Hoàn thiện công tác kế toán Nguyên Vật Liệu ở Công ty Phát triển Nhà và Đô thị Hòa Bình

Hoàn thiện công tác kế toán Nguyên Vật Liệu ở Công ty Phát triển Nhà và Đô thị Hòa Bình

LỜI MỞ ĐẦU

Sau hơn 15 năm thực hiện nền kinh tế thị trường với biết bao nhiêunhững thăng trầm của lịch sử Kinh tế đất nước đã có nhiều chuyển biến vàđạt được những thành tựu đáng kể Từ nền kinh tế tập chung quan liêu baocấp chuyển đổi thành nền kinh tế có quan hệ sản xuất được điều chỉnh vớitính chất, trình độ và yêu cầu của nền sản xuất.

Cơ chế nền kinh tế mở cửa đã tạo cho các doanh nghiệp mạnh dạn vàchủ động hơn trong hoạt động sản xuất kinh doanh Song bên cạnh đó cácdoanh nghiệp cũng gặp không ít những khó khăn và thử thách.

Để xác định được chỗ đứng của mình trong nền kinh tế thị trường cácdoanh nghiệp không những cần phải cải tiến mẫu mã, chất lượng mà còn phảiquan tâm tới tất cả các khâu trong quá trình sản xuất từ khi bỏ vốn ra cho tớikhi thu được vốn về.

Một trong những công cụ quản lý không thể thiếu được trong hoạt độngsản xuất kinh doanh là hạch toán kế toán Vì, nó đóng một vai trò rất quantrọng trong việc điều chỉnh cơ cấu kinh tế trong doanh nghiệp Đối với cácdoanh nghiệp sản xuất, đặc biệt là với các doanh nghiệp kinh doanh trongngành xây dựng cơ bản, nguyên vật liệu đóng một vai trò rất quan trọng trongviệc nâng cao chất lượng và hạ giá thành sản phẩm Vì vậy, việc ghi chép,phản ánh thu, mua, nhật, xuất, dự trữ nguyên vật liệu đóng một vai trò rất lớntrong việc cung cấp thông tin sử dụng và đề ra các biện pháp quản lý nguyênvật liệu một cách đúng đắn nên công việc tổ chức công tác kế toán nguyên vậtliệu là vấn đề cần thiết mà các doanh nghiệp thường quan tâm.

Nguyên vật liệu không thể thiếu được trong quá trình sản xuất Chínhvì những lý do đó tại Công ty Phát triển Nhà và Đô thị Hòa Bình, nguyên vậtliệu cũng đóng một vai trò quan trọng trong quá trình hình thành và phát triển

của Công ty làm cho Công ty ngày càng có chỗ đứng vững hơn trên thịtrường.

Để đạt được điều đó là sự nỗ lực phấn đấu vươn lên của toàn doanhnghiệp trong công tác xây dựng Bí quyết của Công ty là đã năng động khaithác tốt những gì mà mình sẵn có, mặt khác cũng xây dựng được mô hìnhquản lý phù hợp, tiết kiệm được chi phí, sử dụng tốt nguyên vật liệu thu đượclợi nhuận trong kinh doanh.

Qua quá trình học tập lý luận tại trường và tìm hiểu thực tiễn trong thờigian thực tập ở Công ty Em nhận thấy tầm quan trọng của nguyên vật liệu vànhững vấn đề còn hạn chế trong công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty,em đã đi sâu nghiên cứu chuyên đề:

“Hoàn thiện công tác kế toán Nguyên Vật Liệu ở Công ty Phát triển

Nhà và Đô thị Hòa Bình”

Nội dung của chuyên đề: Ngoài phần mở đầu chuyên đề được chia làm3 phần chính:

Chương 1: Những vấn đề lý luận cơ bản về hoàn thiện kế toán

nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất.

Chương 2: Thực trạng tổ chức trong công tác kế toán nguyên vật liệu

ở Công ty Phát triển Nhà và Đô thị Hòa Bình.

Chương 3: Một số kiến nghị và đề xuất nhằm góp phần hoàn thiện

công tác kế toán vật liệu ở Công ty Phát triển Nhà và Đô thị Hòa Bình.

Trong quá trình nghiên cứu chuyên đề em đã được sự giúp đỡ thườngxuyên tận tình của cô giáo : Nguyễn Thị Như Hoa và các thầy, cô giáo trongTrung Tâm Cao Đẳng cùng toàn thể các cô, các bác trong Công ty.Tuy nhiên,do tình hình và thời gian có hạn nên chuyên đề này không tránh khỏi nhữngthiếu sót, em mong sự giúp đỡ của các thầy cô và cán bộ của Công ty đểchuyên đề thêm phong phú về lý luận và thiết thực với thực tiễn hơn.

I.1.Vị trí và vai trò của NVL trong quá trình sản xuất

NVL là những đối tượng lao động đã được thay đổi do lao động có íchcủa con người tác động vào, theo như Mác nói: “Tất cả mọi vật thiên nhiên ởxung quanh ta mà lao động có ích có thể tác động vào để tạo ra của cải vậtchất cho xã hội đều là đối tượng lao động NVL nào cũng là đối tượng laođộng, nhưng không phải bất cứ đối tượng lao động nào cũng là NVL Chỉ khiđối tượng lao động đó thay đổi do lao động thì nó mới là NVL”.

