ỨNG DỤNG PHẦN mềm ASANA TRONG QUẢN lý dựán

Khái niệm dự án Dự án là một tập hợp các hoạt động có liên quan đến nhau được thực hiện trong một khoảng thời gian có hạn, với những nguồn lực đã được giới hạn; nhất là nguồn tài chính

1

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

Báo cáo kết quả thực hiện bài tập nhóm:

2

NHÓM THỰC HIỆN

1 Trần Thị Kim Ngân 030632161395 100

3 Lê Võ Ngọc Trâm Anh 030632160034 100

4 Nguyễn Thị Thùy Dương 030632160412 100

3

LỜI MỞ ĐẦU

Quản lý dự án là một công việc không hề đơn giản Có nhiều vấn đề, nhiều mặt trái nảy sinh xung quanh quá trình thực hiện dự án không khỏi khiến cho chất lượng dự án trì trệ Chính vì vậy, bạn cần đến một công cụ quản lý hiệu quả, hạn chế tối đa những sai sót

và những nhầm lẫn thường nảy sinh trong công việc Phần mềm quản lý dự án là một trong những lựa chọn của nhiều doanh nghiệp, tổ chức hiện nay

4

CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU TỔNG QUAN

1.1 KHÁI NIỆM DỰ ÁN VÀ QUI TRÌNH QUẢN LÝ DỰ ÁN

1.1.1 Khái niệm dự án

Dự án là một tập hợp các hoạt động có liên quan đến nhau được thực hiện trong một khoảng thời gian có hạn, với những nguồn lực đã được giới hạn; nhất là nguồn tài chính có giới hạn để đạt được những mục tiêu cụ thể, rõ ràng, làm thỏa mãn nhu cầu của đối tượng mà dự án hướng đến Thực chất, Dự án là tổng thể những chính sách, hoạt động

và chi phí liên quan với nhau được thiết kế nhằm đạt được những mục tiêu nhất định trong một thời gian nhất định

Dự án bao gồm dự án đầu tư và dự án hỗ trợ kỹ thuật

1.1.2 Qui trình quản lý dự án

Thiết lập dự án 1.1.2.1.

5

Xác định những người liên quan: nhằm thu thập đầy đủ các thông tin có liên quan đến dự án Xây dựng sơ bộ bộ máy nhân sự Mục tiêu của quản lý dự án chính là cân bằng lợi ích, đưa ra tiếng nói chung của các bên liên quan

Lập kế hoạch dự án 1.1.2.2.

Xây dựng bản kế hoạch dự án cụ thể, toàn diện phải dựa trên các phương diện: yêu cầu của khách hàng, thời gian, chi phí, chất lượng, nhân sự, truyền thông, rủi ro, đấu thầu, tích hợp… Bốn yếu tố để tạo nên bản kế hoạch dự án hoàn hảo là:

 Có sự tham gia của đầy đủ các bên (Bought-in)

 Thể hiện chính thức bằng văn bản tất cả 9 phương diện trên (Formal)

 Được phê duyệt bởi hội đồng xét duyệt kế hoạch (Approval)

 Tính khả thi (Realistic)

Thực thi dự án 1.1.2.3.

Thực hiện đúng, đủ các công việc đã được vạch ra trong kế hoạch Tuy nhiên, thực

tế triển khai và tư suy chiến lược có sự sai số tương đối nên cấp quản lý dự án và nhân viên trực tiếp thực hiện các công việc cần có sự linh hoạt, kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm nhất định

Kiểm soát dự án 1.1.2.4.

Đối chiếu giữa kế hoạch và thực tế để đưa ra điều chỉnh phù hợp và kịp thời (nếu cần) Sự điều chỉnh hoặc thay đổi có thể ảnh hưởng đến tiến độ công việc hoặc phải lập lại kế hoạch, tệ hơn là quay lại bước thiết lập dự án Thay đổi là điều khó tránh khỏi trong các dự án Những điều chỉnh hoặc thay đổi thể hiện tổ chức chưa tìm hiểu thật kỹ càng các thông tin liên quan, hiểu rõ mục tiêu, công việc, nên khi triển khai mới phát sinh ra các yêu cầu mới

Kết thúc dự án 1.1.2.5.

