Ứng dụng các trường phái học thuyết vè quản trị hoạt động hiệu quả cho doanh nghiệp

Ứng dụng trường phái học thuyết vè quản trị hoạt động hiệu cho doanh nghiệp I MỘT SỐ LÝ THUYẾT CƠ BẢN Đầu kỷ 20, hoạt động quản lý nghiên cứu cách có hệ thống có nhiều lý thuyết đời, mà Harold Koong phải gọi “Rừng lý luận quản lý” Từ “rừng lý luận quản lý” đó, lý thuyết quản lý quy nạp thành trường phái quản lý với đặc trưng khác Sự phân loại thực có ý nghĩa tương đối Số lượng trường phái lúc đầu 5, sau phát triển thành 11 trường phái gồm: - Trường phái quản lý theo trình làm việc (chính thống, cổ điển) - Trường phái quan hệ người người (thông qua người) - Trường phái hành vi quần thể (hành vi tổ chức) - Trường phái kinh nghiệm (so sánh phương án) - Trường phái hệ thống hiệp tác xã hội (quan hệ văn hóa tổ chức) - Trường phái hệ thống kỹ thuật xã hội (sản xuất, văn phòng, người) - Trường phái phương pháp hệ thống (quan hệ hữu tổng thể) - Trường phái lý luận sách (chọn phương án khả thi) - Trường phái toán học (dùng quan hệ toán học để thể sách) - Trường phái lý luận quyền biến (quản lý theo hoàn cảnh quan hệ với đối sách quản lý) - Trường phái vai trò giám đốc (qua hoạt động thực tiễn người điều hành cấp) Mỗi trường phái lý luận quản lý có cống hiến định, cung cấp cho nhà quản lý kiến giải phương pháp hữu hiệu (với tư cách cơng cụ, phương tiện thay nội dung quản lý) Sau phần giới thiệu số lý thuyết bản, có tác động lớn vận dụng nhiều quản lý Trường phái cổ điển - Thuyết Taylor Xuất vào đầu kỷ XX, trường phái quản lý cổ điển: thuyết quản lý theo khoa học F.W.Taylor đại diện chủ yếu Năm 1911, ơng hình thành thuyết Quản lý theo khoa học, mở “kỷ nguyên vàng” quản lý Mỹ Thuyết sau Henry Ford ứng dụng qua việc lập hệ thống sản xuất theo dây chuyền dài 24km Nhà máy ôtô đạt công suất 7000 xe ngày (là kỷ lục giới thời đó) Taylor coi “người cha lý luận quản lý theo khoa học” Các nguyên tắc sau quản lý theo khoa học: - Xác định cách khoa học khối lượng công việc hàng ngày công nhân với thao tác thời gian cần thiết để bố trí quy trình cơng nghệ phù hợp xây dựng định mức cho phần việc Định mức xây dựng qua thực nghiệm - Lựa chọn công nhân thành thạo việc, thay cho công nhân “vạn năng” Các thao tác tiêu chuẩn hóa với thiết bị, cơng cụ, vật liệu, môi trường làm việc Mỗi công nhân gắn chặt với vị trí làm việc theo nguyên tắc chun mơn hóa cao độ - Thực chế độ trả lương theo số lượng sản chế độ thưởng vượt định mức nhằm khuyến khích nỗ lực cơng nhân - Phân chia công việc quản lý, phân biệt cấp quản lý Cấp cao tập trung vào chức hoạch định, tổ chức phát triển kinh doanh, cấp làm chức điều hành cụ thể Thực sơ đồ tổ chức theo chức theo trực tuyến; tổ chức sản xuất theo dây chuyền liên tục Lợi ích mang lại Năng suất lao động tăng vượt bậc, giá thành thấp; doanh nghiệp có lợi nhuận cao nên chủ thợ có thu nhập cao Các tư tưởng thuyết Taylor là: - Tối ưu hóa q trình sản xuất (qua hợp lý hóa lao động, xây