Chương 4: CÁC PHÂN HỆ KẾ TOÁN TRONG SAS INNOVA 8.0
5. Phân hệ kế toán Mua hàng (Mua hàng và công nợ phải trả)
5.3 Cập nhật số liệu
Đường dẫn: Mua hàng\ Sơ đồ\ Hoá đơn mua hàng
Dùng để cập nhật những chứng từ phát sinh đối với những hàng hoá nhập của những nhà cung cấp trong nước. Căn cứ để vào các phiếu nhập này là Hoá đơn bán hàng của nhà cung cấp. Dựa vào các thông tin được ghi trên hoá đơn này để nhập dữ liệu vào các Phiếu nhập mua:
- Mã hạch toán: (Nếu khai báo ở Danh sách màn hình nhập chứng từ này có sử dụng mã hạch toán) Nhấn F4 để chọn ra bút toán đã được định khoản sẵn trên phần mềm, chương trình sẽ tự động cập nhật vào mục TK nợ, TK có.
- Mã khách: Nhập mã nhà cung cấp hoặc tên tắt của nhà cung cấp thì danh sách của mã nhà cung cấp sẽ hiện lên và bạn dùng phím F5 hoặc con trỏ để chọn mã. Chương trình sẽ tự động điền tên, địa chỉ, mã số thuế của khách hàng vào các ô nếu trong danh mục nhà cung cấp bạn đã khai báo đầy đủ các trường liên quan. Đưa con trỏ đến mã cần chọn và nhấn ENTER. Nếu là khách hàng mới chưa có trong danh sách mã nhà cung cấp thì nhấn F4 để tạo mã mới. Mã nhà cung cấp dùng để quản lý công nợ người bán.
- Địa chỉ : Chương trình mặc định địa chỉ của mã khách trong Danh mục nhà cung cấp
- Người giao: Không bắt buộc
- Diễn giải : Mô tả nghiệp vụ kinh tế phát sinh
- Mã NX – TK có: Chương trình sẽ tự động cập nhật khi ta chọn mã hạch toán hoặc nếu ta không chọn mã hạch toán thì phải tự nhập tài khoản vào.
- Số đh: Số đơn hàng (Không bắt buộc)
- Số hoá đơn; Số sêri; Ngày lập hoá đơn: Cập nhật từ các thông tin tương ứng từ Hoá đơn bán hàng của nhà cung cấp, thông tin này sẽ lên Báo cáo thuế GTGT đầu vào.
- Số phiếu nhập: Chương trình tự động đánh số hoặc tự gõ - Ngày lập phiếu nhập: Ngày cập nhật chứng từ
- Ngày hạch toán: Ngày phát sinh nghiệp vụ, ngày ghi trên hoá đơn nhà cung cấp.
- Tỷ giá: Chương trình tự mặc định TG bằng 1. Nếu theo dõi ngoại tệ thì phải chọn ngoại tệ và tỷ giá
- Mã hàng: gõ phím tắt nhấn ENTER hiện ra một bảng danh mục hàng hoá vật tư, đưa con trỏ đến mã cần chọn và nhấn ENTER, nếu tạo mới thì nhấn F4 để thêm một mã hàng mới.
- Mã kho: Gõ tên kho nhập hàng hoá đó
- Vụ việc: Vào tên vụ việc liên quan đến việc mua hàng chẳng hạn Số hợp đồng, .. nếu chưa có nhấn F4 để thêm mã vụ việc hoặc không theo dõi có thể bỏ qua.
- Giá tiền : Nếu là ngoại tệ và đã có tỷ giá thì chương trình tự tính ra tiền VNĐ - TK nợ : chương trình mặc định TK hàng hoá khai báo trong Danh mục hàng hoá - Mã tự do: không bắt buộc
- Chi phí: Nhập những chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng: chi phí dịch vụ, vận chuyển …được ghi trên cùng hoá đơn bán hàng của nhà cung cấp. (Chi phí này cùng mã với nhà cung cấp hàng hoá).
Sau khi gõ tài khoản thuế chương trình sẽ hiện lên màn hình Nhập chứng từ giá trị gia tăng, bạn kiểm tra thông tin trên bảng đã đầy đủ chưa: Ngày tháng, Seri, số hoá đơn, giá trị thuế và tiền hàng của hoá đơn đầu vào. Thông tin trên bảng này là cơ sở để lên báo cáo thuế GTGT đầu vào.
Ngoài ra chương trình có thêm tiện ích: Tạo phiếu chi tự động ngay trên hoá đơn mua hàng, với nghiệp vụ mua hàng thu tiền ngay. Thao tác làm như sau: sau khi nhập các thông tin cho hoá đơn mua hàng trước khi “Lưu” chứng từ, để tạo phiếu chi tự động ta tích vào ô “tạo phiếu chi” khi đó chương trình sẽ tự động sinh ra phiếu chi tiền mặt ăn theo số thứ tự ở Phiếu chi tiền mặt trên phân hệ Vốn bằng tiền.
