2.1.2.1. Đặc điểm tổ chức quản lý của cụng ty:
Công ty Cổ phần XNK Hòa An bao gồm 4 phòng chức năng và 2 phân x- ởng sản xuất đợc điều hành bởi ban giám đốc, hoạt động dới sự ủy quyền của Hội đồng quản trị
Hình thức tổ chức bộ máy quản lý của công ty đợc miêu tả tóm tắt nh sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ cơ cấu bộ máy tổ chức quản lý của công ty
- Hội đồng quản trị: là cơ quan cao nhất của công ty.
- Ban Giám đốc bao gồm Giám đốc công ty, phụ trách chung, quản lý và
giám sát mọi hoạt động của công ty, chịu trách nhiệm của hội đồng quản trị về tình hình hoạt động kinh doanh của công ty. Trong điều kiện nhất định có thể uỷ quyền cho Phó giám đốc một số quyền hạn để điều hành công việc trong công ty. Và Phó giám đốc thừa lệnh Giám đốc điều hành quản lý công việc.
- Phòng Hành chính và nhân sự: Tham mu cho lãnh đạo công ty về tổ chức
bộ máy và bố trí cán bộ nhằm sử dụng hợp lý và có hiệu quả phù hợp với yêu cầu phát triển của công ty. Xây dựng quy hoạch cán bộ, chuẩn bị các thủ tục bổ nhiệm, bãi miễn, đề bạt cán bộ. Quản lý hồ sơ cán bộ, công nhân viên của công ty, giải quyết thủ tục, chế độ tuyển dụng, thôi việc, chuẩn bị các hợp đồng lao động. Xây dựng kế hoạch đào tạo và bồi dỡng nghiệp vụ. Chuẩn bị các thủ tục
Phòng Kinh doanh Phòng Kế toán Phòng XNK Phân xưởng sản xuất Phòng HC & NS Phân xưởng
sản xuất I Phân xưởng sản xuất II
BAN TổNG GIáM ĐốC
HộI ĐồNG QUảN TRị
giải quyết chế độ cho ngời lao động nh thôi việc, BHXH, BHYT, huu trí và các chế độ khác có liên quan đến ngời lao động.
- Phân xởng sản xuất: Chịu trách nhiêm sản xuất các mặt hàng của công ty đảm bảo đúng theo tiêu chuẩn chất lợng cũng nh quy cách sản phẩm. Tiến hành thực hiện đúng thời hạn theo đơn đặt hàng của các đối tác, đảm bảo lợng hàng cung ứng ra thị trờng của công ty.
- Phòng kế toán: Tham mu cho lãnh đạo công ty trong lĩnh vực quản lý các hoạt động tài chính- kế toán, trong việc đánh giá sử dụng tài sản, tiền vốn theo đúng chế độ quản lý tài chính của nhà nớc. Tổ chức theo dõi và đôn đốc các phòng khác thực hiện kế hoạch đợc giao. Tổ chức quản lý kế toán( bao gồm đề xuất tổ chức bộ máy kế toán và hớng dẫn hạch toán kế toán). Hớng dẫn kiểm tra và thực hiện chế độ hạch toán toàn Công ty, thực hiện ghi sổ kế toán theo đúng Pháp lệnh kế toán thống kê mà nhà nớc đã ban hành. Định kỳ tập hợp phản ánh cung cấp thông tin cho lãnh đạo công ty về tình hình biến động của các nguồn vốn, vốn, hiệu quả sử dụng tài sản vật t của công ty. Tham mu đề xuất việc khai thác, huy động các nguồn vốn phục vụ kịp thời cho sản xuất kinh doanh đúng theo quy định Nhà nớc. Phối hợp với các phòng ban chức năng trong công ty nhằm phục vụ tốt công tác sản xuất kinh doanh của công ty cũng nh sự chỉ đạo quản lý của lãnh đạo đối với toàn công ty.
- Phòng kinh doanh: Phụ trách bán hàng, tìm hiểu thị trờng, thị hiếu của khách hàng. Lập kế hoạch thu mua vật t để phục vụ sản xuất.
- Phòng xuất nhập khẩu: Phụ trách đặt hàng với các đối tác nớc ngoài. chuẩn bị hồ sơ, giấy tờ, làm thủ tục thông quan hàng hóa tại các cửa khẩu, đảm bảo luôn có đủ lợng hàng để cung ứng ra thị trờng.
