Chương 4: CÁC PHÂN HỆ KẾ TOÁN TRONG SAS INNOVA 8.0
4. Phân hệ kế toán Bán hàng (Bán hàng và công nợ phải thu)
4.1 Chức năng
- Cập nhật các hoá đơn bán hàng, bao gồm hoá đơn bán hàng hoá và hoá đơn bán dịch vụ. Cập nhật danh mục giá bán của hàng hoá.
- Cập nhật các phiếu nhập hàng bán bị trả lại.
- Theo dõi tổng hợp và chi tiết hàng bán ra.
- Theo dõi bán hàng theo bộ phận, cửa hàng, nhân viên bán hàng, theo hợp đồng.
- Tính thuế GTGT của hàng hoá bán ra.
- Theo dõi các khoản phải thu, tình hình thu tiền và tình trạng công nợ của khách hàng.
- Phân hệ kế toán quản trị bán hàng và công nợ phải thu liên kết số liệu với kế toán tiền mặt, tiền gửi để có thể lên được các báo cáo công nợ và chuyển số liệu sang phân hệ kế toán tổng hợp và kế toán hàng tồn kho.
4.2 Sơ đồ tổ chức
4.3 Cập nhật số liệu 4.3.1 Bán hàng
4.3.1.1 Hoá đơn bán hàng
Đường dẫn: Bán hàng/ Sơ đồ/ Hoá đơn bán hàng
Căn cứ của việc lập phiếu này là các lệnh xuất kho, các đơn đặt hàng của người mua, cán bộ vật tư sẽ làm phiếu trước khi xuất hàng ra khỏi kho.Việc cập nhật dữ liệu Hoá đơn
bán hàng gồm 3 loại thông tin: Thông tin về chứng từ, thông tin về hàng hoá và thông tin thuế.
Mã khách hàng: Nhập mã khách hoặc tên tắt của mã khách thì danh sách của mã khách hàng sẽ hiện lên và bạn dùng phím F5 hoặc con trỏ để chọn mã. Chương trình sẽ tự động điền tên, địa chỉ, mã số thuế của khách hàng vào các ô nếu trong danh mục khách hàng bạn đã khai báo đầy đủ các trường liên quan. Đưa con trỏ đến mã cần chọn và nhấn ENTER .Nếu là khách hàng mới chưa có trong danh sách mã khách thì nhấn F4 để tạo mã mới. Mã khách hàng dùng để quản lý công nợ người mua.
- Địa chỉ: Chương trình mặc định địa chỉ của mã khách trong Danh mục khách hàng - Người mua: Không bắt buộc
- Diễn giải: Mô tả nghiệp vụ kinh tế phát sinh
- Mã NX – TK nợ: là Tk ngầm định khi khai báo mã khách hoặc tự gõ - Số hoá đơn: Số TT hoá đơn để quản lý việc xuất hàng và kê khai thuế
- Số Seri: Số xê ri của hoá đơn để lên báo cáo thuế GTGT đầu ra, được khai báo trong mục Tham số tuỳ chọn/ Ký hiệu HD bán hàng
- Ngày lập hoá đơn: Ngày cập nhật phiếu
- Ngày hạch toán: Ngày phát sinh nghiệp vụ, chương trình tự mặc định ngày lập hoá đơn là ngày hạch toán.
- Tỷ giá: Nếu theo dõi ngoại tệ thì phải chọn ngoại tệ và tỷ giá
- Bộ phận KD: Tên bộ phận đã khai báo trong danh mục bộ phận. Để có thể theo dõi doanh số,công nợ của bộ phận nào.
- Đơn hàng: Không bắt buộc
- Mã hàng: gõ phím tắt nhấn ENTER hiện ra một bảng danh mục hàng hoá vật tư, đưa con trỏ đến mã cần chọn và nhấn ENTER.
- Mã kho : Gõ tên kho đang theo dõi hàng hoá đó
- Vụ việc: Vào tên vụ việc liên quan đến việc bán hàng chẳng hạn Số hợp đồng, .. nếu chưa có nhấn F4 để thêm mã vụ việc.
