Phân tích lý thuyết quản trị sản xuất, áp dụng quản trị hoạt động hiệu quả tại doanh nghiệp

PHÂN TÍCH LÝ THUYẾT QUẢN TRỊ SẢN XUẤT, ÁP DỤNG QUẢN TRỊ HOẠT ĐỘNG HIỆU QUẢ TẠI DOANH NGHIỆP A Những lý thuyết quản trị sản xuất I Lean Manufacturing - Quản lý sản xuất tinh gọn Lean triết lý sản xuất, rút ngắn khoảng thời gian từ nhận đơn hàng khách hàng giao sản phẩm chi tiết cách loại bỏ dạng lãng phí Sản xuất tiết kiệm giúp giảm chi phí, chu trình sản xuất hoạt động phụ khơng cần thiết, khơng có giá trị, khiến cho doanh nghiệp trở nên cạnh tranh, mau lẹ đáp ứng nhu cầu thị trường Các mục tiêu Lean: Phế phẩm lãng phí - Giảm phế phẩm lãng phí hữu hình khơng cần thiết, bao gồm sử dụng vượt định mức nguyên vật liệu đầu vào, phế phẩm ngăn ngừa, chi phí liên quan đến tái chế phế phẩm, tính sản phẩm vốn không khách hàng yêu cầu; Những lãng phí theo lean: Đó lãng phí nguồn lực tác động trực tiếp lên chi phí, chất lượng việc giao hàng Hàng hoá tồn kho nhiều, hoạt động không cần thiết, tiềm nguồn nhân lực chưa khai thác, thời gian ngừng sản xuất không hoạch định thời gian thay đổi điều chỉnh hệ thống tượng lãng phí Ngược lại, việc loại bỏ lãng phí khiến cho thoả mãn khách hàng, lợi nhuận, lượng vật liệu đầu vào tính hiệu lực tăng lên Theo lean, có dạng lãng phí: Sản xuất thừa: làm nhiều hơn, sớm nhanh so với yêu cầu trình (thường xảy lập kế hoạch sản xuất) Lãng phí hàng tồn kho: Bất kỳ cung ứng thừa so với yêu cầu (làm đến đâu dùng đến đó) q trình sản xuất, cho dù ngun liệu thô, bán thành phẩm thành phẩm (điều quan trọng công ty kinh doanh ngành thực phẩm) Sản phẩm sai lệch: sản phẩm đòi hỏi phải kiểm tra, phân loại, loại bỏ, xếp hạng so với tiêu chuẩn thành phẩm, thay sửa chửa lãng phí Sản xuất thừa tính năng: thêm nỗ lực mà khơng gia tăng giá trị cho sản phẩm (hoặc dịch vụ) theo quan điểm khách hàng Chờ đợi: thời gian chờ đợi thứ nhu nguồn nhân lực, vất liệu, máy mọc, đo lường thông tin Con người: không sử dụng hết trí óc, kỹ sáng tạo kinh nghiệm nhân lực Động cơ: hành động người, lắp đặt, thay đổi công cụ thiết bị không tăng giá trị cho sản phẩm dịch vụ Lãng phí cho lại: vật liệu phụ tùng đặt nơi khơng thích hợp, cần phải lại để nhận Tìm lãng phí mục tiêu tiến hành lean Việc loại bỏ giảm liên tục lãng phí mục tiêu tiến hành lean Việc loại bỏ giảm liên tục lãng phí giảm chi phí sản xuất chu trình sản xuất đáng kể Phân tích nguyên nhân gốc rễ lãng phí giúp bạn có cơng cụ lean phù hợp để giải nguyên nhân xác định Ví dụ: Nếu khoảng thời gian làm sảm phẩm lâu lỡ thời hạn giao hàng khâu yếu xác định lý tiềm ẩn ý tới như: giai đoạn chuẩn bị cho đơn hàng, thời gian ngừng máy, nghỉ không phép nhân viên, công nhân, nhà cung ứng giao hàng trễ, vấn đề chất lượng sản xuất thừa dẫn tới hàng hoá bị tồn kho… Chu kỳ sản xuất - Giảm thời gian quy trình chu kỳ sản xuất cách giảm thiểu thời gian chờ đợi công đoạn, thời gian chuẩn bị cho quy trình thời gian chuyển đổi mẫu mã hay quy cách sản phẩm; Mức tồn kho - Giảm thiểu mức hàng tồn kho tất công