ỨNG DỤNG PHẦN mềm ASANA TRONG QUẢN lý dựán

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ Báo cáo kết thực tập nhóm: ỨNG DỤNG PHẦN MỀM ASANA TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN GVHD: Thầy Đào Quốc Thắng LỚP: D02 Hồ Chí Minh, ngày 23 tháng năm 2018 NHÓM THỰC HIỆN STT HỌ VÀ TÊN MSSV ĐÁNH GIÁ (%) Trần Thị Kim Ngân 030632161395 100 Huỳnh Bảo Nhi 030632161617 100 Lê Võ Ngọc Trâm Anh 030632160034 100 Nguyễn Thị Thùy Dương 030632160412 100 Phạm Ánh Hồng 030632160789 100 030632161648 100 Nhóm Nguyễn Thị Huỳnh Như trưởng LỜI MỞ ĐẦU Quản lý dự án công việc không đơn giản Có nhiều vấn đề, nhiều mặt trái nảy sinh xung quanh trình thực dự án khơng khỏi khiến cho chất lượng dự án trì trệ Chính vậy, bạn cần đến cơng cụ quản lý hiệu quả, hạn chế tối đa sai sót nhầm lẫn thường nảy sinh công việc Phần mềm quản lý dự án lựa chọn nhiều doanh nghiệp, tổ chức CHƯƠNG 1.1 GIỚI THIỆU TỔNG QUAN KHÁI NIỆM DỰ ÁN VÀ QUI TRÌNH QUẢN LÝ DỰ ÁN 1.1.1 Khái niệm dự án Dự án tập hợp hoạt động có liên quan đến thực khoảng thời gian có hạn, với nguồn lực giới hạn; nguồn tài có giới hạn để đạt mục tiêu cụ thể, rõ ràng, làm thỏa mãn nhu cầu đối tượng mà dự án hướng đến Thực chất, Dự án tổng thể sách, hoạt động chi phí liên quan với thiết kế nhằm đạt mục tiêu định thời gian định Dự án bao gồm dự án đầu tư dự án hỗ trợ kỹ thuật 1.1.2 Qui trình quản lý dự án 1.1.2.1 Thiết lập dự án Gồm hoạt động chính: Xây dựng tuyên bố dự án: tuyên bố tự án thể mục tiêu dự án, yếu tố tác động đến dự án, ràng buộc, tổ chức dự án, quyền hạn, vai trò – trách nhiệm vị trí quan trọng, rủi ro,… mức độ tổng quát Tất dự án phải có tuyên bố dự án Bởi tài liệu định hướng hoạt động, sở để xác định công nhận kết cuối dự án Xác định người liên quan: nhằm thu thập đầy đủ thơng tin có liên quan đến dự án Xây dựng sơ bộ máy nhân Mục tiêu quản lý dự án cân lợi ích, đưa tiếng nói chung bên liên quan 1.1.2.2 Lập kế hoạch dự án Xây dựng kế hoạch dự án cụ thể, toàn diện phải dựa phương diện: yêu cầu khách hàng, thời gian, chi phí, chất lượng, nhân sự, truyền thơng, rủi ro, đấu thầu, tích hợp… Bốn yếu tố để tạo nên kế hoạch dự án hồn hảo là:     1.1.2.3 Có tham gia đầy đủ bên (Bought-in) Thể thức văn tất phương diện (Formal) Được phê duyệt hội đồng xét duyệt kế hoạch (Approval) Tính khả thi (Realistic) Thực thi dự án Thực đúng, đủ công việc vạch kế hoạch Tuy nhiên, thực tế triển khai tư suy chiến lược có sai số tương đối nên cấp quản lý dự án nhân viên trực tiếp thực công việc cần có linh hoạt, kiến thức chun mơn kinh nghiệm định 1.1.2.4 Kiểm soát dự án Đối chiếu kế hoạch thực tế để đưa điều chỉnh phù hợp kịp thời (nếu cần) Sự điều chỉnh thay đổi ảnh hưởng đến tiến độ công việc phải lập lại kế hoạch, tệ quay lại bước thiết lập dự án Thay đổi điều khó tránh khỏi dự án Những điều chỉnh thay đổi thể tổ chức