183 Vận dụng chuẩn mực Kế toán để hoàn thiện phương pháp Kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp Cơ khí Z79

183 Vận dụng chuẩn mực Kế toán để hoàn thiện phương pháp Kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp Cơ khí Z79

Lời mở đầu

Trong những năm qua sự chuyển mình của nền kinh tế Việt Nam đã có nhữngthay đổi sâu sắc và toàn diện Cục diện về kinh tế đã thay đổi hẳn cùng với đó là cơchế quản lý kinh tế tài chính đổi mới cả về chiều rộng và chiều sâu tác động rất lớn

đến doanh nghiệp sản xuất kinh doanh Hoạt động sản xuất kinh doanh của cácdoanh nghiệp trong nền kinh tế thị trờng phải đứng trớc sự cạnh tranh hết sức gaygắt và chịu sự tác động của các quy luật kinh tế nh : quy luật cạnh tranh, quy luậtcung cầu, quy luật giá trị Do đó để đứng vững, tồn tại và phát triển đợc thì hoạt

động sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp phải mang lại hiệu quả tức là

đem lại lợi nhuận.Vì vậy các thông tin cần đợc cung cấp một cách chính xác kịpthời và toàn diện về tình hình thực hiện các nhiệm vụ sản xuất kinh doanh và kếtquả kinh doanh, tình hình quản lý và sử dụng lao động, vật t tiền vốn trong quátrình hoạt động kinh doanh, làm cơ sở để đề ra các chủ trơng, chính sách và giảipháp quản lý thích hợp nhằm nâng cao hiệu quả kinh tế

Bất kỳ nền sản xuất nào, kể cả nền sản xuất hiện đại đều có đặc trng chung

là sự tác động của con ngời vào các yếu tố lực lợng tự nhiên nhằm thoả mãnnhững nhu cầu nào đó Vì vậy sản xuất luôn là sự tác động qua lại của ba yếu

tố cơ bản: lao động của con ngời, t liệu lao động và đối tợng lao động Conngời có sức lao động sử dụng t liệu lao động tác động vào đối tợng lao động

để tạo ra của cải vật chất (hay còn gọi là sản phẩm)

Nh vậy nguyên vật liệu chính là đối tợng lao động cấu thành nên thực thểsản phẩm, là nhân tố quan trọng tác động đến chất lợng sản phẩm cũng nh giáthành của sản phẩm Đặc biệt trong các doanh nghiệp sản xuất chi phí vềnguyên vật liệu thờng chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giáthành sản phẩm Do vậy tăng cờng công tác quản lý và hạch toán nguyên vậtliệu đảm bảo sử dụng hiệu quả, tiết kiệm nguyên vật liệu nhằm hạ thấp chi phísản xuất và giá thành sản phẩm có ý nghĩa quan trọng

Xuất phát từ lý luận và thực tiễn đặt ra cho công tác kế toán nguyên vật liệu

Trong thời gian thực tập tại xí nghiệp cơ khí 79 em đã chọn đề tài: “Vận dụng chuẩn mực kế toán để hoàn thiện phơng pháp kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp Cơ khí Z79" làm đề tài nghiên cứu cho luận văn tốt nghiệp của mình

Bố cục của luận văn gồm ba chơng:

Chơng 1: Các vấn đề chung về kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp

sản xuất

Chơng 2: Thực tế công tác kế toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp cơ khí Z79

Chơng 3: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp

cơ khí Z79

Luận văn tốt nghiệp này đợc hoàn thành với sự giúp đỡ tận tình của cô giáo ớng dẫn: Đoàn Vân Anh và sự giúp đỡ nhiệt tình của các cán bộ kế toán tại Xínghiệp cơ khí 79 Qua đây cho phép em gửi tới các thầy cô giáo, các cô chú trongphòng tài vụ cùng toàn thể ban lãnh đạo của Xí nghiệp cơ khí 79 lời cảm ơn chânthành nhất

h-Chơng I:

các vấn đề chung về kế toán nguyên vật liệu

I Khái niệm, đặc điểm và vai trò của nguyên vật liệu (NVL) trong SXKD

1 Khái niệm và đặc điểm của NVL

Khái niệm: Nguyên vật liệu là một trong những yếu tố cơ bản của quá trìnhsản xuất kinh doanh, tham gia thờng xuyên và trực tiếp vào quá trình sản xuấtsản phẩm, ảnh hởng trực tiếp đến chất lợng của sản phẩm đợc sản xuất ra Đặc điểm: Nguyên vật liệu là đối tợng lao động nên có đặc điểm tham giavào một chu kỳ sản xuất, thay đổi hình dáng ban đầu sau quá trình sử dụng vàchuyển toàn bộ giá trị vào giá trị của của sản phẩm đợc sản xuất ra

2 Vai trò của NVL trong SXKD

Trong doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu bao gồm rất nhiều loại thậmchí còn có cả những vật liệu quý hiếm Mỗi loại nguyên vật liệu lại có tínhchất hoá lý khác nhau, nếu không có biện pháp quản lý sẽ dẫn đến hiện tợnghao hụt mất mát ở những doanh nghiệp này chi phí về nguyên vật liệu lạichiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí và giá thành sản phẩm đợc tạo ra Dovậy nếu không quản lý tốt sẽ làm tăng chi phí nguyên vật liệu, tăng giá thànhsản phẩm làm ảnh hởng tới lợi nhuận của doanh nghiệp

Xét về hình thái vật chất, nguyên vật liệu là biểu hiện của một phần tài sản

lu động Nhng về mặt giá trị đó chính là vốn lu động của doanh nghiệp Hiệuquả của việc sử dụng nguyên vật liệu chính là hiệu quả của việc sử dụng vốnsản xuất kinh doanh của chính doanh nghiệp mà cụ thể ở đây chính là vốn lu

động

Từ những lý luận trên cho thấy nguyên vật liệu có một vai trò rất quan trọngtrong sản xuất, nó là một trong ba yếu tố cơ bản của quát trình sản xuất, giúpcho quá trình sản xuất đợc liên tục Vì vậy việc quản lý và sử dụng nguyên vậtliệu phải đợc đảm bảo tính hợp lý, tiết kiệm và có hiệu quả

II Phân loại và tính giá NVL

1 Phân loại NVL

* Căn cứ vào vai trò và tác dụng của NVL trong quá trình sản xuất

- Nguyên, vật liệu chính: là những thứ nguyên, vật liệu mà sau quá trình giacông chế biến sẽ cấu thành nên thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm

- Vật liệu phụ: là những vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất, đợc sửdụng kết hợp với vật liệu chính để làm thay đổi màu sắc, hình dáng, mùi vịhoặc dùng để bảo quản, phục vụ hoạt động của các t liệu lao động hay phục vụ

cho lao động của công nhân viên chức ( dầu nhờn, hồ keo, thuốc nhuộm,thuốc tẩy, thuốc chống rỉ, hơng liệu, xà phòng, giẻ lau )

- Nhiên liệu: là những thứ vật liệu đợc dùng để cung cấp nhiệt lợng trong quátrình sản xuất, kinh doanh nh than, củi, xăng dầu, hơi đốt, khí đốt v.v

- Phụ tùng thay thế: là các chi tiết, phụ tùng để sửa chữa và thay thế cho máymóc, thiết bị, phơng tiện vận tải,

- Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm các vật liệu và thiết bị ( cầnlắp, không cần lắp, vật kết cấu, công cụ, khí cụ ) mà doanh nghiệp mua vàonhằm mục đích đầu t cho xây dựng cơ bản

- Phế liệu: là các loại vật liệu thu đợc trong quá trình sản xuất hay thanh lý tàisản, có thể sử dụng hay bán ra ngoài ( phôi bào, vải vụn, gạch, sắt )

- Vật liệu khác: bao gồm các loại vật liệu còn lại ngoài các thứ cha kể trên nhbao bì, vật đóng gói, các loại vật t đặc chủng v.v

* Căn cứ vào nguồn nhập nguyên vật liệu, nguyên vật liệu của doanh nghiệp

đợc chia thành:

Nguyên vật liệu mua ngoài

Nguyên vật liệu tự gia công chế biến

Nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến

Nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh,

* Căn cứ vào mục đích và nơi sử dụng nguyên vật liệu bao gồm:

Nguyên vật liệu trực tiếp dùng vào sản xuất kinh doanh

Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu khác nh: quản lý phân xởng, quản lý doanhnghiệp, tiêu thụ sản phẩm

2 Tính giá NVL

* Nguyên tắc tính giá

Tính giá nguyên vật liệu là việc xác định giá trị của chúng theo nhữngnguyên tắc nhất định Thông qua việc đánh giá mới có thể tính đúng, tính đủchi phí vật liệu vào giá thành sản phẩm, nâng cao hiệu quả của việc quản lý và

sử dụng nguyên vật liệu

Nguyên vật liệu đợc đánh giá theo nguyên tắc giá phí Nguyên tắc này đòihỏi tất cả các loại nguyên vật liệu hiện có ở doanh nghiệp phải đợc phản ánhtrong sổ kế toán và báo cáo kế toán theo trị giá vốn thực tế tức là toàn bộ sốtiền doanh nghiệp bỏ ra để có đợc nguyên vật liệu đó

Vận dụng nguyên tắc giá phí, trị giá vốn của vật liệu đợc phân biệt ở cácgiai đoạn khác nhau nh trị giá vốn của vật liệu mua nhập kho, trị giá vốn củavật liệu xuất kho

Tính giá vật liệu có ý nghĩa quan trọng trong việc hạch toán đúng đắn tìnhhình tài sản cũng nh chi phí SXKD.

Phơng pháp kê khai thờng xuyên là phơng pháp đợc áp dụng phổ biến hiệnnay Đặc điểm của phơng pháp này là mọi nghiệp vụ nhập, xuất vật liệu đều

đợc kế toán theo dõi, tính toán và ghi chép một cách thờng xuyên theo quátrình phát sinh

Phơng pháp kiểm kê định kỳ có đặc điểm là trong kỳ kế toán chỉ theo dõi, tínhtoán và ghi chép các nghiệp vụ nhập vật liệu, còn giá trị vật liệu xuất chỉ đợcxác định một lần vào cuối kỳ khi có kết quả kiểm kê vật liệu hiện có cuối kỳ.Trị giá vật liệu Trị giá vật liệu Trị giá vật liệu Trị giá vật liệu = + -

xuất trong kỳ Hiện còn đầu kỳ Nhập trong kỳ Hiện còn cuối kỳ

a Giá nhập kho thực tế vật liệu nhập

Vật liệu mua ngoài:

Giá nhập Giá mua ghi Chi phí thu mua Khoản giảm giá = + -

kho trên hóa đơn thực tế đợc hởng

Vật liệu tự sản xuất: Giá nhập kho là giá thành thực tế sản xuất vật liệu

Vật liệu thuê ngoài chế biến:

Giá nhập Giá xuất VL Tiền thuê Chi phí vận chuyển, bốc = + +

kho đem chế biến chế biến dỡ vật liệu đi và vềvật liệu đợc cấp:

Giá nhập kho = Giá do đơn vị cấp thông báo + Chi phí vận chuyển, bốc dỡVật liệu nhận vốn góp: Giá nhập kho là giá do hội đồng định giá xác định Vật liệu đợc biếu tặng: Giá nhập kho là giá thực tế đợc xác định theo thời giátrên thị trờng

b Phơng pháp tính giá nguyên vật liệu xuất kho

*Ph ơng pháp nhập tr ớc, xuất tr ớc (FIFO):

Phơng pháp này giả thiết số nguyên vật liệu nào nhập kho trớc thì xuất trớc,xuất hết số nhập trớc mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng số hàngxuất Cơ sở của phơng pháp này là giá thực tế của vật liệu mua trớc sẽ đợcdùng làm giá để tính giá thực tế vật liệu xuất trớc và do vậy giá trị vật liệu tồn

kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của số vật liệu mua vào sau cùng Phơng phápnày thích hợp trong trờng hợp giá cả ổn định hoặc có xu hớng giảm

*Ph ơng pháp nhập sau, xuất tr ớc (LIFO):

Phơng pháp này giả thiết số nguyên vật liệu mua sau cùng thì sẽ đợc xuất khotrớc tiên, nguyên vật liệu xuất kho thuộc lô nào thì lấy đơn giá mua thực tếcủa lô đó để tính Do đó nếu giá vật liệu trên thị trờng có xu hớng tăng thì giátrị vật liệu xuất dùng sẽ tăng, lúc này trị giá vật liệu tồn kho thấp hơn giá thịtrờng và lợi nhuận trong kỳ sẽ giảm

Ngợc lại, nếu giá vật liệu trên thị trờng có xu hớng giảm thì giá trị vật liệuxuất dùng giảm, giá trị vật liệu tồn kho cao và lợi nhuận trong kỳ tăng

* Ph ơng pháp đích danh:

Theo phơng pháp này, giá thực tế vật liệu đợc xác định theo đơn chiếc haytừng lô và giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất kho Khi xuất kho lônào hay cái nào sẽ tính theo giá thực tế của lô hay cái đó

*Phơng pháp giá đơn vị bình quân gia quyền:

kỳ

Số lợng vật liệu tồn

Số lợng NVLnhập trong kỳPhơng pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ đơn giản, dễ làm nhng độ chínhxác không cao Công việc tính toán dồn vào cuối tháng gây ảnh hởng đếncông tác quyết toán nói chung

2/ Phơng pháp giá đơn vị bình quân cuối kỳ trớc

động vật liệu trong kỳ tuy nhiên không chính xác vì không tính đến sự biến

động của giá cả vật liệu kỳ này

3/ Phơng pháp giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập

mỗi lần nhậpPhơng pháp giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập lại khắc phục đợc nhợc

điểm của cả hai phơng pháp trên, vừa chính xác, vừa cập nhật Nhợc điểm củaphơng pháp này tốn nhiều công sức, tính toán nhiều lần

* Ph ơng pháp tính giá nguyên vật liệu theo giá hạch toán

Đối với các doanh nghiệp việc mua nguyên vật liệu thờng xuyên có sự biến

động về giá cả, khối lợng, chủng loại nguyên vật liệu nhập xuất nhiều thì cóthể sử dụng giá hạch toán để tính giá trị vốn thực tế của nguyên vật liệu xuấtkho

Cuối kỳ kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế theocông thức:

x

Hệ số giá vật liệu

Hệ số giá có thể tính cho từng loại, từng nhóm hoặc từng thứ vật liệu chủ yếutuỳ thuộc vào yêu cầu và trình độ quản lý

3 Nhiệm vụ kế toán NVL

3.1 Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu

Xuất phát từ tầm quan trọng của nguyên vật liệu đối với sản xuất kinh doanh,việc quản lý nguyên vật liệu phải đảm bảo đợc đầy đủ những yêu cầu từ khâuthu mua, dự trữ, bảo quản tới khâu sử dụng Cụ thể là:

- ở khâu thu mua: Phải có kế hoạch thu mua các loại nguyên vật liệu hợp lýphù hợp với yêu cầu sản xuất Quản lý tốt chi phí thu mua và vận chuyểnnguyên vật liệu Tìm nguồn cung cấp nguyên vật liệu ổn định, giá cả hợp lý

đồng thời phải quản lý chặt chẽ về khối lợng, quy cách, chủng loại, giá mua,thuế GTGT đợc khấu trừ

- ở khâu dự trữ: Phải xác định đợc mức dự trữ nguyên vật liệu hợp lý, tránhtình trạng thừa hoặc thiếu nguyên vật liệu gây ra hiện tợng ứ đọng vốn do dựtrữ quá nhiều hoặc ngừng sản xuất

- ở khâu bảo quản: Nguyên vật liệu phải đợc bảo quản chặt chẽ tránh hiện ợng h hao mất mát Đồng thời phải có hệ thống kho tàng bến bãi thuận tiệncho việc bảo quản và phục vụ cho quá trình sản xuất.

