2.3.1. Chứng từ và sổ kế toán chi tiết NVL tại công ty CP XNK Hoà An
- Các chứng từ sử dụng
+ Hoá đơn mua hàng, hoá đơn GTGT + Phiếu giao nhận hàng hoá
+ Phiếu nhập kho
+ Phiếu đề nghị xuất vật t + Phiếu xuất kho
+ Biên bản kiểm nghiệm - Các loại sổ sử dụng:
+ Sổ chi tiết: Thẻ kho, sổ chi tiết vật t, bảng tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn.
2.3.2. Phơng pháp hạch toán chi tiết
2.3.2.1. Thủ tục nhập nguyên vật liệu.
Do đặc điểm vật liệu của công ty chủ yếu là mua ngoài nên khi có nhu cầu cần công ty cử cán bộ vật t đến nơi ký hợp đồng. Khi vật liệu chuyển về kho công ty thành lập ban kiểm nghiệm vật t để tiến hành kiểm tra về chất lợng vật liệu, số lợng, quy cách, đơn giá vật liệu, nguồn mua, tiến độ thực hiện hợp đồng kiểm nhận vật t gồm:
Phòng kinh doanh, đại diện thủ kho, hội đồng kiểm nhập vật t của công ty sẽ lập “ biên bản kiểm nghiệm vật t” thành 2 bản. Một bản giao cho phòng kinh
doanh để ghi sổ theo dõi tình hình hợp đồng, một bản giao cho phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ kế toán.
Trờng hợp vật liệu không đúng quy cách, phẩm chất hoặc thiếu hụt thì phải lập thêm một bản giao phòng kinh doanh làm thủ tục khiếu nại gửi cho đơn vị bán. Đối với vật liệu đảm bảo các yêu cầu trên đủ tiêu chuẩn nhập kho. Kế toán vật t căn cứ vào hoá đơn bán hàng và biên bản kiểm nghiệm vật t lập phiếu nhập kho, phiếu nhập kho đợc lập thành 2 liên với đầy đủ các chữ ký. Sau đó kế toán vật t chuyển cho các bộ phận có liên quan:
+ Một liên giao cho thủ kho để nhập vật liệu vào thẻ kho rồi sau đó chuyển cho phòng kế toán để làm căn cứ ghi vào sổ kế toán.
+ Một liên lu lại tại nơI lập phiếu.
Trình tự nhập kho có thể kháI quát bằng sơ đồ nh sau:
NVL
Hoá đơn
Kiểm nghiệm
Phiếu NK
P. kiểm nghiệm Nhập kho
Cụ thể: Ngày 2/5/2009 nhập nguyên vật liệu của công ty Cổ phần XNK Hoà An nh sau.
Căn cứ vào hoá đơn GTGT số 001494 ngày 2/5/2009 biểu số 2.2 trang 71, Công ty mua vật t của công ty CP GiảI pháp điện tử, thông tin
Biểu số 2.2: Hoá đơn GTGT Mẫu số 01GTKT-3LL
Hoá đơn ( GTGT)
Liên 2: (Giao cho khách hàng)
Ngày 2 tháng 5 năm 2009 ET/2009-B N0 001494 Đơn vị bán hàng : Công ty CP GP điện tử thông tin
Địa chỉ : 163A- GiảI Phóng - Đồng Tâm – HBT - HN Điện thoại : MS:
0 1 0 1 4 9 8 2 4 7 Họ tên ngời mua hàng: Đỗ Anh Tuấn
Đơn vị: Công ty cổ phần XNK Hoà An
Địa chỉ: 45B/126 Khơng Trung- Thanh Xuân- Hà Nội. Hình thức thanh toán : Chuyển khoản MS:
0 1 0 2 0 7 7 2 8 0 x x x x
STT Tên hàng hoá Đơn vị Số lợng Đơn giá Thành tiền
2 Nhựa LD Kg 5.200 19.000 98.800.000
Cộng tiền hàng 211,300,000
Thuế GTGT: 10% tiến thuế GTGT 21.130.000
Tổng cộng tiền thanh toán 232.430.000
Số tiền viết bằng chữ: Hai trăm ba hai triệu bốn trăm ba mơI nghìn đồng.
Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
Khi vật liệu về nhập kho công ty tổ chức hội đồng kiểm nghiệm quy cách phẩm chất và cân đo đong đếm, nếu đảm bảo đủ điều kiện tiến hành làm thủ tục nhập kho.
Thủ tục kiểm nghiệm nh sau:
Biểu 2.3: Biên bản kiểm nghiệm vật t Mẫu số 03VT
Biên bản kiểm nghiệm vật t Số: 52.
Ngày 2 tháng 5 năm 2009
Đơn vị bán: Công ty CP GP điện tử thông tin Hoá đơn số: 001494.
Ban kiểm nghiệm gồm có:
1. Ông: Đỗ Anh Tuấn- chức vụ cán bộ vật t. 2. Bà: Nguyễn Thị Cảnh- thủ kho.
3. Bà: Nguyễn Thị Nguyệt- kế toán vật t.
Đã kiểm nghiệm các loại vật t theo hoá đơn trên để nhập vào kho bà Cảnh, số liệu cụ thể nh sau:
STT Tên nhãn hiệu quy
cách vật t Đơn vị
Số lợng
Theo hoá đơn Theo thực tế
1 Nhựa PP Kg 4.500 4.500
Cộng 9.700 9.700
Biên bản lập xong vào hồi 15h cùng ngày
Thủ kho Cán bộ vật t Kế toán
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
Căn cứ vào hoá đơn biểu số 2.2 trang 71 và biên bản kiểm nghiệp vật t biểu số 2.3 trang 72 kế toán lập phiếu nhập kho:
Biểu số 2.4: Phiếu nhập kho
Đơn vị: CT CP XNK Hoà An Phiếu nhập kho Ngày 2 tháng 5 năm 2009 Mẫu số 01VT. QĐ số 48/2006-BTC Số: 52 Họ và tên ngời giao hàng: Công ty CP GP điện tử thông tin
Theo hoá đơn số: 001494, ngày 2 tháng 5 năm 2009 Nhập tại kho: Công ty
STT Tên nhãn hiệu quy cách phẩm chất vật t Mã số Đơn vị Số lợng Theo CT Theo nhập Đơn giá Thành tiền 1 Nhựa PP NPP Kg 4.500 4.500 25.000 112.500.500 2 Nhựa LD NLD kg 5.200 5.200 19.000 98.800.000 Cộng 211.300.000
(Bằng chữ: Hai trăm mời một triệu ba trăm nghìn đồng)
Ngời lập phiếu Ngời giao hàng Thủ kho Kế toán trởng
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
Ngày 9/5/2009 công ty mua vật liệu phẩm màu trắng cốm. Chứng từ gồm có hoá đơn giá trị gia tăng số 018051 ngày 9 tháng 5 năm 2009, công ty TNHH Sản xuất và TM Long Thành (biểu số 2.5 trang 73)
Biểu số 2.5: Hoá đơn (GTGT) Mẫu số 01GTKT-3LL Hoá đơn ( GTGT)
Lên 2 (Giao cho khách hàng)
Ngày 9 tháng 5 năm 2009 GQ 2009B N0 018051 Đơn vị bán hàng : công ty TNHH Sản xuất và TM Long Thành Địa chỉ : Phố mới – Minh Khai – Văn Lâm – Hng Yên Điện thoại : MS:
0 9 0 0 2 9 3 4 5 4
Họ tên ngời mua hàng: Nguyễn Anh Minh Đơn vị: Công ty cổ phần XNK Hoà An.
Địa chỉ: 45B/126 Khơng Trung- Thanh Xuân- Hà Nội. Hình thức thanh toán: chuyển khoản MS
0 1 0 2 0 7 7 2 8 0
STT Tên hàng hoá Đơn vị Số lợng Đơn giá Thành tiền 1 Phẩm màu trắng
cốm Kg 1000 32.000 32.000.000
Cộng tiền hàng 32.000.000
Thuế GTGT 10% tiền thuế GTGT 3.200.000
Tổng cộng tiền thanh toán 35.200.000
Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) ( Đóng dấu, ký, họ tên
Căn cứ vào hoá đơn GTGT biểu số 2.5 trang 74 công ty tiến hành lập biên bản kiểm nghiệm vật t nh sau:
Biểu số 2.6: Biên bản kiểm nghiệm vật t
Mẫu số 03VT Biên bản kiểm nghiệm vật t
Ngày 9 tháng 5 năm 2009 Số: 56.
Đơn vị bán: công ty TNHH Sản xuất và TM Long Thành Hoá đơn số: 018051
Ban kiểm nghiệm gồm có:
1. Ông: Nguyễn Anh Minh- chức vụ cán bộ vật t. 2. Bà: Nguyễn Thị Cảnh- thủ kho.
4. Bà: Nguyễn Thị Nguyệt- kế toán vật t.
Đã cùng nhau kiểm nghiệm các loại vật t theo hoá đơn trên để nhập vào kho bà Cảnh, số liệu cụ thể nh sau:
STT Tên nhãn hiệu quy cách vật t Đơn vị Số lợngTheo hoá đơn Theo thực tế
1 Phẩm màu Kg 1.000 1.000
Cộng 1.000 1.000
Biên bản lập xong vào hồi 11h cùng ngày.
Thủ kho Cán bộ vật t Kế toán
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
Căn cứ hoà hoá đơn GTGT (biểu số 2.5) và biên bản kiểm nghiệm vật t (biểu 2.6) kế toán lập phiếu nhập kho
Biểu số 2.7: Phiếu nhập kho
Đơn vị: CT CP XNK Hoà An phiếu nhập kho Mẫu số 01VT. Ngày 9 tháng 5 năm 2009 Số: 56
Họ và tên ngời giao hàng: công ty TNHH Sản xuất và TM Long Thành Theo hoá đơn số: 018051 ngày 9 tháng 5 năm 2009
Nhập tại kho: Vật t
STT Tên nhãn hiệu quy cách phẩm chất vật t Mã số Đơn vị Số lợng Theo CT Theo nhập
Đơn giá Thành tiền
1 Phẩm màu Kg 1.000 1.000 32.000 32.000.000
Cộng 32.000.000
(Số tiền bằng chữ: Ba hai triệu đồng chẵn.)
Ngời lập phiếu Ngời giao hàng Thủ kho Kế toán trởng
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
2.3.2.2. Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu.
Vật liệu chủ yếu đợc xuất kho cho các phân xởng chế tạo sản phẩm để quản lý chặt chẽ và sử dụng tiết kiệm vật t, thủ tục xuất kho của công ty đợc thực hiện nh sau:
Căn cứ vào kế hoạch sản xuất đợc duyệt và định mức vật t cho từng sản phẩm. Khi có nhu cầu về vật t, quản đốc phân xởng lập phiếu xin lĩnh vật t và đ- ợc ban giám đốc phụ duyệt sau đó mang xuống thủ kho lĩnh vật t.
Phiếu lĩnh vật t đợc lập thành 2 liên: 1 liên gốc, 1 liên thủ kho giữ làm căn cứ xuất kho sau đó vào thẻ kho. Từ 10 ữ 15 ngày thủ kho gửi lại phiếu lĩnh vật t cho kế toán vào sổ chi tiết vật liệu.
Cuối tháng kế toán vật t đối chiếu lợng nhập, xuất, tồn kho vật liệu với thủ kho.
Cụ thể tháng 5 công ty thực hiện xuất vật t cho sản xuất có phiếu lĩnh vật t nh sau.
Biểu số 2.8: Phiếu lĩnh vật t
Phiếu lĩnh vật t Số 86
Ngày 16 tháng 5 năm 2009
Tên đơn vị lĩnh vật t : Phân xởng I.
Lý do lĩnh : Chế tạo sản phẩm cánh quạt.
Lĩnh tại kho : Hoà An
STT Tên nhãn hiệu quy cách vật t Đơn vị Số lợng Xin lĩnh Thực lĩnh Đơn giá Thành tiền 1 Nhựa PP Kg 3.200 3.200 2 Nhựa LD Kg 4.000 4.000 3 Phẩm màu trắng cốm Kg 300 300 Cộng (Viết bằng chữ:...)
