Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần XNK Hoà An

Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần XNK Hoà An

Lời nói đầu

Trong quá trình sản xuất kinh doanh nhất là trong cơ chế thị trờng hiện nay, để có thể tồn tại và phát triển đòi hỏi các doanh nghiệp phải tìm mọi biện pháp để không ngừng hạ giá thành sản phẩm, tăng tính cạnh tranh, tăng tích luỹ Do đó, các doanh nghiệp phải thực hiện mục tiêu sản xuất kinh doanh nhằm đáp ứng nhu cầu thị trờng, cơ chế hạch toán kinh doanh đòi hỏi các doanh nghiệp không những bù đắp đợc chi phí sản xuất mà phải có lãi Vì vậy, vấn đề đặt ra là các doanh nghiệp trong quá trình sản xuất phải tính đợc chi phí sản xuất bỏ ra một cách chính xác, đầy đủ, kịp thời Hạch toán chính xác chi phí sản xuất là cơ sở để tính đúng, tính đủ giá thành Từ đó giúp các doanh nghiệp tìm mọi cách để hạ thấp chi phí sản xuất ở mức tối đa hạ thấp và tiết kiệm chi phí sản xuất cũng chính là biện pháp để hạ thấp từng yếu tố của quá trình sản xuất nh: Chi phí về nguyên vật liệu, chi phí tiền lơng, chi phí quản lý để từ đó hạ giá thành sản phẩm.

Đối với các doanh nghiệp sản xuất, khoản mục chi phí nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí của doanh nghiệp Mọi sự biến động về chi phí nguyên vật liệu đều làm ảnh hởng đến giá thành sản phẩm từ đó ảnh h-ởng đến thu nhập của doanh nghiệp Do vậy, hạ thấp và tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu là giảm một phần đáng kể chi phí sản xuất Mặt khác, trong các doanh nghiệp sản xuất vật chất nguyên vật liệu gồm nhiều chủng loại, đợc cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau thờng xuyên biến động về số lợng cũng nh giá cả Do đó, cần phải có biện pháp theo dõi quản lý từ khâu thu mua vật liệu đến khâu xuất sử dụng cho sản xuất về cả chỉ tiêu số lợng cũng nh giá trị, đảm bảo cho quá trình sản xuất diễn ra bình thờng Thông qua công tác hạch toán vật liệu sẽ làm cho doanh nghiệp sử dụng vật liệu một cách tốt nhất, tránh lãng phí từ đó giảm chi phí nguyên vật liệu, hạ giá thành sản phẩm Vì vậy, bên cạnh vấn đề trọng tâm là kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm thì tổ chức công tác

kế toán nguyên vật liệu cũng là vấn đề đáng đợc các doanh nghiệp quan tâm hiện nay.

Tại Công ty cổ phần XNK Hoà An là một doanh nghiệp sản xuất với đặc điểm nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm thì việc tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu là biện pháp hữu hiệu nhất để giảm giá thành, tăng lợi nhuận cho công ty, vì vậy điều tất yếu là công ty phải quan tâm đến khâu hạch toán chi phí nguyên vật liệu.

Nhận thức về tầm quan trọng của vật liệu đối với quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị đồng thời qua nghiên cứu thực tế công tác kế toán tại Công ty cổ phần XNK Hoà An, đợc sự giúp đỡ tận tình của Ban giám đốc Công ty, các cán bộ phòng kế toán Công ty, em nhận thấy kế toán vật liệu ở Công ty giữ một vai trò rất quan trọng Chính vì vậy em đã chọn và đi sâu vào nghiên cứu

đề tài Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần XNK“

Hoà An ”

Nội dung của chuyên đề bao gồm: Ngoài phần mở đầu, kết luận, mục lục và danh mục tài liệu tham khảo, chuyên đề bao gồm các nội dung chính sau:

Chơng 1: Những vấn đề lý luận chung về kế toán nguyên vật liệu trong

doanh nghiệp sản xuất.

Chơng 2: Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ

phần XNK Hoà An.

Chơng 3: Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện công tác kế toán

nguyên vật liệu tại công ty cổ phần XNK Hoà An.

Do thời gian và trình độ có hạn nên luận văn không tránh khỏi những thiếu sót Em rất mong nhận đợc ý kiến đóng góp của các thầy cô giáo và các cán bộ nghiệp vụ ở Công ty để luận văn đợc hoàn thiện hơn.

Em xin chân thành cảm ơn cô giáo Thạc sỹ Phạm Thị Hồng Diệp, các thầy cô trong khoa kinh tế và các cán bộ nghiệp vụ của Công ty cổ phần XNK Hoà An đã giúp em hoàn thành luận văn này.

Hà Nội, tháng10 năm 2009

Sinh viên: Dơng Thị Mai

CHƯƠNG MỘT: LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG CÁC DOANH NGHIỆP

Vật liệu vô cùng phong phú và đa dạng bao gồm nhiều chủng loại khác nhau Do vậy để tạo nên thành phẩm nhất định thì cần phải lựa chọn các loại vâtj liệu hợp lý, phù hợp với quy trình sản xuất của doanh nghiệp đó.

Vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất chiếm một tỷ trọng vô cùng lớn đòi hỏi doanh nghiệp phải có biện pháp quản lý và sử dụng nguyên vật liệu hiệu quả mới có thể giảm được chi phí và hạ giá thành sản phẩm Vì vậy công tác hạch toán kế toán nguyên vật đóng vai trò quan trọng và không thể thiếu của bất kỳ một doanh nghiệp sản xuất nào.

1.2 Khái niệm, đặc điểm, vị trí của nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp.

1.2.1 Khái niệm về nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp

- Nguyên vật liệu là tư liệu lao động và là một trong ba yếu tố cơ bản trong quá trình sản xuất Nguyên vật liệu khi tham gia và quá trình sản xuất kinh doanh không giữ được nguyên hình thái vật chất ban đầu Nguyên vât liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh, giá trị của nguyên vật liệu được chuyển dịch toàn bộ một lần vào gía trị sản phẩm mới tạo ra hoặc vào chi phí kinh doanh trong kỳ.

1.2.2:§Æc ®iÓm nguyªn vËt liÖu:

- Tham gia vào một chu kỳ sản xuất để tạo ra sản phẩm

- Khi tham gia vào sản xuât xuất thay đổi hoàn toàn hình thái ban đầu giá trị được chuyển toàn bộ một phần vào chi phí sản xuất.

1.2.3 Vị trí nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất.

Có 3 yếu tố sản xuất cơ bản mà bất cứ doanh nghiệp sản xuất nào cũng đều phải có là:

- Tư liệu lao động.

- Đối tượng lao động.

- Sức lao động.

Nguyên vật liệu là đối tượng lao động đã được thay đổi do lao động

có ích của con người tác động vào nó, chính vì vậy mà không phải bất cứ đối tượng lao động nào cũng là nguyên vật liệu Nguyên vật liệu là tài sản dự trữ thuộc tài sản lưu động.

Nguyên vật liệu chủ yếu là từ thiên nhiên, nhưng nó không phải là vô tận Ngày nay con người đã có kế hoạch khai thác, sử dụng hợp nguồn nguyên liệu thiên nhiên Nó là một yếu tố cơ bản không thể thiếu được của quá trình sản xuất và là cơ sở vật chất để cấu thành nên thực thể của sản phẩm.

Việc cung cấp nguyên vật liệu có đầy đủ kịp thời hay không nó sẽ làm ảnh hưởng trực tiếp đến kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, đồng thời chất lượng sản phẩm có đảm bảo hay không là phụ thuộc rất lớn vào nguyên vật liệu Thực tế cho thấy là bất kỳ sản phẩm nào cũng không tốt nếu như nó được sản xuất bởi nguyên vật liệu không tốt.