chưa tìm hiểu thật kỹ thơng tin liên quan, hiểu rõ mục tiêu, công việc, nên triển khai phát sinh yêu cầu 1.1.2.5 Kết thúc dự án Đây hoạt động hoàn thiện để thức đóng lại dự án Việc kết thúc dự án phải thực đầy đủ Nhà thầu bàn giao sản phẩm, nhận feedback từ khách hàng, lưu hồ sơ,… Giai đoạn kết thúc dự án khơng theo trình tự phát sinh nhiều rắc rối vấn đề liên quan đến pháp lý, trách nhiệm nhân sự,… Điều để lại cho tổ chức nói chung cá nhân nhóm dự án nói riêng thiệt hại to lớn tài danh tiếng 1.2 PHẦN MỀM QUẢN LÝ DỰ ÁN 1.2.1 Phần mềm miễn phí Sau số phần mềm miễn phí dùng để quản lý dự án: 1.2.1.1 Trello Trello ứng dụng quản lý dự án dựa web phổ biến, miễn phí dễ sử dụng       Một số tính là: Bạn mời người vào bảng bạn bạn cần Bắt đầu thảo luận với nhận xét tệp đính kèm Lên danh sách kiểm tra ngày hết hạn Trello hoạt động lúc nơi Bạn tạo thẻ nhận xét qua email 1.2.1.2 Asana Asana phần mềm quản lý dự án chạy tảng điện tốn đám mây hỗ trợ đầy đủ tính ưu việt giống Bitrix24, nhiên mục tiêu cơng cụ làm việc trực tuyến có tập trung vào quản lý dự án Asana cung cấp phiên miễn phí cho nhóm làm việc khơng vượt q 15 người dùng Đây coi công cụ quản lý dự án có giao diện làm việc thân thiện, rõ ràng trực quan số tất nhà cung cấp khác phần mềm PM (Project Management 1.2.1.3 MindMeister Hầu hết nhóm làm việc sử dụng đồ tư (Mind Maps) vào việc quản lý công việc hay dự án, nhóm bạn tìm kiếm ứng dụng loại MindMeister thứ bạn cần, công cụ cung cấp cho người dùng dịch vụ xây dựng đồ tư trực tuyến phiên dành cho ứng dụng di động Tính tuyệt vời MindMeister khả thiết kế sơ đồ tư duy, liên kết, hành động "thời gian thực" cho phép nhóm làm việc tạo phân bổ kế hoạch tương tác trực quan Phiên miễn phí MindMeister cho phép người dùng tạo lập 03 sơ đồ tư hay sơ đồ tương tác phục vụ cho mục tiêu công việc 1.2.2 Phần mềm có quyền 1.2.2.1 Microsoft Project Microsoft Project sản phẩm phần mềm quản lý dự án phát triển bán Microsoft Nó cơng cụ phù hợp với việc quản lý dự án Một số tính là:      1.2.2.2 Cho phép bạn dễ dàng phát triển kế hoạch Chỉ định tài nguyên cho tác vụ Theo dõi tiến độ Quản lý ngân sách Phân tích khối lượng cơng việc Jira Jira công cụ tuyệt vời để lập kế hoạch, theo dõi quản lý dự án phát triển phần mềm nhanh nhẹn bạn Trong Jira, bạn dễ dàng tùy chỉnh quy trình làm việc, cộng tác phát hành phần mềm tuyệt vời Tính chính:      Quản lý, theo dõi tiến độ dự án Quản lý lỗi, tính năng, cơng việc, cải tiến vấn đề Tìm kiếm nhanh chóng với lọc JIRA Query Language Xây dựng quy trình làm việc tương thích với u cầu dự án Cung cấp nhiều loại báo cáo thống kê với nhiều loại biểu đồ khác phù hợp với nhiều loại hình dự án, nhiều đối tượng người dùng  Dễ dàng tích hợp với hệ thống khác (như Email, Excel, RSS )  Có thể chạy hầu hết tảng phần cứng, hệ điều hành sở liệu 10 Bước Chọn / bỏ chọn hộp để bật / tắt thông báo email bạn  Bạn truy cập Cài đặt thơng báo qua email từ Inbox : Bước Nhấp vào Hộp thư đến từ Bước Nhấp vào mũi tên thả xuống Email Notifications Bước Chọn Settings 27  Tắt thông báo: Nếu bạn khơng muốn nhận thơng báo qua email, bạn tắt chúng cách sử dụng hướng dẫn phần sử dụng Inbox riêng để cập nhật Asana Asana Tip: Không thể tắt thông báo Nhóm xóa dự án xóa chúng chứa liên kết cho phép bạn khơi phục chúng 2.3.11 Cân đối tài nguyên: Mỗi nhiệm vụ có người giao, có nhiều người theo dõi Cả người giao nhiệm vụ người theo dõi chỉnh sửa nhiệm vụ Trường hợp gán định chủ sở hữu nhiệm vụ Người giao nhiệm vụ nhận thông báo nhắc nhở nhiệm vụ đến gần ngày đến hạn  Nhiệm vụ giao: Để định tác vụ: Bước Bước Bước Nhấp vào assignee trường từ cửa sổ bên phải Bắt đầu nhập tên địa email người Chọn người từ kết tự động hồn tất Asana Tip: Nhấn Tab+M để gán nhiệm vụ cho bạn 28 Để bỏ gán nhiệm vụ: Di chuột qua assignee nhấp vào X biểu tượng xuất  Người theo dõi nhiệm vụ Thực theo nhiệm vụ để thông báo thay đổi sau tác vụ:     Đã thêm tệp đính kèm Đã đăng nhận xét Ai thích cơng việc Khi tác vụ đánh dấu hoàn thành Asana Tip:   Nhấn Tab+F để tập trung vào trường người theo dõi Để làm theo nhiệm vụ: Nhấp vào nút Follow Task Người theo dõi nhiệm vụ nhận thông báo Hộp thư đến họ qua email , theo cài đặt họ Nếu bạn nhận thông báo cho tác vụ mà bạn không quan tâm, bạn hủy theo dõi tác vụ Để hủy theo dõi tác vụ: 29 Nhấp vào nút Unfollow Task Bạn thêm xóa người khác làm người theo dõi nhiệm vụ Để thêm xóa người theo dõi khác công việc: Nhấp vào nút + trường người theo dõi ngăn tác vụ Từ đây, bạn có thể:  Xóa người theo dõi cách di chuột qua tên họ nhấp vào biểu tượng X  Thêm người theo dõi cách nhập tên email họ chọn họ kết tự động hoàn tất Asana Tip: Nếu bạn @mention người khác phần mô tả nhận xét công việc, họ tự động thêm làm người theo dõi nhiệm vụ 2.3.12 Lập in báo cáo Để hiểu cách tổng quát dự án quan sát tiến độ dự án, vào “Dashboard” 30 Để xuất/in báo cáo, vào mục “Print” 31 32 CHƯƠNG CHƯƠNG MINH HỌA: ỨNG DỤNG QUẢN LÝ DỰ ÁN BẰNG PHẦN MỀM ASANA 3.1 GIỚI THIỆU DỰ ÁN Tên dự án: “ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HOMESTAY STAR” Sự cần thiết phải đầu tư dự án: Nhu cầu thực tế: Khánh Hòa tỉnh ven biển Nam Trung Bộ Việt Nam, có bờ biển kéo dài 385km với gần 200 đảo lớn, nhỏ ven bờ 100 đảo, bãi đá ngầm thuộc quần đảo Trường Sa Với điều kiện thiên nhiên ưu đãi, Khánh Hòa trở thành địa điểm du lịch tiếng nước hấp dẫn khách du lịch nước Savills ( tập đoàn cung cấp dịch vụ bất động sản hàng đầu giới) dự báo lượng du khách tới Khánh Hòa tăng từ 5,45 triệu lên 7,2 triệu lượt vào năm 2020 Khi đó, phải có 19.200 phòng khách sạn 3-5 đáp ứng nhu cầu, với nguồn cung cung cấp 17.600 phòng sau năm Đây thật hội tốt thị trường đầy tiềm cho nhà