Chương 4: CÁC PHÂN HỆ KẾ TOÁN TRONG SAS INNOVA 8.0
6. Phân hệ Vật tư hàng hoá
6.3 Cập nhật số liệu
Phiếu nhập kho sử dụng trong các trường hợp sau: Nhập hàng mượn, hàng đi thuê, Nhập kho thành phẩm trong sản xuất, Nhập lại nguyên vật liệu sản xuất thừa.
Đường dẫn: Vật tư hàng hoá\ Sơ đồ\ Nhập kho
Cập nhật thông tin trong phiếu nhập kho
- Loại phiếu nhập: 4 - Nhập nội bộ: Phiếu nhập trong nội bộ của công ty 9 - Nhập khác: Phiếu nhập khác nhập nội bộ
- Mã hạch toán: Nhấn F4 để chọn ra bút toán đã được định khoản sẵn trên phần mềm, chương trình sẽ tự động cập nhật vào mục TK nợ, TK có.
- Mã khách - Đối với Phiếu nhập là mã nhà cung cấp: Nhập mã nhà cung cấp hoặc tên tắt của nhà cung cấp thì danh sách của mã nhà cung cấp sẽ hiện lên và bạn dùng phím F5 hoặc con trỏ để chọn mã. Chương trình sẽ tự động điền tên, địa chỉ, mã số thuế của khách hàng vào các ô nếu trong danh mục nhà cung cấp bạn đã khai báo đầy đủ các trường liên quan. Đưa con trỏ đến mã cần chọn và nhấn ENTER .Nếu là khách hàng mới chưa có trong danh sách mã nhà cung cấp thì nhấn F4 để tạo mã mới. Mã nhà cung cấp dùng để quản lý công nợ người bán.
- Địa chỉ : Chương trình mặc định địa chỉ của mã khách trong Danh mục nhà cung cấp
- Người giao: Không bắt buộc
- Diễn giải : Mô tả nghiệp vụ kinh tế phát sinh - Số đh: Số đơn hàng (Không bắt buộc)
- Số hoá đơn; Số sêri; Ngày lập hoá đơn: Cập nhật từ các thông tin tương ứng từ Hoá đơn bán hàng của nhà cung cấp, thông tin này sẽ lên Báo cáo thuế GTGT đầu vào.
- Số phiếu nhập: Chương trình tự động đánh số hoặc tự gõ - Ngày lập phiếu nhập: Ngày cập nhật chứng từ
- Ngày hạch toán: Ngày phát sinh nghiệp vụ, ngày ghi trên hoá đơn nhà cung cấp.
- Tỷ giá: Chương trình tự mặc định TG bằng 1. Nếu theo dõi ngoại tệ thì phải chọn ngoại tệ và tỷ giá
- Mã hàng : gõ phím tắt nhấn ENTER hiện ra một bảng danh mục hàng hoá vật tư, đưa con trỏ đến mã cần chọn và nhấn ENTER, nếu tạo mới thì nhấn F4 để thêm một mã hàng mới.
- Mã kho : Gõ tên kho nhập hàng hoá đó
- Vụ việc: Vào tên vụ việc liên quan đến việc mua hàng chẳng hạn Số hợp đồng, .. nếu chưa có nhấn F4 để thêm mã vụ việc hoặc không theo dõi có thể bỏ qua
- Giá tiền : Khi cập nhật chỉ quan tâm đến số lượng, nếu là nhập thành phẩm thì sau khi tính giá thành chương trình tự cập nhật giá. Nếu là nhập lại nguyên vật liệu, NVL tính giá tồn theo phương pháp giá trung bình, thì phải tích vào chức năng tính giá trung bình cho vật tư tính giá trung bình
- TK nợ : chương trình mặc định TK hàng hoá khai báo trong Danh mục hàng hoá - TK có: Chương trình sẽ tự động cập nhật khi ta chọn mã hạch toán hoặc nếu ta không chọn mã hạch toán thì phải tự gõ vào (154, 336...).
- Mã tự do: không bắt buộc
-Trạng thái: 1 - Ghi: Chứng từ thực sự đã phát sinh và số liệu nhập vào được chuyển sang các báo cáo liên quan.
2 - Chưa: tạo lập chứng từ, số liệu của chứng từ này chưa chuyển sang các báo cáo liên quan.
3 - Ghi Sổ Cái: Chứng từ nhập vào chỉ chuyển số liệu sang Sổ cái 4 - Ghi Sổ Kho: Chứng từ nhập vào chỉ chuyển số liệu sang Sổ kho
6.3.2 Phiếu xuất kho
Phiếu xuất kho sử dụng trong các trường hợp: Xuất cho mượn, cho thuê, Xuất dùng, xuất cho sản xuất, xuất hao hụt, xuất nội bộ (giá xuất bằng giá vốn)
Đường dẫn: Vật tư hàng hoá\ Sơ đồ\ Xuất kho Cập nhật thông tin:
- Loại phiếu xuất: 4 - Xuất cho sản xuất, 9 - Xuất khác - Các thông tin khác tương tự như phiếu nhập kho
Liên quan đến hạch toán tài khoản Có (tài khoản vật tư) thì chương trình sẽ tự động hạch toán dựa trên khai báo tài khoản vật tư của mặt hàng trong danh mục hàng hoá, vật tư ở phân hệ vật tư hàng hóa ( TK 152,153,155,156…), đối ứng với các TK Nợ 138 (Xuất cho mượn, cho thuê); Nợ TK 642,641 ( Xuất dùng); Nợ TK 211 (Xuất làm tài sản); Nợ TK 621 (Xuất kho nguyên liệu sản xuất) …
Trong một số trường hợp đối với các vật tư tính giá tồn kho theo phương pháp trung bình hoặc NTXT nhưng lại xuất theo giá đích danh thì ta phải đánh dấu là phiếu xuất kho theo giá đích danh. Cuối tháng, khi tính giá trung bình hoặc giá NTXT, chương trình sẽ không cập nhật lại giá cho các phiếu xuất này. Chương trình còn cho phép tra cứu giá của các phiếu nhập để cập nhật giá cho phiếu xuất bằng cách nhấn F5 – xem phiếu nhập
6.3.3 Phiếu xuất điều chuyển
Phiếu xuất điều chuyển sử dụng trong trường hợp di chuyển hàng hoá từ kho này sang kho khác. Trường hợp này không làm thay đổi giá trị hàng hoá, Tk nợ - Có là như nhau (không thay đổi giá trị tài khoản)
Đường dẫn: Vật tư hàng hoá\ Sơ đồ\ Phiếu xuất điều chuyển
- Khi vào phiếu xuất điều chuyển kho chương trình sẽ tự động tạo ra một phiếu nhập cho kho nhận và người sử dụng không phải vào phiếu nhập.
- Trong trường hợp điều chuyển kho nội bộ (tài khoản nợ trùng với tài khoản có) thì chương trình sẽ không hạch toán; nếu điều chuyển từ kho nội bộ sang kho đại lý hoặc từ kho đại lý về kho nội bộ thì chương trình sẽ hạch toán cho phiếu xuất và không hạch toán cho phiếu nhập. Tài khoản hàng tồn kho ở đại lý được khai báo trong danh mục kho hàng.
- Trong một số trường hợp đối với các vật tư tính giá tồn kho theo phương pháp trung bình hoặc NTXT nhưng lại xuất theo giá đích danh thì ta phải đánh dấu là phiếu xuất kho theo giá đích danh. Cuối tháng, khi tính giá trung bình hoặc giá NTXT, chương trình sẽ không cập nhật giá lại cho phiếu xuất này. Chương trình còn cho phép tra cứu giá của các phiếu nhập để cập nhật giá cho phiếu xuất.
6.4 Tính giá và cập nhật giá hàng tồn kho
SAS INNOVA 8.0 cho phép đánh giá hàng tồn kho theo 05 phương pháp khác nhau:
Giá trung bình tháng; Giá trung bình di động, Giá đích danh; Giá nhập trước xuất trước; Giá hàng tồn kho theo phương pháp trung bình theo vụ việc, hợp đồng. Hơn thế nữa đối với các vật tư khác nhau có thể chọn các phương pháp đánh giá hàng tồn kho khác nhau.
6.4.1 Đánh giá hàng tồn kho theo phương pháp giá trung bình
Trường hợp áp dụng: Áp dụng cách tính giá theo phương pháp này đối với những đơn vị lượng hàng nhập xuất nhiều, lượng hàng tồn kho ít và có giá tương đối ổn định.
Giá được tính vào cuối tháng hoặc cuối kỳ (quý, 6 tháng, 1 năm) sau khi ta đã cập nhật xong tất cả các chứng từ. Giá này được cập nhật vào các phiếu xuất, giá vốn của các hoá đơn bán hàng, các phiếu nhập theo giá trung bình.
Các chi phí nhập mua, các điều chỉnh chỉ liên quan đến giá trị có thể được cập nhật như một bản ghi bình thường (có mã kho, mã vật tư) nhưng số lượng = 0. Chương trình tự động tính các chi phí này vào giá vốn của vật tư, hàng hoá.
Trường hợp một vật tư có thể nằm ở nhiều kho thì có 02 khả năng xác định giá tồn kho: một giá trung bình chung cho toàn công ty (cho tất cả các kho) hoặc mỗi vật tư ở mỗi kho có một giá riêng. Ta có thể lựa chọn một trong 02 khả năng trên và khai báo cho chương trình biết trong phần "Tham số tuỳ chọn ".
Trong trường hợp sử dụng một giá trung bình chung cho một vật tư ở nhiều kho thì các phiếu nhập điều chuyển theo giá trung bình và các phiếu nhập khác theo giá trung bình sẽ không tham gia vào quá trình tính toán giá. Ngoài ra chương trình cũng sẽ trừ đi về số lượng và giá trị đúng bằng tổng số lượng và giá trị của các phiếu xuất giá đích danh của các vật tư tính giá tồn kho theo phương pháp trung bình tháng.
Trong trường hợp sử dụng một giá chung thì lên báo cáo nhập xuất tồn cho toàn công ty sẽ không xuất hiện chênh lệch giữa “Giá trị tồn cuối tháng” và “Số lượng tồn cuối tháng* Đơn giá trung bình” nhưng khi lên báo cáo nhập xuất tồn cho một kho riêng biệt hoặc một nhóm kho thì có thể xảy ra chênh lệch nói trên và giá trị chênh lệch này có thể lớn nhỏ tuỳ theo biến động của giá nhập trong kỳ ở các kho và giá tồn đầu kỳ ở các kho. Vì vậy khi ta lên báo cáo nhập xuất tồn cho một kho hoặc một nhóm kho thì nên chỉ in về mặt số lượng mà không in về mặt giá trị. Còn các báo cáo riêng về giá trị tồn cuối hoặc tổng nhập hoặc tổng xuất trong kỳ thì có thể cả về số lượng và giá trị.
Một phương án khác để xử lý các chênh lệch là ta phải tạo các bút toán bù trừ chênh lệch. Việc này có thể thực hiện tự động bằng chương trình khi ta thực hiện tính giá trung bình.
Khi tính giá trung bình cho từng vật tư ở từng kho thì cũng xảy ra các chệnh lệch do trong SAS INNOVA 8.0 đơn giá được lưu trữ chỉ có 02 chữ số sau dấu phẩy thập phân. Các chênh lệch này thường rất nhỏ, nhưng cũng có thể lớn nếu như số lượng nhập xuất tồn lớn.
Giá trị chênh lệch = (Giá trị tồn cuối tháng - Số lượng tồn cuối tháng* Đơn giá trung bình) có thể in ra và xử lý tuỳ theo ý của người sử dụng hoặc sẽ do chương trình tự động hạch toán bằng các phiếu xuất vào tài khoản chênh lệch.
Việc khai báo các vật tư tính giá theo phương pháp trung bình được thực hiện ở phần khai báo các thông tin về vật tư. Chức năng tính giá trung bình được thực hiện ở menu
“Tính đơn giá trung bình”. Chương trình cho phép tính giá trung bình di động, trung bình cho một tháng, một quý, 6 tháng hoặc cả năm tuỳ theo lựa chọn của người sử dụng.
Đối với giá trung bình di động thì chương trình tính giá trung bình hàng ngày (trong cùng 1 ngày thì mỗi vật tư đều có một giá chung cho tất cả các phiếu xuất).
Lưu ý quan trọng: Trong trường hợp tính giá trung bình cho từng kho mà có phiếu xuất điều chuyển theo giá trung bình theo 02 chiều từ kho A sang kho B và ngược lại
từ kho B sang kho A hoặc từ kho A sang kho B, sau đó sang kho C và lại quay về kho A thì chương trình không tính được giá trung bình của một vật tư ở từng kho. Nhưng nếu chỉ có các điều chuyển một chiều từ kho A sang B rồi sang C,... nhưng không có điều chuyển ngược lại về A thì chương trình vẫn tính được giá trung bình của một vật tư cho từng kho.
Tương tự Phương pháp giá trung bình di động giống phương pháp trung bình chỉ thay vào tính trung bình sau mỗi một lần nhập mới.
6.4.2 Đánh giá hàng tồn kho theo phương pháp giá nhập trước xuất trước (NTXT) Trường hợp áp dụng: Cách tính giá này áp dụng cho các đơn vị có giá nhập hàng không ổn định và số lượng hàng bán ra không ổn định.
Giá NTXT được SAS INNOVA 8.0 tính cho các phiếu xuất bằng cách trừ dần từ các phiếu nhập theo nguyên tắc nhập trước xuất trước.
Giá NTXT không được tính ngay khi làm phiếu xuất, nó chỉ được cập nhật khi ta chạy chức năng “Tính đơn giá NTXT”. Lưu ý là SAS INNOVA 8.0 chỉ đưa ra đơn giá xuất cuối cùng chứ không chỉ ra cho người sử dụng biết là phiếu xuất được xuất từ các phiếu nhập nào.
Trong việc tính giá NTXT thì điều quan trọng là phải xác định phiếu nào trước và phiếu nào là sau. Trình tự trước sau trong SAS INNOVA 8.0 được xác định theo thứ tự ưu tiên như sau:
1. Ngày của các phiếu xuất
2. Tính giá cho tất cả các phiếu xuất điều chuyển 3. Tính giá cho các hoá đơn và các phiếu xuất khác
Trong mỗi bước tính 2 và 3 thì do có nhiều kho khác nhau, nhiều loại chứng từ nhập xuất khác nhau với hệ thống đánh số khác nhau nên các tính toán lại được thực hiện theo ưu tiên sau:
1. Số thứ tự ưu tiên của các kho 2. Số chứng từ của các phiếu xuất 3. Số thứ tự ưu tiên của các phiếu nhập 4. Số chứng từ của các phiếu nhập.
Lý do phải xét thứ tự ưu tiên như trên được giải thích như sau:
Phiếu xuất điều chuyển được ưu tiên số 1 vì: Giá của phiếu xuất điều chuyển sẽ là giá nhập của kho đối ứng nên để phải tính trước thì mới tính tiếp cho các phiếu xuất khác.