2.1.2.2. Đặc điểm tổ chức sản xuất của công ty CP XNK Hoà An
Công ty CP XNK Hoà An chuyên sản xuất các sản phẩm cánh quạt nhựa, vỏ phích, với công nghệ sản xuất phức tạp kiểu liên tục, sản xuất hàng loạt, chu…
kỳ sản xuất ngắn, điều này ảnh hởng đến cơ cấu tổ chức sản xuất của công ty. Cơ cấu tổ chức của công ty bao gồm 2 phân xởng sản xuất:
. Một xởng phân loại nguyên liệu . Một xởng sản xuất
Mỗi phân xởng tơng ứng với một quy trình công nghệ sản xuất. Đứng đầu mỗi phân xởng sản xuất là một quản đốc phân xởng. Mặc dù đợc chia thành các phân xởng khác nhau nhng giữa các phân xởng luôn có mối quan hệ chặt chẽ, cùng bàn bạc, triển khai công việc, hỗ trợ lẫn nhau làm việc khi có lệnh của giám đốc nhằm thực hiện mọi công việc một cách nhanh gọn, hiệu quả. Sau đây là sơ đồ quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm của công ty
Chú thích:
(1) Xuất nguyên vật liệu từ kho chứa NVL.
(2) Từ kho chứa phân loại, cân định lợng các loại nhựa
(3) Tất cả NVL đợc định lợng chuyển vào lò làm nhiệt hoá lỏng (4) Sau khi nhiệt hoá chuyển vào khu vực tạo màu sản phẩm (5) Chuyển vào khuôn và đúc ra sản phẩm
Hạt nhựa nhập
khẩu Nhựa PP Nhựa LD
Làm nhiệt hoá lỏng
Màu tạo sản phẩm Kho nguyên liệu
Khuôn tạo sản
(6) Sản phẩm sau khi nung đợc chuyển tới hệ thống phân loại sản phẩm. Tại đây sản phẩm đợc phân loại theo tiêu chuẩn xác định, đóng hộp và nhập kho
2.1.2.3. Tình hình sản xuất kinh doanh của công ty những năm gần đây.
Công ty Cổ phần XNK Hòa An qua quá trình hình thành và phát triển đã phát huy mọi khả năng, thế mạnh cũng nh tận dụng và khai thác tốt cơ hội hấp dẫn trên thị trờng, từ đó tiến hành sản xuất kinh doanh có hiệu quả, hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế cho Nhà nớc. Từ bảng số liệu ta thấy tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trong ba năm này tốt, doanh thu bán hàng liên tiếp trong ba năm đều tăng, lợi nhuận sau khi nộp thuế cũng tăng lên ở mức tơng ứng.
Bảng 2.1: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty
( Đơn vị tính: VNĐ )
stSTT Các chỉ tiêu Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008
1 Tổng doanh thu 660.850.000 10.828.253.000 11.550.360.000 2 Tổng chi phí 605.320.000 8.820.236.000 9.325.323.000 3 Nộp thuế TNDN 0 0 0 4 Tổng số LĐ bình quân tại CT 45 58 60 5 Thu nhập bình quân (ngời/tháng) 1.600.000 1.650.000 1.800.000
(Nguồn: phòng Kinh doanh)
Do là doanh nghiệp mới thành lập nên trong 3 năm đầu công ty CP XNK Hòa An không phải đóng thuế thu nhập doanh nghiệp.
2.1.3. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại công ty cổ phần XNK Hoà An.
Để tổ chức bộ máy kế toán hợp lý, gọn nhẹ, có hiệu quả, đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời, chính xác cho các đối tợng sử dụng, đồng thời phát huy và nâng cao trình độ nghiệp vụ, năng suất lao động của nhân viên kế toán,
công ty CP XNK, Hoà An đã lựa chọn hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung, thống nhất của kế toán trởng và sự chỉ đạo kịp thời của lãnh đạo công ty với toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh cũng nh công tác kế toán trong công ty. Bộ máy kế toán của công ty gồm 5 ngời.
Sơ đồ 2.3: Tổ chức bộ máy kế toán của công ty Cổ phần XNK Hoà An
.
Chức năng, nhiệm vụ của từng phần hành kế toán nh sau:
+ Kế toán trởng: chịu trách nhiệm tổ chức bộ máy kế toán đơn giản, gọn nhẹ, phù hợp với yêu cầu hớng dẫn, chỉ đạo kiểm tra công việc do kế toán viên thực hiện, tổ chức lập báo cáo theo yêu cầu quản lý, chịu trách nhiệm trớc giám đốc và cấp trên về thông tin kế toán.