dựng định mức lao động); - Tiêu chuẩn hóa phương pháp thao tác điều kiện tác nghiệp; - Chun mơn hóa (đối với lao động công nhân chức quản lý); - Tư tưởng “con người kinh tế” (qua trả lương theo số lượng sản phẩm để kích thích tăng suất hiệu sản xuất) Từ tư tưởng đó, mở cải cách quản lý doanh nghiệp, tạo bước tiến dài theo hướng quản lý cách khoa học kỷ XX với thành tựu lớn ngành chế tạo máy Mặt trái lý thuyết là: - Định mức lao động thường cao địi hỏi cơng nhân phải làm việc - Công nhân bị gắn chặt với dây chuyền sản xuất tới mức biến thành “người máy”, bị méo mó tâm - sinh lý Thuyết quản lý theo khoa học chủ yếu đề cập đến công việc quản lý cấp sở với tầm vi mơ Tuy nhiên, đặt móng cho lý thuyết quản lý nói chung, đặc biệt phương pháp làm việc tối ưu (có hiệu cao), tạo động lực trực tiếp cho người lao động việc phân cấp quản lý Các thuyết quản lý trường phái quản lý khác vừa kế thừa thành tựu đó, vừa nâng cao nhân tố để đưa khoa học quản lý bước phát triển hoàn thiện Trường phái quản lý hành – Thuyết Henri Fayol Tư tưởng chủ yếu thuyết Fayol nhìn vấn đề quản lý tổng thể tổ chức quản lý xí nghiệp, xem xét hoạt động quản lý từ xuống, tập trung vào máy lãnh đạo cao với chức nhà quản lý Ông cho thành công quản lý không nhờ phẩm chất nhà quản lý, mà chủ yếu nhờ nguyên tắc đạo hành động họ phương pháp mà họ sử dụng Với nhà quản lý cấp cao phải có khả bao qt, cịn cấp khả chun mơn quan trọng Trước hết, ơng phân chia tồn hoạt động xí nghiệp thành nhóm cơng việc gồm: kỹ thuật, thương mại, tài chính, an ninh, kế tốn, hành Thực chất thuyết Fayol lý thuyết tổ chức xã hội Fayol phân biệt rõ lãnh đạo với quản lý, quản lý công cụ bảo đảm lãnh đạo nhằm đạt mục đích tổ chức; hoạt động chủ yếu người lãnh đạo phát huy cao tác dụng quản lý, thông qua hoạt động quản lý để thúc đẩy hoạt động tổ chức Fayol cho quản lý đặc quyền trách nhiệm riêng cá nhân người đứng đầu, mà phân chia cho thành viên khác hệ thống tổ chức quản lý Từ đó, ơng đưa trật tự thứ bậc hệ thống gồm cấp bản: cấp cao Hội đồng quản trị giám đốc điều hành; cấp người tham mưu huy thực phần việc, công đoạn; cấp thấp người huy tác nghiệp khâu Trật tự thể phân phối quyền lực trách nhiệm với ranh giới rõ ràng Về chức quản lý, chức hoạch định (dự đoán, lập kế hoạch) coi nội dung hàng đầu, Tuy vậy, ông tính tương đối cơng cụ kế hoạch, khơng thể dự đốn đầy đủ xác biến động, cần phải xử lý linh hoạt sáng tạo Chức tổ chức bao gồm tổ chức sản xuất (các công đoạn, khâu hoạt động) tổ chức máy quản lý (cơ cấu, chế, quan hệ chức năng, nhân sự) Chức điều khiển tác động lên động hành vi cấp để họ phục tùng thực định quản lý; vừa có tính kỷ luật cao vừa phát huy tính chủ động, sáng tạo Chức phối hợp kết nối, liên hợp, điều hòa tất hoạt động lực lượng, đảm bảo cho hoạt động diễn hài hịa, gắn bó thể thống nhất, tạo tổng hợp lực cân đối Chức kiểm tra nắm diễn biến tình hình hoạt động để kịp thời phát vấn đề cần điều chỉnh, sửa đổi đảm