Hội thảo giải pháp quản trị cho các doanh nghiệp an giang dựa trên nền tảng mã nguồn mở odoo ỨNG DỤNG PHẦN mềm NGUỒN mở ODOO TRONG QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP

TRUNG TÂM NGHIÊN CỨU KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN Hội thảo Giải pháp quản trị cho doanh nghiệp An Giang dựa tảng mã nguồn mở Odoo ỨNG DỤNG PHẦN MỀM NGUỒN MỞ ODOO TRONG QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP Nguyễn Duy Hồng Công ty Cổ phần Cơ khí An Giang honganhcnc70@gmail.com I Phần mềm nguồn mở Odoo gì? Khi nói phần mềm nguồn mở, nói chương trình phần mềm tạo với ý tưởng chia sẻ Phần mềm nguồn mở phát triển, thử nghiệm cải tiến thơng qua cộng tác cộng đồng Mục tiêu tương lai hợp tác trì, tức người dùng thay đổi chương trình điều chỉnh cho phù hợp với nhu cầu họ Năm 2005, Fabien Pinckaers, người sáng lập giám đốc điều hành, bắt đầu phát triển sản phẩm phần mềm công ty ông trở thành doanh nghiệp lớn giới với sản phẩm mã nguồn mở sáng tạo Tên TinyERP đổi thành OpenERP, công ty bắt đầu phát triển nhanh chóng năm 2010, OpenERP trở thành công ty mạnh, Fabien Pinckaers cảm thấy họ trở nên phân tâm cách cung cấp dịch vụ cho khách hàng sản phẩm bị ảnh hưởng trở nên không hấp dẫn Ông muốn đảm bảo sản phẩm đến trước để cung cấp sản phẩm đặc biệt Do đó, định thực nhằm chuyển hướng trọng tâm cơng ty sang xuất phần mềm dịch vụ, mơ hình kinh doanh thay đổi theo đó, với tập trung tăng cường vào việc xây dựng mạng lưới đối tác mạnh mẽ cung cấp bảo trì Chiến lược cơng ty đón nhận tốt tăng trưởng nhanh ra, năm 2013 giành giải thưởng Deloitte cho việc trở thành công ty phát triển nhanh Bỉ Năm 2014, việc diễn công ty phát triển công nghệ cho phép họ tiếp cận thị trường vượt qua ranh giới nhà sản xuất ERP truyền thống Khi OpenERP khơng ERP nữa, đến lúc phải tiến lên phía trước thay đổi tên thành khơng liên kết chúng với việc hệ thống ERP Vào tháng năm 2014, công ty đổi tên thành Odoo, tên khơng có hạn chế cho phép cơng ty phát triển theo hướng Công ty tiếp tục tăng trưởng vào năm 2015, Odoo đánh giá công ty phát triển nhanh châu Âu Trong giai đoạn nay, Cuộc cách mạng CN 4.0 thời đại kết nối, chia sẻ, vai trò cơng nghệ Thơng Tin (CNTT) ngày có ý nghĩa định … Để tiếp cận thành công hội cách mạng công nghiệp lần thứ 4, theo tiêu chuẩn công nghiệp 4.0 vấn đề chuyển đổi sang mơ hình cơng nghiệp 4.0 cho doanh nghiệp với sản xuất dịch vụ chất lượng suất cao thông qua sản phẩm thơng minh quy trình thơng minh cần nâng cao lực theo hướng tích hợp hàng ngang theo chuỗi giá trị liên quy trình, xâu chuỗi mảnh ghép để tạo thành dịch vụ, sản phẩm hoàn chỉnh đem phục vụ khách hàng, đồng thời số hóa sản phẩm dịch vụ nhằm đáp ứng yêu cầu cao khách hàng , tích hợp chiều dọc kết mạng hoạt động sản xuất hệ thống cung ứng dịch vụ, Kỹ nghệ hóa trọn vẹn từ đầu tới cuối chuỗi cung ứng (Industry 4.0: Manage the Digital Transformation – Springer 2017) Đáp ứng tiêu chuẩn đó, với cấu trúc tuyến tính rõ ràng, hệ thống tích hợp xung quanh quy trình hoạt động nhằm nâng cao hiệu phận đối tác