Và cho phép in chứng từ “Phiếu chi” ngay trên màn hình nhập chứng từ Hoá đơn mua hàng, bằng cách tích vào “In ctừ” chọn trong mục “In theo” chọn mã 2 là in Phiếu chi
Lưu ý: Thời hạn trả tiền cho nhà cung cấp được tính dựa trên ngày hóa đơn của nhà cung cấp chứ không dựa vào ngày của phiếu nhập.
Liên quan đến hạch toán tài khoản nợ (tài khoản vật tư) thì chương trình sẽ tự động hạch toán dựa trên khai báo tài khoản vật tư của mặt hàng trong danh mục hàng hoá, vật tư ở phân hệ Vật tư hàng hoá.
5.3.2 Cập nhật Phiếu nhập khẩu:
Dùng để nhập hàng hoá được nhập khẩu từ nước ngoài, căn cứ vào số liệu trên các tờ khai Hải quan, thông báo thuế để cập nhật chứng từ vào đây. Về cách cập nhập giống như ở phiếu nhập mua nhưng khác ở chỗ:
Phiếu nhập khẩu sẽ được hạch toán theo nguyên tệ, tỷ giá hạch toán có thể lấy theo tỷ giá trên tờ khai Hải quan, chênh lệch tỷ giá được xác định khi thanh toán tiền hoặc khi đối chiếu công nợ.
Đường dẫn: Mua hàng\Sơ đồ\Nhập khẩu.
Các thông tin cập nhật trên phiếu nhập khẩu tương tự như Phiếu nhập mua hàng.
Một số thông tin thêm:
TK thuế nhập khẩu: Gõ tài khoản thuế nhập khẩu và số tiền thuế tương ứng vào ô bên cạnh. Chương trình xuất hiện một màn hình Nhập thuế nhập khẩu, bạn sẽ tự cập nhật thuế nhập khẩu theo thuế suất của từng mặt hàng đã ghi trên tờ khai Hải quan. Lưu ý trong trường hợp nhập khẩu nhiều mặt hàng có cùng thuế suất, việc gõ tay rất mất thời gian, bạn có thế dùng Phiếu nhập chi phí mua hàng để vào, chương trình sẽ tự động phân bổ thuế cho các mặt hàng.
Tk thuế GTGT: Khi khai báo tài khoản thuế GTGT nhập khẩu chương trình sẽ hiện lên màn hình Nhập chứng từ giá trị gia tăng để kiểm tra khai báo thuế GTGT như phiếu nhập mua, sau đó nhấn Nhận hoặc Huỷ
Và cho phép in chứng từ “Phiếu chi” ngay trên màn hình nhập chứng từ Phiếu nhập khẩu, bằng cách tích vào “In ctừ” chọn trong mục “In theo” chọn mã 2 là in Phiếu chi
5.3.3 Cập nhật tiền chi phí mua hàng
Dùng để cập nhật các loại chi phí liên quan đến việc mua hàng: Chi phí vận chuyển, chi phí bảo hiểm hàng hoá, thuế nhập khẩu, chi phí dịch vụ khác.
Cách thức cập nhật chi phí mua hàng liên quan đến chứng từ chi phí mua hàng và cách tính giá hàng tồn kho. Dưới đây sẽ trình bày các phương án khác nhau trong việc cập nhật chi phí mua hàng:
Chi phí mua hàng được tính ngoài và áp vào giá vốn sau đó nhập cùng với phiếu nhập mua trong đó giá vốn đã có tính chi phí mua hàng.
Tổng chi phí mua hàng được nhập cùng với phiếu nhập mua ở trường tổng chi phí mua hàng. Sau đó chương trình sẽ hiện lên một cửa sổ cho phép chọn các phiếu nhập mua hàng đã phát sinh, chi phí mua hàng sẽ được phân bổ số tiền mua hàng cho từng mặt hàng. Chương trình có trợ giúp phân bổ chi phí mua hàng theo giá trị của các mặt hàng nhập mua, tuy nhiên người sử dụng có thể sửa lại số tiền phân bổ này theo ý muốn.
Chi phí mua hàng được nhập riêng như một chứng từ nhập mua: Khi này phần số lượng và đơn giá của từng mặt hàng để bằng không, còn trường tiền hàng thì nhập bằng số tiền chi phí được phân bổ cho mặt hàng.
Đường dẫn: Mua hàng\Sơ đồ\Chi phí mua hàng.
Cách cập nhật tương tự như phiếu NK nhưng mã khách ở đây là mã của nhà cung cấp các dịch vụ vận chuyển, bảo hiểm, hải quan..
Khi nhập xong số tiền vào ô chi phí sẽ xuất hiện màn hình Phân bổ chi phí, bạn đưa con trỏ vào ô “Chọn PN” ---> Hiện ra cửa sổ Lọc chứng từ: gồm có Số chứng từ và ngày chứng từ. Nếu biết chính xác chi phí đó phân bổ cho phiếu nhập nào thì bạn chỉ cấn gõ số Phiếu nhập vào ô Số chứng từ, nếu không nhớ thì bạn chọn khoảng thời gian nhập hàng từ ngày... đến ngày..hiện ra cửa sổ phiếu nhập mua ---> Đưa con trỏ đến các phiếu nhập cần chọn để phân bổ chi phí, nhấn phím cách để đánh dấu các phiếu này và nhấn ESC - Chọn “PB tự động” chương trình tự động phân bổ chi phí cho phiếu nhập đó theo tỷ lệ giá trị hàng nhập.