- ở khâu sử dụng: Cần xây dựng đợc định mức tiêu hao nguyên vật liệu, tổchức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng Trên cơ sở

đó so sánh định mức, dự toán chi phí, đánh giá hiệu quả sử dụng nguyên vậtliệu Từ đó tìm biện pháp sử dụng hợp lý tiết kiệm nguyên vật liệu, hạ thấp chiphí sản xuất và giá thành sản phẩm tăng thu nhập và tích lũy cho doanhnghiệp

3.2 Vai trò của kế toán

Quản lý chặt chẽ tình hình cung cấp, bảo quản, dự trữ và sử dụng vật liệu

là một trong những nội dung quan trọng trong công tác quản lý hoạt độngSXKD ở doanh nghiệp Để góp phần nâng cao chất lợng và hiệu quả quản lývật liệu, kế toán vật liệu cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:

- Phản ánh chính xác, kịp thời và kiểm tra chặt chẽ tình hình cung cấp vậtliệu trên các mặt: Số lợng, chất lợng, chủng loại và giá trị thời gian cung cấp

- Tính toán và phân bổ chính xác kịp thời trị giá vật liệu xuất dùng cho các

đối tợng khác nhau, kiểm tra chặt chẽ việc thực hiện định mức tiêu hao vậtliệu, phát hiện và ngăn chặn kịp thời những trờng hợp sử dụng vật liệu sai mục

đích, lãng phí

- Thờng xuyên kiểm tra việc thực hiện định mức dự trữ vật liệu, phát hiện kịpthời các loại vật liệu ứ đọng, kém phẩm chất, cha cần dùng và có biện phápgiải phóng để thu hồi vốn nhanh chóng, hạn chế các thiệt hại

- Thực hiện việc kiểm kê vật liệu theo yêu cầu quản lý, lập các báo cáo về vậtliệu tham gia công tác phân tích việc thực hiện kế hoạch thu mua, dự trữ, sửdụng vật liệu

4 Những quy định của chuẩn mực kế toán ảnh hởng đến kế toán nguyên vật liệu.

+ Các chính sách và phơng pháp kế toán doanh nghiệp áp dụng đã chọn phải

đợc áp dụng thống nhất ít nhất trong một kỳ kế toán năm Trờng hợp có sựthay đổi chính sách và phơng pháp kế toán đã chọn thì phải giải trình lý do và

ảnh hởng của sự thay đổi đó trong phần thuyết minh báo cáo tài chính

+ Các thông tin và số liệu kế toán phải đợc ghi chép và báo cáo trên cơ sở cácbằng chứng đầy đủ, khách quan và đúng với thực tế về hiện trạng, bản chất nộidung và giá trị của nghiệp vụ kinh tế phát sinh

+ Các thông tin và số liệu kế toán phải đợc ghi chép và báo cáo đúng với thực

+ Giá trị NVL đợc tính theo giá gốc Trờng hợp giá trị thuần có thể thực hiện

đợc thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện đợc

- Giá gốc NVL bao gồm: chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí khácliên quan trực tiếp phát sinh để có đợc NVL ở địa điểm và trạng thái hiện tại

- Chi phí mua của NVL bao gồm giá mua, các loại thuế không đợc hoàn lại,chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong qua trình mua hàng và các chi phíkhác có liên quan trực tiếp đến việc mua NVL Các khoản chiết khấu thơngmại và giảm giá hàng mua do không đúng quy cách phẩm chất đợc trừ khỏichi phí mua

+ Nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ dự trữ để sử dụng cho mục đíchsản xuất sản phẩm không đợc đánh giá thấp hơn giá gốc nếu sản phẩm dochúng góp phần cấu tạo nên sẽ đợc bán bằng hoặc cao hơn giá thành sản xuấtcủa sản phẩm Khi có sự giảm giá của nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng

cụ mà giá thành sản xuất sản phẩm cao hơn giá trị thuần có thể thực hiện đợc,thì nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ tồn kho đợc đánh giá giảm xuốngbằng với giá trị thuần có thể thực hiện đợc của chúng

III Thủ tục quản lý nhập- xuất kho NVL và các chứng từ kế toán liên quan

Khi nhận đợc phiếu nhập kho, thủ kho ghi số nhập thực ngày, tháng, nămnhập và ký tên vào phiếu nhập Từ 5 đến 7 ngày thủ kho chuyển phiếu nhậpkho cho phòng kế toán để ghi chép theo dõi và hạch toán.

Đối với vật t mua về đợc chuyển ngay đến bộ phận sử dụng thì cũng đợc làm

đầy đủ thủ tục xuất kho

Phụ trách bộ phận sử dụng cử ngời chịu trách nhiệm kiểm nhận, ký phiếunhập kho và xuất kho Phiếu nhập, xuất kho sau khi ký đợc chuyển cho thủkho để vào sổ theo dõi và luân chuyển chứng từ nh quy định

2 các chứng từ kế toán liên quan

Nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp gồm nhiều loại khác nhau Để choviệc quản lý đợc chặt chẽ, cung cấp thông tin nhanh, kịp thời về tình hìnhnhập, xuất, tồn nguyên vật liệu cả chỉ tiêu hiện vật và chỉ tiêu thành tiền kếtoán tiến hành hạch toán chi tiết nguyên vật liệu đến từng thứ, từng nhóm,từng loại ở từng nơi bảo quản sử dụng nguyên vật liệu Các loại chứng từ, sổsách phục vụ cho việc hạch toán chi tiết bao gồm:

a chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc

+ Phiếu nhập kho ( Mẫu 01-VT)

+ Phiếu xuất kho (Mẫu 02-VT)

+ Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ( Mẫu 03-VT-3LL)

+ Biên bản kiểm kê vật t, sản phẩm, hàng hóa (Mẫu 08-VT)

+ Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho ( Mẫu 02-BH)

b Các chứng từ kế toán hớng dẫn

+ Phiếu xuất kho vật t theo hạn mức ( Mẫu 04-VT)

+ Biên bản kiểm nghiệm vật t ( Mẫu 05-VT)

+ Phiếu báo vật t còn lại cuối kỳ ( Mẫu 07-VT)

IV Phơng pháp kế toán chi tiết NVL

Để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, kế toán sử dụng các phơng pháp khácnhau Mỗi doanh nghiệp tuỳ thuộc vào đặc điểm riêng có và yêu cầu quản lýcủa mình để chọn một trong các phơng pháp thích hợp Các phơng pháp hạchtoán chi tiết nguyên vật liệu bao gồm:

Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phơng pháp thẻ song song

Hạch toán chi tiết NVL theo phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển

Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phơng pháp sổ số d

1 Phơng pháp thẻ song song

Theo phơng pháp thẻ song song, hạch toán chi tiết vật liệu tại các doanhnghiệp đợc tiến hành nh sau:

ở kho: Thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn vật liệu vềmặt số lợng

ở phòng kế toán: kế toán sử dụng sổ chi tiết vật liệu để ghi chép tình hìnhnhập, xuất, tồn của từng loại vật liệu cả về số lợng và giá trị

Hàng ngày hoặc định kỳ, khi nhận đợc các chứng từ nhập xuất vật liệu đợc thủkho chuyển lên, kế toán phải tiến hành kiểm tra, ghi giá và phản ánh vào các

sổ chi tiết Cuối tháng căn cứ vào các sổ chi tiết để lập bảng tổng hợp chi tiếtnhập, xuất, tồn vật liệu

Số tồn trên các sổ chi tiết phải khớp đúng với số tồn trên thẻ kho

Ghi chú : Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếuPhơng pháp thẻ song song đơn giản, dễ thực hiện và tiện lợi khi đợc sử dụngbằng máy tính Hiện nay phơng pháp này đợc áp dụng phổ biến ở các doanhnghiệp

2 Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển

ở kho: Thủ kho sử dụng các thẻ kho để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn củatừng loại vật liệu về số lợng

