- Cơ sở số liệu: Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều có căn cứ vào chứng từ gốc để phân loại vào sổ nhật ký chứng từ sau đó cuối tháng chuyển vào sổ cái.
- Phơng pháp lập: Sổ nhật ký chứng là sổ kế toán chủ yếu đợc mở hàng tháng để tập hợp số phát sinh bên có của các TK. Sổ nhật ký chứng từ có thể mở cho từng tài khoản hoặc mở cho nhiều tài khoản có nội dung kinh tế giống nhau hoặc có nội dung liên quan mật thiết đến nhau.
Bảng kê là sổ kế toán đợc sử dụng trong trờng hợp việc hạch toán chi tiết không thể kết hợp trên nhật ký chứng từ đợc, các sổ chi tiết và bảng tổng hợp chi tiết.
- Ưu điểm:
+ Giảm nhẹ khối lợng công việc ghi sổ kế toán
+ Dễ kiểm tra số liệu và việc kiểm tra số liệu đợc tiến hành thờng xuyên. - Nhợc điểm: Mẫu sổ phức tạp đòi hỏi kế toán phảI có trình độ cao ,
không thuận tiện cho việc sử dụng các phơng tiện hiện đại.
- Điều kiện áp dụng: Thích hợp với những doanh nghiệp có quy mô lớn, nhiều nghịêp vụ kinh tế phát sinh, trình độ kế toán cao.
Sơ đồ 1.12: Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán nhật ký chứng từ.
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra
Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc ghi trực tiếp vào các nhật ký chứng từ hoặc bảng kê, sổ chi tiết có liên quan.
Cuối tháng đối chiếu số liệu trên các nhật ký chứng từ với các sổ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các nhật ký chứng từ ghi trực tiếp vào sổ cái.
Chứng từ gốc và các bảng phân bổ
Nhật ký chứng từ Thẻ, sổ kế toán chi tiết Bảng kê
Sổ cái
Báo cáo tài chính
Bảng tổng hợp chi tiết
Số liệu tổng cộng trong sổ cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong nhật ký chứng từ, bảng kê và các bảng tổng hợp chi tiết đợc dùng để lập báo cáo tài chính.