I. Sự cần thiết phải hoàn thiện và yêu cầu của sự hoàn thiện
1.Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu
Mục tiêu hàng đầu của mỗi đơn vị sản xuất là hạ giá thành, lợi nhuận cao. Trong khi đó yếu tố chi phí về vật t lại chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm. Vì vậy kế toán phải xác định đợc chính xác giá trị từng loại vật t sử dụng là bao nhiêu và theo dõi vật liệu xuất dùng cho từng đối tợng để từ đó tìm ra biện pháp quản lý vật t có hiệu quả. Từ đó đề xuất các biện pháp nhằm phát huy các điểm mạnh và khắc phục các điểm yếu để thúc đẩy quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp ngày càng có hiệu quả cao hơn.
Công tác quản lý nguyên vật liệu đóng vai trò hết sức quan trọng trong việc phục vụ cho yêu cầu phân tích, đánh giá tình hình cung cấp, sử dụng vật liệu trong xí nghiệp. Do đó sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu xuất phát từ các điểm sau:
Thứ nhất: Do nhu cầu thị trờng này càng phức tạp và đa dạng ngày càng cao hơn, do khả năng cạnh tranh trên thị trờng ngày càng quyết liệt nên việc tiết kiệm nguyên vật liệu trong sản xuất nhằm hạ giá thành sản phẩm và thực hiện tốt kế hoạch SXKD là một công việc quan trọng nhằm đẩy mạnh khối lợng sản phẩm bán ra dẫn đến tăng doanh thu tiêu thụ sản phẩm, để nâng cao lợi nhuận cho xí nghiệp.
Thứ hai: Xuất phát từ công tác quản lý và nhiệm vụ của công tác kế toán nguyên vật liệu.
Thứ ba: Xuất phát thực tế, trong năm 2006 hệ thống kế toán có nhiều đổi mới và có sự hoàn thiện hơn rất nhiều so với các năm trớc. Bên cạnh đó quy mô sản xuất của xí nghiệp ngày càng mở rộng. Các mặt hàng sản xuất ngày càng đa dạng và phong phú. Việc quản lý nguyên vật liệu cần phải đợc coi trọng hơn.
Chính vì vậy công tác kế toán nguyên vật liệu ngày càng đóng vai trò quan trọng. Để phục vụ tốt hơn và đáp ứng ngày càng cao yêu cầu của Ban giám đốc thì việc hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu là không thể thiếu đợc.
2. Yêu cầu của việc hoàn thiện
Việc hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu phải đảm bảo các yêu cầu sau:
- Quản lý chặt chẽ đợc tình hình cung cấp, bảo quản, dự trữ, sử dụng vật liệu. - Góp phần vào việc thực hiện tốt các nguyên tắc hạch toán của xí nghiệp.
- Phát huy đợc những u điểm và hạn chế đợc những tồn tại trong công tác quản lý nguyên vật liệu nhằm thúc đẩy quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh mang lại hiệu quả kinh tế cao.
- Phù hợp với yêu cầu sản xuất kinh doanh và quản lý chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm của xí nghiệp.
- Đảm bảo tính khoa học, tính khả thi và tính hiệu quả cao.
II. Đánh giá chung về công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp cơ khí Z79
1. Những u điểm trong công tác kế toán nguyên vật liệu:
Muốn tồn tại và phát triển trong nền kinh tế thị trờng đòi hỏi các doanh nghiệp kinh doanh có hiệu quả, thu nhập bù đắp chi phí vẫn còn có lãi. Đây là một thách thức lớn đối với xí nghiệp, song với đội ngũ lãnh đạo sáng suốt, nhạy bén với kinh tế thị trờng và đội ngũ cán bộ công nhân viên có quyết tâm cao, xí nghiệp đã bắt nhịp rất nhanh với các qui luật của nền kinh tế thị trờng và chính sách của Nhà nớc. Bởi vậy xí nghiệp không ngừng đứng vững và ngày càng mở rộng và phát triển ngày càng quy mô trong nền kinh tế thị trờng. Đây là một thành tích rất lớn với xí nghiệp .