bảo thực tốt mục tiêu đề ra, quy rõ trách nhiệm Fayol đề 14 nguyên tắc quản lý để vận dụng linh hoạt: Phân công lao động phù hợp, rõ ràng, tạo liên kết Xác định quyền hạn trách nhiệm rõ ràng, mức Duy trì tốt kỷ luật đội ngũ, đảm bảo quy củ tinh thần phục vụ Đảm bảo thống huy, chấp hành mệnh lệnh từ trung tâm Chỉ đạo quán (theo kế hoạch, đầu mối) Xử lý hài hịa lợi ích, đảm bảo lợi ích chung cao Trả công thỏa đáng, công bằng, sòng phẳng Tập trung quyền lực hệ thống tổ chức quản lý Xác định rõ ổn định hệ thống cấp bậc với chức trách rõ ràng 10 Đảm bảo trật tự hệ thống với vị trí xác định 11 Thực cơng quan hệ đối xử 12 Ổn định đội ngũ nhân bổ sung kịp thời 13 Khuyến khích tính sáng tạo, chủ động người 14 Xây dựng bầu khơng khí tập thể đồng thuận, đồn kết nội Trong 14 nguyên tắc đó, nguyên tắc (thống huy) nguyên tắc (hệ thống cấp bậc) coi hai nguyên tắc định, phản ánh thực chất thuyết quản lý Fayol Thuyết Fayol có ưu điểm bật tạo kỷ cương tổ chức Song chưa trọng đầy đủ mặt tâm lý môi trường lao động, đồng thời chưa đề cập đến mối quan hệ với bên doanh nghiệp (với khách hàng, với thị trường, với đối thủ cạnh tranh với Nhà nước) Trường phái quan hệ người: Thuyết Mary Parker Follet Sau nghiên cứu thực tế cho thấy, việc tăng suất lao động không phụ thuộc điều kiện lao động chế độ nghỉ ngơi mà chịu chi phối động tâm lý hành vi người bầu khơng khí tập thể lao động, với quan hệ hợp tác – xung đột trình sản xuất Tác phong xử quan tâm người quản lý đến tình hình sức khoẻ, hồn cảnh riêng tư nhu cầu tinh thần người lao động thường có ảnh hưởng lớn đến thái độ kết lao động Từ đó, xuất trường phái quan hệ người mà điển hình bà Mary Parker Follet với nội dung chủ yếu sau:  Giải mâu thuẫn: Mâu thuẫn khác biệt ý kiến Nó khơng xấu khơng tốt, tất tuỳ thuộc nhận biết nhà quản lý để sử dụng hay loại trừ Có phương pháp chủ yếu để lựa chọn giải mâu thuẫn, là: áp chế, thỏa hiệp thống  Ra mệnh lệnh: Ra mệnh lệnh phải đạt tới thống với thái độ phù hợp tâm lý đối tượng, họ thấy cần thiết phần trách nhiệm chung, không bị thúc ép miễn cưỡng  Quyền lực thẩm quyền: Nhà quản lý cần tập trung vào thẩm quyền (quyền lực liên kết) thay quyền lực tuyệt đối; gắn với chức thay chức vị  Trách nhiệm tích luỹ: Cần tăng cường mối quan hệ ngang thay điều khiển – phục tùng  Lãnh đạo điều khiển: Quyền điều khiển thuộc người lãnh đạo Người phải có hiểu biết sâu rộng hồn cảnh cần có định; phải có lực thuyết phục; biết tạo điều kiện rèn luyện cho cấp biết cách tự điều khiển, tự định chịu trách nhiệm Thuyết hành vi quản lý H.A.SIMON Tư tưởng quản lý Simon rút qua nội dung sau: - Cốt lõi quản lý định (quyết sách) Quyết sách quản lý gồm việc: hoạch định kế hoạch, lựa chọn phương án hành động, thiết lập cấu tổ chức, phân định trách nhiệm quyền hạn, so sánh tình hình thực tế với kế hoạch, lựa chọn phương pháp kiểm tra, quán xuyến mặt kế hoạch, tổ chức điều khiển cấp quản lý mặt trình quản lý Quyết sách gần đồng nghĩa