở công ty Hữu Nghị thì việc quản lý vật liệu không phải là một vấn đềđơn giản Chỉ tính riêng đến số kho tàng bảo quản vật liệu, công ty ty có 2kho, đặt trực tiếp tại các địa điểm sản xuất, chính vì vậy công ty tiến hànhphân công, qui trách nhiệm quản lý đối với từng bộ phận, phòng ban có liênquan trong công tác quản lý vật liệu một cách rõ ràng và chặt chẽ để có thểtăng cờng khả năng quản lý và giám sát.

 Tại các kho đều có các thiết bị bảo quản vật liệu nh hệ thống

khoá, bình chữa cháy, Thủ kho quản lý sổ sách liên quan và số lợng vật liệunhập vào, xuất ra Bất cứ vật liệu nào nhập,xuất kho đều phải có các chứng từcụ thể và các chứng từ phải đảm bảo có đủ các thông tin nh ngày tháng, chủngloại, theo đúng qui định Mọi trờng hợp thiếu hụt, mất mát do nhập, xuất saivới quyền hạn sẽ thuộc trách nhiệm của thủ kho Mỗi khi có NVL nhập về,nhân viên kỹ thuật sẽ lấy mẫu phân tích để kiểm tra xem NVL có đúng yêucầu về chất lợng không ngoài ra còn phải thờng xuyên xuống kho kiểm traviệc bảo quản NVL tại kho cũng nh xây dựng phơng án bảo quản vật liệu mộtcách có hiệu quả.

 Phòng kế hoạch vật t: Có nhiệm vụ lập kế hoạch điều động sản

xuất, lập định mức vật t, khai thác các nguồn cung ứngvà thu mua vật t chosản xuất đợc kịp thời, xây dựng tổ chức kế hoạch điều độ sản xuất hàng tháng,quí, năm.Thông qua các chỉ lệnh sản xuất từng ngày theo từng sản phẩm, cánbộ có trách nhiệm điều hành và phân bố sản phẩm sao cho phù hợp để giaođúng hạn Tiến hành theo dõi NVL mua về có đúng yêu cầu về số lợng,chủng loại ghi trong hợp đồng không.

 Phòng kế toán: Kiểm tra và hớng dẫn thủ kho lập thẻ kho, tính

giá xuất NVL, lập các sổ tổng hợp và chi tiết để phản ánh, ghi chép, theo dõiNVL cả về mặt giá trị lẫn mặt số lợng Định kỳ 3 tháng 1 lần hoặc đột xuất sẽtiến hành làm nhiệm vụ kiểm kê đánh giá lại vật liệu Những sai phạm (nếucó) sẽ đợc xử lý theo qui định của công ty

3.Tính giá nguyên vật liệu.

Việc tính giá NVL là công việc bắt buộc đối với mỗi DN, tuy nhiên tuỳtheo đặc điểm cũng nh qui mô sản xuất của từng DN mà phơng pháp đợc sửdụng để tính giá NVL là khác nhau.

Tại công ty Hữu Nghị, với sự trợ giúp của máy vi tính, toàn bộ quá trìnhhạch toán và những tính toán cụ thể là do máy đảm nhận, do đó mặc dù có sốlợng chủng loại vật t phong phú về cả số lợng cũng nh khối lợng, các nghiệpvụ nhập xuất thờng xuyên xảy ra nhng công ty vẫn không sử dụng giá hạchtoán mà sử dụng giá thực tế để hạch toán NVL.

3.1 Đối với NVL nhập kho.

Luận văn kế toán SV: Mai Thị Quyên

NVL của công ty chủ yếu là mua ngoài và gia công (tự gia công hoặcthuê ngoài), không có trờng hợp nhận góp vốn góp liên doanh hay tặng thởng,viện trợ.

Đối với NVL mua ngoài, giá thực tế nhập kho của công ty là giá muatrên hoá đơn (bao gồm cả thuế nhập khẩu, thuế khác nếu có) cha có thuế giátrị gia tăng đầu vào (do công ty áp dụng phơng pháp khấu trừ thuế) cộng vớichi phí thu mua thực tế (chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản, phân loại, bảohiểm, chi phí thuê kho- bãi, tiền phạt ).

Đối với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến, giá thực tế NVL nhập kholà giá vật liệu xuất kho cộng với chi phí gia công theo hợp đồng, chi phí vậnchuyển vật liệu (từ công ty đến nơi chế biến và từ đó về công ty) và số tiềnphải trả cho ngời nhận gia công chế biến.

Giá thực tế nhập vật t sẽ đợc kế toán theo dõi từng lần nhập trên máytính.

3.2 Đối với NVL xuất kho.

Khi xuất vật liệu, máy tính sẽ tự động tính giá xuất theo chơng trình tínhgiá đã đợc xây dựng sẵn Phơng pháp tính giá xuất đợc sử dụng là phơng phápgiá bình quân cả kỳ dự trữ:

Đơn giábìnhquân

Giá thực tế NVL

Giá thực tế NVL nhập trong kỳSố lợng thực tế

NVL tồn đầu kỳ+

Số lợng thực tế NVL nhập trong kỳ.

Sau đó căn cứ vào đơn giá bình quân để tính giá trị xuất kho:

Trị giá vật liệu

Đơn giábình quânx

Số lợng vật liệuxuất kho.Ví dụ:

Đầu tháng 8/2001 số tồn kho của vải 3419 mộc 0,95 là 61m với giá trịbằng 384.363 VND