ở phòng kế toán: Để theo dõi từng loại vật liệu nhập, xuất và giá trị, kế toán

sử dụng sổ đối chiếu luân chuyển Đặc điểm ghi chép là chỉ ghi chép 1 lần vàocuối tháng trên cơ sở tổng hợp các chứng từ nhập, xuất trong tháng và mỗidanh điểm vật liệu đợc ghi 1 dòng trên sổ đối chiếu luân chuyển

sổ chi tiết vật t Bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho vật t

Sơ đồ 1: kế toán chi tiết vật liệu theo ph ơng pháp thẻ song song

Sơ đồ 2: kế toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp sổ đối chiếu luân

chuyển

Ghi chú : Ghi hàng ngày

Quan hệ đối chiếu

Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển cũng đơn giản, dễ thực hiện nhng có

nh-ợc điểm là khối lợng ghi chép của kế toán dồn vào cuối tháng quá nhiều nên

ảnh hởng đến tính kịp thời của việc cung cấp thông tin kế toán cho các đối ợng khác nhau

Các chứng từ nhập xuất sau khi đã ghi vào thẻ kho phải đợc thủ kho phân loạitheo chứng từ nhập, chứng từ xuất của từng loại vật liệu để lập phiếu giaonhận chứng từ và chuyển giao cho phòng kế toán kèm theo các chứng từ nhập,xuất

+ ở phòng kế toán: Nhân viên kế toán vật liệu có trách nhiệm theo định kỳ 5) ngày xuống kho để hớng dẫn và kiểm tra việc ghi chép của thủ kho và xemxét các chứng từ nhập, xuất đã đợc thủ kho phân loại Sau đó ký nhận vàophiếu giao nhận chứng từ, thu nhận phiếu này kèm các chứng từ nhập xuất cóliên quan

(3-Căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất nhận dợc kế toán phải đối chiếu với cácchứng từ khác có liên quan, sau đó căn cứ vào giá hạch toán đang sử dụng đểghi giá vào các chứng từ và cột số tiền của phiếu giao nhận chứng từ Từ phiếugiao nhận chứng từ, kế toán tiến hành ghi vào bảng lũy kế nhập, xuất, tồn vậtliệu

Phiếu nhập kho

Thẻ kho

Phiếu xuất kho

Sổ đối chiếu luânchuyển

Bảng kê nhập

Bảng kê xuất

Bảng lũy kế nhập, xuất, tồn đợc mở riêng cho từng kho và mỗi danh điểm vậtliệu đợc ghi riêng 1 dòng Vào cuối tháng, kế toán phải tổng hợp số tiền nhập,xuất trong tháng và tính ra số d cuối tháng cho từng loại vật liệu trên bảng kũykế.

Trong điều kiện thực hiện kế toán bằng phơng pháp thủ công thì phơng pháp

sổ số d là phơng pháp có nhiều u điểm: hạn chế việc ghi chép trùng lắp giữakho và phòng kế toán, cho phép kiểm tra thờng xuyên công việc ghi chép ởkho, đảm bảo số liệu kế toán đợc chính xác

V Kế toán tổng hợp NVL

1 TK kế toán chủ yếu sử dụng:

Bao gồm các tài khoản nằm trong hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệpban hành theo Quyết Định số 1141/TC/QĐ - CĐKT ngày 01/11/1995 của BộTài Chính Để phản ánh số hiện có và tình hình nguyên vật liệu theo trị giávốn thực tế (hay giá thành thực tế), kế toán sử dụng một số TK sau:

* TK 152 “ Nguyên liệu, vật liệu”: tài khoản này dùng để phản ánh trị giá vậtliệu nhập, xuất và tồn kho Kết cấu tài khoản này nh sau:

Phiếu nhập kho

Kế toán tổng hợpThẻ kho

Phiếu xuất kho

Sơ đồ 3: kế toán chi tiết vật liệu theo ph ơng pháp ghi sổ số d

Phiếu giao nhận chứng từ nhập

Phiếu giao nhận chứng từ xuất

Phiếu nhập kho

Kế toán tổng hợpThẻ kho

Phiếu xuất kho

Sơ đồ 3: kế toán chi tiết vật liệu theo ph ơng pháp ghi sổ số d

Phiếu giao nhận chứng từ nhập

Phiếu giao nhận chứng từ xuất

Bên nợ: - Trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu nhập kho do mua ngoài, tựchế, thuê ngoài gia công chế biến, nhận góp vốn hoặc từ các nguồn khác.

- Trị giá nguyên liệu, vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê

- Kết chuyển trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu tồn kho cuối kỳ ( Trờng hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phơng pháp kiểm kê định

- Chiết khấu thơng mại đợc hởng khi mua nguyên liệu, vật liệu

- Trị giá của nguyên liệu, vật liệu hao hụt, mất mát phát hiện khi kiểmkê

- Kết chuyển trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu tồn kho đầu kỳ ( Trờng hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phơng pháp kiểm kê định

kỳ )

D nợ: Trị giá thực tế nguyên liệu, vật liệu tồn kho cuối kỳ

Nguyên tắc hạch toán: Tất cả nguyên vật liệu trên TK 152 đều phản ánh theogiá thực tế Nhập kho giá nào thì xuất kho giá ấy

Cũng giống nh TK 151 chỉ sử dụng ở đầu hoặc cuối kỳ

* TK 151 “ Hàng mua đang đi đờng”: Tài khoản này dùng để phản ánh trị giávật t hàng hóa mà doanh nghiệp đã mua nhng cuối thàng cha về nhập kho Kếtcấu TK này nh sau:

Bên nợ: Trị giá hàng đã mua đang đi trên đờng

- Kết chuyển trị giá thực tế của hàng vật t mua đang đi đờng cuối kỳ (Trờnghợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phơng pháp kiểm kê định kỳ )Bên có: Trị giá hàng đã mua đang đi đờng đã về nhập kho hoặc đã chuyểngiao thẳng cho khách hàng

- Kết chuyển trị giá thực tế của hàng vật t mua đang đi đờng đầu kỳ (Trờnghợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phơng pháp kiểm kê định kỳ )

D nợ: trị giá hàng đã mua còn đang đi trên đờng ( cha về nhập kho đơn vị).Nguyên tắc hạch toán: Khi phát sinh hàng mua đang đi trên đờng kế toán chaghi sổ mà lu chứng từ vào cặp hồ sơ riêng nếu cuối tháng hàng cha về nhập

kho kế toán phản ánh trên TK 151, nếu trong tháng hàng đã về thì phản ánhtrực tiếp trên TK có liên quan.

* TK 133 “ thuế GTGT đợc khấu trừ ”: Tài khoản này chỉ sử dụng đối với cácdoanh nghiệp thuộc đối tợng nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ

Kết cấu tài khoản này nh sau:

Bên nợ: Phản ánh số thuế GTGT đợc khấu trừ

Bên có: - Số thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ

- Kết chuyển số thuế GTGT đầu vào không đợc khấu trừ

- Thuế GTGT đầu vào của hàng hóa mua vào nhng đã trả lại, đợc giảmgiá

- Số thuế GTGT đầu vào đã đợc hoàn lại

D nợ: Phản ánh số thuế GTGT đầu vào còn đợc khấu trừ hay hoàn lại nhngNSNN cha hoàn trả

Nguyên tắc hạch toán:

+ Thuế phát sinh trong tháng nào đợc khấu trừ trong tháng đó, số cha đợckhấu trừ thì chuyển sang tháng sau khấu trừ tiếp Nếu thuế đầu vào > thuế đầu

ra doanh nghiệp đợc xin hoàn thuế

+ Khi mua hàng hóa dịch vụ vừa dùng cho đối tợng chịu thuế vừa không chịuthuế GTGT về nguyên tắc chung phải tách thuế GTGT của đối tợng chịu thuế

đợc khấu trừ tập hợp vào TK 133, thuế GTGT của hàng hóa không thuộc đối ợng chịu thuế GTGT thì không đợc khấu trừ tính vào giá vốn của hàng bán.+ Nếu không tách riêng đợc toàn bộ thuế đầu vào thì tập hợp vào TK 133 cuối

t-kỳ tính đợc số khấu trừ và không đợc khấu trừ theo tỉ lệ doanh thu của từnghoạt động

+ Hàng hóa, dịch vụ mua vào không theo Hóa đơn GTGT hoặc có Hóa đơnGTGT nhng không đúng quy định của pháp luật thì doanh nghiệp không đợckhấu trừ thuế GTGT đầu vào Trờng hợp Hóa đơn GTGT không ghi thuếGTGT; không ghi hoặc ghi không đúng tên, địa chỉ, mã số thuế của ngời bánnên không xác định đợc ngời bán; Hóa đơn, chứng từ nộp thuế GTGT giả,Hóa đơn bị tẩy xóa, Hóa đơn khống thì doanh nghiệp không đợc khấu trừ thuếGTGT đầu vào

* TK 331 “Phải trả ngời bán’’: Tài khoản này đợc mở cho từng đối tợng và cókết cấu nh sau:

Bên nợ: - Số tiền đã trả cho ngời bán vật t, hàng hóa, ngời cung cấp dịch vụ,ngời nhận thầu xây lắp;

- Số tiền ứng trớc cho cho ngời bán vật t, ngời cung cấp, ngời nhận thầuxây lắp nhng cha nhận đợc vật t, hàng hóa, dịch vụ, khối lợng sản phẩmxây lắp hoàn thành bàn giao.