đầu tư lĩnh vực du lịch nghỉ dưỡng Nắm bắt tiềm phát triển du lịch nhu cầu tương lai Bãi Dài, Nhóm định đầu tư xây dựng Dự án Homestay Star với quy mô 1500m2 gồm 15 phòng thiết kế cách độc đáo theo phong cách đại, đầy tiện nghi sang trọng Ngồi ra, dự án tích hợp hồ bơi trời hệ thống nhà hàng sang trọng với nhiều lựa chọn ẩm thực vô hấp dẫn nhằm phục vụ cho đối tượng khách du lịch nước đến nghỉ dưỡng khách du lịch nội địa có thu nhập trở lên với mong muốn trải nghiệm cảm giác kì nghỉ homestay thật ý nghĩa Dự án hứa hẹn mang tới không gian thư giãn tuyệt đối, giúp tái tạo cân sống cho du khách nghỉ dưỡng 3.2 TÓM TẮT DỰ ÁN Tên dự án: Đầu tư xây dựng Homestay Star Chủ dự án: Các thành viên nhóm Địa điểm đầu tư: Xã Cam Hải Đơng, Huyện Cam Lâm, tỉnh Khánh Hòa Diện tích khu đất: 1500 m2 Loại hình: Homestay Đặc điểm đầu tư: 33   Đầu tư xây Thuê đất với giá 2.9 triệu/m2/năm Mục tiêu, nhiệm vụ chủ yếu:   Mục tiêu: Đầu tư xây dựng thành cơng loại hình Homestay đạt chuẩn phục vụ khách du lịch  Tạo không gian thoải mái, đầy đủ tiện nghi đáp ứng nhu cầu du khách  Kinh doanh có lợi nhuận hoàn vốn năm  Mở rộng phát triển quy mô dự án Homestay Star vòng 10 năm  Tạo cơng ăn việc làm cho người dân địa bàn tỉnh Khánh Hòa  Nhiệm vụ:  Hướng tới phát triển du lịch bền vững, góp phần phát triển kinh tế xã hội tỉnh Khánh Hòa  Thực đầy đủ nghĩ vụ doanh nghiệp tỉnh Nhà nước Công suất thiết kế: 75 người (gồm 15 căn, có sức chứa người) Giá phòng: triệu đồng/ phòng / ngày đêm bao gồm dịch vụ ăn uống Hình thức đầu tư: Đầu tư xây Hình thức quản lí: Thành lập quản lí trực tiếp quản lí thực dự án Giải pháp xây dựng: Th ngồi Thời gian khởi cơng, hồn thành: Dự kiến thời gian xây dựng vòng năm rưỡi   Thời gian khởi cơng: 01/08/2018 Thời gian hồn thành: 01/02/2020 Tổng vốn đầu tư nguồn cấp tài chính: 8500 triệu   Vốn vay: 5000 triệu Vốn chủ sở hữu: 3500 triệu Đối tượng mục tiêu:  Khách du lịch nước đến Nha Trang nghỉ dưỡng 34  dưỡng Khách du lịch nước có mức thu nhập trở lên đến Nha Trang nghĩ Hiệu tài vốn đầu tư:     Giá trị ròng NPV: 26208.69 triệu Suất sinh lời nội IRR: 21% Tỷ suất sinh lời ròng vốn chủ sở hữu ROE: 20% Thời gian hoàn vốn: 7.2 năm ~ năm tháng Hiệu kinh tế xã hội:  Tạo nguồn cung ứng dịch vụ Homestay  Tạo hội trải nghiệm Homestay khơng dành cho khách hàng có thu nhập cao mà dành cho khách hàng có thu nhập  Tạo công ăn việc làm cho người dân tỉnh Khánh Hòa 3.3 ỨNG DỤNG PHẦN MỀM ASANA ĐỂ QUẢN LÝ THỜI GIAN (VÀ TÀI NGUYÊN) DỰ ÁN  Tạo project mới: “Homestay star” : sau đăng nhập bạn chọn Create a Project  Thêm người vào chung team dự án: Sau có dự án ta bắt đầu thêm người cách chọn nút + bên cạnh tên team  Invite People  nhập mail 35  Thêm tồn cơng việc cần phải làm: Add task  viết tên công việc  Phân chia công việc cho thành viên team: Chọn task bạn muốn phân cơng  cuối dòng