+ Kế toán tổng hợp: có trách nhiệm tập hợp chi phí, tính giá thành và xác định kết quả kinh doanh.
+ Kế toán vật t TSCĐ, NVL, CCDC: có trách nhiệm theo dõi tình hình nhập xuất tồn vật t, xác định chi phí nguyên vật liệu của các loại sản phẩm. Theo dõi tình hình biến động của TSCĐ, phản ánh đầy đủ kịp thời và chính xác số lợng TSCĐ, tình hình khấu hao, tính đúng chi phí sửa chữa và giá trị trang thiết bị.
Thủ quỹ Kế toán TSCD,
NVL, CCDC Kế toán tiền
mặt, TGNH
Kế toán tiền lư ơng, công nợ Kế Toán trưởng
+ Kế toán tiền Lơng và công nợ: Căn cứ vào bảng duyệt quỹ lơng của các phòng ban của công ty, kế toán tiến hành lập tập hợp bảng lơng, thực hiện phân bổ, tính toán lơng và các khoản phải trả cho cán bộ công nhân viên trong công ty.
+ Kế toán tiền măt, tiền gửi ngân hàng: có nhiệm vụ mở sổ chi tiết theo dõi các khoản thu tiền mặt, TGNH và các khoản thanh toán cuối tháng, lập bảng kê thu chi và đối chiếu với kế toán tổng hợp.
+ Thủ quỹ: căn cứ vào chứng từ thu, chi đã đợc phê duyệt thủ quỹ tiến hành phát, thu, nộp tiền ngân hàng, cùng với kế toán tiền mặt quản lý tiền của công ty.
2.1.4. Tổ chức công tác kế toán tại công ty
- Công ty CP XNK Hoà An áp dụng chế độ kế toán theo quyết định 48/2006/QĐ-BTC ngày 14 tháng 9 năm 2006.
- Công ty đang áp dụng kế toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai th- ờng xuyên. Tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ.
- Đơn vị tiền tệ sử dụng tại công ty là đồng Việt Nam
- Niên độ kế toán tại công ty đợc tính theo năm từ 01/01/N đến 31/12/N, cuối mỗi niên độ kế toán, giám đốc và kế toán trởng tổ chức kiểm tra công tác kế toán, kiểm tra việc ghi chép sổ kế toán, tổ chức chỉ đạo công tác kế toán trong doanh nghiệp đồng thời đối chiếu số liệu giữa các chứng từ kế toán. Đồng thời tổ chức lập và phân tích báo cáo nộp lên chi cục thuế Quận Thanh Xuân.
2.1.5.Hình thức kế toán áp dụng tại công ty.
- Để phù hợp với đặc điểm sản xuất và kinh doanh cũng nh yêu cầu và trình độ quản lý công ty cổ phần XNK Hoà An áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ.
- Đặc điểm cơ bản của hình thức kế toán này là các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đợc phản ánh ở chứng từ gốc đều đợc phân loại theo nội dung kinh tế phát sinh sau đó lập chứng từ ghi sổ. Với các chứng từ cần đợc hạch toán chi tiết đợc
ghi vào sổ kế toán chi tiết các chứng từ liên quan đến thu chi tiền mặt đợc ghi vào sổ quỹ.
- Căn cứ vào các chứng từ ghi sổ đã lập kế toán ghi vào sổ cái tài khoản - Cuối tháng căn cứ vào sổ chi tiết kế toán chi tiết lập bảng tổng hợp số liệu chi tiết, căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh.
- Sau khi đã kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ cái với bảng tổng hợp chi tiết kế toán lập báo cáo kế toán theo quy định. Các báo cáo của công ty gồm có:
+ Bảng cân đối kế toán
+ Báo cáo kết quả kinh doanh + Báo cáo lu chuyển tiền tệ + Thuyết minh báo cáo tài chính
a, Các loại sổ kế toán áp dụng tại công ty CP XNK Hoà An.
- Chứng từ ghi sổ. - Sổ cái.
- Số (thẻ) chi tiết.
b. Trình tự ghi chép.
- Trình tự ghi sổ kế toán có thể khái quát theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.4: Trình tự luân chuyển chứng từ của công ty
Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ quỹ Chứng từ ghi sổ Sổ (thẻ ) kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra
2.2.Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty cổ phần XNK Hoà An
2.2.1. Đặc điểm nguyên vật liệu của công ty.
