- Cở sở số liệu: Đặc trng cơ bản của hình thức kế toán NKC lần tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều phải đợc ghi vào sổ nhật ký mà trọng tâm là sổ nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán của nghiệp vụ đó, sau đó lấy các số liệu trên các sổ nhật ký để ghi sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.
- Sổ nhật ký chung là sổ kế toán tổng hợp dùng để tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thứ tự thời gian.
- Ưu điểm: Thuận lợi cho việc đối chiếu kiểm tra chi tiết theo chứng từ gốc, tiện cho việc kết chuyển trên máy vi tính và phân công công tác.
- Nhợc điểm: Ghi một số nghịêp vụ trùng lặp vì vậy khi cuối tháng phảI loại bỏ một số nghiệp vụ để ghi vào sổ cái.
- Điều kiện áp dụng: Thích hợp với những doanh nghiệp có quy mô lớn, có nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh phức tạp, trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán vững vàng.
Sơ đồ 1.9: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức NKC.
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc, trớc hết ghi các nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật ký chung sau đó căn cứ vào sổ NKC để ghi vào sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị mở sổ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi vào NKC, các nghiệp vụ phát sinh đợc ghi vào sổ chi tiết liên quan.
- Nếu đơn vị mở các sổ nhật ký đặc biệt thì hàng ngày căn cứ chứng từ gốc, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật ký đặc biệt liên quan đến định kỳ 3,5,10 ngày
Chứng từ kế toán
Sổ nhật ký chung
Sổ cái
Bảng cân đối số phat sinh Báo cáo tài chính
Sổ nhật ký đặc biệt Số thẻ ( kế toán chi tiết )
Bảng tổng hợp chi tiết
hoặc cuối tháng tuỳ khối lợng nghiệp vụ phát sinh. Từ nhật ký đặc biệt ghi vào các tài khoản phù hợp trên sổ cái.
- Cuối tháng, cuối quý, cuối năm cộng số liệu trên sổ cái, lập bảng đối chiếu số phát sinh.
Sau khi kiểm tra đối chiếu, khớp đúng số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết (đợc lập từ các sổ kế toán chi tiết) đợc dùng để lập báo cáo tài chính.
1.5.2.Hình thức nhật ký sổ cái
- Cơ sở số liệu: Đặc trng cơ bản của hình thức nhật ký sổ cái là các nghiệp
vụ kinh tế phát sinh đợc kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế ( theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là nhật ký- sổ cái.
Căn cứ để ghi vào các sổ nhật ký, sổ cái là các chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc.
- Ưu điểm: Mẫu sổ đơn giản dễ ghi chép, dễ đối chiếu, dễ kiểm tra không đòi hỏi kế toán có trình độ cao.
- Nhợc điểm: Khó phân công quản lý, sử dụng trong các doanh nghiệp có quy mô nhỏ, sử dụng ít các tài khoản tổng hợp.
- Điều kiện áp dụng: Chỉ áp dụng cho những đơn vị có quy mô nhỏ nh HTX, đơn vị t nhân, quản lý công trình.
Sơ đồ 1.10: Sơ đồ trình tự kế toán ghi sổ, theo hình thức nhật ký sổ cái
Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ quỹ Nhật ký sổ cái Sổ , thẻ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra