Hiện nay ở xí nghiệp đang vận dụng hình thức kế toán Nhật ký chứng từ, hạch toán vật liệu tồn kho theo phơng thức kê khai thờng xuyên. Đây là hình thức kế toán đợc xây dựng trên nguyên tắc kết hợp chặt chẽ giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, bảo đảm các mặt kế toán này đợc tiến hành song song và việc sử dụng số liệu, kiểm tra số liệu đợc thờng xuyên. Do đó, kế toán đợc tiến hành kịp thời, nhạy bén với yêu cầu quản lý. Tạo một lối làm việc mới có tính ràng buộc lẫn nhau.
1. Tài khoản kế toán đơn vị thực tế sử dụng
Kế toán tổng hợp nhập vật t ở Xí nghiệp sử dụng các tài khoản sau:
TK 152: Nguyên vật liệu( chi tiết)
TK 331: Phải trả cho ngời bán
TK 141: Tạm ứng
TK 111: Tiền mặt
TK 112: Tiền gửi ngân hàng
TK 133: Thuế GTGT đợc khấu trừ
2. Kế toán tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế chủ yếu
Hoạt động chính của xí nghiệp là sản xuất. Do vậy phản ánh đúng đắn giá trị vật liệu nhập vào hết sức quan trọng, từ đó có thể nắm rõ đợc sự luân chuyển của từng loại, từng thứ vật liệu.
Vật liệu của đơn vị chủ yếu là do mua ngoài. Quan hệ thanh toán với ngời bán phần lớn cũng là quan hệ với nhà cung cấp, do vậy kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu luôn gắn với kế toán thanh toán với nhà cung cấp vật liệu.
Việc thanh toán chủ yếu đợc chuyển trả qua ngân hàng. Với số tiền thanh toán ít, đợc trả ngay bằng tiền mặt. Đối với nhà cung cấp thờng xuyên có thể mua chịu vật t.
Khi mua vật liệu, hàng và hoá đơn luôn về cùng, không có trờng hợp hàng về mà hoá đơn cha về hoặc ngợc lại.
Việc hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến nhập vật liệu đợc thực hiện nh sau: - Khi nhận đợc chứng từ nhập vật liệu (hoá đơn, phiếu nhập kho) kế toán thực hiện định khoản ngay trên phiếu nhập.
Đối với những vật liệu Xí nghiệp mua chịu của đơn vị tính thuế theo phơng pháp khấu trừ, kế toán ghi trên sổ nhật ký chứng từ theo định khoản:
Nợ TK 152: Giá cha có thuế GTGT (chi tiết)
Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào
Có TK 331:Tổng số tiền thanh toán
- Khi thanh toán hoặc thanh toán ngay, kế toán phản ánh tình hình thanh toán ghi vào sổ chi tiết phần thanh toán theo định khoản:
Nợ TK 331:
Có TK 111, 112:
- Khi đợc hởng chiết khấu do thanh toán sớm tiền mua vật liệu thì khoản chiết khấu đợc hởng tính vào thu nhập tài chính:
Nợ TK 111, 112, 331: Có TK 515 :
- Khi bên bán giảm giá cho số vật liệu đã mua thì khoản giảm giá đợc ghi giảm giá nhập kho:
Nợ TK 331: Có TK 152:
- Xí nghiệp mua vật liệu bằng tiền tạm ứng, kế toán ghi Nợ TK 152:
Nợ TK 133: Có TK 141:
Chi phí vận chuyển thờng đợc tính ngay trong giá hoá đơn. - Khi nhập vật liệu thuê ngoài chế biến hoàn thành
+ Trị giá vật liệu xuất giao cho ngời nhận chế biến: Nợ TK 154:
Có TK 152: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Khoản phải thanh toán cho ngời nhận chế biến và các chi phí khác có liên quan:
Nợ TK 154:
Có TK 111, 112,331:
+ Khi nhập kho trở lại, căn cứ vào giá thành thực tế của VL đã chế biến xong để ghi:
Nợ TK 152: Có TK 154:
- Khi nhập vật liệu thiếu cha xác định đợc nguyên nhân, kế toán phản ánh: Nợ TK 152- Trị giá thực nhập
Nợ TK 1381 “ TS thiếu chờ xử lý”- Trị giá thiếu Nợ TK 133- Thuế GTGT
Có TK 331, 111,...- Số tiền thanh toán
Sau đó căn cứ vào quyết định xử lý để phản ánh trị giá vật liệu thiếu vào các tài khoản có liên quan ( bắt bồi thờng, tính vào giá vốn hàng bán)
- Nếu vật liệu nhập kho phát hiện thừa cha xác định đợc nguyên nhân và đợc xí nghiệp nhập kho, kế toán phản ánh:
Nợ TK 152- Trị giá thực nhập Nợ TK 133- Thuế GTGT
Có TK 331, 111,...- Số tiền thanh toán
Có TK 3381 “ TS thừa chờ xử lý”- Trị giá thừa
Ví dụ: Ngày 03/3/2006 phiếu nhập kho số 30-Nhập của Công ty TNHHTM Phúc Long, theo hoá đơn số 0020646 với số lợng 300 cái, số tiền 37.400.000 đồng, thuế GTGT 1.870.000 đồng. Tổng số tiền thanh toán: 39.270.000 đồng. Kế toán ghi phiếu định khoản nh sau:
Nợ TK 152: 37.400.000 (chi tiết 1521) Nợ TK 133: 1.870.000 Có TK 331: 39.270.000
Khi Xí nghiệp thanh toán cho ngời cung cấp bằng tiền gửi ngân hàng. Căn cứ vào giấy báo Nợ của ngân hàng, kế toán ghi:
Nợ TK 331
(Chi tiết – Số đã trả ) Có TK 112
Trờng hợp Xí nghiệp mua trả ngay bằng tiền mặt hoặc tiền gửi Ngân hàng, kế toán căn cứ vào phiếu chi hoặc giấy báo Nợ Ngân hàng để hạch toán.
Ví dụ: Phiếu chi số 17 ngày 6/3/2006 chi mua mỡ lắp Liên Xô số lợng 4Kg, đơn giá 33.600 đồng, số tiền 168.000 đồng, thuế GTGT 8.400 đồng. Tổng số tiền thanh toán: 176.400 đồng.
Đơn vị: XN cơ khí Z79 Mẫu số: 02- TT
Địa chỉ: Thanh Trì -Hà nội QĐ số 1141- TC/QĐ/CĐKT ngày 1/1/1995 của BTC
Phiếu chi
Nợ: 152(152.3) Có: 111
Họ tên ngời nhận tiền: Nguyễn Thị Thủy Địa chỉ: XN cơ khí Z79- Thanh Trì - Hà nội Lý do chi: Mua vật t cho sản xuất
Số tiền: 176.400 ( Viết bằng chữ ) : Một trăm bảy mơi sáu nghìn bốn trăm đồng chẵn
Kèm theo: 01 chứng từ gốc
Đã nhận đủ số tiền ( Viết bằng chữ ) : Một trăm bảy mơi sáu nghìn bốn trăm đồng chẵn
Ngày 6 tháng 3 năm 2006.
Thủ trởng đơn vị Kế toán trởng Ngời lập phiếu Thủ quỹ Ngời nhận (Ký tên, đóng dấu ) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Kế toán định khoản:
Nợ TK 152: 168.000 (Chi tiết 152.3)
Nợ TK 133: 8.400 Có TK 111: 176.400
- Khi đợc công ty cấp vốn bằng vật liệu, căn cứ vào quyết định, kế toán ghi: Nợ TK 152:
Có TK 411:
Với những nghiệp vụ phát sinh thờng xuyên, số tiền ít, tại xí nghiệp tiến hành ghi vào Sổ chi tiết TK 111. Sổ này đợc dùng để theo dõi lợng tiền chi dùng trong tháng. Căn cứ để ghi vào Sổ này là các phiếu chi, phiếu thu, giấy tạm ứng, giấy báo nợ, báo có của ngân hàng.
Trờng hợp cán bộ phòng kế hoạch vật t trực tiếp ứng tiền đi mua vật liệu, kế toán tổng hợp theo dõi chi tiết cá nhân cán bộ đi mua hàng trên tài khoản 141 “
Tạm ứng ’’. Khi nghiệp vụ tạm ứng phát sinh, căn cứ vào đơn xin tạm ứng và phiếu tạm ứng, kế toán thanh toán viết phiếu chi và ghi sổ theo dõi.
Khi cần tạm ứng mua vật t, cán bộ cung ứng vật t viết giấy đề nghị tạm ứng trong đó ghi sổ lý do tạm ứng và số tiền cần tạm ứng.
Thực tế tại Xí nghiệp khoản tạm ứng này thờng là để thanh toán cho việc mua vật t tạm thời. Kế toán định khoản:
Nợ TK 152: (chi tiết) Nợ TK 133: Có TK 141: Phần tạm ứng Và ghi: Nợ TK 331: Có TK 111:
Để theo dõi tình hình thanh toán với ngời cung cấp nguyên vật liệu tại Xí nghiệp mở sổ chi tiết TK 331. Khi phát sinh các nghiệp vụ phải trả kế toán ghi Có TK 331 và Nợ TK liên quan. Căn cứ vào các chứng từ thanh toán nh: Phiếu chi tiền mặt, giấy báo Nợ ngân hàng, kế toán ghi Nợ TK 331 - Phải trả ngời bán và ghi có TK liên quan.
Vào cuối tháng kế toán tính ra số d của đơn vị cung cấp vật liệu dựa vào số d đầu tháng, tổng số phát sinh có và tổng số thanh toán phát sinh nợ.
b. Kế toán tổng hợp các trờng hợp xuất kho NL,VL
Hiệu quả của công tác quản lý vật t phải đợc biểu hiện qua tất cả các khâu nh thu mua, bảo quản, dự trữ và xuất dùng. Trong đó khâu xuất dùng là khâu quản lý cuối cùng rất quan trọng trớc khi vật liệu chuyển giá trị của nó vào giá trị của sản phẩm đợc sản xuất ra.
Mục tiêu hàng đầu của mỗi đơn vị sản xuất là hạ giá thành, lợi nhuận cao. Trong khi đó yếu tố chi phí về vật t lại chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm. Vì vậy kế toán phải xác định đợc chính xác giá trị từng loại vật t sử dụng là bao nhiêu và theo dõi vật liệu xuất dùng cho từng đối tợng để từ đó tìm ra biện pháp quản lý vật t có hiệu quả.
Vật liệu ở Xí nghiệp đợc xuất kho chủ yếu phục vụ cho sản xuất tại các phân xởng. Ngoài ra còn phục vụ cho xây lắp các công trình, một số ít vật liệu đợc xuất cho quản lý doanh nghiệp và sản xuất chung.
Vật liệu xuất kho sử dụng cho sản xuất hay xây lắp các công trình đều đợc lập phiếu xuất kho. Việc sử dụng nguyên vật liệu tại các phân xởng đợc theo dõi thông qua các nhân viên kinh tế tại phân xởng. Cuối tháng số liệu đợc tổng hợp lại để đa lên phòng kế toán.
Tại Xí nghiệp sử dụng TK 621, do vậy trị giá vật liệu xuất dùng trực tiếp cho sản xuất sản phẩm đợc tính vào TK này. Để hạch toán nghiệp vụ liên quan đến xuất vật t, kế toán sử dụng các tài khoản sau: TK 621, TK154, TK 627, TK 331, TK 241, TK 641, TK 642, TK 111
- Khi xuất NVL dùng cho sản xuất, căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán ghi: Nợ TK 621:
Có TK 152:
Ví dụ: Theo phiếu xuất kho số 29 ngày 23/3/2006 xuất thép tròn dùng cho sản xuất Bánh răng côn xoắn Benla, kế toán hạch toán :
Nợ TK621(chi tiết cho từng phân xởng) Có TK 152 (1521)
- Nếu nguyên vật liệu xuất thuê ngoài gia công chế biến, kế toán ghi: Nợ 154
Có TK 152
- Nếu nguyên vật liệu xuất dùng ở các phân xởng , kế toán ghi: Nợ TK 627( chi tiết cho từng phân xởng)
Có TK 152:
Ví dụ: Theo phiếu xuất kho số 37 ngày 25/3/2006 xuất dây pái tuýp mộc mỡ cho phân xởng A1, đơn giá 450.000 đồng, kế toán hạch toán:
Nợ TK 627(PXA1): 450.000 Có TK 152.2: 450.000
+ Ngày 14/3/2006 xuất phụ tùng thay thế cho phân xởng A4. Phiếu xuất số 80. Giá trị phụ tùng thay thế: 2.405.000, kế toán hạch toán: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Nợ TK 627 (PXA4): 2.405.000 Có TK 152: 2.405.000
- Trờng hợp xuất vật t cho bộ phận bán hàng, quản lý doanh nghiệp, kế toán ghi: Nợ TK 621:
Nợ TK 642:
Có TK 152: (chi tiết) Ví dụ:
+ Ngày 10/3/2006 xuất cho bộ phận hành chính 80 lít xăng đi công tác Thanh Hóa , tổng số tiền là: 880.000 đồng, kế toán hạch toán:
Nợ TK 642: 880.000 Có TK 152.3: 880.000
Để theo dõi số lợng vật t chuyển trong nội bộ, xí nghiệp đã sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ để làm căn cứ cho thủ kho ghi vào thẻ kho, kế toán ghi sổ chi tiết, làm chứng từ vận chuyển trên đờng.
Xí nghiệp cơ khí Z79
Địa chỉ: km 12- quốc lộ 1A- Thanh trì- Hà nội
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
Ngày 15/3/2006 Ngời vận chuyển: Trần Văn Đông
Phơng tiện vận chuyển: Giấy giới thiệu số 37/GT ngày 13/3/2006 Xuất tại kho: Xí nghiệp Cơ khí Z79
STT Diễn giải Mã số Đơn vị
tính Số lợng Đơn giá Thành tiền
Tài khoản hạch toán Thực xuất Thực nhập Nợ Có 1 Bánh răng côn xoắn benla Cái 2 6.800 13.600 155 152 2 Phôi quả dứa Kg 420 126.000 68.040.000 155 152 1% phí lu kho 680.536 Cộng 68.734.136
Xuất ngày 15/3/20016 Nhập ngày tháng năm
Ngời lập phiếu Thủ kho Ngời vận chuyển Thủ kho nhập
3. Quy trình hạch toán NVL tại xí nghiệp có thể khái quát bằng sơ đồ sau:
TK 138 (1381) TK 1381
NVL phát hiện thiếu khi kiểm kê chờ xử lý TK 411 TK 3381 TK 128, 222, TK 336 TK 338 (3381) (3381) Được cấp vốn bằng NVL
NVL phát hiện thừa khi kiểm kê chờ xử lý
Nhận lại vốn góp liên doanh bằng NVL
TK 412
Nhận NVL từ đơn vị nội bộ chuyển đến
NVL phát hiện thừa khi kiểm kê
TK 128, 222
Xuất NVL góp vốn liên doanh
TK 336
Xuất NVL giao cho đơn vị nội bộ
NVL thiếu khi kiểm kê (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
TK 412
Chênh lệch giảm do đánh giá lại
TK 112,112,331 TK 154
TK 111,112,141,. TK 152 TK 621,627,642
TK 111, 112, 331, 141
TK 154
Nhập kho NVL mua ngoài Xuất NVL dùng cho SXKD QL phân xưởng, QLDN
Chi phí thu mua, bốc xếp, vận chuyển NVL
Nhập kho NVL thuê ngoài gia công chế biến
NVL xuất thuê ngoài gia công
Giảm giá NVL mua vào
Nguyên vật liệu xuất dùng trong tháng sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau, tuy nhiên tại xí nghiệp Z79 vật liệu xuất chủ yếu dùng cho sản xuất và đợc phản ánh trên bảng phân bổ nguyên vật liệu.
Trong Bảng phân bổ này ghi Có TK 152 và ghi Nợ các tài khoản khác nh: TK154, TK627, TK641, TK 642,....
+ Kết cấu và nội dung chủ yếu của bảng phân bổ: Cột dọc phản ánh loại vật liệu xuất dùng trong tháng
Các dòng ngang phản ánh các đối tợng sử dụng vật liệu và công cụ, dụng cụ Cơ sở để lập bảng này: Căn cứ vào phiếu xuất kho tập hợp vào cuối tháng đối với từng loại vật liệu xuất dùng sau đó tập hợp các phiếu xuất theo từng đối t- ợng sử dụng, sổ chi tiết, phiếu định khoản sau đó tổng hợp số liệu ghi vào bảng phân bổ.
Bảng 1: Bảng phân bổ vật liệu Tháng 3 năm 2006 Đơn vị tính: Nghìn đồng TT Ghi có các TK Ghi nợ các TK 152.1 152.2 152.3 152.4 152.5 152.6 Cộng152 TK 154.5 TK 153 1 TK 621 476.263 9.340 35.090 122 0 2.000 522.815 8.569 Phân xởng A1 53.316 Phân xởng A2 7.840 217 Phân xởng A3 95.548 1.249 122 Phân xởng A4 319.559 7.874 35.090 2 TK 627 3.087 5.810 13.174 19.360 855 42.286 33 12.648 Phân xởng A1 71 185 4.912 2.051 7.219 3.891 Phân xởng A2 4.721 4.846 13.302 22.869 1.455 Phân xởng A3 176 2.901 4.007 7.084 2.954 Phân xởng A4 3.015 728 515 4.258 3.578 3 TK627S/C,bảo quản 419 222 855 1.496 769 4 TK 331 110.999 110.999 TK 241 1.464 1.464 TK 641 19 4.478 4.497 TK 642 8.650 5.699 85 718 15.152 TK 111 50 100 150 TK 154.2 166.039 Cộng 591.813 24.288 58.763 19.567 2.428 2.000 698.859 166.072 21.218
3. Sổ kế toán
a. Sổ tổng hợp
Khi tiến hành hạch toán nguyên vật liệu, kế toán căn cứ vào các chứng từ nh hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho và các chứng từ liên quan khác để ghi sổ kế toán tổng hợp nguyên vật liệu. Do áp dụng hình thức kế toán nhật ký chứng từ, đồng thời phù hợp với yêu cầu quản lý nguyên vật liệu nên công tác kế toán tổng hợp vật liệu ở xí nghiệp đã thực hiện trên nhiều sổ kế toán. Đối với các nghiệp vụ nhập vật liệu thì việc ghi sổ kế toán đợc thực hiện nh sau :
Những nghiệp vụ có định khoản kế toán liên quan đến bên có, nợ TK 331- phải trả cho ngời bán. trớc hết đợc phản ánh vào sổ chi tiết thanh toán với ngời bán, cuối tháng cộng số liệu trên sổ chi tiết thanh toán với ngời bán, ghi vào nhật ký chứng từ số 5- Ghi Có TK 331- Phải trả cho ngời bán. Cuối tháng cộng sổ nhật ký chứng từ số 5 đối chiếu với các sổ kế toán có liên quan để đảm bảo số liệu chính xác. Sau đó căn cứ cột ghi Có TK 331, Nợ TK 152 lấy số liệu ghi vào sổ cái TK 152- Nguyên liệu, vật liệu. Đồng thời ghi vào bảng kê số 3- Tính giá thành thực tế nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ.
Những nghiệp kinh tế có định khoản kế toán liên quan đến bên có TK 111 đợc phản ánh ở nhật ký chứng từ số 1- Ghi Có TK 111- Tiền mặt. Cuối tháng cộng sổ nhật ký chứng từ số 1, lấy số tổng cộng ở cột ghi có TK 111, ghi nợ TK 152 để ghi vào sổ cái TK 152. Đồng thời ghi vào bảng kê số 3- Tính giá thành thực