Trong quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm mới, vật liệu chỉ tham gia vàomột chu kỳ sản xuất.Về mặt hiện vật NVL được tiêu dùng toàn bộ không giữnguyên được hình thái vật chất ban đầu Về mặt giá trị NVL được chuyểndịch toàn bộ một lần giá trị vào giá trị sản phẩm mới tạo ra Do vậy người tanói rằng NVL đối với sản xuất trong các doanh nghiệp sản xuất giống nhưcơm ăn nước uống cần cho sự sống con người Chi phí về NVL luôn chiếm tỷtrọng lớn trong giá thành sản phẩm Vì vậy NVL không chỉ quyết định đếnmặt số lượng sản phẩm mà còn ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm NVL cóđảm bảo được chất lượng cao, đúng qui cách, chủng loại thì sản phẩm sảnxuất ra mới đạt yêu cầu, phục vụ tốt hơn cho nhu cầu tiêu dùng của xã hội.Nhưng bên cạnh đó doanh nghiệp cần phải quan tâm đến sự tồn tại của chínhmình, đó là sao cho không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm với giá thànhhạ nhất đạt lợi nhuận tối đa Nghĩa là doanh nghiệp phải quan tâm đến việc sửdụng tiết kiệm NVL từ đó làm cho chi phí sản xuất hạ thấp và làm tăng thêmsản phẩm cho xã hội.

I.2.Vai trò của kế toán đối với việc quản lý và sử dụng NVL

Trong nền kinh tế thị trường, kế toán nói chung và kế toán NVL nóiriêng còn là công cụ quản lý trực tiếp của mọi đơn vị Hạch toán kế toán làviệc ghi chép tính toán mọi hoạt động kinh tế tài chính phát sinh ở các đơn vịcung cấp thông tin cho quản lý kinh tế để đề ra các biện pháp quản lý đúngđắn.

Hạch toán kế toán NVL là việc ghi chép phản ánh đầy đủ tình hình thumua, nhập, xuất, dự trữ (NVL) Thông qua tài liệu kế toán NVL còn biếtđược chất lượng chủng loại vật liệu có đảm bảo hay không, số lượng thiếuhay thừa đối với sản xuất Từ đó người quản lý đề ra các biện pháp thiết thực.Nếu thiếu VL đơn vị tổ chức mua, cố gắng làm giảm tiêu hao quản lý đượcgiá cả, chất lượng Tất cả những thông tin đó thông qua tài liệu kế toán cácnhà quản lý doanh nghiệp sẽ đề ra những quyết định phù hợp.

Kế toán VL có vai trò quan trọng trong việc quản lý sử dụng kế toánVL Song để thực hiện vai trò đó công tác quản lý, kế toán VL mua phải đảmbảo những yêu cầu quản lý nhất định.

I.3.Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ kế toán NVLI.3.1 Yêu cầu quản lý NVL

NVL quyết định sự tồn tại và phát triển của sản xuất, vấn đề đặt ra ởđây là việc cung cấp NVL phải đầy đủ thường xuyên liên tục và đảm bảo chosản xuất đều đặn, đồng thời sử dụng NVL một cách tiết kiệm nhất, hiệu quảnhất.

Đảng và Nhà nước ta đã có nhiều chính sách chế độ về công tác quản lývật tư, sử dụng nhiều biện pháp để quản lý Nhưng tập trung lại, VL cần đượcquản lý ở tất cả các khâu: Từ thu mua, bảo quản, dự trữ đến sử dụng.

Trong khâu thu mua cần quản lý về số lượng, chủng loại và giá cả saocho chi phí về NVL giảm nhất với chất lượng cao nhất Trong khâu bảo quản

cần đảm bảo đúng đắn theo chế độ quy định phù hợp với từng tính chất lý hoácủa mỗi loại NVL

Trong khâu dự trữ phải đảm bảo dự trữ một lượng nhất định để quátrình sản xuất không bị gián đoạn, phải dự trữ sao cho không vượt quá mứcdự trữ tối đa (để tăng vòng quay vốn) và không nhỏ hơn mức tối thiểu (để sảnxuất được liên tục bình thường).

Trong khâu sử dụng cần thực hiện theo các tiêu hao đảm bảo sử dụnghợp lý và tiết kiệm.

I.3.2 Nhiệm vụ của kế toán vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất

Để thực hiện chức năng giám đốc của kế toán, xuất phát từ đặc điểmyêu cầu quản lý VL Nhà nước đã xác định nhiệm vụ của kế toán trong doanhnghiệp sản xuất như sau:

- Tổ chức ghi chép phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình nhập, xuất vàtồn kho VL Tính giá thành thực tế của VL đã thu mua và nhập kho công tykiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch thu mua VL về các mặt: Số lượng,chủng loại, giá cả, thời hạn nhằm đảm bảo cung cấp đầy đủ kịp thời đúngchủng loại VL cho quá trình sản xuất kinh doanh.

- áp dụng đúng đắn các phương pháp về kỹ thuật hạch toán vật liệuhướng dẫn kiểm tra các bộ phận đơn vị trong doanh nghiệp, thực hiện đầy đủchế độ hạch toán ban đầu về vật liệu, mở các sổ thẻ, thẻ kế toán chi tiết thựchiện hạch toán vật liệu đúng chế độ, đúng phương pháp quy định, nhằm đảmbảo sự thống nhất trong công tác, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lãnhđạo, chỉ đạo công tác kế toán trong phạm vi nền kinh tế và toàn bộ nền kinh tếquốc dân.

- Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ và sử dụng vật liệu,phát hiện, ngăn ngừa và đề xuất những biện pháp xử lý các vật liệu thừa,thiếu, ứ đọng, kém hoặc mất phẩm chất Tính toán xác định tiêu hao trong quá

trình sản xuất kinh doanh, phân bổ chính xác vật liệu đã tiêu hao vào các đốitượng sử dụng

- Tham gia kiểm kê và đánh giá lại VL theo chế độ nhà nước quy định,lập các báo cáo về VL phục vụ công tác lãnh đạo và quản lý tiến hành phântích kinh tế tình hình thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng VL nhằm phục vụcông tác quản lý VL một cách hợp lý trong hoạt động sản xuất kinh doanh, hạthấp chi phí sản xuất kinh doanh.

