3.1 Lựa chọn tương ứng với các danh mục
Việc tổ chức thông tin có nhiều phương án khác nhau. Ví dụ, để theo dõi chi phí và doanh thu của công trình ta có thể đưa công trình vào tiểu khoản hoặc đưa theo dõi công trình thông qua trường vụ việc.
Dưới đây sẽ trình bày các phương án tổ chức thông tin khác nhau trong SAS INNOVA80 Trên cơ sở các phương án này ta phải lựa chọn xem danh mục nào phù hợp cho đối tượng.
Đối tượng thông tin cần quản lý
Phương án quản lý trong
SAS INNOVA 8.0 Ghi chú Tài khoản sổ cái Danh mục tài khoản
Khoản mục phí
Danh mục tài khoản, tiểu khoản
Danh mục khoản mục chi phí Danh mục từ điển tự do
Khai báo bút toán mặc định cho nghiệp vụ hạch toán
Danh mục Nghiệp vụ hạch toán
Vi dụ: định khoản sẵn cho một nghiệp vụ “ thu lãi tiền gửi Ngân hàng” Nợ TK 112/Có 515”
Khách hàng Danh mục khách hàng
Phân loại khách hàng Danh mục phân loại khách hàng
Ví dụ: Phân theo địa lý, đại lý/khách lẻ.
Đối tượng công nợ phải thu Danh mục khách hàng Đối tượng phải thu nội bộ Danh mục khách hàng Đối tượng công nợ tạm ứng Danh mục khách hàng
Nhà cung cấp Danh mục nhà cung cấp
Danh mục nhà cung cấp và danh mục khách hàng để chung trên một bảng.
Phân loại nhà cung cấp Danh mục phân loại nhà cung cấp
Ví dụ: Phân theo nước, bán buôn/bán lẻ.
Đối tượng công nợ phải trả Danh mục khách hàng Đối tượng phải trả nội bộ Danh mục khách hàng
Tài khoản ngân hàng Danh mục tài khoản ngân hàng
Dùng để cung cấp các thông tin cần thiết khi in ủy nhiệm chi từ chương trình Vật tư, CCDC, hàng hoá, thành
phẩm Danh mục vật tư, hàng hoá
Phân loại vật tư, hàng hoá Danh mục phân loại vật tư, hàng hoá
Kho hàng Danh mục kho hàng
Danh mục thuế suất Danh mục thuế suất Bộ phận kinh doanh, nhân viên
kinh doanh
Danh mục bộ phận, nhân viên kinh doanh
Danh mục giá bán Danh mục giá bán
Danh mục giá xuất kho theo giá Danh mục giá xuất kho theo
hạch toán giá hạch toán
Hạch toán các chứng từ được
đưa vào Sổ sách nào Danh mục trạng thái
Ví dụ khi làm xong một phiếu nhập mua hàng muốn số liệu của phiếu lên sổ kho hay sổ cái
Hạng mục công trình xây dựng Danh mục vụ việc
Công trình, dự án Danh mục phân loại vụ việc Đề án, dự án, vụ việc Danh mục vụ việc
Đơn hàng gia công, sửa chữa, lắp ráp cần phải theo dõi tính giá thành
Danh mục vụ việc
Phân loại công trình, đề án, dự
án Danh mục phân loại vụ việc
Sản phẩm: tập hợp chi phí và
tính giá thành Danh mục vụ việc
Sử dụng trong trường hợp phải tính giá thành sản phẩm và số lượng sản phẩm nhiều và hay thay đổi.
Danh mục tài khoản, tiểu khoản
Sử dụng trong trường hợp chỉ tập hợp chi phí mà không tính giá thành sản phẩm và số lượng sản phẩm không quá nhiều và ít thay đổi.
Hợp đồng (mua/bán)
Danh mục từ điển tự do Danh mục vụ việc
Đối với các doanh nghiệp xây lắp, sản xuất trong trường hợp đã sử dụng trường vụ việc vào việc tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm.
Trong trường hợp danh mục từ điển tự do đã dùng vào việc khác.
Đối với các doanh
nghiệp dịch vụ hoặc thương mại.
Đối với các đơn vị sản xuất có số lượng sản phẩm không nhiều và dùng các tiểu khoản để tập hợp chi phí và tính giá thành cho các thành phẩm.
TSCĐ Danh mục tài sản cố định
Phân loại TSCĐ Danh mục phân loại TSCĐ Nguồn vốn hình thành TSCĐ Danh mục nguồn vốn TSCĐ Lý do tăng giảm TSCĐ Danh mục lý do tăng giảm
TSCĐ
Bộ phận sử dụng TSCĐ Danh mục bộ phận sử dụng TSCĐ
CCDC theo dõi việc phân bổ
vào chi phí Danh mục CCDC
Các loại tiền ngoại tệ Danh mục tiền tệ Tỷ giá quy đổi ngoại tệ Danh mục tỷ giá
Nhân viên Danh mục từ điển tự do
Trong trường hợp theo dõi các phát sinh chi phí hoặc thu tiền liên quan đến từng nhân viên.
Các bộ phận, đơn vị, chi nhánh cần theo dõi hạch toán chi phí và doanh thu hoặc công nợ
Danh mục tài khoản, tiểu khoản
Danh mục từ điển tự do Các bộ phận, đơn vị, chi nhánh
cần theo dõi để lên được các báo cáo kế toán như 1 đơn vị độc lập
Danh mục đơn vị cơ sở
3.2 Tổ chức thông tin để quản lý các đơn vị thành viên và tổng hợp toàn công ty
Trong phần này sẽ trình bày về phương án tổ chức thông tin để quản lý trong trường hợp công ty có nhiều đơn vị thành viên (chi nhánh, công ty con) nằm ở các vị trí địa lý khác nhau và số liệu được nhập tại các đơn vị thành viên rồi sau đó được chuyển về văn phòng công ty.
Phương án 1, tại văn phòng công ty mỗi đơn vị thành viên sẽ có một cơ sở dữ liệu riêng và có 1 cở sở dữ liệu chung lưu trữ số liệu của toàn công ty. Khi số liệu của đơn vị thành viên gửi về thì sẽ được Sao chép vào cơ sở dữ liệu của đơn vị thành viên và vào cơ sở dữ liệu chung của toàn công ty.
Phương án 2, tại văn phòng công ty chỉ có 1 cơ sở dữ liệu chung của toàn công ty và khi số liệu gửi về thì Sao chép vào cơ sở dữ liệu chung.
Cả 2 phương án đều cho phép xem số liệu của từng đơn vị thành viên và của toàn công ty. Phương án 1 sẽ tiện lợi và nhanh hơn khi xem số liệu của từng đơn vị thành viên.