Chương 4: CÁC PHÂN HỆ KẾ TOÁN TRONG SAS INNOVA 8.0
8. Phân hệ Tài sản cố định
8.1 Chức năng
Theo dõi tài sản cố định về nguyên giá, giá trị khấu hao, giá trị còn lại, nguồn vốn, bộ phận sử dụng, mục đích sử dụng, nước sản xuất, ngày đưa vào sử dụng,...
Theo dõi tăng giảm và lý do tăng giảm tài sản cố định.
Tính khấu hao và lên bảng phân bổ khấu hao.
8.2 Khai báo thông tin về Tài sản cố định
Việc khai báo danh mục tài sản cố định là một là một hệ thống thông tin riêng biệt, độc lập với các danh mục khác trong chương trình kế toán. Vì vậy Danh mục TSCĐ được xây dựng để nhằm quản lý tài sản và quản lý khấu hao. Những danh mục liên quan đến quản lý tài sản cố định bao gồm: Danh mục nguồn vốn, danh mục tăng giảm TSCĐ, danh mục bộ phận sử dụng TSCĐ, danh mục phân nhóm tài sản. Trước khi khai báo Danh mục tài sản thì cần khai báo các danh mục này.
Trong SAS INNOVA 8.0 tài sản được quản lý theo nguồn vốn, lý do tăng giảm, mục đích sử dụng, bộ phận sử dụng và theo nhóm TSCĐ.
8.2.1 Danh mục nguồn vốn :
Chức năng: Để khi khai báo tài sản xác định được tài sản đó thuộc nguồn vốn nào Đường dẫn: Tài sản\ Danh mục\ Nguồn vốn
Cập nhập các thông tin về
Mã nguồn vốn : Dùng để mã hoá mã nguồn vốn
Tên nguồn vốn : Tên nguồn vốn (vốn vay, vốn tự có…) Lưu ý: Khi xây dựng danh mục nguồn vốn xây dựng tối đa 4 nguồn.
8.2.2 Danh mục tăng giảm tài sản:
Chức năng:Khai báo lý do tăng giảm của tài săn
Đường dẫn: Tài sản\ Danh mục\ Danh mục lý do tăng giảm TSCĐ Cập nhật các thông tin về
Loại tăng giảm: T – Khai báo TS tăng; G – Khai báo TS giảm Mã tăng giảm: Mã đặt khai báo tăng giảm ví dụ MM (Mua mới) Lý do tăng giảm: Ví dụ Tăng do mua mới
8.2.3 Danh mục Bộ phận sử dụng tài sản:
Chức năng: Khai báo bộ phận sử dụng TS đó.
Đường dẫn: Tài sản\ Danh mục\ Bộ phận sử dụng tài sản Cập nhật các thông tin về:
Mã bộ phận : Mã đặt cho bộ phận đó, ví dụ PGĐ
Tên bộ phận: Phòng giám đốc 8.2.4 Danh mục phân nhóm tài sản:
Chức năng: Khai báo các nhóm tài sản khác nhau
Đường dẫn: Tài sản\ Danh mục\ Danh mục phân nhóm tài sản Cập nhật các thông tin về:
Loại nhóm: Đặt tài sản đó vào loại nhóm nào ví dụ 1,2,3 Mã nhóm tài sản: Tên mã nhóm ví dụ N1,N2
Tên nhóm tài sản: Tên nhóm ví dụ Nhóm máy móc thiết bị, nhóm nhà cửa..
8.2.5 Danh mục phụ tùng TSCĐ:
Chức năng: Khai báo các phụ tùng kèm theo cho TSCĐ
Đường dẫn: Tài sản, CCDC/ Báo cáo TSCĐ/ Danh mục phụ tùng TSCĐ 8.3 Danh mục tài sản cố định
Mỗi khi nhập mới một Tài sản ngoài việc định khoản nợ, có hay theo dõi nhập xuất thì phải tạo mã danh mục tài sản mới để theo dõi riêng về phần tài sản và tính khấu hao cho tài sản đó.