- Giá bán : Nếu là ngoại tệ và đã có tỷ giá thì chương trình tự tính ra tiền VNĐ, TK Doanh thu, TK kho, TK giá vốn: được mặc định giống khai báo ở Danh mục Vật tư hàng hóa
- Giá vốn hàng bán: Nếu vật tư hàng hoá được khai báo tính theo giá trung bình hoặc nhập trước xuất trước thì con trỏ sẽ chạy qua dòng giá vốn hàng bán. Cuối kỳ khi tính giá trung bình hoặc nhập trước xuất trước ở Phân hệ Vật tư hàng hoá thì giá vốn sẽ tự động cập nhật vào các phiếu xuất kho này.
- Mã thuế: Là mã thuế suất
Trên màn hình có một ô vuông chứa các dòng cho phép bạn tích vào ô để thực hiện các công việc sau:
+ Ô "Sửa tiền thuế" cho phép bạn sửa lại số tiền thuế trong trường hợp tiền thuế tính ra là số lẻ.
+ Ô "Sửa hạch toán thuế" cho phép bạn sửa lại hạch toán đối với tài khoản ghi nợ, ghi có.
+ Ô "Nhập tiền ck" cho phép bạn nhập số tiền chiết khấu bán hàng. Nếu bạn không đánh dấu ô này thì khi nhập liệu chương trình sẽ không cho phép bạn nhập tiền chiết khấu.
Cập nhật xong hoá đơn bán hàng bạn Lưu lại, nếu mã khách hàng của bạn chưa có mã số thuế VAT thì chương trình sẽ tự động đưa ra màn hình nhắc nhở khai báo khách hàng VAT. Nếu quên chưa cập nhật mã số thuế thì bạn cập nhật trực tiếp vào màn hình đó, hoặc nhấn Huỷ bỏ nếu khách hàng không có mã VAT. Lưu ý bạn khai báo các chỉ tiêu về khách hàng như thế nào thì Báo cáo thuế GTGT đầu ra sẽ lên như thế đó.
Ngoài ra chương trình có thêm tiện ích:
Tạo phiếu thu và Phiếu xuất kho tự động ngay trên hoá đơn bán hàng, với nghiệp vụ bán hàng thu tiền ngay (Mã NX & TK Nợ là 111). Thao tác làm như sau: sau khi nhập các thông tin cho hoá đơn bán hàng trước khi “Lưu” chứng từ để tạo phiếu thu ta tích vào ô
“Tạo phiếu thu” khi đó chương trình sẽ tự động sinh ra phiếu thu tiền mặt lấy theo số thứ tự ở Phiếu thu tiền mặt trên phân hệ Vốn bằng tiền.
Để tạo điều kiện hỗ trợ tối đa doanh nghiệp trong việc lập và in Hoá đơn theo
NĐ51/2010/NĐ-CP, trên phần mềm SAS INNOVA 8.0 đáp ứng được cả 3 cách thức:
Hoá đơn tự in; Hoá đơn đặt in và Hoá đơn điện tử.
Khi in chứng từ có nhiều lựa chọn in ngay trên màn hình nhập chứng từ Hoá đơn bán hàng, bằng cách tích vào “In ctừ” bằng cách chọn trong mục “In theo” chọn mã 1 là in Bảng kê để kiểm tra số liệu; chọn 2 in “Phiếu thu” và chọn 3 in “Phiếu xuất kho”, còn khi in hóa đơn giá trị gia tăng thì chọn số 4 (chỉ được in 1 lần), nếu in Hoá đơn GTGT .
Trong một số trường hợp số lượng hàng hoá xuất bán trên một hoá đơn vượt quá 16 dòng thì chọn In theo mã 4 và tích vào ô “In kèm bảng kê”.
Khi đó chương trình sẽ cho in ra HĐ GTGT và bảng kê kèm theo
Chương trình cũng cho phép in nhiều hoá đơn liền một lúc khi đưa vào chức năng “Tìm”
chứng từ lên các chứng từ muốn in.
Một tiện ích khác chương trình cho phép Kết xuất dữ liệu ra file excel ở các chứng từ như Hoá đơn bán hàng; Phiếu nhập mua hàng; Phiếu nhập khẩu; Phiếu nhập kho; Phiếu xuất kho; Phiếu xuất điều chuyển
Ví dụ: ở Hoá đơn bán hàng khi chọn chức năng “in ctừ” chọn “in theo” mã 1 – hoá đơn bán hàng
Kết xuất dữ liệu ra excel: bằng việc chọn tệp dữ liệu sẽ lưu ở đâu “Tên tệp” -- Nhận xong thao tác kết xuất dữ liệu ra excel
Lưu ý: Khi nhập hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho
Liên quan đến hạch toán tài khoản vật tư (tài khoản hàng tồn kho), tài khoản doanh thu, giá vốn thì chương trình sẽ tự động hạch toán dựa trên khai báo các tài khoản này cho
từng mặt hàng trong phần danh mục hàng hoá vật tư ở phân hệ hàng tồn kho và khai báo hạch toán thuế trong phần danh mục thuế suất.
Các thông tin liên quan đến hóa đơn và khách hàng sẽ được chuyển vào bảng kê hóa đơn đầu ra. Nếu khách hàng chưa có địa chỉ hoặc mã số thuế thì khi lưu chứng từ chương trình sẽ bắt nhập thêm địa chỉ và mã số thuế. Nếu đã khai báo trong tham số hệ thống là 1 – có Kiểm tra MST khi nhập liệu thì khi khai báo MST phải khai báo đúng, Nếu để mã 0 thì nếu khách hàng là thường xuyên nhưng không có mã số thuế, để tránh việc chương trình hiện lên màn hình đòi nhập mã số thuế thì trong khai báo thông tin liên quan đến khách hàng ở trường mã số thuế ta nhập một ký tự bất kỳ.
Giá bán của mặt hàng sẽ được lưu tự động lấy từ trong danh mục giá bán nhưng có thể sửa được trường giá bán. Khi lưu hóa đơn chương trình sẽ tự động lưu lại giá bán lần cuối cùng vào danh mục giá bán. Trong trường hợp doanh nghiệp có hệ thống giá bán thống nhất thì chương trình sẽ được sửa theo yêu cầu đặc thù của doanh nghiệp.
Chương trình cho phép sửa lại cặp định khoản thuế, số tiền thuế và cập nhật tiền chiết khấu. Để thực hiện các việc này chỉ việc chọn các nút tương ứng: Sửa hạch toán, Sửa tiền thuế, Nhập tiền chiết khấu.
Trong trường hợp vật tư tính giá trung bình nhưng xuất với giá đích danh thì chọn nút đánh dấu xuất theo giá đích danh để cập nhật giá xuất.
4.3.1.2 Theo dõi thuế giá trị gia tăng hàng hoá, dịch vụ bán ra
Chương trình cho phép người sử dụng nhập thuế suất và tự động tính số tiền thuế GTGT.
Trong một số trường hợp đặc biệt người sử dụng được phép sửa số tiền để làm tròn số tiền thuế GTGT bị quá lẻ.
4.3.1.3 Bán hàng theo hệ thống giá thống nhất
Đối với giá bán thì chương trình lưu giá bán lần cuối của từng mặt hàng và khi ta chọn một mặt hàng thì chương trình tự động gán giá này vào trường giá bán, tuy nhiên người sử dụng có thể sửa lại giá bán cho đúng với giá bán trên hoá đơn.
Trong trường hợp doanh nghiệp bán theo hệ thống giá thống nhất thì tuỳ theo cách thức xác định hệ thống giá bán chương trình sẽ được sửa theo yêu cầu đặc thù của doanh nghiệp.
4.3.1.4 Theo dõi chiết khấu bán hàng
Trong trường hợp bán hàng có chiết khấu thì chương trình cho phép nhập số tiền chiết khấu và tài khoản hạch toán chiết khấu bán hàng.
Trong trường hợp chiết khấu bán hàng và chiết khấu thanh toán theo một hệ thống thống nhất thì chương trình sẽ được sửa theo yêu cầu của doanh nghiệp.
4.3.1.5 Theo dõi doanh thu theo bộ phận và nhân viên bán hàng
SAS INNOVA 8.0 cho phép quản lý doanh thu theo bộ phận kinh doanh và có thể đến tận nhân viên bán hàng. Việc quản lý này được thông qua danh mục bộ phận bán hàng và mỗi khi ta nhập một hoá đơn bán hàng thì phải chỉ rõ luôn là doanh thu được tính cho bộ phận nào hoặc cho nhân viên bán hàng nào.
4.3.1.6 Cập nhật giá vốn hàng bán
Đối với các mặt hàng tính giá vốn theo phương pháp đích danh thì người sử dụng phải tự gõ giá vốn. Chương trình chọn phiếu nhập để thực hiện xuất hàng theo phiếu nhập.