Trong SAS INNOVA 8.0 phiếu nhập điều chuyển có số chứng từ bằng số chứng từ của phiếu xuất điều chuyển vì vậy nó sẽ khác hệ thống đánh số của các phiếu nhập mua và nhập khác. Để giải quyết 02 vấn đề không rõ ràng trên trong SAS INNOVA 8.0 phiếu xuất điều chuyển được xếp ưu tiên số 1.
Trong trường hợp có nhiều kho và có sự điều chuyển giữa các kho thì chương trình không thể nhận biết được chứng từ nào phát sinh trước vì chúng có thể được đánh số theo các hệ thống của từng kho. Để giải quyết vấn đề không rõ ràng này ta phải đánh số thứ tự ưu tiên cho các kho trong vấn đề điều chuyển. Ví dụ kho trung tâm là ưu tiên số 1, tiếp theo là các kho khác. Việc đánh số thứ tự ưu tiên cho các kho được thực hiện ở phần khai báo “Danh mục kho”.
Có nhiều loại phiếu khác nhau và mỗi phiếu lại có thể có hệ thống đánh số chứng từ khác nhau. Ví dụ hệ thống đánh số hóa đơn khác với hệ thống đánh số của các phiếu xuất kho. Vì vậy để biết phiếu nào là trước hay là sau ta phải có đánh số thứ tự ưu tiên cho các chứng từ vật tư. Số thứ tự ưu tiên do SAS INNOVA 8.0 quy định và có thể xem ở trường Stt_NTXT trong phần khai báo về “Danh mục chứng từ”.
Việc khai báo các vật tư tính giá theo phương pháp nhập trước xuất trước được thực hiện ở phần khai báo các thông tin về vật tư. Chức năng tính giá NTXT được thực hiện ở menu “Tính đơn giá nhập trước xuất trước”. Chương trình cũng cho phép kiểm tra tính đúng đắn của việc tính giá NTXT cho các vật tư tính giá NTXT là khi vật tư đó tính sai chương trình sẽ chỉ ra trên cột “lệch tồn” (lệch số lượng) và “lệch dư”
(lệch giá trị). Trong trường hợp lệch thì phải tính lại tồn kho cho mã vật tư đó và tính lại giá NTXT cho vật tư đó.
Lưu ý quan trọng: Trong trường hợp Chi phí được nhập trên phiếu nhập chi phí mua hàng được tính vào giá vốn thì phải chỉ rõ chi phí này được gán cho phiếu nhập nào để chương trình có thể tính được giá. Các phiếu nhập chi phí này được nhập ở mục phiếu nhập chi phí.
6.4.3 Đánh giá hàng tồn kho theo phương pháp giá đích danh
Trường hợp áp dụng: Cách tính giá này áp dụng cho các đơn vị cần phải hạch toán một cách chính xác giá vốn hàng bán, những đơn vị bán hàng có số lượng sản phẩm không nhiều những giá trị lớn hoặc cần phải tính chính xác kết quả kinh doanh theo từng hợp đồng, vụ việc bộ phận.
Trong trường hợp này người sử dụng phải tự xác định và tự gõ giá xuất/giá vốn và chương trình không can thiệp gì cả. Chương trình chỉ dựa trên các giá do người sử dụng nhập vào để tính ra giá trị tồn kho.
6.4.4 Đánh giá hàng tồn kho theo phương pháp trung bình theo vụ viêc, hợp đồng Trường hợp áp dụng: Cách tính giá này áp dụng cho các đơn vị theo dõi theo đơn hàng, vụ việc, hợp đồng
6.5 Theo dõi hàng tồn kho tại các đại lý
SAS INNOVA 8.0 cho phép quản lý hàng gửi bán tại các đại lý tương tự như hàng tồn tại các kho của công ty - có thể in các báo cáo nhập xuất tồn, thẻ kho... Ngoài ra, tài
khoản hàng gửi bán (tài khoản 157) người sử dụng có thể theo dõi như là một tài khoản công nợ - có thể in sổ chi tiết công nợ, tổng hợp công nợ của các đại lý...