I.4 Phân loại và đánh giá Nguyên vật liệu I.4.1 Phân loại NVL

Trong quá trình sản xuất kinh doanh, NVL bao gồm nhiều loại, nhiềuthứ khác nhau Mỗi loại có nội dung kinh tế, tính năng lý, hoá và có vai tròcông dụng riêng Muốn quản lý tốt NVL, đảm bảo cung cấp đủ NVL để phụcvụ sản xuất được liên tục, đồng thời để hạch toán chính NVL cần phải tiếnhành phân loại vật liệu.

Trong các doanh nghiệp sản xuất, VL được phân chia thành các loại:NVL chính, VL phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế, thiết bị xây dựng cơ bản,phế liệu:

- NVL chính: Là đối tượng lao động chủ yếu của doanh nghiệp, nó làyếu tố cơ bản để cấu thành nên sản phẩm.Tuỳ thuộc vào đặc thù riêng củadoanh nghiệp mà doanh nghiệp có nguyên vật liệu chính như sắt thép ,ximăng trong doanh nghiệp sản xuất ,đó là nguyên vật liệu chính

- VL phụ: Là những vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất,được sử dụng cùng với vật liệu chính để nâng cao chất lượng, hoàn thành sảnphẩm hoặc nâng cao, phục vụ cho quản lý sản xuất,bao gói sản phẩm.

- Nhiên liệu: Bao gồm các dạng ở thể lỏng, khí rắn như: xăng, dầu,than, củi, hơi đốt dùng để phục vụ sản xuất sản phẩm cho các phương tiện,máy móc, thiết bị hoạt động trong quá trình sản xuất kinh doanh.

- Phụ tùng thay thế: Bao gồm các thiết bị phương tiện lắp đặt vào cáccông trình xây dựng cơ bản của doanh nghiệp.

- Phế liệu là: Các VL loại ra trong quá trình sản xuất sản phẩm như gỗ,sắt, thép vụn, hoặc phế liệu thu hồi trong quá trình thanh lý TSCĐ

Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý và kế toán chi tiết của từng doanhnghiệp mà trong từng loại VL nêu trên lại được chia thành từng nhóm, thứmột cách chi tiết hơn.

Việc phân chia này giúp cho kế toán tổ chức các tài khoản, chi tiết dễdàng hơn trong việc quản lý, hạch toán VL.Việc phân chia này còn giúp chodoanh nghiệp nhận biết rõ nội dung kinh tế và vai trò chức năng của từng loạiVL trong quá trình sản xuất kinh doanh, từ đó đề ra những biện pháp thíchhợp trong việc tổ chức quản lý và sử dụng có hiệu quả các loại VL.

I.4.2 Đánh giá VL

Đánh giá NVL là việc dùng thước đo tiền tệ để biểu hiên giá trị của VLtheo những nguyên tắc nhất định, đảm bảo yêu cầu chân thực thống nhất vềnguyên tắc NVL cần được đánh giá theo giá thực tế Song do đặc điểm củaNVL có nhiều thứ, thường xuyên biến động trong quá trình hoạt động sảnxuất kinh doanh và yêu cầu của công tác kế toán VL phải phản ánh kịp thờihàng ngày tình hình biến động và số hiện có của VL nên trong công tác kếtoán,VL còn có thể được đánh giá theo giá hạch toán của VL

a Đánh giá NVL theo giá thực tế

NVL có thể được nhập từ nhiều nguồn rất khác nhau, do đó giá vốnthực tế của NVL cũng được phản ánh khác nhau NVL có thể mua ngoài, giacông chế biến, tự chế biến do góp liên doanh, thu nhặt được từ phế liệu thuhồi.

Giá vốn thực tế của VL là toàn bộ giá trị mua sắm, gia công hoặc chếbiến VL, bao gồm hai bộ phận: giá bản thân VL và chi phí thu mua, chi phígia công hoặc chi phí chế biến Cụ thể là đối với VL nhập:

Giá thực tế của VL mua ngoài là giá mua ghi trên hoá đơn (bao gồm cảthuế nhập khẩu hoặc thuế khác nếu có) cộng (+) với chi phí mua thực tế (baogồm cả chi phí vận chuyển, bốc xếp bảo quản, phân loại bảo hiểm, chi phíthuê kho, thuê bãi, tiền phạt, tiền bồi thường, chi phí nhân viên…) trừ (-) cáckhoản chiết khấu, giảm giá (nếu có) Chi phí thu mua có liên quan đến nhiềuloại VL thì phải phân bổ cho từng thứ theo tiêu thức nhất định như trọng lư-ợng, giá trị, hoặc theo giá kế hoạch của VL

Đối với VL do doanh nghiệp tự chế biến gia công thì giá thực tế baogồm: giá thực tế xuất kho gia công chế biến và các chi phí gia công chế biến.

Đối với VL thuê ngoài, gia công chế biến thì giá thực tế là giá thực tếVL xuất thuê chế biến cộng với các chi phí vận chuyển bốc dỡ đến nơi thuêchế biến và từ nơi đó về DN cùng với số tiền phải trả cho đơn vị nhận giacông chế biến.

Giá thực tế của VL góp vốn liên doanh là giá vốn góp do hội đồng quảntrị liên doanh (các bên tham gia liên doanh) thống nhất đánh giá.

Giá thực tế của VL thu nhặt được từ phế liệu thu hồi được đánh giátheo giá thực tế có thể sử dụng, có thể tiêu thụ hoặc theo giá ước tính.

Giá thực tế của NVL có tác dụng lớn trong công tác quản lý, kế toánVL Nó được dùng để hạch toán tổng hợp tình hình nhập xuất tồn kho VL,tính toán phân bổ chính xác thực tế về VL đã tiêu hao trong quá trình sản xuấtkinh doanh, đồng thời phản ánh chính xác giá trị,VL thực tế hiện có củadoanh nghiệp.

