Chương 4: CÁC PHÂN HỆ KẾ TOÁN TRONG SAS INNOVA 8.0
2. Phân hệ Tổng hợp
2.2 Cập nhật số liệu
Các loại chứng từ, giao dịch cập nhật ở phân hệ kế toán tổng hợp phụ thuộc vào số các phân hệ khác được sử dụng.
Nếu ta sử dụng càng nhiều các phân hệ khác (Tiền mặt-Tiền gửi, Phải thu, Phải trả, Vật tư,...) thì số chứng từ cập nhật ở phân hệ kế toán tổng hợp càng ít.
Nếu ta sử dụng tất cả các phân hệ khác của chương trình thì trong phân hệ kế toán tổng hợp chỉ phải cập nhật các bút toán điều chỉnh, khoá sổ cuối kỳ và một số bút toán khác.
Trong phân hệ kế toán tổng hợp có 3 loại chứng từ sau:
Phiếu kế toán tổng quát Các bút toán phân bổ tự động Các bút toán kết chuyển tự động 2.2.1 Phiếu kế toán
Chức năng
Phiếu kế toán tổng quát (PKT) dùng để cập nhật các bổ sung, các bút toán điều chỉnh hay các nghiệp vụ kinh tế phát sinh không cập nhật ở các cửa sổ khác.
Chương trình cho phép hạch toán nhiều nợ nhiều có trên cùng một chứng từ nhưng ta phải tách chúng thành các nhóm hạch toán đối ứng 1 Nợ - nhiều Có hoặc 1 Có - nhiều Nợ.
Chương trình cho cập nhật diễn giải về nghiệp vụ kinh tế phát sinh và vụ việc liên quan cho từng dòng hạch toán một.
Cách cập nhật:
Đường dẫn: Tổng hợp\ Sơ đồ\ Phiếu kế toán.
Mã đơn vị: Nhập tên hoặc mã của các đơn vị, dùng để quản lý các công ty thành viên, các xí nghiệp thành viên hoặc các bộ phận - Mã này đã được thiết lập trong Danh mục đơn vị cơ sở
Số chứng từ: Số thứ tự chứng từ trong PKT, chương trình ngầm định hoặc tự gõ Ngày hạch toán: Ngày ghi chứng từ vào sổ sách kế toán
Ngày lập chứng từ: Là ngày phát sinh chứng từ
Loại ngoại tệ: Là loại tiền được sử dụng khi phát sinh nghiệp vụ này (VND, USD,...) Tỷ giá (nếu là đồng tiền hạch toán thì chương trình tự động gán tỷ giá bằng 1).
Tài khoản : Tài khoản Nợ và tài khoản Có sẽ đuợc lưu trên 2 dòng khác nhau, chẳng hạn dòng thứ nhất nhập TK Nợ
Mã khách: Có thể bỏ qua hoặc nhận. Nếu nhận gõ ký hiệu tắt của mã, nhấn ENTER, chương trình sẽ hỏi: Có chọn khách hàng không? Có thì chọn khách hàng, Không thì chọn nhà cung cấp, sẽ có danh sách hiện ra nhấn ENTER vào một khách hàng để chọn. Nếu khách hàng mới chưa có trong danh mục mã thì có thể nhấn F4 để tạo một mã khách mới ngay tại cửa sổ này.
Phát sinh nợ: Nếu ô Tài khoản gõ TK ghi nợ thì gõ số tiền vào ô Phát sinh nợ và ngược lại.
Diễn giải: Mô tả nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Mã vụ việc: Có thể bỏ qua hoặc chọn mã vụ việc theo dõi liên quan đến nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã thiết lập trong Danh mục vụ việc hoặc tạo mới.