Cùng với sự lớn mạnh của xí nghiệp, bộ máy kế toán ngày càng đợc hoàn thiện hơn, đặc biệt là hạch toán nguyên vật liệu. Những yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất nh: nguyên vật liệu, tài sản cố định... phải mua ngoài thị trờng cho nên đòi hỏi kế toán phải phản ánh kịp thời chính xác. Đối với vật liệu kế toán đã phản ánh đợc cả đợc cả mặt số lợng và mặt giá trị, trong đó kế toán luôn
chú ý đến mặt giá trị của vật liệu ở từng thời điểm bởi giá cả thị trờng luôn biến động. Do đó việc quản lý nguyên vật liệu một cách khoa học, sử dụng hợp lý, hạch toán đầy đủ đúng đắn sẽ là cơ sở của việc tiết kiệm chi phí và hạ giá thành sản phẩm. Để làm đợc nh vậy xí nghiệp luôn cải tiến công tác quản lý và hạch toán của mình.
Để quản lý vật liệu nhập kho, xí nghiệp đã có hệ thống kho tàng khá tốt, đội ngũ cán bộ có tinh thần trách nhiệm cao, đảm bảo tài sản của xí nghiệp không bị hao hụt mất mát, luôn tổ chức phân loại nguyên vật liệu một cách khoa học. Trên cơ sở phân loại này các nhà quản lý có những biện pháp sử dụng hiệu quả hơn từng loại nguyên vật liệu.
Công tác xây dựng kế hoạch thu mua vật t hàng tháng đợc các phòng ban của đơn vị thực hiện một cách khá tốt. Khối lợng vật t sử dụng đa dạng, nhiều chủng loại mà vẫn đáp ứng đợc đầy đủ cho quá trình sản xuất kinh doanh của đơn vị luôn đợc đảm bảo liên tục.
Bộ phận vận chuyển, bảo quản luôn thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ của mình. Đơn vị đã tổ chức bộ phận vận tải riêng đã giảm bớt ít nhiều chi phí mà đơn vị phải bỏ ra để thuê vận chuyển. Vật t khi về đơn vị đợc bảo quản tốt với hệ thống kho rộng và thuận lợi.
Trong khâu sử dụng: nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu ở các phân xởng đều đợc kiểm tra xét duyệt trên cơ sở nhiệm vụ xuất.
Việc áp dụng phơng pháp kế toán hàng tồn kho theo phơng pháp khai thờng xuyên, tính giá vật liệu theo phơng pháp giá bình quân là phù hợp với xí nghiệp, đáp ứng đợc yêu cầu theo dõi thờng xuyên tình hình biến động vật t, tiền vốn. Việc sử dụng phơng pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu giúp cho việc ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, dễ đối chiếu.
Xí nghiệp đã nhanh chóng tiếp thu và vận dụng chế độ kế toán mới do Nhà nớc ban hành vào thực tiễn công tác hạch toán nguyên vật liệu. Một mặt xí nghiệp tuân thủ các chế độ kế toán mới ban hành, mặt khác phản ánh một cách kịp thời đầy đủ tình hình nhập, xuất, tồn vật t cung cấp số liệu cho việc tập hợp chi phí
và tính giá thành. Tạo điều kiện thuận lợi cho hạch toán kế toán đợc chính xác nhanh gọn. Xí nghiệp đã vận dụng linh hoạt các quy định trong chế độ vào thực tế sản xuất kinh doanh để tạo các biểu mẫu chứng từ phù hợp nhất hỗ trợ công tác quản lý nguyên vật liệu đạt hiệu quả cao hơn.
Việc áp dụng hình thức nhật ký chứng từ nh hiện nay xí nghiệp ở là rất phù hợp với quy mô sản xuất, trình độ quản lý, trình độ hạch toán của xí nghiệp. Đây là một hình thức kế toán cho phép phân công công việc đợc dễ dàng thuật tiện.
Sự phát triển của nền kinh tế thị trờng đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải luôn tìm cách đổi mới, hoàn thiện mình, phát huy những mặt mạnh, hạn chế và loại bỏ những điểm yếu đã tồn tại và thắng thế trong cạnh tranh. Với xu thế chung nh vậy Xí nghiệp Cơ khí Z79 đang cố gắng khắc phục những khó khăn trớc mắt, nâng cao hiệu quả công tác quản lý, đầu t đổi mới công nghệ sản xuất, nâng cao năng suất lao động và chất lợng sản phẩm sản xuất ra, tạo công ăn việc làm ổn định và thu nhập cho ngời lao động.
2. Những tồn tại cần phải hoàn thiện
2.1.Về công tác quản lý vật liệu
Để phục vụ cho sản xuất kinh doanh, xí nghiệp phải sử dụng rất nhiều loại vật liệu, trong mỗi loại lại có nhiều nhóm, trong mỗi nhóm lại có nhiều quy cách khác nhau. Trong khi đó xí nghiệp cha có biện pháp quản lý vật t để thuận tiện cho việc nhận biết NVL một cách tốt nhất.