Đối với VL xuất: Khi xuất dùng VL, công cụ, dụng cụ kế toán phải tínhtoán chính xác giá trị thực tế của VL xuất cho các nhu cầu đối tượng khác

nhau.Việc tính giá thực tế của VL xuất có thể tính theo một trong các phươngpháp sau đây:

1.Tính theo đơn giá bình quân tồn kho đầu kỳ: Theo phương pháp

này giá thực tế VL xuất kho được tính trên cơ sở số lượng VL xuất dùng vàđơn giá bình quân VL tồn đầu kỳ.

Trị giá vật tư = Số lượng vật x Đơn giá mua thực vật Xuất kho tư xuất kho vật tư tồn kho đầu kỳ

Đơn giá bình quân đầu kỳ = giá thực tế tồn đầu kỳ Số lượng tồ đầu kỳ

2.Tính theo đơn giá bình quân tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ: Về cơ

bản phương pháp này giống như phương pháp trên nhưng đơn giá VL đượctính bình quân cho cả số tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ.

Đơn giá bình quân = giá thực tế tồn đầu kỳ + giá thực tế nhập trong kỳ/Số lượng tồn đầu kỳ + số lượng nhập trong kỳ.

Giá thực tế xuất kho = số lượng xuất kho * đơn giá bình quân

3.Tính theo giá thực tế đích danh: Phương pháp này thường được áp

dụng đối với các loại VL có giá trị cao, các loại vật tư đặc chủng Giá thực tếVL xuất kho được căn cứ vào đơn giá thực tế VL nhập kho theo từng lô, từnglần nhập, và số lượng xuất kho theo từng lần.

4.Tính theo giá thực tế nhập trước - xuất trước: Theo phương pháp

này ta phải xác định được đơn giá thực tế nhập kho của từng lần nhập Sau đócăn cứ vào số lượng xuất tính ra số thực tế xuất kho theo nguyên tắc: Tínhtheo đơn giá thực tế nhập trước đối với số lượng xuất kho thuộc lần nhậptrước, số còn lại.

(tổng số xuất kho - số xuất thuộc lần nhập trước) được tính theo đơn giáthực tế các lần nhập sau Như vậy giá thực tế của VL tồn cuối kỳ chính là giáthực tế của VL nhập kho thuộc các lần mua vào sau cùng.

5.Tính theo giá nhập sau - xuất trước: Ta cũng phải xác định đơn giá

thực tế của từng lần nhập nhưng khi xuất sẽ căn cứ vào số lượng xuất và đơngiá thực tế nhập lần cuối sau đó mới lần lượt đến các lần nhập trước để tínhgiá thực tế xuất kho Như vậy, giá thực tế của VL tồn kho cuối kỳ lại là giáthực tế VL tính theo đơn giá của những lần nhập đầu kỳ.

b.Đánh giá VL theo giá hạch toán.

Đối với những xí nghiệp có nhiều loại VL, giá cả thường xuyên biếnđộng việc nhập xuất VL diễn ra thường xuyên thì việc hạch toán theo giá thựctế trở nên phức tạp tốn nhiều công sức và có khi không thực hiện Do đó việchạch toán hàng ngày nên sử dụng giá hạch toán.

Giá hạch toán là giá tương đối ổn định xí nghiệp có thể sử dụng trongthời gian dài để hạch toán nhập, xuất, tồn kho VL trong khi chưa tính đượcgiá thực tế của nó Có thể sử dụng giá kế hoạch hoặc giá mua VL ở một thờiđiểm nào đó hay giá VL bình quân tháng trước Sử dụng giá hạch toán để đơngiản, giảm bớt khối lượng cho công tác kế toán, nhập, xuất VL hàng ngày.

Nhưng cuối tháng phải tính chuyển giá hạch toán của VL xuất tồn khotheo giá thực tế và giá hạch toán.

Hệ số giá VL(H) = giá thực tế VL tồn kho đầu kỳ + giá thực tế VLnhập trong kỳ/giá hạch toán VL tồn kho đầu kỳ + giá hạch toán VL nhậptrong kỳ.

Giá thực tế VL xuất kho = Hệ số giá VL * giá hạch toán VL xuất kho.

II.TỔ CHỨC CÔNG TÁC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN CHI TIẾT VẬT LIỆU TRONGDOANH NGHIỆP SẢN XUẤT

Kế toán chi tiết VL có thể tiến hành một trong ba phương pháp sau đây: phương pháp thẻ song song, phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển, và phương pháp ghi sổ số dư.

II.1.Phương pháp thẻ song song (sơ đồ)

(Thủ kho)

(Kế toán)

Ghi chú : Ghi hàng ngày hoặc định kỳ :

Đối chiếu kiểm tra :

Phương pháp này được áp dụng trong các DN có ít chủng loại VL, khốilượng các nghiệp vụ (chứng từ) nhập - xuất ít, không thường xuyên về trình độ nghiệp vụ chuyên môn của các cán bộ kế toán còn hạn chế.

II.2.Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển

Ghi chú : Ghi hàng ngày hoặc định kỳ :

Đối chiếu kiểm tra :

II.3 Phương pháp sổ số dư:

-Phiếu nhập kho-Phiếu xuất kho

Thẻ kho

Thẻ(sổ chi tiết)

Bảng tổng hợpNhập xuất vật tư

Phiếu nhậpkho

Bảng kê nhậpkho

Sổ đối chiếuluân chuyển

Bảng kê xuấtkho

Ghi chú : Ghi hàng ngày hoặc định kỳ :

Đối chiếu kiểm tra :

Phương pháp sổ số dư áp dụng phù hợp trong các DN có khối lượng các nghiệp vụ kinh tế (chứng từ nhập - xuất) về nhập, xuất VL diễn ra thường xuyên, nhiều chủng loại VL đã xây dựng được hệ thống danh điểm VL, dùnggiá hạch toán để hạch toán hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho, yêu cầuvà trình độ quản lý, trình độ cán bộ kế toán của doanh nghiệp tương đối cao.