- Số tiền ngời bán chấp thuận giảm giá hàng hóa hoặc dịch vụ đã giaotheo hợp đồng

- Số chiết khấu thanh toán, chiết kgấu thơng mại đợc ngời bán chấp thuậncho doanh nghiệp giảm trừ vào số nợ phải trả cho ngời bán

- Giá trị vật t, hàng hóa thiếu hụt, kém phẩm chất khi kiểm nhận và trả lạingời bán

Bên có: - Tổng số tiền hàng phải trả cho ngời bán vật t, ngời cung cấp dịch vụ

và ngời nhận thầu xây lắp

- Điều chỉnh số chênh lệch giữa giá tạm tính nhỏ hơn giá thực tế của số vật t ,hàng hóa, dịch vụ đã nhận khi có hóa đơn hoặc không thông báo giá chínhthức

D có: Phản ánh số tiền còn phải trả cho ngời bán vật t, ngời cung cấp dịch vụ

và ngời nhận thầu xây lắp

D nợ: Phản ánh số tiền đã ứng trớc cho ngời bán hoặc số tiền đã trả nhiều hơn

số phải trả cho ngời bán theo chi tiết của từng đối tợng cụ thể

Nguyên tắc hạch toán:

+ TK 331 cuối kỳ không có bù trừ số d nợ và d có mà phải theo dõi riêng Khilên bảng cân đối kế toán số d nợ đợc phản ánh bên tài sản, d có đợc phản ánhbên nguồn vốn

+ Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ mua vật t, hàng hóa, dịch

vụ trả tiền ngay (Bằng tiền mặt, tiền séc, hoặc đã trả qua ngân hàng)

+ Khi phát sinh các khoản công nợ phải trả là ngoại tệ thì một mặt phải theodõi chi tiết theo từng nguyên tệ, mặt khác phải quy đổi ra tiền Việt nam vớinguyên tắc: bên có quy đổi theo tỉ giá bình quân thực tế do ngân hàng công

bố, bên nợ phải phản ánh theo tỉ giá thực tế đang ghi sổ

+ Cuối kỳ nếu còn số d công nợ phải trả bằng ngoại tệ thì phải điều chỉnh theo

tỉ giá thực tế tại thời điểm cuối kỳ

+ Những vật t, hàng hóa dịch vụ đã nhận nhập kho nhng đến cuối tháng vẫncha có hóa đơn thì sử dụng giá tạm tính để ghi sổ và phải điều chỉnh về giáthực tế khi nhận đợc hóa đơn hoặc thông báo chính thức của ngời bán

Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số tài khoản nh:

+ TK 111 Tiền mặt

+ TK 412 Chênh lệch đánh giá lại tài sản

2 Kế toán các nghiệp vụ kinh tế chủ yếu liên quan đến NVL

2.1 Theo phơng pháp kê khai thờng xuyên

Đây là phơng pháp phản ánh tình hình biến động tăng, giảm, tồn của từng loạivật liệu một cách thờng xuyên liên tục vào các tài khoản phản ánh vật liệu.Bởi vậy tại bất kỳ thời điểm nào cũng có thể biết đợc giá trị vật liệu tồn kho.Phơng pháp này hạch toán chính xác giá trị vật liệu sau mỗi lần nhập, xuấtkho đảm bảo cân đối giữa giá trị và số lợng, thuận lợi cho việc phân bổ vậtliệu xuất kho vào từng tài khoản liên quan

a Kế toán tổng hợp nhập kho NLVL:

* Trờng hợp mua ngoài

- Khi mua vật liệu về nhập kho:

Nếu doanh nghiệp áp dụng tính thuế VAT theo phơng pháp khấu trừ Kế toánghi:

Nợ TK 152- giá mua

Nợ TK 133- Thuế GTGT

Có TK 111, 112, 331- số tiền thanh toán

+ Nếu doanh nghiệp áp dụng tính thuế VAT theo phơng pháp trực tiếp Kếtoán ghi:

Nợ TK 152- Trị giá vốn thực tế bao gồm VAT

Có TK 111, 112,141, 331- Tổng giá thanh toán

- Nếu vật liệu mà doanh nghiệp đã mua nhng cuối tháng cha về

Nếu doanh nghiệp áp dụng tính thuế VAT theo phơng pháp khấu trừ Kế toánghi:

Nợ TK 151- giá mua

Nợ TK 133- Thuế GTGT

Có TK 111, 112, 331- số tiền thanh toán

+ Nếu doanh nghiệp áp dụng tính thuế VAT theo phơng pháp trực tiếp Kếtoán ghi:

Nợ TK 151- giá mua

Có TK 111, 112, 331- số tiền thanh toán

Sau đó khi về nhập kho sẽ ghi:

Nợ TK 152

Có TK 151

- Các khoản chi phí phát sinh trong quá trình mua và nhập vật liệu tính vào giánhập kho:

Nợ TK 152- giá cha có thuế

Nợ TK 133- Thuế GTGT

Có TK 111, 112, 331- số tiền thanh toán

+ Nếu doanh nghiệp áp dụng tính thuế VAT theo phơng pháp trực tiếp Kếtoán ghi:

Nợ TK 152

Có TK 111, 112,141, 331- Số tiền thanh toán

- Nếu đợc hởng chiết khấu thơng mại hay giảm giá hàng mua:

* Trờng hợp thuê ngoài gia công chế biến

- Trị giá vật liệu xuất giao cho ngời nhân chế biến:

Nợ TK 152

Có TK 154

* Trờng hợp nhận góp vốn liên doanh, cổ phần

Nợ TK 152

Có TK 441 “ nguồn vốn kinh doanh

Có TK 111,112, Các khoản chi phí có liên quan

b Kế toán tổng hợp xuất kho NLVL

* Xuất dùng cho sản xuất, kinh doanh

Căn cứ vào mục đích xuất dùng, kế toán ghi:

Nợ TK 621: xuất trực tiếp chế tạo sản phẩm

Nợ TK 627: xuất dùng chung cho phân xởng, bộ phận sản xuất

Nợ TK 6412: xuất phục vụ cho bán hàng

Nợ TK 6422: xuất cho nhu cầu quản lý doanh nghiệp

Nợ TK 241: xuất cho XDCB hoặc sửa chữa TSCĐ

Có TK 152: Giá thực tế vật liệu xuất dùng

* Khi cấp vật liệu để cấp cho đơn vị trực thuộc hoặc để cho vay, mợn trongnội bộ sẽ ghi:

(1) Cấp cho đơn vị trực thuộc

* Xuất VL dùng góp vốn liên doanh

- Phản ánh giá gốc vật liệu góp vốn

Nợ TK 632:

Có TK 152

- Phản ánh tổng giá thanh toán đợc liên doanh chấp nhận

Nợ TK 128: giá trị góp vốn liên doanh ngắn hạn

Nợ TK 222: giá trị góp vốn liên doanh dài hạn

Có TK 511: doanh thu

Có TK 33311: thuế GTGT phải nộp

c Một số trờng hợp khác về vật liệu

* thiếu hụt phát hiện khi kiểm kê

- Nếu trị giá thiếu đợc ghi tăng giá vốn hàng bán, kế toán ghi;