đoạn sản xuất, sản phẩm dở dang công đoạn Mức tồn kho thấp đồng nghĩa với yêu cầu vốn lưu động hơn; Năng suất lao động - Cải thiện suất lao động, cách vừa giảm thời gian nhàn rỗi công nhân, đồng thời phải đảm bảo công nhân đạt suất cao thời gian làm việc (không thực công việc hay thao tác không cần thiết); Tận dụng thiết bị mặt - Sử dụng thiết bị mặt sản xuất hiệu cách loại bỏ trường hợp ùn tắc gia tăng tối đa hiệu suất sản xuất thiết bị có, đồng thời giảm thiểu thời gian dừng máy; Tính linh động – Có khả sản xuất nhiều loại sản phẩm khác cách linh động với chi phí thời gian chuyển đổi thấp Sản lượng – Nếu giảm chu kỳ sản xuất, tăng suất lao động, giảm thiểu ùn tắc thời gian dừng máy, cơng ty gia tăng sản lượng cách đáng kể từ sở vật chất có Hầu hết lợi ích dẫn đến việc giảm giá thành sản xuất – ví dụ như, việc sử dụng thiết bị mặt hiệu dẫn đến chi phí khấu hao đơn vị sản phẩm thấp hơn, sử dụng lao động hiệu dẫn đến chi phí nhân công cho đơn vị sản phẩm thấp mức phế phẩm thấp làm giảm giá vốn hàng bán Việc chuẩn hố quy trình Lean Manufacturing bao gồm số thành phần chính: Trình tự cơng việc chuẩn – Đây trình tự người công nhân phải tuân thủ thực công việc, bao gồm thao tác bước thực công việc Việc mô tả rõ ràng giúp đảm bảo tất công nhân thực công việc theo cách thức tương tự hạn chế sai biệt vốn có khả gây phế phẩm Trong điều kiện lý tưởng, việc chi tiết hố cơng việc rõ bước thao tác cho cơng nhân Ví dụ với cơng đoạn cắt gỗ, trình tự cơng việc chuẩn mơ tả từ chi tiết cắt bước thao tác chuẩn bị máy, chỉnh dao cắt, cách nâng giữ đưa vật liệu qua máy thời gian xử lý công việc Đối với công đoạn lắp ráp, bảng mô tả cần liệt kê chi tiết bước thao tác thực việc lắp ráp cho loại sản phẩm Thời gian chuẩn – Takt time (nhịp độ) tần xuất sản phẩm làm Takt time sử dụng để mô tả rõ ràng theo dõi tốc độ quy trình cần trì công đoạn khác Đối với nhà sản xuất lean, takt time quy trình sản xuất chủ động điều phối giám sát để trì luồng sản xuất liên tục Takt time khác với thời gian chu kỳ sản xuất (cycle time) thời gian cần để quy trình hồn tất sản phẩm Ví dụ, nhà sản xuất đồ gỗ cách 10 phút cho xuất xưởng ghế sofa thực họ phải ngày làm việc để hoàn tất ghế sofa (cycle time) Mức tồn kho chuẩn quy trình – Đây lượng nguyên liệu tối thiểu, bao gồm lượng nguyên liệu xử lý chuyền, cần có để giữ cell hay quy trình hoạt động cường độ mong muốn Mức tồn kho chuẩn nên xác định rõ ràng cần thiết phải trì lượng nguyên liệu tối thiểu chuyền để không gây đình trệ cho quy trình thiếu nguyên liệu Đây yếu tố dùng để tính tốn khối lượng tần số lệnh sản xuất (hay Kanban) cho nguồn cung cấp từ công đoạn trước Lean Manufacturing lý thuyết bao trùm phương pháp 5S, Kanban Ở Nhật Bản, công ty áp dụng 5S biết môi trường làm việc nguồn gốc giúp nâng cao chất lượng sản phẩm tạo lợi nhuận 2.Phương pháp 5S Khi nói đến phương pháp 5S ta đề cập đến danh sách gồm năm từ tiếng Nhật, từ dịch sang tiếng Anh tiếng Việt, bắt đầu với chữ S tên phương pháp quản lý làm