- Đường dẫn: Tài sản\ Sơ đồ\ Tài sản
- Mã đơn vị : Khai mã tên đơn vị
- Số ctừ, ngày ctừ gốc : là thông tin của chứng từ gốc, và ngày của hóa đơn mua tài sản
- Mã TSCĐ: Đặt tên cho mã TS, ví dụ có thể đặt mã phát sinh theo thứ tự thời gian:
TS001, TS002.
- Tên tài sản : Ví dụ ô tô Toyota, Nhà xưởng 1 - Tên 2 : Tên tiếng anh hoặc tên khác.
- Đơn vị tính : Chiếc, bộ…
- Nhóm TS1,2,3 : Nhấn Enter chọn nhóm, TS thuộc nhóm nào thì chọn nhóm đó (Tên nhóm đã đặt ở Danh mục phân nhóm TSCĐ)
- Nước SX, năm SX : Thông tin này dùng để quản lý thêm
- Lý do tăng giảm : Nhấn Enter để chọn lý do tăng giảm đã khai ở Danh mục tăng giảm TS
- Bộ phận sử dụng : Nhấn Enter để chọn mã bộ phận sử dụng đã khai báo trong Danh mục bộ phận sử dụng.
- TK TSCĐ : Khai báo TK TSCĐ( 2111,2112,2115…) - TK Khấu hao : Khai báo TK khấu hao TSCĐ (214)
- TK chi phí : Là tài khoản khai báo khi kết chuyển chi phí khấu hao (6424) - Ngày tăng tài sản : Là ngày nhập tài sản về dùng
- Ngày ghi nhận GTCL :Là ngày bắt đầu sử dụng TS.
- Ngày bắt đầu khấu hao: Có thể là ngày bắt đầu sử dụng tài sản hoặc ngày tăng TS, ngày bắt đầu khấu hao không nhỏ hơn ngày tăng TSCĐ.
- Tính khấu hao : Có tính hay không, đối với các TSCĐ không tham gia gia vào HĐ SXKD tại thời điểm đầu kỳ khi khai báo danh mục TS thì chọn mã 1 – không tính khấu hao.
- Số tháng khấu hao (ĐVT: tháng): Nếu khai báo trong tham số tuỳ chọn phương pháp tính khấu hao theo nguyên giá thì đây là tổng số tháng khấu hao cho TS. Nếu khai báo phương pháp tính khấu hao theo giá trị còn lại thì nhập số tháng khấu hao còn lại.
- Tỷ lệ khấu hao : Nếu ở tham số tuỳ chọn khai báo tính khấu hao theo tỷ lệ thì chọn được còn nếu khai báo theo tháng thì chương trình tự tính tỷ lệ KH.
Tab 1: Thông tin chính
- Nguyên giá : Khai báo nguyên giá TS
- Giá trị đã khấu hao : Nếu là TS cũ đã tính KH rồi thì phải khai báo Giá trị đã khấu hao
- Giá trị còn lại :Chương trình tự động tính - Giá trị KH 1 tháng : Chương trình tự động tính Tab 2: Thông tin khấu hao
- Vụ việc: nhập lần lượt các mã vụ việc sẽ được phân bổ chi phí khấu hao của TS này - Phần % vụ việc: tỷ lệ phân bổ khấu hao cho các vụ việc
Tab 3: Phụ tùng kèm theo
Đính các phụ tùng kèm theo cho TSCĐ
8.4 Tính khấu hao tháng và điều chỉnh khấu hao tháng
SAS INNOVA 8.0 cho phép tính khấu hao theo nguyên giá hoặc theo giá trị còn lại và có thể tính dựa trên khai báo số tháng mà tài sản sẽ khấu hao hết hoặc dựa trên tỷ lệ khấu hao tháng. Khai báo về cách thức tính này được thực hiện trong phần “Khai báo các tham số hệ thống”.
Mỗi tháng ta phải tính một lần và chương trình sẽ lưu giá trị này trong tệp số liệu. Nếu có sự thay đổi gì thì phải tính lại.