tên task có biểu tượng người Assign this task  chọn người bạn muốn giao nhiệm vụ 36  Đặt deadline để hồn thành cơng việc: Chọn task muốn đặt deadline  bên phải hình chọn Due Date 37 Theo dõi lịch trình dự án: Chọn dự án  Calendar Hoặc mục List danh sách Task đã/chưa hoàn thành Task đến Xuất file báo cáo tiến độ dự án: 38 Tiếp đến ta chọn nút lệnh Project Action bên phải tên dự án  Chọn Export/Print  CSV (để xuất file csv báo cáo) Print (để in) 39 KẾT LUẬN Để hoàn thành tốt dự án cần quản trị dự án thật tốt, quản trị thời gian, nguồn lực Hiện việc quản trị dự án đơn giản với trợ giúp công cụ quản lý dự án Trello, Asana, MS Project 2013 … Việc quản trị dự án nhờ công cụ giúp có nhìn tổng quan dự án, tiến độ hoàn thành nào, nhắc nhở đến cơng việc … Từng cơng cụ có ưu khuyết riêng, cần hiểu biết thao tác cơng cụ để sử dụng công cụ phù hợp, phát huy tốt nhât công dụng chúng Để dễ dàng việc quản lý dự án mình, bạn nên chọn cho cơng cụ quản lý phù hợp, giúp bạn nhiều công việc 40 TÀI LIỆU THAM KHẢO  Cách sử dụng Asana Web App, https://vi.popularhowto.com/how-to-use-asana-webapp  Review phần mềm quản lý công việc phổ biến nay: Trello Asana, https://resources.wework.vn/blog/show/review-2-phan-mem-quan-ly-cong-viec-phobien-nhat-hien-nay-trello-va-asana-208  Minh Hiếu (2017), Cách vẽ biểu đồ Gantt Excel, Asana https://tranngocminhhieu.com/cach-ve-bieu-do-gantt-trong-excel/  Quỳnh, T T (2015) Bài tìm hiểu https://www.slideshare.net/BatixaThyQunh/asana-55617948  Triệu, Đ (2015) Hướng dẫn quản lý công việc https://hamrongmedia.com/huong-dan-quan-ly-cong-viec-voi-asana/ với Asana  Wework (n.d.) Review phần mềm quản lý công việc phổ biến nay: Trello Asana https://resources.wework.vn/blog/show/review-2-phan-mem-quan-ly-congviec-pho-bien-nhat-hien-nay-trello-va-asana-208  Asana Guide, Task assignee& Followers, https://asana.com/guide/help/tasks/people  Vũ Thu Thảo (2018) Đừng bỏ qua TOP 13 phần mềm quản lý dự án tốt nhất, https://blog.hostvn.net/chia-se/dung-bo-lo-top-13-phan-mem-quan-ly-du-an-totnhat.html  TIT, C t (2017) Quy trình quản lý dự án Hà Nội, https://faceworks.vn/chi-tiet/quytrinh-quan-ly-du-an/  Wikipedia (2018) Dự án, https://vi.wikipedia.org/wiki/D%E1%BB%B1_%C3%A1n 41 ... chạy hầu hết tảng phần cứng, hệ điều hành sở liệu 10 CHƯƠNG 2.1 PHẦN MỀM QUẢN LÝ DỰ ÁN ASANA GIỚI THIỆU TỔNG QUAN 2.1.1 Asana – Công cụ quản lý dự án tối ưu Trong năm gần đây, ứng dụng hỗ trợ thực... nhiên Asana chưa có tính Để giải vấn đề này, có hướng giải quyết: Sử dụng phần mềm asana quản lý dự án bình thường dùng excel để tạo biểu đồ gantt cho dự án 23 Sử dụng phần mềm khác để thay asana. .. pháp lý, trách nhiệm nhân sự,… Điều để lại cho tổ chức nói chung cá nhân nhóm dự án nói riêng thiệt hại to lớn tài danh tiếng 1.2 PHẦN MỀM QUẢN LÝ DỰ ÁN 1.2.1 Phần mềm miễn phí Sau số phần mềm