Đối với các mặt hàng tính giá vốn theo phương pháp giá trung bình tháng hoặc giá nhập trước xuất trước thì giá vốn được tính vào cuối tháng và chương trình sẽ cập nhật vào các phiếu xuất bán.
4.3.2 Cập nhật phiếu nhập hàng bán bị trả lại Đường dẫn: Bán hàng\ Hàng bán bị trả lại
Phiếu này dùng để cập nhật hàng bán bị khách hàng trả lại nhập kho. Phiếu cho phép bạn cập nhật giá thanh toán (công nợ) và giá vốn hàng xuất bán. Căn cứ vào đó chương trình sẽ tự động giảm công nợ phải thu, ghi tăng hàng tồn kho, giảm giá vốn và ghi nhận doanh thu hàng bán bị trả lại trong kỳ.
Bạn phải tự nhập, chỉ ra được đúng số lượng, đơn giá của các mặt hàng nhập lại, từ đó chương trình mới tính đúng công nợ phải thu giảm.
- Lưu ý:
Giá bán : là giá bán hàng trên hoá đơn trước đây đã xuất cho khách hàng. TK Hàng bán trả lại, TK kho, TK giá vốn: được mặc định giống khai báo ở Danh mục Vật tư hàng hóa Giá vốn hàng bán: Đối với đơn vị tính theo phương pháp giá vốn trung bình thì khi nhập lại hàng bán trả lại cần đánh dấu vào ô Cập nhật giá TB cho vật tư tính giá TB, còn nếu tính giá vốn theo các phương pháp khác thì bạn phải tự cập nhật giá vốn cho hàng nhập lại.
Mã thuế, TK thuế, tiền thuế : Được cập nhật như hoá đơn đã xuất ra trước đó, Tk thuế là TK thuế GTGT đầu ra
Đối với việc nhập lại những Dịch vụ trước đây đã cung cấp cho khách hàng thì bạn có thể vào phiếu Hoá đơn mua hàng Dịch vụ để nhập lại
Chương trình cho phép tra cứu lại hoá đơn đã xuất bán ra trước đó.Trong trường hợp nhập hàng bán bị trả lại, trên bảng kê thuế GTGT đầu ra sẽ ghi âm doanh số và ghi âm số tiền thuế GTGT phải nộp. Số hóa đơn là số hóa đơn của người mua xuất trả lại, còn trên cột ghi chú sẽ ghi số hóa đơn mà doanh nghiệp đã xuất ra trước đó cho người mua.
Thông tin trên cột ghi chú sẽ được chuyển vào cột ghi chú của bảng kê hóa đơn đầu ra.
Các thông tin liên quan đến phiếu nhập hàng bán bị trả lại cũng như cách thức nhập chứng từ này tương tự như nhập hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho đã trình bày ở trên.
Theo dõi bán hàng trong trường hợp xuất hoá đơn vào cuối kỳ
Trong một số trường hợp đặc biệt một số doanh nghiệp thường xuất hàng cho khách nhưng lại chỉ xuất hoá đơn vào cuối kỳ. Vì vậy khi xuất kho trong kỳ mà chưa xuất hoá đơn thì làm phiếu xuất điều chuyển từ kho công ty sang kho đại lý (coi khách hàng là 1 đại lý). Khi xuất hoá đơn cho khách hàng thì làm hoá đơn bán hàng xuất từ kho đại lý hoặc làm phiếu xuất điều chuyển lại từ kho đại lý về kho công ty và sau đó làm hoá đơn bán hàng xuất từ kho công ty.
4.3.3 Cập nhật hóa đơn dịch vụ
Đường dẫn: Bán hàng/ Sơ đồ/ Hoá đơn dịch vụ
Dùng để cập nhật những hoạt động bán hàng mà không phải nhập chi tiết từng mặt hàng mà hạch toán trực tiếp vào các tài khoản Doanh thu: Ví dụ Doanh thu dịch vụ cho thuê, dịch vụ sửa chữa…
Cập nhật giống hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho nhưng không có mã hàng hoá.