Giá trị khấu hao do máy tính ra dựa trên các số liệu mà ta đã khai báo ở phần thông tin về tài sản bằng cách chạy chức năng “Tính khấu hao”
Tuy nhiên giá trị khấu hao kỳ có thể thay đổi theo ý muốn của người sử dụng, do việc trích lập khấu hao có lúc tăng lúc giảm, giá trị còn lại rất nhỏ nên ta muốn chỉnh hết giá trị còn lại vào số khấu hao của tháng hiện thời…Cách thực hiện vào chức năng
“Điều chỉnh khấu hao tháng".
8.5 Phân bổ khấu hao
- Khi thực hiện tính khấu hao TSCD chương trình mới tính ra số khấu hao TSCD của tháng đó nhưng chưa đưa khoản khấu hao đó vào bút toán ghi Nợ các tài khoản chi phí khấu hao tương ứng với TK Có 214, để thực hiện bút toán này ta phải thực hiện phân bổ khấu hao
- Thao tác: Nhấn phím F4 để thực hiện bút toán phân bổ chi phí 8.6 Khai báo thôi khấu hao tài sản
Vì một lý do nào đó như TS bị hỏng hóc TS thôi không tính khấu hao nữa thì vào chức năng “Thôi khấu hao TS”.
Nhấn phím F3 vào dòng TS thôi khấu hao
Trong đó:
Thôi khấu hao (0/1): Chọn mã 1 – thôi khấu hao
Ngày thôi khấu hao: Nhập ngày thôi không tính khấu hao nữa
Khi khai báo Thôi khấu hao TSCĐ thì TS này sẽ không được tính khấu hao nữa, vì vậy trên các báo cáo về khấu hao không lên giá trị tính khấu hao từ kỳ khai báo thôi nữa nhưng ở các báo cáo chi tiết, kiểm kê TS thì vẫn còn.
8.7 Khai báo giảm TSCĐ
Đối với trường hợp tài sản đem nhượng bán, thanh lý, mất mát thì phải tiến hành khai báo giảm TSCĐ để chương trình sẽ loại bỏ tài sản đó ra khỏi danh sách TS
- Đường dẫn: Tài sản\ Sơ đồ\ Giảm TSCĐ - N
h ấ n p h í m F - T
- Tích con trỏ vào dòng có mã TS giảm Trong đó:
Mã tài sản (Số thẻ): là mã TS giảm Giảm tài sản (0/1): để mã 1
Lý do giảm tài sản: gắn lý do giảm cho TS, phục vụ cho việc lên báo cáo TSCĐ theo lý do tăng giảm
Ngày giảm tài sản: khai báo ngày giảm TS
Khi đã khai báo cho mã TS giảm thì khi tính khấu hao và khi xem các báo cáo sổ sách liên quan đến TS sẽ không nhìn thấy TS này nữa.
8.8 Các báo cáo phân hệ TSCD
Báo cáo TSCĐ: Nhóm các báo cáo lên cho TSCĐ - Bảng tính khấu hao theo NV
- Báo cáo chi tiết TSCĐ - Báo cáo kiểm kê TSCD - Bảng tính khấu hao TSCD - Bảng phân bổ khấu hao TSCD
- Bảng phân bổ khấu hao TSCD theo bộ phận - Báo cáo tăng giảm tài sản
- Báo cáo tăng giảm TSCĐ theo nguồn vốn - Thẻ TSCĐ cho một TS
- Thẻ TSCĐ lên cho tất cả các TS
8.9 Ứng dụng vào quản lý CCDC phân bổ nhiều lần
- Đối với trường hợp CCDC xuất đi sản xuất phân bổ nhiều lần - > được theo dõi tương tự như TSCD. Tuy nhiên, giá trị CCDC xuất dùng sẽ được treo trên tk 242, 142 để phân bổ dần.
- Cách khai báo và tính phân bổ, điều chỉnh phân bổ cũng như khai báo giảm CCDC tương tự như mục TSCD
- Đường dẫn: Tài sản cố định\ Danh mục\ Công cụ dụng cụ
Tương tự TSCD, CCDC có các báo cáo:
- Báo cáo chi tiết CCDC - Báo cáo kiểm kê CCDC - Bảng tính khấu hao CCDC - Bảng phân bổ khấu hao CCDC - Báo cáo tăng giảm CCDC