Phân tích lý thuyết quản trị sản xuất, áp dụng quản trị hoạt động hiệu quả tại doanh nghiệp

Lean Manufacturing - Quản lý sản xuất tinh gọn Lean là một triết lý sản xuất, rút ngắn khoảng thời gian từ khi nhận được đơn hàng của khách hàng cho đến khi giao các sản phẩm hoặc chi ti

PHÂN TÍCH LÝ THUYẾT QUẢN TRỊ SẢN XUẤT, ÁP DỤNG QUẢN

TRỊ HOẠT ĐỘNG HIỆU QUẢ TẠI DOANH NGHIỆP

A Những lý thuyết quản trị sản xuất

I Lean Manufacturing - Quản lý sản xuất tinh gọn

Lean là một triết lý sản xuất, rút ngắn khoảng thời gian từ khi nhận được đơn hàng của khách hàng cho đến khi giao các sản phẩm hoặc chi tiết bằng cách loại bỏ mọi dạng lãng phí Sản xuất tiết kiệm giúp giảm được các chi phí, chu trình sản xuất và các hoạt động phụ không cần thiết, không có giá trị, khiến cho các doanh nghiệp trở nên cạnh tranh, mau lẹ hơn và đáp ứng được nhu cầu của thị trường

Các mục tiêu của Lean:

1 Phế phẩm và sự lãng phí - Giảm phế phẩm và các lãng phí hữu hình

không cần thiết, bao gồm sử dụng vượt định mức nguyên vật liệu đầu vào, phế phẩm có thể ngăn ngừa, chi phí liên quan đến tái chế phế phẩm, và các tính năng trên sản phẩm vốn không được khách hàng yêu cầu;

Những lãng phí theo lean:

Đó là các lãng phí các nguồn lực tác động trực tiếp lên chi phí, chất lượng và việc giao hàng Hàng hoá tồn kho nhiều, những hoạt động không cần thiết, tiềm năng của nguồn nhân lực chưa được khai thác, thời gian ngừng sản xuất không được hoạch định và thời gian thay đổi điều chỉnh hệ thống đều là các hiện tượng lãng phí Ngược lại, việc loại bỏ các lãng phí khiến cho sự thoả mãn của khách hàng, lợi nhuận, lượng vật liệu đầu vào và tính hiệu lực tăng lên

Theo lean, có 8 dạng lãng phí:

Sản xuất thừa: làm nhiều hơn, sớm hơn và nhanh hơn so với yêu cầu của

quá trình tiếp theo (thường xảy ra khi lập kế hoạch sản xuất)

Lãng phí về hàng tồn kho: Bất kỳ sự cung ứng thừa so với yêu cầu (làm đến

đâu dùng đến đó) trong quá trình sản xuất, cho dù nó là nguyên liệu thô, bán thành phẩm hoặc thành phẩm (điều này cực kỳ quan trọng khi công ty đang kinh doanh trong ngành thực phẩm)

Sản phẩm sai lệch: sản phẩm đòi hỏi phải kiểm tra, phân loại, loại bỏ, xếp

hạng kém so với tiêu chuẩn thành phẩm, thay thế hoặc sửa chửa đều là lãng phí cả

Sản xuất thừa tính năng: thêm nỗ lực mà không gia tăng giá trị cho sản

phẩm (hoặc dịch vụ) theo quan điểm của khách hàng

Chờ đợi: đó là thời gian chờ đợi những thứ nhu nguồn nhân lực, vất liệu,

máy mọc, đo lường hoặc thông tin

Con người: không sử dụng hết trí óc, các kỹ năng sáng tạo và kinh nghiệm

của nhân lực

Động cơ: bất kỳ hành động nào của con người, lắp đặt, thay đổi công cụ và

thiết bị không tăng giá trị cho sản phẩm hoặc dịch vụ

Lãng phí cho đi lại: các vật liệu hoặc phụ tùng đặt ở nơi không thích hợp,

cần phải đi lại để nhận nó

Tìm ra 8 lãng phí này là mục tiêu cơ bản khi tiến hành lean Việc loại bỏ hoặc giảm liên tục các lãng phí này là mục tiêu cơ bản khi tiến hành lean Việc loại bỏ hoặc giảm liên tục các lãng phí này sẽ giảm được chi phí sản xuất và chu trình sản xuất đáng kể Phân tích nguyên nhân gốc rễ của từng lãng phí này sẽ giúp bạn có được công cụ lean phù hợp để giải quyết các nguyên nhân đã xác định được