Công ty CP XNK Hoà An là đơn vị sản xuất cánh quạt, vỏ phích,..vì vậy khối lợng nguyên vật liệu rất nhiều, đa dạng với công dụng và đặc tính lý hoá khác nhau. Đặc biệt nguyên vật liệu đợc mua từ nhiều nguồn khác nhau trên cả nứơc nên chi phí mua rất lớn. Chất lợng nguyên vật liệu ảnh hởng trực tiếp đến chất lợng sản phẩm cuối cùng.
Chi phí nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất (từ 70 đến 80%)
Từ những đặc điểm trên việc quản lý nguyên vật liệu là rất cần thiết và phảI tổ chức quản lý chặt chẽ ở các khâu thu mua, bảo quản,dự trữ và sử dụng, đây là yêu cầu khách quan của công tác quản lý vật t và cũng là một tiêu chuẩn đánh giá hiệu quả kinh tế, kỹ thuật của Công ty nên đòi hỏi kế toán nguyên vật liệu phảI hoàn thành tốt các nhiệm vụ của mình.
Bảng cân đối số phát sinh
Cùng với sự phát triển của nền kinh tế để đứng vững và khẳng định đợc mình công ty phảI tính toán làm ăn lấy thu bù chi và phảI có lãi. Vì thế công ty phảI chú ý đến giá cả ngyên vật liệu, phảI làm sao số chi bỏ ra ít nhất lại mua đ- ợc khối lợng vật t nhiều nhng chất lợng vẫn đảm bảo, hạ thấp chi phí thu mua từ đó góp phần hạ thấp giá thành sản phẩm. Bên cạnh đó công ty cũng cần phảI tổ chức bảo quản nguyên vật liệu để tránh mất mát, h hỏng, giảm chất lợng nguyên vật liệu gây ảnhh ởng đến chất lợng sản phẩm gây thiệt hại đến sản xuất.
2.2.2. Phân loại nguyên vật liệu ở công ty CP XNK Hoà An
Để tiến hành sản xuất sản phẩm công ty phải sử dụng nhiều loại vật liệu khác nhau với khối lợng vật liệu tơng đối lớn, trong đó mỗi loại vật liệu có vai trò và công dụng khác nhau. Vì vậy để quản lý đợc chặt chẽ, hạch toán chính xác tình hình nhập xuất vật liệu, tồn kho vật liệu đảm bảo cung cấp kịp thời vật liệu một cách khoa học kịp thời cho sản xuất công ty đã tiến hành phân loại vật liệu nh sau:
- Nguyên vật liệu chính: Bao gồm nhựa nhập khẩu, nhựa PP, nhựa LD là những vật liệu chủ yếu cấu tạo nên thực thể của sản phẩm.
- Vật liệu phụ: gồm phẩm màu
- Nhiên liệu: Là yếu tố phát sinh trong hoạt động sản xuất, nó giữ vai trò cung cấp năng lợng cho máy móc thiết bị vận hành liên tục và có hiệu quả, quá trình sản xuất diễn ra thuận lợi. Nhiên liệu cho quá trình sản xuất gồm có: dầu mỡ các loại nh dầu nhiên liệu,..
- Phế liệu thu hồi: Các loại vật liệu thu hồi trong quá trình sản xuất nh các loại phụ tùng cũ hỏng không sửa chữa đợc
Từ đặc điểm vật liệu của công ty và cách phân loại vật liệu nh trên đòi hỏi công tác quản lý vật liệu của công ty phải chặt chẽ ở tất cả các khâu từ việc thu mua đến việc sử dụng vật liệu phải đảm bảo về giá mua, chi phí thu mua cũng nh xác định mức sử dụng vật t cho mỗi loại sản phẩm. Chính vì vậy mà tổ chức kế toán vật liệu đợc thực hiện tốt sẽ giúp cho lãnh đạo công ty có những thông tin
chính xác, kịp thời, về việc sử dụng vật liệu của công ty, về nguồn cung cấp, chất lợng, giá cả cũng nh sử dụng vật liệu thay thế...mặt khác quản lý chặt chẽ vật liệu thông qua việc sử dụng hợp lý tiết kiệm giảm định mức tiêu hao...để từ đó giảm chi phí vật liệu để giảm giá thành sản phẩm của công ty.
2.2.3. Lập danh điểm vật t:
Tại công ty cổ phần XNK Hoà An danh điểm vật t đợc lập theo từng tài khoản cấp 1 cấp 2 để ký hiệu loại nhóm vật t, kết hợp với các chữ cáI của tên vật t cụ thể nh sau: Biểu số 2.3: Một số mã danh mục vật t Mã số Mặt hàng