2.2.Về thủ tục xuất kho nguyên vật liệu:
Mặc dù đã xây dựng đợc định mức vật t cho một đơn vị sản phẩm nhng khi (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
xuất vật t Xí nghiệp vẫn cha sử dụng phiếu xuất vật t theo hạn mức để tiện cho việc theo dõi số lợng vật t xuất kho và tình hình sử dụng vật t theo nh định mức đã xây dựng.
Việc xuất vật t trong Xí nghiệp tơng đối nhiều và thờng xuyên. Nếu sử dụng chứng từ ban đầu là Phiếu xuất kho nh hiện nay thì phải ghi khá nhiều phiếu. Bởi vì những chứng từ này chỉ có hiệu lực một lần. Do vậy mỗi lần xin lĩnh vật
t lại phải lập phiếu mới, trong khi đó tại Xí nghiệp đã có định mức tiêu hao vật t cho mỗi loại sản phẩm.
3. Về công tác quản lý hàng tồn kho
Trên thực tế xí nghiệp cơ khí Z79 mới chỉ tiến hành trích lập và theo dõi dự phòng giảm giá hàng tồn kho đối với hàng hóa, thành phẩm. Do đặc thù kinh doanh của xí nghiệp là khối lợng nguyên vật liệu rất lớn, nhng xí nghiệp lại cha lập dự phòng giảm giá đối với NVL. Đồng thời với mục tiêu mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh, khối lợng nguyên vật liệu ngày càng tăng lên. Trong khi đó giá nguyên vật liệu trên thị trờng luôn luôn biến động, do đó chỉ cần biến động nhỏ trên thị trờng cũng có thể ảnh hởng đến quá trình sản xuất kinh doanh. Điều này có ảnh hởng đến lợi ích của xí nghiệp
4. Về công tác kế toán chi tiết nguyên vật liệu:
ở xí nghiệp do khối lợng vật t nhập xuất gồm nhiều chủng loại, quy cách phẩm chất khác nhau, mặc dù đang áp dụng phơng pháp ghi thẻ song song nhng cuối tháng kế toán nguyên vật liệu vẫn cha lập “Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn vật liệu” để thuận tiện cho việc theo dõi kịp thời phục vụ cho công tác kiểm tra đối chiếu số liệu.
II. Một số đề xuất hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu
Để công tác kế toán và quản lý nguyên vật liệu đợc hoàn thiện hơn, góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, Xí nghiệp cần phải khắc phục những mặt còn hạn chế. Sau thời gian thực tập tại Xí nghiệp cùng với những kiến thức đã có của mình em xin đợc mạnh dạn đa ra một số ý kiến để có thể góp phần hoàn thiện công tác kế toán vật liệu tại đơn vị nh sau:
1. Lập sổ danh điểm vật liệu:
Để đảm bảo nhu cầu vật liệu cho quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp tiến hành đợc thờng xuyên, liên tục không bị gián đoạn và quản lý nguyên vật liệu một cách chặt chẽ cần phải nhận biết một cách cụ thể về số hiện có và tình hình biến động của từng thứ vật liệu đợc sử dụng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Bởi vậy các vật liệu cần phải đợc phân chia một cách chi tiết tỷ mỉ hơn theo tính năng lý, hóa, theo quy cách phẩm chất của vật liệu. Việc phân chia này đợc thực hiện trên cơ sở xây dựng và lập sổ danh điểm vật liệu.
Sổ danh điểm vật liệu là sổ tập hợp toàn bộ các loại vật liệu mà xí nghiệp đã và đang sử dụng. Sổ danh điểm vật liệu phản ánh đến từng loại, từng nhóm, từng thứ, từng quy cách một cách có hệ thống và rõ ràng giúp cho việc quản lý vật liệu đợc chặt chẽ và dễ dàng. Theo sổ danh điểm này thì mỗi loại , mỗi nhóm, mỗi thứ vật liệu đợc mã hoá một mã số riêng và đợc sắp xếp một cách có trật tự, cho nên rất thuận tiện cho việc tìm kiếm những thông tin về một loại, một nhóm, một thứ vật liệu nào đó. Chính vì vậy để đảm bảo thuận tiện, tránh nhầm lẫn cho công tác quản lý và hạch toán về số lợng, giá trị đối với từng vật liệu, xí nghiệp nên lập sổ điểm danh vật t.