Mã của trường tự do: Tương tự mã vụ việc
Nhóm dk (nhóm định khoản): Trường hợp nghiệp vụ phát sinh có nhiều nợ và nhiều có thì với một nhóm nợ và có tương ứng sẽ cho cùng một nhóm định khoản, mỗi nhóm nợ và có khác nhau sẽ có nhóm dk khác nhau. Trường hợp có một nhóm nợ và có thì không cần nhập
Phát sinh có: Sau khi nhận xong dòng 1 thì ENTER xuống dòng 2 để gõ tài khoản có và số tiền phát sinh có tương ứng. Chú ý các phát sinh bên nợ và bên có phái bắng nhau thì chương trình mới cho lưu.
Lưu ý khi cập nhật các chứng từ nhiều Nợ nhiều Có
Chương trình cho phép hạch toán nhiều Nợ nhiều Có trên cùng một chứng từ nhưng ta phải tách chúng thành các nhóm hạch toán đối ứng 1 Nợ - nhiều Có hoặc 1 Có - nhiều Nợ. Tương ứng với mỗi nhóm này ta phải mã hoá thành các nhóm định khoản khác nhau ở trường nhóm định khoản. Ví dụ ta mã hoá từng cặp định khoản thứ nhất là số 1 và cặp định khoản thứ 2 là số 2 v.v.
2.2.2 Cập nhật số dư đầu năm
Chức năng: Khi mới bắt đầu sử dụng chương trình ta nhập số dư đầu năm của các tài khoản. Đối với các năm tiếp theo ta chỉ việc thực hiện chuyển số dư cuối năm trước sang đầu năm mới sau khi đã khoá sổ kế toán cuối năm trước
Đường dẫn: Tổng hợp\ Nhập số dư đầu năm a. Vào số dư đầu năm của các tài khoản
Khi cập nhật số dư đầu năm phải lưu ý các điểm sau:
Khi nhập số dư của các tài khoản ngoại tệ thì phải nhập cả số dư ngoại tệ.
Nếu sử dụng chương trình không phải bắt đầu từ đầu năm tài chính thì ngoài việc nhập số dư đầu kỳ còn phải nhập số dư đầu năm để có thể lên được bảng cân đối kế toán. Trong trường hợp này số dư đầu năm của các tài khoản công nợ được nhập cả dư nợ và dư có đồng thời trên một tài khoản.
Đối với các tài khoản có theo dõi công nợ chi tiết thì số dư của các tài khoản này sẽ được tập hợp sau khi vào số dư chi tiết của từng đối tượng công nợ.
b. Vào số dư công nợ phải thu đầu kỳ
Nhấn F4 để nhập một số dư mới: Nhập mã đơn vị, mã tài khoản, mã khách và vào số dư nợ/ có tiền VNĐ và số dư nợ/ có ngoại tệ tương ứng
Sau khi nhập xong nhấn F10 để kiểm tra tổng số dư các khoản phải thu đã nhập vào chương trình
c. Vào số dư công nợ phải trả đầu kỳ:
Cách khai báo tương tự như Vào số dư công nợ phải thu đầu kỳ”
d. Vào tồn kho hàng hoá đầu kỳ
Nhấn F4 để tạo cập nhật thêm một số tồn kho mới: Gõ mã kho, mã vật tư Tồn đầu: là số lượng hàng hoá
Dư đầu là tổng giá trị số dư hàng hoá đó.
e. Vào tồn kho hàng hoá đầu kỳ theo phương pháp NTXT
Tương tự như vào tồn kho đầu kỳ, nhưng có thêm ngày chứng từ để chương trình căn cứ vào đó để tính giá vốn cho hàng xuất.
2.2.3 Khai báo bút toán phân bổ kết chuyển tự động a. Bút toán kết chuyển tự động
Cuối kỳ ta thường phải thực hiện các bút toán kết chuyển sau để xác định kết quả kinh doanh:
Kết chuyển giá vốn hàng bán
Kết chuyển các khoản doanh thu, thu nhập
Kết chuyển các khoản chi phí BH, QLDN, HĐTC, chi phí khác
Trên cơ sở các bút toán kết chuyển nêu trên đều lặp lại giống nhau vào cuối các kỳ kế toán nên trong chương trình có chức năng cho phép thực hiện tự động sinh ra các bút toán kết chuyển cuối kỳ.
Để thực hiện được việc kết chuyển tự động ta phải khai báo tài khoản “chuyển”, tài khoản “nhận” cho từng nhóm bút toán một và khai báo việc kết chuyển được thực hiện từ tài khoản ghi Có sang tài khoản ghi Nợ (ví dụ 642 - 911) hoặc ngược lại (ví dụ 511 - 911).
Khi tạo bút toán kết chuyển SAS INNOVA 8.0 sẽ kết chuyển số tiền bằng tổng số phát sinh trừ tổng số giảm trừ trong kỳ.
Để tiện dụng SAS INNOVA 8.0 cho phép các khả năng khai báo sau:
Khai báo kết chuyển từ một tài khoản chi tiết này sang một tài khoản chi tiết khác.
Khai báo kết chuyển từ một tài khoản tổng hợp sang một tài khoản chi tiết. Khi đó SAS INNOVA 8.0 sẽ kết chuyển cho từng tài khoản chi tiết “chuyển” sang tài khoản “nhận”.
Khai báo kết chuyển từ một tài khoản tổng hợp sang một tài khoản tổng hợp khác.
Khi đó SAS INNOVA 8.0 sẽ kết chuyển tương ứng cho từng cặp tài khoản chi tiết
“chuyển - nhận” có “đuôi” tiểu khoản giống nhau.
Đường dẫn: Để tạo các bút toán kết chuyển vào phân hệ Tổng hợp\ Chức năng\ Khai báo các bút toán tự động\ Bút toán kết chuyển tự động khi đó sẽ xuất hiện bảng sau
b. Bút toán phân bổ tự động
Cuối kỳ ta phải phân bổ chi phí sản xuất chung (TK627), chi phí nhân công trực tiếp (TK622) (nếu không tập hợp được trực tiếp cho từng vụ việc) sang tài khoản liên quan để tính giá thành (TK154). Và phân bổ chi phí bán hàng (TK641), chi phí quản lý doanh nghiệp (TK 642) sang tài khoản liên quan để tính kết quả kinh doanh (TK 911) theo các loại hình kinh doanh khác nhau (trong trường hợp tài khoản kết quả chia nhỏ ra các tài khoản con ứng với các loại hình kinh doanh khác nhau).
Trên cơ sở các bút toán phân bổ nêu trên đều lặp lại giống nhau vào cuối các kỳ kế toán nên trong chương trình có chức năng cho phép thực hiện tự động sinh ra các bút toán phân bổ cuối kỳ.
Đường dẫn: Để khai báo bút toán phân bổ tự động vào phân hệ Tổng hợp\ Chức năng\ Khai báo các bút toán tự động\ Bút toán phân bổ tự động
Phần thông tin chung:
Thông tin Ghi chú
Stt bút toán
Trình tự thực hiện các bút toán phân bổ trong trường hợp chương trình tự động thực hiện nhiều bút toán phần bổ cùng 1 lúc.
Tên bút toán Tên bút toán sẽ được lưu trong phần diễn giải nội dung phát sinh.
Tài khoản ghi có Tài khoản sẽ phân bổ đi.
Trong trường hợp tài khoản phân bổ đi có nhiều tiểu khoản và các tiểu khoản này khi phân bổ có cùng một tiêu thức phân bổ thì có thể khai báo tài khoản sẽ phân bổ đi là tài khoản tổng hợp.