doanh nghiệp cần thiết thứ ngôn ngữ chung tất tài liệu, số liệu, báo cáo, kế hoạch hệ thống Odoo (hoạch định tài ngun doanh nghiệp) ngơn ngữ mà mong muốn Theo cách hiểu chúng tôi, Odoo hệ thống quản lý sử dụng thường xuyên không công ty lớn mà cơng ty nhỏ cơng ty độc lập Tính đa dạng minh hoạ cho linh hoạt phần mềm: người sử dụng phần mềm linh hoạt việc sử dụng nhiều lĩnh vực nơng nghiệp, dệt may, CNTT, thương mại Như vậy, Odoo phần mềm (PM) máy tính tự động hố tác nghiệp đội ngũ nhân viên DN nhằm mục đích nâng cao hiệu hoạt động hiệu quản lý tồn diện DN Nói cách khác, Odoo PM phục vụ số hóa tổng thể doanh nghiệp Đây cách nhìn “dễ hiểu” khái niệm Odoo Trên thực tế, khái niệm Odoo theo chuẩn quốc tế giới hạn phạm vi hoạch định nguồn lực, nguồn lực bao gồm nhân lực (con người), vật lực (tài sản, thiết bị ) tài lực (tài chính) Khối lượng cơng việc hoạch định sử dụng nguồn lực DN chiếm phần lớn toàn hoạt động DN Việc phát triển hệ thống làm cách để vừa đơn giản linh hoạt, lại vừa hồn thiện? khuôn khổ tham luận xin đề cập số giải pháp phần mềm Odoo với nội dung sau đây: II Giải pháp Odoo Giải pháp Odoo xây dựng theo hình thức lắp ghép module (modularity), cho phép công ty, tổ chức, doanh nghiệp (DN) lựa chọn chức phù hợp với yêu cầu riêng từ kho khổng lồ (15052 Apps 11477 Apps Free), với module tương ứng với hoạt động công ty Cũng đa số phần mềm nguồn mở khác, tính thuận tiện, linh hoạt đơn giản tiêu chuẩn quan trọng phát triển Odoo https://www.odoo.com/apps/modules/browse?search= https://www.odoo.com/apps/modules/browse?price=Free&search= Do đó, tìm module cho u cầu mình, cho phép cơng ty tự xây dựng hệ thống yêu cầu cách gộp module lại với cấu hình cho phù hợp với thực tế Cách tổ chức nhân theo phòng, ban tất DN cách tổ chức nhân theo nhóm mà DN cho tốt để dễ dàng tác nghiệp quản lý, phục vụ mục tiêu hoàn thành nhiệm vụ sản xuất kinh doanh DN Cách tổ chức theo phòng, ban khác tùy DN, kể với DN hoạt động ngành nghề Khái niệm “quy trình” hoạt động DN hiểu sau: cấu tổ chức theo phòng ban DN thể theo chiều dọc bước quy trình lại tổ chức theo chiều ngang Một quy trình hoạt động DN bao gồm nhiều bước, bước thực chức đó, bước có hệ thống thơng tin liệu đầu vào có kết hệ thống thông tin liệu đầu Thông tin đầu vào bước thông tin đầu bước trước; thông tin đầu bước thông tin đầu vào bước Một điều dễ nhận quy trình hoạt động DN, đặc biệt quy trình liên quan đến nhiều phòng, ban DN, tức quy trình hoạt động đến bước sau cần có tham gia nhân từ nhiều phòng, ban Các PM quản lý rời rạc thường phục vụ cho hoạt động phòng, ban cụ thể (như phòng kinh doanh, phòng kế tốn, phòng nhân ) “ốc đảo” PM phòng ban khác Việc chuyển thơng tin từ phòng, ban sang phòng, ban khác thực cách thủ công (chuyển văn bản, copy file ) với suất thấp tính kiểm sốt Các module Odoo phục vụ cho phòng, ban thế, giải mối quan hệ phòng, ban mơ tác nghiệp đội ngũ nhân viên theo quy trình Thơng tin ln chuyển tự động bước quy trình kiểm sốt chặt chẽ Các báo cáo PM Odoo lấy thơng tin từ nhiều bước quy trình chí từ nhiều quy