4.3.4 Hoá đơn Xuất khẩu
Nếu Doanh nghiệp có nghiệp vụ xuất khẩu thì In Hoá đơn Xuất khẩu như sau Đường dẫn: Bán hàng/ Chức năng/ Hoá đơn xuất khẩu
Lưu ý: Việc nhập thuế GTGT đầu ra trong trường hợp doanh thu được thực hiện trên địa bàn của các tỉnh/thành khác nhau.
Đối với các đơn vị xây lắp có công trình nằm trên địa bàn của Tỉnh/Thành phố khác với Tỉnh/Thành phố nơi khai báo thuế thì thuế GTGT đầu ra được tách thành 2 phần: 4%
thuế GTGT nộp tại Tỉnh/Thành phố nơi khai báo thuế và 1% thuế GTGT được nộp ở nơi công trình được thực hiện. Hoá đơn xây lắp này được nhập ở phần hoá đơn dịch vụ và tách thành 2 dòng: dòng thứ nhất là ghi thuế suất 4% và dòng thứ 2 ghi thuế suất 1%.
Lưu ý là dòng thứ 2 không nhập doanh thu và người sử dụng phải tự nhập số tiền thuế 1% vào trường tiền thuế. Chương trình sẽ chuyển số liệu vào bảng kê thuế GTGT đầu ra gồm có 2 dòng: 1 dòng thuế suất 4% và 1 dòng thuế suất 1% và doanh thu chịu thuế trên từng dòng sẽ là doanh thu chịu thuế của cả hoá đơn.
4.3.5 Theo dõi hạn thu tiền theo hoá đơn và thời hạn thanh toán
- Chương trình cho phép theo dõi công nợ phải thu của từng hoá đơn cũng như thời hạn thu tiền của từng hoá đơn.
- Để chỉ rõ hạn thu tiền khi cập nhập các hoá đơn ta phải điền số ngày đến hạn thu tiền kể từ ngày ta lập hoá đơn.
Ta có thể khai báo số ngày ngầm định cho từng khách hàng khi khai báo các thông tin liên quan đến khách hàng ở phần danh mục khách hàng. Và có thể sửa đổi số ngày ngầm định này cho từng hoá đơn.
- Đối với mỗi hoá đơn ta chỉ có thể theo dõi được 01 hạn thanh toán. Chương trình sẽ hiểu số tiền phải thu vào ngày phải thu là toàn bộ số tiền trên hoá đơn. Nếu ta chỉ muốn theo dõi thu tiền cho từng hoá đơn mà không cần theo dõi hạn thu tiền thì không cần phải gõ thời hạn thanh toán.
- Nếu vì một lý do nào đó ta cần phải điều chỉnh lại số tiền phải thu cho một hoá đơn thì ta cập nhật thông tin này ở menu “Sửa lại số tiền phải thu của các hoá đơn".
- Số tiền đầu kỳ còn phải thu của từng hoá đơn bán hàng và hạn thu tiền được cập nhật ở menu “Vào số dư đầu kỳ của các hoá đơn” (Tổng hợp/ Sơ đồ/ Nhập số dư đầu năm).
- Phiếu thu tiền của khách hàng được cập nhật ở phân hệ “Vốn bằng tiền”. Sau khi các phiếu thu tiền được cập nhật ta có thể phân bổ số tiền thu được cho các hoá đơn đã xuất ra. Việc này được thực hiện khi nhập phiếu thu tiền hoặc ở chức năng “Phân bổ thu tiền hàng cho các hoá đơn”.
- Chương trình cho phép theo dõi số tiền phải thu theo nguyên tệ ghi trên hoá đơn bán hàng. Nếu loại tiền khi thu tiền khác với loại tiền ghi trên hoá đơn thì chương trình sẽ tự động hỏi số tiền quy đổi ra loại tiền ghi trên hoá đơn.
- Trong một số trường hợp đặc biệt, ví dụ do mất điện đột ngột, có thể xảy ra hiện tượng số tiền còn phải thu của các hoá đơn không đúng với thực tế thì ta phải chạy chức năng
"Tính lại số tiền còn phải thu của các hoá đơn".
4.4 Báo cáo
4.4.1 Báo cáo bán hàng Các báo cáo bán hàng gồm có:
- Bảng kê hoá đơn bán hàng - Sổ nhật ký bán hàng
- Bảng kê hoá đơn của một mặt hàng - Bảng kê hoá đơn nhóm theo khách hàng - Bảng kê hoá đơn nhóm theo dạng xuất bán