Đây là các hoạt động hoàn thiện để chính thức đóng lại dự án Việc kết thúc dự án phải được thực hiện bài bản và đầy đủ Nhà thầu bàn giao sản phẩm, nhận feedback từ khách hàng, sao lưu hồ sơ,… Giai đoạn kết thúc dự án không theo trình tự sẽ phát sinh nhiều rắc rối như các vấn đề liên quan đến pháp lý, trách nhiệm nhân sự,… Điều này sẽ

để lại cho tổ chức nói chung và các cá nhân trong nhóm dự án nói riêng những thiệt hại to lớn về tài chính và danh tiếng

Trello là một ứng dụng quản lý dự án dựa trên web phổ biến, miễn phí và rất dễ sử dụng

 Một số tính năng chính của nó là:

 Bạn có thể mời bao nhiêu người vào bảng của bạn khi bạn cần

 Bắt đầu thảo luận với nhận xét và tệp đính kèm

 Lên danh sách kiểm tra và ngày hết hạn

 Trello hoạt động mọi lúc mọi nơi

 Bạn có thể tạo thẻ và nhận xét qua email

7

Asana 1.2.1.2.

Asana là một phần mềm quản lý dự án chạy trên nền tảng điện toán đám mây hỗ trợ đầy đủ các tính năng ưu việt giống như Bitrix24, tuy nhiên mục tiêu chính của công cụ làm việc trực tuyến này chỉ có 1 đó là tập trung vào quản lý dự án Asana cung cấp một phiên bản miễn phí cho nhóm làm việc không vượt quá 15 người dùng Đây có thể coi là một trong những công cụ quản lý dự án có giao diện làm việc thân thiện, rõ ràng và trực quan nhất trong số tất cả các nhà cung cấp khác về phần mềm PM (Project Management

8

MindMeister 1.2.1.3.

Hầu hết các nhóm làm việc hiện nay đều ít khi sử dụng bản đồ tư duy (Mind Maps) vào việc quản lý công việc hay dự án, nhưng nếu nhóm của bạn đang tìm kiếm về ứng dụng loại này thì MindMeister chính là thứ bạn cần, đây là công cụ cung cấp cho người dùng dịch vụ xây dựng bản đồ tư duy trực tuyến cũng như phiên bản dành cho ứng dụng

di động Tính năng tuyệt vời nhất của MindMeister chính là khả năng thiết kế ra các sơ đồ

tư duy, liên kết, hành động "thời gian thực" cho phép các nhóm làm việc tạo ra và phân

bổ các kế hoạch tương tác trực quan Phiên bản miễn phí của MindMeister chỉ cho phép người dùng có thể tạo lập được 03 sơ đồ tư duy hay sơ đồ tương tác phục vụ cho mục tiêu công việc

1.2.2 Phần mềm có bản quyền

Microsoft Project 1.2.2.1.

Microsoft Project là một sản phẩm phần mềm quản lý dự án được phát triển và bán bởi Microsoft Nó là một công cụ rất phù hợp với việc quản lý dự án

9

Một số tính năng chính của nó là:

 Cho phép bạn dễ dàng phát triển một kế hoạch

 Chỉ định tài nguyên cho các tác vụ

 Theo dõi tiến độ

 Quản lý ngân sách

 Phân tích khối lượng công việc

Jira 1.2.2.2.

Jira là một công cụ tuyệt vời để lập kế hoạch, theo dõi và quản lý các dự án phát triển phần mềm và nhanh nhẹn của bạn

Trong Jira, bạn có thể dễ dàng tùy chỉnh quy trình làm việc, cộng tác và phát hành phần mềm tuyệt vời

Tính năng chính:

 Quản lý, theo dõi tiến độ của dự án

 Quản lý lỗi, tính năng, công việc, những cải tiến hoặc bất kỳ vấn đề gì

 Tìm kiếm nhanh chóng với bộ lọc JIRA Query Language

 Xây dựng quy trình làm việc tương thích với yêu cầu của từng dự án

 Cung cấp nhiều loại báo cáo thống kê với rất nhiều loại biểu đồ khác nhau phù hợp với nhiều loại hình dự án, nhiều đối tượng người dùng