với quản lý - Quyết sách cấu thành qua giai đoạn có liên hệ với nhau: thu thập phân tích thơng tin kinh tế – xã hội; thiết kế phương án hành động để lựa chọn; lựa chọn phương án khả thi; thẩm tra đánh giá phương án chọn để bổ sung hoàn thiện - Thông qua hệ thống mục tiêu – phương tiện để thống hoạt động Đó kết hợp người máy (điện tử) để hoạch định sách; khắc phục tình trạng thiếu tri thức thông tin mạng thông tin nhiều kênh theo chiều - Lựa chọn phương thức tập quyền hay phân quyền việc sách với chức trách quyền hạn rõ ràng Nhờ việc tự động hóa sách theo trình tự, việc xử lý vấn đề có liên quan phương thức tập quyền trở nên hợp lý, giảm bớt can thiệp cấp trung gian công việc cấp sở Song, phương thức khơng thể sử dụng tình huống; cịn phải nghĩ tới nhân tố kích thích, làm cho sách huy động người nỗ lực thực Hình thức tổ chức tương lai phải hệ thống cấp bậc gồm cấp: cấp sản xuất phân phối sản phẩm, cấp chi phối trình sách theo trình tự, cấp kiểm sốt q trình hoạt động sở Cần phân quyền định, tạo “vùng chấp thuận hợp lý” quyền tự chủ cấp Điểm bật tư tưởng quản lý Simon nhấn mạnh “quản lý sách” đặt móng lý luận cho việc hoạch định sách cách khoa học, coi tiếp cận hành vi ứng xử chìa khóa để giải vấn đề quản lý đại Tuy nhiên, lý luận sách Simon có số hạn chế mơ thức sách phi trình tự; việc cân bên ngồi tổ chức (thích ứng với mơi trường bên ngồi); tính chiến lược tổ chức… Trường phái quản lý đại thuyết Z Với trình tự phát triển, người ta gọi thuyết thuộc trường phái cổ điển Thuyết X thuyết thuộc trường phái sau Thuyết Y Thuyết X chủ trương sử dụng quyền lực quản lý để điều khiển quyền lợi vật chất hình phạt để thúc đẩy Thuyết Y tin vào chất tốt người, quan tâm đến yếu tố tự tạo động làm việc sáng tạo, tự chủ tự hoàn thiện Hoạt động quản lý ngày đa dạng phức tạp hơn, nhà lý luận quản lý đại có cách tiếp cận tồn diện hơn, từ đời thuyết Z quản lý ứng với giai đoạn công nghiệp đại Sau đại chiến giới II, Nhật Bản nhanh chóng phục hồi kinh tế tạo bước phát triển “thần kỳ” khiến nhà quản lý phương Tây phải kinh ngạc quan tâm tìm hiểu Đó kết phương pháp quản lý độc đáo gọi kỹ thuật quản lý KAIZEN (cải tiến), tiến hành hoạt động công ty Kaizen trọng trình cải tiến liên tục, tập trung vào yếu tố nhân sự: nhà quản lý, tập thể cá nhân người lao động Quản lý dựa quan niệm sản xuất vừa lúc(JIT: Just - In - Time) Công ty ghi nhận ý kiến đóng góp cơng nhân, khuyến khích cơng nhân phát vấn đề phát sinh trình sản xuất để nhà quản lý kịp thời giải Một số nhà khoa học Mỹ (tiêu biểu T.J.Peters R.H.Waterman) nghiên cứu yếu tố thành cơng mơ hình này, liên hệ với cách quản lý số cơng ty Mỹ xuất sắc, tìm “mẫu số chung” William Ouchi (một kiều dân Nhật Mỹ, giáo sư Trường Đại học California) nghiên cứu với tác phẩm “Thuyết Z: Làm để doanh nghiệp Mỹ đáp ứng thách đố Nhật?” xuất năm 1981 Đó lý thuyết sở hợp mặt tổ chức kinh doanh: vừa tổ chức có khả tạo lợi nhuận, vừa cộng đồng sinh hoạt đảm bảo