trình khác Cách làm tạo suất lao động hiệu quản lý thơng tin cao cho DN Như thấy rằng, khai thác tảng tích hợp: Trong thời 4.0, tảng Odoo cho phép doanh nghiệp không quản trị trình vận hành xuyên suốt (từ lập kế hoạch dự báo, đặt hàng, sản xuất phân phối) mà sẵn sàng để đáp ứng nhu cầu tích hợp quản trị phân phối, quản trị bán hàng đa kênh Đây xu hướng tất yếu thay cho việc sử dụng phần mềm quản trị rời rạc trước Tuy nhiên cần thấy rằng, thực quy trình Odoo bắt buộc có thay đổi cách làm việc tồn nhân viên Đó lý giá trị thật hệ thống Odoo khó xác định Phần mềm quan trọng việc cơng ty thay đổi cách thức làm việc Nếu sử dụng phần mềm Odoo để cải tiến phương thức nhận đơn hàng, sản xuất hàng hóa, giao hàng tốn, thấy giá trị thật phần mềm Nếu đơn giản cài đặt phần mềm mà không thay đổi cách thức làm việc nhân viên, khơng thấy chút giá trị Và chí, phần mềm làm chậm cơng việc lại họ quen với phần mềm cũ khơng có làm việc phần mềm Odoo khác biệt với ISO? Khi xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO, công ty, DN thấy rõ quy trình Các quy trình phân thành quy trình sản xuất kinh doanh quy trình phụ trợ Các quy trình sản xuất kinh doanh đối tượng mơ hệ thống Odoo Vậy ISO có khác biệt với Odoo? Như phân tích khái niệm trên, Odoo hệ thống hướng đến việc tích hợp phân hệ với để phối hợp hoạt động sử dụng hiệu nguồn lực doanh nghiệp thông qua việc sử dụng sở liệu chung cho tất phân hệ Còn ISO hệ thống tài liệu chuẩn mực doanh nghiệp, dùng để quản lý chất lượng sản xuất dịch vụ doanh nghiệp Theo thời gian, tuỳ phiên mà ISO nhấn mạnh vào khía cạnh khác chất lượng dựa tiêu chí định sẵn, dự đoán sai phạm chất lượng, tuân thủ quy trình sản xuất dịch vụ, cung cấp chứng việc tn thủ quy trình chuẩn Có thể thấy q trình phát triển ISO hướng theo Odoo việc chuẩn hố quy trình điều hành doanh nghiệp Các phân hệ phần mềm Odoo Đây phần mềm quản lý tồn diện quy trình hoạt động, cho phép sử dụng hệ thống tích hợp nhiều ứng dụng vào việc tự kiểm soát trạng thái hoạch định tổng thể nguồn lực doanh nghiệp Nhờ đó, doanh nghiệp lên kế hoạch khai thác hợp lý nguồn tài nguyên liên quan đến tài chính, nhân lực cơng nghệ đồng thời tự động hóa nhiều hoạt động chức nhờ vào quy trình nghiệp vụ thiết lập hệ thống theo chuẩn quốc tế nhằm nâng cao khả quản lý điều hành cho lãnh đạo tác nghiệp nhân viên Khác biệt Odoo phần mềm đơn lẻ so với sử dụng nhiều phần mềm quản lý rời rạc (như phần mềm kế toán, nhân sự, bán hàng, mua hàng…) tính tích hợp Doanh nghiệp sử dụng phần mềm phân hệ (module) thực chức tương ứng với yêu cầu phận, phòng ban Các mối quan hệ phòng ban mô tác nghiệp đội ngũ nhân viên theo quy trình Thơng tin ln chuyển tự động bước quy trình kiểm sốt chặt chẽ Các báo cáo phần mềm Odoo lấy thơng tin từ nhiều bước quy trình chí từ nhiều quy trình khác Cách làm tạo suất lao động hiệu quản lý thông tin cao cho doanh nghiệp Phần mềm Odoo không giới hạn số lượng phân hệ, doanh nghiệp mở rộng bổ sung tùy ý dựa vào nhu cầu thực tế tổ chức lực triển khai đội ngũ kỹ thuật Tuy nhiên, dù phần mềm quyền