Như vậy sản xuất sẽ không tiến hành được nếu không có nguyên vật liệu, chất lượng nguyên vật liệu kém thì chất lượng sản phẩm cũng kém từ đó làm ảnh hưởng trực tiếp đến giá thành sản phẩm.

Xét trên các phương diện khác nhau ta thấy được vị trí nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất.

Về mặt chi phí: Chi phí nguyên vật liệu thường chiếm một tỉ trọng rất lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất sản phẩm, chiếm khoảng 70 -80% từ đó cho thấy việc tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu có ý nghĩa rất quan trọng đến việc hạ giá thành sản phẩm.

Các doanh nghiệp nên tập chung quản lý nguyên vật liệu một cách chặt chẽ ở tất cả các khâu thu mua, bảo quản, dự trữ sử dụng nhằm hạ thấp chi phí nguyên vật liệu, giảm mức tiêu hao nguyên liệu trong sản xuất và trong chừng mực nhất định, giảm mức tiêu hao nguyên vật liệu còn là cơ sở để tăng them sản phẩm cho xã hội.

Xét về mặt hiện vật: nguyên vật liệu là cơ sở vật chất để hình thành nên sản phẩm mới, nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất và khi tham gia vào sản xuất nguyên vật liệu được tiêu dung toàn bộ và thay đổi hoàn toàn hình thái hiện vật ban đầu

Xét về mặt giá trị: Nguyên vật liệu là một phần của toàn bộ vốn kinh doanh, nó là tài sản dự trữ thuộc tài sản cố định, do đó việc tăng tốc độ lưu chuyển vốn kinh doanh không thể tách rời việc dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu một cách hợp lý và tiết kiệm.

Chúng ta đều thấy được tầm quan trọng của nguyên vật liệu trong hoạt động sản xuât kinh doanh của doanh nghiệp.Trong điều kiện nền kinh tế thị trường hiện nay thì việc quản lý nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp phải chặt chẽ ở tất cả các mặt như: chất lượng, số lượng, chủng loại vàviệc tổ chức công tác kế toán nguyên vât liệu là điều kiện không thể thiếu được trong việc quản lý nguyên vật liệu, nhằm cung cấp kịp thời đồng bộ những nguyên liệu cần thiết cho sản xuất.

1.2.4 Yờu cầu quản lý, vai trũ và nhiệm vụ của kế toỏn nguyờn vật liệu trong cỏc doanh nghiệp.

1.2.4.1.Yờu cầu quản lý nguyờn vật liệu trong cỏc doanh nghiệp.

- Xuất phát từ vị trí, đặc điểm của vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh Để quá trình sản xuất kinh doanh diễn ra một cách liên tục thì phải đảm bảo cung cấp nguyên vật liệu kịp thời về mặt số lợng, chất lợng cũng nh chủng loại vật liệu do nhu cầu sản xuất ngày càng phát triển đòi hỏi vât liêụ ngày càng nhiều để đáp ứng cho nhu cầu sản xuất sản phẩm và kinh doanh có lãi là mục tiêu mà các Doanh nghiệp hớng tới Vì vậy, quản lý tốt ở khâu thu mua, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu là điều kiện cần thiết để đảm bảo chất lợng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, giảm giá thành, tăng lợi nhuận của Doanh nghiệp.

- Nguyên vật liệu là tài sản dự trữ cho sản xuất thờng xuyên biến động Do vậy, các Doanh nghiệp cần giám sát chặt chẽ quá trình thu mua, bảo quản và sử dụng vật liệu 1 cách có hiệu quả.

+ ở khâu thu mua: Đảm bảo cung cấp đầy đủ kịp thời nguyên vật liệu cho sản xuất sản phẩm về mặt số lợng, chủng loại, chất lợng, giá cả hợp lý phản ánh đầy đủ chính xác giá thực tế của vật liệu ( giá mua, chi phí thu mua).

+ Khâu bảo quản: Doanh nghiệp phải tổ chức hệ thống kho tàng hợp lý, đúng chế độ bảo quản với từng loại vật liệu để tránh h hỏng, thất thoát, hao hụt, mất phẩm chất ảnh hớng đấn chất lợng sản phẩm.

+ Khâu dự trữ: Để đảm bảo cho quá trình sản xuất tiến hành, không bị ngừng trệ, gián đoạn Doanh nghiệp phải dự trữ vật liệu đúng định mức tối đa, tối thiểu đảm bảo cho sản xuất liên tục bình thờng không gây ứ đọng (do khâu dự trữ quá lớn) tăng nhanh vòng quay vốn.

+ Trong khâu sử dụng vật liệu: Sử dụng vật liệu theo đúng định mức tiêu hao, đúng chủng loại vật liệu, nhằm phát huy hiệu quả sử dụng vật liệu nâng cao chất lợng sản phẩm, chi phí vật liệu trong giá thành sản phẩm vì vậy đòi hỏi tổ

chức tốt việc ghi chép, theo dõi phản ánh tình hình xuất vật liệu Tính toán phân bổ chính xác vật liệu cho từng đối tợng sử dụng theo phơng pháp thích hợp, cung cấp số liệu kịp thời chính xác cho công tác tính giá thành sản phẩm Đồng thời thờng xuyên hoặc định kỳ phân tích tình hình thu mua, bảo quản dự trữ và sử dụng vật liệu, trên cơ sở đề ra những biện pháp cần thiết cho việc quản lý ở từng khâu, nhằm giảm mức tiêu hao vật liệu trong sản xuất sản phẩm, là cơ sở để tăng thêm sản phẩm cho xã hội.

1.2.4.2 Vai trò và nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu

- Vai trò của kế toán nguyên vật liệu:

+ Kế toán nguyên vật liệu trong Doanh nghiệp là việc ghi chép, phán ánh đầy đủ tình hình thu mua, dự trữ nhập xuất nguyên vật liệu Mặt khác thông qua tài liệu kế toán nguyên vật liệu còn biết đợc chất lợng, chủng loại có đảm bảo hay không? số lợng thừa hay thiếu đối với sản xuất để từ đó ngời quản lý đề ra các biện pháp thiết thực nhằm kiểm soát giá cả, chất lợng nguyên vật liệu.

+ Thông qua tài liệu kế toán nguyên vật liệu còn giúp cho việc kiểm tra chặt chẽ tình hình thực hiện kế hoạch sử dụng, cung cấp nguyên vật liệu, từ đó có các biện pháp đảm bảo nguyên vật liệu cho sản xuất một cách có hiệu quả nhất Bên cạnh đó, kế toán nguyên vật liệu còn ảnh hởng trực tiếp đến kế toán giá thành.

+ Làm tốt công tác kế toán nguyên vật liệu trong Doanh nghiệp sẽ cung cấp thông tin chính xác kịp thời về tình hình nguyên vật liệu, giúp lãnh đạo nắm bắt tình hình quản lý, sử dụng nguyên vật liệu để có biện pháp điều chỉnh phù hợp.

- Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu:

Xuất phát từ vị trí yêu cầu quản lý vật liệu cũng nh vai trò của kế toán trong quản lý kinh tế nói chung và quản lý doanh nghiệp nói riêng thì kế toán vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất cần thực hiện tốt những nhiệm vụ sau đây:

+ Ghi chép phản ánh đầy đủ kịp thời số hiện có và tình hình luân chuyển của nguyên vật liệu về giá cả và hiện vật Tính toán đúng đắn trị giá vốn (hoặc giá thành) thực tế của nguyên vật liệu nhập kho, xuất kho nhằm cung cấp thông tin kịp thời chính xác phục vụ cho yêu cầu lập báo cáo tài chính và quản lý doanh nghiệp.

+ Kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch, phơng pháp kỹ thuật về hạch toán nguyên vật liệu Đồng thời hớng dẫn các bộ phận, các đơn vị trong Doanh nghiệp thực hiện đầy đủ các chế độ hạch toán ban đầu về nguyên vật liệu, phải hạch toán đúng chế độ, đúng phơng pháp quy định để đảm bảo sự thống nhất trong công tác kế toán nguyên vật liệu.

+ Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu từ đó phát hiện, ngăn ngừa và đề xuất những biện pháp xử lý nguyên vật liệu thừa, ứ đọng, kém hoặc mất phẩm chất, giúp cho việc hạch toán xác định chính xác số lợng và giá trị nguyên vật liệu thực tế đa vào sản xuất sản phẩm Phân bố chính xác nguyên vật liệu đã tiêu hao vào đối tợng sử dụng để từ đó giúp cho việc tính giá thành đợc chính xác.

+ Tổ chức kế toán phù hợp với phơng pháp kế toán hàng tồn kho, cung cấp thông tin cho việc lập báo cáo tài chính và phân tích hoạt động kinh doanh.

+ Tổ chức ghi chép phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản, đánh giá phân loại tình hình nhập xuất và quản lý nguyên vật liệu Từ đó đáp ứng đợc nhu cầu quản lý thống nhất của Nhà nớc cũng nh yêu cầu quản lý của Doanh nghiệp trong việc tính giá thành thực tế của NVL đã thu mua và nhập kho đồng thời kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch thu mua vật t về số l-ợng, chủng loại, giá cả, thời hạn cung cấp nguyên vật liệu một cách đầy đủ, kịp thời.

Tóm lại: Nếu hạch toán kế toán nói chung là công cụ đắc lực để quản lý

tài chính thì hạch toán kế toán vật liệu nói riêng là công cụ đắc lực của công tác vật liệu Kế toán vật liệu có chính xác kịp thời hay không nó ảnh hởng đến tình

hình hiệu quả quản lý doanh nghiệp Vì vậy để tăng cờng công tác quản lý vật liệu phải không ngừng cải tiến và hoàn thiện công tác kế toán vật liệu Hạch toán kế toán vật liệu giúp cho lãnh đạo doanh nghiệp nắm bắt đợc tình hình thu mua,nhập xuất, dự trữ vật liệu một cách chính xác để từ đó có biện pháp chỉ đạo hoạt động sản xuất kinh doanh kịp thời tổ chức công tác hạch toán vật liệu chặt chẽ sẽ góp phần cung ứng kịp thời và đồng bộ nguyên vật liệu cho sản xuất, nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu Mặt khác do chi phí nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng lớn trong giá thành do đó chất lợng của công tác kế toán vật liệu có ảnh hởng trực tiếp đến việc tập hợp chi phí giá thành sản phẩm.

1.3 Phân loại đánh giá nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp

1.3.1 Phân loại nguyên vật liệu

Trong các Doanh nghiệp sản xuất nguyên vật liệu bao gồm rất nhiều loại, nhiều thứ với nội dung kinh tế công dụng và tính năng lý hoá khác nhau Để có thể quản lý nguyên vật liệu một cách chặt chẽ và đạt hiệu quả cao đồng thời hạch toán chi tiết nguyên vật liệu phục vụ cho kế toán quản trị cần thiết phải tiến hành phân loại nguyên vật liệu.

Mỗi Doanh nghiệp do tính chất đặc thù trong sản xuất kinh doanh nên sử dụng những loại vật liệu khác nhau phân loại nguyên vật liệu là việc nghiên cứu sắp xếp các loại vật t theo từng nội dung, công dụng tính chất thành phần của chúng nhằm phục vụ cho yêu cầu quản trị của Doanh nghiệp, tuỳ thuộc vào đặc điểm sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý vật liệu của kế toán chi tiết.

Tùy thuộc vào yêu cầu quản lý và hạch toán chi tiết, cụ thể của từng Doanh nghiệp mà trong từng loại nguyên vật liệu luôn đợc chia hành từng nhóm, từng quy cách khác nhau và có thể đợc ký hiệu riêng Nhìn chung thì nguyên vật liệu đợc phân chia theo các cách sau đây:

• Căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu quản trị doanh nghiệp thì nguyên vật liệu đợc chia thành các loại sau:

- Nguyên vật liệu chính: Là những đối tợng chủ yếu cấu thành nên thực thể của sản phẩm (kể cả bán thành phẩm mua ngoài) nh các loại nhựa

- Vật liệu phụ: Là những thứ chỉ có tác động phụ trợ trong sản xuất và chế tạo sản phẩm nhằm làm tăng chất lợng của nguyên vật liệu chính hoặc tăng chất lợng của sản phẩm sản xuất ra nh phẩm màu …

- Nhiên liệu: Là những thứ đợc sử dụng cho công nghệ sản xuất sản phẩm cho các phơng tiện vật chất, máy móc thiết bị trong quá trình sản xuất kinh doanh.

- Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết phụ tùng dùng để thay thế sữa chữa và thay thế cho máy móc, thiết bị sản xuất, phơng tiện vận tải.

- Thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm vật liệu và thiết bị cần lắp, không cần lắp, vật kết cấu khác Doanh nghiệp phục vụ mục đích đầu t xây dựng cơ bản.

- Vât liệu khác: Là toàn bộ vật liệu còn lại trong quá trình sản xuất chế tạo ra sản phẩm hoặc phế liệu thu hồi từ thanh lý tài sản cố định

Việc phân chia vật liệu một cách tỷ mỉ chi tiết trong doanh nghiệp sản xuất đợc thực hiện trên cơ sở xây dựng và lập sổ danh điểm vật liệu Trong đó, vật liệu đợc chia thành các loại nhóm thứ bằng hệ thống ký hiệu các chữ số để thay thế cho tên gọi nhãn hiệu, quy cách vật liệu Những ký hiệu đó đợc gọi là danh điểm vật liệu và đợc áp dụng thống nhất trong phạm vi toàn Doanh nghiệp, giúp cho các bộ phận trong Doanh nghiệp phối hợp chặt chẽ trong công tác quản lý vật liệu.

Mỗi loại vật liệu có thể sử dụng một số trong danh điểm vật liệu, sổ danh điểm vật liệu đợc xây dựng trên cơ sở số liệu của từng nhóm và đặc tính công dụng của chúng Tuỳ theo nhóm, thứ vật liệu mà kết cấu số liệu gồm 1,2, hoặc 3 chữ số.

• Căn cứ vào nguồn hình thành: nguyên vật liệu đợc chian làm 2 nguôn:- Nguyên vật liệu nhập từ bên ngoài: Do mua ngoài, nhận vốn góp liên

doanh, nhận biếu tặng.

- Nguyên vật liệu tự chế: Do doanh nghiệp tự sản xuất ra hoặc thuê gia công chế biến

Cách phân loại này làm căn cứ cho việc lập kế hoạch thu mua và kế hoạch sản xuât nguyên vật liệu, là cơ sở để xác định trị giá vốn thực tế vât liệu nhập kho.• Căn cứ vào mục đích, công dụng của nguyên vật liệu: có thể chia nguyên

1.3.2 Đánh giá nguyên vật liệu

Đánh giá nguyên vật liệu là thớc đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của vật liệu, dụng cụ là xác định giá tậ ghi sổ của vật liệu, dụng cụ theo những nguyên tắc nhất định.

