PHẦN MỀM KẾ TOÁN CẢNH BÁO & QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP SAS INNOVA 8.0

Phân hệ nghiệp vụ và mối quan hệ các phân hệ của SAS INNOVA 8.0 1.1 Phân hệ nghiệp vụ: SAS INNOVA 8.0 có các phân hệ nghiệp vụ sau Khai báo tham số hệ thống Hệ thống Cảnh báo Quản trị

MỤC LỤC

PHẦN MỀM KẾ TOÁN CẢNH BÁO & QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP SAS

INNOVA 8.0 4

1 TÍNH NĂNG NỔI BẬT CỦA PHẦN MỀM SAS INNOVA 8.0 4

2 CÁC CHỨC NĂNG CHÍNH CỦA SAS INNOVA 8.0 6

Chương 1: CÀI ĐẶT SAS INNOVA 8.0 8

1 Cách cài đặt phần mềm SAS INNOVA 8.0 8

2 Kết nối dữ liệu, trong trường hợp bị ngắt dữ liệu 13

3 Yêu cầu cấu hình tối thiểu cho máy tính cài đặt SAS INNOVA 8.0 16

Chương 2: GIỚI THIỆU CHUNG 17

1 Phân hệ nghiệp vụ và mối quan hệ các phân hệ của SAS INNOVA 8.0 17

1.1 Phân hệ nghiệp vụ: SAS INNOVA 8.0 có các phân hệ nghiệp vụ sau 17

1.2 Mối liên hệ giữa các phân hệ trong SAS INNOVA 8.0 17

2 Các chứng từ, báo cáo chính của SAS INNOVA 8.0 18

3 Lựa chọn phương án tổ chức thông tin 20

3.1 Lựa chọn tương ứng với các danh mục 20

3.2 Tổ chức thông tin để quản lý các đơn vị thành viên và tổng hợp toàn công ty 23

4 Chứng từ trùng và khử chứng từ trùng trong SAS INNOVA8.0 24

4.1 Quy định về cập nhật chứng từ trùng, liên quan đồng thời tới tiền mặt và tiền gửi ngân hàng 24

4.2 Quy định cập nhật chứng từ trùng liên quan đến nghiệp vụ mua hàng, bán hàng thanh toán tiền ngay 24

Chương 3: KHỞI ĐỘNG LÀM VIỆC VỚI SAS INNOVA 8.0 25

1 Các phím chức năng sử dụng trong SAS INNOVA 8.0 25

2 Các công việc chuẩn bị 25

2.1 Lựa chọn hình thức ghi chép sổ sách kế toán 25

2.2 Hệ thống, quy trình nghiệp vụ hạch toán nội bộ 26

2.3 Danh mục sử dụng trong SAS INNOVA 8.0 26

2.3.1 Danh mục tài khoản 27

2.3.2 Danh mục ngoại tệ, tỷ giá 28

2.3.3 Danh mục đơn vị cơ sở 28

2.3.4 Danh mục nghiệp vụ hạch toán 28

2.3.5 Danh mục khách hàng, nhà cung cấp 29

2.3.6 Danh mục khách hàng 31

2.3.7 Danh mục vụ việc hợp đồng 32

2.3.8 Danh mục kho hàng 33

2.3.9 Danh mục nhóm hàng hoá vật tư 34

2.3.10 Danh mục hàng hoá vật tư 35

2.3.11 Danh mục bộ phận nhân viên bán hàng 37

2.3.12 Danh mục giá bán 38

2.3.13 Danh mục và phân quyền trạng thái chứng từ 38

2.3.14 Đổi mã và ghép mã các danh điểm trong các danh mục từ điển 38

3 Các thao tác khi cập nhật chứng từ 39

3.1 Kết cấu chung của một màn hình nhập chứng từ 39

3.2 Các thao tác xử lý khi cập nhật chứng từ 39

3.3 Quy trình vào mới một chứng từ 39

3.4 Tiện ích khi cập nhật chứng từ 40

4 Báo cáo trong SAS INNOVA 8.0 41

4.1 Quy trình chung lên báo cáo 41

4.2 Một số điểm cần lưu ý khi lên và xem báo cáo 41

Chương 4: CÁC PHÂN HỆ KẾ TOÁN TRONG SAS INNOVA 8.0 42

1 Phân hệ Hệ thống 42

1.1 Chức năng: 42

1.2 Chức năng các Icon ở thanh công cụ 42

1.3 Khai báo trường cho các danh mục 43

1.4 Chức năng bảo trì và kiểm tra số liệu 43

1.5 Chức năng kiểm tra giữa Sổ kho và Sổ cái 44

1.6 Chức năng Kiểm tra HĐ GTGT đầu vào 44

1.7 Chức năng sao chép vào/ ra số liệu 44

1.8 Chức năng lưu trữ (Back up) số liệu 44

1.9 Quản trị người sử dụng 45

1.10 Khai báo các tham số tuỳ chọn 47

1.11 Khai báo năm tài chính 52

1.12 Danh sách màn hình nhập chứng từ 52

2 Phân hệ Tổng hợp 54

2.1 Giới thiệu chung 54

2.2 Cập nhật số liệu 55

2.2.1 Phiếu kế toán 55

2.2.2 Cập nhật số dư đầu năm 57

2.2.3 Khai báo bút toán phân bổ kết chuyển tự động 58

2.2.4 Khai báo cảnh báo trên chứng từ 60

2.2.5 Khai báo cảnh báo dạng hạn mức 61

2.3 Báo cáo tổng hợp 63

3 Phân hệ kế toán Vốn bằng tiền 64

3.1 Giới thiệu chung 64

3.2 Cập nhật số liệu 65

3.3 Báo cáo kế toán vốn bằng tiền 71

4 Phân hệ kế toán Bán hàng (Bán hàng và công nợ phải thu) 71

5 Phân hệ kế toán Mua hàng (Mua hàng và công nợ phải trả) 83

5.1 Chức năng 83

5.2 Sơ đồ tổ chức 83

5.3 Cập nhật số liệu 84

5.4 Báo cáo 91

6 Phân hệ Vật tư hàng hoá 92

6.1 Chức năng 92

6.2 Sơ đồ tổ chức 92

6.3 Cập nhật số liệu 92

6.6 Báo cáo 100

7 Phân hệ Giá thành 100

7.1 Phân loại và Lựa chọn phương án tính giá thành 100

7.2 Gía thành giản đơn 101

7.3 Giá thành định mức (giá thành quản trị) 109

7.4 Phương pháp tính giá thành hệ số 116

7.5 Báo cáo chi phí giá thành 120

8 Phân hệ Tài sản cố định 121

8.1 Chức năng 121

8.2 Khai báo thông tin về Tài sản cố định 121

8.3 Danh mục tài sản cố định 122

8.4 Tính khấu hao tháng và điều chỉnh khấu hao tháng 124

8.5 Phân bổ khấu hao 124

8.6 Khai báo thôi khấu hao tài sản 124

8.7 Khai báo giảm TSCĐ 125

8.8 Các báo cáo phân hệ TSCD 125

8.9 Ứng dụng vào quản lý CCDC phân bổ nhiều lần 126

9 Phân hệ Báo cáo thuế 127

9.1 Phân hệ kế toán thuế 127

9.2 Báo cáo thuế GTGT đầu vào 127

9.3 Báo cáo thuế GTGT đầu ra 128

9.4 Báo cáo thuế 129

10 Phân hệ báo cáo tài chính 129

10.1 Giới thiệu báo cáo tài chính theo các Thông tư và Quyết định Nhà nước ban hành trên phần mềm kế toán SAS INNOVA 8.0 129

10.2 Một số chú ý trước khi lên báo cáo tài chính: 130

11 Phân hệ Quản trị doanh nghiệp 134

PHẦN MỀM KẾ TOÁN CẢNH BÁO & QUẢN TRỊ

DOANH NGHIỆP SAS INNOVA 8.0

nh

Phần mềm SAS INNOVA 8.0 là phần mềm cảnh báo và quản trị DN, cảnh báo trên các phương diện:

Một số cảnh báo thiết lập sẵn trên SAS INNOVA 8.0:

 Cảnh báo mã số thuế doanh nghiệp bỏ trốn hay còn hoạt động, nhập đúng MST hay chưa

 Cảnh báo về chi phí tiếp thị quảng cáo giữa THỰC TẾ >< LUẬT

điều lệ

 Cảnh báo về Hóa đơn xuất hàng bán trước ngày hóa đơn nhập về

 Cảnh báo về Thu/Chi tiền mặt quá 20 triệu

 Cảnh báo về Chi qua ngân hàng quá 500 triệu => Cảnh báo Giám đốc duyệt

 Cảnh báo về Mua hàng có giá trị quá 500 triệu => Cảnh báo Giám đốc duyệt

 Cảnh báo về Phiếu kế toán hạch toán bù trừ công nợ => Tự động nhắc nhở phải làm biên bản xác nhận để làm chứng từ gốc

 Cảnh báo về Xử lý chênh lệch TK 152 => Tự động cảnh báo bút toán chỉ thay đổi về giá trị chứ số lượng không đổi

 Cảnh báo về Hàng bán có giá Bán < giá v

Tự do mở rộng hoặc thay đổi những cảnh báo của Doanh nghiệp cũng như những thay đổi của chính sách Nhà nước

 Tự động lập chứng từ Thu/Chi khi Mua/Bán hàng hoá

 Quản lý số liệu kế toán theo nhiều đơn vị, nhiều xí nghiệp thành viên, nhiều mảng hoạt động

 Tính giá thành sản phẩm sản xuất liên tục hoặc theo đơn đặt hàng Phương pháp có thể áp dụng: Giản đơn, Phân bước, Hệ số và Định mức

 Quản lý được nhiều loại tiền tệ với tỷ giá thay đổi hàng ngày: VND, USD, EURO,

 Khả năng sử dụng hai ngôn ngữ Anh-Việt song song …

Cơ sở dữ liệu ứng dụng công nghệ SQL SERVER

 Cơ sở dữ liệu sử dụng MS SQL*Server 2000: CSDL cho phép tính toán và kết nối giữa nhiều CSDL

 Tăng cường tối đa khả năng tính toán của mạng LAN: tính toán hoàn toàn theo mô hình Client/Server (khách/chủ) Một số tính toán sẽ do Máy chủ

đảm nhiệm và một số tính toán sẽ tận dụng khả năng của máy trạm Giảm tải cho máy chủ CSDL

 Khả năng truy cập song song tối đa trên CSDL: hàng chục cho tới trăm người truy cập đồng thời vào máy chủ CSDL, vẫn đảm bảo tốc độ truy cập

và chia sẻ thông tin phù hợp với chức năng và quyền hạn của người sử dụng

 Khả năng bảo mật ở nhiều lớp: lớp mạng, lớp hệ điều hành, lớp CSDL và lớp ứng dụng

 Khả năng xử lý khối lượng dữ liệu lớn: CSDL MS SQL*Server 2000 của Microsoft có khả năng lưu đến hàng Terabytes, số lượng bản ghi tới hàng

tỷ Đảm bảo an toàn cho các doanh nghiệp vừa và lớn không bị ngưng trệ bất kỳ lúc nào

2 CÁC CHỨC NĂNG CHÍNH CỦA SAS INNOVA 8.0

Cảnh báo

 Cho phép thiết lập sẵn các giao dịch, các nghiệp vụ bằng các khoản mục, các định mức, các con số Khi người sử dụng thực hiện các giao dịch, các nghiệp vụ ở các phân hệ của chương trình phần mềm SAS INNOVA 8.0 thì sẽ tự động đưa ra các CẢNH BÁO, NHẮC NHỞ với từng Người sử dụng, giúp người sử dụng tránh sai sót, có quyết định đúng

Vốn bằng tiền

 Quản lý, lưu trữ chứng từ tiền mặt, ngân hàng Truy xuất ngân quỹ tiền mặt, ngân hàng tức thời, quản lý phát sinh ngoại tệ, tỷ giá ngoại tệ từng ngày Cho phép theo dõi thanh toán tiền theo khách hàng, theo từng hoá đơn, đưa ra các cảnh báo chi vượt (nếu được xây dựng cảnh báo)

 Kê khai thuế GTGT đầu vào

Kế toán bán hàng

 Theo dõi tình hình bán hàng: số lượng, giá trị hàng hoá tồn kho và bán hàng Đánh giá lãi/lỗ theo sản phẩm, hàng hoá, vật tư Theo dõi thanh toán công nợ của từng khách hàng

 Theo dõi công nợ phải thu chi tiết từng khách hàng, theo từng lần phát sinh giao dịch, theo dõi hạn thanh toán, bù trừ công nợ…

 Kê khai thuế GTGT đầu ra

 Cho phép in trực tiếp Hóa đơn giá trị tăng

Kế toán vật tư hàng hóa

 Theo dõi tình hình nhập-xuất-tồn hàng hoá, vật tư thành phẩm Có nhiều phương pháp tính giá vốn hàng hàng tồn kho như: NTXT, TB Tháng, TB di động, Giá đích danh Có thể áp dụng phương pháp tính giá vốn đến từng hàng hoá, vật tư

Kế toán tài sản cố định và công cụ dụng cụ

 Quản lý chi tiết từng tài sản, công cụ theo bộ phận sử dụng, theo nguồn hình thành tài sản, theo mục đích sử dụng, cho từng lần tăng nguyên giá đặc biệt tự động tính khấu hao theo ngày, tháng và định khoản chi phí khấu hao tài sản cố định hoặc chi phí khấu hao theo mã vụ việc

 Quản lý công cụ dụng cụ được khai báo trích phân bổ vào chi phí cho các kỳ

Kế toán chi phí, tính giá thành sản phẩm

 Theo dõi chi phí, tập hợp chi phí đến từng sản phẩm, phân tích chi phí theo khoản mục, yếu tố, tự động phân bổ, kết chuyển chi phí và tính giá thành sản phẩm Khả năng tính giá thành cho từng công đoạn cũng như sản phẩm cuối cùng

Phương pháp áp dụng: hệ số, định mức, giản đơn và giá thành phân bước

Báo cáo, kế toán tài chính tổng hợp

 Tự động kết sinh các báo cáo, sổ kế toán theo qui định mới nhất của Bộ Tài Chính (khoảng 500 báo cáo các loại đã được thiết kế sẵn và dễ dàng sửa đổi) Tạo báo cáo động, truy vấn báo cáo động theo các tiêu chí quản lý Cho phép tổng hợp số liệu kế toán ở mức từng công ty, từng mảng hoạt động Cho phép tổng hợp từ các công ty thành viên, từ các chi nhánh, các mảng hoạt động

Chương 1: CÀI ĐẶT SAS INNOVA 8.0

Để cài đặt SAS INNOVA 8.0 bạn cần phải có bộ cài đặt SAS INNOVA 8.0 và bộ cài SQL Server 2000 hoặc SQL Server2005

1 Cách cài đặt phần mềm SAS INNOVA 8.0

Bước 1: Chạy file SASINNOVA 8.0.exe trong bộ cài (hoặc đĩa cài đặt phần mềm

SAS INNOVA 8.0)

Tiếp theo chọn “Next”

Chọn “I accept the terms in the license agreement”

Ở màn hình này cho phép chọn cài thư mục của chương trình vào ổ nào trong máy tính Mặc định chương trình đang cài vào ổ D:\SAS INNOVA 80

Nếu muốn cài sang ổ khác thì vào mục “Change ”

Nếu chọn “Complete” chương trình sẽ cài ở chế độ mặc định trong đó vừa cài MSDE

vừa cài phần mềm SAS INNOVA 8.0

Nếu trước đó máy tính đã cài SQL Server2000 hoặc SQL Server 2005 rồi thì khi cài phần mềm SAS INNOVA 8.0 ta chọn chế độ “Custom”

Bỏ cài MSDE đi (như hình)

Tiếp theo chọn “Install” để cài đặt chương trình

Bước 2: Sau khi cài đặt xong chương trình Khởi động lại máy tính

Bước 3: Sau đó vào lại máy tính chạy chương trình bằng biểu tượng ngoài màn hình

Máy chủ SQL server = Tên máy +‟\SAS‟ (hoặc xem trên SQL server service

- Chọn “Tạo CSDL có sẵn” với các thông tin

Cơ sở dữ liệu =‟SASINNOVA80‟

Thư mục: chọn file „SASINNOVA80.mdf‟ trong thư mục “Data” của chương trình

 chọn “Tạo mới”  chương trình thông báo thành công  chọn „Huỷ bỏ” để vào màn hình “Quản trị dữ liệu”

- Hoặc gõ tên máy chủ SQL (xem ở SQL server service Manager) và chọn CSDL

=“SASINNOVA80” -> „Nhận‟

Bước 4: Vào chương trình với User name = 'ABC', Pass = '

2 Kết nối dữ liệu, trong trường hợp bị ngắt dữ liệu

Kết nối dữ liệu phần mềm SAS INNOVA 8.0 vào cơ sở dữ liệu SQL

- Vào Start  All Program  Microsoft SQL Server  Enterprise manager

- Tiếp theo Microsoft SQL server\ SQL server group\local (hoặc tên máy chủ)\

Databases  Kích chuột phải vào Databases chọn All Tasks  chọn Attach

Database

- Chương trình sẽ mở ra cửa sổ attachs database

- Bấm vào dấu (…) để chọn đến đường dẫn file dữ liệu (Thường để trong thư mục

data) và chọn file dữ liệu có đuôi mdf

Sau khi chọn thành công, nhấn OK để xác nhận File dữ liệu sẽ được attach thành

công vào cơ sở dữ liệu SQL

Vào lại chương trình phần mềm SAS INNOVA 80 chọn CSDL =“SASINNOVA80”

 „Nhận‟

Vào chương trình với User name = 'ABC', Pass = '

3 Yêu cầu cấu hình tối thiểu cho máy tính cài đặt

Chương 2: GIỚI THIỆU CHUNG

1 Phân hệ nghiệp vụ và mối quan hệ các phân hệ của SAS INNOVA 8.0

1.1 Phân hệ nghiệp vụ: SAS INNOVA 8.0 có các phân hệ nghiệp vụ sau

Khai báo tham số hệ thống Hệ thống

Cảnh báo Quản trị Doanh nghiệp, biểu tượng

Kế toán tổng hợp Tổng hợp

Kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng Vốn bằng bằng tiền

Kế toán công nợ phải thu Bán hàng

Kế toán công nợ phải trả Mua hàng

Kế toán hàng tồn kho Vật tư hàng hóa

Kế toán chi phí và giá thành Giá thành

Kế toán tài sản cố định, CCDC Tài sản, CCDC

Báo cáo thuế Báo cáo thuế

Báo cáo tài chính Báo cáo tài chính

1.2 Mối liên hệ giữa các phân hệ trong SAS INNOVA 8.0

CƠ SỞ DỮ LIỆU KẾ TOÁN

Sổ quỹ tiền

mặt, tiền gửi

ngân hàng

Báo cáo bán hàng

Sổ chi tiết nợ

Báo cáo mua hàng

Sổ chi tiết nợ

Thẻ kho, NXT

Thẻ TSCĐ Bảng tính khấu hao

phiếu thu, phiếu chi

Báo có, báo nợ NH

Sổ chi tiết tài khoản,

sổ cái tài khoản,nhật

ký chung, chứng từ

ghi sổ NKCT, bản kê

Hóa đơn bán hàng

Hóa đơn dịch vụ

Mua hàng & phải trả

hoá đơn mua hàng

Hàng tồn kho

Phiếu nhập/xuất Điều chuyển kho

Nghiệp vụ khác

Bút toán phân bổ kết chuyển, phiếu kế toán

Tài sản cố định

Cập nhật TSCĐ

Tính khấu hao

Các báo cáo tài chính Báo cáo chi phí và giá thành Báo cáo quản trị

2 Các chứng từ, báo cáo chính của SAS INNOVA 8.0

Các phân hệ của SAS INNOVA 8.0 được hình thành dựa theo các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo cách như sau: Chứng từ gốc  Nhập vào chương trình  Các báo cáo phục vụ quản lý Từ đó người sử dụng có thể tra cứu nghiệp vụ kinh tế phát sinh tương ứng với chức năng của mỗi phân hệ

Cảnh báo

Khai báo các tin nhứan cảnh báo; các khoản mục; các con số thống kê

Các tin nhắn cảnh báo; các cảnh báo vượt hụt định mức;…

- Sổ chi tiết, tổng hợp công nợ phải thu

- Bảng cân đối phát sinh công nợ các khoản phải thu

Mua hàng

- Hoá đơn mua (Tạo tự động Phiếu chi tiền mặt)

- Nhập khẩu (Tạo tự động Phiếu chi tiền mặt)

- Hóa đơn mua dịch vụ (Tạo

tự động Phiếu chi tiền mặt)

- Hàng xuất trả lại nhà cung cấp

- Phiếu nhập chi phí (Tạo tự động Phiếu chi tiền mặt)

- Bút toán bù trừ công nợ người mua

- Sổ chi tiết, tổng hợp công nợ phải trả nhà cung cấp

- Bảng cân đối phát sinh công nợ các khoản phải trả,

- Khai báo tài sản

- Khai báo tăng, giảm TSCĐ, CCDC

- Tính khấu hao TSCĐ, tính phân bổ CCDC

- Phân bố khấu hao

- Điều chỉnh khấu hao

- Báo cáo chi tiết TSCĐ

- Báo cáo tăng giảm TSCĐ

- Bảng phân bổ khấu hao

- Bảng tính khấu hao,

- Báo cáo chi tiết CCDC,

Giá thành

- Xây dựng các mã vụ việc,

mã khoản mục và nhập định mức, hệ số cho tính giá thành quản trị

- Xuất nhập kho vật tư, thành phẩm

- Tập hợp, phân bổ, kết chuyển CP

- Tính giá thành sản phẩm

- Báo cáo theo vụ việc

- Bảng tập hợp giá thành cho từng sản phẩm

- Các báo cáo về giá thành,

Các hình thức ghi sổ: nhật ký chung; Chứng từ ghi sổ; Nhật ký chứng từ

Báo cáo thuế - Kê các hoá đơn đầu vào và

đầu ra

Báo cáo thuế GTGT; thuế TNCN; thuế TNDN;…

Báo cáo tài chính

Báo cáo tài chính theo thông tư và Quyết định mới nhất của BTC như QĐ48, 15

3 Lựa chọn phương án tổ chức thông tin

3.1 Lựa chọn tương ứng với các danh mục

Việc tổ chức thông tin có nhiều phương án khác nhau Ví dụ, để theo dõi chi phí và doanh thu của công trình ta có thể đưa công trình vào tiểu khoản hoặc đưa theo dõi công trình thông qua trường vụ việc

Dưới đây sẽ trình bày các phương án tổ chức thông tin khác nhau trong SAS INNOVA80 Trên cơ sở các phương án này ta phải lựa chọn xem danh mục nào phù hợp cho đối tượng

Đối tượng thông tin cần quản lý

Phương án quản lý trong

Tài khoản sổ cái Danh mục tài khoản

Khai báo bút toán mặc định cho

nghiệp vụ hạch toán

Danh mục Nghiệp vụ hạch toán

Vi dụ: định khoản sẵn cho một nghiệp vụ “ thu lãi tiền gửi Ngân hàng” Nợ TK 112/Có 515”

Đối tượng phải thu nội bộ Danh mục khách hàng

Đối tượng công nợ tạm ứng Danh mục khách hàng

Nhà cung cấp Danh mục nhà cung cấp

Danh mục nhà cung cấp và danh mục khách hàng để chung trên một bảng

Phân loại nhà cung cấp Danh mục phân loại nhà cung

cấp

Ví dụ: Phân theo nước, bán buôn/bán

lẻ

Đối tượng công nợ phải trả Danh mục khách hàng

Đối tượng phải trả nội bộ Danh mục khách hàng

Tài khoản ngân hàng Danh mục tài khoản ngân

hàng

Dùng để cung cấp các thông tin cần thiết khi

in ủy nhiệm chi từ chương trình Vật tư, CCDC, hàng hoá, thành

phẩm Danh mục vật tư, hàng hoá

Phân loại vật tư, hàng hoá Danh mục phân loại vật tư,

hàng hoá Kho hàng Danh mục kho hàng

Danh mục thuế suất Danh mục thuế suất

Bộ phận kinh doanh, nhân viên

kinh doanh

Danh mục bộ phận, nhân viên kinh doanh

Danh mục giá bán Danh mục giá bán

Danh mục giá xuất kho theo giá Danh mục giá xuất kho theo

hạch toán giá hạch toán

Hạch toán các chứng từ được

đưa vào Sổ sách nào Danh mục trạng thái

Ví dụ khi làm xong một phiếu nhập mua hàng muốn số liệu của phiếu lên sổ kho hay

sổ cái Hạng mục công trình xây dựng Danh mục vụ việc

Công trình, dự án Danh mục phân loại vụ việc

Đề án, dự án, vụ việc Danh mục vụ việc

Đơn hàng gia công, sửa chữa,

lắp ráp cần phải theo dõi tính

giá thành

Danh mục vụ việc

Phân loại công trình, đề án, dự

án Danh mục phân loại vụ việc

Sản phẩm: tập hợp chi phí và

tính giá thành Danh mục vụ việc

Sử dụng trong trường hợp phải tính giá thành sản phẩm và số lượng sản phẩm nhiều

và hay thay đổi

Danh mục tài khoản, tiểu khoản

Sử dụng trong trường hợp chỉ tập hợp chi phí mà không tính giá thành sản phẩm và số lượng sản phẩm không quá nhiều và ít thay đổi

Hợp đồng (mua/bán)

Danh mục từ điển tự do Danh mục vụ việc

Đối với các doanh nghiệp xây lắp, sản xuất trong trường hợp

đã sử dụng trường vụ việc vào việc tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm Trong trường hợp danh mục từ điển tự

do đã dùng vào việc khác

Đối với các doanh

nghiệp dịch vụ hoặc thương mại

Đối với các đơn vị sản xuất có số lượng sản phẩm không nhiều và dùng các tiểu khoản

để tập hợp chi phí và tính giá thành cho các thành phẩm

TSCĐ Danh mục tài sản cố định

Phân loại TSCĐ Danh mục phân loại TSCĐ

Nguồn vốn hình thành TSCĐ Danh mục nguồn vốn TSCĐ

Lý do tăng giảm TSCĐ Danh mục lý do tăng giảm

TSCĐ

Bộ phận sử dụng TSCĐ Danh mục bộ phận sử dụng

TSCĐ CCDC theo dõi việc phân bổ

vào chi phí Danh mục CCDC

Các loại tiền ngoại tệ Danh mục tiền tệ

Tỷ giá quy đổi ngoại tệ Danh mục tỷ giá

Nhân viên Danh mục từ điển tự do

Trong trường hợp theo dõi các phát sinh chi phí hoặc thu tiền liên quan đến từng nhân viên

Các bộ phận, đơn vị, chi nhánh

cần theo dõi hạch toán chi phí

và doanh thu hoặc công nợ

Danh mục tài khoản, tiểu khoản

Danh mục từ điển tự do Các bộ phận, đơn vị, chi nhánh

cần theo dõi để lên được các

báo cáo kế toán như 1 đơn vị

độc lập

Danh mục đơn vị cơ sở

3.2 Tổ chức thông tin để quản lý các đơn vị thành viên và tổng hợp toàn công ty

Trong phần này sẽ trình bày về phương án tổ chức thông tin để quản lý trong trường hợp công ty có nhiều đơn vị thành viên (chi nhánh, công ty con) nằm ở các vị trí địa

lý khác nhau và số liệu được nhập tại các đơn vị thành viên rồi sau đó được chuyển về văn phòng công ty

Phương án 1, tại văn phòng công ty mỗi đơn vị thành viên sẽ có một cơ sở dữ liệu riêng và có 1 cở sở dữ liệu chung lưu trữ số liệu của toàn công ty Khi số liệu của đơn

vị thành viên gửi về thì sẽ được Sao chép vào cơ sở dữ liệu của đơn vị thành viên và vào cơ sở dữ liệu chung của toàn công ty

Phương án 2, tại văn phòng công ty chỉ có 1 cơ sở dữ liệu chung của toàn công ty và khi số liệu gửi về thì Sao chép vào cơ sở dữ liệu chung

Cả 2 phương án đều cho phép xem số liệu của từng đơn vị thành viên và của toàn công ty Phương án 1 sẽ tiện lợi và nhanh hơn khi xem số liệu của từng đơn vị thành viên

4 Chứng từ trùng và khử chứng từ trùng trong SAS INNOVA8.0

4.1 Quy định về cập nhật chứng từ trùng, liên quan đồng thời tới tiền mặt và tiền gửi ngân hàng

Trường hợp có chứng từ trùng, liên quan đồng thời tới tiền mặt và tiền gửi ngân hàng, chỉ cập nhật một trong hai chứng từ phát sinh Việc lựa chọn chứng từ để cập nhật vào máy thực hiện theo trình tự ưu tiên sau:

 Chứng từ ngoại tệ ưu tiên hơn so với chứng từ VNĐ

 Chứng từ tiền mặt ưu tiên hơn so với chứng từ tiền ngân hàng

 Giấy báo nợ (chi) qua ngân hàng ưu tiên hơn so với giấy báo có (thu), trong trường hợp chuyển tiền giữa hai ngân hàng

4.2 Quy định cập nhật chứng từ trùng liên quan đến nghiệp vụ mua hàng, bán hàng thanh toán tiền ngay

Trường hợp mua hàng, bán hàng thanh toán tiền ngay, sẽ phát sinh 2 chứng từ Phiếu thu, Chi và Hoá đơn mua hàng, bán hàng cùng có chung định khoản kế toán Nếu không khử trùng thì về nguyên tắc sẽ đẩy vào sổ sách hạch toán 2 lần Vì vậy chương trình xử lý như sau:

 Nhập chứng từ Phiếu mua hàng, Hoá đơn bán hàng -> số liệu mới cập nhật vào Sổ kho, chưa cập nhật vào sổ cái

 Sau đó nhập chứng từ Phiếu Chi, Thu -> số liệu sẽ được cập nhật vào Sổ cái

 Để giải quyết hiệu quả tối ưu vấn đề này, chương trình tạo tiện ích cho phép tạo phiếu thu, chi tự động ngay trên chứng từ Bán hàng, Mua hàng Việc này tránh kế toán phải quay sang phân hệ vốn bằng tiền để làm chứng từ Thu và chi, giảm tải công việc, tiết kiệm thời gian cho kế toán và đảm bảo được tính chính xác của số liệu (Chi tiết trong phân hệ Mua hàng, Bán hàng)

Chương 3: KHỞI ĐỘNG LÀM VIỆC VỚI

SAS INNOVA 8.0

1 Các phím chức năng sử dụng trong SAS INNOVA 8.0

Trong chương trình khi cập nhật và xử lý số liệu thường sử dụng một số phím chức

năng Mỗi phím chức năng dùng để thực hiện một lệnh nhất định Tuy nhiên để hiểu

rõ hơn công dụng của mỗi phím trong từng trường hợp cụ thể cần phải đọc rõ hướng

dẫn sử dụng trong từng trường hợp này Dưới đây là công dụng của các phím chức

năng được sử dụng trong chương trình:

F1 - Trợ giúp F3 - Sửa một bản ghi (khi làm việc với danh mục) F4 - Thêm một bản ghi mới

F5 - Tra cứu theo mã hoặc theo tên trong danh điểm

- Xem số liệu chi tiết khi đang xem số liệu tổng hợp

- Xem các chứng từ liên quan đến chứng từ đang cập nhật

- Chuyển định mức sang tháng sau F6 - Đổi mã

F7 – In, kết xuất các báo cáo ra dạng tệp Excel, Dpf hay sửa mẫu báo cáo F8 - Xoá một bản ghi

F10 – Tính Tổng cộng trong báo cáo hoặc sắp xếp các thông tin trên báo cáo

Ví dụ khi xem số liệu báo cáo ta muốn thay đổi các kiểu xem số liệu

^F - Tìm một xâu ký tự trong màn hình xem số liệu (Ctrl + F)

^G - Tìm tiếp xâu ký tự đã được khai báo khi tìm lần đầu (^F) trong màn hình xem số liệu

Ctrl +F6 - Kết xuất dữ liệu thuế sang chương trình Hỗ trợ kê khai Ngoài ra ở mỗi danh mục tích chuột phải vào tiêu đề cột chương trình sẽ cho phép lọc theo chế độ lọc tự động

2 Các công việc chuẩn bị

2.1 Lựa chọn hình thức ghi chép sổ sách kế toán

SAS INNOVA 8.0 cho phép lựa chọn các hình thức ghi chép sổ sách kế toán sau:

- Sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung

- Sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ

- Sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chứng từ

- Sổ kế toán theo hình thức Nhật ký Sổ cái

Sau khi các chứng từ gốc được cập nhật vào phần mềm, tuỳ theo sự lựa chọn hình thức sổ sách kế toán của người sử dụng, SAS INNOVA 8.0 cho phép in ra tất cả các báo biểu theo đúng mẫu và chế độ do BTC Việt Nam ban hành theo QĐ15 và QĐ48

2.2 Hệ thống, quy trình nghiệp vụ hạch toán nội bộ

Để khai thác tối đa hiệu quả của phần mềm SAS INNOVA 8.0, cần xác định rõ yêu cầu quản lý, khả năng đáp ứng yêu cầu của phần mềm kế toán để lập ra quy định hạch toán kế toán nội bộ

- Xác định rõ yêu cầu quản lý, các báo cáo quản lý

- Xác định rõ tổ chức thông tin, quy trình xử lý số liệu

- Quy định hạch toán cho các nghiệp vụ phát sinh thường xuyên, phát sinh đặc biệt

- Quy định về quy trình luân chuyển chứng từ

- Quy định về các báo biểu, báo cáo thực hiện theo thông tư quyết định nào

- Phân công công việc cho từng nhân viên kế toán, phù hợp với phần mềm kế toán cần áp dụng

- Xây dựng quy trình nghiệp vụ hạch toán cho từng phát sinh cụ thể

- Lập danh sách người sử dụng và phân quyền chi tiết cho từng người

2.3 Danh mục sử dụng trong SAS INNOVA 8.0

Khi sử dụng phần mềm kế toán, người sử dụng phải mã hoá toàn bộ các đối tượng như vật tư hàng hoá, khách hàng, nhân viên,… công việc này là thao tác xây dựng các danh mục Một số lưu ý khi thực hiện xây dựng danh mục:

Mã phải là duy nhất trong danh mục

Mã phải dễ nhớ để tiện cho việc cập nhật và tra cứu

Trong trường hợp danh điểm có phát sinh theo thời gian thì khi xây dựng hệ thống mã phải tính đến vấn đề mã hóa cho các danh điểm sẽ phát sinh sau Trong một số trường hợp hệ thống mã hóa phải được xây dựng sao cho thật tiện lợi cho việc xử lý và lên các báo cáo

Dưới đây là một số gợi ý về cách thức xây dựng hệ thống mã hóa của các danh mục:

Có thể dùng phương pháp đánh số lần lượt tăng dần theo phát sinh của các danh điểm mới bắt đầu từ 00001 Phương pháp này tiện lợi trong trường hợp số lượng danh điểm lớn Một tiện lợi khác của phương pháp này là các phát sinh mới bao giờ cũng nằm ở phía dưới khi liệt kê theo vần ABC Ví dụ: A0001 – cho khách hàng 1; A9999 – cho khách hàng thứ 9999,…

Trong trường hợp số lượng danh điểm không nhiều thì có thể mã hóa theo cách dễ gợi nhớ đến tên của danh điểm Ví dụ đối với khách hàng ta có thể mã hóa theo tên giao dịch của khách hàng: Cty ABC có mã là ABC, Cty XYZ có mã XYZ Tùy theo nhu cầu xử lý số liệu có thể áp dụng một phương án khác là trong mã ta chia thành các nhóm khác nhau và nhóm không chỉ có 1 cấp mà có thể có đến 2-3 cấp Ví dụ đối với các đơn vị có khách hàng trải rộng trên toàn quốc thì có thể nhóm theo tỉnh/thành phố, chẳng hạn các khách hàng trên địa bàn Hà nội thì đều bắt đầu bằng HN như HN0001, HN0002,…, TP HCM bắt đầu bằng HCM0001; HCM0002,

Trong trường hợp doanh nghiệp có nhiều đơn vị thành viên và số liệu được cập nhập tại các đơn vị thành viên sau đó được gửi về và tổng hợp toàn công ty thì đối với một số danh mục từ điển phải thống nhất trong toàn công ty, còn một số danh mục từ điển phải xây dựng để tránh trùng lặp giữa các đơn vị thành viên

Lưu ý khi mã hoá không nên để xảy ra trường hợp mã của một danh điểm này lại

là một phần trong mã của một danh điểm khác Ví dụ không được mã ABC và ABC1, lúc này chương trình sẽ hiểu mã ABC1 là mã con của mã ABC Trong trường hợp này đặt mã đúng phải là ABC1 và ABC2, vì vậy nên mã hoá sao cho các mã đều có độ dài ký tự bằng nhau

2.3.1 Danh mục tài khoản

Hệ thống tài khoản này sẽ được sử dụng trong các bút toán hạch toán phát sinh

Đường dẫn: Tổng hợp\ Danh mục\ Tài khoản

Chương trình cho phép lấy sẵn danh mục tài khoản chuẩn theo QĐ15 hoặc QĐ48 bằng việc vào Báo cáo tài chính/ chọn TK (QĐ15/2006/TT- BTC) hoặc TK

(QĐ48/2006/TT- BTC)/ Nhấn phím F6 - chuyển sang danh mục tài khoản sử dụng

Các thông tin về tài khoản: Sử dụng các phím nóng F3, F4, F6, F8 để khai báo

hoặc sửa chữa thông tin Các thông tin cần khai báo bao gồm:

Các thông tin phải khai báo khi xây dựng hệ thống tài khoản bao gồm:

Số hiệu tài khoản: Số hiệu tài khoản cần khai báo, chẳng hạn thêm tài khoản tiền

VNĐ ngân hàng cấp 2 : Tài khoản 11211

Tên tài khoản: Tên gọi của tài khoản, ví dụ tên gọi của tài khoản trên là: Tài

khoản tiền VNĐ NH ngoại thương VN

Tên ngắn: Tên tiếng anh của tài khoản, Gõ tên tiếng Anh nếu cần

Mã ngoại tệ: Loại tiền hạch toán

Tài khoản mẹ: Đối với những TK là TK cấp 2 thì mới cần khai báo TK mẹ là TK

cấp 1, ví dụ tài khoản mẹ của TK 11211 là 1121

Tài khoản có theo dõi công nợ hay không: Khai báo “0” là không theo dõi công

nợ chi tiết thì TK này sẽ không lên bảng cân đối công nợ hay theo dõi chi tiểt cho từng đối tượng khách hàng; Khai báo “1” là TK theo dõi công nợ phải thu‟ Khai báo “2” là TK theo dõi công nợ phải trả

Tài khoản là tài khoản sổ cái hay không phải là tài khoản sổ cái: Các tài khoản sổ

cái là các tài khoản được sử dụng khi lên các báo cáo quyết toán như bảng cân đối

kế toán, bảng báo cáo kết quả kinh doanh Tính chất này của tài khoản còn phục

vụ việc lên sổ cái của tài khoản và khi in ấn một số bảng biểu tổng hợp chương trình sẽ gộp số liệu của các tài khoản chi tiết hơn vào tài khoản sổ cái

Loại tài khoản: Loại tài khoản dùng để chia tài khoản theo tính chất của các tài

khoản phục vụ cho việc phân tích số liệu kế toán Loại của các tài khoản được chọn trong danh mục phân loại các tài khoản

2.3.2 Danh mục ngoại tệ, tỷ giá

Chức năng:

Dùng để khai báo các loại ngoại tệ sử dụng trong quá trình hạch toán

Danh mục ngoại tệ: khai báo các mã ngoại tệ sử dụng trong quá trình hạch toán Nếu ngoại tệ đó được coi là loại tiền tệ hạch toán trong kỳ thì tích vào mục “tỷ giá ngược” để chương trình quy đổi ngược lại giữa VND và ngoại tệ

Tỷ giá: cho phép khai báo các mức tỷ giá theo từng loại ngoại tệ từng thời gian cụ thể (theo ngày)

Đường dẫn: Hệ thống\ Danh mục\ Ngoại tệ, Tỷ giá

2.3.3 Danh mục đơn vị cơ sở

Chức năng:

Sử dụng danh mục đơn vị cơ sở trong trường hợp một công ty có nhiều chi nhánh, kinh doanh nhiều lĩnh vực khác nhau, cần theo dõi hoạt động chứng từ và lên các báo cáo riêng biệt theo từng chi nhánh, từng lĩnh vực hoạt động

Đường dẫn: Hệ thống\ Danh mục\ Đơn vị cơ sở

2.3.4 Danh mục nghiệp vụ hạch toán

Chức năng: Định nghĩa các nghiệp vụ hạch toán cho các chứng từ bằng các mã

hạch toán Ví dụ xây dựng mã hạch toán cho nghiệp vụ chi lương là Nợ 334 và Có

1111 và khai báo bút toán này phát sinh cho chứng từ nào thì sau này khi chọn mã hạch toán

Đường dẫn: Tổng hợp\ Danh mục\ Nghiệp vụ hạch toán

Vào màn hình nhập nghiệp vụ hạch toán nhấn phím F4 thêm mới mã nghiệp vụ:

Mã nghiệp vụ: Khai báo mã

Tên nghiệp vụ hạch toán: Diễn giải tên nghiệp vụ

Mã chứng từ: Khi enter qua trường này chương trình sẽ mở ra danh mục các mã

chứng từ đã được khai báo ở Phân hệ Hệ thống, gắn mã chứng từ nào vào đây thì khi làm loại chứng từ đấy sẽ đưa lên các danh mục mã hạch toán có gắn mã chứng từ này

Tài khoản Nợ và Tài khoản Có: Khai báo cặp bút toán định khoản cho mã hạch toán

này

Tài khoản thuế Nợ và Tk thuế Có:Kkhai báo cho các nghiệp vụ liên quan đến thuế đầu

vào và thuế đầu ra

Tài khoản thuế nhập khẩu: Khai báo cho bút toán nhập khẩu

Tài khoản chiết khấu: Khai báo cho bút toán bán hàng có chiết khấu

2.3.5 Danh mục khách hàng, nhà cung cấp

Chức năng: Cập nhật, hiệu chỉnh danh mục nhóm khách hàng; Phân khách hàng thành

các nhóm tuỳ theo yêu cầu quản lý của đơn vị Ví dụ phần danh mục khách hàng theo các nhóm

Các khách hàng có thể chia thành từng nhóm khách Chương trình phân cấp đến 3 mức

Ví dụ:

Theo mô hình trên nếu bạn muốn phân cấp quản lý đối tượng theo nhóm thì phải khai báo mã nhóm trước và tên nhóm

Đường dẫn: Bán hàng (mua hàng)\ Danh mục\ Danh mục phân nhóm khách hàng

Cấp 1

Hải Dương

Tập hợp các khách hàng, nhà cung cấp cá nhân

Q Cầu Giấy

Đa

Cấp 3

Công ty SX que hàn Đại Tây Dương

Công ty

XD & đầu

tư phát triển HN

Xí nghiệp giấy bao bì

M·= MB

M·= HN

Mã = Mã khách hàng

Chức năng: Danh mục khách hàng, nhà cung cấp dùng để quản lý khách hàng, nhà

cung cấp và các đối tượng công nợ phải thu, phải trả (tk 131, 136, 1388, 141, 331, 336

và 3388)

Đường dẫn: Bán hàng (mua hàng)\ Danh mục\ Khách hàng

Các thông tin cập nhật:

- Mã khách : Mã khách hàng, mã nhà cung cấp, mã cá nhân

- Tên khách hàng : Tên khách hàng, tên nhà cung cấp

- Tên 2 : Tên viết tắt, bí danh, của khách hàng

- Điạ chỉ : Địa chỉ của khách hàng

- Đối tác : Tên, địa chỉ của đối tác

- Mã số thuế VAT : Nhập vào mã số thuế của đối tượng trên

- Tài khoản ngầm định: ta có thể đặt trước tài khoản ngầm định cho khách hàng đó để

khi vào các chứng từ của khách hàng đó thì sẽ tự động hạch toán

- Hạn TT ngầm định: hạn thanh toán ngầm định, là khoảng thời gian ngầm định cho

bất cứ khoản nợ nào phát sinh cho đối tượng khách hàng này

- Hạn mức nợ: là số tiền lớn nhất mà khách hàng được nợ

SAS INNOVA 8.0 phân cấp các khách hàng có thể đến 3 cấp khác nhau Nếu bạn đã phân nhóm khách hàng theo hướng dẫn trên thì mục Nhóm khách hàng 1 nhập vào mã nhóm cấp 1 (theo trên bạn nhập MB), Nhóm khách hàng 2 nhập vào mã nhóm cấp 2 (theo trên bạn nhập HN), Nhóm khàch hàng 3 nhập vào mã nhóm thứ 3 (theo trên bạn nhập BD)

Các thông tin dưới đây là các thông tin không bắt buộc, nếu có bạn hãy nhập, còn

không có thể bỏ qua: Số điện thoại; Số Fax; Email; Ngân hàng giao dịch; Ghi chú

2.3.7 Danh mục vụ việc hợp đồng

Chức năng: Khai báo danh mục vụ việc hợp đồng nhằm mục đích tập hợp các phát

sinh liên quan như doanh thu, chi phí,…theo hợp đồng hoặc quản lý các đối tượng khác Thiết lập cơ sở ban đầu để tính chi phí giá thành

Đường dẫn: Giá thành\ Các danh mục\Vụ việc, hợp đồng

Hoặc Bán hàng\ Danh mục\ Hợp đồng, bộ phận\ Danh mục hợp đồng, vụ việc

Các thông tin cập nhật:

- Mã vụ việc : Mã vụ việc, hợp đồng

- Tên vụ việc : Đặt tên cho vụ việc, hợp đồng

- Tên 2 : Tên viết tắt, ký hiệu riêng hoặc tên tiếng Anh của vụ việc, hợp đồng

- Loại vụ việc SX: nếu vụ việc đang xây dựng thuộc loại vụ việc của sản xuất tức tập

hợp chi phí tính giá thành tương ứng với các cách tính giá thành theo: 1 – GT phân bước; 2 – GT định mức; 3 – GT hệ số, hay vụ việc đó chỉ là tập hợp chi phí, doanh thu,… cho một mục đích quản lý nào đó không phải tính toán giá thành thì chọn mã 0 – Không phải vụ việc SX

- Danh sách tài khoản : các tài khoản phát sinh ở vụ việc này

- Khách hàng : Mã khách hàng liên quan đến vụ việc, hợp đồng

- Ngày bắt đầu : Ngày bắt đầu của vụ việc, hợp đồng

- Ngày kết thúc: Ngày kết thúc của vụ việc, hợp đồng

- Tiền nguyên tệ: Giá trị nguyên tệ ghi trên hợp đồng

- Tiền VND : Giá trị VND (quy đổi) ghi trên hợp đồng

- Phân nhóm: nếu muốn đưa các mã vụ việc vào nhóm thì gắn các điều kiện phân

nhóm Trong đó cách xây dựng điều kiện nhóm giống xây dựng nhóm khách hàng

2.3.8 Danh mục kho hàng

Chức năng: Xây dựng các kho cho đơn vị

Đường dẫn: Vật tư hàng hoá\ Danh mục\ Danh mục kho

Các thông tin cập nhật:

- Mã đơn vị : Chỉ ra kho thuộc đơn vị cơ sở nào

- Mã kho : Khai báo mã kho

- Tên kho : Khai báo tên kho

- Tên 2 : Tên tiếng Anh, viết tắt hoặc ký hiệu riêng của kho

- Kho/đại lý : Khai báo là kho của công ty hay đại lý

- Tài khoản hàng tồn kho tại đại lý: Khai báo tài khoản để theo dõi hàng tồn kho cho

các mã kho là kho đại lý

2.3.9 Danh mục nhóm hàng hoá vật tư

Chức năng: Cập nhật, hiệu chỉnh danh mục nhóm hàng hoá, vật tư Phân loại danh

mục hàng hoá, vật tư theo yêu cầu quản lý của đơn vị

Đường dẫn: Vật tư hàng hoá\Danh mục\ Nhóm hàng hoá vật tư

- Loại nhóm: Phân cấp của nhóm tương tự như phân cấp nhóm khách hàng, nhóm 1

thường là nhóm có cấp cao nhất

- Mã nhóm vật tư: Quy định mã cho nhóm vật tư

- Tên nhóm vật tư: tên của mã nhóm vật tư

- Tên 2: Một tên khác của mã nhóm

- Nhóm mẹ: Khi mã nhóm vật tư thuộc nhóm nào đó

Nếu hệ thống các báo cáo của DN nói chung và các báo cáo hàng tồn kho nói riêng

muốn xem theo dạng hình cây thì gắn mã nhóm mẹ nhưng bước đầu phải khai báo

trong tham số tuỳ chọn như sau:

Để được là nhóm mẹ thì mã nhóm vật tư đó phải được khai báo không phải là mã

“nhóm cuối” (ký hiệu là chữ K)

- Nhóm cuối: nếu mã nhóm vật tư đang khai báo vẫn còn các mã nhóm con thì để là

mã nhóm cuối là K, còn ngược lại nếu mã nhóm vật tư đang khai báo không có mã

nhóm con nào nữa thì để mã là C

Trong trường hợp DN không xem các báo cáo theo dạng hình cây thì khi khai báo đến

“Nhóm cuối” đều gắn mã là C

2.3.10 Danh mục hàng hoá vật tư

Chức năng: Cập nhật, hiệu chỉnh danh mục hàng hoá vật tư Khai báo theo dõi chi

tiết vật tư, hàng hoá, thành phẩm

Đường dẫn: Vật tư hàng hoá\ Danh mục\ Hàng hoá vật tư:

Các thông tin cập nhật

- Mã vật tư : Trường mã có 16 ký tự, có thể cả bằng chữ và số chú ý tạo mã sao cho khoa học để dễ tra cứu, và phải lường trước được số lượng hàng hoá vật tư phát sinh sau này

- Part number : Có thể dùng đối với những đơn vị theo dõi Part number của hàng hoá

- Tên vật tư : Khai báo tên vật tư hàng hoá, Tên VT hàng hoá và tên mã VT thường

có mối liên hệ với nhau để dễ theo dõi tra cứu

- Tên 2 : Tên viết tắt, tên tiếng Anh hoặc ký hiệu riêng của hàng hoá vật tư

- Đơn vị tính : Đơn vị tính của hàng hoá, vật tư

- Theo dõi tồn kho: Khai báo có theo dõi tồn kho hay không

0 – Không theo dõi tồn kho, sẽ không lên báo cáo tồn kho

1 – Có theo dõi tồn kho

Cách tính giá tồn kho: Khai báo cách tính giá tồn kho của các hàng hoá, vật tư

1- Tính tồn kho theo phương pháp giá trung bình

2- Tính tồn kho theo phương pháp giá đích danh

3- Tính tồn kho theo phương pháp giá nhập trước, xuất trước

4- Tính tồn kho theo phương pháp trung bình di động (sau mỗi một lần nhập tính giá trung bình)

5- Tính tồn kho theo vụ việc, hợp đồng

Khi khai báo trường này cần chú ý phải xác định trước và thống nhất cách tính giá của hàng hoá, khai báo hàng hoá tính theo giá nào thì vào chương trình phải tính theo giá

đó

- Tk kho : Khai báo tài khoản theo dõi tồn kho của hàng hoá, vật tư (ví dụ Vật tư

thì dùng TK 152, Thành phẩm 155, Hàng hoá TK156 )

- Tk giá vốn : Khai báo tài khoản để hạnh toán giá vốn xuất cho hàng hoá, vật tư

- Tk doanh thu : Khai báo tài khoản doanh thu

- Tk hàng bán trả lại : Khai báo tài khoản hàng bán trả lại

- Tk sản phẩm dở dang: Khai báo tài khoản sản phẩm dở dang, dùng để hạch toán chi

phí, giá thành

- Số lượng tồn tối thiểu : Khai báo số lượng tồn tối thiểu của hàng hoá vật tư

- Số lượng tồn tối đa : Khai báo số lượng tồn tối đa của hàng hoá, vật tư

- Thuộc nhóm vật tư: Nếu DN xem báo cáo hàng tồn kho theo dạng hình cây thì gắn

thêm thông tin vật tư này thuộc nhóm vật tư nào

- Nhóm vật tư 1 : Khai báo hàng hóa, vật tư có thuộc nhóm thứ nhất không

- Nhóm vật tư 2 : Khai báo hàng hóa, vật tư có thuộc nhóm thứ hai không

- Nhóm vật tư 3 : Khai báo hàng hóa, vật tư có thuộc nhóm thứ ba không

Lưu ý: Trong trường hợp không theo dõi tồn kho thì chương trình không cho khai báo

Tk kho và Tk doanh thu

2.3.11 Danh mục bộ phận nhân viên bán hàng

Chức năng: Cập nhật, hiệu chỉnh danh mục bộ phận, phòng ban từ đó đưa ra được

các báo cáo liên quan đến doanh số bán hàng theo nhân viên

Đường dẫn: Bán hàng\ Danh mục\ Hợp đồng, bộ phận\ Bộ phận, nhân viên

Các thông tin cập nhật

- Mã bộ phận : Mã bộ phận, phòng ban

- Tên bộ phận : Tên bộ phận, phòng ban

- Tên 2 : Tên viết tắt, hoặc tên tiếng Anh hoặc ký hiệu riêng của bộ phận

2.3.12 Danh mục giá bán

Chức năng: Cho phép khai báo giá bán tương ứng của từng hàng hoá vật tư, theo

từng mốc thời gian Danh mục giá bán chỉ dùng để hỗ trợ việc cập nhật giá bán hàng hoá Người sử dụng có quyền sửa đổi giá bán cho từng hoá đơn

Đường dẫn: Bán hàng\ Danh mục\ Giá bán

Các thông tin về danh mục giá bán gồm có:

2.3.13 Danh mục và phân quyền trạng thái chứng từ

Khai báo các trạng thái của chứng từ và phân quyền cho các user thực hiện theo trạng thái

2.3.14 Đổi mã và ghép mã các danh điểm trong các danh mục từ điển

Trong một số trường hợp sẽ có nhu cầu đổi mã một danh điểm thành một mã khác cho

đúng hoặc cho thống nhất

Trong một số trường hợp khác thì do nhầm lẫn nên có thể xảy ra khả năng là một danh

điểm có tới 2 mã Khi này thì sẽ có nhu cầu ghép 2 mã thành một mã hoặc là đổi một mã thành mã khác

Chương trình SAS INNOVA 8.0 cho phép đổi và ghép mã các danh điểm Việc này

được thực hiện ở phần cập nhật danh mục từ điển tương ứng thông qua chức năng F6

Khi đổi hoặc ghép mã chương trình sẽ tự động tìm kiếm mã hiện thời trong tất cả các dữ liệu và đổi về mã cần đổi

3 Các thao tác khi cập nhật chứng từ

3.1 Kết cấu chung của một màn hình nhập chứng từ

Khi cập nhật một chứng từ việc đầu tiên là xác định loại chứng từ để quyết định chọn phân hệ kế toán cho phù hợp

- Phần 3: Các tính toán như tổng số tiền, thuế GTGT, chi phí

- Phần 4: Các nút chức năng điều khiển quá trình cập nhật chứng từ như xem, sửa, xoá, mới

3.2 Các thao tác xử lý khi cập nhật chứng từ

Trong SAS INNOVA 8.0, khi cập nhật chứng từ có các chức năng như sau:

- Mới: vào chứng từ mới

- Lưu: lưu chứng từ

- In ctừ: in chứng từ trên máy Với bản SAS INNOVA 8.0 nếu chọn in chứng từ hiện thời Nếu muốn in nhiều chứng từ đưa vào chức năng “tìm” ra các chứng từ sau đó mới đặt lệnh in và ở màn hình in chọn ô „in tất cả hóa đơn”

- Sửa: sửa chứng từ hiện thời

- Xoá: xoá chứng từ hiện thời

- Xem: liệt kê các chứng từ đang xử lý để chọn một chứng từ

- Tìm: đưa vào các điều kiện để lọc các chứng từ đã cập nhật trước đó ra Có thể

xem/sửa/xoá

- Copy: khi copy các nội dung của một chứng từ đã có rồi

- Quay ra: Chuyển sang nhập loại chứng từ khác (phải lưu chứng từ hiện thời trước): chuột phải và chọn chứng từ cần chuyển

Có một tiện lợi là tất cả các chức năng xử lý nêu trên đều nằm trên cùng một màn hình cập nhật chứng từ Người sử dụng chỉ việc ở trong một màn hình và có thể thực hiện tất

cả các xử lý cần thiết Trong quá trình cập nhật chứng từ có thể dùng con trỏ nháy vào các

ô trên hoặc dùng phím nóng ALT+ chữ gạch chân trong ô sáng đó

3.3 Quy trình vào mới một chứng từ

Dưới đây sẽ trình bày quy trình vào một chứng từ mới trên cơ sở ví dụ vào một “Hoá đơn mua hàng”

- Chọn menu cần thiết, ví dụ: " Mua hàng\ Sơ đồ\ Hoá đơn mua hàng"

- Chương trình sẽ lọc ra 5 chứng từ được nhập cuối cùng và hiện lên màn hình cập nhật chứng từ để biết là các chứng từ cuối cùng được nhập Nhấn nút ESC để quay ra màn hình nhập chứng từ Chỉ có các nút <<Mới>>, <<Tìm>> và <<Quay ra>> là hiện còn toàn các trường khác đều mờ Con trỏ nằm tại nút <<Mới>>

- Tại nút <<Mới>> ấn phím Enter để bắt đầu vào chứng từ mới Con trỏ sẽ chuyển đến trường đầu tiên trong màn hình cập nhật thông tin về chứng từ

- Lần lượt cập nhật các thông tin trên màn hình: Các thông tin chung cho toàn bộ chứng

từ, các định khoản / mặt hàng trong chứng từ và các thông tin khác như thuế, chi phí,

- Tại nút <<Lưu>> ấn phím Enter để lưu chứng từ

mã thì ta gõ các ký tự đầu này rồi ấn phím Enter, chương trình sẽ hiện lên danh mục cần thiết và con trỏ sẽ nằm tại bản ghi có mã gần đúng nhất với mã ta gõ vào Trong màn hình danh mục ta có thể tìm một xâu ký tự đặc biệt mà tên khách hàng / vật tư có chứa

- Để vào thêm một khách hàng mới, một vật tư mới, ngay trong khi cập nhật chứng từ thì ta chỉ việc Enter qua trường mã cần thiết Màn hình danh mục từ điển sẽ hiện lên

và trong màn hình này ta có thể thực hiện các thao tác với danh mục như thêm, sửa, xoá các danh điểm trong danh mục

- Để chọn loại ngoại tệ giao dịch cần thiết ta chọn nút <<Chọn ngoại tệ>>

- Trong khi nhập chứng từ nếu cần xem một báo cáo nào đó ta có thể kích chuột vào nút xem báo cáo và chọn báo cáo cần thiết để xem

- Trong khi nhập chứng từ nếu cần chuyển sang nhập chứng từ loại khác ta có thể kích chuột phải và chọn loại chứng từ cần thiết để nhập (lưu ý phải lưu chứng từ hiện thời lại rồi)