Xuất phát từ những u điểm trên của việc sử dụng sổ danh điểm vật t và thực trạng sản xuất của xí nghiệp có sử dụng nhiều loại nguyên vật liệu, mỗi loại lại có nhiều nhóm, mỗi nhóm lại rất phong phú về mẫu mã quy cách. Cho nên việc sử dụng sổ danh điểm vật t là rất cần thiết.
Trớc hết, để xây dựng đợc sổ danh điểm vật t, xí nghiệp phải xây dựng đợc bộ mã vật t một cách chính xác, đầy đủ, không trùng lặp, có dự trữ để bổ xung những mã vật liệu đợc thuận tiện và hợp lý. Xí nghiệp có thể xây dựng mẫu mã vật t dựa vào những đặc điểm sau:
- Dựa vào loại vật liệu.
- Dựa vào nhóm vật liệu trong mỗi loại. - Dựa vào số thứ vật liệu trong mỗi nhóm. - Dựa vào số quy cách vật liệu trong mỗi thứ.
Căn cứ để xây dựng bộ mã vật liệu là dựa trên số hiệu các tài khoản cấp II của tài khoản 152 nhng trong xí nghiệp nên chỉ áp dụng đối với
- Vật liệu chính: 152.1 - Vật liệu phụ: 152.2 - Nhiên liệu : 152.3 - phụ tùng thay thế: 152.4
Ta sử dụng một chữ số để biểu thị cho nhóm và đặt mã nh sau: * Đối với vật liệu chính:
+ Nhóm thép: 152.1- 1 + Nhóm Vòng bi: 152.1- 2 + Nhóm phôi : 152.1- 3 + Nhóm tôn: 152.1- 4 * Đối với vật liệu phụ :
+ Nhóm: Cáp 152.2- 1 + Nhóm vật liệu khác: 152.2- 2 * Đối với nhiên liệu :
+ Nhóm xăng : 152.3- 1 +Mỡ lắp : 152.3-2 + Nhóm dầu : 152.3-3 * Đối với phụ tùng thay thế:
Trên đây là mã vật t của nhóm, ta cần phải lập mã vật t cho từng thứ, từng quy cách. Chúng ta nhận thấy xí nghiệp sử dụng vật t mỗi nhóm cũng không thể vợt quá 1000 thứ cho nên ta dùng 3 chữ số để biểu thị thứ. Còn trong mỗi thứ cũng không thể có quá 100 quy cách do vậy ta dùng hai chữ số để biểu thị quy cách. Nh vậy mỗi mã vật liệu sã bao gồm 10 chữ số, trong đó 4 số đầu là số hiệu tài khoản cấp hai, một số sau biểu thị nhóm, ba số tiếp theo biểu thị thứ và hai số cuối cùng biểu thị quy cách.
Ví dụ:
Lập sổ danh điểm vật liệu chính của xí nghiệp nh sau: Xí nghiệp cơ khí Z79
Sổ danh điểm vật liệu
Loại vật liệu chính- ký hiệu 152.1
Nhóm Ký hiệu danh điểm
vật t
Tên, nhãn hiệu, quy cách (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
vật liệu đơn vị tính 152.1-1 152.1-1-001 152.1-1-002 152.1-1-003 152.1-1-004 Thép tròn Thép lá Thép tấm Thép ống Kg Kg Kg Kg 152.1-2 152.1-2-001 152.1-2-002 152.1-2-003 152.1-2-004 152.1-2-005 Vòng bi 6205 Vòng bi 6206 Vòng bi 6208 Vòng bi 6217 Vòng bi 6234 Cái Cái Cái cái Cái
152.1-3 152.1-3-001 152.1-3-002 152.1-3-003 152.1-3-004 152.1-3-005 Phôi ty sứ Phôi con lăn
Phôi bánh răng côn xoắn phôi quả dứa benla Phôi vành chậu benla
Kg Kg Kg Kg Kg 152.1-4 152.1-4-001 152.1-4-002 152.1-4-003 Tôn tấm Tôn inôx Tôn φ Cái Cái Cái
2. Hoàn thiện thủ tục xuất kho nguyên vật liệu
Để khắc phục tồn tại trên, Xí nghiệp nên tạo lập hệ thống sổ đề nghị lĩnh vật t cho bộ phận kế hoạch ký duyệt. Xí nghiệp có thể sử dụng Phiếu xuất kho vật
t theo hạn mức. Phiếu này đợc sử dụng để theo dõi số lợng vật t xuất kho trong
trờng hợp lập phiếu xuất một lần theo định mức nhng xuất kho nhiều lần trong tháng. Phân xởng xin lĩnh vật t sau khi đợc bộ phận kế hoạch ký duyệt vào