III.TỔ CHỨC CÔNG TÁC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TỔNG HỢP VẬTLIỆU TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT

VL là tài sản lưu động, thuộc nhóm hàng tồn kho của DN Việc mở cáctài khoản tổng hợp ghi chép sổ kế toán và xác định trị giá hàng tồn kho, giá trịhàng bán ra hoặc xuất dùng tuỳ thuộc vào việc doanh nghiệp kế toán hàng tồnkho theo phương pháp kê khai thường xuyên hay phương pháp kiểm kê địnhkỳ.

Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp ghi chép, phản ánhthường xuyên liên tục tình hình nhập - xuất - tồn kho của các loại VL trên cácTK và sổ kế toán tổng hợp khi có các chứng từ nhập, xuất VL Như vậy việc

Phiếu xuấtkho

Phiếu giao nhậnchứng từ xuất

Bảng lũy kếxuất

xác định giá trị VL được căn cứ trực tiếp vào các chứng từ xuất kho sau khiđã được tập hợp, phân loại theo các đối tượng sử dụng để ghi vào các TK vàsổ kế toán.

Phương pháp kê khai thường xuyên được áp dụng trong phần lớn cácdoanh nghiệp sản xuất và các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh các mặt hàngcó giá trị lớn như: Máy móc, thiết bị, Ô tô

Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp không theo dõi thườngxuyên liên tục tình hình nhập - xuất hàng tồn kho trên các TK hàng tồn khomà chỉ theo dõi phản ánh giá trị hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ căn cứ vào sốliệu kiểm kê định kỳ Việc xác định giá trị VL xuất dùng trên tài khoản kếtoán tổng hợp không căn cứ vào chứng từ xuất kho mà lại căn cứ vào giá trịthực tế VL tồn kho đầu kỳ, mua (nhập) trong kỳ và kết quả kiểm kê cuối kỳđể tính Chính vì vậy trên tài khoản tổng hợp không thể hiện rõ giá trị VLxuất dùng (hoặc xuất bán) cho từng đối tượng, các nhu cầu khác nhau: sảnxuất hay phục vụ sản xuất sản phẩm, cho nhu cầu bán hàng hay quản lý doanhnghiệp Hơn nữa trên TK tổng hợp cũng không thể kể hết được số mất mát,hư hỏng, tham ô (nếu có)

Phương pháp kiểm kê định kỳ được áp dụng trong nghiệp doanh nghiệpsản xuất có quy mô nhỏ chi tiết tiến hành một loạt hoạt động hoặc ở cácnghiệp thương mại kinh doanh các mặt hàng có giá trị thấp, mặt hàng nhiều.

Như vậy, xét theo góc độ kế toán chi tiết (kế toán quản trị) thì việc hạchtoán chi tiết đối với VL trong các doanh nghiệp tiến hành theo phương phápkê khai thường xuyên và kiểm kê định kỳ không có gì khác nhau Mà sự khácnhau ở đây là góc độ kế toán tổng hợp (kế toán tài chính), ở việc mở các TK,sổ kế toán để theo dõi tình hình nhập, xuất và xác định giá trị hàng tồn khotrên các TK

III.1 Kế toán tổng hợp VL theo phương pháp kê khai thường xuyên

TK152: (nguyên liệu, vật liệu)

Tài khoản này dùng để ghi chép số hiện có và tình hình tăng, giảmNVL theo giá thực tế.

+ Giá thực tế NVL xuất kho.

+ Chiết khấu hàng mua, giảm giá và hàng mua trả lại+ Các nghiệp vụ làm giảm giá trị NVL

+ Kết chuyển giá thực tế NVL tồn đầu kỳ (phương pháp kiểm kê địnhkỳ)

VL nhập kho chủ yếu từ nguồn thu mua của các đơn vị bên ngoài,ngoài ra có thể được nhập từ các nguồn: Thuê ngoài gia công, tự chế, đơn vịkhác góp liên doanh, thu nhặt ở đây giá trị thực tế của vật liệu thường phụthuộc vào nguồn nhập do vậy cần xem xét theo từng nguồn nhập cụ thể.

a Nhập vật liệu do mua ngoài:

- Đối với trường hợp vật liệu được tiến hành thu mua trong tháng đồngthời nhập kho luôn, kế toán căn cứ vào hoá đơn kiêm phiếu xuất kho củangười bán, biên bản kiểm nghiệm vật tư (nếu có) và phiếu nhập vật tư, kế toánghi:

Nợ TK 152: ( chi tiết liên quan)Nợ TK 133: Thuế VAT khấu trừ

Nợ TK 111, 112, 141 :Trường hợp trả tiền ngayCó TK331: Trường hợp chưa trả tiền

Có TK311, 341: Trường hợp trả bằng tiền vay ngắn hạn,dài hạn

- Trường hợp hàng thu mua trong tháng đã về nhưng chưa nhận đượchoá đơn của người bán, vẫn làm thủ tục nhập kho đúng hợp đồng kinh tế đãký kết, kế toán tra ghi sổ kế toán ngay mà lưu phiếu nhập kho vào cặp hồ sơ(hàng chưa có hoá đơn) Nếu hoá đơn về ngay trong tháng kế toán tiến hànhghi sổ kế toán theo định khoản trên.

Nếu cuối tháng hoá đơn vẫn chưa về lúc đó kế toán ghi sổ theo địnhkhoản:

Nợ TK152: (chi tiết liên quan)

Có TK 331,112,111: (theo giá tạm tính)

Khi nhận được hoá đơn sẽ tiến hành điều chỉnh giá tạm tính theo giáthực tế (giá ghi trên hoá đơn) theo số chênh lệch giữa giá hoá đơn với giá tạmtính.

Nếu giá hoá đơn lớn hơn giá tạm tính Nợ TK152

Nợ TK133

Có TK 331,112,111.

Nếu chênh lệch giảm thì ghi có.

Phản ánh số thuế nhập khẩu(nếu có), chi phí mua và vật chất thuê kho.Nợ TK 152

Có TK:111,112,311,141.

- Trường hợp VL đã thu mua trong tháng (đã thanh toán hoặc chấpnhận thanh toán) đã nhận được hoá đơn của đơn vị bán nhưng VL chưa vềkho thì kế toán chưa ghi sổ ngay mà lưu hoá đơn đó vào tập hồ sơ (hàng đangđi đường).

Nếu trong tháng hàng về thì kế toán tiến hành ghi sổ ngay như trườnghợp đầu.

Nếu cuối tháng VL vẫn chưa về kế toán ghi:Nợ TK151

Có TK151

- Ngoài việc theo hạch toán VL theo giá hoá đơn,kế toán còn phải theodõi tính toán chính xác cả chi phí thu mua Chi phí thu mua VL thực tế gồm:

Chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, phân loại, bảo hiểm, chi phí thuê kho,bãi, tiền phạt, tiền bồi thường, chi phí nhân viên Khi tập hợp được những chiphí này kế toán tiến hành ghi sổ theo định khoản sau:

Nợ TK152: (Chi tiết liên quan)Có TK111, 112, 331

Khi thanh toán cho người bán số chiết khấu mua hàng được hưởng, kếtoán ghi:

Nợ TK331

Có TK152: (Số chiết khấu được hưởng thực tế)

Hàng mua giảm giá trả lại (do không đúng quy cách, chất lượng theohợp đồng).

Nợ TK331

Có TK133Có TK 152

b Tăng do nhập VL thuê ngoài gia công hoặc tự chế

-Trường hợp DN tự gia công

Nợ TK152: Giá thực tế của VL nhập kho

Có TK154: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang(chi tiết)

c.Tăng do nhận VL góp vốn liên doanh hoặc được cấp phát, quyêntặng, kế toán quản trị.

- Khi nhận được VL do đơn vị khác góp vốn liên doanh, kế toán ghi:Nợ TK152: Giá thực tế của VL nhập kho

Có TK411: Được cấp biếu hay nhận liên doanh

d.Tăng VL do phát hiện thừa trong kiểm kê

Khi kiểm kê phát hiện thừa VL, tuỳ theo tình hình cụ thể kế toán ghi sổnhư sau:

- Nếu xác định là của DN, nhưng chưa rõ lý do cụ thể kế toán ghi sổnhư sau:

e Tăng VL do thu hồi vốn góp liên doanh

Khi thu hồi VL đem góp vốn liên doanh: giá trị VL thu hồi nhập kho kếtoán ghi sổ như sau:

Nợ TK152

Có TK128, 222

f.Tăng VL do đánh giá lại

Khi VL được đánh giá lại theo qui định chung, nếu đánh giá lại lớn hơngiá cũ của VL, phần chênh lệch đó được ghi vào sổ kế toán như sau:

Nợ TK152

Có TK412:Chênh lệch đánh giá lại.Nếu giảm giá trị vật liệu kế toán ghi ngược lại.

III.1.3 Kế toán các trường hợp giảm vật liệu:

Trên thực tế trong các DN có thể sử dụng một loại giá thực tế hoặc sửdụng cả hai loại: Giá thực tế và giá hạch toán Nếu DN chỉ sử dụng giá hạchtoán để phản ánh ghi chép chi tiết hàng ngày cuối tháng phải tính chuyển sanggiá thực tế trên cơ sở hệ số đã nghiên cứu ở phần trước

- Đối với VL xuất kho dùng cho nhu cầu sản xuất, kinh doanh Căn cứvào giá thực tế xuất kho, kế toán ghi:

- Xuất kho VL tự chế hoặc thuê ngoài gia công chế biến

Nợ TK154: (Chi tiết liên quan)Có TK152

- Xuất VL góp vốn liên doanh với đơn vị khác Căn cứ vào giá trị gópvốn do hội đồng liên doanh xác định và giá thực tế (giá trị ghi sổ) VL xuấtgóp để xác định chênh lệch, nếu:

+ Nếu giá trị vốn góp lớn hơn giá trị thực tế, kế toán ghi:Nợ TK128, 222: Giá trị vốn góp

Có TK412: Chênh lệch tăng

Có TK152: Giá thực tế VL xuất góp liên doanh

+Giá trị vốn góp nhỏ hơn giá thực tế VL:Nợ TK128,222: Giá trị vốn tự gópNợ TK 412: Chênh lệch giảm

Có TK152: Giá thực tế VL

- Xuất bán cho vay Căn cứ vào giá thực tế số VL xuất bán hoặc chovay, kế toán ghi:.

Nợ TK 632,138(1381)Có TK152

-Trường hợp giảm VL do mất mát thiếu hụt Mọi trường hợp phát hiệnVL bị thiếu hụt, mất mát trong kho hoặc tại nơi quản lý, bảo quản phải xácđịnh nguyên nhân và ngời chịu trách nhiệm vật chất.

+ Nếu ghi chép nhầm lẫn, cân, đo, đong đếm sai cần phải điều chỉnh sổkế toán cho đúng với số thực tế theo phương pháp chữa sổ quy định.

Nợ TK liên quanCó TK152

+ Nếu thiếu hụt trong định mức được tính vào chi phí quản lý DN:Nợ TK642: Thiếu hụt định mức tại kho

Có TK152: Giá thực tế VL thiếu

+Nếu thiếu hụt ngoài định mức do người chịu trách nhiệm gây nên:Nợ TK111: Sự bồi thường vật chất đã thu

Nợ TK 334: Trừ vào tiền công

Nợ TK138(1388): Số bồi thường phải thuCó TK152: Giá thực tế VL thiếu+Nếu chưa rõ nguyên nhân phải chờ xử lý:

Nợ TK138(1381): Thiếu chưa rõ nguyên nhân chờ xử lý

Có TK152: Giá thực tế VL thiếuKhi có quyết định xử lý tuỳ trường hợp cụ thể ghi:

- TK611(Mua hàng): TK này dùng để phản ánh giá thực tế của số vật tư, hàng hoá mua vào và xuất dùng trong kỳ TK mua hàng có kết cấu như sau:

TK611 không có số dư và được mở thành 2 TK cấp 2: TK6111: Mua NVL

TK6112: Mua hàng hoá

Ngoài ra kế toán cũng sử dụng các TK liên quan khác như phương pháp kê khai thường xuyên.

III.2.2.Phương pháp kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu

a Căn cứ giá thực tế VL tồn đầu kỳ trớc để kết chuyển vào TK611 (6111) lúc đầu kỳ:

Nợ TK611(6111)Có TK152

b.Trong kỳ khi mua VL, căn cứ hoá đơn và các chứng từ liên quan kháckế toán ghi như sau:

- Giá thực tế của VL nhập kho:

Nợ TK611(6111)

Nợ TK133: Thuế VAT được khấu trừCó TK111,112,141: Trả tiền ngayCó TK331: Chưa trả tiền

Có TK311, 341: Mua bằng tiền vay- Chiết khấu mua hàng được hưởng:

Có TK611(6111): Giá trị hàng mua trả lại

- Khoản giảm giá hàng mua (do hàng mua không đúng quy cách, phẩmchất ) cũng được hạch toán tương tự

Nợ TK liên quan: 111, 112, 138(1388), 331Có TK611(6111): số giảm giá

IV.1.Hình thức nhật ký sổ cái:

Hình thức nhật ký sổ cái là sử dụng sổ nhật ký sổ cái làm sổ tổng hợpkế toán duy nhất để ghi chép các hoạt động kinh tế tế tài chính theo thứ tựthời gian và theo hệ thống.

IV.2 Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ

Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ là các hoạt động kinh tế tài chínhđược phản ánh ở chứng từ gốc đều được phân loại tổng hợp lập chứng từ ghisổ sau đó sử dụng chứng từ ghi sổ để ghi sổ cái tài khoản.

Hệ thống sổ kế toán sử dụng trong hình thức chứng từ ghi sổ gồm :sổcái tài khoản, sổ dăng ký chứng từ ghi sổ, sổ kế toán chi tiết

IV.3 Hình thức nhật ký chung:

Đặc trưng cơ bản của hình thức nhật ký chung: Tất cả các nghiệp vụkinh tế phát sinh đều được ghi vào sổ nhật ký chung, theo trình tự thời gian.Sau đó lấy số liệu trên sổ nhật ký để ghi vào sổ cái.

Hình thức kế toán nhật ký chung gồm có các loại sổ kế toán chủ yếusau đây: Sổ nhật ký chung ,Sổ cái ,Các sổ thẻ kế toán chi tiết.

Hình thức này có thể áp dụng cho các DN lớn, nghiệp vụ kinh tế phát sinhnhiều và đặc biệt rất tiện lợi cho việc sử dụng vi tính trong hạch toán kế toán.

IV.4.Hình thức kế toán nhật ký chứng từ

Hình thức nhật ký chứng từ là các hoạt động kinh tế tài chính đượcphản ánh ở chứng từ gốc đều được phân loại để ghi vào các sổ nhật ký chứngtừ, cuối tháng tổng hợp số liệu từ các nhật ký chứng từ ghi vào sổ cái các tàikhoản.

Hệ thống sổ kế toán sử dụng trong hình thức nhật ký chứng từ gồm: sổnhật ký chứng từ, sổ cái các tài khoản, sổ kế toán chi tiết Ngoài ra còn sửdụng các bảng phân bổ để tính toán tổng hợp số liệu phân loại hệ thống hoásố liệu phục vụ cho công việc ghi sổ nhật ký chứng từ.

I.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty

- Công ty Phát triển nhà và Đô thị Hoà Bình là một doanh nghiệp Nhànước hoạt động sản xuất kinh doanh theo Quyết định số 247/ QĐ -UB ngày14 tháng 5 năm 1994 của Uỷ ban nhân dân tỉnh Hoà Bình Có tư cách phápnhân đầy đủ theo qui định của Pháp luật Việt Nam Có con dấu riêng, độc lậpvề tài sản, có tài khoản tại ngân hàng Đầu tư và Phát triển tỉnh Hoà Bình.

* Tên Công ty: Công ty Phát triển nhà và Đô thị Hoà Bình.

- Địa chỉ: Đường Trần Hưng Đạo - Phường Phương Lâm - TXHB - Tỉnh HB

* Quyết định thành lập DNNN số: 193 QĐ/UB ngày 05/03/1993 và Quyết

định số 247 QĐ/UB ngày 14/5/1994 của Uỷ ban nhân dân tỉnh Hoà Bình.

* Giấy chứng nhận kinh doanh số 108392 : Do Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh

Hoà Bình cấp ngày 23 tháng 01 năm 1999.

* Loại hình doanh nghiệp: Thuộc sở hữu Nhà nước (100% vốn Nhà nước).* Nhiệm vụ của doanh nghiệp (Các ngành nghề kinh doanh chủ yếu của

Công ty).

+ Đầu tư kinh doanh phát triển nhà, đất và cơ sở hạ tầng.+ Xây dựng dân dụng và công nghiệp, trang trí nội thất.

+ Xây dựng các công trình giao thông, công trình cấp thoát nước vừa và nhỏ.

+ Xây dựng các công trình thuỷ lợi nhỏ (trừ đập đất, hồ chứa).

+ Khai thác và kinh doanh vật liệu xây dựng.+ Thi công xây lắp các công trình điện:

- Lắp đặt các thiết bị điện nhà dân dụng và công nghiệp - Đường dây có cấp điện áp từ 35KV trở xuống.

- Trạm biến áp có dung lượng từ 320KVA trở xuống.

* Lịch sử phát triển doanh nghiệp qua các thời kỳ:

Công ty Phát triển nhà và Đô thị Hoà Bình là một doanh nghiệp Nhànước được thành lập năm 1994 trên cơ sở sáp nhập giữa Công ty Kinh doanhnhà và Xí nghiệp xây dựng Phát triển nhà thị xã Hoà Bình Đến năm 1996 sápnhập Xí nghiệp giấy Gráp Kỳ Sơn Hoà Bình vào Công ty Phát triển nhà vàĐô thị Hoà Bình với tổng số cán bộ công nhân viên trong Công ty là 120người.

Từ buổi đầu thành lập và sáp nhập các đơn vị nhỏ làm ăn kém hiệu quảdo vậy Công ty Phát triển nhà và Đô thị Hoà Bình gặp nhiều khó khăn: Thiếuviệc làm, thiếu vốn trong sản xuất kinh doanh, thiết bị lạc hậu, nợ tồn đọngcủa các đơn vị trước để lại chưa có khả năng khắc phục Đời sống cán bộcông nhân viên, người lao động không ổn định do đó gặp nhiều khó khăntrong cuộc sống.

Được sự quan tâm sát sao của Tỉnh uỷ, Uỷ ban nhân dân tỉnh Hoà Bình,các cấp, các ngành và sự chỉ đạo của Đảng uỷ, Ban lãnh đạo Sở Xây dựngtỉnh Hoà Bình với nỗ lực quyết tâm phấn đấu khắc phục khó khăn của tập thểlãnh đạo Công ty, cùng với sự cố gắng đồng lòng của cán bộ công nhân viênCông ty do vậy những năm gần đây Công ty Phát triển nhà và Đô thị HoàBình đã từng bước ổn định phát triển, đa dạng hoá ngành nghề trên mọi lĩnhvực.

I.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý.

I.2.1/ Sơ đồ bộ máy của Công ty.

Mối quan hệ chỉ đạo.

Mối quan hệ giữa các phòng ban Xí nghiệp

I.2.2/ Chức năng, nhiệm vụ của từng bộn phận:

a Ban giám đốc : Gồm 01 giám đốc và 02 phó giám đốc có quan hệ chặt chẽ

với nhau.

* Giám đốc Công ty:

- Là đại diện pháp nhân của Công ty, là người có quyền cao nhất trongCông ty chịu trách nhiệm điều hành chung mọi hoạt động của Công ty và chịutrách nhiệm trước Nhà nước, UBND tỉnh, Sở Xây dựng về hoạt động sản xuấtkinh doanh của Công ty.

Giám đốc

Phó GĐ kỹ thuậtPhó GĐ kinh

Phòng TCHC

Phòng KTTV

Xí nghiệp

KDNPhòng KTXN Xây lắp số 1KT

XN SXVL XD

b Các phòng ban chuyên môn nghiệp vụ:

* Phòng Tổ chức – Hành chính: Gồm 05 người.

- Nhiệm vụ: Tham mưu cho giám đốc về công tác tổ chức cán bộ, bố trí sắpxếp lực lượng lao động cho phù hợp với mô hình hoạt động của Công ty, làmcông tác tiền lương, đề bạt bổ nhiệm, miễn nhiệm, kỷ luật, khen thưởng chocán bộ công nhân viên lao động trong Công ty theo quy định, giúp Giám đốcđiều phối, luân chuyển công văn, tài liệu trong Công ty và bên ngoài, kết hợpvới các phòng chức năng giám sát việc thực hiện các nội quy kỷ luật lao động,các quy chế, quy định của Công ty ban hành Báo cáo tình hình hoạt động của

Công ty trong tháng, quý (theo định kỳ).

* Phòng Kế toán - Tài vụ:

- Nhiệm vụ: Tham mưu cho giám đốc công tác kế toán, tài chính củaCông ty, lập kế hoạch tài chính hàng năm trình cơ sở kế hoạch sản xuất kinhdoanh.

- Có trách nhiệm quản lý các tài sản vật tư, vật liệu, tiền vốn giúp choCông ty thực hiện đúng chế độ, chính sách Tham mưu cho giám đốc sử dụngnguồn vốn để phát triển trong sản xuất kinh doanh Theo dõi sổ sách tài chính,tài sản, vật tư, lập hồ sơ chứng từ ghi chép hạch toán các tài khoản kế toán.Chấp hành nghiêm chỉnh nghĩa vụ thu nộp ngân sách, lưu trữ các chứng từtheo nguyên tắc quy định của Nhà nước hiện hành, thanh quyết toán gọn việcthu, chi Quản lý chặt chẽ các khoản thu, chi tiền mặt và phản ánh báo cáothường xuyên kịp thời, số liệu phải trung thực, chính xác phục vụ cho giámđốc điều hành Công ty.

* Phòng Kinh tế – Kỹ thuật:

- Nhiệm vụ: Giúp giám đốc lập các phương án, dự án phát triển Công tytheo từng giai đoạn, khảo sát thăm dò, lập kế hoạch sản xuất kinh doanh baogồm: Kinh doanh phát triển nhà, đất, nhận thầu xây lắp, lập hồ sơ đấu thầucác công trình xây dựng theo quy định, tiếp nhận kiểm tra hồ sơ thiết kế dự án