Ví dụ: Nếu các khoảng thời gian làm ra sảm phẩm lâu và lỡ thời hạn giao hàng là những khâu yếu chính thì khi xác định các lý do tiềm ẩn có thể chú ý tới như: các giai đoạn chuẩn bị cho đơn hàng, thời gian ngừng máy, nghỉ không phép của nhân viên, công nhân, nhà cung ứng giao hàng trễ, các vấn

đề chất lượng hoặc sản xuất thừa dẫn tới hàng hoá bị tồn kho…

2 Chu kỳ sản xuất - Giảm thời gian quy trình và chu kỳ sản xuất bằng cách

giảm thiểu thời gian chờ đợi giữa các công đoạn, cũng như thời gian chuẩn

bị cho quy trình và thời gian chuyển đổi mẫu mã hay quy cách sản phẩm;

3 Mức tồn kho - Giảm thiểu mức hàng tồn kho ở tất cả công đoạn sản xuất,

nhất là sản phẩm dở dang giữa các công đoạn Mức tồn kho thấp hơn đồng nghĩa với yêu cầu vốn lưu động ít hơn;

4 Năng suất lao động - Cải thiện năng suất lao động, bằng cách vừa giảm

thời gian nhàn rỗi của công nhân, đồng thời phải đảm bảo công nhân đạt năng suất cao nhất trong thời gian làm việc (không thực hiện những công

5 Tận dụng thiết bị và mặt bằng - Sử dụng thiết bị và mặt bằng sản xuất

hiệu quả hơn bằng cách loại bỏ các trường hợp ùn tắc và gia tăng tối đa hiệu suất sản xuất trên các thiết bị hiện có, đồng thời giảm thiểu thời gian dừng máy;

6 Tính linh động – Có khả năng sản xuất nhiều loại sản phẩm khác nhau

một cách linh động hơn với chi phí và thời gian chuyển đổi thấp nhất

7 Sản lượng – Nếu có thể giảm chu kỳ sản xuất, tăng năng suất lao động,

giảm thiểu ùn tắc và thời gian dừng máy, công ty có thể gia tăng sản lượng một cách đáng kể từ cơ sở vật chất hiện có Hầu hết các lợi ích trên đều dẫn đến việc giảm giá thành sản xuất – ví dụ như, việc sử dụng thiết bị và mặt bằng hiệu quả hơn dẫn đến chi phí khấu hao trên đơn vị sản phẩm sẽ thấp hơn, sử dụng lao động hiệu quả hơn sẽ dẫn đến chi phí nhân công cho mỗi

đơn vị sản phẩm thấp hơn và mức phế phẩm thấp hơn sẽ làm giảm giá vốn hàng bán

Việc chuẩn hoá quy trình trong Lean Manufacturing bao gồm một số thành phần chính:

1 Trình tự công việc chuẩn – Đây là trình tự một người công nhân phải tuân

thủ khi thực hiện công việc, bao gồm các thao tác và các bước thực hiện công việc Việc mô tả rõ ràng giúp đảm bảo rằng tất cả các công nhân đều thực hiện công việc theo cách thức tương tự nhau và hạn chế các sai biệt vốn

có khả năng gây ra phế phẩm Trong điều kiện lý tưởng, việc chi tiết hoá công việc chỉ rõ từng bước thao tác cho mỗi công nhân Ví dụ với công đoạn cắt gỗ, trình tự công việc chuẩn sẽ mô tả từ chi tiết cắt và các bước thao tác như chuẩn bị máy, chỉnh dao cắt, cách nâng giữ và đưa vật liệu qua máy và thời gian xử lý công việc Đối với công đoạn lắp ráp, bảng mô tả cần liệt kê chi tiết từng bước thao tác thực hiện việc lắp ráp cho mỗi loại sản phẩm

2 Thời gian chuẩn – Takt time (nhịp độ) là tần xuất một sản phẩm được

làm ra Takt time được sử dụng để mô tả rõ ràng và theo dõi tốc độ một quy trình cần được duy trì ở các công đoạn khác nhau Đối với các nhà sản xuất lean, takt time của mỗi quy trình sản xuất được chủ động điều phối và giám sát để duy trì một luồng sản xuất liên tục Takt time khác với thời gian chu

kỳ sản xuất (cycle time) là thời gian cần để quy trình hoàn tất một sản phẩm

Ví dụ, một nhà sản xuất đồ gỗ có thể cách 10 phút cho xuất xưởng một ghế sofa nhưng thực sự họ phải mất 3 ngày làm việc để hoàn tất một ghế sofa (cycle time)

3 Mức tồn kho chuẩn trong quy trình – Đây là lượng nguyên liệu tối thiểu,

bao gồm lượng nguyên liệu đang được xử lý trên chuyền, cần có để giữ một cell hay quy trình hoạt động ở cường độ mong muốn Mức tồn kho chuẩn

nên được xác định rõ ràng vì rất cần thiết phải duy trì lượng nguyên liệu tối thiểu này trong chuyền để không gây ra sự đình trệ cho quy trình do thiếu nguyên liệu Đây là yếu tố dùng để tính toán khối lượng và tần số của lệnh sản xuất (hay Kanban) cho các nguồn cung cấp từ công đoạn trước

Lean Manufacturing là lý thuyết bao trùm các phương pháp như 5S, Kanban

Ở Nhật Bản, những công ty áp dụng 5S đều biết rằng môi trường làm việc là nguồn gốc giúp nâng cao chất lượng sản phẩm và tạo ra lợi nhuận

2.Phương pháp 5S

Khi nói đến phương pháp 5S là ta đề cập đến một danh sách gồm năm từ tiếng Nhật, những từ này được dịch sang tiếng Anh và cả tiếng Việt, bắt đầu với chữ S và đây là tên của một phương pháp quản lý làm việc nổi tiếng 5S

là một cách tổ chức và quản lý không gian làm việc và lưu trình tác nghiệp với chủ ý nhằm cải thiện hiệu quả bằng việc loại trừ sự tiêu phí, cải thiện lưu trình tác nghiệp và giảm bớt sự vô lý, không ngăn nắp của quy trình

Khái niệm 5S

5S là một phương pháp để tổ chức một nơi làm việc, đặc biệt là một nơi làm việc dùng chung (như một nhà xưởng hay một văn phòng), và giữ nơi đó một cách có tổ chức

Mục đích của 5S

Mục đích chính của 5S là tạo tinh thần và hiệu quả cho nơi làm việc Sự khẳng định của 5S, bằng việc sắp đặt mỗi thứ một sự vị trí, là không tiêu phí thời gian cho việc tìm kiếm những vật dụng không cần thiết Để xây dựng và tạo ra quá trình 5S này thông thường phải có một thảo luận về sự tiêu chuẩn hóa nhằm xây dựng một sự hiểu biết rõ ràng, bởi các nhân viên, về việc các công việc cần được thực hiện như thế nào Nó cũng phát huy tính làm chủ

quá trình trong mỗi nhân viên Khái niệm quan trọng ở đây là cần sắp xếp những mục hay những hoạt động theo một cách khoa học nhằm đẩy mạnh quá trình tác nghiệp Chẳng hạn, những công cụ cần phải được giữ nơi sử dụng, những công nhân không nên thường xuyên xoay người để lấy nguyên liệu, những quá trình tác nghiệp có thể được biến đổi để cải thiện hiệu quả

5S bao gồm:

Giai đoạn 1 – Seiri - Sorting – Sàng Lọc: Kiểm tra tất cả công cụ, nguyên

liệu, … trong nhà máy, khu vực làm việc và chỉ giữ những mục quan trọng Mọi thứ khác được cất giữ hay vứt bỏ

Giai đoạn 2 – Seiton - Straighten or Set in Order – Sắp xếp: Tập trung vào

hiệu quả Những công cụ và thiết bị cần phải bị giữ nơi chúng sẽ được sử dụng (ví dụ đẩy mạnh quá trình tác nghiệp), và quá trình cần phải được đặt trong một trật tự làm tối đa hiệu quả làm việc