việc tiếng 5S cách tổ chức quản lý không gian làm việc lưu trình tác nghiệp với chủ ý nhằm cải thiện hiệu việc loại trừ tiêu phí, cải thiện lưu trình tác nghiệp giảm bớt vơ lý, khơng ngăn nắp quy trình Khái niệm 5S 5S phương pháp để tổ chức nơi làm việc, đặc biệt nơi làm việc dùng chung (như nhà xưởng hay văn phòng), giữ nơi cách có tổ chức Mục đích 5S Mục đích 5S tạo tinh thần hiệu cho nơi làm việc Sự khẳng định 5S, việc đặt thứ vị trí, khơng tiêu phí thời gian cho việc tìm kiếm vật dụng khơng cần thiết Để xây dựng tạo q trình 5S thơng thường phải có thảo luận tiêu chuẩn hóa nhằm xây dựng hiểu biết rõ ràng, nhân viên, việc công việc cần thực Nó phát huy tính làm chủ trình nhân viên Khái niệm quan trọng cần xếp mục hay hoạt động theo cách khoa học nhằm đẩy mạnh trình tác nghiệp Chẳng hạn, công cụ cần phải giữ nơi sử dụng, công nhân không nên thường xuyên xoay người để lấy ngun liệu, q trình tác nghiệp biến đổi để cải thiện hiệu 5S bao gồm: Giai đoạn – Seiri - Sorting – Sàng Lọc: Kiểm tra tất công cụ, nguyên liệu, … nhà máy, khu vực làm việc giữ mục quan trọng Mọi thứ khác cất giữ hay vứt bỏ Giai đoạn – Seiton - Straighten or Set in Order – Sắp xếp: Tập trung vào hiệu Những công cụ thiết bị cần phải bị giữ nơi chúng sử dụng (ví dụ đẩy mạnh trình tác nghiệp), trình cần phải đặt trật tự làm tối đa hiệu làm việc Giai đoạn – Seiso - Sweeping – Sạch Sẽ: dọn dẹp cách có hệ thống hay nhu cầu để giữ khu vực làm việc ngăn nắp Hoạt động ngày cuối ca, vùng làm việc dọn dẹp thứ trả lại chỗ chúng Ở đây, việc quan trọng tạo điều kiện cho việc dễ dàng nhận biết vật nên mang đâu đặt đâu Điểm quan trọng việc trì cần phải phần công việc ngày – hoạt động mà làm bắt đầu thứ trở nên lộn xộn Giai đoạn – Seiketsu - Standardising – Săn Sóc: Tiêu chuẩn hóa thực hành công việc hay hoạt động theo cách tiêu chuẩn hóa Mọi người biết xác trách nhiệm Giai đoạn – Shitsuke - Sustaining – Sẵn Sàng: Đề cập đến trì xem xét tiêu chuẩn Một 4S thiết lập, chúng trở thành phương pháp để hoạt động, trì tập trung vào cách họat động không cho phép việc trở lại cách họat động cũ Tuy nhiên, có vấn đề xuất ví dụ cải tiến gợi ý hay cách làm việc mới, hay công cụ mới, hay yêu cầu đầu cần xem xét lại 4S cách phù hợp Phương pháp Kanban Kanban thẻ có ghi yếu tố cần thiết đó, dùng q trình sản xuất dịch vụ để tiết kiệm thời gian từ việc loại bỏ thao tác không cần thiết Kanban có nhiều dạng biểu áp dụng nhiếu doanh nghiệp Việt Nam, lấy ví dụ khay để tài liệu ứng dụng Kanban Chu trình PDCA Giai đoạn đầu trình Kaizen xây dựng chu trình PDCA để đảm bảo trình Kaizen thực liên tục, phù hợp với sách trì cải tiến tiêu chuẩn Lập kế hoạch (Plan) trình xây dựng mục tiêu cải tiến kế hoạch triển khai để đạt mục tiêu Thực (Do) trình thực kế hoạch Kiểm tra (Check) trình xem xét kết thực để cải tiến kế hoạch Khắc phục (Act) q trình xây dựng tiêu chuẩn hố thủ tục để hạn chế lặp lại điểm không phù hợp xây dựng mục tiêu để cải tiến II Liên hệ với thực tế Những lý thuyết sử dụng để quản