sống thành viên, tạo điều kiện thăng tiến thành công Thuyết Z đặc biệt trọng đến quan hệ xã hội yếu tố người tổ chức với quan điểm toàn diện mặt nhân trị công ty (phát triển nguồn nhân lực, tranh thủ hợp tác người lao động với cơng ty lâu dài, chí gắn bó suốt đời) Thuyết Z tạo văn hóa kinh doanh gọi “nền văn hóa kiểu Z”, đạo lối ứng xử dựa gắn bó, lịng trung thành tin cậy, cụ thể hóa qua biểu tượng (logo), nghi lễ, quy tắc huyền thoại để truyền đến thành viên giá trị niềm tin định hướng cho hành động, Tư tưởng cốt lõi Thuyết Z có sở hạt nhân triết lý kinh doanh/định hướng cho nguyên tắc quản lý mới, thể quan tâm đến người yêu cầu người làm việc tận tâm với tinh thần cộng đồng; chìa khóa tạo nên suất ngày cao ổn định doanh nghiệp W Ouchi cho thuyết Z phù hợp với văn hóa kinh doanh đặc thù Mỹ, song trở thành nguyên tắc quản lý cho nhiều nước khác Đây cách để hạn chế thất nghiệp thường xảy kinh tế thị trường  Mặt hạn chế thuyết quản lý áp dụng tổ chức kinh doanh, với môi trường bên doanh nghiệp Cũng có ý kiến cho cách “xoa dịu mâu thuẫn giai cấp, thỏa hiệp để tránh xung đột”; giải pháp “lạt mềm buộc chặt” thay chế độ làm chủ tập thể, v.v Tuy nhiên, điều phụ thuộc chất chế độ trị, hồn tồn vận dụng yếu tố phù hợp nhằm phát huy tính tích cực người việc nâng cao suất, tính hiệu doanh nghiệp II VIỆC SỬ DỤNG CÁC THUYẾT QUẢN TRỊ NGÀY NAY Ngày nay, nhiều luận điểm các lý thuyết trên, kể nhóm lý thuyết cổ điển, mang giá trị lâu dài, thuyết tiếp sau bổ sung nâng cao tính xã hội yếu tố người mối quan hệ với bên tổ chức Đối với lý thuyết Taylor, thu hút nhiều nhà quản lý có tài để hoàn thiện, phát triển nên hạn chế tính giới tư tưởng “con người kinh tế”, đặt nhân tố người lên nhân tố trang bị kỹ thuật, nhân hóa quan hệ quản lý, dân chủ hóa sản xuất, phát huy động lực vật chất tinh thần với tính cơng cao đề cao quan hệ hợp tác hòa hợp người quản lý với công nhân Thực tế lý thuyết Taylor sử dụng tốt hầu hết ngành công nghiệp sản xuất hàng loạt điện tử, viễn thông, may mặc… Đối với lý thuyết Fayol, nội dung chủ yếu thống huy xác định rõ hệ thống cấp bậc, nâng cao hiệu lực quản lý điều hành, phân biệt lãnh đạo quản lý Các nội dung này, sử dụng nhiều quản lý Đặc biệt quan nhà nước Việt Nam Lý thuyết làm rõ quyền lợi trách nhiệm người quản lý phân công việc quản lý rõ ràng Tạo nên thống việc điều hành doanh nghiệp Thuyết quan hệ người Follet quan tâm đến yếu tố tâm lý việc định điều hành hoạt động; không lạm dụng quyền lực Đây lý thuyết mới, quan tâm nhiều đến người, phù hợp với xu hướng quản lý, coi người trung tâm Lý thuyết này, nhiều doanh nghiệp Việt Nam áp dụng, đặc biệt doanh nghiệp địi hỏi nhân lực có trình độ cao, có cạnh tranh cao nguồn lực lao động ngành Công nghệ thông tin, truyền thông, viễn thông, du lịch… Lý luận sách Simon nhấn mạnh “quản lý sách” đặt móng lý luận cho việc hoạch định sách cách khoa học, coi tiếp cận hành vi ứng xử chìa khóa để giải vấn đề quản lý đại