* Khi kiểm kê phát hiện có vật liệu thừa, kế toán phản ánh:

- Nếu thừa do nhầm lẫn trong tính toán, ghi chép thì kế toán căn cứ vào tìnhhình thực tế đợc xác định để ghi:

2.2 Theo phơng pháp kiểm kê định kỳ

Theo phơng pháp này tình hình biến động vật liệu trong kỳ không đợc phản

ánh vào tài khoản "Hàng tồn kho" (trong đó có tài khoản "Nguyên vật liệu")

Để biết đợc lợng vật liệu xuất dùng trong kỳ kế toán phải căn cứ vào kết quảkiểm kê thực tế để phản ánh giá trị vật liệu tồn kho và đi đờng cuối kỳ trên sổ

kế toán tổng hợp và từ đó tính ra giá trị vật liệu đã xuất dùng theo công thức:

TK 138 (1381)

TK 154

Xuất NVL tự chế, thuê ngoài gia công

Nhập kho NVL tự chế, thuê ngoài gia công chế biến

Nhận lại vốn góp liên doanh

Xuất NVL giao cho đơn vị nội bộ

NVL thiếu khi kiểm kê

-Trị giá vật liệutồn cuối kỳ

Mọi nghiệp vụ nhập, xuất vật liệu đều đợc phản ánh qua tài khoản 611 “ Muahàng”- chi tiết 6111 “Mua nguyên vật liệu” TK151, 152 chỉ phản ánh trị giávật liệu hiện có đầu kỳ và cuối kỳ

Kết cấu TK 611 nh sau:

Bên nợ: - Kết chuyển giá gốc hàng hóa, nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng

cụ tồn kho đầu kỳ (theo kết quả kiểm kê)

- Giá gốc hàng hóa, nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ mua vào trong kỳ;hàng hóa đã bán bị trả lại,

Bên có: - Kết chuyển giá gốc hàng hóa, nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng

cụ tồn kho cuối kỳ (theo kết quả kiểm kê)

- Giá gốc hàng hóa, nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ xuất dùngtrong kỳ hoặc giá gốc hàng hóa xuất bán (cha đợc xác định là đã bántrong kỳ)

- Giá gốc hàng hóa, nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ mua vào trảlại cho ngời bán hoặc đợc giảm giá

+ Khi mua nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hóa, căn cứ vào hóa

đơn mua hàng, hóa đơn vận chuyển, phiếu nhập kho, thông báo thuế nhậpkhẩu để ghi nhận giá gốc hàng mua vào TK 611 Khi xuất sử dụng hoặc xuấtbán chỉ ghi 1 lần vào cuối kỳ kế toán căn cứ vào kết quả kiểm kê

VI Hệ thống sổ kế toán áp dụng

Tuỳ thuộc vào đặc điểm và yêu cầu quản lý, mỗi doanh nghiệp lựa chọn mộthình thức sổ kế toán phù hợp Bao gồm: Hình thức nhật ký chung, Hình thứcchứng từ ghi sổ, Hình thức nhật ký chứng từ, Hình thức nhật ký sổ cái

1 Hình thức sổ kế toán nhật ký chung

Đặc điểm chủ yếu của hình thức này là các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đợccăn cứ vào chứng từ gốc hợp lệ để ghi theo thứ tự thời gian và nội dung nghiệp

vụ kinh tế theo đúng mối quan hệ khách quan giữa các đối tợng kế toán (quan

hệ đối ứng giữa các tài khoản) vào sổ nhật ký chung, sau đó lấy số liệu trên sổnhật ký để ghi vào sổ cái

Hình thức kế toán nhật ký chung gồm các loại sổ kế toán chủ yếu sau:

Trờng hợp cần mở thêm sổ nhật ký đặc biệt thì cũng căn cứ vào chứng từ gốc

để ghi vào sổ nhật ký đặc biệt Cuối tháng ghi vào sổ cái

Kết chuyển giá vốn thực tế NVL tồn cuối kỳ

Giá vốn thực tế hàng mua vào

trong kỳ

Tr ờng hợp khác làm tăng giá trị NVL trong kỳ

Trị giá vốn thực tế xuất dùng cho sản xuất kinh doanh

Trị giá vốn thực tế NVL

xuất bán

TK 133

Thuế VAT

Cuối tháng, cuối quý, cuối năm cộng số liệu trên sổ cái, lập Bảng cân đối sốphát sinh Sau khi kiểm tra đối chiếu khớp đúng số liệu trên sổ cái và Bảngtổng hợp chi tiết đợc dùng để lập các Báo cáo Tài chính.

Ưu điểm và nhợc điểm:

- Ưu điểm: Dễ ghi chép do mẫu số đơn giản

- Nhợc điểm: Việc tổng hợp số liệu báo cáo không kịp thời

Phơng pháp này áp dụng thích hợp cho các doanh nghiệp có trang bị phơngtiện kỹ thuật tính toán thông tin ở mức độ cao

Ghi chú : Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng

2 Hình thức kế toán nhật ký sổ cái

Đặc trng cơ bản của hình thức này là các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đợc kếthợp ghi chép theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế (theo tài khoản kếtoán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là Sổ Nhật ký sổ cái.Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký sổ cái là các chứng từ gốc hoặc Bảng tổng hợpchứng từ gốc

Hình thức kế toán nhật ký sổ cái gồm các loại sổ kế toán sau:

Ưu điểm: dễ ghi chép do mẫu số đơn giản

Nhợc điểm: Việc ghi chép bị trùng lắp

Chứng từ gốc

Nhật ký mua

hàng

Sổ cái tài khoản

kho

Sơ đồ 4: hạch toán theo hình thức nhật ký chung

Báo cáo tài chínhBáo cáo nhập xuất tồn kho vật t

Ghi chú : Ghi hàng ngày

từ ghi sổ sau đó đợc dùng để ghi vào Sổ cái Các chứng từ gốc sau khi làm căn

cứ lập chứng từ ghi sổ đợc dùng để ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết Căn cứvào sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh

Ưu nhợc điểm của hình thức này :

Ưu điểm : dễ ghi chép do mẫu sổ đơn giản,dễ kiểu tra đối chiếu

Nhợc điểm : Việc ghi chép dễ bị trùng lặp,việc kiểm tra đối chiếu thờng bịchậm

Hình thức này áp dụng thích hợp cho doanh nghiệp có quy mô vừa hoặc lớn

có nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh, sử dụng nhiều tài khoản

Chứng từ gốc

Sổ kế toán liên

quan

Sổ cái tài khoản

Ghi chú : Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng

4 Hình thức sổ kế toán nhật ký chứng từ.

Đặc trng cơ bản của hình thức này là kết hợp chặt chẽ việc ghi chép cácnghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống hoá cácnghiệp vụ theo nội dung kinh tế, tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh

tế theo bên có của các tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh

tế đó theo các tài khoản đối ứng nợ

Hình thức kế toán nhật ký chứng từ gồm các loại sổ kế toán :

Nhật ký chứng từ

Bảng kê

Sổ cái

Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết

Hình thức này áp dụng thích hợp cho các doanh nghiệp có quy mô lớn, nhiềunghiệp vụ kinh tế phát sinh, trình độ nhiệp vụ của kế toán vững vàng

Trình tự ghi sổ: hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc đã đợc kiểm tra lấy số liệughi trực tiếp vào các nhật ký chứng từ hoặc bảng kê, sổ chi tiết có liên quancuối tháng khoá sổ, cộng số liệu trên các nhật ký chứng từ, kiểm tra đối chiếu

số liệu trên các nhật ký chứng từ với các sổ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chitiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các nhật ký chứng từ ghi trựctiếp vào sổ cái

Ưu điểm và nhợc điểm

¦u ®iÓm: gi¶m bít sè lîng ghi chÐp, cung cÊp th«ng tin kÞp thêi, thuËn tiÖncho viÖc ph©n c«ng t¸c