Phụ trách cung tiêu Thủ kho Ngời nhận Phụ trách đơn vị
(ký, họ tên) (Ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
Sau đó kế toán lập phiếu xuất kho (cuối kỳ kế toán tính giá vật liệu xuất kho theo phơng pháp bình quân gia quyền theo cách tính tại trang 65; 66)
Biểu số 2.9: Phiếu xuất kho
Hoà An Ngày 16 tháng 5 năm 2009
QĐ 48/2006/QĐ-BTC Số : 60
Họ và tên ngời nhận hàng: Đỗ Văn Hùng Lý do xuất kho: Phục vụ sản xuất tại PX I Xuất tại kho: Hoà An
TT Tên sản phẩm, hàng hoá Mã số ĐVT
Số lợng
Yêu cầu Thực xuất Đơn giá Thành tiền
1 Nhựa PP Kg 3.200 3.200 25.361,7 81.157.447
2 Nhựa LD Kg 4.000 4.000 18.693,33 74.773.333
3 Phẩm màu trắng cốm Kg 300 300 31.916,67 9.575.001
Cộng 165.505.781
Viết bằng chữ: Một trăm sáu lăm triệu năm trăm linh năm nghìn bảy trăm tám mốt đồng.
Phụ trách cung tiêu Ngời giao hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
(ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên)
2.3.3. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu.
Một trong những yêu cầu của công tác quản lý vật liệu đòi hỏi phải phản ánh theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ vật liệu cả về số lợng, chất lợng, chủng loại và giá trị thông qua việc tổ chức công tác kế toán chi tiết vật liệu.
Để có thể tổ chức thực hiện đợc toàn bộ công tác vật liệu nói chung và kế toán chi tiết vật liệu nói riêng, trớc hết phải bằng chứng từ kế toán: phiếu nhập, phiếu xuất,.. để phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ liên quan đến tình hình nhập, xuất, vật liệu.
Để tiến hành công tác ghi sổ (thẻ) kế toán đơn giản, rõ ràng, dễ kiểm tra, đối chiếu số liệu sai sót trong việc ghi chép và quản lý tại công ty cổ phần XNK Hoà An, để tổ chức công tác kế toán chi tiết vật liệu đã chọn phơng pháp ghi thẻ song song. Việc áp dụng phơng pháp này ở công ty đợc tiến hành nh sau:
+ ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để phản ánh ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ loại vật liệu theo chỉ tiêu số lợng. Mỗi loại vật liệu đợc theo dõi trên một thẻ kho để tiện cho việc ghi chép, kiểm tra, đối chiếu số liệu và quản lý đợc thuận lợi.
Khi nhận đợc các chứng từ kế toán là phiếu nhập và phiếu xuất kho về nhập, xuất, tồn vật liệu thủ kho kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ đó, đối chiếu với số liệu vật liệu thực nhập kho, thực xuất kho rồi tiến hành ghi vào thẻ kho về số lợng. Thẻ kho đợc lập nh sau:
Biểu số 2.10: Thẻ kho
Đơn vị: Công ty CP XNK Hoà An Thẻ kho Mẫu số S09-DNN. Tên kho: Vật t
Ngày lập thẻ: 01/01 / 2009
Tên nhãn hiệu quy cách vật t: Nhựa PP
Ngày tháng Chứng từ Số phiếu N X Ngày tháng Diễn giải Số lợng Nhập Xuất Tồn Ghi chú … … …. … ... … … … Tồn cuối tháng 4 2.550 2/5 52 2/5 Nhập kho vật t 4.500 7.050
16/5 86 16/12 Xuất cho phân xởng I 3.200 3.850
… … …. … ... … … … Cộng phát sinh tháng 5 4.500 3.200 Tồn kho cuối tháng 5 3.850 … … …. … ... … … … Tờ số: 07 Kế toán trởng Ngời lập thẻ Biểu số 2.11: Thẻ kho