Về nguyên tắc nguyên vât liệu phảI đợc đánh giá theo vốn thực tế nguyên vật liệu Để đảm bảo yêu cầu kịp thời và giảm bớt khối lợng công việc do sự biến động hàng ngày của vật liệu, dụng cụ Các cách đánh giá nguyên vật liệu thờng đợc sử dụng:

1.3.2.1 Đánh giá nguyên vật liệu theo giá thực tế nhập kho:

a, Giá thực tế nguyên vật liệu mua ngoài:

- Đối với doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ:

Giá thực tế vật liệu =

Giá mua cha thuế +

Chi phí thu mua +

Thuế nhập khẩu (nếu -

CK thơng mại, giảm giá hàng

nhập kho GTGT thực tế có) mua trả lại

- Đối với doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp

Giá thực tế vật liệu nhập kho

Giá mua có thuế

Chi phí thu mua

thực tế+

Thuế nhập khẩu (nếu

-CK thơng mại, giảm giá hàng

mua trả lại

b, Giá thực tế nguyên vật liệu tự chế gồm:

- Giá thực tế nguyên vật liệu xuất gia công chế biến- Chi phí gia công chế biến

c, Giá thực tế nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến gồm:

Trị giá vốn thực tế nhập kho

Trị giá vốn thực tế của vật liệu xuất kho thuê ngoài gia

công chế biến

Số tiền phảI trả cho ngời nhận gia

công chế biến

Chi phí vận chuyển bốc dỡ

khi giao nhận

d, Giá thực tế nguyên vật liệu nhận vốn góp liên doanh:

Trị giá vốn góp thực tế nhập kho

= Giá do hội đồng liên doanh thoả thuận

+ Các chi phí phát sinh khi tiếp nhận vật t

e, Giá thực tế nguyên vật liệu do đợc cấp

Trị giá vốn góp thực tế nhập kho

= Giá ghi trên biên bản giao nhận

+ Các chi phí phát sinh khi tiếp nhận vật t

f, Giá trị thực tế nguyên vật liệu đợc biếu tặng

Trị giá vốn góp thực tế nhập kho

= Giá trị hợp lý + Các chi phí phát sinh khác

g, Giá thực tế nguyên vật liệu thu từ phế liệu: đợc đánh gia theo giá ứơc tính.

1.3.2.2 Đánh gía nguyên vật liệu theo giá thực tế xuất kho.

Trong trờng hợp kế toán chỉ sử dụng giá thực tế của nguyên vật liệu có thể sử dụng một trong các phơng pháp sau:

a, Phơng pháp nhập trớc xuât trớc: Phơng pháp này dựa trên giả định hàng nào nhập trớc sẽ đợc xuất trớc và lấy đơn giá xuất bằng đơn giá nhập Trị giá hàng tồn kho cuối cùng đợc tính theo đơn giá của những lần nhập sau cùng.

b, Phơng pháp nhập sau xuât trớc: Phơng pháp này dựa trên giả định là hàng nào nhập sau đợc xuất trớc, lấy đơn gía xuất bằng đơn giá nhập Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ đợc tính theo đon giá những lần nhập đầu tiên.

c, Phơng pháp bình quân gia quyền: Trị giá thực tế của vật t xuất kho đợc tính căn cứ vào số lợng vật liệu xuất kho và đơn giá bình quân gia quyền, theo công thức:

Trị giá vốn thực tế của vật t xuất kho

= Số lợng vật t xuất kho

x Đơn giá bình quân gia quyền

Đơn giá bình

Trị giá thực tế của vật t tồn đầu kỳ +

Trị giá vốn thực tế của vật t nhập trong kỳ

Số lợng vật t tồn đầu kỳ

+ Số lợng vật t nhập trong kỳ

- Đơn giá bình quân thờng đợc tính cho từng thứ vật t.

- Đơn giá bình quân có thể xác định cho cả kỳ gọi là đơn giá bình quân cả kỳ dự trữ hay đơn giá bình quân cố định Theo cách tính này, khối lợng tính toán giảm nhng chỉ tính đợc trị giá vốn thực tế của vật t vào thời điểm cuối kỳ nên không thể cung cấp thông tin kịp thời.

- Đơn giá bình quân có thể xác định sau mỗi lần nhập đợc gọi là đơn giá bình quân liên hoàn hay đơn giá bình quân di động Theo cách tính này,

xác định đợc trị giá vốn thực tế vật t hàng ngày cung cấp thông tin đợc kịp thời Tuy nhiên, khối lọng công việc tính toán sẽ nhiều hơn nên phơng pháp này rất thích hợp với những doanh nghiệp làm kế toán máy

d, Phơng pháp đích danh: Theo phơng pháp này khi xuất kho vật t thì căn cứ vào số lợng xuất kho thuộc lô nào và đơn giá thực tế của lô đó để tính trị giá vốn thực tế của vật t xuất kho

e, Các phơng pháp khác:

* Phơng pháp tính giá theo đơn giá tồn đầu kỳ:

Phơng pháp này tính trị giá vốn thực tế của vật t xuất kho đợc tính trên cơ sở số lợng vật t và đơn giá thực tế vật t tồn đầu kỳ:

Giá trị thực tế của vật t xuất

Giá trị thực tế của vật t tồn kho đầu kỳ

Số lợng vật t tồn kho đầu kỳ

Số lợng vật t xuất kho trong kỳ

* Phơng pháp tính theo đơn giá mật lần cuối cùng:

Theo phơng pháp này trớc hết tính trị giá mua thực tế của hàng còn lại bằng cách lấy số lợng còn lại nhân với đơn giá mua lần cuối cùng trong tháng Sau đó dùng công thức cân đối để tính trị giá mua thực tế của hàng xuất kho

1.4 Hạch toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp.

1.4.1 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu.

Trong các doanh nghiệp sản xuất việc quản lý nguyên vật liệu liên quan đến nhiều bộ phận khác nhau trong đó kế toán và thủ kho là những ngời trực tiếp quản lý tình hình nhập, xuất nguyên vật liệu Vì vậy giữa thủ kho và kế toán phảI xây dựng mối quan hệ trong việc sử dụng và luân chuyển chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu để ghi chép, phản ánh, theo dõi tình hình nhập, xuât, tồn kho nguyên vật liệu Mối quan hệ này hình thành nên các phơng pháp chi tiết vật liệu

giữa kho và phòng kế toán Kế toán doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong ba phơng pháp sau:

- Phơng pháp ghi thẻ song song.- Phơng pháp đối chiếu luân chuyển.- Phơng pháp sổ số d.

1.4.1.1 Phơng pháp ghi thẻ song song.

* Nội dung:

ở kho : Thủ kho sử dụng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ nguyên vật liệu theo chỉ tiêu số lơng Khi nhận đợc chứng từ nhập xuất nguyên vật liệu thì phảI kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực nhập, thực xuất vào chứng từ và thẻ kho cuối tháng tính ra số tồn kho để ghi vào cột tồn trên thẻ kho

- ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ hoặc thẻ chi tiết để phản ánh, theo dõi tình hình nhâp, xuất, tồn kho hàng ngày Sổ chi tiết đợc theo dõi về cả mặt hiện vật và giá trị Cuối kỳ kế toán phảI tính toán lập các bảng kê tổng hợp nhập, xuât, tồn kho của từng thứ nguyên vật liệu để:

+ Đối chiếu sổ kế toán chi tiết với thẻ kho.

+ Đối chiếu số liệu dòng tổng cộng trên bảng kê nhập, xuất, tồn vớin số liệu trên sổ kế toán toán tổng hợp.

+ Đối chiếu số liệu trên sổ kế toán chi tiết với số liệu trên bảng kê thực tế.

Sơ đồ 1.1: Kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phơng pháp ghi thẻ song song.

Chứng từ nhập

Ghi hàng ngày Ghi cuối thángĐối chiếu kiểm tra

* Ưu nhợc điểm và điều kiện áp dụng:

- Ưu điểm: ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu.

- Nhợc đểm: Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu số lợng, khối lợng ghi chép còn nhiều.

- Điều kiện áp dụng: Thích hợp với tất cả doanh nghiệp có ít chủng loại vật t việc nhập, xuất diễn ra không thờng xuyên Đặc biệt trong điều kiện doanh nghiệp đã làm kế toán máy thì phơng pháp này vẫn áp dụng cho các doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật t diễn ra thờng xuyên Do đó phơng pháp này diễn ra ngày càng rộng rãi.

1.4.1.2 Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển.

* Nội dung:

- ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ vật t theo chỉ tiêu số lợng Khi nhận đợc chứng từ nhập, xuất, tồn kho của từng thứ vật t theo chỉ tiêu số lợng Khi nhận đợc chứng từ nhập, xuất vật t thì thủ kho phảI kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực nhập, thực xuất vào chứng từ và thẻ kho cuối tháng tính ra số tồn kho để ghi vào cột tồn trên thẻ kho.

- ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép cho từng vật t theo cả hai chỉ tiêu số lợng và giá trị Sổ đối chiếu luân chuyển đợc mở cho cả năm và ghi vào cuối tháng, mỗi vật t đợc ghi một dòng trên sổ.

Hàng ngày, khi nhận đợc chứng từ nhập, xuất kho kế toán tiến hành kiểm tra và hoàn chỉnh chứng từ Sau đó tiến hành phân loại chứng từ theo từng thứ vật t, chứng từ nhập riêng, chứng từ xuất riêng Hoặc kế toán có thể lập bảng kê nhập, bảng kê xuất.

Cuôí tháng tổng hợp số liệu từ các chứng từ để ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển cột luân chuyển và tính ra số tồn cuối tháng.

Sơ đồ 1.2: Kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phơng pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển.

Chứng từ

Thẻ kho luân chuyển Sổ đối chiếu Kế toán tổng hợp

Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối thángĐối chiếu kiểm tra

* Ưu nhợc điểm và điều kiện áp dụng:

- Ưu điểm: Số liệu ghi chép của kế toán đợc giảm bớt do chỉ ghi một lần vào cuối tháng.

- Nhợc điểm: Phơng pháp vẫn còn ghi sổ trùng lặp giữa kho và kế toán về chỉ tiêu số lợng việc kiểm tra đối chiếu giữa kho và phòng kế toán chỉ tiến hành đợc vào cuối tháng nên hạn chế tác dụng kiểm tra của kế toán

- Điều kiện áp dụng: Với doanh nghiệp có chủng loại vật t ít không có điều kiện ghi chép theo dõi tình hình nhập, xuất hàng ngày.

1.4.1.3 Phơng pháp ghi sổ số d.

* Nội dung:

- ở kho: Thủ kho vẫn sử dụng thẻ kho để ghi chép nh hai phơng pháp trên Đồng thời cuối tháng thủ kho còn phảI ghi vào sổ số d tồn kho cuối tháng của từng thứ vật t cột số lợng.

Sổ số d do kế toán lập cho từng kho, đợc mở cho cả năm Trên sổ số d vật t đợc sắp xếp thứ, nhóm, loại Sau mỗi nhóm, loại có dòng cộng nhóme, cộng loại Cuối mỗi tháng sổ số d đợc chuyển cho thủ kho để ghi chép.

- ở phòng kế toán: Kế toán định kỳ xuống kho kiểm tra việc ghi chép trên thẻ kho của thủ kho và trực tiếp nhận chứng từ nhập, xuất kho Sau đó, kế toán ký xác nhận vào từng thẻ kho và ký vào phiếu giao nhận chứng từ.Sau khi nhận đợc sổ số d do thủ kho gửi đến kế toán tính số tiền để ghi vào sổ số d Ngoài ra kế toán còn phảI mở các bảng kê luỹ kế nhập, xuất và lập bảng

kê tổng hợp nhập, xuất tồn kho để đối chiếu với sổ số d và các sổ tổng hợp khác.

Sơ đồ 1.3: Kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phơng pháp ghi thẻ số d.

Ghi chú:

Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng

Đối chiếu, kiểm tra

* Ưu nhợc điểm và điều kiện áp dụng:- Ưu điểm:

+ Giảm số lợng ghi chép do kế toán chỉ ghi theo chỉ tiêu và ghi theo nhóm vật t.

+ Công việc dàn đều trong tháng.

+ Kết hợp chặt chẽ giữa hạch toán nghiệp vụ và hạch toán kế toán.- Nhợc điểm:

+ Kế toán cha theo dõi chi tiết đến từng thứ vật t.

Chứng từ nhập

Phiếu giao nhận chứng từ

Thẻ kho

Chứng từ xuất

Bảng luỹ kế

N-X-T kho vật liệu

Phiếu giao nhận chứng từ

xuất Sổ số dư

Bảng tổng hợp N-X- T kho vật

Kế toán tổng hợp

+ Việc kiểm tra phát hiện sai sót nhầm lẫn giữa kho và phòng kế toán rất phức tạp.

- Điều kiện áp dụng: Với doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật t nhập, xuất diễn ra thờng xuyên Doanh nghiệp đã xây dựng đợc hệ thống giá hạch toán và xây dựng đợc danh điểm vật t hợp lý.

1.4.2 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu.

- Nguyên vật liệu là tài sản lu động thuộc nhóm hàng tồn kho của doanh nghiệp Tuỳ theo đặc điểm NVL của từng doanh nghiệp mà các doanh nghiệp có các ph-ơng pháp kiểm kê khác nhau Có doanh nghiệp thực hiện kiểm kê theo từng nghiệp vụ nhập, xuất kho nhng cũng có doanh nghiệp chỉ kiểm kê một lần vào thời điểm cuối kỳ bằng cách cân đo, đong, đếm với lợng NVL tồn cuối kỳ và theo quy định của chế độ kế toán hiện hành ( QĐ 1141/ TC/ QĐ/ CĐKT ngày 1/11/ 1995) trong doanh nghiệp chỉ đợc áp dụng một trong hai phơng pháp hàng tồn kho là phơng pháp kê khai thờng xuyên ( KKTX) hoặc phơng pháp kiểm kê định kỳ ( KKĐK) Việc sử dụng phơng pháp nào tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanh của từng doanh nghiệp, vào yêu cầu công tác quản lý và trình độ của cán bộ kế toán cũng nh quy định của chế độ kế toán hiện hành.

- Việc tính giá thực tế NVL nhập kho là nh nhau đối với cả 2 phơng pháp, nhng giá thực tế vật liệu xuất kho lại khác.

- Phơng pháp kê khai thờng xuyên: Là phơng pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng giảm vật liệu một cách thờng xuyên, liên tục trên các tài khoản phản ánh từng loại nguyên vật liệu Phơng pháp này đợc sử dụng phổ biến hiện nay ở nớc ta vì tính tiện ích của nó Tuy nhiên với những doanh nghiệp có nhiều chủng loại NVL có giá trị thấp, thờng xuyên xuất dùng, xuất bán mà áp dụng phơng pháp này thì sẽ tốn rất nhiều công sức Dẫu vậy, ph-ơng pháp này có độ chính xác cao, cung cấp thông tin về nguyên vật liệu một cách kịp thời cập nhật Theo phơng pháp này tại bất cứ thời điểm nào kế toán cũng có thể xác định đợc lợng nhập, xuất, tồn kho từng loại hàng tồn kho nói

chung và NVL nói riêng Cuối kỳ hạch toán căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế nguyên vật liệu, so sánh đối chiếu tồn trên sổ kế toán để xác định số lợng vật t thừa thiếu và truy tìm nguyên nhân để có giải pháp xử lý kịp thời Theo phơng pháp thì giá thực tế vật liệu xuất kho đợc căn cứ vào các chứng từ xuất kho sau khi đã tập hợp phân loại theo đối tợng sử dụng để ghi vào các tài khoản sử dụng và sổ kế toán.