Giai đoạn 3 – Seiso - Sweeping – Sạch Sẽ: sự dọn dẹp một cách có hệ thống

hay nhu cầu để giữ khu vực làm việc sạch sẽ và ngăn nắp Hoạt động hằng ngày ở cuối mỗi ca, vùng làm việc được dọn dẹp và mọi thứ được trả lại chỗ của chúng Ở đây, việc quan trọng là tạo điều kiện cho việc dễ dàng nhận biết vật gì nên mang đi đâu và đặt đâu Điểm quan trọng trong việc duy trì

sự sạch sẽ cần phải là một phần của công việc hằng ngày – không phải là hoạt động mà thỉnh thoảng mới làm và được bắt đầu khi mọi thứ đã trở nên quá lộn xộn

Giai đoạn 4 – Seiketsu - Standardising – Săn Sóc: Tiêu chuẩn hóa những

thực hành công việc hay hoạt động theo một cách đã được tiêu chuẩn hóa Mọi người biết chính xác trách nhiệm của mình

Giai đoạn 5 – Shitsuke - Sustaining – Sẵn Sàng: Đề cập đến duy trì và xem

xét các tiêu chuẩn Một khi 4S ở trên đã được thiết lập, chúng trở thành

phương pháp mới để hoạt động, duy trì sự tập trung vào cách họat động và không cho phép việc dần dần trở lại như cách họat động cũ Tuy nhiên, khi

có một vấn đề xuất hiện ví dụ như một sự cải tiến được gợi ý hay một cách làm việc mới, hay một công cụ mới, hay một yêu cầu đầu ra mới thì cần xem xét lại 4S đầu tiên một cách phù hợp

3 Phương pháp Kanban

Kanban là những tấm thẻ có ghi những yếu tố cần thiết trên đó, được dùng trong quá trình sản xuất cũng như dịch vụ để tiết kiệm được thời gian từ việc loại bỏ những thao tác không cần thiết

Kanban có rất nhiều dạng biểu hiện và được áp dụng rất nhiếu trong các doanh nghiệp ở Việt Nam, lấy ví dụ như những khay để tài liệu cũng là một ứng dụng của Kanban

4 Chu trình PDCA

Giai đoạn đầu của quá trình Kaizen là xây dựng chu trình PDCA để đảm bảo quá trình Kaizen được thực hiện liên tục, phù hợp với chính sách duy trì và cải tiến tiêu chuẩn

Lập kế hoạch (Plan) là quá trình xây dựng mục tiêu cải tiến và kế hoạch

triển khai để đạt được mục tiêu này

Thực hiện (Do) là quá trình thực hiện kế hoạch.

Kiểm tra (Check) là quá trình xem xét kết quả thực hiện để cải tiến kế

hoạch

Khắc phục (Act) là quá trình xây dựng và tiêu chuẩn hoá các thủ tục để hạn

chế sự lặp lại các điểm không phù hợp hoặc xây dựng mục tiêu mới để cải tiến

II Liên hệ với thực tế

Những lý thuyết cơ bản nào đã được sử dụng để quản lý sản xuất trong thế kỷ 19 và 20 nhằm nâng cao năng suất đã tạo ra một cuộc cách mạng trong nền kinh tế trong thế kỷ 19 và 20 Ngày nay, những lý thuyết này vẫn được áp dụng rộng dãi và đem lại hiệu quả kinh tế rất lớn các doanh nghiệp cũng như nền kinh tế toàn thế giới Việc áp dụng những lý thuyết trên trong những năm sắp tới vẫn là điều kiện cần thiết đặc biệt là lý thuyết Lean Manufacturing Vì Lean Manufacturing loại bỏ nhiều vấn đề liên quan đến lịch sản xuất và cân bằng chuyền kém nên Lean Manufacturing đặc biệt thích hợp cho các công ty chưa có hệ thống Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp (ERP) hoặc chưa có hệ thống để hoạch định yêu cầu vật tư (MRP), lịch sản xuất hay điều phối sản xuất Điều này đặc biệt quan trọng ở Việt Nam vì tôi nhận thấy nhiều công ty tư nhân Việt Nam đang hoạt động dưới mức công suất khá đáng kể, hoặc thường giao hàng không đúng hẹn do các vấn đề trong hệ thống quản lý và lên lịch sản xuất Lean Manufacturing cũng thích hợp cho các ngành có chiến lược ưu tiên việc rút ngắn thời gian chu kỳ sản xuất tới mức tối thiểu để tạo được thế mạnh trong cạnh tranh cho công ty