Sang tiếp Tab “HD thuế” để kê khai các thông tin về thuế, nếu không thì nhấn vào
“Lưu” để hoàn tất việc nhập liệu
Chương trình cũng tích hợp tạo Phiếu chi tự động ở màn hình nhập chi phí nếu chi phí đó thanh toán bằng tiền mặt. Khi đó chọn trong mục “In theo” chọn mã 2 là in Phiếu chi.
5.3.4 Cập nhật các phiếu xuất trả lại hàng hoá, vật tư cho nhà cung cấp
Phiếu này dùng để cập nhật các phiếu xuất trả lại hàng mà trước đây đã nhập của nhà cung cấp. Căn cứ vào phiếu nhập hàng trước đây và hàng hoá thực tế trả lại để làm phiếu xuất này.
Đường dẫn: Mua hàng\Sơ đồ\Trả lại nhà cung cấp.
Khi đó sẽ xuất hiện bảng nhập dữ liệu sau:
Trong trường hợp trả lại hàng hoá cho nhà cung cấp, nếu hàng hoá không phát sinh thuế GTGT đầu vào thì vào phiếu xuất trả và ghi nợ TK của nhà cung cấp và ghi giảm TK kho. Trong trường hợp trả lại hàng hoá cho nhà cung cấp có thuế GTGT đầu vào thì DN có thể làm phiếu xuất hoá đơn bán hàng cho nhà cung cấp như một khách hàng, lúc này hạch toán như một phiếu bán hàng thông thường.
5.3.5 Hoá đơn mua dịch vụ
Đường dẫn: Mua hàng\Sơ đồ\Hoá đơn dịch vụ.
Việc cập hóa đơn dịch vụ cũng tương tự như việc cập nhật phiếu nhập mua hàng nhưng không phải nhập chi tiết từng mặt hàng mà hạch toán trực tiếp vào các tài khoản chi phí. Phiếu nhập này để dùng nhập các hoá đơn dịch vụ mua vào. Ví dụ:
Thuê vận chuyển khách, bốc dỡ ….
5.3.6 Cập nhật phiếu thanh toán tạm ứng
Phiếu thanh toán tạm ứng được cập nhật giống như phiếu chi tiền thanh toán cho các chi phí và có thể tham khảo các thông tin cần thiết được trình bày ở phân hệ kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng
5.3.7 Theo dõi thời hạn trả tiền theo hoá đơn và thời hạn thanh toán
Chương trình cho phép theo dõi công nợ phải trả của từng hoá đơn nhập mua cũng như thời hạn trả tiền cho từng hoá đơn.
Để chỉ rõ hạn trả tiền khi cập nhập các hoá đơn ta phải điền số ngày đến hạn trả tiền kể từ ngày ghi trên hoá đơn của nhà cung cấp. Ta có thể khai báo số ngày ngầm định phải trả cho từng nhà cung cấp khi khai báo các thông tin liên quan đến nhà cung cấp ở phần danh mục nhà cung cấp. Ta có thể sửa đổi số ngày ngầm định này cho từng hoá đơn nhập mua cụ thể.
Đối với mỗi hoá đơn nhập mua ta chỉ có thể theo dõi được 01 hạn thanh toán. Chương trình sẽ hiểu số tiền phải trả vào ngày phải trả là toàn bộ số tiền trên hoá đơn. Nếu ta chỉ muốn theo dõi trả tiền cho từng hoá đơn mà không cần theo dõi hạn trả tiền thì không cần phải gõ thời hạn thanh toán.
Nếu vì một lý do nào đó ta cần phải điều chỉnh lại số tiền phải trả cho một hoá đơn thì ta cập nhật thông tin này ở menu “Sửa lại số tiền phải trả cho các hoá đơn".
Số tiền đầu kỳ còn phải trả của từng hoá đơn mua hàng và hạn trả tiền được cập nhật ở menu “Vào số dư đầu kỳ của các hoá đơn”.
Phiếu chi trả tiền cho người bán được cập nhật ở phân hệ “Vốn bằng tiền”. Sau khi các phiếu chi tiền được cập nhật ta có thể phân bổ số tiền đã chi trả cho các hoá đơn của người bán. Việc này được thực hiện khi nhập phiếu chi hoặc ở chức năng “Phân bổ chi trả tiền hàng cho các hoá đơn”.
Chương trình cho phép theo dõi số tiền phải trả theo nguyên tệ ghi trên hoá đơn mua hàng. Nếu loại tiền khi trả tiền khác với loại tiền ghi trên hoá đơn thì chương trình sẽ tự động hỏi số tiền quy đổi ra loại tiền ghi trên hoá đơn.
Một số trường hợp đặc biệt, vd do mất điện đột ngột, có thể xảy ra hiện tượng số tiền còn phải trả cho các hoá đơn không đúng với thực tế thì ta phải chạy chức năng "Tính lại số tiền còn phải trả của các hoá đơn".