Mã vụ việc Đây chính là vụ việc gắn với phát sinh của tài khoản ghi có. Mã vụ việc này được nhập khi số tiền phát sinh của tài khoản ghi có của vụ việc này được phân bổ cho các vụ việc khác
Phân bổ theo 0 – Phân bổ theo hệ số: cho phép phân bổ tương ứng với mỗi vụ việc là một hệ số (phần trăm số tiền tương ứng với vụ việc đó). Khi đó sẽ không phải nhập tài khoản nợ và tài khoản có
1 – Phân bổ theo phát sinh vụ việc: Chương trình tự động tính hệ số phân bổ theo tỷ lệ giữa các vụ việc của cặp phát sinh TK nợ và TK có Để nhập dữ liệu vào phần thông tin chi tiết chọn phím Ctrl + F4, khi đó sẽ xuất hiện bảng sau:
Phần thông tin chi tiết:
Thông tin Ghi chú
Tài khoản ghi nợ Tài khoản sẽ nhận phân bổ. Tài khoản phải là tài khoản chi tiết.
Mã vụ việc Sử dụng trong trường hợp phân bổ được chi tiết cho từng vụ việc.
2.2.4 Khai báo cảnh báo trên chứng từ
Khai báo thông tin cảnh báo trên chứng từ nhằm giúp cho việc cung cấp thông tin cảnh báo về các con số trên chứng từ được phản ánh tức thời đến các đối tượng nhận thông tin, kiểm soát được các rủi ro về mặt con số khi thực hiện việc cập nhật các chứng từ theo yêu cầu quản lý.
Đường dẫn: Tổng hợp/ Khai báo thông tin/ Khai báo message:
Việc khai báo danh mục thông tin cảnh báo cho các chứng từ thực hiện bởi các phím chức năng: F3 sửa, F4 thêm mới, F8: xóa.
Trên màn hình khai báo:
+ Mã chứng từ: Mã chứng từ cần cảnh báo (Mỗi chứng từ chỉ khai báo được 1 message).
+ Người gửi: người tạo chứng từ
+ Người nhận: Người nhận được tin nhắn cảnh báo
+ Nội dung cảnh báo: Khai báo thông tin cần cảnh báo về mặt con số cho các trường trong chứng từ với các dấu lớn hơn (>), nhỏ hơn (<) hoặc bằng (=). Nếu cần nhập cả cảnh báo dạng text thì để trong dấu ngoặc kép và đặt dấu bằng giữa chữ và công thức.
+ Các thông tin khi tạo message (thêm, sửa, xóa,… ): tích vào trường tương ứng với yêu cầu
2.2.5 Khai báo cảnh báo dạng hạn mức
Khai báo cảnh báo theo hạn mức nhằm mục đích đưa ra các cảnh báo khi các khoản mục được theo dõi vượt quá tỷ lệ về doanh thu hoặc chi phí theo yêu cầu quản lý. Các khoản mục được theo dõi dựa trên số phát sinh của các tài khoản.
Mỗi đối tượng theo dõi được quy về một khoản mục, nên trước hết cần phải khai báo các mã khoản mục để làm đối tượng theo dõi
Đường dẫn: Tổng hợp/ Danh mục khoản mục
Việc tạo mới, sửa, xóa các khoản mục được thực hiện bởi các phím chức năng F4, F3, F8,
Mã khoản mục: Mã của khoản mục được khai báo Tên khoản mục: Tên của khoản mục được khai báo
Danh sách tk nợ: Danh sách các tài khoản psinh nợ cần khai báo trong khoản mục Danh sách tk có: Danh sách các tài khoản phát sinh có cần khai báo trong khoản mục.
Khai báo hạn mức cho các khoản mục: Mỗi khoản mục được khai báo sẽ theo dõi được số phát sinh của khoản mục đó dựa theo số phát sinh của tài khoản. Khi cần khai báo cảnh báo con số cho các khoản mục nhằm kiểm soát theo yêu cầu quản lý ta thực hiện việc khai báo
Đường dẫn: Tổng hợp/ Khai báo hạn mức chi phí
Việc tạo mới, sửa, xóa các thông tin được thực hiện bởi các phím chức năng F4, F3, F8,
- Năm: nhập năm cần so sánh hạn mức
- Mã khoản mục: nhập mã khoản mục cần so sánh
- Hạn mức theo doanh thu: Nhập tỷ lệ phần trăm cần cảnh báo so với tổng doanh thu