10

 Dễ dàng tích hợp với các hệ thống khác (như Email, Excel, RSS )

 Có thể chạy trên hầu hết các nền tảng phần cứng, hệ điều hành và cơ sở dữ liệu

11

CHƯƠNG 2 PHẦN MỀM QUẢN LÝ DỰ ÁN ASANA

2.1 GIỚI THIỆU TỔNG QUAN

2.1.1 Asana – Công cụ quản lý dự án tối ưu

Trong những năm gần đây, các ứng dụng hỗ trợ thực hiện dự án đã trở nên đa dạng

và ngày càng phổ biến với nhiều tính năng ưu việt Cùng với Trello, Redmine hay Toodledo, Basecamp, Clinked, phần mềm Asana cũng là một công cụ khá thú vị và tiện ích giúp người sử dụng có thể làm việc theo nhóm mà không cần thông qua email Hiện nay, rất nhiều các công ty và tập đoàn lớn đã đưa Asana vào làm công cụ trợ giúp cho các

dự án, điển hình là Airbnb và Foursquare

2.1.2 Những tính năng nổi bật của Asana

Được phát triển bởi người đồng sáng lập Facebook Dustin Moskovitz và kỹ sư Justin Rosenstein với mục đích ban đầu là thúc đẩy tiến độ làm việc của nhân viên tại Facebook, Asana được biết đến như một SAAS với tính năng nổi bật chính là sự đơn giản Với thiết kế khoa học và chuyên nghiệp, người sử dụng sẽ không phải mất quá

nhiều thới gian để “làm quen” với ứng dụng độc đáo này Asana mang đến cho người sử

dụng tất cả những công cụ cơ bản, hiệu quả và thông minh nhất trong công tác quản lý và một môi trường làm việc chuyên nghiệp qua những không gian (workspace) riêng cho mỗi team dự án với đầy đủ tên dự án, deadline hoàn thành, trình tự ưu tiên công việc Ngoài ra, Asana còn cho phép người sử dụng theo dõi tiến độ công việc trên tablet, smartphone hay máy tính để bàn hoặc thêm vào những comment, file đính kèm, ghi chú, inbox … một cách hết sức linh hoạt để có thể cập nhật và kiểm soát tính hiệu quả của công việc một cách nhanh chóng, chi tiết hơn, đồng thời tăng cường sự tương tác giữa các thành viên trong nhóm dự án

12

Một ưu điểm nổi bật nữa của Asana chính là: khác với rất nhiều công cụ hỗ trợ

thay thế, Asana hoàn toàn miễn phí cho các nhóm từ 15 thành viên trở xuống Với những tính năng vượt trội đó, Asana hiện nay đang trở thành một công cụ hỗ trợ quản lý dự án phổ biến và nhận được sự tin cậy từ người sử dụng

2.1.3 Ưu – nhược điểm của ASANA:

 Ưu điểm:

 Giao diện đơn giản, dễ sử dụng và trực quan

 Có hỗ trợ các ứng dụng trên iPhone, iPad và Android

 Các thẻ gán cũng như các dòng tiêu đề hay danh sách công việc có thể tùy biến

 Có thể trò chuyện bằng bình luận hay tin nhắn của bạn

 Nhược điểm:

 Không theo dõi các mối liên hệ giữa các tác vụ

 Không có quản lý danh bạ liên lạc hay khả năng quản lý tiến trình phát triển của

13

Cách quản lý của Asana được minh hoạ qua hình sau:

Ở Asana, mỗi thành viên có một tài khoản riêng và có thể tham gia nhiều “Team” khác nhau Ví dụ, bạn có thể đồng thời ở cả team Chăm sóc khách hàng, Marketing, Phát triển sản phẩm… Một người có thể là thành viên của nhiều hơn một team