hay phát triển mã nguồn mở, hệ thống Odoo thường phát triển với phân hệ tương tác qua lại lẫn gồm: Quản lý mối quan hệ khách hàng (CRM – Customer Relationship Management) Quản lý nguồn nhân lực (HRM – Human Resource Management) Quản lý chuỗi cung ứng (SCM – Supply Chain Management) Quản lý tài (FAM – Financials Management) Quản lý tài sản, trang thiết bị (EAM – Enterprise Asset Management) Quản lý & hoạch định nguồn lực sản xuất (MRP – Manufacturing Resource Planning) Bên cạnh đó, tùy thuộc vào đặc thù yêu cầu riêng mà doanh nghiệp tùy chỉnh mở rộng thêm nhiều phân hệ (module) khác như: Quản trị chung, Quản lý bán hàng (SM), Quản lý mua hàng (PM), Quản lý hàng hóa (GDM), Quản lý vận chuyển, Quản lý kho bãi,… III Lợi ích sử dụng mã nguồn mở Odoo Xét góc độ đầu tư, hệ thống Odoo xây dựng hợp lý vận hành tốt giúp doanh nghiệp giải triệt để, hiệu vấn đề quan trọng sau: Tiếp cận thông tin quản trị đáng tin cậy, Odoo tập trung liệu từ phân hệ vào sở quản lý liệu chung giúp cho phân hệ riêng biệt chia sẻ thơng tin với cách dễ dàng Với hệ thống Odoo, có kiểu thật khơng thắc mắc, khơng nghi ngờ tất phòng ban, nhân viên sử dụng chung hệ thống thời gian thực Theo đó, Odoo giúp nhà quản lý dễ dàng tiếp cận đầy đủ thông tin quản trị xác để đưa định quan trọng cách đắn sở đáng tin cậy, hạn chế tối đa thiệt hại bất cập thông tin sai lệch không đồng Tạo quy trình làm việc thống hơn, phân hệ Odoo yêu cầu doanh nghiệp phải xác định rõ ràng quy trình kinh doanh để cơng việc ln phân cơng cụ thể triển khai hợp lý nhằm giảm thiểu rắc rối hay trục trặc khơng đáng có phát sinh trình tác nghiệp hàng ngày nhân viên gây ảnh hưởng xấu đến hoạt động chung toàn doanh nghiệp 3 Chuẩn hóa hoạt động quản lý nhân sự, Odoo hỗ trợ tất nghiệp vụ quản lý nhân giúp xếp hợp lý quy trình quản lý nhân sự, chấm cơng tính lương nhằm thúc đẩy việc sử dụng nhân hiệu quả, đồng thời giảm thiểu sai sót cơng tác tính lương bổng khoản phúc lợi Tích hợp quản lý thống thơng tin khách hàng, sở hữu hệ thống Odoo nghĩa doanh nghiệp có sở liệu lớn thơng tin thống khách hàng Vì liệu lưu nơi nên mọi người truy cập, xem sử dụng thơng tin khách hàng cách dễ dàng, chí với thao tác điều chỉnh vào hồ sơ khách hàng thơng tin làm xun suốt tồn hệ thống để phận khác cập nhật Cải thiện dịch vụ bán hàng chăm sóc khách hàng, Odoo hỗ trợ tích cực cho hoạt động bán hàng, đơn hàng theo lộ trình tự động hóa từ giai đoạn tiếp nhận yêu cầu giao hàng xuất hóa đơn Vì thế, giúp doanh nghiệp theo dõi đơn hàng cách dễ dàng, đẩy mạnh phối hợp phận kinh doanh, kho giao hàng địa điểm khác thời điểm Kiểm sốt tài kế tốn xác hơn, phân hệ kế toán thiết kế tốt hỗ trợ đắc lực cho quy trình kế tốn, giúp giảm bớt sai sót mà nhân viên thường mắc phải cách hạch tốn thủ cơng Đồng thời, Odoo tổng hợp hết thứ liên quan đến tài lại nơi số liệu có phiên nên kiểm toán nội cán quản lý cấp cao dễ dàng kiểm tra tính xác liệu, hạn chế tiêu cực đánh giá sai lầm hiệu doanh nghiệp Ngồi ra, Odoo hỗ trợ doanh nghiệp tạo báo cáo tài theo chuẩn quốc tế IFRS ( http://www.misa.com.vn/tin-tuc/chitiet/newsid/5197/Nhung-diem-can-luu-y-khi-chuyen-doi-tu IAS-sang-IFRS), GAAP ( http://russellbedford.vn/index.php?option=com_content&view=article&id=10:tholun-v-vas-02-hang-tn-kho&catid=8:accounting&Itemid=19 ) tiêu chuẩn kế toán Việt Nam Quản lý dự án phân công nhân hiệu hơn, Odoo giúp doanh nghiệp kiểm tra theo dõi tính đồng chất lượng sản phẩm, đồng thời lên kế hoạch phân bổ nhân lực cách hợp lý tùy nhu cầu dự án Odoo tự động kiểm tra sở liệu xem nhân viên mạnh tự gán họ vào tác vụ dự án, người quản lý nhiều thời gian cho công đoạn Tăng hiệu suất sản xuất cung cấp hàng hóa – dịch vụ, Odoo phục vụ cơng cụ giúp tự động hóa phần tất quy trình sản xuất, từ việc chuẩn bị nguyên vật liệu thành phẩm, quản lý đầu đầu vào, đóng gói nhiều thứ khác Phân hệ hoạch định quản lý sản xuất Odoo giúp đơn vị sản xuất nhận dạng loại bỏ yếu tố hiệu quy trình sản xuất, khơng tình trạng tính tốn sai, lỗi “thắt cổ chai”, hay hoạt động cơng suất máy móc nhân cơng Nói cách khác, điều có nghĩa áp dụng hệ thống hoạch định sản xuất tốt giúp tiết kiệm thời gian, giảm chi phí, tăng suất giảm lượng nhân cần thiết 9 Tối ưu hoạt động kiểm soát tồn kho, phân hệ quản lý cung ứng Odoo cho phép nhân viên theo dõi hàng tồn kho xác số lượng, địa điểm lẫn tình trạng chi tiết loại, giúp xác định mức tồn kho tối ưu Nhờ mà doanh nghiệp chủ động kế hoạch mua hàng, giảm nhu cầu vốn lưu động, giảm số người làm việc đồng thời tăng nhanh tốc độ làm việc Những tác động thực giúp doanh nghiệp tăng hiệu kinh doanh tiết kiệm chi phí từ 20% – 25% 10 Xã hội hóa hệ thống thông tin liên lạc nội bộ, Odoo sở hữu khả hiển thị tác vụ mà người thực hiện, cập nhật trạng thái đến người có liên quan phận Mọi câu hỏi, yêu cầu hay vấn đề phát sinh phản hồi, báo cáo xử lý tức thời nhanh chóng Điều cho thấy, Odoo tảng tốt để xây dựng môi trường làm việc cộng tác, chia sẻ thành viên doanh nghiệp Và việc xã hội hóa thơng tin liên lạc tiền đề cho việc nâng cao hiệu làm việc cho thành viên tập thể doanh nghiệp Tóm lại, theo đánh giá tơi, phần mềm Odoo lựa chọn phù hợp cho doanh nghiệp Việt Nam tính linh hoạt tùy chỉnh mở rộng, thời gian triển khai ngắn chi phí hợp lý mà đảm bảo tính tiêu chuẩn quốc tế Ở An Giang, tận dụng hội cách mạng công nghiệp lần thứ tư, tổ chức doanh nghiệp cần tận dụng tối đa ưu PMNM cho trình chuyển đổi số Hy vọng thời gian tới có nhiều công ty, doanh nghiệp An Giang chuyển đổi số thành công từ phần mềm mã nguồn mở  ... Ở An Giang, tận dụng hội cách mạng công nghiệp lần thứ tư, tổ chức doanh nghiệp cần tận dụng tối đa ưu PMNM cho trình chuyển đổi số Hy vọng thời gian tới có nhiều cơng ty, doanh nghiệp An Giang. .. tác nghiệp nhân viên Khác biệt Odoo phần mềm đơn lẻ so với sử dụng nhiều phần mềm quản lý rời rạc (như phần mềm kế toán, nhân sự, bán hàng, mua hàng…) tính tích hợp Doanh nghiệp sử dụng phần mềm. .. nhiều quy trình khác Cách làm tạo suất lao động hiệu quản lý thông tin cao cho doanh nghiệp Phần mềm Odoo không giới hạn số lượng phân hệ, doanh nghiệp mở rộng bổ sung tùy ý dựa vào nhu cầu thực