Tuy nhiên, để có thể áp dụng tư tưởng của các học thuyết đó một cách hiệu quả nhất thì cần phải hiểu nó một cách thấu đáo, không nên áp dụng một cách quá máy móc, dập khuôn mà cần phải áp dụng một cách linh hoạt

và căn cứ vào từng hoàn cảnh môi trường cụ thể để áp dụng vào trong thực tiễn doanh nghiệp, đơn vị, tổ chức

Hiện tại, tôi đang công tác tại Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam – Chi nhánh Đông Hà Nội, là một đơn vị cung cấp dịch vụ nên những

lý thuyết trên không chưa áp dụng được một cách toàn diện mà chỉ áp dụng được một phần chuẩn hoá quy trình trong Lean Manufacturing đó là

Trình tự công việc chuẩn: mỗi nghiệp vụ được xây dựng theo một quy

trình chuẩn để mọi người cùng thực hiện theo một quy trình được áp dụng trên toàn hệ thống BIDV, việc xây dựng một quy trình tác nghiệp chuẩn giúp cải thiện năng suất lao động, giảm thiểu rủi ro trong hoạt động ngân hàng, không chồng chéo trong việc xử lý tác nghiệp đối với các phòng ban, các bộ phận tác nghiệp, đồng thời dễ dàng hơn trong hoạt động kiểm tra, kiểm soát

Thời gian chuẩn: Tất cả các quy trình tác nghiệm đều được xây dựng, quy

định thời gian tối đa để hoàn thành đối với mỗi nghiệp vụ nhằm mục tiêu đảm bảo chất lượng cũng cấp dịch vụ cụ thể:

1 Thuộc thẩm quyền phê duyệt của Phó giám đốc phụ trách QHKH

(ngày làm việc)

Bộ phận QHKH Cấp có thẩm

quyền phê duyệt

Bộ phận QTTD

2 Thuộc thẩm quyền phê duyệt của Giám đốc/Phó giám đốc phục trách rủi ro tín dụng.

thời gian (ngày làm việc)

Bộ phận QHKH

Cấp có thẩm quyền phê duyệt đề xuất TD

Bộ phận QLRR

Cấp có thẩm quyền phê duyệt rủi ro

Bộ phận QTTD

Cho vay theo món 8 4 1 1 1 1

3 Thuộc thẩm quyền phê duyệt của Hội đồng tín dụng.

thời gian (ngày làm việc)

Bộ phận QHKH

Cấp có thẩm quyền phê duyệt đề xuất TD

Bộ phận QLRR

Cấp có thẩm quyền phê duyệt rủi ro

Hội đồng tín dụng

Bộ phận QTTD

4 Trường hợp vượt quyền phê duyệt của Chi nhánh và thuộc thẩm quyền phê duyệt của Tổng Giám đốc/

Phó Tổng Giám đốc/Giám đốc Ban Quản lý rủi ro tín dụng:

thời gian (ngày làm việc)

Bộ phận QHKH

Cấp có thẩm quyền phê duyệt đề xuất TD

Bộ phận QLRR

Cấp có thẩm quyền phê duyệt rủi ro

Bộ phận QTTD

5 Trường hợp vượt quyền phê duyệt của Chi nhánh và thuộc thẩm quyền phê duyệt của các Hội đồng:

gian (ngày làm việc)

Bộ phận QHKH

Cấp có thẩm quyền phê duyệt đề xuất TD

Bộ phận QLRR

Cấp có thẩm quyền phê duyệt rủi ro

Hội đồng tín dụng

Bộ phận QTTD

1 Chiết khấu, cho vay vốn lưu động 14 0 0 10 2 2 0

6. Đối với các sản phẩm tín dụng bán lẻ:

Tổng số ngày làm việc Tổng số ngày làm việc tối đa

Các món vay không qua thẩm định

rủi ro:

Các món vay qua thẩm định rủi ro:

7 Đối với nghiệp vụ Thanh toán quốc tế:

Tổng số ngày làm việc tối đa