lý sản xuất kỷ 19 20 nhằm nâng cao suất tạo cách mạng kinh tế kỷ 19 20 Ngày nay, lý thuyết áp dụng rộng dãi đem lại hiệu kinh tế lớn doanh nghiệp kinh tế toàn giới Việc áp dụng lý thuyết năm tới điều kiện cần thiết đặc biệt lý thuyết Lean Manufacturing Vì Lean Manufacturing loại bỏ nhiều vấn đề liên quan đến lịch sản xuất cân chuyền nên Lean Manufacturing đặc biệt thích hợp cho cơng ty chưa có hệ thống Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp (ERP) chưa có hệ thống để hoạch định yêu cầu vật tư (MRP), lịch sản xuất hay điều phối sản xuất Điều đặc biệt quan trọng Việt Nam tơi nhận thấy nhiều cơng ty tư nhân Việt Nam hoạt động mức công suất đáng kể, thường giao hàng không hẹn vấn đề hệ thống quản lý lên lịch sản xuất Lean Manufacturing thích hợp cho ngành có chiến lược ưu tiên việc rút ngắn thời gian chu kỳ sản xuất tới mức tối thiểu để tạo mạnh cạnh tranh cho công ty Tuy nhiên, để áp dụng tư tưởng học thuyết cách hiệu cần phải hiểu cách thấu đáo, khơng nên áp dụng cách q máy móc, dập khn mà cần phải áp dụng cách linh hoạt vào hồn cảnh mơi trường cụ thể để áp dụng vào thực tiễn doanh nghiệp, đơn vị, tổ chức Hiện tại, công tác Ngân hàng Đầu tư Phát triển Việt Nam – Chi nhánh Đông Hà Nội, đơn vị cung cấp dịch vụ nên lý thuyết không chưa áp dụng cách toàn diện mà áp dụng phần chuẩn hố quy trình Lean Manufacturing Trình tự cơng việc chuẩn: nghiệp vụ xây dựng theo quy trình chuẩn để người thực theo quy trình áp dụng toàn hệ thống BIDV, việc xây dựng quy trình tác nghiệp chuẩn giúp cải thiện suất lao động, giảm thiểu rủi ro hoạt động ngân hàng, không chồng chéo việc xử lý tác nghiệp phòng ban, phận tác nghiệp, đồng thời dễ dàng hoạt động kiểm tra, kiểm soát Thời gian chuẩn: Tất quy trình tác nghiệm xây dựng, quy định thời gian tối đa để hoàn thành nghiệp vụ nhằm mục tiêu đảm bảo chất lượng cấp dịch vụ cụ thể: Thuộc thẩm quyền phê duyệt Phó giám đốc phụ trách QHKH Tổng số thời gian Bộ phận QHKH (ngày làm việc) Cấp có thẩm Bộ phận quyền phê duyệt QTTD Chiết khấu, cho vay vốn lưu động 1 Cho vay theo 1 Cho vay theo hạn mức 1 Cho vay Đầu tư dự án 10 Bảo lãnh 1 Thuộc thẩm quyền phê duyệt Giám đốc/Phó giám đốc phục trách rủi ro tín dụng Chiết khấu, cho vay vốn lưu động Tổng số Bộ phận Cấp có Bộ phận Cấp có Bộ phận thời gian QHKH thẩm quyền QLRR thẩm quyền QTTD (ngày làm phê duyệt đề phê duyệt việc) xuất TD rủi ro 12 10 2 1 Cho vay theo 1 1 Cho vay theo hạn mức 12 2 1 Đầu tư dự án 20 10 Bảo lãnh 20 10 Thuộc thẩm quyền phê duyệt Hội đồng tín dụng Tổng số Bộ phận Cấp có Bộ phận Cấp có Hội Bộ thời gian QHKH thẩm quyền QLRR thẩm quyền đồng phận QTTD (ngày làm phê duyệt đề phê duyệt tín việc) xuất TD rủi ro dụng Chiết khấu, cho vay vốn lưu động 16 2 Cho vay theo 12 2 1 Cho vay theo hạn mức 16 2 Đầu tư dự án 22 10 2 Bảo lãnh 22 10 2 11 Trường hợp vượt quyền phê duyệt Chi nhánh thuộc thẩm quyền phê duyệt Tổng Giám đốc/Phó Tổng Giám đốc/Giám đốc Ban Quản lý rủi ro tín dụng: Tổng số Bộ phận Cấp có Bộ phận Cấp có Bộ phận thời