14

Trong mỗi team, “Dự án" được tạo ra và giúp xác định các khối công việc chính

mà team cần làm Bên trong các dự án này, bạn có danh sách "Nhiệm vụ" và "Nhiệm vụ phụ" được phân bổ cho những người khác nhau Những nhiệm vụ này chia nhỏ công việc trong một dự án và xác định rõ ràng ai đang làm gì và vào ngày nào Bên trong mỗi công việc, bạn cũng có phần bình luận để giao tiếp với nhau về nhiệm vụ đang diễn ra

Asana quản lý dự án dựa trên các nhiệm vụ (task-based) Asana thích hợp cho các công ty có hệ thống công việc phức tạp, một người cần phải tham gia nhiều dự án hay phòng ban khác nhau Khi đó, Asana không chỉ giúp team cộng tác hiệu quả, mà còn giúp người quản lý theo dõi tổng thể công việc ở tất cả các phòng ban và dự án

2.3 MỘT SỐ THAO TÁC CƠ BẢN

2.3.1 Tạo một dự án mới

Vào trang chủ của phần mềm Asana ( hoặc thực hiện thao tác tải phần mềm có sẵn trên các giao diện App Store, Android, Google, ) và tạo tài khoản theo 2 cách:

 Sử dụng tài khoản Google

 Sử dụng tài khoản công ty

15

Sau đó, một cửa sổ sẽ mở ra với đường link xác nhận tài khoản Bạn chỉ cần click vào link đó để hoàn thiện hơn bản profile của mình và sẵn sàng sử dụng những tiện ích vượt trội nhất của Asana

Sau khi đăng nhập vào,bạn sẽ phải tạo team làm việc của riêng mình mà ở đó các

cá nhân có liên quan nhau, bạn có thể nhập tên Email của các thành viên để mời ngay sau

đó hoặc bỏ qua

17

2.3.2 Thiết lập thông tin dự án

Sau khi đặt tên cho dự án, bạn đắt đầu đặt “task” để thiết lập các công việc cần làm

Để đặt tên cho các khoản mục cần làm nhấn vào “add section”

Để thiết lập thông tin của dự án, bạn nhấn vào mục “progress”, phần mềm sẽ hiện

ra toàn bộ thông tin về dự án và bạn có thể chỉnh sửa tùy ý

18

2.3.3 Tạo lịch

Để tạo thời gian làm việc, bạn nhấn vào mục “calendar”

Tại đây, bạn có thể tạo lịch làm cho các “task” đã tạo trước đó, hoặc trong mục

“list”, bạn nhấn vào mục “due date” để tạo ngày đáo hạn

Để thay đổi lịch làm, trong mục “calendar” bạn nhấp giữ “task”cần đổi và kéo vào ngày bất kì trong lịch

2.3.4 Tạo danh sách công việc

Để tạo một danh sách công việc, bạn vào “List”  “Add Task” ghi những việc cần làm

20

21

2.3.5 Thiết lập mối quan hệ giữa các công việc

Để thể hiện sự phụ thuộc của các công việc, vào mục “Đánh dấu là phụ thuộc vào …”

Ví dụ như để công việc số 3 bắt đầu thì phải hoàn thành công việc số 1 Vậy công

việc số 3 phụ thuộc vào công việc số 1 (tính năng này sử dụng khi nâng cấp tài khoản)

Ngoài ra, để dễ theo dõi, hiện nay Asana đã có chức năng vẽ phụ thuộc trên Timeline Khi bạn phát hiện xung đột thời gian, bạn có thể điều chỉnh ngày ngay trên Timeline để bạn cảm thấy tự tin trong lịch biểu dự án của mình Sau đó, khi công việc được tiến hành, đồng đội sẽ biết khi nào công việc phụ thuộc được hoàn thành để có thể bắt đầu nhiệm vụ của mình

2.3.6 Tài nguyên dự án

22

Để phân công công việc cho một ai đó ta chọn nút lệnh Assign this task sau đó

nhập tên hoặc email

Để rõ hơn về công việc cũng như cần phải cần những tài nguyên gì, bạn có thể ghi vào phần “Description” mô tả công việc của mình

2.3.7 Phân bổ tài nguyên cho các công việc

Tài nguyên của dự án bao gồm: con người, đồ cung cấp, vật tư, trang bị, không gian làm việc, thời gian làm việc,