Nhîc ®iÓm: kÕt cÊu sæ phøc t¹p, kh«ng thuËn tiÖn cho viÖc c¬ giíi ho¸ kÕto¸n

Sơ đồ 7: Hạch toán theo hình thức Nhật Ký Chứng Từ

Ghi chú : Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu

Chứng từ gốc và các bảng phân bổ

chứng từ

Thẻ và sổ kế toán chi tiết

Bảng tổng hợp chi tiết

Sổ cái

Báo cáo tài chính

Chơng II Thực tế công tác kế toán NVL tại xí nghiệp cơ khí 79

I Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

1 Lịch sử thành lập doanh nghiệp

Tiền thân của nhà máy Z79 là các trạm sửa chữa trong chiến tranh, một bộphận của phòng công nghệ thuộc tổng cục có tên Q179 Nhà máy đã trải quakhông ít khó khăn nhất là vào thời gian đầu khi mới thành lập đó là việc tậphợp đội ngũ cán bộ, kỹ s, công nhân lành nghề và việc huy động các trangthiết bị để chế thử một số mặt hàng mới

Ngày 15/03/1971, cục quản lý quyết định tách xởng mẫu khỏi phòng côngnghệ và chính thức thành lập nhà máy A179 Đến ngày 10/9/1974 với nhiệm

vụ mới đặt ra, Tổng cục kỹ thuật ra đời, A179 đựơc đổi tên thành Z179

Tháng 10/2003 theo chỉ thị số 37/CT-BQP của Bộ Quốc Phòng về triển khai,sắp xếp, đổi mới trong quân đội giai đoạn 2003-2005 và theo QĐ số123/2003/QĐ-BQP ngày 9/9/2003, nhà máy Z179 chính thức đổi tên thành xínghiệp cơ khí 79

2 Tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp

Nhìn chung bộ máy cơ cấu tổ chức của xí nghiệp khá gọn nhẹ, bao gồm cácphòng ban chức năng và một số phân xởng sản xuất Bộ máy quản lý của xínghiệp đợc tổ chức theo kiểu trực tuyến- chức năng Cụ thể bộ máy đợc tổchức theo mô hình sau:

Sơ đồ 8: Tổ chức bộ máy quản lý của xí nghiệp

Trong xí nghiệp mỗi một phòng ban hay một phân xởng tổ sản xuất đều cóchức năng, nhiệm vụ riêng song tất cả đều có mối quan hệ chặt chẽ với nhau,

hỗ trợ nhau làm cho bộ máy của xí nghiệp tạo thành một khối thống nhất

 Chức năng và nhiệm vụ của mỗi phòng ban, bộ phận

+ Giám đốc: là đại diện pháp nhân của doanh nghiệp do tổng cục quốcphòng bổ nhiệm, có quyền điều hành cao nhất trong doanh nghiệp, tổ chức chỉ

đạo và chịu trách nhiệm với Nhà nớc, cơ quan quản lý cấp trên và tập thể lao

động về kết quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

+ Phó giám đốc kinh doanh: Tham mu cho giám đốc về các nghiệp vụ hoạt

động kinh doanh và quản lý chất lợng hàng hoá của doanh nghiệp Có nhiệm

vụ tìm kiếm nguồn hàng, bạn hàng, tổ chức giao nhận hàng và bán hàng tổchức vận chuyển hàng hoá của doanh nghiệp Phó giám đốc kinh doanh cótrách nhiệm giám sát, quản lý các phòng kế hoạch, lao động, vật t

+ Phó giám đốc kỹ thuật: Làm chức năng tham mu về kỹ thuật sản xuấthàng hóa, nghiên cứu sản phẩm và kiểm tra chất lợng sản phẩm

+ Phòng kỹ thuật có chức năng thiết kế sản phẩm, chịu trách nhiệm về cácdây chuyền sản xuất, máy móc, thiết bị đảm bảo yêu cầu kỹ thuật và lập kếhoạch sửa chữa

+ Phòng KCS kiểm tra giám định chất lợng sản phẩm

Giám đốc

Phó giám đốc

Phòngvật t

Phòng kỹthuật

Phòng lao động

hành chính

PhòngKCS

A2

+ Các phân xởng có chức năng sản xuất sản phẩm đáp ứng yêu cầu về số ợng, chất lợng theo đúng tiến độ hợp đồng.

+ Phòng tài chính kế toán: Chấp hành mọi quy định, chế độ kế toán tiến hànhthực hiện và phản ánh mọi nghiệp vụ kế toán phát sinh có liên quan đến hoạt

động sản xuất kinh doanh, ghi chép sổ sách, lập báo cáo tài chính, đảm bảo đủvốn cho hoạt động kinh doanh Thực hiện hoạt động nghiệp vụ tổ chức phátsinh tại doanh nghiệp, quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh, đánh giá hiệuquả và đề xuất các giải pháp nhằm tăng hiệu quả sử dụng của đồng vốn

+ Phòng tổ chức hành chính: Giúp giám đốc tổ chức công tác hành chính,quản trị, xây dựng, duy trì nề nếp tác phong làm việc của nhân viên doanhnghiệp quản đồng thời tổ chức sắp xếp nhân sự, chịu trách nhiệm về công tác

đào tạo, quỹ lơng, các chính sách đối với ngời lao động, công tác thanh tra bảo

vệ doanh nghiệp

+ Phòng chính trị: Tổ chức các công tác Đảng, công đoàn cho xí nghiệp.Phòng còn phát động một số phong trào nh: thi đua sản xuất, các hoạt độngchào mừng các ngày lễ lớn

II Tổ chức công tác kế toán tại doanh nghiệp

1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán

Do đặc điểm tổ chức kinh doanh và quản lý gọn nhẹ, tập trung nên sửdụng mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung Phòng kế toán của xí nghiệpthực hiện mọi công tác kế toán, từ việc thu nhận, xử lý chứng từ, luân chuyểnghi chép, tổng hợp, lập báo cáo tài chính, hớng dẫn kiểm tra kế toán toàn xínghiệp Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung giúp cho lãnh đạo nắm bắtkịp thời toàn bộ thông tin về hoạt động kinh tế và chỉ đạo sát sao, kịp thời cáchoạt động toàn xí nghiệp

2 Hình thức tổ chức công tác kế toán tại xí nghiệp

Để phù hợp với yêu cầu và trình độ quản lý của xí nghiệp, xí nghiệp áp dụnghình thức kế toán “ Nhật ký chứng từ ” Các nghiệp vụ hạch toán kế toán nhphản ánh, ghi chép, lu trữ chứng từ, hệ thống sổ sách kế toán đều đợc tổ chứcthực hiện tại phòng kế toán của xí nghiệp

3 Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tại xí nghiệp

Tổ chức bộ máy kế toán của xí nghiệp đợc thể hiện trong sơ đồ:

Sơ đồ 9: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán

Kế toán tr ởng

* Nhiệm vụ của từng bộ phận kế toán:

- Kế toán trởng: Có chức năng giám đốc, chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác

kế toán, thống kê thông tin kinh tế và hạch toán các nghiệp vụ kinh tế của xínghiệp theo đúng chế độ kế toán, đảm bảo sự thống nhất về mặt kế toán, lậpbáo cáo nhanh về các nội dung kế toán cụ thể để trình cơ quan quản lý cấptrên khi cần thiết

- Bộ phận kế toán bán hàng : Chịu trách nhiệm theo dõi tình hình mua hàng,nhập kho, bán hàng, hàng tồn kho và tính trị giá vốn hàng bán

- Bộ phận kế toán TSCĐ : Có trách nhiệm trích khấu hao TSCĐ cho từng đối ợng chịu chi phí và tiến hành tập hợp toàn bộ các chi phí phát sinh trong toàn

t-xí nghiệp bao gồm chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp

- Kế toán NVL: theo dõi tình hình nhập, xuất NVL trên các mặt số lợng, chấtlợng, chủng loại, giá trị tính toán và phân bổ chính xác, kịp thời trị giá vậtliệu xuất dùngcho các đối tợng khác nhau, kiểm tra việc thực hiện định mứctiêu hao NVL