gian QHKH thẩm quyền QLRR thẩm quyền QTTD (ngày làm phê duyệt đề phê duyệt việc) xuất TD rủi ro Chiết khấu, cho vay vốn lưu động 12 0 10 2 Đầu tư dự án 22 12 Bảo lãnh 12 0 10 Trường hợp vượt quyền phê duyệt Chi nhánh thuộc thẩm quyền phê duyệt Hội đồng: Tổng số thời Bộ phận gian (ngày QHKH làm việc) 12 Cấp có Bộ phận Cấp có Hội Bộ thẩm quyền QLRR thẩm quyền đồng phận phê duyệt đề phê duyệt tín QTTD xuất TD rủi ro dụng Chiết khấu, cho vay vốn lưu động 14 0 10 2 Đầu tư dự án 24 12 2 Bảo lãnh 14 0 10 2 Đối với sản phẩm tín dụng bán lẻ: Tổng số ngày làm việc Các vay không qua thẩm định Tổng số ngày làm việc tối đa Tại phòng QHKHCN PGD Tại HĐTDCS, PQLRR rủi ro: Các vay qua thẩm định rủi ro: Đối với nghiệp vụ Thanh toán quốc tế: Tổng số ngày làm việc tối đa - Trình duyệt hồ sơ xin mở sửa đổi L/C 02 Ngày - Phát hành sửa đổi L/C 01 Ngày - Thông báo L/C sửa đổi L/C 01 Ngày - Kiểm tra chứng từ theo hình thức L/C 02 Ngày - Gửi chứng từ đòi tiền 01 Ngày - Thông báo chứng từ nhờ thu 01 Ngày 13 - Chuyển tiền 01 Ngày - Chuyển tiền đến 01 Ngày Đối với nghiệp vụ Thanh toán nước: Tổng số ngày làm việc tối đa - Thanh toán hệ thống BIDV 10 phút - Thanh toán song biên 15 phút - Thanh toán điện tử qua Ngân hàng Nhà Nước 15 phút - Thanh toán bù trừ 01 Ngày Đối với nghiệp vụ huy động vốn: Tổng số thời gian làm việc tối đa - Khách hàng gửi tiền tiền mặt 15 phút - Khách hàng rút tiền tiền mặt 10 phút - Khách hàng gửi tiền chuyển khoản 10 phút - Khách hàng rút tiền chuyển khoản 10 phút - Khách hàng vừa gửi vừa rút 15 phút - Đối với thời gian đếm tiền, kiểm tra tiền thật, 14 10 phút/1bó tiền tiền giả có mệnh giá từ 20.000 đồng trở lên 15 Việc thực quy trình thời gian chuẩn tồn hệ thống đảm bảo mục tiêu: Đáp ứng tối đa nhu cầu khách hàng, bảo đảm 100% khơng có khách hàng phàn nàn phong cách giao dịch cán Ngân hàng Bảo đảm 100% tuân thủ theo quy định Nhà Nước, Ngân hàng Nhà Nước Việt Nam quy trình nghiệp vụ Ngân hàng Đầu tư Phát triển Việt Nam Bảo đảm 100% tuân thủ theo quy định pháp luật bảo đảm an toàn hoạt động Ngân hàng Như vậy, việc áp dụng lý thuyết quản lý sản xuất – dịch vụ giúp nâng cao tính cạnh tranh, nâng cao hiệu suất lao động doanh nghiệp Tài liệu tham khảo : Giáo trình Quản trị hoạt động – MBA Griggs Slide giảng Quản trị hoạt động http://supplychaininsight.vn http://nhaquanly.vn/ http://www.doanhnhan360.vn Mục tiêu chất lượng BIDV 16 ... cao hiệu suất lao động doanh nghiệp Tài liệu tham khảo : Giáo trình Quản trị hoạt động – MBA Griggs Slide giảng Quản trị hoạt động http://supplychaininsight.vn http://nhaquanly.vn/ http://www.doanhnhan360.vn... thực tế Những lý thuyết sử dụng để quản lý sản xuất kỷ 19 20 nhằm nâng cao suất tạo cách mạng kinh tế kỷ 19 20 Ngày nay, lý thuyết áp dụng rộng dãi đem lại hiệu kinh tế lớn doanh nghiệp kinh tế... Nam quy trình nghiệp vụ Ngân hàng Đầu tư Phát triển Việt Nam Bảo đảm 100% tuân thủ theo quy định pháp luật bảo đảm an toàn hoạt động Ngân hàng Như vậy, việc áp dụng lý thuyết quản lý sản xuất –