- Phơng pháp kiểm kê định kỳ: Là phơng pháp không theo dõi một cách ờng xuyên, liên tục về tình hình biến động của các loại NVL trên các tài khoản phản ánh từng loại NVL mà chỉ phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của chúng trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ, xác định lợng tồn kho thực tế Từ đó, xác định lợng xuất dùng cho SXKD và các mục đích khác trong kỳ theo công thức

Giá trị NVL xuất kho trong kỳ

= Gía trị NVL tồn kho đầu kỳ

+ Giá trị NVL nhập kho trong kỳ

- Giá trị NVL tồn kho cuối kỳ

Phơng pháp này thờng áp dụng ở những doanh nghiệp có nhiều chủng loại NVL với quy cách mẫu mã khác nhau, giá trị thấp và thờng xuyên đợc xuất dùng.

Ngoài ra phơng pháp này còn làm giảm nhẹ khối lợng công việc hạch toán nhng độ chính xác về NVL xuất dùng cho các mục đích khác nhau phụ thuộc vào chất lợng công tác quản lý tại kho, quầy, bến bãi

1.4.2.1 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên.

a Khái niệm.

* Phơng pháp kê khai thờng xuyên hàng tồn kho là phơng pháp ghi chép phản ánh thờng xuyên liên tục có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho các loại vật liệu trên các tài khoản và sổ kế toán tổng hợp trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất.

b Tài khoản kế toán sử dụng.

Sự biến động của vật t trong doanh nghiệp sản xuất sau khi phản ánh trên chứng từ kế toán sẽ đợc phản ánh trực tiếp ở các tài khoản cấp 1, cấp 2 về vật t Đây là phơng pháp kế toán phân loại vật liệu để phản ánh với giám đốc một cách thờng xuyên, liên tục và có hệ thống tình hình hiện có và sự biến động của vật liệu Để tiến hành hạch toán kế toán sử dụng tài khoản TK 152: “ Nguyên liệu, vật liệu” TK này phản ánh số hiện có và tình hình tăng giảm NVL theo giá trị vốn thực tế TK 152 có thể mở chi tiết thành các TK cấp 2, cấp 3 theo từng loại, nhóm, thứ, vật liệu tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp nh:

- TK 1521: Nguyên vật liệu chính.- TK 1522: Nguyên vật liệu phụ.- TK 1523: Nhiên liệu.

- TK 1524: Phụ tùng thay thế.

- TK 1525: Vật liệu và thiết bị XDCB.- TK 1528: Vật liệu khác.

* Kết cấu TK 152:- Bên nợ phản ánh.

+ Trị giá vốn thực tế của NVL nhập trong kỳ.+ Số tiền điều chỉnh tăng NVL khi đánh giá lại.+ Trị giá NVL thừa phát hiện khi kiểm tra.- Bên có phản ánh.

+ Trị giá vốn thực tế của NVL giảm trong kỳ do xuất dùng.+ Số tiền giảm giá, trả lại NVL khi mua.

+ Số tiền điều chỉnh giảm giá NVL khi đánh giá lại.+ Trị giá NVL thiếu phát hiện khi kiểm kê.

- D nợ: Phản ánh giá trị thực tế của NVL tồn kho cuối kỳ.

* TK 151: Hàng mua đi đờng: Tài khoản này dùng để theo dõi trị giá vật t, hàng hoá doanh nghiệp đã mua, đã thanh toán tiền hoặc đã chấp nhận thanh toán nhng cha nhập kho và hàng đang đi đờng cuối tháng trớc, tháng này đã nhập kho.

- Bên nợ phản ánh: Giá trị hàng đi đờng tăng.

- Bên có phản ánh: Giá trị vật t hàng hoá đi đờng tháng trớc, tháng này đã về nhập kho hay đa vào sử dụng ngay.

- D nợ: Phản ánh giá trị vật t hàng hoá đang đi đờng cuối kỳ.

* TK: 159: “ Dự phòng giảm giá hàng tồn kho” TK đợc dùng để phản ánh bộ phận giá trị bị giảm sút so với giá gốc của hàng tồn kho nhằm ghi nhận các khoản lỗ hay phí tổn có thể phát sinh nhng cha chắc chắn TK này là TK điều chỉnh cho các TK hàng tồn kho Ngoài ra còn có các TK liên quan khác nh:

- TK 111: Tiền mặt.- TK 112: TGNH.- TK 141: Tạm ứng.

- TK 128: Đầu t chứng khoán ngắn hạn.- TK 411: Nguồn vốn kinh doanh.

- TK 133: “ Thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp khấu trừ”.- TK 133: Có 2 TK cấp 2.

+ TK 1331: Thuế GTGT của hàng hoá vật t.+ TK 1332: Thuế GTGT đợc khấu trừ của TSCĐ.

* TK 331 “ phải trả cho ngời bán” TK này phản ánh quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với ngời bán, ngời nhận thầu về các khoản vật t, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ đã ký hết, TK 331 đợc mở chi tiết cho từng ngời bán, ngời nhận thầu.

Đối với các cơ sở SXKD thuộc đối tợng nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ kế toán sử dụng tài khoản 133, thuế GTGT đợc khấu trừ, TK không áp dụng đối với cơ sở SXKD thuộc đối tợng nộp thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp và cơ sở SXKD không thuộc diện chịu thuế GTGT.

- Các doanh nghiệp không thuộc diện chịu thuế GTGT và các doanh nghiệp thuộc đối tợng nộp thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp, khi mua vật t thì giá vật t mua vào là tổng giá thanh toán:

Nợ TK 152 ( tổng giá thanh toán).

Có TK 111, 112 ( tổng giá thanh toán).

- Có doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ thì giá trị vật t mua vào là giá cha có thuế.

Nợ TK 152 ( giá mua cha có thuế).Nợ TK 133 ( thuế GTGT đầu vào)

Có TK 331 (tổng giá thanh toán)

- Khi mua vật t không có hoá đơn GTGT thì giá vật t mua vào là tổng giá thanh toán.

Nợ TK 152 ( tổng giá thanh toán).

Có TK 111, 112, 331 ( tổng giá thanh toán).

- Đối với trờng hợp nhập khẩu thì phải phản ánh giá vật t là tổng giá thanh toán gồm cả thuế NK.

Nợ TK 152.

Có TK 333 (3) Có TK 331.

+ Nếu doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ kế toán ghi:Nợ TK 133.

- Trờng hợp vật liệu tăng do mua ngoài có thể xảy ra các trờng hợp.

+ Trờng hợp hàng về cha có hoá đơn, nếu trong tháng vật liệu đã nhập kho nhng cuối tháng vẫn cha nhận đợc hoá đơn, kế toán sẽ ghi giá trị vật liệu theo giá tạm tính.

Nợ TK 152 ( giá tạm tính).

Có TK 331 ( giá tạm tính).

Khi nhận đợc hoá đơn thì ghi số âm theo giá tạm tính.Nợ TK 152

Có TK 331.

Điều chỉnh giá tạm tính thành giá hoá đơn phản ánh số thuế GTGT đợc khấu trừ.

Nợ TK 152.Nợ TK 133 Có TK 331.

+ Trờng hợp hàng đang đi đờng.

Nếu trong tháng nhận đợc hoá đơn nhng cuối tháng hàng vẫn cha về kế toán ghi:

Nợ TK 151.Nợ TK 133.

Có TK 331, 111, 112.

Khi vật liệu về nhập kho hoặc chuyển thẳng cho các bộ phận sản xuất, gửi cho khách hàng kế toán ghi.