Thuyết Z lý thuyết quản lý đại Vì vậy, xã hội ngày ứng dụng lý thuyết quản lý Một thực tế cho thấy hầu hết doanh nghiệp muốn thành công phải áp dụng nhiều trường phải quản lý Việc vận hành tốt tạo nên giá trị lao động cao nhất, hiệu công việc tối đa Việc vận hành tốt làm giảm chi phí quản lý thời gian xử lý cơng việc gọn nhẹ xác Cũng từ giảm thiểu nhiều chi phí quản lý III ỨNG DỤNG CÁC THUYẾT QUẢN LÝ Doanh nghiệp công tác Công ty cổ phần xuất nhập Việt Nam Doanh nghiệp chủ yếu làm công tác gia công may mặc Do công việc đặc thu gia công sản phẩm may mặc nên chung thực việc chuyên mơn hố cao cơng ty Các nhóm cơng nhân phân công làm số công việc định phù hợp với khả cá nhân Ngồi ra, việc chấm cơng, trả lương tính số sản phẩm làm tháng theo đơn hàng Ngồi ra, cơng nhân lành nghề làm cơng việc khó xét với mức lương cao Đối với thuyết quản trị đại, thuyết Z ứng dụng nhiều Các hoạt động sáng tạo, cải tiến ln khuyến khích, phát huy Hàng năm, công ty thường phát động phong trào có giải thưởng cho cải tiến có ích Bên cạnh việc đầu tư cho người, xây dựng môi trường dân chủ Đồng thời, công ty ln tổ chức hoạt động văn hóa thể thao ngồi làm việc hoạt động văn hóa ln khuyến khích sáng tạo nhiều Để nhân viên làm việc tốt, lãnh đạo doanh nghiệp việc thường xuyên đào tạo, kiểm tra nhắc nhở, phải cố gắng làm hài lòng nhân viên trước Nhân viên có hài lịng, vui vẻ, họ tạo nên hiệu cao cơng việc, cơng việc địi hỏi lực khéo léo Nhận thức điều nên cơng ty trọng đến văn hóa doanh nghiệp, xây dựng cho văn hóa riêng với quan tâm lớn tới người Không chăm lo đời sống vật chất mà mong muốn mang lại đời sống phong phú tinh thần cho CBNV, để CBNV muốn đến công ty ngày, yêu cơng ty gia đình Tóm lại, quản lý ngành khoa học phức tạp đối tượng người với tính cách đa chiều Việc tập hợp lực lượng lao động tổ chức khác nhau, tùy tính chất đặc điểm ngành nghề nên phương pháp quản lý mảnh khác Vì thế, việc quản lý lực lượng lao động địi hỏi phải có nhiều lý thuyết, để áp dụng vào nhiều điều kiện, môi trường khác Cũng tính chất thay đổi nhanh nhiều ngành kinh tế xã hội nên thân lý thuyết, dù tạo hiệu lớn, cần phải có bổ sung, hồn thiện dần theo thời gian Dù xã hội có phát triển, tiến lên nhiều lý thuyết cổ điển ban đầu khơng thể bị xóa bỏ mà ln có nội dung áp dụng nguồn tham khảo tốt cho phát triển lý thuyết cao  ... nội dung quản lý) Sau phần giới thiệu số lý thuyết bản, có tác động lớn vận dụng nhiều quản lý Trường phái cổ điển - Thuyết Taylor Xuất vào đầu kỷ XX, trường phái quản lý cổ điển: thuyết quản lý... chức… Trường phái quản lý đại thuyết Z Với trình tự phát triển, người ta gọi thuyết thuộc trường phái cổ điển Thuyết X thuyết thuộc trường phái sau Thuyết Y Thuyết X chủ trương sử dụng quyền lực quản. .. cấp quản lý Các thuyết quản lý trường phái quản lý khác vừa kế thừa thành tựu đó, vừa nâng cao nhân tố để đưa khoa học quản lý bước phát triển hoàn thiện Trường phái quản lý hành – Thuyết Henri