Đơn vị: Công ty CP XNK Hoà An Thẻ kho Mẫu số S09-DNN Tên kho: Vật t
Ngày lập thẻ: 01/01/ 2009
Tên nhãn hiệu quy cách vật t: Nhựa LD
Đơn vị tính: kg Mã số:HN03 Ngày tháng Chứng từ Số phiếu N X Ngày tháng Diễn giải Số lợng Nhập Xuất Tồn Ghi chú … … …. … ... … … …
Tồn cuối tháng 4 2.300
2/5 52 2/5 Nhập kho vật t 5.200 7.500
16/5 86 16/12 Xuất cho phân xởng I 4000 3.500
… … …. … ... … … … Cộng phát sinh 5.200 4000 Tồn kho cuối tháng 5 3.500 … … …. … ... … … … Tờ số: 06 Kế toán trởng Ngời lập thẻ Biểu số 2.12: Thẻ kho
Đơn vị: Công ty CP XNK Hoà An Thẻ kho Mẫu số S09-DNN. Tên kho: Vật t
Ngày lập thẻ: 01/01/ 2009
Tên nhãn hiệu quy cách vật t: Phẩm màu trắng cốm
Đơn vị tính: kg Mã số:PM03 Ngày tháng Chứng từ Số phiếu N X Ngày tháng Diễn giải Số lợng Nhập Xuất Tồn Ghi chú … … …. … ... … … … Tồn cuối tháng 4 200 9/5 56 9/5 Nhập kho vật t 1.000 1.200
16/5 86 16/12 Xuất cho phân xởng I 300 900
Tồn kho cuối tháng 5 900
… … …. … ... … … …
Tờ số: 03
Kế toán trởng Ngời lập thẻ
+ ở phòng kế toán: Định kỳ 10-15 ngày một 1 lần kế toán vật liệu đem chứng từ lẻ đối chiếu với thẻ kho và ký xác nhận vào thẻ kho.
Đồng thời kế toán sau khi nhận đợc các chứng từ nhập xuất vật liệu kế toán chi tiết vật liệu kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ rồi ghi vào sổ chi tiết vật t theo cả 2 chỉ tiêu số lợng và giá trị.
- Chỉ tiêu giá trị của vật liệu nhập trong tháng ở sổ chi tiết của từng loại vật liệu đợc tính bằng giá mua cộng chi phí vận chuyển, bốc dỡ đã đợc phân bổ.
- Chỉ tiêu giá trị của vật liệu xuất trong tháng ở sổ chi tiết vật t đợc xác định theo đơn giá bình quân gia quyền.
- Cuối tháng kế toán tính ra giá trị tồn kho vật liệu theo cả 2 chỉ tiêu số l- ợng và giá trị.
- Sổ chi tiết vật t đợc mở cho từng loại vật liệu.
Biểu số 2.13: Sổ chi tiết vật t Mẫu số S07-DNN Công ty CP XNK Hoà An Sổ chi tiết vật t
TK: 152 ( 1521) năm 2009 Tên vật t: Nhựa PP Tại kho vật t ĐVT: đồng Ngày tháng Chứng từ
N X Diễn giải Đơn giá
Nhập Xuất Tồn Số l- ợng Số tiền Số l- ợng Số tiền Số l- ợng Số tiền … … … … … … … … … … … Tồn đầu tháng 5 26.000 2.550 66.300.000 2/12 52 Nhập trong tháng 25.000 4.500 112.500.000
Cộng phát sinh tháng 5 4.500 112.500.000 3.200 81.157.447 Tồn cuối tháng tháng 5 3.850 97.642.553 … … … … … … … … … … … Ngày tháng năm 2009… … Ngời lập Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
(Ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, đóng dấu ghi rõ họ tên)
Biểu số 2.1 4: Sổ chi tiết vật t Mẫu số S07-DNN Công ty CP XNK Hoà An Sổ chi tiết vật t
Tài khoản: 152 ( 1521) Tên vật t: Nhựa LD
Tại kho: Công ty ĐVT: đồng
Ngày tháng
Chứng từ N X
Diễn giải Đơn giá
Nhập Xuất Tồn Số l- ợng Số tiền Số l- ợng Số tiền Số lợng Số tiền … … … … … … … … … … … Tồn cuối tháng 4 18.000 2.300 41.400.000 2/5 52 Nhập trong tháng 19.000 5.200 98.800.00