Để phân bổ tài nguyên cho từng công việc chúng ta thao tác như sau:

Vào Calendar để theo dõi lịch trình công việc

Khi công việc hoàn thành sẽ được đánh

2.3.9 Tìm đường găng cho dự án

Đối với các dự án lớn, có nhiều công việc phải hoàn thành cùng lúc, trình tự công việc chồng chéo nhau, trực quan hoá công việc bằng biểu đồ Gantt là điều cực kì cần thiết Tuy nhiên hiện tại Asana vẫn chưa có tính năng này

Để giải quyết vấn đề này, có 2 hướng giải quyết:

- Sử dụng phần mềm asana quản lý dự án như bình thường và dùng excel để tạo 1 biểu đồ gantt cho dự án

 Nhắc nhở: Chúng tôi sẽ gửi email nhắc nhở như cách tiếp cận nhiệm vụ

được giao của bạn và vượt qua ngày đến hạn của họ

Để nhận được thông báo nhắc nhở công việc, cả ba điều sau phải đúng:

 Tác vụ chưa hoàn thành

 Nhiệm vụ được giao cho bạn

 Nhiệm vụ có ngày đến hạn

Nếu cả ba đều đúng, bạn sẽ nhận được lời nhắc công việc:

 7 ngày trước ngày hết hạn của nhiệm vụ

 1 ngày trước ngày hết hạn của nhiệm vụ

 Vào ngày hoàn thành nhiệm vụ

 1 ngày sau ngày hết hạn của công việc (quá hạn)

 7 ngày sau ngày hết hạn của công việc (quá hạn)

Nếu bạn có nhiều tác vụ với ngày đến hạn, email nhắc nhở tác vụ sẽ bao gồm tất cả các tác vụ được giao cho bạn đến hạn trong bảy ngày tới hoặc bảy ngày qua

Asana Tip: Chỉ người được giao nhiệm vụ mới nhận được thông báo email nhắc nhở; người theo dõi nhiệm vụ sẽ không nhận được email nhắc nhở

 Hoạt động: Bạn sẽ nhận được thông báo qua email cho các hoạt động sau:

 Nhiệm vụ được giao cho bạn

 Tác vụ chưa được giao cho bạn

 Nhiệm vụ được giao cho bạn đã thay đổi ngày đến hạn

 Bạn đã được chia sẻ trong một nhiệm vụ và được thêm làm người theo dõi

 Tác vụ bạn đang theo dõi có tệp đính kèm mới

 Tác vụ bạn đang theo dõi có nhận xét mới

 Tác vụ bạn đang theo dõi được đánh dấu là hoàn thành

 Một công việc bạn đang theo dõi được đưa ra

 Bình luận của bạn là thích

26

 Tệp đính kèm của bạn được thích

 Hoàn thành tác vụ của bạn được thích

 Một Conversation được bắt đầu trong một nhóm hoặc một dự án bạn là một thành viên của

 Một bình luận được đăng tải trong một đối thoại bạn đang theo dõi

 Một dự án bạn là thành viên có nhiệm vụ mới

 Có một trạng thái mới cho một dự án bạn là thành viên của

 Trạng thái của tác vụ bạn đã chờ đợi đã được thay đổi

Asana Tip: Thông báo hoạt động chỉ được gửi cho các hành động và thay đổi được thực hiện bởi những người khác; bạn sẽ không nhận được thông báo về các hành động bạn tự thực hiện

 Trang tổng quan: Chúng tôi sẽ gửi email mỗi tuần một lần hiển thị biểu đồ

tiến độ và trạng thái mới nhất của từng dự án hiện tại trên trang tổng quan của bạn

Trả lời thông báo:

 Trả lời thông báo qua email tới:

 Đánh dấu công việc đã hoàn thành – trả lời email và nhập Hoàn thành hoặc Xong làm từ đầu tiên trong thư của bạn

Asana Tip: Không lưu địa chỉ trả lời vào danh sách Liên hệ của bạn Nó sẽ thay đổi

 Cài đặt thông báo qua email: Để truy cập Cài đặt thông báo qua email của