Nợ TK 152, 621, 627, 641, 642.Nợ TK 157, 632.

Có TK 151.

c Kế toán tổng hợp tăng ( nhập) vật liệu.

Vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất tăng do nhiều nguồnn khác nhau, tăng do mua ngoài, tăng do tự chế hoặc thuê ngoài gia công chế biến, tăng do nhận góp vốn liên doanh của các đơn vị khác, cá nhân khác

- Trong mọi trờng hợp doanh nghiệp phải thực hiện đầy đủ thủ tục kiểm nhận nhập kho, lập các chứng từ theo đúng quy định Trên cơ sở các chứng từ nhập, hoá đơn bán hàng và các chứng từ liên quan khác, kế toán phải phản ánh kịp thời các nội dung cấu thành nên giá trị thực tế của vật liệu nhập kho vào các tài khoản, sổ kế toán tổng hợp, đồng thời phản ánh tình hình thanh toán với ngời

bán và các đối tợng khác 1 cách kịp thời, cuối tháng nên tiến hành tổng hợp số liệu đối chiếu với sổ kế toán.

d Kế toán tổng hợp giảm ( xuất) vật liệu

Vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất giảm chủ yếu do xuất dùng cho nhu cầu sản xuất sản phẩm, phục vụ và quản lý quá trình sản xuất trong phạm vi các phân xởng, bộ máy sản xuất, phục vụ cho nhu cầu bán hàng và các nhu cầu khác nh: góp vốn liên doanh, nhợng bán cho thuê kế toán phải phản ánh một cách kịp thời tình hình xuất dùng NVL, tính toán chính xác giá trị thực tế xuất dùng theo phơng pháp đã đăng ký và phân bổ đúng đắn vào các đối tợng sử dụng.

e Trình tự hạch toán NVL theo phơng pháp kê khai thờng xuyên tính (thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ):

* Kế toán tổng hợp các trờng tăng vật liệu- Tăng vật liệu do mua ngoài

+ Truờng hợp hàng và hoá đơn cùng về: Căn cứ vào hoá đơn, phiếu nhập kho kế toán ghi:

Nợ TK152Nợ TK1331

Có TK 111: Tiền mặt

Có TK 112: Tiền gửu ngân hàngCó TK 141: Tạm ứng

Có TK 331: PhảI trả ngời bánCó TK 311: Vay ngắn hạn

+ Trờng hợp hàng về cha có hoá đơn: Nếu trong tháng nguyên vật liệu về nhập kho nhng đến cuối tháng vẫn cha nhận đợc hoá đơn, kế toán sẽ ghi giá trị vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho theo giá tạm tính:

Nợ TK 152: Nguyên vật liệu

Có TK 331: PhảI trả ngời bán

Khi nhận đợc hoá đơn sẽ tiến hành điều chỉnh giá tạm tính theo giá thực tế ( ghi trên hoá đơn) theo số chênh lệch giữa hoá đơn và giá tạm tính cụ thể:

Nợ TK 152: Nguyên vật liệuNợ TK 133: Thuế GTGT

Có TK 331: PhảI trả cho ngời bánNếu chênhh lệch âm sẽ ghi đỏ:

+ Trờng hợp hàng đanh đi đờng: Nếu trong tháng nhận đợc hoá đơn mà cuối tháng hàng vẫn cha về nhập kho, kế toán phản ánh giá trị hàng đang đI đờng vào tài khoản 151 “ Hàng mua đI đờng”:

Nợ TK 151: Hàng mua đang đI đờngCó TK 111: TIền mặt

Có TK 112: Tiền gửi ngân hàng

Kế toán phải mở sổ theo dõi hàng đang đI đờng cho tới khi hàng về Sang tháng sau khi hàng đang đI đờng về nhập kho hoặc chuyển giao cho các bộ phận sản xuất hay khách hàng tuỳ từng tr… ờng hợp kế toán ghi:

Nợ TK 152: Nguyên vật liệuNợ TK 157: Hàng gửi đI bán

Nợ TK 621: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếpNợ TK 641: Chi phí bán hàng

Nợ TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệpNợ TK 632: Giá vốn hàng bán

Có TK 151: Hàng mua đang đI đờng Phản ánh số thuế nhập khẩu nếu có:

Nợ TK 152: Nguyên vật liệu

Có TK 333 (3333): Thuế và các khoản phảI nộp ngân sách + Phản ánh chi phí thu mua vật liệu

Nợ TK 152: Nguyên vật liệu

Có TK 111: Tiền mặt

Có TK 112: Tiền gửi ngân hàngCó TK 331: PhảI trả cho ngời bán

+ Khi thanh toán cho ngời bán nếu đợc hởng chiết khấu mua hàng thì số chiết khấu mua hàng đợc hởng và số thanh toán với ngời bán đợc ghi:

Nợ TK 331: PhảI trả ngời bánCó TK 152: Nguyên vật liệuCó TK 111: Tiền mặt

Có TK 112: Tiền gửi ngân hàngCó TK 141: Tạm ứng

+ Số giảm giá hoặc giá trị vật liệu trả lại cho ngời bán cung cấp không đúng chất lợng, quy cách theo hợp đồng đ… ợc ghi nh sau:

Nợ TK 331: PhảI trả ngời bánCó TK 152: Nguyên vật liệu

+ Nhập vật liệu do tự gia công chế biến hoặc thuê ngoài gia công, chế biến Căn cứ vào giá thực tế nhập kho, kế toán ghi:

Nợ TK152: Nguyên vật liệu

Có TK154: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang

( Chi tiết tự gia công chế biến hoặc thuê ngoài gia công chế biến)+ Nhận vốn góp liên doanh

Nếu xác định số vật liệu thừa là của doanh nghiệp nhng còn chờ giảI quyết, kế toán ghi:

Nếu quyết định xử lý ngay không cần phản ánh qua tài khoản 338 (3381) mà ghi thẳng nh sau:

Nợ TK 152: Nguyên vật liệu

Có TK 621, TK 627, TK 641

Nếu vật liệu thừa khi kiểm kê xác định không phảI của doanh nghiệp thì giá trị vật liệu thừa đợc phản ánh vào tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán TK 002 – vật t hàng hoá nhận gửi hộ hoặc gia công

+ Trờng hợp vật liệu xúât dùng cho sản xuất sản phẩm không hết nhập kho lại, kế toán ghi:

Nợ TK 152: Nguyên vật liệu

Có TK 621: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.

+ Trờng hợp tăng giá vật liệu, công cụ dụng cụ do đánh giá lại: Căn cứ vào số chênh lệch tăng ghi:

Nợ TK 152: Nguyên vật liệu

Có TK 421: Chênh lệch đánh giá lại tài sản

* Kế toán tổng hợp các trờng hợp giảm vật liệu:

- Xuất vật liệu dùng cho sản xuất, quản lý, bán hàng…Nợ TK621: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

Nợ TK 627: Chi phí sản xuất chungNợ TK 641: Chi phí bán hàng

Nợ TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệpCó TK 152: Chi phí nguyên vật liệu

- Xuất vật liệu đem góp vốn liên doanh: trờng hợp doanh nghiệp góp vốn liên doanh với doanh nghiệp khác bằng vật liệu thì phảI căn cứ vào giá trị vốn góp do hợp đồng liên doanh xác định để phản ánh vào TK 128 - đầu t ngắn hạn ( nếu là góp vốn liên doanh ngắn hạn) hoặc TK 222 – góp vốn liên doanh Đồng thời phảI xác định số chênh lệch giữa đơn vị góp vốn với thực tế xuất kho ( giá trị ghi sổ kế toán của doanh nghiệp) để phản ánh vào tài khoản 412 – chênh lệch đánh giá lại tài sản Cụ thể cách hạch toán nhsau:

+ Nếu giá trị vốn góp lớn hơn giá trị thực tế xuất kho, kế toán ghi:Nợ TK 128: Đầu t ngắn hạn (giá trị vốn góp)

Có TK 412: chênh lệch đánh giá lại tài sản (theo số chênh lệch giảm)

Có TK 152: Nguyên vật liệu ( Theo giá thực tế)

- Xuất kho vật liệu để bán, cho vay căn cứ vào giá trị thực tế xuất kho ghi:Nợ TK 632: Gía vốn hàng bán

Nợ TK 138 (1388): PhảI thu khác Có Tk 152; Nguyên vật liệu

- Vật liệu mất mát thiếu hụt trong kho hoặc tại nơi quản lý, bảo quản Trong trờng hợp này phảI xác định nguyên nhân và trách nhiệm và trách nhiệm bảo quản, sử dụng rồi tuỳ theo nguyên nhân cụ thể và quá trình xử lý kế toán ghi sổ từng trờng hợp sau:

+ Nếu đã rõ nguyên nhân:

Do ghi chép nhầm lẫn, cân đong đo đếm sai cần phảI sửa chữa, điều chỉnh lại sổ kế toán theo đúng phơng pháp quy định.

Nếu thiếu hụt trong định mức thì tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp: Nợ TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp

Có TK 152: Nguyên vật liệu

Nếu thiếu hụt ngoài định mức, do ngời chịu trách nhiệm vật chất gây nên:

Nợ TK 138 (1388): PhảI thu khác Nợ TK 334: PhảI trả công nhân viên

Nợ TK 642: Chi phí Nợ TK 111: Tiền mặtquản lý doanh nghiệp Có TK 152: Nguyên vật liệu

Nếu cha rõ nguyên nhân thiếu hụt, mất mát kế toán ghi: Nợ TK 138 (1388): PhảI thu khác

= +-

b Tài khoản kế toán sử dụng

* TK 611 “ mua hàng” ( tiểu khoản 6111 “ Mua nguyên liệu, vật liệu”) Dùng để phản ánh tình hình thu mua, tăng giảm nguyên vật liệu, công cụ theo giá thực tế ( giá mua và chi phí thu mua).

* Kết cấu TK 611.- Bên nợ:

+ Trị giá vốn thức tế của hàng mua, hàng bán bị trả lại nhập kho.

+ Kết chuyển trị giá vốn của hàng tồn đầu kỳ ( theo kết quả kiểm kê) từ TK 152 sang.

- TK 611 có 2 tài khoản cấp 2.

- TK 6111: Mua nguyên liệu, vật liệu.- TK 6112: Mua hàng hoá.

* TK 152: “ Nguyên liệu, vật liệu” dùng để phản ánh giá trị thực tế nguyên liệu, vật liệu tồn kho chi tiết theo từng loại.

Khác với phơng pháp kê khai thờng xuyên đối với doanh nghiệp áp dụng kế toán theo phơng pháp KKĐK thì 2 TK 151, 152 không để theo dõi tình hình nhập xuất trong kỳ mà chỉ dùng để kết chuyển giá trị thực tế vật liệu và hàng mua đang đi đờng vào lúc đầu kỳ, cuối kỳ vào TK 611 “ mua hàng”.

Kết cấu TK 152.

- Bên nợ: Giá trị NVL thực tế tồn kho cuối kỳ.

- Bên có: Kế chuyển giá trị thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ sang TK 611.- Dự nợ: Giá trị thực tế vật liệu tồn kho.

* TK 151: “ Hàng mua đang đi đờng” dùng để phản ánh trị giá số hàng mua ( thuộc sở hữu của đơn vị) nhng đang đi đờng hay đang gửi tại kho ngời bán, chi tiết theo từng loại hàng, từng ngời bán.

Kết cấu TK 151.

- Bên nợ: Giá trị thực hàng đang đi đờng cuối kỳ.

- Bên có: Kết chuyển giá trị thực tế hàng đang đi đờng đầu kỳ.- D nợ: Giá trị thực tế hàng đang đi đờng.

* Ngoài ra trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản khác có liên quan nh: 133, 331, 111, 112 các TK này có nội dung và kết cấu giống nh phơng pháp KKTX.

c Trình tự hạch toán nguyên vật liệu theo phơng pháp KKĐK (tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ ):

- Đầu kỳ kết chuyển trị giá vốn thực tế của NVL tồn kho đầu kỳ (cuối kỳ trớc):

Nợ TK 611 (giá mua cộng với thuế nhập khẩu)Có TK 333(3)

- Các trờng hợp khác đợc phản ánh trên sơ đồ sau:

Sơ đồ 1.5: Sơ đồ kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phơng pháp KKĐK ( tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ).

Thuế nhập khẩu tính vào giá trị Trị giá NVL sử dụng cho SX, bán

TK 411 TK 632

Nhận vốn góp liên doanh Xuất bán nguyên vật liệu bằng NVL

Chênh lệch tăng do đánh giá Kiểm kê thiếu hụt, mất mát

Chênh lệch giảm do đánh giá lại NVL

d Trình tự hạch toán nguyên vật liệu theo phơng pháp KKĐK ( tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp)

Sơ đồ 1.6: kế toán nguyên vật liệu theo phơng pháp KKĐK(tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp)

1.4.3 Hạch toán Kiểm kê, đánh giá lại vật liệu

1.4.3.1 KháI niệm:

- Kiểm kê vật liệu là một biện pháp nhằm bổ sung và kiểm tra hiện trạng vật liệu mà các phơng pháp kế toán cha phản ánh đợc Thông qua kiểm kê doanh nghiệp nắm đợc thực trạng của vật liệu cả về số lợng và chất lợng ngăn ngừa hiện tợng tham ô lãng phí có biện pháp kịp thời xử lý những hiện tợng tiêu cực nhằm quản lý tốt vật liệu.

- Đánh giá lại vật liệu thờng đợc thực hiện trong trờng hợp đem vật liệu đi góp vốn liên doanh và trong trờng hợp nhà nớc quy định nhằm bảo toàn vốn kinh doanh khi có sự biến động lớn về giá cả.

Tuỳ theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp kiểm kê có thể đợc thực hiện theo phạm vi toàn doanh nghiệp hay từng bộ phận, đơn vị, kiểm kê định kỳ hay kiểm kê bất thờng.

Khi kiểm kê, doanh nghiệp phải thành lập hội đồng hoặc ban kiểm kê, Hội đồng một ban kiểm kê phải có thành phần đại diện lãnh đạo, những ngời chịu trách nhiệm vật chất về bảo vệ vật liệu, phòng kế toán và đại diện nhân viên của doanh nghiệp Khi kiểm kê phải thực hiện cân đo, đóng, đếm và phải lập biên bản kiểm kê ( mẫu 08- VT) xác định số chênh lệch giữa số liệu thực kiểm kê với số liệu ghi trên sổ kế toán, trình bày ý kiến xử lý chênh lệch.

1.4.3.2 Kế toán các nghiệp vụ liên quan đến kiểm kê và đánh giá lại vật liệu theo phơng pháp KKTX

Căn cứ vào Biên bản kiểm kê:

- Trờng hợp phát hiện thừa nguyên vật liệu cha rõ nguyên nhân:Nợ TK152

Nợ TK138(8)Nợ TK334

Có TK152, 138(1)

Các trờng hợp khác đợc phản ánh theo sơ đồ sau:

Sơ đồ 1.7: Sơ đồ kế toán nguyên vật liệu thừa, thiếu khi kiểm kê.

(4) 002

(2) TK 111, 112,1388(5)

TK 1381TK 111, 334(7)