Kế toán tính giá thành: quản lý chặt chẽ chi phí sản xuất làm căn cứ để tínhgiá thành sản phẩm và đánh giá hiệu quả sản xuất, tổ chức theo dõi chi tiết

4 Trình tự ghi sổ của hình thức kế toán Nhật ký chứng từ tại xí nghiệp

Ghi chú:

NKCT số 1, số

2, số 5, số 10

Các chứng từ gốc HĐ GTGT

Phiếu xuất kho Phiếu nhập kho

Sổ chi tiết

TK 152

Bảng tổng hợp chi tiếtBảng kê số 5

NKCT số 7

: Ghi hàng ngày

: Quan hệ đối chiếu

* Đặc trng cơ bản của hình thức này là kết hợp chặt chẽ việc ghi chép cácnghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống hoá cácnghiệp vụ theo nội dung kinh tế, tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh

tế theo bên có của các tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh

tế đó theo các tài khoản đối ứng nợ

* Trình tự ghi sổ: hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc đã đợc kiểm tra lấy sốliệu ghi trực tiếp vào các nhật ký chứng từ hoặc bảng kê, sổ chi tiết có liênquan cuối tháng khoá sổ, cộng số liệu trên các nhật ký chứng từ, kiểm tra đốichiếu số liệu trên các nhật ký chứng từ với các sổ kế toán chi tiết, bảng tổnghợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các nhật ký chứng từ ghitrực tiếp vào sổ cái

5 Các chính sách kế toán của doanh nghiệp

-Niên độ kế toán của doanh nghiệp bắt đầu từ ngày 01/01/2005 kết thúcvào ngày 31/12/2005

- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: Đồng Việt Nam Việc chuyển đổicác đồng tiền khác đợc xác định theo tỷ giá thực tế tại thời điểm đó

- Chính sách kế toán đối với hàng tồn kho:

Phơng pháp hạch toán hàng tồn kho là phơng pháp kê khai thờng xuyên

Đánh giá hàng tồn kho theo giá mua thực tế, sử dụng giá hạch toán và hệ sốgiá để xác định hàng tồn kho cuối kỳ

- Xí nghiệp áp dụng phơng pháp đờng thẳng để tính khấu hao tài sản cố

định Theo đó kế toán căn cứ vào nguyên giá và tỷ lệ khấu hao để tính ra sốtiền khấu hao hàng năm

6 Đặc điểm tổ chức sản xuất liên quan đến NVL

Nhìn chung, quá trình sản xuất sản phẩm đợc diễn ra liên tục và các bớc diễn

ra theo một trình tự chung nh sau:

Chi phí NVL chiếm 40- 60% trong giá thành sản phẩm

Chỉ một biến động nhỏ trong NVL cũng ảnh hởng đến giá thành sản phẩm Do

đó, công tác quản lý, hạch toán chi phí NVL là một khâu quan trọng của xínghiệp Xí nghiệp có một bộ phận là phòng kế hoạch vật t có nhiệm vụ lập ra

kế hoạch sản xuất sản phẩm, định mức rồi tiến hành mua NVL

Sau khi có các kế hoạch về tình hình vật t,các bộ phận tiến hành thu mua cácloại vật t để đa vào sản xuất Đặc điểm dễ nhận thấy là vật t gồm những loại

dễ bảo quản, chủng loại đa dạng, khối lợng lớn bao gồm các loại nh sắt thép,nhôm kẽm, nhựa, vòng bi, vòng đai,

Đối với các mặt hàng dành cho quốc phòng đợc Bộ cung cấp với số lợng lớnnên tình hình sản xuất sản phẩm luôn diễn ra liên tục Còn với các mặt hàngkinh tế thì, vật t chủ yếu là đi mua trên thị trờng Các loại vật liệu chính dùng

để sản xuất các loại sản phẩm nh các loại thép (thép ống, thép lá, thép tròn ),nhôm, đồng, gang, xí nghiệp mua ở các công ty vật t nhập khẩu tổng hợp

Do NVL của xí nghiệp phải đáp ứng yêu cầu kỹ thuật cao nên xí nghiệp rấtcoi trọng chất lợng của chúng Mọi nghiệp vụ nhập kho đều phải đợc tiếnhành rất nghiêm ngặt

Các nguyên vật liệu đầu vào sau khi đợc mua về, có thể đợc nhập kho hoặc

đa ngay vào quá trình sản xuất Quy trình công nghệ trình sản xuất ở xí nghiệp

đợc tiến hành tại bốn phân xởng, các sản phẩm đợc sản xuất qua nhiều giai

đoạn, chu kỳ của sản phẩm kéo dài do đợc chuyển qua nhiều phân xởng khácnhau.Tuy gồm nhiều loại sản phẩm khác nhau, nhng đều đợc chế tạo từ sắtthép nên quy trình công nghệ tơng đối giống nhau

III Thực tế công tác kế toán NLVL

1 Công tác phân loại NLVL trong XN

Là một doanh nghiệp cơ khí, cơ cấu sản phẩm tại xí nghiệp rất đa dạng cả

về số lợng và đặc tính kỹ thuật cho nên nguyên vật liệu ở đây khá phong phú.Công tác phân loại NVL của xí nghiệp đợc căn cứ vào vai trò tác dụng củaNVL trong quá trình sản xuất

- NVL chính dùng cho sản xuất nhà máy chủ yếu:

Các kim loại màu: nh đồng thau, đồng đỏ, nhôm, thiếc, niken phế 95%, đai

ốc, bulông

Các loại thép nh: Thép ống( 84, 89,140 )

Thép lá( tráng thiếc, mạ kẽm, chịu nhiệt, ), thép tấm

Bên cạnh đó còn có các bán thành phẩm mua ngoài hoặc tự chế cũng đợc

sử dụng nh NVL chính cho quá trình sản xuất nh: phôi ty sứ ( 10KV, 15KV,35KV), phanh hãm vòng bi, vòng bi 6205, phôi con lăn, phôi bánh răng consoắn,

- Các NVL phụ nh: bóng đèn đui càc, cáp cao su lõi đồng mềm, cáp bàn1x70 , Chao đèn tráng men ,ổ cắm, bảng điện gỗ, gạch chịu lửa, đui đèn sứ,

- Nhiên liệu gồm : xăng, dầu, mỡ

- Phụ tùng thay thế gồm: ống cao su chịu áp lực, chịu nhiệt, ống tay bạt máyxì cát, kìm phanh, kìm nguội, Clê choong, tuốc lê vít, clê khẩu,

- Thiết bị xây dựng cơ bản gồm: trục cát đăng otô

- Phế liệu gồm: thép vụn,

Toàn bộ chi phí về NVL phục vụ cho sản xuất đợc tập hợp vào TK621 (Chiphí NVL trực tiếp)

Nguồn cung cấp nguyên vật liệu chủ yếu là do mua ngoài Việc thu mua vật t

do bộ phận tiếp liệu chịu trách nhiệm dựa trên các kế hoạch sản xuất màphòng kế hoạch đã tính toán Bộ phận này liên hệ mua vật t và cùng với nhânviên đội xe chuyển hàng về kho hoặc tới công trình

Xí nghiệp có hẳn một hệ thống kho rộng rãi thuận tiện cho việc bảo quản vàphục vụ sản xuất Dới kho có thủ kho chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ vật t,ghi chép thẻ kho, sắp xếp kho theo nguyên tắc ngăn nắp, dễ tìm, dễ thấy và dễlấy Việc nhập, xuất vật liệu đều phải tuân theo các thủ tục đã quy định

2 Kế toán chi tiết NLVL

Khi nhận đợc phiếu nhập kho, thủ kho ghi số nhập thực ngày, tháng, nămnhập và ký tên vào phiếu nhập Từ 5 đến 7 ngày thủ kho chuyển phiếu nhậpkho cho Phòng kế toán để ghi chép theo dõi và hạch toán

Trong tháng 3 năm 2006, tại Xí nghiệp có tài liệu sau: